27.1.2012

Arkistolainen – ja ylpeä siitä!

Muistatko nähneesi arkistonhoitajan romanttisen elokuvan ensirakastajana tai toimintaraidan sankarina? Niin, en minäkään. Arkistonhoitaja ei taida olla sankariaineista, mikäli elokuvien ja kirjallisuuden tarjontaan on uskominen. Mieluummin yleisö seuraa poliisien, lääkärien tai jopa arkeologien edesottamuksia. Arkistonhoitaja on pikemminkin antisankari, joka filminauhalle tai kirjanlehdille päädyttyään esittelee juhlallisesti kansallisaarteena Lasse Virenin harjoittelukalsareita (Ketolan ja Myllyrinteen sketsissä) tai toilailee kärttyisenä ja naisia vihaavana vanhana poikana (Waltarin näytelmässä Rakas lurjus). Jopa ruotsalaistutkimus on osoittanut että arkistonhoitaja ei pärjää lääkäreille tai opettajille seksikkyydessä, mikä edellisten mielikuvien valossa ei tietysti ole yllätys.

Mediaa arkistonhoitajan tekemiset eivät liiemmin kiinnosta. Valtakunnan uutisissa arkistonhoitaja saattaa kommentoida tyylikkään pidättyvästi kadonneita tai löytyneitä asiakirjoja, tai sitä miksei poliitikkojen salassa pidettäviä henkilötietoja anneta toimittajien reposteltavaksi. Sukututkimusohjelmat tekevät totiseen julkisuuskuvaan ilahduttavan poikkeuksen. Julkkiksen esi-isiä etsittäessä arkistojen aarteet näyttäytyvät kiehtovassa valossa ja arkistonhoitajan työ alkaa houkutella katsojaa. Sylkykuppina arkistonhoitaja saa puolestaan olla silloin, kun häntä internetin keskustelupalstoilla syytetään asiakirjojen pimittämisestä tai jopa tahallisesta hävittämisestä.

Arkistoissa työskentelee melkoinen joukko ammattilaisia: arkistonhoitajia ja arkistosihteereitä, asiakirjahallintopäälliköitä ja tietopalvelusihteereitä, asianhallintasihteereitä ja tiedonhallinta-asiantuntijoita, tutkijoita, ylitarkastajia ja toimistosihteereitä, konservaattoreita ja arkistomestareita. Ammattinimikkeiden kirjo kertoo jo jotain työn ja tehtävänkuvien vaihtelevuudesta

Mielikuva harmaasta ja arasta arkistohiirulaisesta, jolle ammattistereotypioissa vetää vertoja vain nutturapäinen ja kimittävä kirjastonhoitaja, on kuitenkin menneen talven lumia. Arkistonhoitajan tai tiedonhallinta-asiantuntijan täytyy olla neuvottelutaitoinen moniosaaja, joka hallitsee parhaimmillaan vanhat käsialat, julkisuuslainsäädännön, sähköisen säilyttämisen periaatteet ja paljon muuta. Sähköinen toimintaympäristö asettaa työlle yhä suuremmat vaatimukset; on eAMSia, prosessikuvausta, järjestelmien yhteensovittamista ja kokonaisarkkitehtuurin hallintaa. Tiedon helppo löytyminen ja käytettävyys ovat organisaation toiminnan elinehto. Samaan aikaan toisen jalan pitäisi olla tukevasti vanhassa paperiarkistossa ja taitaa senkin moninaiset niksit.

Harmillisen usein myös viraston johto pitää vanhaa mielikuvaansa arkistotyöstä edelleen ajantasaisena, mistä johtuen moni arkistonhoitaja pinnistelee pystyäkseen hoitamaan muiden töiden ohessa myös asiakirjahallinnan tehtävänsä ammatillista itsetuntoa tyydyttävällä tavalla. Myöskään arkistolainen itse ei saisi syyllistyä työnsä ja ammattinsa vähättelyyn. Vai onko sanassa arkisto jotain noloa ja hävettävää? Kukas sen kissan hännän nostaa, jos se itse sen piilottaa?

Mistä sitten keski- tai matalapalkkainen asiakirjahallinnan asiantuntija löytää motivaation päivittäiseen työhönsä? Omituinen kysymys, eihän tässä nyt ihan mitä tahansa huttua hämmennetä vaan vaalitaan kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä! Asiakirjojen todistusvoimaisuus mahdollistaa paitsi niistä tehtävän tutkimuksen myös yksityisen kansalaisen oikeusturvan. Julkisuusperiaate ja tietosuoja ovat arkistolaisen sydämen asioita. Tässä ollaan paljon vartijoita, sillä käsissä on aarre, josta huolehtiminen ja käyttöön antaminen on sekä yksilön että yhteiskunnan näkökulmasta tärkeää.

Ja löytyy niitä esimerkkejä elokuvien seksikkäistä arkistonhoitajistakin, vai mitä tykkäätte National treasure -elokuvan arkistonjohtajaa esittävästä Diane Krugerista?

Minna-Liisa Mäkiranta
Ylitarkastaja, Joensuun maakunta-arkisto

24.1.2012

Kuulumisia Hämeenlinnasta

Vuoden vaihde tuo aina tullessaan muutoksia toimintaan. Viime viikon blogissa kerrottiin Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteen tutkijasalin sulkemisesta ja aineistojen siirrosta Rauhankadun arkistomakasiineihin. Tutkijasalitoimintojen keskittäminen Helsingin seudulla ja siihen liittyvät laajat aineistosiirrot ovat vaatineet pitkäjänteistä suunnittelua.

Tutkijasalipalveluiden ja tilankäytön tehostamista painotettiin Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen suunnittelussa muutama vuosi sitten.  Pitkäjännitteisestä suunnittelusta ja toteutuksesta kertoo jo se, että Rauhankadun ja Siltavuorenkadun toimipisteistä siirrettiin ensimmäiset aineistosiirrot Hämeenlinnan maakunta-arkistoon  syksyllä 2010 ja viime vuoden keväällä siirtourakka jatkui niin, että kaikkiaan yli 9 kilometriä aineistoja siirrettiin Hämeenlinnan maakunta-arkistoon. Suuri osa aineistoista on Uudenmaan läänin alueella toimineiden viranomaisten arkistoja, kuten Uudenmaan lääninhallituksen arkisto. Mutta mukaan mahtuu myös koko Suomea koskevia aineistoja kuten tuomiokirjojen ns. renovoidut eli puhtaaksi kirjoitetut kappaleet vuodesta 1871 alkaen, maa- ja metsätalousministeriön asutusasiainosaston (ASO) arkisto ja maatalouslaskenta-aineisto, josta tutkija saa tietoa maatiloista separaattorien ja karviaismarjapensaiden tarkkuudella, kuten viime vuoden huhtikuun blogissa on yksityiskohtaisemmin kerrottu.

Viime vuoden aikana saatiin myös toteutetuksi kaikki näihin siirtoihin liittyneet Vakka-arkistotietokannan vaativat muutostyöt. Tämä tarkoittaa sitä, että nyt esimerkiksi siirrettyjen aineistojen oikeat sijoituspaikkatiedot löytyvät Vakka-arkistotietokannan ja Astia -tutkijasalikäyttöliittymän hakujen avulla.

Maakunta-arkistoomme on siirretty myös kentältä eli valtion piiri- ja paikallisviranomaisilta runsaasti uutta aineistoa viime vuoden aikana. Yli 50 eri viranomaisarkistoa on siirretty maakunta-arkistoon. Ajallisesti aineistot sijoittuvat pääsääntöisesti 1960 -luvulle ja määrällisesti niitä on yli 1300 hyllymetriä.

Aukioloaikoihin on myös tullut joitakin muutoksia vuoden alusta lähtien. Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasali on avoinna maanantaista perjantaihin kello 8.00-16.00. Talvikaudella ja tulevalla syyskaudella päivystämme keskiviikkoisin ja torstaisin kello 16.00- 18.00. Lisäksi niin sanottuja pitkiä iltoja eli päivystys kello 16.00-20.00 on keskiviikkoisin ja torstaisin pääsääntöisesti kuukauden ensimmäisellä kokonaisella viikolla.  Aikaisemmat aukioloaikamme tunteva varmaan huomaa, että aukiolotuntimäärät tulevat aavistukset laskemaan, mutta näin olemme voineet järjestää asiakkaiden toivomia nk. pitkiä iltoja aikaisempaa enemmän. Näiden määrä lähes kaksinkertaistuu. Kaikkien toimipisteiden kohdalla tarkat aukioloajat on syytä tarkistaa Arkistolaitoksen kotisivuilta tai soittamalla kyseiseen toimipisteeseen aina ennen vierailua.

On syytä myös muistuttaa, että viimeiset asiakirjatilaukset tulee jättää kello 15.00 mennessä tai tilata ne etukäteen sähköpostilla tai soittamalla maakunta-arkiston vaihteeseen.

Kansallisarkiston ja Hämeenlinnan maakunta-arkiston yhdessä järjestämät XXIII Pohjoismaiset Arkistopäivät kokoaa yhteen pohjoismaalaiset alan ammattilaiset toukokuun lopulla (23.-25.5.2012). Aiheesta lähemmin 28.10.2011 blogikirjoituksessa. Arkistopäivien aikana tutkijasalin aukioloaikoihin tulee joitakin muutoksia. Tarkemmat aukioloajat ilmoitetaan kotisivuilla lähempänä tilaisuuden ajankohtaa.

Tervetuloa tutkimaan vanhempia ja uusia aineistojamme ja toivottavasti arkistoalan ammattilaiset kokoontuvat sangoin joukoin toukokuussa Hämeenlinnaan.

Susanna Taipale
ylitarkastaja, tietopalvelun vastuualue
Hämeenlinnan maakunta-arkisto

13.1.2012

Sörnäisten toimipisteen aineistot tutkittavissa nyt Kansallisarkiston päärakennuksessa


Kansallisarkisto on vuoden alusta alkaen keskittänyt tutkijasalipalvelunsa Rauhankadun päärakennukseen. Sörnäisissä Työpajankadulla sijainnut tutkijasali sulki ovensa ennen joulua.

Syynä tutkijasalien keskittämiseen oli mahdollisimman toimivan palvelun tarjoaminen asiakkaille samalla kun asiakaskäyntien määrät vähenevät ja laitoksen henkilöresurssit supistuvat. Keskittämisen ansiosta Rauhankadun tutkijasali pystytään pitämään nyt auki entiseen tapaan.

Aineiston käytöstä Rauhankadulla on pyritty tekemään mahdollisimman joustavaa siirtämällä Sörnäisistä Rauhankadulle yhteensä kuusi hyllykilometriä käytetyintä puolustushallinnon aineistoa. Aineistosiirroista huolimatta iso osa puolustushallinnon aineistosta on edelleen fyysisesti Sörnäisten toimipisteessä, josta sitä tutkijoiden tilausten mukaan kuljetetaan kerran päivässä Rauhankadulle. Maksimissaan voi tilata kuusi arkistoyksikköä. Käytäntö on ollut jo vuosikausia sama Siltavuoren toimipisteestä Rauhankadulle toimitettavan aineiston suhteen. Tutkijoilta tämä vaatii aikaisempaa tarkempaa ennakointia, mitä aineistoa hän haluaa tutkia.

Tilausedellytykset onneksi kuitenkin paranevat koko ajan, sillä seuraavien muutaman vuoden aikana viimeinenkin osa Mikkelissä kunnostettavasta sodan ajan huonokuntoisesta aineistosta saadaan asianmukaisesti luetteloitua.

Päivystyshenkilökunnan osaaminen säilyy hyvällä tasolla, sillä Sörnäisistä tutkijasalin päivystäjiä on siirtynyt Rauhankadun asiakaspalveluun. Muutoksen ehdottomasti paras puoli on, että nyt koko puolustushallinnon aineisto on tilattavissa samalta tiskiltä kuin muukin arkistoaineisto. Rauhankadullahan on jo ennen Sota-arkiston liittämistä Kansallisarkistoon ollut useita sotahistoriantutkijoiden käyttämiä yksityisarkistoja.

Aineistojen tilaaminen on nyt myös aiempaa helpompaa, kun arkistoja voi tilata käyttöönsä sähköisen tilauspalvelun avulla. Suunnitelmien mukaan vuoden 2012 aikana vahvan tunnistautumisen avulla jokainen asiakas voi lisäksi tilata arkistolaitoksen tutkijasaleihin aineistoa kotikoneeltaan etukäteen.

Kansallisarkiston tietopalvelun puolesta toivotan kaikki Sörnäisten toimipisteen entiset asiakkaat tervetulleiksi myös Rauhankadulle. Palautetta palveluistamme voi antaa osoitteeseen arkisto@narc.fi tai henkilökohtaisesti etunimi.sukunimi(at)narc.fi

Mikko Karjalainen
Kehittämispäällikkö
Kansallisarkisto, tietopalvelun vastuualue