30.6.2011

Blogi jää kesätauolle

Arkistolaitoksen blogi jää kesätauolle ja palaa takaisin jälleen elokuun ensimmäisellä viikolla. Kiitos kaikille noin 800 lukijallemme kuluneesta kaudesta! Kiitokset myös kesäkuun sidosryhmäkirjoittajillemme.

Kesäisten tutkijasalikäyntien lomassa kannattaa kurkata vaikkapa näihin arkistolaitoksen verkkonäyttelyihin:

1808-1809 - Asiakirjoja sodan Suomesta

Tornionjoki - Väylä valtakuntien välillä

Erkki Raappana - Kenraali ja erämies

1918 - Kansalaissota asiakirjojen kertomana

Arkistot kertovat - näytteitä yksittäisten ihmisten jäljistä arkistossa

Aurinkoista kesää toivottaen,

Arkistolaitos

24.6.2011

Historiantutkijat internetin ihmemaassa

Ruotsalaisen historian professorin Yvonne Hirdmanin palkittu tutkimus ”Den röda grevinnan” kertoo hänen äitinsä elämänvaiheista eurooppalaista taustaa vasten. Hirdman käytti nettiä tutkimusvälineenä, kun hän etsi tietoja äitinsä pitkäaikaisesta miesystävästä Heinrich Kurellasta:

”Metsästän edelleen ja netistä löydän Kurellan – hän suorastaan hyppää silmilleni. Mutta se ei ole Heinrich. Se on Alfred, hänen vanhempi veljensä, syntynyt toukokuussa 1895, kuollut kesäkuussa 1975 Itä-Berliinissä. Onnenkantamoinen siis. Saksalainen kommunisti, joka oli asunut Moskovassa ja jäänyt henkiin, joka on jopa Wikipediassa … Isän nimi oli Hans Kurella. Hänkin on netissä. Hän oli psykiatri, ylilääkäri Briegin mielisairaalassa.”

Itselläni on työn alla vuonna 1801 syntyneen suomalaisen aatelisnaisen Sophie Munsterhjelmin elämäkerta. Luen ja käännän parhaillaan hänen vuonna 1813 pitämäänsä ranskankielistä oppimispäiväkirjaa. Neiti Munterhjelm vietti tuon vuoden Hämeenlinnassa rouva Ahlbergin täysihoitolakoulussa. Päiväkirjan sivuilla vilisee ystävättärien, sukulaisten ja tuttujen nimiä: Gripenberg, Furuhjelm, Nordenswan, Ammilon, Uschakoff. Käännöksen edetessä hyppelen koko ajan myös netissä ja teen hakuja. Löydän Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran Biografiakeskuksen sivuilta helsinkiläisen kauppaneuvos Jegor Uschakoffin elämäkerran. Saan nopeasti selville, miksi juuri hän vilahtaa Sophien päiväkirjassa: Suomen sodan alettua Uschakoff seurasi etenevien venäläisjoukkojen vanavedessä Suomeen ja asettui sodan jälkeen veljensä kanssa aluksi asumaan Hämeenlinnan. Kun naputan Googleen Gripenberg-nimen, löydän Helsingin yliopiston ylioppilasmatrikkelista kiintoisan tiedon siitä, miten pedagogisia opintoja Pestalozzin luona Sveitsissä harjoittanut Odert Henrik Gripenberg perusti ensimmäisen oman oppilaitoksensa, yksityisen internaattikoulun juuri Hämeenlinnaan vuonna 1812. Saman aikaan kaupungissa opiskeli hänen serkkunsa Margareta Charlotta Gripenberg, Sophie Munsterhjelmin koulutoveri. Entä keitä ovat Sophien ystävättäret Johanna ja Elisabeth Nordenswan? Avaan Suomen Sukututkimusseuran HisKi-tietokannan ja naputtelen nimet hakuohjelmaan, josta löydän hetkessä heidän kaste- ja vihkitietonsa.

Internet on aarrearkku, joka on avannut myös ammattitutkijalle mahdollisuuden aivan uudenlaiseen tiedonhakuun: netistä löytyy asioita, joiden olemassaoloa tutkija ei ole osannut edes arvata saatikka kysyä tai etsiä. Pelkkien nimihakujen avulla nuoren tytön päiväkirjan sivut yhdistyvät reaaliajassa tuon ajan poliittiseen, yhteiskunnalliseen, taloudelliseen ja kulttuuriseen historiaan tavalla, joka paperimaailmassa ei olisi ollut mahdollista.

Yksi on kuitenkin vielä tästä joukosta poissa. Missään internethauissa en tule osumia muistiorganisaatioiden luetteloihin tai kokoelmatietoihin. Ne ovat edelleen hankalasti kunkin laitoksen omien sivujen ja monimutkaisten hakuohjelmien takana. Menen arkistolaitoksen sivuille ja testaan Kansallisarkiston VAKKA-arkistotietokantaa. Naputan hakusanaksi ”Gripenberg” ja saan 429 osumaa, joista ainoakaan ei anna suoraa viitettä esimerkiksi Odert Henrik tai Margareta Charlotta Gripenbergiin. Tietokannan puurakenteen takana voi toki piillä kiintoisaa tietoa, mutta sen esiin kaivaminen on hankalaa ja todennäköisesti jotain tärkeää jää paljastumatta, jos en osaa seurata oikeata ”polkua”. Harmittelen, mikseivät vaikkapa arkistoaineistojen kuvailutiedot ole internetissä, jolloin niihin voisi kohdistaa helppoja ja nopeita hakuja samaan tapaan kuin esimerkiksi ylioppilasmatrikkeliin tai Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran elämäkerta-aineistoihin. Jos tällainen haku ja tietojen yhdistäminen olisi mahdollista esimerkiksi arkistolaitoksen aineistojen kohdalla, uskon, että löytäisin ennalta aavistamattomia helmiä, tiedonmuruja ja palapelinpaloja tutkimieni Gripenbergien, Furuhjelmien, Nordenswanien Ammilonien ja Uschakoffien elämästä.

Kirsi Vainio-Korhonen
Professori, Arkistolaitoksen neuvottelukunnan jäsen

17.6.2011

Astialla

Uusi verkkopalvelu Astia herättää toiveita: tervetulleita ovat kaikki välineet, jotka auttavat arkistoaineiston löytämisessä – eritotenkin, kun yhteistyö temppuilevan Vakan ja oikuttelevan Aarteen kanssa on ajoittain ollut kovin takkuista.  Pääsin koeajamaan Astiaa.

Päätin, että kokenut arkiston ja verkon käyttäjä selviää ilman ohjeita ja avasin aloitusnäkymän. Se vakuutti samaa – tämä ei voi mennä pieleen. Aloitusnäkymässä ei näet juuri ollut vaihtoehtoja: se oli tyhjä kuin tallinnalaisen tavaratalon hyllyt neukkuaikaan. Pitkulainen laatikko hakusanoille, kaksi hakutapavaihtoehtoa ja muutamia linkkejä, joista saa apua. Tämä on hyvä asia, tuumin. Aloitus ei säikäytä käyttäjää edellyttämällä montaa valintaa jo lähtöruudussa, ja toisaalta siihen mahtuu lisäämään informaatiota, kun tarvetta ilmenee. Varmasti ilmenee.

Hankalimpia tavoitettavia ovat monenkirjavat yksityiset aineistot, ja laitoinkin Astian näyttämään, mihin se pystyy. Tein ns. relevanssihaun ja hain päiväkirjoja: päiväkirj*. (Hakutavat on nimetty relevanssihauksi ja perinteiseksi hauksi. Olen kovin samaa mieltä arkiston edustajan kanssa siitä, että nimiä tulee vielä miettiä.)

Päiväkirjahakuni tuotti liki 46000 osumaa. Sen voisi arvella olevan melko kattava. Miten käsitellä tällaista ylenpalttisuutta? Miten tarkentaa hakua? Jouduin sittenkin turvautumaan käyttöohjeisiin. Sieltäkään en löytänyt tietoa siitä, miten saan rajattua pois mm. Turun luotsipiirin sumusireenipäiväkirjat, jotka Astiassa näin hakien olivat päällimmäisenä. Olisin halunnut listan vain yksityisaineistoista.

Astia järjestää tulokset hakusanan frekvenssin mukaan: mitä useammin se esiintyy, sitä ylemmäs listalla arkistoyksikkö sijoittuu. Järjestämisen tapa ei äkkiseltään tuntunut tutkijan näkökulmasta kovin hyödylliseltä. Miten opin hakemaan niin, että kannaltani antoisimmat aineistot nousevat listaykkösiksi?  ”Tätäkin hakua oppii käyttämään vain käyttämällä”, kannustettiin ohjeissa. Olisiko mitään nopeampaa tapaa?

Tein vielä (perinteisiä) hakuja kahden hakusanan yhdistelmillä tavoitellen tietyn alueen, aikakauden tai viranomaisen asiakirjoja ja koin monia ihmetyksen tuokiota: Miten kummassa saan tällaiset tulokset? Vaihdoin hakusanojen keskinäistä järjestystä päätyen tismalleen samaan tulokseen.

Aloin ihmetellä, miten ja mihin tarkoitukseen Astiaa kuuluisi käyttää. Astian omin sanoin tavoite on ”ohjeistaa käyttäjää mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti”. Astia lupaa löytää kaiken Vakkaan luetteloidun aineiston niin, että käyttäjä voi tehdä niihin kohdistuvia asiakirjatilauksia - oikein. Astiaa käyttämällä eliminoituu koko joukko käyttäjälähtöisiä ongelmia kuten väärin ja epätäsmällisesti täytetyt tilauslomakkeet. Epäilemättä me kaikki hyödymme siitä.

Astian luvataan myös olevan uusi tapa hakea aineistoa. Tämä piti paikkansa. Uusi hakutapa tuotti uudenlaiset osumat. Kaltaisellani vanhalla käyttäjällä riittää vielä tekemistä niiden tarjoaman informaation hyödyntämisessä ja käyttömahdollisuuksien oivaltamisessa.

Astiasta on linkki arkistotietokanta Vakkaan. Se toimi hyvin ja oli tarpeen. Aloin katua Vakkaan kohdistamiani äkäisiä moitteita. Itse asiassa Vakka on looginen ja selkeä.  Se on tuttu ympäristö, jonka toimintaperiaatteet ymmärsin.  Olen aivan ilmeisesti käyttänyt sitä tarpeeksi.

Marianne Junila
FT, dosentti, Oulun yliopisto

Oulun yliopisto on arkistolaitoksen kumppani.

10.6.2011

Onko tieto-taitomme elinkaari hallinnassa?

Joka vanhoja muistelee, sitä tikulla silmään. Uskallan uhmata vanhaa suomalaista sananlaskua ja palata toukokuuhun 2010 ja erityisesti Jyväskylässä pidettyihin Arkistopäiviin. Päivien teemahan oli muutos ja muutosjohtaminen arkistotoimessa ja asiakirjahallinnossa. Päivillä kuultiin monta mielenkiintoista esitystä ja erityisesti itse palaan usein aiheisiin, joita käsiteltiin toisena päivänä otsikon ’Tietoa, taitoa ja teoriaa – muuttuvaan professioon kouluttaminen’ alla.

Koulutuspuolen edustajana mietin usein, pystymmekö vastaamaan joustavasti Arkistopäivilläkin pohdittuihin ammattitaidon elinkaaren hallintaan liittyviin haasteisiin. Tuottaako järjestelmämme oikeanlaisia ammattilaisia työelämän tarpeisiin vai monistammeko samanlaisia ammattilaisia kuin ennenkin on tehty? Ovatko opiskelijat valmistuttuaan moniosaajia vai asiantuntijoita erikoistuneena oman kiinnostuksensa mukaan kapeallekin sektorille? Pystymmekö tarjoamaan ammattitaidon elinkaaren koko ajalle oikeanlaista päivittävää tietoa ja taitojen lisäämistä? Viimeksi eilen olin tilanteessa, jossa keskusteltiin, mitä kaikkea tulisi osata ja tietää, että on edellytykset toimia asiakirjahallinnan ja arkistoinnin tehtävissä.

On hallittava tietotekniikka, lait ja asetukset, asiakaspalvelu, suunnittelu, johtaminen, tietoturva, logistiikka, talousasiat ja vielä monta muuta aluetta. Samassa keskustelussa pohdimme myös sitä, että missä ammattitaidon elinkaaren vaiheessa tulisi olla minkäkin syvyiset tiedot aiheista ja syventyvätkö tasot automaattisesti työn ohessa. Aloitammeko uramme ns. yleistiedoilla ja erikoistumme vasta työuramme kehittyessä vai pyrimmekö heti tuottamaan mahdollisimman monipuolisen toimijan työelämään? Molempia tarvitaan, koska kaikki ympärillämme kehittyy huimaa vauhtia ja tämä aiheuttaa, että emme voi jäädä myöskään tällä alalla johonkin tiettyyn hetkeen paikallemme ja elää niin kuin on ennenkin eletty. Ihannetila olisi varmaan jonkinlainen jokaiselle erityisesti räätälöity nonstop-muotoinen koulutus koko työssäolon ajan.

Asiakirjoja ja asioita käsitellään kaikissa työtehtävissä. Sähkömiehillä on sähköpiirustuksensa ja kirjanpitäjillä tilikarttansa. Jo ammattiin valmistavissa peruskoulutuksissa tulisi käsitellä luontevasti koulutettavan ammattialan näkökulmasta asiakirjojen merkitystä, niiden eheyttä, käytettävyyttä ja säilyttämistä. Erityisesti johtotehtäviin koulutettaessa tulisi myös asiakirjahallinnan perusteisiin ja teoreettiseen taustaan kiinnittää laajempaa huomiota.

Mikkelissä aloitettiin vuonna 2005 kouluttaa sähköiseen aineistonhallintaan ja arkistointiin lähinnä kuntien ja julkishallinnon arkistoissa ja asianhallinnassa työskenteleviä henkilöitä. Koulutus on järjestetty ammatillisina erikoistumisopintoina täydennyskoulutusperiaatteella. Koulutuksen tulokset ovat olleet hyvät ja koulutus kiinnosti ja on kiinnostanut edelleen laajaa joukkoa, nyt myös yritysten henkilöstöä. Sähköistymisen kehitys innoitti kehittämään koulutusta tutkintoon johtavaksi koulutukseksi ja niinpä vuonna 2008 aloitettiin Suomen ensimmäinen Sähköisen asioinnin ja arkistoinnin koulutusohjelma tällä Mikkelissä. Tutkinto johtaa ylempään ammattikorkeakoulututkintoon. Koulutuksen painopistettä laajennettiin siis sähköisen asioinnin alueelle: sähköisesti tallennettu tieto on myös saatava tarkoituksenmukaisesti käyttöön. Koulutuksen kehittämisessä ovat olleet kumppaneinamme mukana kaikki Mikkelin arkistotoimijat, erityisesti Mikkelin maakunta-arkisto.

Myös toisen asteen ammatillinen koulutus on heräilemässä sähköisen aineistonhallinnan haasteisiin. Parhaillaan suunnitellaan dokumentoijan ammattitutkintoa. Tämä tutkinto valmistaa opiskelijan lähinnä erilaisen aineiston käsittelyyn, metatietomaailmaan ja –määrityksiin sekä aineiston digitointiin. Koulutus paikkaa omalta osaltaan sähköistymisen elinkaaren ketjun tarpeita ja mahdollistaa sähköisen aineiston erilaisia uudelleen käytön tapoja ja mahdollisesti uusia palveluja tallennetusta tiedosta.

Mitä vielä tarvitsemme? Näillä toimenpiteillä saamme jo nuoret ja aikuiset käytännön koulutukseen mukaan, mutta löytyisikö rahoitusta laajentaa arkistotieteen tutkimusta? Erityisesti kaipaisin sitä sähköisen säilyttämisen osalle, kuka ottaa haasteen vastaan? Ja tietysti toivon sitä tänne Mikkeliin.

Olemmepa opiskelemassa tai työelämässä, nyt on aika nauttia Suomen kauniista kesästä ja kerätä voimia tuleville työjaksoille. Kaikki siis kesälaitumille, hyvää ja rentouttavaa kesää.

Tavataan vaikka Kuntamarkkinoilla syyskuussa digitalMikkelin osastolla ja keskustellaan koulutuksesta.

Mirja Loponen
Kehittämispäällikkö, Mikkelin ammattikorkeakoulu
Development Manager, Mikkeli University of Applied Sciences

Mikkelin ammattikorkeakoulu tarjoaa sähköisen asioinnin ja arkistoinnin koulutusta.

3.6.2011

Tutkijan taivaassa

Arkistolaitos on päättänyt laajentaa bloginsa kirjoittajakuntaa sidosryhmiinsä ja asiakkaisiinsa. Minulla on ilo ja kunnia kirjoittaa ensimmäisenä yliopistoyhteisön edustajana. ”Arkistolaitoksen tärkein sidosryhmä on tiedeyhteisö”, kehitysjohtaja Jaana Kilkki totesi uuden avauksen osuviksi perusteluiksi.

Blogini syntyy työhuoneessani Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuksella. Joensuun maakunta-arkistoon ei ole matkaa Agora-rakennuksen ulko-ovelta kuin muutamia kymmeniä metrejä. Mikä ihanteellinen tilanne yliopiston ja arkistolaitoksen yhteistyön kannalta! JoMA:n johtaja Jarno Linnolahti toivotti minut heti tervetulleeksi, kun hän syksyllä 2003 näki minun tulevan ensi kerran uuteen työpaikkaani. Siitä lähtien yhteistyömme on ollut säännöllistä ja mutkatonta.

Jo kirkkohistorian gradua 1970-luvun puolivälissä kirjoittaessani hyödynsin silloisen Valtionarkiston aineistoja, erityisesti suomalaisen puolueen arkistoa ja piispa O. I. Collianderin yksityisarkistoa, jonka avautumisen vuonna 1975 panin ilmeisesti ensimmäisenä merkille. Asiakassuhde laajeni yhteistyösuhteeksi, kun toimin 1980-luvun lopulta lähtien Suomen kirkkohistoriallisen seuran sihteerinä ja toin uusia kokoelmia seuran arkistoon. Sittemmin olen tutkijana käynyt läpi muun muassa senaatin kirjediaareja ja tilannut niiden avulla asiakirja-akteja luettavakseni.

Kansallisarkistossa ja eri maakunta-arkistoissa minua on aina viehättänyt kiireettömyyden ilmapiiri ja ystävällinen palvelu. Oulun Diakonissakodin alkusuosikymmenten historian Palvelun poluilla Pohjois-Suomessa (2001) saatesanoissa kirjoitin: ”Oulussa olen viettänyt eniten aikaa maakunta-arkistossa, jota en arastele kutsua sen yleisen ilmapiirin ja henkilökunnan palvelualttiuden johdosta tutkijan taivaaksi.”

Kirjoittaessani vastaavaa osuutta Kuopion – Oulun hiippakunnan historiaa 1850 – 1939 käsittelevään tutkimukseeni Pohjoinen hiippakunta (2009) saatoin todeta, että OMA oli vain vahvistanut asemansa ”tutkijan taivaana” säännöllisillä Oulun-vierailuillani. Yhtä lailla olin nauttinut mahdollisuudesta päästä Joensuusta käsin tekemilläni Helsingin-matkoilla edes muutamaksi tunniksi työskentelemään Kansallisarkistossa, mistä halusin kiittää sen ystävällistä henkilökuntaa.

Arkistolaitoksella on myös inhimilliset kasvot. Olen saanut iloita Oulun maakunta-arkiston emeritusjohtajan Samuli Onnelan ystävyydestä ja tuesta 1990-luvun alusta saakka. Yhteistyö on jatkunut myös nykyisen johtajan Vuokko Joen aikana. Tämän hetken suunnitelmiin kuuluu esi-isäni, Säräisniemen kappalaisena kuolleen Henrik Schwartzbergin 200-vuotissyntymäpäivän huomioiminen kuukauden asiakirja
-näyttelyssä. OMA:oon on talletettu niin isäni rovasti Lauri Mustakallion arkisto kuin omaakin aineistoani, joka on jo rajoituksetta käytettävissä ja tulee vuosien myötä täydentymään.

Joensuun maakunta-arkiston käyttöön olen yhdessä Jarno Linnolahden ja tutkija Pekka Kauppisen kanssa johdattanut myös omia opiskelijoitani. Viime kesänä JoMA:oon talletettiin vuosia kestäneiden valmistelujen jälkeen nykyisen Kuopion tuomiokapitulin arkisto 1970-luvun lopulle saakka. Se mahdollistaa uusien teemojen antamisen kirkkohistorian opiskelijoille ja minullekin – ainakin joskus - vetäytymisen ”tutkijan taivaaseen”.

Hannu Mustakallio
Itä-Suomen yliopiston kirkkohistorian professori, Joensuu

Kirjoittaja on arkistolaitoksen neuvottelukunnan jäsen.