29.11.2013

Toimivaa viranomaisyhteistyötä


Arkistolaitoksen ja muiden valtion viranomaisten yhteistyö on aina ollut tiivistä. Nyt Alku-hankkeen myötä on yhteistyö Alku-viranomaisten kanssa lisääntynyt entisestään. Aluehallintovirastojen ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten edeltäjien arkistoja on järjestetty Turun alueellakin hankkeena nyt jo yli kaksi vuotta. Tuona aikana on tullut tutuiksi suuri määrä arkistonhoitajia, arkistovastaavia sekä viranomaisten muuta henkilökuntaa.  Asioita on selvitelty lähinnä sähköpostilla ja puhelimella, mutta tarvittaessa on myös pidetty palavereja, välillä virallisia välillä vähän epävirallisempia.

Meillä Turussa Länsi-Suomen lääninhallituksen arkisto on tuottanut kontakteja myös oman alueen ulkopuolelle.  Keski-Suomi ja Pohjanmaa ovat kuuluneet vuonna 2009 toimintansa päättäneen suurläänin alueeseen ja siellä syntyneet pysyvästi säilytettävät lääninhallituksen aineistot ovat jo suurimmaksi osaksi siirretty Turun maakunta-arkistoon, mutta yhteistyötä tarvitaan edelleen.

Koska vuosi 2009 on ollut niin hiljattain, ei lääninhallituksen arkisto ymmärrettävästä syystä ollut aivan yhtä valmis siirtovaiheessa kuin vaikkapa 40 vuotta vanhat arkistot. Arkiston viimeisiä kokonaisuuksia järjestetään vielä eri pisteissä ja ne todennäköisesti siirretään maakunta-arkistoon ensi vuoden kuluessa. Selkeiden kokonaisuuksien lisäksi virastoista on löytynyt yksittäisiä asiakirjoja ja asiakirjanippuja. Asiakirjoista ei aina pysty päättelemään, että onko kyseessä kopio vai se alkuperäinen kappale, joka kuuluisi arkistoon. Tästä on syntynyt ylimääräistä selvittelyn tarvetta ja uudenmuotoista yhteistyötä.

Virastoista löytyneet epäselvät asiakirjat ovat meillä aiheuttaneet sen, että viime viikolla tietopalvelusihteerimme ei löytänyt makasiinista pelkästään lääninhallituksen arkistoa vaan myös lääninhallituksen entisen arkistonhoitajan. Etsitty asiakirja löytyi hienosti yhteisvoimin. Kyseessä oli pelkkä sattuma, emme pääsääntöisesti säilytä arkistonhoitajia arkistojen yhteydessä. Paikalla olivat Lounais-Suomen aluehallintoviraston arkistoista vastaavien henkilöiden lisäksi myös Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintoviraston arkistovastuuhenkilöt sekä Vaasasta että Jyväskylästä. Sen lisäksi, että saimme arkistoihin taas lisäykset paikoilleen, päivitimme samalla lounaalla kuulumisia tästä meidän yhteisestä asiakirjahallinta- ja arkistokentästämme.  Ainakin meidän näkökulmastamme yhteistyö on toiminut erinomaisesti.
 
Marita Vallenius
Tutkija, Turun maakunta-arkisto

22.11.2013

Naisten arkistoja Oulun maakunta-arkistossa


”Arkistoihin kelpaavat vain näkyvät valtakunnan tai alueellisen tason vaikuttajien arkistot”, niinpä naisten arkistojakaan ei ole paljon tallessa menneiltä vuosikymmeniltä. Tämän väitteen paikkansa pitävyyden tutkimiseen tarjoutui tilaisuus, kun Oulun Historiaseuran 80-vuotisjuhlakirjaan kuulutettiin kirjoittajia ja kun oli alkamassa selvitys siitä, millaisia yksityisarkistoja oli vuosikymmenten kuluessa päätynyt arkistolaitokseen.  

Tässä joitakin kurkistuksia OMA:n naisten henkilöarkistoihin:

Naisten henkilöarkistoja on otettu vastaan OMA:oon paljon enemmän kuin ne noin 40 arkistoa, jotka aikanaan nimettiin, järjestettiin ja luetteloitiin naisen arkistona. Tämä johtuu siitä, että aina 1990-luvulle asti luovutetut henkilöarkistot nimettiin ja järjestettiin ns. pääarkistonmuodostajan mukaan. Koska tämä oli useimmiten mies, kyseisen miehen arkiston yhteydessä luovutettu vaimon, tyttären, sisaren, äidin tai anopin arkisto sisältyi miehen arkistoon   -    ja käytännössä hukkui manuaalisten luetteloiden aikakaudella tutkimuksen ulottumattomiin. Vasta kun arkistotietokanta Vakkaan määriteltiin ja nimettiin nämä sisältyvät arkistot omiksi arkistonmuodostajikseen, OMA:n naisten arkistot muuttuivat näkyviksi.  
OMA:ssa oli elokuussa 2012 yhteensä n. 440 naisten arkistoa, joista n. 300 oli luovutettu sen jälkeen, kun OMA muutti Arkistokadulle 1983 ja oli taas tilaa ottaa yksityisarkistoja vastaan. Kun arkistolaitoksessa oli elokuussa 2012 yhteensä n. 4300 henkilöarkistoa, joista n. 25 % oli naisten arkistoja, OMA:ssa oli 1069 henkilöarkistoa, joista 41,2 % oli naisten. Vanhin naisarkistonmuodostaja oli 1788 syntynyt Christina Elisabet Antman, jonka arkisto (2 cm, 1840 - 1857) sisältää velkakirjoja, kuolinilmoituksen sekä kirjeen lapsenlapselta ja joka luovutettiin OMA:oon yhtenä ensimmäisistä yksityisarkistoista vuonna 1933 osana Antmanin kauppahuoneen arkistoa. 
Valtaosa naisten arkistoista oli hyvin pieniä: n. 85 % oli alle 10 cm:n laajuisia. OMA:n laajin naisen arkisto, rehtori Annikki Hulkon arkisto, oli 4,5 hm  -  koko arkistolaitoksen laajin oli 44,4 hm. Yhteensä OMA:ssa oli 52,6 hm naisten henkilöarkistoja, jotka olivat keskimäärin 0,16 hm.
Laajuutta oleellisempaa tutkijan kannalta on kuitenkin arkistojen sisältö. OMA:n naisten arkistojen tavallisinta sisältöä olivat saapuneet kirjeet. Koska kirjeet olivat menneinä vuosikymmeninä tapa pitää yhteyttä läheisiin, etenkin naisten keskinäiset kirjeet sisältävät pääosin arjen kuulumisia ja niistä heijastuu naisen huolehtijan ja hoivaajan rooli perheen ja suvun jäsenenä. Tämä ei aina ole ollut historiantutkijoiden kiinnostuksen kohteena. Kun osa naisten arkistoista sisältyy OMA:n laajoihin sukuarkistoihin, Simelianaan (Simelius-Simojoki suvun jäsenten arkistoja sisältävät kokoelma sisältää naisten arkistoja n. 30 kpl) ja Heikelianaan (Heikel-Heikinheimo – suku; n. 40 kpl) sekä Laestadiana-kokoelmaan (lestadiolaisen herätysliikkeen eri suuntauksiin lukeutuvien henkilöiden ja yhteisöjen arkistoista koostuva kokoelma; n. 30 kpl), pientenkin kirjeitä sisältävien naisten arkistojen merkitys on kokoaan suurempi osana laajaa kokoelmaa.
Arkistotason tietosisällön kuvailun ja asiasanoituksen perusteella OMA:n naisten arkistoissa on kaksi aihepiiriä ylitse muiden: sotiin ja uskonnollisuuteen liittyvät aiheet. Naisten arkistoille annetuista kaikkiaan 387 asiasanasta vain 11 esiintyi yli 10 arkistossa, ja näistä puolestaan yhdeksän liittyi sotiin tai uskonnollisuuteen. Sota-aika heijastui vahvasti elämään kotirintamallakin, ja uskonnollisuus vaikutti menneinä vuosikymmeninä jokapäiväiseen elämään vahvasti. Tämän lisäksi voi olla kyse siitä, että aineiston kuvailijan on helppo tunnistaa, kuvailla ja asiasanoittaa sota-aikaan ja uskonnollisuuteen liittyvää, sillä aineistomääriin suhteutettuna esimerkiksi sota-aika ei ihan sellaisena aineistokasaumana erotu kuin asiasanoituksen yleisyyden pohjalta olettaisi. Yllättävänä voi ehkä pitää, että tunteisiin liittyviä asiasanoja naisten arkistoilla oli niukasti  -  pääosa kuvailijoistakin on ollut naisia. 
Ammatin voisi olettaa vaikuttavan arkiston tietosisältöön, mutta vaikutus osoittautui odotettua niukemmaksi. Laajemmissa naisten arkistoissa ammatti heijastui selvemmin tietosisällössä, mutta pienissä arkistoissa sisällön niukkuuden ja rippeenomaisuuden seurauksena ammatti jäädä merkityksettömäksi, kun esimerkiksi harrastustoiminta dominoi tietosisältöä. Eniten OMA:ssa oli opettajien (50 kpl) ja sairaanhoitajien (10 kpl) arkistoja. Vanhin nainen, jonka ammatti mainitaan, oli 1825 syntynyt kauppias Josefa Annette Hedmansson.
Paitsi kuvailun teoreettinen tausta ja soveltamisohjeet sekä kuvailijan koulutustausta, tutkijoiden tarpeiden tuntemus tai ”kuvailunarvoisen tunnistamisherkkyys” myös arkiston järjestämistapa ja – tarkkuus vaikuttavat kuvailuun ja asiasanoitukseen. Nämä vaikuttavat samalla luonnollisesti niihin tuloksiin, joita tutkija saa tietokantoja käyttäessään. Tutkijan kannattaa tehdä monipuolisia hakuja mutta myös muistaa, että jatkuvasti osa henkilöarkistoista on järjestämättömiä tai tietosisällöltään täysin tai osin kuvailemattomia tai asiasanoittamattomia tai riittämättömästi tutkijan tarkan kysymyksenasettelun näkökulmasta kuvailtuja ja siten hakutuloksen ulkopuolella. Se, mitä on kuvailtu, ja se, mitä kokoelmissa on, eivät ole sama asia. Henkilöarkistojen käyttöön vaikuttavat myös tietosuojalainsäädäntö sekä luovuttajan mahdollisesti asettamat käyttörajoitukset, joiden vuoksi tutkija ei kotikoneellaan vielä pääse virtuaalitutkijasaliin henkilöarkistojen pariin, vaikka henkilöarkistoja olisikin digitoitu.
Mitä aukkoja OMA:n naisten arkistojen kokoelmassa oli? Etnisiä vähemmistöjä edustavien naisten arkistoja ei juuri ollut; tosin osaltaan tähän tulokseen vaikuttaa se, että etnisiteetti on arkaluonteinen henkilötieto ja siten henkilötietolainsäädännön mukaan sitä ei myöskään tietosisällön kuvailuissa voi avokätisesti kertoa. Maahanmuutto ja maastamuutto eivät olleet tyydyttävästi edustettuina. Myöskään yhteiskunnallisena vaikuttajana pohjoinen nainen ei vielä riittävästi esiintynyt OMA:n kokoelmissa.
 
Vuokko Joki, Maakunta-arkiston johtaja
Oulun maakunta-arkisto

15.11.2013

Pysyvät tunnisteet puhuttivat tutkijaseminaarissa

Kansallisarkisto järjesti 8.11.2013 tutkijaseminaarin Lisätietoja verkossa, joka lähetettiin etäyhteyksin Jyväskylän ja Turun maakunta-arkistoihin. Tältä osin seminaari toimi pilottina ensi vuonna suunnitelluille vastaaville tapahtumille. Helsingissä osallistujia oli lähes 50, Turussa ja Jyväskylässä muutamia. Seminaaria pidettiin erittäin antoisana myös etäpaikkakunnilla. Puheenvuorojen suunnittelussa onnistuttiin hyvin ja puhujavalinnat olivat oikeaan osuneita. Jessica Parland – von Essen on blogissaan tiivistänyt tutkijaseminaarin puheenvuorojen keskeisen sisällön.

Historiantutkimuksen käyttämä lähdeaineisto sähköistyy. Tänä päivänä syntyvät aineistot säilytetään sähköisesti ja aikaisemmin muodostunutta aineistoa digitoidaan – tosin rahoituksen sanelemin reunaehdoin. Tietovarantoja avataan, koska tietojen tulee olla vaivattomasti käytettävissä. Pelkkä julkisten metatietojen ja aineistojen tarjoaminen verkkopalveluiden välityksellä ei riitä, vaan julkiset tiedot on julkaistava avoimena datana. Tämä avaa eri tahoille myös mahdollisuuden luoda niihin erityyppisiä palveluita.

Tutkimus hyötyy, koska sähköisiin tietoihin voi kohdentaa täysin uudentyyppisiä tutkimuskysymyksiä. Tiedot ovat linkitettävissä ja yhdisteltävissä toisiinsa, joka nopeuttaa tutkimusprosessia ja monipuolistaa johtopäätösten tekemistä.

Helsingin sotasurmat 1918 –hankkeen johtaja Jarmo Nieminen toivoi paikkatietojen yhdistämistä arkistolaitoksen tutkimustietokantoihin, jolloin esimerkiksi henkilöiden kuolinluokkatietojen sijoittaminen kartalle edesauttaisi johtopäätösten tekemistä taisteluiden luonteesta.  Arkistolaitos julkaisee vuonna 2014 tutkimustietokantojen tiedot avoimena datana ja samalla selvittää paikkatietojen yhdistämistä tietokantojen tietoihin.

Sähköisen tutkimusprosessin kehittämisessä yhtenä keskeisenä osa-alueena on sähköisiin aineistoihin viittaaminen ja siihen liittyvä pysyvä urn-tunniste (”pid”). Arkistolaitos toteuttaa tiiviissä yhteistyössä tutkijoiden kanssa lähdeviitepalvelua, jota on pilotoitu tämän vuoden aikana. Pilotointi jatkuu ensi vuonna. Palvelua pilotoidaan sähköisessä muodossa julkaistavilla tieteellisillä artikkeleilla, joiden lähdeviitteissä käytetään palvelun antamia pysyviä tunnisteita. Lähdeviitepalvelu on tarkoitus ottaa tuotantokäyttöön vuonna 2015 arkistolaitoksen sähköisten palveluiden uudistamisen yhteydessä.

Seminaariin osallistuneita huolestutti teknisen kehityksen vaikutus pysyvän tunnisteen pysyvyyteen. Lähdeviitteeseen liittyvä pysyvä urn-tunniste kohdistuu tietosisältöön. Jos tiedostoformaattien kehityksen takia tai muista syistä tuotetaan myöhemmin uusia käyttökopioita tai jopa uudelleen digitoidaan samaa aineistoa, on lähtökohtana se, että tietosisällön pysyessä samana, mutta digitoidun ilmiasun muuttuessa, urn-tunniste säilyy samana. Toistaiseksi kuitenkin tähän liittyvät tekniset ja toiminnalliset käytänteet ovat määrittelemättä.

Tiedon avaaminen ja sähköisen tutkimusprosessin kehittäminen edistävät tutkimusta. Tieto ei kulu käytössä, vaan sen arvo vain kasvaa, kun sitä käytetään.

Päivi Happonen
Tutkimusjohtaja, Kansallisarkisto

8.11.2013

Politiikkaa tekemässä


Arkistolaitoksessa on noin 195 hkm asiakirjoja, joista 175 hkm on viranomaisten arkistoja ja loput 20 hkm yksityisarkistoja. Vuosittain arkistolaitokseen luovutetaan uusia aineistoja 4-5 hkm. Viranomaisten arkistot otetaan vastaan nykyään pääsääntöisesti järjestettynä ja luetteloituna, yksityisarkistojen luovutuskunto on ollut vaihtelevampi. Yksityisarkistoja on järjestetty ja kuvailtu vastaanoton jälkeen arkistolaitoksen yksiköissä. Yksiköt huolehtivat myös siitä, että kaikkien vastaanotettujen aineistojen tiedot ovat hakemistotietokannoissa, josta ne tulevat Astia-tilausjärjestelmän käyttöön.

Arkistolaitoksessa on jouduttu viime vuosina pohtimaan sitä, miten prosessi saadaan toimimaan vähemmällä henkilökunnalla, mutta niin, että aineistot ovat tutkijoiden haettavissa järjestelmiemme kautta mahdollisimman sujuvasti. Vuosien mittaan luovutetuista aineistoista on ehtinyt kertyä jo rästejäkin. Tänä vuonna tietovarantotiimi, jossa on edustus kaikista arkistolaitoksen yksiköistä ja vastuualueilta, on laatinut Kuvailu- ja järjestämispolitiikkaa. Sen avulla määritetään toimintamallia aineiston käsittelylle.

Kuvailu- ja järjestämispolitiikka (tai lyhyemmin KJP) keskittyy erityisesti arkistolaitoksessa jo olevan, vielä järjestämättömän tai Astia-järjestelmän ulottumattomissa olevan aineiston käsittelyyn. Tätä on kaikkiaan reilu 30 hkm eli 16 % kaikesta aineistosta.

Kuvailu- ja järjestämispolitiikassa lähtökohtana on se, että kaikkea aineistoa ei käsitellä enää samalla tavalla. Suunnitteilla on kolme tasoa, joilla aineiston järjestämiseen, kuvailuun ja fyysiseen säilytykseen otetaan kantaa. Inventointitasolla dokumentoidaan toimijan ja aineiston vähimmäistiedot ja turvataan säilytyksen asianmukaisuus, mutta totutusta joudutaan poikkeamaan, jotta tiedot saadaan joutuisasti tietopalvelun käyttöön. Perustaso edustaa vakiintuneen arkistonmuodostuksen käytäntöjä ja siten tyypillisesti viranomaisarkistojen käsittelytapaa. Erityistasolla arkistoa tai vielä ehkä tavallisemmin sen osia voidaan kuvailla ja järjestää tarkemmin käytettävyyden parantamiseksi. Erityistaso voi koskea esim. digitoitavaa aineistoa.

Tasojen sisältöjen määrittely ja vaikutukset on herättänyt monenlaisia mietteitä. Riittääkö tutkijalle inventointitaso? No, vaihtoehtona on se, että hänelle joudutaan antamaan käyttöön järjestämätön arkisto tai aineistoa ei voi lainkaan saada tutkijasaliin. Tietopalvelua helpottaa, kun aineisto saadaan tilausjärjestelmän piiriin. Kuormittuuko tietopalvelu, jos kuvailutiedot ovat niukempia? Kuvailulla voidaan vähentää järjestämistyötä, mutta voiko kuvailua tehdä hyvin, jos aineistoa ei käydä perusteellisesti läpi? Helpottavatko tulevat kuvailusäännöt tätä? Kuinka laajoja toimenpiteitä aineiston säilyvyys vaatii? Onko kartat tai digitoitava aineisto kuvailtava aina tarkemmin?

Kuvailu- ja järjestämispolitiikkaa hiotaan vielä. Käytäntöön se on tarkoitus viedä seuraavien vuosien aikana järjestämättömän aineiston toimenpideohjelmalla.


Päivi Rossi
Ylitarkastaja
Jyväskylän maakunta-arkisto

1.11.2013

Viikko karttojen keskellä

En ollut kuullut paljoakaan arkistolaitoksesta saapuessani TET-harjoitteluun Mikkelin maakunta-arkistoon. Tiesin, että on olemassa tutkijasali, jonne työntekijät kärräävät vanhoja asiakirjoja, mutta kaikki muu oli minulta pimennossa. Siksi yllätyinkin, kun työhuoneekseni näytettiin makasiini täynnä karttoja.

Olen aina rakastanut karttoja. Pikkulapsesta asti olen tutkinut ja piirrellyt karttoja. Jos kuva kertoo enemmän kuin tuhat sanaa, paljonko kartta kertoo? Ainakin kirjan verran. Tietenkin vanha kartta on sitäkin kiehtovampi, sillä se pitää sisällään asioita, jotka eivät enää ole: entisajan ihmisten elämää ja ajattelua, historiaa. Kuten kartatkin, historia kiinnostaa minua. Juuri siksi hain ja löysinkin työharjoittelupaikan arkistosta. Tiesin, että täältä sitä historiaa löytyy talon täydeltä. Kartat olivat vain mukava lisä.

Kuva Mikkelin maakunta-arkiston karttakokoelmiin sisältyvästä Nova et accurata delineatio Ingriae et Careliae -kartasta. Kartta löytyy digitoituna Kansalliskirjaston kokoelmista.   

Kun katson karttaa, yritän välittömästi nähdä, mistä se on piirretty. Kartan ainoa anti ei kuitenkaan ole sen tietosisältö: seinällä voi roikkua jonkin täysin merkityksettömän paikan kartta, mutta silti se on ilo silmälle ja piristää huonetta. Tähänkin tarkoitukseen soveltuu paremmin vanha, kauniisti väritetty kartta. Sitä ei ehkä voi enää käyttää mihinkään epätarkkuutensa tai yksinkertaisesti vanhentuneisuutensa vuoksi, mutta seinällä se herättää katsojan mielenkiinnon.

Vanhoihin karttoihin on myös merkitty paikannimet paljon yksityiskohtaisemmin kuin nykyisiin. Pienen präntin lukemiseen tarvitsee joskus jopa suurennuslasin, mutta se on osa kartan viehätystä: lapsikin voi tuntea itsensä tutkijaksi silmäillessään Egyptin karttaa. Lukeminen on muutenkin mukavaa ajanvietettä. Kirjat vievät mennessään ja kuljettavat ihmisen kaukomaille. Kartat tekevät saman. Kun selailemme kartaston sivuja, saamme kukin omanlaisemme mielikuvat paikoista. Mercatorin kartoista saatamme ajatella, kuinka epätarkkoja ne ovat, mutta ei meidän tarvitse niiden avulla purjehtia. Meidän tulisi ajatella niiden esteettisyyttä ja ikää, ovathan ne upeita.

Nykyään hyvin monet muinaisetkin kartat löytyvät netistä digitoituina. On kuitenkin aivan eri asia tunnustella paperia ja tihrustaa siihen tehtyjä merkintöjä kuin zoomailla kuvaa tietokoneen näytöllä. Ajatuksen ”tämä on oikeasti sen ajan ihmisen omin käsin piirtämä” voi kokea vain paperisen kartan äärellä. Arkistolaitos tekee tärkeän ja hyvän työn säilyttäessään nuo kaikki pienistä tiluskartoista lähtien. Niissä säilyy paitsi niiden varastoima tieto, myös pala menneisyyttä.

Matti Kovanen
Elomaan koulu, Hirvensalmi
TET-harjoittelija, Mikkelin maakunta-arkisto