27.9.2010

Kansallisarkiston näyttelytoiminta

Syyskuun 16. päivänä Kansallisarkistossa avattiin juhlallisin menoin näyttely ”Suomi-Meksiko 2010”. Avajaisiin osallistui noin 400 kutsuvierasta. Näyttelyn avasi presidentti Tarja Halonen.

Perinteisten näyttelyiden järjestäminen on työlästä ja vie paljon aikaa. On keskusteltu siitä vastaako hyöty panosta. Käykö näyttelyissä tarpeeksi väkeä? Saadaanko julkisuutta, ylitetäänkö uutiskynnystä? Riittääkö, että näyttelyiden avajaiset ovat suosittuja? Olisi tärkeää saada yleisö liikkeelle myös avajaisten jälkeen. Tämä on ongelma varsinkin Helsingissä, jossa kulttuuritarjonta on suuri. Tiedottamisen ongelmista pitäisi keskustella enemmän.

Tästä huolimatta on tärkeää, että myös arkistot suuntautuvat aktiivisesti ulospäin. Näyttelyiden avulla pyritään tavoittamaan uusia asiakasryhmiä, esim. koululaisten ja nuorten tavoittaminen on tärkeää. Passiivinen asiakkaiden ja käyttäjien odottelu ei enää riitä.

Kansallisarkisto järjestää vuodessa 1-2 perinteistä näyttelyä. Näyttelyt järjestetään nykyään melkein poikkeuksetta yhteistyöprojekteina muiden tahojen kanssa. Yhteistyöprojekteissa voi hyödyntää laajempia aineistoja, monipuolisempaa asiantuntemusta, leveämpiä verkostoja sekä jakaa työtaakkaa ja kustannuksia. Hyöty on näin molemminpuolista.

Perinteisten näyttelyiden lisäksi arkistot järjestävät verkkonäyttelyitä. Ensi vuonna käynnistyy arkistolaitoksen yhteinen verkkonäyttelyhanke teemalla ”Arkistot kertovat”. Jokainen arkistolaitoksen yksikkö (Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot) esittää vuoden aikana 5-11 asiakirjaa omista arkistoistaan. Näyttelyssä ei ole tarkoitus esittää asiakirjoja, jotka liittyvät merkittäviin kansallisiin tapahtumiin vaan tarkoitus on tuoda esille arkisia asioita, jotka valottavat tavallisen ihmisen elämää. Ideana on myös saada yleisö osallistumaan näyttelyyn pyytämällä heiltä vinkkejä aiheista.

Verkkonäyttelyiden etuna on se, että ne saavuttavat aivan erilaisia katsojamääriä kun perinteiset näyttelyt. Verkkonäyttelyitä voi myös suunnitella esim. kouluille historiaopetuksen tueksi tai jollekin muulle varta vasten valitulle kohderyhmälle.

Kaikki näyttelyt vaativat paljon työtä ja panostusta. Hyvän näyttelyn pohjana on hyvä suunnittelu ja
mielenkiintoinen käsikirjoitus. Sekä perinteiset näyttelyt että verkkonäyttelyt puolustavat paikkansa.
On tärkeää, että Kansallisarkisto kulttuurilaitoksena tarjoaa uusille kohderyhmille mahdollisuuden tutustua alkuperäisiin lähteisiin jolloin kosketus historiaan konkretisoituu. Verkkonäyttelyt eivät täytä tätä vaatimusta mutta toisaalta levikki on rajaton ja antaa mahdollisuuksia saavuttaa suuria yleisöjoukkoja.

Christina Forssell
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

17.9.2010

Otanta elämästä

Sateisena kesäkuun 18. päivänä mustahiuksinen ja pyöreäposkinen tyttölapsi näkee päivänvalon keskussairaalan vihreässä huoneessa. Siinäpä oikea onnentyttö, historian tekijä jo pienenä punaisena parkujana, jonka kriittiset mitat neuvolantäti naputtaa asiakastietojärjestelmään. Tyttö on osa otantaa: tässä tapauksessa 18. ja 28. päivä syntyneiden joukkoa, joiden valikoidut elämänvaiheet tulevat tallentumaan arkistolaitoksen päätöksellä osaksi kansallista kulttuuriperintöä.

Tyttösen elämä jatkuu vaiherikkaissa merkeissä. Lapsi on tullut vaariinsa, sanoo joku. Historian lehdille kirjautuu tieto otsaan pudonneesta taulusta sekä pulleasta mustaherukasta, jonka nuori naislääkäri näppärästi onkii syvältä lapsen sieraimesta. Vaariakin vietiin aikanaan lääkäriin ongenkoukku korvassa, mutta koska vaari on syntynyt 23. päivä, on tutkijoiden vaikea todistaa päivystyksessä asioinnin perinnöllisyyttä.

Lapsi varttuu nuoreksi naiseksi, opiskelee lääkäriksi ja lankeaa äidin varoituksista huolimatta pikavippien houkutuksiin. Tämän toteavat myös ulosottoviranomaiset ja neitonen päätyy todisteeksi ajan ilmiöstä. Myös ulosoton keskeiset tiedot kuuluvat syntymäpäiväotannan piiriin ja säilytetään pysyvästi, toki yksilönsuoja ja tietoturva huomioiden. Velat tulevat onneksi maksetuiksi ja helpottunut nuori nainen rakastuu ulosottomieheen.

Nuori pari saa heti kohta perheenlisäystä. Ulosottomies on kuitenkin kelvoton puoliso ja nuori äiti lapsineen ja laukkuineen muuttaa mummolaan. Onneksi kaupungin sosiaalitoimesta saa apua. Perheneuvola auttaa ja äidin asiakastiedoista tulee sosiaalihistorian tutkimusaineistoa. Terapiassa käytyään ulosottomieskin ryhdistäytyy ja saa uuden mahdollisuuden.

Keski-ikäistyvän naisen elämä on työntäyteistä ja seesteistä. Enempää asiakirjoja ei synny ulosotto- tai sosiaalitoimen arkistoihin, vankeinhuollosta puhumattakaan. Ainoastaan liian innokkaasta kasvimaan kuopimisesta ärtynyt selkä tukevoittaa potilaskertomusta.

Ja niin kääntyy elämä ehtoopuolelle. Vuosia sitten leskeksi jääneelle harmaapäiselle rouvalle on onneksi kertynyt mukavasti säästöjä. Iloisen vanhuksen vireää sosiaalista elämää hankaloittavat muistihäiriöt, ja kun hän haaskaa säästönsä ylelliseen elämään sulavan savolaisen Julkusen kanssa, hakee poika äitinsä holhoukseen. Vielä vanhoilla päivillänsä hän tekee historiaa ja saa ikioman pysyvästi säilytettävän asiakirjavihkon maistraatin arkistoon.

Syntymäpäiväotanta on erityisesti Pohjoismaille tyypillinen otantamenetelmä, joka mahdollistaa paitsi tilastollisen tutkimuksen, myös henkilön elämänkaaren seuraamisen ”kehdosta hautaan”. Syntymäpäivään ei vaikuta maantiede tai yhteiskuntaluokka, joten otantaan sisältyvä aineisto on tutkimuksen näkökulmasta neutraalia. Otantoja otetaan erityisesti sellaisista tutkimuksellisesti mielenkiintoisista massa-aineistoista, jota ei suuren määrän takia pystytä säilyttämään kokonaan. Otanta 8., 18. ja 28. päivä syntyneistä kattaa noin 10 % ja 18. ja 28. päivä syntyneistä 6 % massasta. Otanta-aineistoja on muun muassa Kansaneläkelaitoksella, verotoimistoilla, työvoimatoimistoilla, sosiaaliviranomaisilla ja terveydenhuollon toimintayksiköillä, suuri osa henkilöstä kertyvistä tiedoista jää kuitenkin otannan ulkopuolelle. 

Syntymäpäiväotantoihin kuuluvat tiedot ovat tyypillisesti yksilönsuojan vuoksi salassapidettäviä. Tietoja luovutetaan tutkijoiden käyttöön ainoastaan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Minna-Liisa Mäkiranta
Ylitarkastaja, Joensuun maakunta-arkisto

13.9.2010

Mihin maakunta-arkistoja tarvitaan?

Suomen maakunta-arkistoverkostossa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia sitten 1970-luvun alun jolloin Joensuun maakunta-arkisto perustettiin. Piirijakoon on tehty pieniä muutoksia niin, että piirirajat noudattavat nykyisiä maakuntarajoja. Perusrakenteesta löytyy edelleen 1700-luvun läänijako, jota maakunta-arkistojen ensimmäisessä perustamisvaiheessa 1920-luvun lopulta lähtien pidettiin perusteltuna vastaanotettavan viranomaisaineiston ryhmittelyn ja säilyttämisen kannalta.

Muuttumattomuus on kuitenkin näennäistä, todellisuudessa maakunta-arkistojen toiminta ja toiminnot ovat kehittyneet ja monipuolistuneet. Vuoden 1994 arkistolain myötä alkoi kehitys kohti yhtenäistä arkistolaitosta, jonka muodostavat Kansallisarkisto ja 7 maakunta-arkistoa. Vuoteen 2015 ulottuvan strategian mukaisesti maakunta-arkistojen tehtäviä ja piirijaon tarkoituksenmukaisuutta arvioidaan parhaillaan ja tavoitteena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa yhtenäisenä kokonaisuutena.

Toimintaympäristön muutokset edellyttävät nykyisten toimintamallien kriittistä arviointia. Maakunta-arkistojen on syytä tuoda esiin omat näkemyksensä alueellisen arkistoinstituution tehtävistä ja merkityksestä nyt ja tulevaisuudessa. Keskeistä on määritellä ne tehtävät, joita arkistolaitoksen on perusteltua hoitaa alueellisen organisaation kautta, päätettävä niihin käytettävistä resursseista ja sen jälkeen muutettava organisaatio näitä tavoitteita parhaiten palvelevaksi.

Toimintaympäristön muutos on monitahoinen kokonaisuus, joka vaikuttaa eri tavoin arkistolaitoksen eri tehtäväalueilla. Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan osalta maakunta-arkistot ovat perinteisesti ohjanneet eri keinoin omassa piirissään toimivia arkistonmuodostajia, lähinnä julkishallinnon organisaatioita. Valtionhallinnon muutokset ovat johtaneet tilanteeseen, jossa yhä harvemman viranomaisen piiri vastaa maakunta-arkiston piiriä. Valtakunnalliset tietojärjestelmät yhdenmukaistavat asiakirjahallintoa kaikilla hallinnonaloilla siinä määrin, että yksittäisen viranomaisen ohjaaminen alueellisella tai paikallisella tasolla menettää merkitystään. Toisaalta Suomessa on edelleen yli 300 kuntaa, joiden ohjauksessa maakunta-arkistot ovat onnistuneet hyvin. Pääsääntöisesti kunnat ovat pitäneet arkistolaitoksen ohjaustoimintaa omaa toimintaansa tukevana yhteistyönä, ei niinkään valtion viranomaisen valvontatoimena. Toisaalta on arvioitava ovatko tulokset riittäviä suhteessa käytettyihin resursseihin.

Turun maakunta-arkiston eläkkeelle siirtynyt johtaja Riitta Sihvonen luonnehti Turun Sanomien haastattelussa maakunta-arkistoa eräänlaiseksi kulttuurilaitokseksi. Varovainen ilmaisu on oikeutettu kaupungissa, jonka kulttuuritoimen budjetti on huomattavasti koko arkistolaitoksen budjettia suurempi ja yksityiset kulttuurilaitokset ovat kasvaneet voimakkaasti. Pienemmissä maakunta-arkistokaupungeissa maakunta-arkiston suhteellinen painoarvo on suurempi. Maakunta-arkisto on voinut aidosti profiloitua kaupunkinsa ja alueensa kulttuuritarjonnan osana. Nykyinen maakunta-arkistoverkosto on kuitenkin liian harva, jotta tällaista profiloitumista voitaisiin toteuttaa edes kaikkien suurimpien aluekeskusten kohdalla. Näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen on toteutettava arkistolaitoksen yhteisin ponnistuksin, jossa vahvoilla alueellisilla yhteistyöverkostoilla kuitenkin voi olla merkittävä rooli.

Vastaavaa vertailua ja arviointia voidaan tehdä maakunta-arkistojen kaikkien nykyisten ja eräiden mahdollisten uusien tehtävien osalta. Arvioinnissa on tärkeää kartoittaa yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden rooli ja odotukset. Todennäköisesti niissä korostuu palvelujen saatavuus, saavutettavuus ja laatu, ei niinkään se miten arkistolaitos niiden tuottajana on organisoitunut.

Ruotsin arkistolaitos siirtyi tämän vuoden alusta yhden viranomaisen malliin (en-myndighet). Maakunta-arkistot ovat jatkossa Riksarkivetin yksiköitä ja jatkavat, ainakin toistaiseksi, entisillä nimillään entisissä kiinteistöissään. Organisaatiomuutos tuskin pysähtyy tähän, mutta näyttää siltä, että tietylle jatkuvuudelle annettiin arvoa muutostilanteessa. Suomessa maakunta-arkistot ovat nykyisillä nimillään ja keskeisillä paikoilla sijaitsevine rakennuksineen alueellisesti hyvin tunnettuja toimijoita. Näiden kiveen hakattujen nimien ja paksujen seinien takana on kuitenkin halua ja kykyä tehdä ja toteuttaa muutoksia. Arkistolaitos voi jatkossa toimia entistä yhtenäisemmin valtakunnallisesti ja kansainvälisesti, ja samalla vahvistaa alueellista toimintaansa huolella valituilla tehtäväalueilla.

Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja (ma), Turun maakunta-arkisto

3.9.2010

Portin uudet kuviot

Arkistolaitoksen Portti-käyttäjäpalvelun sisältö on ollut parin viime kuukauden aikana runsaassa kasvussa. Arkistoaineistoja koskevia tietoympäristöjä on laadittu kesäkuusta lähtien ensin 10 kappaleen kuukausitahtiin, mutta syyskuussa valmistunee yhteensä jo 18 uutta ympäristöä. Kiitos tästä kirjoittajatiimillemme sekä meneillään olevaan digitointiprojektiin liittyvälle arkistojen käytettävyyden parantamiselle, joka mahdollistaa työn suorittamiseen tarvittavan resurssin. Portti säilyy vuoden loppuun saakka kiivaan rakentamisen tilassa, kun vanhaa sisältöä poistetaan ja uutta otetaan käyttöön. Edempänä kerrotaan lisää siitä, mitä Porttiin on tulossa.

Portin taustalla on uudenlainen tietopalvelufilosofia, joka pohjautuu verkkopalvelun parantuneisiin edellytyksiin sekä jatkuvasti kasvavaan Digitaaliarkistoon. Koska aineistoa on saatavilla verkon yli yhä enemmän, oli aika rakentaa järjestelmä, joka aikanaan voi tarjota verkossa sitä palvelua jota tutkijasalien päivystäjät aineistojen käyttäjille tänä päivänä tarjoavat.

Aivan vielä Portti ei osaa neuvoa käyttäjää tämän tiedonintressistä lähtien, mutta askel siihen suuntaan otetaan kuluvan syksyn aikana, kun uusia tietoympäristöjä on saatavilla vielä hieman nykyistä enemmän. Tällöin pystymme koostamaan teematason tietoympäristöjä, joiden avulla tiedontarvitsijalla on mahdollisuus löytää opastus tarvitsemaansa aineistoon verkon välityksellä. Täten esimerkiksi siirtolaisuudesta kertova teemaympäristö vinkkaisi tutkijaa muiden lähteiden ohella Sisäasiainministeriön ulkomaalaistoimiston arkiston pariin, jota koskeva tietoympäristö tarjoaisi perustiedot aineiston muodostumisesta, sisällöstä ja käyttöön saamisesta. Päämääränä on, että syksyn mittaan Portti osaa kertoa ainakin siitä, minkä lähteiden avulla vuoden 1918 kansalaissotaa kannattaa lähestyä. Pian sen jälkeen Portin pitäisi osata auttaa myös siinä, mitä lähteitä sukututkija tavallisimmin tarvitsee esipolviensa vaiheita selvittäessään.

Porttiin lisätään kuukauden 10., 20. ja viimeisen päivän aikoihin suomenkielistä sisältöä, johon voi pienen viiveen jälkeen tutustua myös ruotsiksi. Syksyn aikana ajetaan läpi käytettävyyteen liittyvä osahanke, jossa tiettyjä aineistoja koskevat tietoympäristöt käännetään myös venäjäksi. Tällaisia aineistoja ovat ne, jotka ovat olemassa venäjäksi tai jotka muuten ovat keskeisiä lähteitä entisen Neuvostoliiton kansoja tutkittaessa. Taustalla on pyrkimys madaltaa venäjänkielisten mahdollisuuksia omalla kielellään laaditun tai kenties heitä eniten koskettavan aineiston tutkimiseen. Laajassa mielessä hanke linkittyy myös arkistolaitoksen pitkään itäyhteistyön ketjuun.

Portin ajatuksena on, että kaikilla aineiston tuntijoilla on mahdollisuus osallistua sen sisällön tuottamiseen, arviointiin ja täsmentämiseen. Tässä kanavana toimii ensi sijassa sähköpostiosoite portti@narc.fi, koska resurssien puuttuessa aivan wikipediamaiseen tiedontuottotapaan ei ainakaan tässä vaiheessa päästä. Ota siis yhteyttä, jos mielessäsi on arkistolaitoksessa säilytettävä aineisto, jota koskevan ympäristön olet halukas kirjoittamaan tai mikäli haluat kommentoida Portin nykyistä sisältöä. Arkistolaitos toivottaa kaikki tervetulleiksi osallistumaan hankkeeseemme! Portti kuuluu käyttäjilleen.

Tomi Ahoranta
Tutkija, Kansallisarkisto