27.8.2010

Kuvantamisesta


Asiakirjoja on tuotettu tuhansien vuosien aikana papyrukselle, pergamentille, erilaisille papereille monenlaisilla musteilla ja merkintäaineilla. Käsin kopiointi ja painotaito olivat ensimmäiset tavat tehdä kopioita alkuperäisistä. Sitten 1800-luvulla tulivat valokuvaus, kirjoituskone, uudet paino- ja kopiotekniikat.

Asiakirjallisen kulttuuriperinnön kuvantaminen, optinen kopiointi, käynnistyi Suomessa yli 60 vuotta sitten, vuonna 1948, jolloin mormonikirkon rahoittamana käynnistyi mm. kirkonkirjojen mikrokuvaaminen. Rekolid-nimisen yrityksen viisi kuvaajaa kiersivät mikrokameroiden kanssa Suomen seurakunnat ja kuvasivat aineistoja paikanpäällä. Kuvauslaatu oli paikoin kirjavaa, mutta tulos oli lähes kattava; valtaosa ennen vuoden 1860 kirkonkirjoja saatiin kuvattua. Tallefilmit lähetettiin Utahiin, mutta silloiselle Valtionarkistolle jäivät masterkopiot, joista kopioitiin käyttökopioita. Muun aineiston mikrokuvaaminen jatkui Valtionarkiston toimesta, ja jatkuu yhä Kansallisarkiston arkistoteknisessä yksikössä.

Noin 50 vuotta myöhemmin, vuodesta 2003, Kansallisarkistossa mikrokuvaamisen rinnalla käynnistettiin aineistojen digitointi toisena kuvantamisen keinona. Mikä kuvantamisen tai tietopalvelun keino onkaan 50 vuoden kuluttua käytössä, jää nuorempien nähtäväksi.

Vuonna 2009 Opetusministeriö myönsi 1.550.000,- ja vuonna 2010 Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi 2.070.000,- erillismäärärahat aineistojen digitointiin, suojaamiseen ja käytettävyyden edistämiseksi. Nopealla aikataululla hankkeissa tulee digitoiduksi yhteensä lähes 10 miljoonaa asiakirjatiedostoa, valtaosa mikrofilmeiltä, sekä parannettua alkuperäisten aineistojen säilyvyyttä sekä tiedon käytettävyyttä. Muun aineiston lisäksi nyt käynnissä olevassa hankkeessa digitoidaan mormonifilmit, noin 5,5 miljoonaa tiedostoa. 60 vuotta sitten mikrokuvattu aineisto digitoidaan kokonaisuudessaan.

Digitointi on nopealla aikataululla syrjäyttämässä mikrofilmaamista kuvantamisen välineenä, mutta tallentamisen välineenä mikrofilmillä on loistava tulevaisuus vielä edessäänkin. Digitoinnin kiistaton hyöty on parantuvassa asiakaspalvelussa sekä digitoitujen aineistojen saatavuudessa. Epäsuorasti digitoinnin hyöty on myös aineistojen parempi säilyvyys – digitoinnin yhteydessä aineistot konservoidaan ja suojataan. Digitoinnin jälkeen aineistot säilytetään mahdollisimman suotuisissa arkisto-olosuhteissa ilman jatkuvaa käyttöä.

Digitointihanke ei kuitenkaan ole vain skannausta, vaan digitoitavat aineistot tulee valmistella digitointia varten. Meneillään olevassa hankkeessa etsitään mm. uusia tietoteknisiä keinoja, joilla nopeutetaan ja automatisoidaan aineistojen viitetietojen tietokantasyöttöä sekä arkistoyksikkötasoa tarkempaa indeksointia. Massadigitointiosuudessa etsitään kokonaan uusia digitointiprosesseja A4-kokoisen asiakirja-aineiston massadigitointiin, indeksitietojen ja sisällön optiseen lukuun ja tallentamiseen digitaalisena ja mikrofilmeillä. Painopisteenä on myös verkkopalvelujen kehittäminen, jota edistetään tietoympäristöjen teolla digitoiduista aineistoista. Myös Digitaaliarkiston käyttöliittymän ominaisuudet ja toiminnallisuus on modernisoitu. Uusimmassa hankkeessa on palkattu noin 60 motivoitunutta, taitavaa nuorta toteuttamaan hankkeen osioita.

Digitoinnin ja digitaalisuuden kehityksen ennustaminen on jokseenkin mahdotonta. Uusimmat uutiset tällä viikolla kertovat aikeista toteuttaa kolmiulotteinen käyttöliittymä langattomiin laitteisiin, siis puhelimiin. Mutta jos lukija sallii, yritän visioida seuraavien 50 vuoden varalle. Todennäköisesti teen sen virheen, että ennustukseni toteutuu jo 20 vuodessa.

Seuraavan 50 vuoden kuluttua digitoinnista luovutaan asteittain. Tilalle tulee säteilytystekniikka, jolla kuva alkuperäisestä asiakirjasta, mikrofilmistä tai digitaalisesta tiedostosta saadaan asiakkaalle tutkijatiloihin tai minne hyvänsä eteen leijumaan ilmaan tai minkä tahansa tason pintaan. Tekniikkana on muuntaa asiakirjan, mikrofilmin tai digitaalisen tiedoston tietosisältö fotoneiksi tai atominpäreiksi ja siirtää ne GPS-koordinaatistossa arkistosta asiakkaalle. Tekniikan etuina ovat vastaanottajan laitteettomuus ja verkottomuus. Kuva saadaan käyttöön heti tilauksen jälkeen minne vaan ja milloin vaan, tosin vain hetkellisesti. Kuvantaminen olisi automaattista tapahtuen edistyksellisimmin siten, että säteilytyslaite tunnistaa makasiinissa olevasta kohteesta oikeat sivut ja kuvantaa tiedot ilman, että aineistoa tarvitsee ottaa edes hyllystä.

Historia toistaisi itseään – alkuperäiset kirkonkirjat on kuvannettu mikrofilmeille, mikrofilmeiltä kuvannetaan edelleen digitaalisiksi tiedostoiksi ja siitä edelleen säteilytekniikalla asiakkaille.

Joka tapauksessa, olivatpa tekniikat tulevaisuudessa mitkä hyvänsä, ja arkistojen aineistot vaikkapa Brutopiassa saakka, tullaan aina tarvitsemaan laaja-alaisesti arkistoammattilaisia sekä alkuperäisiä hyvin säilyviä analogisia asiakirjoja, paperi- tai mikrofilmimuodossa. Niiden säilyvyyttä ajan hammas vain nakertaa, ei häivytä tai tuhoa kokonaan.

István Kecskeméti
Yksikönjohtaja, arkistotekninen yksikkö

20.8.2010

Kadonneiden seurakuntien arkisto

Saisiko kadonneiden seurakuntien arkistoon? Tottuneesti Mikkelin maakunta-arkiston puhelinvaihteessa yhdistetään puhelu sukuselvitysosastolle: tulossa on jälleen yksi päivän monista selvityspyynnöistä.

Tänä kesänä tuli kuluneeksi 20 vuotta siitä, kun Lakkautettujen seurakuntien keskusarkisto liitettiin Mikkelin maakunta-arkistoon. Neuvostoliitolle sotien 1939–1944 jälkeen luovutetuilla alueilla toimi 49 evankelis-luterilaista seurakuntaa, jotka lakkautettiin vuonna 1949. Näiden seurakuntien arkistoja hoitamaan perustettiin kirkon keskushallinnon alainen Lakkautettujen seurakuntien keskusarkisto, joka aloitti toimintansa vuonna 1950 Mikkelin kaupungintalon kellarissa. Savo-Karjalan (vuodesta 1974 Mikkelin) maakunta-arkiston rakennuksen valmistuttua vuonna 1953 sijoitettiin myös keskusarkisto sinne. Keskusarkisto yhdistettiin Mikkelin maakunta-arkistoon 1.7.1990. Mikkelin maakunta-arkisto vastaa myös tänne talletettujen luovutetun Karjalan ortodoksisten seurakuntien kirkonkirjoista annettavasta tietopalvelusta.

Mikkelin maakunta-arkisto toimittaa vuosittain lähes 6 000 julkisoikeudellista selvitystä, joista suurin osa on juuri luovutettujen alueiden luterilaisista ja ortodoksisista kirkonkirjoista annettavia sukuselvityksiä.  Asiakkainamme on yksityishenkilöitä, pankkeja, asianajo- ja hautaustoimistoja sekä valtion viranomaisia. Perunkirjoituksen, lainhuudon tai sukunimen muuttamista varten tarvittavan selvityksen tai todistuksen toimittamiseen tilaajalle kahden viikon määräajassa tarvitaan monen arkistolaisen työpanos.

Sukututkimuksia Mikkelin maakunta-arkisto tekee asiakaspalveluna rajoitetusti ja vain muiden tehtävien niin salliessa seuraavien periaatteiden mukaisesti:

  • Jos arkistopiiriimme eli Etelä-Karjalaan, Etelä-Savoon tai Kymenlaaksoon kuuluvan  seurakunnan aineisto on saatavilla joko digitoituna tai  lainattavissa mikrofilmeinä lähimpään kirjastoon, niin sukututkimuksia ei tehdä.
  • Luovutettujen alueiden luterilaisista seurakunnista sukututkimuksia tehdään pääsääntöisesti vain 1900-luvun tiedoista siten, että asiakas pystyy omatoimisesti jatkamaan tutkimusta digitoidun aineiston tai mikrofilmien avulla.
  • Ortodoksisten seurakuntien kirkonkirjoista sukututkimuksia tehdään ilman rajoituksia, koska kysyntä on vähäisempää ja asiakirjojen venäjänkielisyys vaikeuttaa omatoimista tutkimusta.
  • Ulkomailta saapuvat sukututkimustilaukset tehdään rajoituksetta. 
  • Yliopistojen lääketieteellisiin tutkimusprojekteihin tarvittavat tutkimukset tehdään kiireellisinä.


Sukututkimustilaukset tehdään Mikkelin maakunta-arkistoon aina kirjallisesti. Tutkimuksista veloitetaan arkistolaitoksen hinnaston mukainen selvitysmaksu, joka tällä hetkellä on 55,45 euroa/tunti (sis. alv 23%).  Tutkimuksiin käytettävä aika on pääsääntöisesti enintään 5 tuntia. Varaudu odottamaan tutkimustulosta kärsivällisesti, sillä toimitusajat ovat valitettavan pitkiä.

Jos sukusi esivanhempien omatoiminen tutkiminen tuntuu liian hankalalta, niin apua voit hakea ammattisukututkijoilta. Heidän yhteystietojaan löytyy esimerkiksi Suomen Sukututkimusseuran kotisivuilta.

Anne Hänninen
Ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto

13.8.2010

Arkistoaineiston konservoinnista

Yksi konservoinnin määritelmistä on, että konservointi on toimintaa, jonka tarkoituksena on turvata yhteisen kulttuuriperintömme kohteiden säilyminen tuleville sukupolville. Konservaattorilla on ammatillinen koulutus tietämyksessä ja taidoissa, joita tarvitaan suoritettaessa käytännön toimenpiteitä näiden kohteiden eheyden ja niiden arvon säilyttämiseksi. Arkistoissa työskentelevät konservaattorit ovat erikoistuneet paperipohjaisiin materiaaleihin sekä muihin asiakirjoissa ja asiakirjasidoksissa esiintyviin materiaaleihin mm. valokuviin ja nahkaan. Konservointiin sisältyvät ennaltaehkäisevä konservointi, tutkimus ja konservointitoimenpiteet sekä dokumentointi.

Ennaltaehkäisevillä toimenpiteillä pyritään estämään asiakirjojen vaurioituminen ja siten turvaamaan niiden käyttö ja pitkäaikainen säilyminen. Asiakirjojen vaurioitumisprosessin voi käynnistää liiallinen lämpö, kuivuus tai kosteus, ilmansaasteet, lika ja valo. Asiakirjojen käytössä voi syntyä yksittäisiä vaurioita, esimerkiksi lika ja rasva käsistä siirtyvät paperiin. Asiakirjoissa ei tule käyttää niittejä, liittimiä, kuminauhoja eikä tarraliimaisia muistilappuja. Ne aiheuttavat ajan mittaan paperiin vaurioita. Repeämiin ei koskaan saa laittaa teippiä, sen poistaminen voi olla mahdotonta ja teippiliima aiheuttaa paperiin pysyviä vaurioita. Arkistokelpoista teippiä ei ole olemassa. Repeytyneen tai muuten vaurioituneen asiakirjan korjauksen tekee konservaattori. Mutta kaikki asiakirjojen kanssa tekemisissä olevat voivat osallistua ennaltaehkäisevään konservointiin käsittelemällä asiakirjoja huolellisesti, varoen ja vaalien, puhtain ja kuivin käsin. Ja käsiin laitetaan puhtaat puuvillakäsineet, kun käsitellään valokuvia. Huolellisella käsittelyllä, asianmukaisilla säilytysolosuhteilla, säilytysmateriaaleilla ja – tiloilla voidaan vähentää ja jopa estää vaurioiden syntymistä.

Vaikka aineistoa on arkistoissa tuhansia hyllymetrejä, niin silti jokainen asiakirja on yksilöllinen. Vaurioitunut asiakirja on myös konservointikohteena yksilöllinen. Ennen konservointitoimenpiteitä kohteen vaurioitumisaste, alkuperäiset materiaalit ja rakenne, materiaaleissa tapahtuneet muutokset sekä käyttö- ja säilytysolosuhteet selvitetään. Kohteen tiedot dokumentoidaan eli konservoinnin dokumentoinnin tietokantaan kirjataan kohteen tunnistetiedot, vauriot, tehdyt konservointitoimenpiteet ja niissä käytetyt aineet ja materiaalit sekä konservoinnin jälkeen tehtävät suojaustoimenpiteet. Kaikkien konservoinnissa käytettävien aineiden ja materiaalien sopivuus tarkoitukseensa perustuu tutkimukseen.

Yksinkertaisimmillaan konservointi on puhdistamista. Kuivapuhdistus on mekaaninen konservointitoimenpide, jolla poistetaan kohteen pinnalla olevaa likaa. Puhdistukseen voidaan käyttää pensseliä, pyyhekumia, kuituliinaa, pumpulia ja/tai kirurginveistä. Pölynimuria voidaan käyttää alhaisella imuteholla irtolian poistamiseen, jos asiakirja kestää käsittelyn eli paperi ei ole haurastunutta eikä siinä ole repeämiä. Vaurioituneelle kohteelle tehtävät konservointitoimenpiteet ovat sen kemialliseen ja/tai fyysiseen rakenteeseen tehtäviä suojaavia ja tukevia muutoksia ja lisäyksiä. Näillä toimenpiteillä pyritään estämään vaurioiden eteneminen ja lisäämään asiakirjan käsittely- ja säilytyskestävyyttä. Asiakirjallisen sisällön on säilyttävä muuttumattomana, siihen ei tehdä lisäyksiä, esimerkiksi haalistunutta tekstiä ei vahvenneta. Asiakirjojen reunoja ei saa leikata siistimis- tai missään muussakaan tarkoituksessa.

Kosteus- ja vesivahingot saattavat aiheuttaa asiakirjojen homehtumista, joten kostunut materiaali on saatava nopeasti kuivaksi. Homeinen aineisto on eristettävä muusta aineistosta. Konservointitoimenpiteillä voidaan homeinen asiakirja saada käyttökuntoon. Jos asiakirjaan kohdistuva vahinko sattuu, on syytä ottaa yhteyttä konservaattoriin.

Arkistoitavan aineiston määrä kasvaa kaiken aikaa ja siksi konservoinnin painopiste on yhä enemmän ennaltaehkäisevässä konservoinnissa, jota tukee parhaiten selkeä tieto arkistoaineiston kunnosta. Kuntokartoituksen tuloksien perusteella voidaan resursseja kohdentaa suunnitelmallisesti ja tarkoituksenmukaisesti konservointiin, digitointiin ja mikrokuvaukseen.

Kirsi Kekki
Konservaattori, Kansallisarkisto

4.8.2010

Pohjoismaisen yhteistyön renessanssi

Suomen liittyessä vuoden 1995 alusta lukien EU:n jäseneksi moni ennusti, että jäsenyys tulee väistämättä vähentämään pohjoismaisen yhteistyön painoarvoa. Toisaalta kuitenkin toivottiin, että Pohjoismaat muodostaisivat EU:ssa vahvan blokin, joka voisi edistää yhteisiä asioita ja tuoda esiin pohjoismaisia arvoja. Kummatkin odotukset osoittautuivat vääriksi.

EU:n sisälle ei ole syntynyt pohjoismaista blokkia – eiväthän Norja ja Islanti ole olleet edes EU:n jäseniä, vaikka saattoivatkin monilta osin osallistua yhteiseurooppalaiseen toimintaan. Toisaalta myös ajatus siitä, että EU-toiminta korvaisi pohjoismaisen yhteistyön, osoittautui vääräksi. EU:n jäsenmaat muodostavat niin kirjavan kokonaisuuden, ettei kovin läheiselle yhteistyölle monenkaan kanssa ollut todellisia edellytyksiä.

Pohjoismaat ovat keskenään samankaltaisia ja yhteistyö niiden välillä on sekä helppoa että hyödyllistä. Pohjoismainen yhteistyö on 2000-luvulla kokenut melkoisen renessanssin. Yhteistyö on lähtenyt liikkeelle ennen muuta yksittäisten toimijoiden tasolta.

Pohjoismaisilla arkistoilla on pitkät perinteet yhteistyöstä. Nykyisin joka neljäs vuosi järjestettävät pohjoismaiset arkistopäivät on yli 400 arkistonhoitajaa kokoava suurtapahtuma. Ne käynnistyivät jo ennen toista maailmansotaa ja vakiinnuttivat nopeasti asemansa pohjoismaisen yhteistyön keskeisenä muotona.

Nordisk Arkivnyt-lehteä alettiin julkaista keväällä 1956. Sen toimitusvastuu kiertää viisivuotiskausittain pohjoismaisissa kansallisarkistoissa. Tällä hetkellä vetovuorossaa on Islanti. Itse olen kokenut erityisen tärkeiksi pohjoismaiset arkistotilastot, jotka julkaistaan vuosittain.

Arkistoalan pohjoismainen yhteistyö on kehittynyt voimakkaasti 1990-luvulta lähtien. Ruotsin vuonna 1998 aloittama arkistojen päivän vietto levisi nopeasti muihin pohjoismaihin. Suomessa pohjoismainen arkistojen päivä järjestettiin ensimmäisen kerran vuonna 2002. Sen jälkeen leviäminen on jatkunut niin, että nykyisin arkistojen päivää vietetään Suomessakin jo monilla paikkakunnilla ja eri arkistoissa.

Vuonna 1998 pohjoismaiset valtionarkistonhoitajat päättivät perustaa niin sanotun pohjoismaisen arkistoakatemian (Nordisk Arkivakademi). Se tarkoittaa kahdesti vuodessa pidettävää vaihtuva-alaista asiantuntijaseminaaria, johon kukin pohjoismaa voi lähettää kahdesta viiteen osallistujaa. Aiheista ja järjestämisvuoroista sovitaan valtionarkistonhoitajien vuotuisissa tapaamisissa. Aiheet ovat vaihdelleet yksityisarkistoista seulontaan, digitointiin, arkistorakentamiseen ja heraldiikkaan. Ensi syksynä Tanska isännöi akatemiaistunnon, jossa käsitellään aineistojen saatavuutta ja salaisuutta. Keväällä 2011 Islannissa teemana on voimavarojen hallinta ja kohdentaminen ja syksyllä Norjan Kautokeinon uudessa Saamelaisarkistossa tarkastellaan vähemmistöarkistoja. Osallistujille mahdollisuus keskustella omista käytännöistään ja niiden perusteista pohjoismaisten kollegoiden kanssa on koettu erittäin hyödylliseksi ja tärkeäksi.

Suomen aloitteesta käynnistettiin vuonna 2006 pohjoismainen benchmarking- eli vertaisarviointitoiminta. Se on vaativaa asiantuntijatyötä, jonka tavoitteena on tehdä läpikotainen kirjallinen arviointi määrätyltä toiminta-alueelta. Kansallisarkistojen nimeämä työryhmä kerää vertailutietoja kaikista pohjoismaista ja esittää pääjohtajille tekemänsä työn pohjalta arviointeja ja suosituksia toiminnan kehittämiseksi. Malli on herättänyt kiinnostusta myös muualla Euroopassa ja muutamat maat, kuten Alankomaat ja Viro, ovat tiedustelleet mahdollisuutta osallistua toimintaan. Ainakin toistaiseksi olemme kuitenkin päättäneet pysyä pohjoismaisella pohjalla.

Hyvä pohjoismainen yhteistyö tuntuu nykyisin itsestään selvältä. Aina asiat eivät kuitenkaan ole sujuneet kovin helposti pohjoismaiden välillä. Ruotsi ja Tanska olivat vuosisatojen ajan vihollismaita ja Norja juhli vuonna 2005 näyttävästi Ruotsin kanssa 1814 solmitusta pakkounionista irtautumisen satavuotisjuhlaa. Islanti itsenäistyi Tanskasta 1918, mutta säilytti personaaliunionin vuoteen 1944 saakka, jolloin se muuttui tasavallaksi. Nationalismi ja skandinavismi kehittyivät rinnakkaisina ilmiöinä 1800-luvun alkupuolelta lähtien. Kiinnostavaa onkin, että Norjan kansallisarkisto ilmoitti viettävänsä Eidsvollin vuoden 1814 valtiopäivien 200-vuotisjuhlaa teemalla ”Nationalism och skandinavism”.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja, valtionarkistonhoitaja