28.5.2010

Saamelaisarkisto perusteilla

Alkuvuonna 2012 aloittaa Inarissa toimintansa Saamelaisarkisto. Saamelaisarkisto toimii osana arkistolaitosta, Oulun maakunta-arkiston sivupisteenä.

Alun perin Saamelaisarkistoa suunniteltiin saamelaismuseo Siidan yhteyteen. Kun Saamelaiskulttuurikeskuksen rakentaminen käynnistyi nykyisellä hallituskaudella, hankkeeseen sisällytettiin tilat myös Saamelaisarkistolle. Kesäkuussa on Saamelaiskulttuurikeskus Sajoksen peruskiven muuraustilaisuus.

Miksi arkistolaitokselle perustetaan sivupiste Inariin, vaikka tähän astikin Oulun maakunta-arkisto on hoitanut viranomaistehtävänsä kaikkialla laajalla alueellaan? Paljon voi päätellä pelkästään karttaa vilkaisemalla: ymmärrettävästi kynnys yksityisluontoisen asiakirja-aineiston luovuttamiseen yli 500 km:n päähän Ouluun on korkeampi kuin lähellä sijaitsevaan arkistoon, jossa saamen kieltäkin osataan. Sivupiste myös helpottaa ”puolen Suomen” maakunta-arkiston toimintaa Saamenmaalla esimerkiksi tarkastus- ja koulutustoiminnassa lyhentämällä välimatkoja, Oulusta on nimittäin Inariin n. 540 km. Perustamisen taustalla on myös Saamelaiskäräjien ja arkistolaitoksen aktiivisuus. Norjan Saamelaisarkisto on toiminut 1980-luvulta lähtien ja ollut samalla esikuva vastaavan perustamiseksi Suomeen ja Ruotsiin. Pohjimmiltaan kyse on asiakirja-aineiston talteen saamisesta ja siten saamelaisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttämisestä ja käyttöön antamisesta  -  siis arkistolaitoksen perustehtävästä Saamenmaalle sijoitettuna.

Saamelaisarkiston perustaa valetaan paraikaa paitsi kiinteistön myös henkilöstön osalta: maakunta-arkistossa on paraikaa haettavana aluksi Ouluun ja vuodesta 2012 Inariin sijoittuva tutkijan virka. Saamelaisarkiston hoitajana toimiva tutkija saa vastuulleen haastavan tehtäväkentän, sillä tehtävänä on paitsi käynnistää Saamelaisarkiston toiminta ja hoitaa sen päivittäistehtävät myös edistää Saamelaisarkiston tunnettavuutta. Nimekkeestä huolimatta tutkijan tehtävät painottuvat varsin käytännönläheisiksi.

Erilaisissa keskusteluissa Saamelaisarkisto-nimi on saattanut herättää mielikuvia arkistosta, joka on saamelaisten arkisto, jossa on vain saamelaisia tai saamelaisuutta koskevaa eri puolilta koottua aineistoa tai jossa tavoitellaan nimenomaan saamelaisia asiakkaiksi. Millaisesta arkistosta on kyse?

Saamelaisarkiston toimintaa säätelee ensisijaisesti se, että se toimii kiinteänä osana arkistolaitosta, vaikka se sijaitseekin Sajoksessa. Sajos tarjoaa tilat kahdeksalle itsenäiselle toimijalle ja suo samalla hedelmällisiä yhteistyömahdollisuuksia. Samoin Saamelaisarkisto pyrkii luontevaan ja tiiviiseen yhteistyön Siidan ja muiden saamelaisarkistojen kanssa. Saamelaisarkisto ottaa vastaan ja säilyttää sekä antaa tutkijoiden ja muiden kiinnostuneiden käyttöön pohjoisimman Suomen viranomaisarkistoja  -  sen mukaan kuin aineistot maakunta-arkiston pää- ja sivutoimipisteen kesken päätetään aikanaan sijoittaa  -   ja etenkin yksityisluontoisia aineistoja. Tehtäväkenttä voidaan tulkita joko vain etnisiteetin näkökulmasta tai laajemmin maantieteellisesti siten, että Saamelaisarkisto toimii Saamenmaalla toimivien viranomais- ja yksityisten organisaatioiden ja henkilöiden arkistona.

Joku saattaa jo nähdä sielunsa silmin, kuinka saamelaisarkiston hoitaja kiertää ensi töikseen eri arkistoja ja konkreettisesti kokoaa asiakirja asiakirjalta saamelaisia tai saamelaisuutta koskevaa aineistoa Saamelaisarkistoon vietäväksi. Esimerkiksi Oulun maakunta-arkistossa säilytettävistä monista arkistoista löytyy tällaisia asiakirjoja, mutta ne pysyvät silti Oulussa jatkossakin osana omia arkistojaan. Arkistoja ei silvota niiden tietosisällön perusteella. Sen sijaan saamelaisia ja saamelaisuutta koskevaa aineistoa voidaan ”koota” temaattisesti paitsi digitoimalla ja viemällä asiakirjoja näin tietoverkkoihin myös kokoamalla tutkijoita ja muita kiinnostuneita varten tietoa tiedosta ja sen sijoituspaikasta  -  silti Saamelaisarkiston perustehtävää unohtamatta: Saamelaisarkisto ottaa vastaan, säilyttää ja antaa käytettäväksi paikallisten valtion viranomaisten ja yksityisten toimijoiden asiakirja-aineistoa.

Toivottavasti Saamelaisarkisto koetaan alusta pitäen alueensa omaksi arkistoksi. Tämä antaisi Saamelaisarkistolle vahvuutta täyttää tehtävänsä ja vastata siihen kohdistuviin odotuksiin.

Vuokko Joki
Maakunta-arkiston johtaja, Oulun maakunta-arkisto

24.5.2010

Arkistopäivien jälkitunnelmissa

Suomen kahdeksannet Arkistopäivät vietettiin helteisessä Jyväskylässä 18.-19.5, päivälleen 32 vuotta ensimmäisten valtakunnallisten Arkistopäivien jälkeen. Nykyään joka neljäs vuosi järjestettävää tapahtumaa isännöivät vuorollaan Jyväskylän maakunta-arkisto ja Maanmittauslaitoksen Arkistokeskus.

Tapahtumaan saapui hieman yli 320 osallistujaa mukaan lukien näytteilleasettajat. Jäimme osanottajaennätyksistä (kolmella edellisellä kerralla yli 400 osanottajaa), mutta järjestäjien näkökulmasta osallistujamäärää voi kuitenkin pitää riittävän hyvänä.

Ohjelman laatiminen ainoaan koko arkistoammattilaisten kentältä väkeä keräävään tapahtumaan on haasteellista. Kaikilla arkistopäivillä on ollut perinteisesti tilaisuutta yhteen sitova teemansa. Teemaksi kiteytyi tällä kertaa lähes itsestään selvästi muutos asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa. Johdannoksi päiville haluttiin tuoda tutkijan näkökulma muuttuvaan asiantuntijatyöhön, ja ainakin välittömän, käytäväkeskusteluissa saadun palautteen mukaan tämä oli onnistunut ratkaisu. Pekka Mattilan esittämiin työelämän metataitoihin palattiin myös päivien muissa puheenvuoroissa. Vaikka yleisteeman valinta oli helppoa, piti ohjelmaan koettaa löytää keskeiset, alan ammattilaisia puhuttavat muutosteemat. Jotta teemojen käsittelyä voitaisiin eriyttää, päätettiin pysyä perinteisessä ohjelman rakenteessa, eli ensimmäinen päivä yhteiseksi kaikille osanottajille ja toisen päivän alkuun työryhmätyöskentely. Kolmessa eri työryhmässä pohdittiin muutosta julkishallinnon organisaatiomuutosten, yhteisten sähköisten palveluiden sekä muuttuvan profession näkökulmista. Noin 2/3 osallistujista oli kiinnostunut yhteisistä sähköisiä palveluita käsittelevästä ryhmästä, muihin ryhmiin oli osallistujia tasaisesti n. 60. Pienemmissä ryhmissä keskusteluun oli paremmat mahdollisuudet ja koulutuksen muutosta käsitelleessä ryhmässä käytettiinkin vuorovaikutuksellisia  menetelmiä.

Ohjelman lisäksi Arkistopäivien keskeistä antia on verkostoituminen kollegoiden kanssa. Sosiaalisen kanssakäymisen onnistuminen ei ole enää järjestäjien vallassa, mutta toivottavasti näilläkin Arkistopäivillä joku tutustui uuteen kollegaan tai ainakin ilahtui vanhojen tuttujen tapaamisesta.

Mielestäni Arkistopäivät osoittivat edelleen tarpeellisuutensa alan ammattilaiset kokoavana tapahtumana. Maakunta-arkiston johtaja Arja Rantanen esitti tilaisuuden lopuksi kutsun vuoden 2014 Arkistopäiville Vaasaan. Tulevia ajankohtaisia teemoja emme vielä tiedä, mutta tämänkertaisen muutosteeman mukaisesti voi kysyä, millaiset uudistukset olisivat tarpeen Arkistopäivien rakenteessa tai järjestelyissä? Tästä olemme kiinnostuneita paitsi me juuri päättyneiden päivien järjestäjät kuten myös varmasti kollegani Arja Vaasassa!

Arkistopäivien esitykset ovat nähtävillä täällä.

Päivi Hirvonen
Johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

14.5.2010

Arkistolaitoksen verkkopalvelut kehittyvät

Arkistolaitoksessa rakennetaan uutta verkkopalvelua, joka tuo arkistoaineistot entistä helpommin kansalaisten saataville. Palvelu on saanut nimen Astia ja se on käytettävissä verkon kautta 24/7 kaikkialla Suomessa suunnitelman mukaan alkuvuodesta 2011. Astia saadaan käyttöön arkistolaitoksen kotisivuilta osoitteesta http://www.arkisto.fi/fi/arkistolaitos/kansallisarkisto/. Asiasta tiedotetaan tarkemmin loppuvuodesta.


Astia tuo virtuaalisen tutkijasalin kotikoneelle. Olipa virtuaalisen arkistoseikkailun aihe mikä tahansa, Astian avulla voi kokea ahaa-elämyksen, löytää itseään kiinnostavaa aineistoa, mitä ei tiennyt olevan olemassakaan.

Astia avaa arkistot uudella tavalla. Aineistojen hakeminen Astialla on erittäin helppoa: kirjoitetaan vain hakusana Google-tyyppiseen hakulaatikkoon. Siinä kaikki. Tuloksena saadaan lista aineistoista, joissa tuo hakusana esiintyy. Hakutuloslistan lisäksi Astia antaa ns. avainsanapilven, johon on koottu sanoja, jotka ovat Astian mielestä lähellä käyttäjän antamaa hakusanaa. Näin Astia ikään kuin vihjaa, että myös näillä sanoilla saattaisi löytyä käyttäjää kiinnostavaa aineistoa. Jokainen avainsana on linkki, jota hiirellä klikkaamalla saadaan aineisto hakutuloslistaan. Lisäksi, mitä suuremmalla kirjasimella sana on kirjoitettu, sitä enemmän sen takana on aineistoa. Helppoa.

Astian yhteyteen rakennetaan käyttäjäympäristö Portti. Portti on tiedonetsijän apuväline, se esittelee arkistoaineistoja, opettaa käyttämään ja tulkitsemaan niitä, se ohjaa myös Astian käytössä. Portti on sosiaalinen, sillä se ottaa asiakkaan mukaan kehittämään Portin sisältöä. Portista kehitetään arkistoalan kanavaa oppimisen tueksi ja yhteisöllisen tiedon tuottamiseksi.

Aluksi Astialla voidaan ainoastaan hakea tietoja, jatkossa myös antaa erilaisia toimeksiantoja arkistolaitokselle. Tällaisia toimeksiantoja ovat esimerkiksi käyttöluvan hakeminen luvanvaraiseen aineistoon, asiakirjajäljenteen tilaaminen, selvityspyyntö jostakin asiakasta kiinnostavasta aiheesta tai arkistoaineiston tilaaminen tutkijasaliin tutkittavaksi.

Arkistolaitoksessa digitoidaan uusia ja mielenkiintoisia aineistoja koko ajan. Lähiaikoina digitoitaviksi otetaan ns. uudistuskartat. Uudistuskartat ovat maanmittaustoimituksissa syntyneitä puhtaaksi piirrettyjä karttoja, joita arkistolaitoksen kokoelmissa on aina 1700-luvun puolivälin isojaosta alkaen. Kartat ovat käsin piirrettyjä ja väritettyjä ja ne kertovat kylistä ja maatiloista, metsä- ja laidunmaista mielenkiintoisella ja kauniilla tavalla.

Astiaa voidaan käyttää jatkossa myös kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteisen palvelun, Kansallinen digitaalinen kirjasto -asiakasliittymän (KDK) kautta näillä näkymin alkuvuodesta 2011. KDK-hankkeesta enemmän osoitteessa http://www.kdk2011.fi/.

Arkistolaitos on kiinnostunut myös tulevien Astian käyttäjien mielipiteistä. Tämän vuoksi on suunnitteilla, että Astian hakutoiminnot annetaan kaikkien käyttäjien testattavaksi jo ennen varsinaista Astian käyttöönottoa. Keräämme käyttäjiltä palautetta ja saamme varmasti mielenkiintoisia kommentteja. Näin voimme parantaa Astiaa entisestään. Näillä näkymin Astia laitetaan verkkoon testattavaksi alkusyksystä tänä vuonna. Tästäkin asiasta tiedotetaan tarkemmin tuonnempana.

Juha Kotipelto
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

6.5.2010

Symbioosia ja taimitarhoja tarvitaan

Niinä entisinä hyvinä aikoina moni Valtionarkiston virkamies eteni urallaan siirtymällä Helsingin yliopiston palvelukseen. Yleensä siirtyjät olivat vielä siitä paremmasta päästä. Vai mitä sanotte nimistä Pentti Renvall, Kauko Pirinen, Jaakko Suolahti, Helge Pohjolan-Pirhonen, Erkki Kuujo ja Tuomo Polvinen. Tällainen yhteistyö oli symbioosia, sillä siitä hyötyivät molemmat osapuolet. Pitkälle 1970-luvulle saakka Valtionarkisto oli hyvin kiinteässä yhteydessä Helsingin yliopistoon.

Ihan tällaiseen itäsuomalaiset eivät ole arkistoalalla koskaan yltäneet, mutta melkoinen taimitarha Joensuukin on yliopiston ja arkistolaitoksen symbioosissa ollut. Kun selaa arkistolaitoksen kotisivun kuvapankista johtajien kuvia voi todeta, että arkistolaitoksen 17 johtajasta peräti 24 % on Joensuun maakunta-arkiston entisiä korkeakouluharjoittelijoita. Tämän lisäksi maakunta-arkiston harjoittelijoita löytyy tietysti myös nykyisen Itä-Suomen yliopiston professorien joukosta.

Tällaista symbioosia ei saa rikkoa, eikä sitä kukaan ole rikkonutkaan, mutta ainakin Joensuussa yliopisto ja maakunta-arkisto ovat kyllä etääntyneet toisistaan. Enää ei maakunta-arkistosta anneta eikä myöskään pyydetä gradun aiheita. Enää eivät maakunta-arkiston virkamiehet osallistu arkistolähteiden ja vanhojen käsialojen opetukseen. Enää ei Tapio Hämynenkään istu maakunta-arkistossa antamassa graduneuvontaa. Maakunta-arkistoon tulee toki edelleen kesäntyöntekijöiksi korkeakouluharjoittelijoita, mutta ei niitä enää valita, vaan maakunta-arkistoon otetaan ne, jotka tulevat. On tietysti ihan hyvä, että muualtakin hallinnosta löytyy harjoittelupaikkoja, mutta tässä iässä oman työpaikan seksikkyyden hiipuminen kismittää. Toivottavasti hiipuminen ei koske koko arkistolaitosta.

Myös julkisen hallinnon alasajo lisää epävarmuutta. Jo yksin uutinen siitä, että Mikkelin ja Joensuun maakunta-arkistot todennäköisesti yhdistetään lisäsi tuskaa. Se sai erään opiskelijan miettimään onko arkistoalalle ylipäätään mahdollista työllistyä, vaikka haluaisikin.

Arkistolaitosta symbolisoivan kaksikasvoisen Janus jumalan pitää tietysti jatkossakin katsoa sekä menneisyyteen, historiaan että tulevaisuuteen. Niin jumala kuin onkin, myös Janus joutuu kulkemaan aina toinen jalka toisen edellä. Arkistolaitos kulki yllättävän pitkään tulevaisuusjalka edellä ja keskittyi monen mielestä liiaksi menneisyyden kustannuksella viranomaisten asiakirjakirjahallinnon ongelmiin. En tiedä, mutta luulen, että tämä osaltaan etäännytti arkistolaitosta yliopistoista.

Arkistolaitoksessa alkoi uusi strategiakausi. Tavoitteena on painottaa entistä voimakkaammin arkistolaitoksen tehtävää tieteellisen tutkimuksen keskeisenä infrastruktuurina ja tietopalvelulaitoksena. Tämä merkitsee taatusti myös sitä, että aineistojen saatavuus helpottuu digitoinnin ja monien muiden kehityshankkeiden myötä. Merkitsee se varmasti myös sitä, että arkistolaitoksen yksiköiden tutkijasalien aukioloajoissa saavutetaan molempia osapuolia tyydyttävä ratkaisu.

Jarno Linnolahti
Johtaja, Joensuun maakunta-arkisto