27.9.2013

Arkistoharjoittelussa Vaasassa



Aloin suorittaa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkintoa viime vuonna Oulun maakunta-arkistossa, mutta siihen kuuluvaa harjoittelua en ole ennättänyt tehdä vasta kuin nyt. Päätin kesällä pyytää virkavapaata päivätyöstäni ja suorittaa harjoittelun syksyllä. Pohdin, missä suorittaisin harjoittelun ja päätin kysyä, jos saisin suorittaa sen Vaasan maakunta-arkistossa, sillä se sijaitsee suhteellisen lähellä nykyistä asuinpaikkaani. Sain Vaasasta myönteisen vastauksen ja niinpä olen nyt kuukauden verran ajanut pohjalaisessa maalaismaisemassa Seinäjoen ja Vaasan väliä. Pikkuruisen Twingoni matkamittariin onkin kertynyt syyskuun aikana pelkästään näistä reissuista yli 3000 kilometriä.

Harjoittelussa olen päässyt tutustumaan monipuolisesti maakunta-arkiston toimintaan. Koen, että tästä jaksosta on ollut todella hyötyä. Vaikka olen aikaisemminkin työskennellyt arkistointitehtävissä, aina voi oppia uutta, minkä lisäksi maakunta-arkistolla on niin laaja toimintakenttä, että jatkuvasti näkee uusia ja mielenkiintoisia asioita.

Kuluvan kuukauden aikana olen päässyt tutustumaan tutkijasalipalveluun, järjestämään ja luetteloimaan yksityisarkistoaineistoa useammalta arkistonmuodostajalta sekä hakemaan asiakirjoja makasiineista niin tutkijasalin tutkijoille kuin erilaisia selvityksiä varten. Olen myös etsinyt aineistoja marraskuussa pidettävää Arkistojen päivän näyttelyä varten. Lisäksi olen lukenut melkoisen tietopaketin arkistolaitoksesta ja sen tulevaisuuden näkymistä.

Yksityisarkistojen järjestämistä on syytä tarkastella lähemmin, sillä sen verran mielenkiintoisia arkistoja kohdalleni osui. Kaikki järjestämäni aineistot ovat Laihialta ja arkistonmuodostajissa on niin hevos- kuin sonniyhdistyksiäkin. Olipa joukkoon eksynyt myös osuuskauppojen aineistoja. Arkistonmuodostajia on monia ja tuossa mainitsin vain murto-osan. Järjestämistyössäkin ehtii aina sen verran tutustua myös arkistonmuodostajan toimintaan, että uusia asioita oppii myös sitä kautta. Koska en itse ole kotoisin maaseudulta, en ollut aikaisemmin tutustunut esimerkiksi tällaisten eläinaiheisten yhdistysten toimintaan. 

Harjoitteluaikaan on kuulunut tietysti myös uuteen työympäristöön ja -yhteisöön tutustuminen, sillä kuukausi on kuitenkin niin pitkä aika, että siinä ajassa ehtii jo jonkin verran tutustua uuden työympäristön arkeen ja toimintatapoihin. Vaasassa myös tällainen lyhyttä harjoittelua suorittava on otettu hyvin vastaan.

Olen varma, että tästä harjoittelujaksosta ja sen aikana kohtaamistani asioista on hyötyä myös tulevaisuudessa ja omalla työpaikallani, jossa saan myös työskennellä arkistoasioiden parissa. Tämän lisäksi on tietenkin hyvä, että saan suoritettua perustutkinnon loppuun, sillä sen suorittamisesta on varmasti etua tulevaisuuden työnhakukuvioissa.

Alma Tuiskula
harjoittelija, Vaasan maakunta-arkisto

20.9.2013

Onnea Aboa Mare



Keisarillinen Suomen senaatti (viralliselta nimeltään tuolloin vaatimattomasti vielä Suomen hallituskonselji) ehdotti vuonna 1812 keisarille, että Turkuun, Helsinkiin ja Vaasaan perustettaisiin merenkulkukoulut. Suunnitteluvaiheessa koulujen ensisijainen tarkoitus oli kouluttaa alipäällystöä ja päällystöä laivastolle. Tilanne kuitenkin muuttui.  Myös kasvavaan kauppalaivastoon kaivattiin kipeästi niin taitavia perämiehiä, että he tarvittaessa pystyivät korvaamaan kapteenin. Keisari myöntyi ehdotukseen ja merenkulkukoulu aloitti toimintansa vuonna 1813 Turussa, osoitteessa Iso Hämeenkatu, talossa numero 25. Vuonna 1836 koulu muutti arkkitehti Carl Ludvig Engelin Turun akatemialle suunnittelemaan Observatoriorakennukseen Vartiovuorelle. 1830-luvulta alkaen koulusta tuli merenkulunopetuksen keskuspaikka Suomessa.

Tähtitorninmäellä, kuten monet turkulaiset paikkaa kutsuvat, koulu toimi noin 130 vuoden ajan, aina vuoteen 1967 asti. Toiminta jatkui seuraavaksi matkustajalaivasataman lähistöllä, Malminkatu 5:ssä ja vuoden 2013 kesästä alkaen entiseen Valion satamavarastoon upeasti saneeratuissa tiloissa, Juhana Herttuan Puistokadulla. Siis tulevan uuden kaupunkisydämen laajennuksen, Linnanfältin keskellä.

Merenkulun opetuksen ja samalla ammattikoulutuksen pitkää historiaa Turussa voi seurata alkuperäisaineistoon nojautuen myös täältä Turun maakunta-arkistosta käsin. Maakunta-arkisto sai kuluvan vuoden helmikuussa Aboa Marelta haltuunsa lisää Turun merenkulkuopiston arkistoa. Aineisto oli jatkoa täällä entuudestaan säilytettävään Turun merenkulkukoulun (Åbo Navigationskola 1813–1918) ja sen seuraajien, Turun merenkulkuopiston (Åbo navigationsinstitut 1918–1944), arkistoihin. Aineisto järjestettiin ja luetteloitiin asiakaskäyttöä varten kesän aikana.

Koulun oppilasmäärä oli viiden ensimmäisen toimintavuoden aikana pieni. Opetus oli jaettu perämies- ja kapteeniosastoihin. Pääsyvaatimuksena olivat ruotsinkielentaito sekä välttävä luku-, kirjoitus- ja laskutaito. Meriharjoittelua ei vaadittu ennen vuotta 1851. Koulun oppiaineita olivat purjehdustaito, takilointi ja laivanrakennus. Vuodesta 1839 alkaen oppiaineisiin kuuluivat myös piirustus, englanti ja saksa; vuonna 1851 koulussa alettiin opettaa ruotsinkieltä, vuonna 1857 maantietoa ja liikekirjeenvaihtoa, vuonna 1874 terveydenhoitoa ja vuonna 1900 koneoppia.

Syyskuun 20. päivänä 1918 koulu sai merenkulkuoppilaitoksia koskevan asetuksen perusteella nimekseen Navigationsinstitutet vid Åbo svenska sjöfartsläroanstalt. Perämiesten ja merikapteenien lisäksi koulutettiin myös diplomimerikapteeneita. Diplomimerikapteenilla oli muodollinen pätevyys mihin tahansa merenkulkualan toimeen ja etenkin opettajanvirkoihin merenkulkuoppilaitoksissa. Noin kuusikymmentä vuotta myöhemmin, vuonna 1983 perustettiin merimieskoulutuksen peruslinja, Sjömansskolan inom Åbo Navigationsinstitut, joka oli toiminnassa aina vuoteen 1998 asti.

Koulun ylimpänä johtona toimi johtokunta. Se koostui kaupungin porvareista ja puheenjohtajana toimi läänin kuvernööri. Koulun rehtoreina alkutaipaleella toimivat 1818–1833 August Hagelstam laivaston majuri, 1833–1845 Erik Benzelstierna merikapteeni ja 1845–1865 Bror Ekelund merikapteeni. Jatkossa kaikki seuraavat rehtorit ovat olleet Turun merenkulkuoppilaitoksessa koulutuksensa saaneita merikapteeneja: 1865–1890 Carl Stenius, 1890–1915 Gustaf Mattsson, 1916–1924 Erik Tengström, 1925–1928 Napoleon Ceder, 1928–1929 O. Jansson, 1929–1931 J. Lagström, 1931–1936 K. Päiviö, 1936–1948 A. Relander, 1948–1972 B. Forman, 1972–1974 H. Myrén, 1974–1976 P. Forsberg, 1976–1996 B. Gyllenberg, 1996–1997 A. Palola, 1998–2001 M. Forsén. Vuodesta 2002 alkaen tämän kunniakkaan koulun rehtorina on toiminut merikapteeni P-O Karlsson.

Lämpimät onnittelut 200-vuotisen perinteen jatkajille!

Anne Wilenius
ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

13.9.2013

Muistoja menneistä verkkonäyttelyistä


Keväällä tuli kuluneeksi viisi vuotta siitä, kun Kansallisarkisto avasi ensimmäisen oman verkkonäyttelynsä. Aiheena oli vuoden 1918 sisällissota, josta tuli tuolloin kuluneeksi 90 vuotta. Alku oli hapuilevaa ja kiireistä: elettiin jo helmikuuta 2008. Koska esitystavaksi valittiin viikoittain sisällissodan tapahtumien tahdissa etenevä asiakirjoihin pohjautuva kertomus, oltiin jo aloittaessa myöhässä. Näyttely saatiin kuitenkin ponnistellen pystyyn viikossa (!) ja kaksi rästiin jäänyttä viikkoa saatiin ennen pitkää kurottua kiinni.

Sisällissotanäyttelyssä korostui äärimmäinen tarkkuus tasapuolisuuden suhteen. Koska aihe koettiin vielä 90 vuoden jälkeenkin araksi, laskettiin lähes asiakirjan tarkkuudella, että sekä punaisen että valkoisen puolen aineistoa oli tarjolla saman verran. Myös alueellista jakaumaa tarkkailtiin. Joko tässä onnistuttiin tai aiheen arkuus oli kuvitteellista, sillä yhtään negatiivista palautetta ei tuosta ensi koitoksesta jouduttu ottamaan vastaan.

Kansallisarkiston ensimmäisen verkkonäyttelyn aiheena oli sisällissota.

Toinen verkkonäyttelyhanke, josta mieleeni on jäänyt muistoja on Valo merellä – Suomen majakat 1753-1906. Yhdessä John Nurmisen säätiön kanssa toteutettu hanke vei visuaalista ilmettä pidemmälle kuin aikaisemmat verkossa toteutetut näyttelymme. Resurssien rajallisuutta kuvaa kuitenkin se, että näyttelyn Bengtskärin majakkaan liittyvä kuvitus hankittiin omatoimisesti henkilökunnan sinne suuntautuneen virkistyspäivän aikana.

Aivan omanlaisensa hanke oli Muisto säilyy – 20 nuorta kohtaloa jatkosodasta. Se toteutettiin yhteistyössä Helsingin Sanomien kuukausiliitteen kanssa vuonna 2011, kun jatkosodan syttymisestä tuli kuluneeksi 70 vuotta. Tämäkin näyttely suunniteltiin nopeasti ja lopputulos oli, että käytimme kahteen eri arkistoon sisältyviä sodan sankarivainajien kuvia, jotka kehystimme heistä kertovilla arkistotietoihin perustuvilla tarinoilla. Näyttelyyn pääsi Hesarin jatkosotageneraattorin kautta ja muistan hätkähdykseni, kun avajaispäivänä lauantaina 4.6.2011 uteliaisuudesta tulin jo aamusta vilkaisseeksi näyttelyn tilastoa: yksilöityjä kävijöitä oli siihen mennessä ollut jo yli 800 ja kukin käynti oli kestänyt keskimäärin yli 5 minuuttia! Oli selvää, että ennätykset olivat rikkoutumassa. Avausviikonloppuna näyttelyyn tutustuikin lopulta yli 10 000 katsojaa.

Viime vuoden näyttelyssä päätimme nostaa esiin 100 vuotta aiemmin tapahtuneen Titanicin haaksirikon, erityisesti suomalaisesta näkökulmasta. Lähtökohtana olivat nytkin luonnollisesti arkistot, mutta aineiston ohuuden vuoksi käännyimme myös Kansalliskirjaston puoleen, jotta kerrontaa voitiin jatkaa ajan sanomalehdistä poimituilla uutisilla. Muisto säilyy –näyttelyn lukemia ei enää tavoitettu, mutta palaute oli jälleen positiivista.

Verkkonäyttelyiden vahvuus on niiden pitkässä elinkaaressa: ennen tätä kirjoitusta sisällissotaverkkonäyttelyä ei ole arkistolaitoksen toimesta vuoden 2008 jälkeen markkinoitu, mutta viimeksi kuluneen kuukauden aikana sitä on katsottu yli 700 kertaa. Toisena tulee Muisto säilyy, joka on kerännyt hieman yli 300 katselua. Verraten pienet panostukset ovat ajan mittaan kasvattaneet ison tuloksen. Alkuvaiheen huippujen jälkeen verkkonäyttelyiden katsojakäyrä tasaantuu, mutta ajoittain siihen piirtyy piikkejä, joiden taustalla on nykyisin useimmiten sosiaalisessa mediassa tapahtunut jakaminen. Vuositasolla verkkonäyttelyiden kautta aineistoon tutustuu joka tapauksessa tuhansia niistä kiinnostuneita kansalaisia.

Verkkonäyttelyiden painopiste on vuosien aikana siirtynyt aineistoista historian tapahtumien kuvaamiseen: kun sisällissotanäyttelyssä esiteltiin yli 300 sivua asiakirjoja, oli niitä viime vuoden Titanic-näyttelyssä enää muutamia kymmeniä. Tämän vuoden hankkeessamme ei arkistoaineistoa ole. Tärkeintä on ollut, että katsojat voivat ilman vanhojen käsialojen tuntemusta itse tutkia menneisyyden tapahtumia.

Tulevaisuudessa verkkonäyttelyihin kytketään entistä tiiviimmin opetuksellinen näkökulma. Takaisin juurille eli asiakirjojen maailmaan varmasti palataan. Myös peliteknologia oli kiinnostavaa kytkeä näyttelyihin. Niistä voisi saada merkittävää uutta sisältöä.

Kaikista tärkeimpiä ovat kuitenkin näyttelyidemme käyttäjät. Toivomme läsnäolonne niin katsojina, muistelijoina kuin ideoiden antajinakin. Yhteistä kulttuuriperintöä kannattaa myös tutkia ja hyödyntää yhdessä.

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

6.9.2013

Arkistoasiakkaan paras ystävä


Asiakirjat sisältävät valtavan määrän tietoa, jota ilman yhteiskunta ei toimisi. Asiakirjoilla on myös tärkeä merkitys monenmuotoisen tutkimuksen lähdeaineistona sekä kansalaisen tiedontarpeiden ja uteliaisuuden tyydyttäjänä.
Aivan niin kuin kirjastossa säilytettävät kirjat ja muut julkaisut, arkistoissa säilytettävät asiakirjat täytyy tietenkin paikallistaa, ennen kuin ne voidaan saada käyttöön. Nykyään tämä tapahtuu paljolti hakujärjestelmien avulla. Järjestelmien toimivuus riippuu paitsi teknisistä ratkaisuista myös siitä tiedosta, mitä järjestelmiin on hakukohteista tallennettu. Tämä ”tieto tiedosta” on kuvailutietoa.
Arkistokuvailu kerää ja tallentaa tietoa asiakirjallisesta tiedosta (tai yleisemmin tiedosta, jota käsitellään asiakirjallisena) tarkoituksenaan parantaa sen hallintaa ja käytettävyyttä. Historian varrella arkistoinstituutiot, virastot ja muut organisaatiot ovat käyttäneet monenlaisia välineitä kuvailutiedon esittämiseen: lähdejulkaisuja, lähdeoppaita, diaareja, kortistoja, arkistoluetteloita, arkistointisuunnitelmia jne. Arkistolaitoksen säilyttämien arkistoaineistojen kuvailutiedot löytyvät nykyään sähköisessä muodossa mm. arkistotietokannoista (Vakka, Aarre), Digitaaliarkistosta ja Arkistojen Portista. Arkistolaitoksen Astia-verkkopalvelun hakukeinot perustuvat viitetietokantoihin tallennettuihin kuvailutietoihin.
Arkistokuvailu poikkeaa kirjastojen ja muiden tietopalvelulaitosten harjoittamasta kuvailusta yhdessä keskeisessä suhteessa. Kuvailu ei palvele ensisijaisesti tiedonhakua vaan tiedon ymmärrettävyyttä ja todistusarvoa. Lähtökohtana on, että asiakirjallinen tieto kadottaa todistusvoimaansa, ellei sitä kiinnitetä siihen toimintayhteyteen, jossa se on syntynyt ja jossa sitä on käsitelty. Paperisessa asiakirjamaailmassa asiakirjojen sitominen toimintayhteyteensä on tapahtunut pitkälti arkistoinnin eli fyysisen järjestyksen avulla.  Digitaalisessa maailmassa kuvailu on ainoa keino toimintayhteyden dokumentoimiseen.
Asiakirjojen sisältöön perustuva tiedonhaku on ollut arkistoille ikuisuusongelma. Tämä johtuu monesta seikasta. Ensinnäkin asiakirjoja ei pidä järjestää sisällön mukaan, jos se merkitsee niiden erottamista alkuperäisestä toimintayhteydestään. Toiseksi asiakirjoja kertyy niin suuria määriä, että asiahakemistoja ja sisällönkuvauksia on voitu laatia vain rajoitetusti. Kolmanneksi edellä mainittu arkistokuvailun näkökulma vaikuttaa käytännössä edelleen niin, että tiedonhakua edistetään kuvailun ensisijaisen tehtävän ehdoilla. Voidaan jopa argumentoida, ettei asiahakemistojen ja vastaavien tiedonhaun apuvälineiden luominen ole oikeaa arkistokuvailua.
Neljänneksi, vaikka arkistot ja muut asiakirjallista tietoa hallinnoivat organisaatiot ovat varsinkin 1980-luvulta lähtien hyödyntäneet tietotekniikkaa asiakirjahallinnossaan ja tietopalvelussaan, panostukset sisällöllistä tiedonhakua edistävän kuvailutiedon sähköiseen tallentamiseen ovat jääneet puutteellisiksi.  Arkistolaitoskin voi katsoa asiassa peiliin. Vain osa arkistolaitoksen aineistoista on kyetty kuvailemaan ohjeistetusti. Tästä seuraa, että esimerkiksi Astia-palvelun hakutulos aiheenmukaisissa hauissa jää kovin vajaaksi.
Arkistolaitos on yhteistyössä muiden arkistotoimijoiden kanssa ryhtynyt uudistamaan arkistokuvailua. Tarkoituksena on saada aikaan kuvailusäännöt, jotka ottavat huomioon kaiken arkistollisin periaattein käsitellyn tietoaineiston ja kaiken kuvailutiedon, jota aineiston synnyn, käsittelyn ja käytön aikana kertyy. Toisin sanoen hankkeen kunnianhimoisena tavoitteena on luoda kattavat säännöt asiakirjallisen tiedon toimintayhteyden kuvailulle.
Nähtäväksi jää, miten uusi kuvailu onnistuu vastaamaan arkistoasiakkaiden tiedonhaun tarpeisiin. Arkistossa asiakkaan paras ystävä on perinteisesti ollut arkistonhoitaja-asiakaspalvelija. Voiko kuvailusta tulla joskus arkistoasiakkaan paras ystävä? Ja jotta niin kävisi, joutuvatko asiakkaat itse kuvailemaan ne aineistot, joita he eniten tarvitsevat, tavalla, jonka he näkevät parhaaksi?
Anssi Lampela
Ylitarkastaja
Oulun maakunta-arkisto