28.1.2011

Yksityishenkilöiden aineistojen luovuttaminen arkistoon

Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot ottavat viranomaisarkistojen ohella vastaan myös yksityisten omistamia arkistoja lahjoituksina tai pysyvinä talletuksina. Näillä hankinnoillaan arkistolaitos pyrkii tukemaan monipuolisen kuvan saamista suomalaisesta yhteiskunnasta eri aikoina. Yksityisarkistoja ovat yhteisöarkistojen lisäksi myös henkilö-, perhe- ja sukuarkistot eli yksityisille henkilöille tulleiden sekä heidän toiminnassaan elämän eri vaiheissa syntyneiden asiakirjojen kokonaisuudet.

Niin henkilö- kuin muitakin yksityisarkistoja voidaan käyttää moneen tarkoitukseen. Tieteellisen tutkimuksen lisäksi ne tarjoavat aineistoa myös mm. näyttelyiden, näytelmien, elokuvien sekä radio- ja televisio-ohjelmien tekoon. Tuore esimerkki on Jörn Donnerin parhaillaan televisiossa esitettävä Mannerheim -dokumentti, jonka teossa hyödynnettiin Mannerheimin omaa ja muitakin Kansallisarkiston henkilöarkistoja. Myös laajalti huomiota saaneen, Hella Wuolijoesta kertovan elokuvan teossa on käytetty Wuolijoen omaa ja muita arkistoja. Wuolijoki -elokuvaa jopa osittain filmattiin Kansallisarkiston tiloissa.  

Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen välisen työnjaon mukaan Kansallisarkisto hankkii ensisijaisesti valtakunnallisesti merkittäviä henkilöarkistoja, kuten keskeisten poliitikkojen ja yhteiskunnallisten vaikuttajien, johtavien virkamiesten, tutkijoiden ja kulttuurihenkilöiden sekä yhteiskunnan eri sektoreilla vaikuttaneiden perheiden ja sukujen arkistoja. Maakunta-arkistot puolestaan, kukin piirissään, hankkivat ensisijaisesti alueellisesti ja paikallisesti merkittäviä henkilö-, perhe- ja sukuarkistoja.

Arkistolaitoksen lisäksi yksityisiä arkistoaineistoja voi luovuttaa moneen muuhunkin, ammattimaisesti toimivaan arkistoon. Näitä ovat esimerkiksi yksityiset keskusarkistot, eräiden laitosten yhteydessä toimivat erityisarkistot sekä yliopistojen kirjastojen käsikirjoitusyksiköt.

Yksityisarkistojen hankinnassa painotetaan sellaisten toimijoiden aineistojen saamista, jotka ovat tällä hetkellä arkistoissa aliedustettuja. Kansallisarkistossa on esimerkiksi kirkonmiesten arkistoja hyvin kattavasti eri aikakausilta aina 1600-luvulta lähtien, kun taas mm. lääkäreiden aineistoja on erittäin niukasti. Pakolais- ja maahanmuuttajataustaisten henkilöiden aineistoja ei ole juuri lainkaan. Myös nykyvaikuttajat voisivat jo elinaikanaan harkita aineistojensa luovuttamista ja siten itse päättää niiden tulevasta käytöstä. Moni on näin jo tehnytkin.

Jokaisen yksityisarkiston luovuttamisesta sovitaan aina erikseen. Yleensä arkiston luovuttaminen alkaa yhteydenotolla joko Kansallisarkiston yksityisarkistoyksikköön tai asianomaiseen maakunta-arkistoon. Tällöin neuvotellaan luovutuksen ehdoista. Samalla sovitaan tarvittavista valmistelutoimenpiteistä. On tärkeää, että arkisto on järjestetty siten, että sen sisältämä aineisto on helposti tutkijoiden käytettävissä. Arkistoammattilaiset antavat mielellään neuvoja, mutta usein varsinainen järjestämistyö on kuitenkin viisainta jättää alan asiantuntijoille.

Arkistolaitos on aivan äskettäin julkaissut esitteen Ohjeet yksityisarkistojen luovuttajille. Siinä kerrotaan lyhyesti arkistojen luovutusvaihtoehdoista ja luovuttamisen eri vaiheisiin liittyvistä käytännön toimenpiteistä. Esitettä saa sekä Kansallisarkistosta että maakunta-arkistoista. Se julkaistaan pian myös arkistolaitoksen verkkosivuilla.
Marja Pohjola
Yksityisarkistoyksikön johtaja

21.1.2011

Sukututkimuksen tekemisestä ja tekijöistä Oulun maakunta-arkistossa

Sukututkimusten tekemisestä on luovuttu myös Oulun maakunta-arkistossa vuoden 2011 alusta lähtien. Vielä kuitenkin tehdään kuitenkin ulkomailta tulevat tilaukset sekä lääketieteellistä tutkimusta varten tulevat sukututkimukset. Sukuselvitykset viralliseen tarkoitukseen, kuten perunkirjoitusta tai sukunimen muutosta varten, toimitetaan kuten aiemminkin.

Tämän asiakkaiden kannalta harmittavan päätöksen takana on Oulussakin resurssipula. Niukkenevat henkilöstöresurssit johtavat tämänkaltaisiin päätöksiin. Mutta monikymmenvuotinen perinne on kuitenkin muutaman muisteluksen arvoinen…

Oulun maakunta-arkistossa sukututkimukset yhdistettiin pitkään niitä useita vuosia päätyökseen tehneeseen Terttuun. Maakunta-arkistossa yli 30-vuotisen uransa aikana hän myös järjesti seurakuntien arkistot ja laati rippikirjoihin apuluettelot, jotka nopeuttivat ja helpottivat sukututkimusten tekemistä virkatyönä. Oulun maakunta-arkistossa säilytetään alkuperäisenä lähes kaikkien Pohjois-Suomen seurakuntien kirkonkirjat. Tertulle tulivat vuosien varrella tutuksi seurakunnat kylineen ja taloineen sekä eri paikkakuntien suvut. Samoin kirkkoherrojen eri aikoina käyttämä käsiala. Pohjoissuomalaisten elämä vuosisatojen saatossa avautui hänelle näiden asiakirjojen kautta: kuolleiden luettelosta tutuiksi tulivat kato- ja tautiajat ja se, kuinka pienestä oli monesti kiinni tutkitun suvun jatkuminen näihin päiviin. Terttu jäi ansaitulle eläkkeelle aikanaan. Hänen jälkeensä useampi maakunta-arkiston virkamies sai tehdä sukututkimuksia muun työnsä ohella. Monet kokivat nämä tervetulleena vaihteluna ja välipaloina.

Sukututkimusten tilaajia neuvotaan nyt yhtenä vaihtoehtona omatoimiseen tutkimiseen käyttämällä internetistä löytyviä digitoituja seurakuntien väestörekisteriasiakirjoja. Luonnollisesti ajatellen asiakkaita eri puolella maata ja maailmaa, on toivottua kehitystä, että sukututkimuksessa tarvittavat asiakirjat ovat helposti saatavilla kotikoneen kautta. Kaikilla ei kuitenkaan ole vielä hallussaan sukututkimuksen tekemisessä tarvittavaa ”tekniikkaa” ja vanhaa saksalaista käsialatyyliäkin olisi hyvä osata.

Sukututkimuksessa tarvittavien seurakuntien väestörekisteriasiakirjojen löytyminen yhä kattavammin internetin kautta, on toisaalta merkinnyt asiakasmäärien laskua ainakin Oulun maakunta-arkistossa. Ennen mikrofilmien tai –korttien lukulaitteilla oli tungosta, toisin on tänä päivänä. Rippi- ja historiakirjoista saatava tieto muodostaa kuitenkin vain osan sukututkimuksesta. ”Lihaa luiden ympärille” löytyy asiakirjoista, joita ei vielä tänä päivänä löydy digitaaliarkistosta ja niiden sinne saaminen kestänee pidemmän tovin. Näitä ovat esimerkiksi tuomiokirjojen sisältämät käräjäpöytäkirjat ja perukirjat sekä lainhuudatuspöytäkirjat kauppakirjoineen ja syytinkisopimuksineen. Mielenkiintoisia ovat myös kruununtilojen katselmuspöytäkirjat. Ja jos seurakunnan rippikirjoissa on aukkoja tuhojen vuoksi, voi sukua yrittää selvittää henkikirjojen avulla. Tällöin on kuitenkin tutkittava henkikirjat vuosi vuodelta, eikä digitaaliarkistosta löytyvä joka 5. vuosi vielä riitä. Paljon mielenkiintoista aineistoa löytyy myös yksityisarkistoista, kuten perheiden ja sukujen tai seurojen ja yhdistysten arkistoista.

Kun maakunta-arkiston sukututkijoiden ”vanha kaarti” on työnsä tehnyt, ei uutta samankaltaista sukututkijayhteisöä ole enää muodostunut. Toisten tutkijoiden kanssa koneiden äärellä muodostui jopa ystävyyssuhteita ja maakunta-arkiston henkilökunnalle tulivat vuosien varrella tutuksi useat vakioasiakkaat. Yli 50 vuotta tutkijana käynyt Heikki ja kaukopartiomies Martti ovat jo siirtyneet sinne, missä ehkä kaikki sukuun liittyneet puuttuneet linkit vihdoin selvisivät. Ehkä myös Olavi löysi sen kauan etsimänsä Walborgin…

Kaisu Kynkäänniemi
Tutkija, Oulun maakunta-arkisto

14.1.2011

Vuodenvaihteen kuulumisia Mikkelin maakunta-arkistosta

Uusi vuosi tuo aina mukanaan uusia asioita. Tällä kertaa opeteltavana on ollut mm. arkistolaitoksen yhteinen asiointisähköpostiosoite arkisto[@]narc.fi ja uusittu palveluhinnasto. Myös paikallisesti on tapahtunut muutoksia: Mikkelin maakunta-arkisto ei enää ota vastaan sukututkimustilauksia luovutetun alueen evankelis-luterilaisista kirkonkirjoista ja maakunta-arkiston tutkijasalinkin aukioloajat muuttuivat.

Mikkelin maakunta-arkiston päätöstä lopettaa luovutetun alueen luterilaisten sukututkimusten tekeminen taustoitettiin blogissa joulukuussa, joten siitä ei tässä sen enempää. Kaikille määräaikaan mennessä tilauksensa jättäneille tiedoksi, että jonossa on nyt vajaat 250 tilausta: kaikkiin vastataan, mutta se ottaa oman aikansa.

Mikkelissä asioivat tulevat huomaamaan, että maakunta-arkiston tutkijasalia on hieman sisustettu uudelleen. Asiakirjasalin vanhat lukupöydät on pyöräytetty uusiin asemiin ja asiakaspäätteille on hankittu uudet pöydät, joiden saapumista tosin vielä odotellaan. Samassa rysäyksessä Karjala-tietokannan tietokoneet siirrettiin mikrofilmisalin puolelle. Aulan seinätkin ovat saaneet uuden maalipinnan.

Vuodenvaihteessa muuttuivat myös Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasalin aukioloajat. Tutkijasalin ovi on viime vuosina käynyt yhä harvemmin – kävijämäärät ovat laskeneet 2000-luvun alun vuosista lähes 40%. Tämä olikin osin syynä muutoksiin, mutta samalla haluttiin myös kuunnella asiakkaiden ääntä: kesällä 2010 toteutetun tutkijasalin asiakaskyselyn vastauksissa moni toivoi, että Mikkelin maakunta-arkisto huomioisi aukioloajoissaan paremmin työssäkäyvät asiakkaat. Tähän on nyt pyritty siten, että arki-iltojen aukioloaikaa on lyhennetty, jotta aukiolo tiistaisin klo 19 asti ja lauantaisin kerran kuussa talvikaudella ovat mahdollisia. Tarkemmat tiedot uusista aukioloajoistamme löytyvät kotisivultamme.

Ensimmäinen tiistai-illan pidennetty aukiolo ei ollut mikään yleisömenestys, mutta toisella kertaa muutama jo uskaltautui viettämään iltaa arkistoon. Jännityksellä odotamme, mitä ensimmäinen lauantai tuo tullessaan. Kyselyissä on aina helppo sanoa tulevansa iltaisin tai lauantaisin, jos se olisi mahdollista. Jos kävijöitä ei kuitenkaan todellisuudessa löydy, joudutaan aukioloaikoja jälleen tarkistamaan.

Anne Hänninen
Ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto

3.1.2011

Blogi uuden vuoden tauolla

Näkökulmia arkistosta -blogi toivottaa kaikille lukijoilleen hyvää alkanutta vuotta! Blogi pitää nyt lyhyen tauon ja palaa uusin aihein viikolla 2.

Arkistolaitos