28.9.2012

Maakunta-arkistojen tulevaisuus Pohjoismaissa

Arkistolaitokset Pohjoismaissa ovat viime vuosiin asti organisaatioiltaan muistuttaneet suuresti toisiaan. Ne muodostuvat Islantia lukuun ottamatta kansallisesta keskusarkistosta (Suomessa Kansallisarkisto) ja alueellisista keskusarkistoista (Suomessa maakunta-arkistot). Kaikissa Pohjoismaissa on käynnissä kehitys ja muutos kohti yhdenmukaista arkistolaitosta, joka tarjoaa yhä enemmän paikasta ja ajasta riippumattomia sähköisiä palveluja. Keskusarkistohankkeiden ja muun keskittämisen myötä aineistojen sijoittelua ei enää ratkaista yksinomaan hallinnon hierarkian ja aluerajojen pohjalta.

Kulunut vuosi on jälleen tarjonnut arkistolaitoksen virkamiehille hyvät mahdollisuudet osallistua pohjoismaiseen yhteistyöhön. Joka kolmas vuosi pidettävät Pohjoismaiset arkistopäivät järjestettiin toukokuussa Hämeenlinnassa, pääjohtajat kokoontuivat paitsi siellä myös vuosittaisessa kokouksessaan syyskuun lopulla Oslossa ja maakunta-arkistojen johtajat samanaikaisesti Viborgissa Tanskassa. Nordisk Arkivakademi kokoaa asiantuntijoita ensi viikolla Kööpenhaminaan pohtimaan arkistojuridisia kysymyksiä. Nordisk Arkivnyt ilmestyy säännöllisesti ja esim. numerossa 2/2012 julkaistut pohjoismaiset arkistotilastot antavat hyvän yleiskuvan Pohjoismaiden arkistolaitosten tilanteesta ja toiminnasta vuonna 2011.

Maakunta-arkiston johtajat Viborgissa syyskuussa 2012.

Maakunta-arkistojen asema jo toteutetuissa ja käynnissä olevissa organisaatiomuutoksissa oli vilkkaan keskustelun kohteena Viborgin kokouksessa. Yhteistä eri maiden ratkaisuille on pyrkimys nykyisin tai vähenevin resurssein ylläpitää alueellista toimintaa. Se miten maakunta-arkistot (landsarkiv, statsarkiv) jatkossa yksiköinä tai toimipisteinä sijoittuvat kunkin maan arkistolaitoksen organisaatiossa vaihtelee. Kööpenhaminassa toiminut maakunta-arkisto suljetaan tämän vuoden aikana, kun arkistojen säilytys ja tietopalvelu voidaan hoitaa tehokkaammin Rigsarkivetin uusien tilojen myötä. Toisaalta alueille on tullut ja tulossa uusia kiinteistöjä ja toimijoita, näistä esimerkkeinä ovat Norjan ja Suomen saamelaisarkistot ja keskusarkistohankkeet.

Fyysisten asiakaskäyntien laskeva trendi on selvä kaikissa Pohjoismaissa ja se vaikuttaa tutkijasalipalveluihin. Suurin selittävä tekijä on keskeisten aineistojen digitointi ja se, että tutkijat eivät ole ”löytäneet” uusimpia paperiaineistojamme. Jälkimmäistä ei koskaan tule ehkä tapahtumaankaan perinteisissä tutkijasaleissa, vaan toimintatapojen muutos johtaa tämänkin aineiston liittämiseen sähköisten palvelujen piiriin tavalla tai toisella. Ajatus tutkijasalin sulkemisesta oli kaikille kollegoille, ellei vieras niin ainakin vaikea. Toisaalta kaikki raportoivat lyhennetyistä aukioloajoista ja supistetuista palveluista. Tiloja ja palveluita sopeutetaan resursseihin kuten Suomessakin. Tutkijasalit fyysisinä tiloina voidaan jatkossa muuntaa, ainakin osittain, esim. erilaisten yhteistyöhankkeiden ja arkistopedagogisen toiminnan käyttöön.

Kokouksen eräänä teemana oli joukkoistaminen (crowdsourcing), eli yhteistyö vapaaehtoisten toimijoiden kanssa. Toiminta asettaa myös omia tilavaatimuksiaan, etenkin jos yhteistyöprojekteissa käsitellään alkuperäisaineistoja (esim. tietokantojen syöttötyö, digitointi, aineistojen järjestäminen). Tutkijasaleista voidaan muuntaa tai rajata tähän sopivia tiloja, joissa esim. turvallisuusnäkökohdat on jo valmiiksi huomioitu.

Kokouksen teemoja olisi sisältönsä puolesta voitu käsitellä yhtä hyvin ja jopa paremmin kokoonpanolla, jossa myös kansallisarkistot ovat edustettuina. Alueellisten toimijoiden näkökulmat ja niiden vertailu ovat kuitenkin edelleen arvokas osa pohjoismaista yhteistyötä. Toivottavasti se hyödyttää myös maidemme arkistolaitosten piirissä tehtävää kehitystyötä, jolla pyritään laadukkaaseen ja tehokkaampaan palvelutarjontaan eri käyttäjäryhmille ja yhteistyötahoille. Yhdessä ja yhteistyössä.

Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja, Turun maakunta-arkisto

21.9.2012

Selvityspalvelun uudet tuulet

Julkisuudessa esillä olevat aiheet näkyvät usein myös Kansallisarkiston selvityspalvelussa, esimerkiksi viime talvena esitetty Isien sota -niminen tv-sarja aiheutti sotilaskantakortteihin tilausruuhkan, jonka purkaminen vei kuukausia. Vastaavanlaista on koettu Ruotsin sotalapsia koskevissa tilauksissa. Presidentti Koiviston inkeriläisten paluumuuttoa koskeva puhe 1990-luvun alussa sai aikaan vuosia kestäneen todistustilaustulvan, jonka jälkimaininkeina edelleenkin laaditaan erilaisia todistuksia ja selvityksiä inkeriläiseen syntyperään liittyen.

Selvityspalvelu on tutkijasalien rinnalla ollut perinteisesti se arkistolaitoksen toiminnan osa-alue, joka on suorimmin yhteydessä tavalliseen kansalaiseen. Moni ihminen tarvitsee jossain elämänsä vaiheessa esimerkiksi jäljennöksen arkistossa säilytettävästä avioehdosta, testamentista, perukirjasta tai lainhuudosta. Kansallisarkistossa epävirallisempiin tarkoituksiin etsitään tietoja vaikkapa vuoden 1918 sotaan osallistuneista sukulaisista, luovutettuun Karjalaan jääneestä omaisuudesta tai Valtiollisen poliisin henkilöasiakirjoista. Kysyntää kohdistuu toki myös moneen muuhun arkistoon.

Varsinaisten jäljennetilausten ja selvityspyyntöjen lisäksi arkistoon tulee säilytettävään aineistoon liittyviä tiedusteluja niin kotimaasta kuin ulkomailtakin. Maailman kutistumisen huomaa siitä, että moni ulkomainenkin tutkija tarvitsee tietoja suomalaisiin arkistoihin sisältyvistä aineistoista.

Selvityshenkilökunta etsii asiakkaan antamien lähtötietojen pohjalta halutut asiakirjat arkistosta. Asiakirjat eivät aina löydy helposti vaan toisinaan joudutaan tekemään varsinaista salapoliisityötä. Arkistoluetteloiden lisäksi käytetään apuna muun muassa aiheeseen liittyvää kirjallisuutta sekä eri viranomaisten ja laitosten internetsivuja tietokantoineen. Googlesta ja Wikipediastakin saattaa joskus löytyä etsinnän alkuun tarvittava langanpää. Kun asiakirjat ovat löytyneet, asiakkaalle lähetetään tilauksen mukaisesti virallinen todistus tai sukuselvitys, oikeaksi todistettu jäljennös, tavalliset valokopiot tai sähköinen tiedosto. Osalle asiakkaista vastataan kirjallisella selvityksellä tai heidät ohjataan kysymään tietoa jostain muualta. Laajempaa selvittelyä vaatineissa vastauksissa veloitetaan jäljenteiden lisäksi myös tehdystä työstä.

Näin on toimittu selvityspalvelussa tähän asti. Valtionhallinnon vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma vaikuttaa kuitenkin myös selvityspalveluresursseihin ja nämäkin työt on tulevaisuudessa hoidettava entistä vähemmällä väellä. Joudumme väistämättä priorisoimaan tehtäviämme. Selvitystoiminnan painopiste on siirtymässä jäljennetilauksiin ja muu selvittäminen jää entistä enemmän asiakkaan itsensä tehtäväksi.

Arkistolaitos on pyrkinyt varautumaan muuttuneeseen tilanteeseen siten, että asiakkaiden avuksi omatoimiseen tutkimiseen on laadittu erilaisia apuneuvoja. Ensikertaisen asiakkaan kannattaakin tutustua kotisivultamme löytyvään Portti-käyttäjäpalveluun. 

Astia-verkkopalvelun kautta on 10.9.2012 alkaen voinut kotikoneella tilata maksullisia jäljenteitä ja selvityksiä 24/7-periaatteella. Palvelussa on nyt tarjolla vasta muutamia asiakirjatyyppejä koskevia tilauslomakkeita, mutta valikoima kasvaa syksyn mittaan. Kyseisen uuden tilauspalvelun ja muiden kehitteillä olevien verkkopalveluiden avulla Arkistolaitos pyrkii aikaisempaa paremmin mahdollistamaan asiakkaiden omatoimisen tiedonhankinnan. Tervetuloa siis Arkistolaitokseen sekä verkossa että paikan päällä!

Taina Partanen
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

14.9.2012

Arkistojen aarteita

Arkistoasiakirjat herättävät julkisuuden mielenkiintoa varmimmin, kun ne sattuvat löytymään väärästä paikasta. Elokuussa vanhat asiakirjat olivat vaihteeksi myönteisen mediahuomion kohteena. Norjassa avattiin suorassa televisiolähetyksessä paketti, jonka eräs sikäläinen kunnanjohtaja oli väittänyt sulkeneensa v. 1912 ja luvannut sen aukaistavaksi sata vuotta myöhemmin. Käärö oli kokenut kovia. Se oli selvinnyt muutoista ja sodasta, vieläpä roskakoristakin. Televisiolähetys juonnettiin englanninkielellä ja musiikkiesitysten kera. Lähetystä seurattiin useissa maanosissa Pohjois-Amerikkaa ja Australiaa myöten. Huomion keskipisteenä ollut pienehkö kolmikiloinen paketti sai osakseen niin suuren, kunnioittavan ja juhlallisen kohtelun, että paketin käärijä tuskin oli osannut sellaisesta haaveilla. 

Käärön sisällöstä liikkui etukäteen mitä mielikuvituksellisempia huhuja, arvailuja, jopa toiveita jonkinlaisesta aarteesta. Jotkut ounastelivat, josko huumorintajuinen kunnanjohtaja olisi kirjoittanut päällyspaperin alle toiseen kääreeseen sanat "avataan v. 2112". Paketista näytti kuitenkin salamavalojen loisteessa paljastuvan tutkijalle ja arkiston työntekijälle tutunnäköistä materiaalia: pöytäkirjoja, kirjeitä ja lehtileikkeitä. Aineiston tarkempi läpikäynti paljastanee, sisältyykö asiakirjoihin jotain oikeasti yllätyksellistä. Reaktioista päätellen tilaisuuden järjestäjien suurin ilonaihe näyttää joka tapauksessa toteutuneen: tapahtuma sai maailmanlaajuisen huomion.

Norjan mediamylläkkään rinnastettava tilaisuus oli oman aikansa mittakaavassa "Porthanin arkun" avaaminen Helsingissä v. 1902. Osa Suomen historiankirjoituksen isän, H. G. Porthanin, arkistosta oli hänen tahtonsa mukaisesti suljettu sinetöityyn arkkuun, joka avattiin vasta lähes sata vuotta hänen kuolemansa jälkeen. Monien arvailujen ja sensaatiohakuisuuden kohteena olleesta arkusta löytyi lähinnä Porthanin kirjeenvaihtoa aikalaistensa kanssa. Aineisto tarkensi kuvaa "Porthanin ajasta" ja henkilöstä. Arkku aarteineen sijoitettiin nykyiseen Kansalliskirjastoon professorin testamenttia noudatellen.

Oulun maakunta-arkisto on profiloinut tällä viikolla laajentuneen Astia-verkkopalvelun "avuksi arkistojen aarteisiin". Uudistus olisi edellä mainittujen mediatapahtumien arvoinen. Astian pilotointiin osallistuneena sekä sen hyödyllisyyden ja helppouden todenneena ehtikin jo kaivata kokeilukauden etuja. Aineiston haku- ja tilausmahdollisuus kotikoneelta on merkittävä hyöty erityisesti silloin kun lähinkin maakunta-arkisto sattuu sijaitsemaan satojen kilometrien takana. Lyhyehköillä käynneillä voi vastedes keskittyä itse asiakirjojen tutkimiseen. Kaikki on valmiina. Sataa vuotta nuorempienkin henkilöarkistojen luettelot ovat nyt katsottavissa verkon välityksellä, mikä sekin parantaa merkittävästi arkistokäyntien etukäteistä suunnittelua ja niihin valmistautumista. Syrjäseudun palvelujen vähenemiseen tottunut tervehtii ilolla arkistolaitoksen askelta, joka tasa-arvoistaa tutkijoiden asemaa asuinpaikasta riippumatta.

Astian tuoma uudistus samoin kuin asiakirjojen digitointi helpottavat tuntuvasti tutkijan työskentelyn lähtökohtia. Tutkimustyön varsinainen ydin kuitenkin säilyy. Elektroninen arkistoympäristö ei auta kaikessa. Yhä on nähtävä vaivaa, turvauduttava virkailijoiden apuun, hallittava vanhoja käsialoja ja kieliä, osattava tulkita kirjoittajan aivoituksia, kyettävä asettamaan tiedonhippuset laajempiin yhteyksiin, tehtävä niistä johtopäätöksiä ja jalostettava ne - onnellisessa tapauksessa - viimein tutkimukseksi. 

Vaivannäön palkaksi menneiden ihmiskohtaloiden välityksellä avautuu perspektiiviä omaankin elämään. Jokin liikahtaa. Asiakirjojen kirjoittajat ja niissä esiintyvät henkilöt astuvat hyllyltä elämään ja tutkijansaliin. Huolitellulla ja taidetta lähentelevällä kirjoitus- ja piirrostyylillä laadittuja alkuperäisiä kirjeitä ja karttoja katsellessa voi kokea esteettisiä elämyksiä. Ei voi myöskään olla jatkuvasti ihastelematta vanhan kielen ilmeikkyyttä ja vivahteikkuutta, sanonnan rikkautta. Tutkija ei hyödy vain yksittäisestä "tiedosta". Hän tarvitsee taustan ja kokonaiskuvan ajasta, johon tieto liittyy. Siksi kosketusta alkuperäisiin asiakirjoihin tarvitaan. Astian avaamien aarteiden ansiosta näillekin elämyksille jää nyt enemmän tilaa.

Jouko Karjalainen
TL, kirkkoherra (el.), Hyrynsalmi - Oulu

Kirjoittaja on Oulun maakunta-arkiston asiakas


7.9.2012

31.12.1949

Tuli puhelu Pohjanmaalta, jämäkkä-ääninen mies pontevasti asiaansa esitti. Oli äiti kuollut ja tarvittais virkatodistus perunkirjooootusasioita varten. Äiti koskaan missään Sakkolassa ole käynyt, minkä takia sieltä Sakkolan seurakunnasta pitää paperi saada. Muutaman kysymyksen jälkeen kävi ilmi, että isä oli Sakkolasta kotoisin ja äidin tiedot oli avioliiton myötä viety Sakkolan seurakunnan rippikirjaan ja aviopuolisoille tehty yhteinen muutto 31.12.1949 Tampereelle. On totta, että ei äiti ole koskaan Sakkolassa asunut, muuttomerkintä on ollut vain kirjanpidollinen toimenpide avioparin tietojen yhteenliittämiseksi.

Helsinkiläisrouva oli raivoissaan. Hän ei saanut Helsingin keskusrekisteristä syntymä- ja kastetodistusta, vaikka oli Helsingissä syntynyt. "Käskivät teille soittamaan, vaikka en kyllä yhtään ymmärrä miksi." Muutaman kysymyksen jälkeen selvisi, että vanhemmat olivat Viipurin tuomiokirkkoseurakunnan jäseniä lapsen syntyessä vuonna 1948. "Ja minähän en ole mikään viipurilainen, vaan stadista. En ole koskaan Viipurissa käynyt enkä mene." Meni huonon asiakaspalvelun piikkiin tai ei, niin en suostunut asiakkaan vaatimukseen enkä poistanut hänen tietojaan Viipurin tuomiokirkkoseurakunnan kirjoista. "Vanhempanne, ja myös teidän, tiedot on siirretty Viipurin tuomiokirkkoseurakunnasta 31.12.1949 Helsingin seurakuntaan." Asiakas sai Mikkelin maakunta-arkiston laatiman syntymä- ja kastetodistuksen, toivottavasti sai asiansa ulkomailla hoidettua.

Varatuomari vaati oikaisua tekemääni sukuselvitykseen. Eihän aviopuolisot voi muuttaa Sortavalan maaseurakunnasta 31.12.1949 Jyväskylään. Eihän koko Sortavala edes kuulunut Suomelle silloin, ja sitten seurasi pienehkö luento Suomen historiasta. Puheenvuoron päätyttyä sain pitää oman luentoni:
"Luovutetun alueen seurakunnat toimivat sodan jälkeen siirtoseurakuntina ns. Kanta-Suomessa. Seurakunnat ylläpitivät väestökirjanpitoa aina vuoden 1949 loppuun asti. Kaikki avioliitot, kaikki lapset, kaikki muutot on ihmiselle merkitty karjalaisen seurakunnan kirkonkirjaan aina siihen asti, kunnes hänen tietonsa on lopullisesti siirretty toimivaan seurakuntaan. Jotkut ovat ottaneet muuttokirjan aiemmin ja näin tiedot ovat siirtyneet jo ennen vuotta 1949. Mutta tässä tapauksessa aviopuolisoiden muuttopäivämäärä 31.12.1949 on aivan oikea, koska seurakunta lopetti tuona päivänä toimintansa ja heidän tietonsa on Jyväskylään siirretty silloin. Toki he ovat jo asuneet siellä monta vuotta, mutta kirjat siirtyivät tuolloin."

Usean karjalaisen muuttopäivämäärä joulukuun viimeinen päivä vuonna 1949 aiheuttaa hämmennystä edelleenkin, mutta me olemme valmiita kuuntelemaan ja selittämään asiat kohdilleen.

Tuija Bastman
Tietopalvelusihteeri, Mikkelin maakunta-arkisto