27.4.2012

Tempora mutantur

"Ja äiti voi sitten kirjoittaa koneelle reseptejään!", minä perustelin. Molemmat vanhemmat katselivat minua mietteissään. Tosiasiassa koko ajatus ruokareseptien hallinnasta varsin hinnakkaalla kotimikrolla tuntui hölmöltä, mutta jotain minun oli keksittävä. Laitteita oli ollut markkinoilla jo hetken ja kaikkein haluttavin niistä oli paksua lankkua muistuttava VIC-20. Elettiin vuotta 1982, minä olin kolmetoista ja välittömästi perusteluiden jälkeen aloin pelätä, että äiti todella alkaisi käyttää konetta reseptiensä tallentamiseen.

Myöhemmin kävi ilmi, että huoleni oli ollut turha: ainoatakaan reseptiä ei laitteella tallennettu ja sain pitää koneen kokonaan itselläni. Eipä kukaan olisi edes tiennyt miten tallennus tapahtuu. Laitteen mukana saadut manuaalit luin vasta viikkoja käyttöönoton jälkeen. Sitä ennen sen yhden ainoan mukana tulleen pelin pelaaminen ja kirjainten näkyminen TV-ruudulla näppäimen painalluksen jälkeen tuottivat suunnatonta riemua. Kotimikrojen hyötykäytön ollessa 80-luvun alkupuolella vielä varsin olematonta, oli tietokoneiden esiinmarssi alkanut valtionhallinnossa niinkin aikaisin, kuin 60-luvun puolessa välissä. Oman toiminnan keskittyessä viihteeseen, olivat ensimmäiset suurtietokoneet alkaneet rouskuttaneet bittejä mm. KELAlle ja verohallinnolle jo kauan ennen syntymääni.

Vaikka tietotekniikaa jo hyödynnettiinkin, ei sitä vielä 70-luvun lopulla esimerkiksi opetustilanteissa käytetty juuri lainkaan. Valtiovarainministeriön järjestelyosaston ja Valtion koulutuskeskuksen vuonna 1977 julkaisema Opetusvälineet -opas on suorastaan hellyttävää luettavaa nyt jo vanhentuneine välineineen kuultokuvista pintaheittimiin. Vuonna 1984 tietotekniikkaa käyttäviä palkansaajia oli Suomessa 332 000 henkilöä ja asiaa oli alettava tarkastella myös työsuojelullisista näkökohdista. Toimihenkilö- ja Virkamiesjärjestöjen Keskusliiton vuonna 1986 julkaisema Ihmisläheinen näyttöpäätetyö -opas tuo esille päätetyöskentelyn terveyshaittoja, joista yhtenä huolenaiheena mainitaan mahdolliset raskauden aikaiset häiriöt ja perimävaarat. Hieman lievempinä seurauksina mainitaan mm. tuki- ja liikuntaelinten vaivat. Kehon taivuttelu uudenlaiseen työhön ei ollutkaan niin yksinkertaista.

Tietotekniikan taistelurintama saavutti ensimmäisen työpaikkani Sota-arkiston 90-luvun puolivälissä, kun sen kirjaamo sai oman vaaleanharmaan linnunpönttönsä. Toki tietokoneita oli nähty jo vuosia aiemmin, mutta työasemat olivat harvojen ja valittujen ulkopuolisissa projekteissa työskentelevien käytössä. Vuonna 1997 päättyi eräs 12 vuotta aiemmin aloitettu projekti, jossa kahden vuoden aikana syötettiin yhteensä 94 000 henkilön tiedot tietokantaan kahta MikroMikko -työasemaa hyväksikäyttäen. Tuloksena syntyi Suomen sodissa 1939-1945 menehtyneiden tietokanta. Mielenkiintoisena anekdoottina kerrottakoon, että projektin alkuvaiheessa tietojen ”julkaisualustaksi” suunniteltiin moniosaista kirjasarjaa. Nopean tietoteknisen kehityksen myötä tarjoutuneet uudet mahdollisuudet vaativat muutosta myös ajattelutavoissa ja suhtautumisessa.

Vielä 90-luvun alkupuoliskolla kortistolaatikot kolisivat ja paperiset luettelot kahisivat arkistolaitoksen toimipisteissä aineistoa hakevien hyppysissä, eikä muusta juuri tiedetty. Vakiasiakkaiden ja asiakaspalvelussa työskentelevien välille saattoi syntyä kiinteä ja pitkä suhde, kun vuosikymmenestä toiseen tutkijasalissa uurastanut tutkija oli ollut vieras jokaisena aukiolopäivänä. 90-luvun puolivälissä tutut äänet saivat seurakseen muovisen näppäimen naksahduksen. Arkistotietokanta siirtyi Internetiin, tarjoten asiakkaille täysin uusia mahdollisuuksia. Tämä lienee osaltaan vaikuttanut asiakaskunnan rakenteen muuttumiseen.

Kortistolaatikot eivät ole täysin vaienneet, mutta suurin osa etsitystä tiedosta tulee jo salamannopeasti lankoja pitkin silmiemme eteen. Käsittämättömän paljon on tapahtunut käsittämättömän lyhyessä ajassa ja tapahtuu edelleen. Arkistolaitos kehittää jatkuvasti sähköisiä palveluitaan ja seuraava asiakkaan kannalta kiinnostava askel on 7.5.-18.5. toteutettava Astia-verkkopalvelun käyttöönottoprojektin pilotoinnin toinen vaihe. Tällöin tutkijasalilainojen ja käyttölupien lisäksi kotikoneelta voi tehdä myös asiakirjajäljenne- ja selvitystilauksia.

Mikä tahansa meitä tulevaisuudessa odottaakin niin toivoa sopii, että kehitys on hyväksemme. Vaikka vuosien kultaamaan menneisyyteen ei ole pääsyä, voi sinne kuitenkin turvallisesti kurkata. Waybackmachine muistaa miltä näyttivät arkistolaitoksen sivut joulukuussa 1998.

Kansallisarkiston sörnäisten toimipisteen kellarista löytynyt,
20kg painava Compaq Portable 386 "kannettava" vuodelta 1987.
Näytöllä muinainen tekstinkäsittelyohjelma TEKO.


Kare Salonvaara
Suunnittelija, Kansallisarkisto

20.4.2012

Arkistonmuodostus Nyt?

Kolme kuukautta sitten pohdin viime töikseni entisessä työpaikassani tietojärjestelmien arkistonmuodostussuunnitelma-asioita; prosesseja, jotka eivät pysy yhden tehtäväluokan sisällä vaan tekevät hyppyjä muihin luokkiin; asiakokonaisuuksia, joiden metatietoja tulisi voida hyödyntää muiden asiaryhmien ohjaustietona; tehtäväluokituksen painotuksia; käyttäjäystävällisyyttä, käyttäjien vaihtelevia näkökulmia aineiston käyttöön ja heidän odotuksiaan toimivalta asiakirjahallinnalta.

Asiankäsittelyjärjestelmissä arkistonmuodostussuunnitelmalla on haaste pysyä kaiken tämän perässä ja työkalut suunnitelman ylläpitoon ovat vielä kauniisti sanottuna perinteisiä. Mallinnamme prosesseja yksiulotteisesti tehtäväluokkaputkeen, vaikka tehtävät usein oikeassa elämässä muodostavat verkostoja. Suuntaamme näkökulman yhteen tehtäväluokkaan, vaikka toiminnan seurannan tarpeita tulee useammalta suunnalta. Ja asiakirjahallinto ylläpitää AMS-tietoja naputtamalla ja monistamalla niitä taulukosta toiseen ja taulukoiden sisällä tai kokonaan uuteen muotoon.

Nämä mietteet välähtelevät toisinaan mieleen täällä Jyväskylän maakunta-arkistossakin. Viimeksi aihepiiriä käsiteltiin eilen maakunta-arkiston sähköisen asiakirjahallinnan koulutuksessa, ja mielenkiintoista on arvioida parhaillaan muodostuvia sähköisiä aineistoja arkistolaitoksen tulevaisuuden tietopalvelun kannalta. Arkistolaitoksen aineistonhallinnan ja tietopalvelun välineet ovat sähköistyneet, mutta varsinaiset sähköiset arkistot eivät vielä ole täällä. Järjestelmissä tuotettuja, paperille siirrettyjä arkistoja löytyy tietysti runsaasti ja digitoitua tietoakin paljon. Näiden aineistojen luonteelle on kuitenkin tyypillistä se, että lopputuloksessa näkyy takautuva arkistonhoitajan kädenjälki ja arkistolaitoksen panostus hakemistoihin ja tutkijapalveluun.

Asiakirjahallinto luo puitteet sähköiselle arkistonmuodostukselle, mutta asiankäsittelyjärjestelmissä muodostuvat arkistot heijastavat jatkossa myös järjestelmien käyttäjien näkemyksiä, valintoja ja viitseliäisyyttä. ’Sarjojen’ virtaviivaisuus ja kattavuus muodostuvat tai jäävät muodostumatta heidän toimintansa tuloksena. Järjestelmiin liittyvät systemaattisuutta luovat ominaisuudet kuten osoitekirjat, valmiit lomakkeet, koodistot tai toimintatavat ja ennen kaikkea se miten niitä on hyödynnetty, vaikuttavat niin ikään tiedonhaun tuloksiin ja monipuolisuuteen. Voi tosin olla, että hyvän tiedonhaun tuntomerkitkin määrittyvät jossain kohtaa uusiksi.

Selvitykset järjestelmien käyttöönotoista, kuvaukset toimintaperiaatteista ja uurastukset arkistonmuodostussuunnitelman rakentamiseksi alkavat olla tuttuja artikkeleista ja seminaareista, mutta vähemmän on kuultu arjesta, jossa järjestelmät ovat olleet jo hyvän aikaa tuotantokäytössä. Ensimmäinen polvi asiankäsittelyjärjestelmiä (ja muutakin sähköistä aineistonhallintaa) on sen ikäistä, että kokemusta sähköisestä arkistonmuodostuksesta on kertynyt yllin kyllin. Ennen kuin rynnätään tekemään seuraavaa vaihetta, olisi seurannan paikka: toimivatko nykyiset rakenteet ja opit?


Päivi Rossi
Ylitarkastaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

13.4.2012

Tuttavuutta tekemässä

On hienoa tuntea onnistuneensa. Kun joitakin hetkiä aikaisemmin kohtaamani uninen ja kovin vaitelias koululaisryhmä herää eloon ja esittää kysymyksiä laidasta laitaan, nuorissa tapahtunut muutos tuntuu kieltämättä hyvältä. Olen mitä ilmeisimmin onnistunut osoittamaan, että myös arkistossa voi viihtyä ja että menneisyyden tutkimisesta voi oikeasti innostua. Samalla esitän mielessäni toivomuksen, että viekää viestiä eteenpäin ja kertokaa muillekin, että arkiston kynnys on matala.

Esittelykierrokselle lähtiessäni mielessäni on lista perusasioista, joista haluan vieraille kaikissa tapauksissa kertoa. Valmistautumiseeni vaikuttavat tiedot ryhmän koosta, ikärakenteesta sekä harrastuneisuudesta historian ja asiakirjojen parissa. Käytettävissä olevan ajan määrä ratkaisee paljon esittelyn laajuudesta. Toki mietin etukäteen myös vierailun motiiveja. Aikuisten vierailussa lähtötilanne on yleensä tässä mielessä toisenlainen kuin mitä se on vaikkapa koululaisten kanssa. Aikuiset ovat harvemmin täällä opettajansa pakottamana, vaan pikemminkin oman kiinnostuksensa vauhdittamina.

Mitä sitten arkistosta ja asiakirjoista kerromme? Olivatpa vieraamme ketä tahansa, heille kerrotaan perustiedot arkistolaitoksen organisaatiosta ja tehtävistä. Esittelyn tämän osuuden laajuus vaihtelee herkästi vieraan kiinnostuksen mukaisesti. Myös kerrottaessa meille toimitetuista asiakirjoista, painotukset voivat olla vieraiden toiveiden vuoksi hyvin erilaisia. Kirkkohistorian opiskelijoille kerromme heidän oppiaineensa kannalta keskeisistä kirkollishallinnon ja seurakuntien asiakirjoista laajemmin kuin mitä samoista asiakirjoista kerromme esimerkiksi kylähistoriaa valmistelevalle työryhmälle. Asiakirjojen julkisuuskysymykset nousevat esille kaikkien vierailujen yhteydessä. Työvälineet asiakirjojen etsimiseksi saavat luonnollisesti esittelynsä, samoin kuin arkiston tarjoamat puitteet asiakkaiden omatoimiselle tutkimustyölle.

Arkisto voi olla vieraillemme täysin vieras ja uusi kokemus. Asetelma on eduksi, jos se ruokkii uteliaisuutta. Molempia osapuolia palkitsevan vuorovaikutuksen kehittymiselle on silloin erityisen otolliset olosuhteet. Aina ei näin ole, vaan sopiva tunnelma kehittyy hitaammin. Keskustelun ohjaaminen vierailijoille läheisiin asioihin vapauttaa yleensä kielenkannat. Vakka-tietokanta, Digitaaliarkisto ja Portti-ympäristöt ovat tässä asiassa suureksi avuksi. Vanhat käsialat kiinnostavat kaikkia. Koululaisryhmät puolestaan innostuvat helposti vanhoista kartoista, oppikoulun vanhasta rangaistuspäiväkirjasta ja 1800-luvun jälkipuoliskolta peräisin olevista vankien valokuvista. Eri aikakausien lainkäytön pohtiminen innostaa selvästi nuoria ja keskustelut heidän kanssaan ovat hauskoja ja antoisia.

Pyrkimyksenämme on lisätä arkistolaitoksen ja siellä säilytettävien asiakirja-aineistojen tunnettuutta. Asiakirjojen säilyttämisessä ei ole mitään mieltä, ellei niihin kätkeytyvää tietoa noudeta päivänvaloon ja jalosteta tutkimuksiksi. Esittelyt ovat hyvä, mutta monessa suhteessa rajallinen keino tunnettuuden lisäämiseksi. Sähköinen maailma ja kuuluisa sosiaalinen media ovat asiakkaiden saavutettavissa ympäri vuorokauden, joten aktiivinen läsnäolo niissä on luonteva osa arkistolaitoksen esittäytymistä. Olen kuitenkin ehkä vanhanaikainen väittäessäni, ettei sähköinen maailma tarjoa samanlaista yhteistä arkistokokemusta kuin mitä alkuperäisten asiakirjojen äärellä tapahtuva esittely onnistuessaan tekee. Hymy ja innostus toisen kasvoilla ovat aina enemmän kuin mitä hymiöt pystyvät välittämään.

Pekka Kauppinen
ylitarkastaja, Joensuun maakunta-arkisto

11.4.2012

Työ Titanic-näyttelyn takana


Kansallisarkisto julkaisi yhdessä maakunta-arkistojen kanssa Titanicin suomalaiset muistot –100 vuotta haaksirikosta näyttelyn 10. huhtikuuta 2012. Projektin suunnittelu aloitettiin jo helmikuussa 2012, mutta itse tulin projektiin mukaan hieman myöhemmin.
Joensuun maakunta-arkiston­­­ johtaja Jarno Linnolahti on arkistolaitoksen oma Titanic-asiantuntija, joten työ lähti liikkeille hänen keräämänsä tiedon ja Wikipedian pohjalta. Linnolahti on jo aiemmin koonnut lyhyet matrikkelit Titanicin 63 suomalaisesta matkustajasta. Tästä matrikkelista maakunta-arkistot valitsivat henkilöt, joita koskevia asiakirjoja he ryhtyivät etsimään. Osasta henkilöitä tietoa löytyi enemmän ja osasta vähemmän. Esimerkiksi Ruotsinpyhtäältä kotoisin olevista henkilöistä tietoa löytyi vähän, koska Pernajan henkikirjat tuhoutuivat toisessa maailmansodassa.

Kansallisarkistosta tiedettiin löytyvän Kenraalikuvernöörin kanslian ja Senaatin siviilitoimituskunnan Titanicia käsittelevät aktit. Muita tietoja piti sitten etsiä kauemmin. Vain yhden Titanicin suomalaisesta matkustajasta tiedettiin syntyneen Helsingissä, joten suurin osa henkilöitä käsittelevästä materiaalista oli maakunta-arkistoissa. Tosin osan matkustajista tiedettiin asuneen Helsingissä ennen lähtöään Amerikkaan. Tietoa heistä löytyi mm. Helsingin poliisilaitoksen esitettyjen esteettömyystodistusten luetteloista sekä Helsingin poliisilaitoksen passitoimiston leimattujen passien luetteloista. Näistä luetteloista löytyi mm. osoitteet, joissa henkilöt asuivat Helsingissä.

Kansallisarkistosta löytyi myös muualla asuneita henkilöitä koskevia tietoja mm. Tilastollisen päätoimiston arkiston siirtolaisuustilastoista sekä kutsuntaluetteloista. Viranomaisille kertynyt tieto henkilöistä oli kuitenkin melko viitteenomaista ja tarinanäkökulmasta ohutta. Siksi tietoa ryhdyttiin etsimään myös muualta.

Kansalliskirjastosta löytyi mikrofilmiltä Yhdysvalloissa ja Kanadassa julkaistuja suomenkielisiä sanomalehtiä. Niistä monista löytyi pelastuneiden haastatteluja ja ensireaktiota Carpathian saavuttua New Yorkiin mukanaan Titanicin haaksirikosta pelastuneet matkustajat. Jarno Linnolahti puolestaan tiesi, että Titanicista on aikanaan tehty arkkiveisuja, jotka ovat mikrokortilla Kansalliskirjastossa. Laulettuina näitä löytyi Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran kansanrunousarkistosta. Linnolahdelta oli myös peräisin tieto Aino Kallaksen kiinnostuksesta Titanicin haaksirikkoa kohtaan. SKS:n hallussa on myös Aino Kallaksen päiväkirjat ja kirjeenvaihtoa. Tutkiessani Kallasta törmäsin myös tietoon Eino Leinon ja V. A. Koskenniemen Titanic-aiheisista runoista.

Kun asiaan ryhtyi syventymään, joka puolelta tuntui löytävän aina uutta tietoa Titanicista ja sen suomalaisista matkustajista. Juuri kun löysin tiedon Anna Turjan nauhoitetusta haastattelusta ja olin etsimässä sen alkuperää, se julkaistiin Iltasanomissa. Samasta lehdestä löytyi myös tieto yhdestä aiemmin ruotsalaiseksi raportoidusta suomalaisesta, joka osoittautuikin suomalaiseksi. Lisätietoa henkilöistä löytyi vielä näyttelyn julkaisemisen jälkeenkin, kun matkustajien sukulaiset ottivat yhteyttä ja korjasivat tietoja mm. matkustajien nimistä, matkan syistä jne.

Itse kirjoitusprosessiin ja koostamisvaiheeseen jäikin turhan vähän aikaa niin kuin tällaisissa projekteissa usein käy. Lisäksi tekniikkakin vaati välillä hienosäätöä, että esimerkiksi SKS:sta saatu hieno arkkiveisuäänite saatiin vihdoin kuulumaan näyttelyyn tutustujillekin. Paljon tietoa jäi vielä arkistojen kätköihin odottamaan myöhäisempää julkaisemista.

Maiju Ruhanen
Projektitutkija, Kansallisarkisto