29.1.2016

Uusia mahdollisuuksia sotahistorian ja puolustushallinnon historian tutkimiselle


Kunnostusprojekti mahdollisti paremman käytettävyyden.

Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelun avulla haettavan ja tilattavan aineiston määrä lisääntyi kerralla lähes 20 hyllykilometriä viime vuoden lokakuussa. Tämä johtui siitä, että entisen Sota-arkiston aineistojen kunnostusprojektin myötä sota-ajan puolustushallinnon ja suojeluskuntien aineistojen tiedot saatiin kattavasti sähköiseen muotoon ja siten Astia-palvelun avulla haettavaksi.

Puolustushallinnon materiaalia on Astia-haun piirissä noin vuoteen 1945 asti. Vuoden 1945 jälkeen muodostuneiden aineistojen luettelotietoja syötetään sähköiseen muotoon ja koko ajan entistä enemmän aineistoa on uuden sähköisen haun piirissä. Toistaiseksi puolustushallinnon aineistoja haettaessa kannattaakin käyttää rinnakkain vanhaa Aarre-arkistorekisteriä ja Astia-palvelua.

Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?
Aiemmin kyseiset aineistot olivat pelkästään Aarre-arkistorekisterin haun ulottuvissa. Aarteessa aineistojen haku voitiin kohdistaa vain joukko-osastojen tai muiden yksiköiden nimiin tai asiakirjojen arkistotunnuksiin. Astia-palvelussa haku voidaan kohdistaa näiden lisäksi kaikkeen siihen tietoon, joka Aarre-tietokantaan on aineiston kohdalle syötetty. Hakujen ulottuminen kaikkeen tietokantaan syötettyihin kenttiin avaa uusia mahdollisuuksia tiedon haulle ja tutkimuskohteiden haarukoinnille.

Aiemmin Aarteen ja paperisten arkistoluetteloiden kanssa operoidessaan tutkijat ja arkiston henkilökunta joutuivat tietoon tai valistuneisiin arvauksiin luottaen päättelemään minkä puolustushaaran, aselajin, joukko-osaston tms. asiakirjojen joukosta tutkimuksen kohteena oleva asia saattaisi löytyä. Tämä oli usein aikaa vievää ja vaati usein Aarteen käyttäjiltä melkoista tuntemusta puolustushallinnon organisaatiosta ja asiakirjoista. Esimerkiksi haettaessa hakusanoilla pikakiväär* tai korsupiirustu* ei saada yhtään osumaa. Tällaisissa tapauksissa on tutkijan pitänyt päätellä, että tietoja pikakivääreistä saattaisi löytyä esimerkiksi puolustusministeriön taisteluvälineosaston aineistoista.

Korsupiirustusten löytäminen Aarteen kätköistä on ollut vieläkin hankalampaa. Sen sijaan, haettaessa samoilla hakusanoilla Astia-verkkopalvelusta, saadaan tulokseksi 255 ja 19 hakuosumaa. Heti hakuosumat saatuaan asiakas näkee myös minkä yksiköiden aineistoista kyseistä tietoa on löydettävissä. Muutos haussa nopeuttaa valtavasti tutkijoiden ja henkilökunnan työtä ja takaa tarkemman, paremman ja ennen kaikkea laajemman osumatarkkuuden tietoja etsittäessä.
Kesämökkipiirustukset turvallisuusorientoituneelle ihmiselle. Kansallisarkisto, Jalkaväkirykmentti 38. I pataljoonan esikunta, Perus 2812/1.
Mitä muuta Astia tuo muassaan?

Aarteen avulla ei myöskään pystynyt tekemään suoraan tilauksia tutkijasaliin. Sen sijaan rekisteröityneet asiakkaat pystyvät Astian avulla tekemään tutkijasalitilauksia puolustushallinnon aineistoista ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän lisäksi käyttörajoitettuihin aineistoihin voi hakea Astiassa lupaa sähköisesti, kun lupa piti aiemmin täyttää paikan päällä paperilla.

Tulevaisuudessa, kun kaikki Kansallisarkistossa säilytettävä puolustushallinnon materiaali on syötetty kokonaisuudessaan sähköiseen muotoon, ei asiakkaiden enää tarvitse käyttää Aarretta ja Astiaa rinnakkain. Kaikki onnistuu niin sanotun yhden luukun periaatteella Astian avulla.

Ylitarkastaja Ville Kontinen, Kansallisarkisto
Kuvan löydät parempilaatuisena Kansallisarkiston Flickr-sivuilta.

15.1.2016

Kumppanuusyhteistyöllä myönteisiä tuloksia


Viime vuosien aikana arkistolaitoksessa on panostettu kumppanuusyhteistyöhön muun muassa digitoinnin yhteydessä. Digitointihan on mittava kokonaisuus, joka on paljon muutakin kuin pelkkää asiakirjojen skannausta. Digitoitavat aineistot tulee muun muassa fyysisesti valmistella sekä niiden aineistometatiedot tarkistaa ja tarvittaessa korjata ennen skannausvaihetta.

Digitoidun aineiston käytettävyyttä parannetaan rikastamalla metatietoja asiakirjan tasolle; indeksoimalla kerätään asiakirjoissa olevia tietoja hakukelpoisiksi kuten moottoriajoneuvokortistoissa ajoneuvon merkki ja rekisterinumero tai väestörekisteriaineistoista kylä-, tila- ja henkilötietoja. Metatietojen keräämisessä ja rikastamisessa kumppanuusyhteistyö on osoittautunut hyväksi toimintatavaksi.

Moottoriajoneuvokortit

Moni yhteistyö on käynnistynyt yhteisen tarpeen havaitsemisella. Esimerkki tämänlaisesta yhteistyöstä oli vuonna 2014 toteutettu Turun maakunta-arkistossa säilytettävien Turun ja Porin lääninhallituksen yhteisarkiston moottoriajoneuvorekisteriin kuuluvien moottoripyöräkorttien digitointi ja indeksointi. Noin 30 000 korttia digitoitiin Kansallisarkistossa.

Yksittäisten, digitoitujen korttien valmisteluun ja indeksointityöhön arkistolaitos sai talkooapua Suomen Royal Enfield Owners Club -moottoripyöräkerhon jäseniltä ja Veteraanimoottoripyöräklubi ry:ltä. Indeksoinnin yhteydessä jokaisesta kortista kerättiin moottoripyörien rekisterinumero, merkki ja tyyppi. Tiedot ovat hakukelpoisia ja ne on linkitetty Digitaaliarkistossa oleviin digitoituihin kortteihin, joista löytyy lisätietoja.

Suomen Royal Enfield Owners Clubin puheenjohtaja Kaj Nyholmin mukaan moottoripyöräkerho tarttui vapaaehtoistyöhön vaaliakseen perinteitä: ”Vanhoja moottoripyöriä on edelleen paljon varastoissa ja talleissa, minne ne ovat unohtuneet edellisiltä tai nykyisiltä omistajiltaan. Moottoripyörät ovat osa historiaamme ja kulttuuriperintöämme, samoin niiden saattaminen toimintakuntoisiksi ja takaisin tien päälle.”

Moottoriajoneuvokortistoihin liittyvä yhteistyö sai jatkoa Mikkelissä. Digitointiprojektin tarkoituksena oli digitoida ja indeksoida Mikkelin lääninhallituksen moottoriajoneuvojen kortistoa vuosilta 1958-1973 yhteensä noin 110 000 korttia. Projekti toteutettiin osana Mikkelin kaupungin nuorten työllistämis- ja aktivointihanketta. Sitä toteutti vuodesta 2014 alkaen Mikkelin toimintakeskus ry:n digitointipaja, ja vuoden 2015 syksystä lähtien se on toiminut ”Työpajat Mikkelin” alaisuudessa ja on työllistänyt 3-6 henkilöä vuorollaan.

Sisäministeriön vuoden 1963 päätöksen mukaan ajoneuvojen kantakortin sai hävittää 10 vuoden kuluttua siitä kun ajoneuvo on poistettu kortistosta. Sen nojalla useissa lääninhallituksissa hävitettiin 1960-luvulla ne kantakortit, jotka oli poistettu rekisteristä vuonna 1956 tai sitä ennen. Kaikkia kortteja ei suinkaan hävitetty pysyvästi, vaan maakunta-arkistoista niitä annettiin alan yhdistyksille. Suuri osa ajoneuvorekisterikorteista on siis tallella. Olemme suunnittelemassa yhteistyöhanketta näiden arkistolaitoksen ulkopuolella olevien ajoneuvokorttien digitoimiseksi ja indeksoimiseksi. Tämän aineiston suuruusluokka on noin kaksi miljoonaa korttia. 


Väestörekisteriaineistot


Sata vuotta vanhemmat seurakuntien ja viranomaisten väestörekisteriaineistoita Kansallisarkisto on digitoinut runsaasti erityisesti vuosien 2009 ja 2010 erillisrahoitteisissa digitointihankkeissa. Aineistot ovat julkisia ja vapaasti käytettävissä digitaalisina Digitaaliarkistossa.

Seurakuntien rippikirjojen indeksoinnin talkoistamista kokeiltiin muutama vuosi sitten ilman verkkotyökaluja. Projektissa todettiin, että excel-pohjaiset työkalut huomattavan hankalia käytännössä ja logistiikaltaan hyvin työllistäviä. Talkoistaminen ilman verkkotyökaluja osoittautui aivan liian työlääksi toimintatavaksi.

FamilySearch on julkaissut verkossa toimivan indeksointityökalun, joka otettiin joulukuussa 2015 käyttöön Kansallisarkiston jo digitoimien vuosien 1810-1915 henkikirjojen indeksointiin. Itse työkalu on englanninkielinen, mutta henkikirjojen indeksoinnin ohjeet ovat suomeksi. Yli sata vuotta vanhoista julkisista henkikirjoista indeksoidaan määrämuotoisiin metatietokenttiin kylä-, tila- ja henkilötiedot, jotka siirretään arkistolaitoksen tietojärjestelmiin edistämään hakukelpoisina digitoitujen aineistojen käyttöä.

Vapaaehtoisia indeksoijia tukemaan on perustettu Facebook-ryhmä, lisäksi lisätietoja ja ohjeita löytyy arkistolaitoksen verkkosivulta.


Kumppanuusyhteistyö jatkossa


Moottoriajoneuvokortit ja useat väestörekisteriaineistot ovat hyviä esimerkkejä yleisöä kiinnostavista digitoiduista aineistoistamme, joiden metatietoja on jo rikastettu kumppanuusyhteistyöllä.

Joulukuussa 2015 käynnistyneestä henkikirjojen indeksoinnista FamilySearchin indeksointiverkkotyökalulla odotamme paljon. Jos FamilySearchin verkkotyökalu osoittautuu suosituksi, voimme tuottaa sinne muitakin tutkijoita kiinnostavia aineistoja indeksoitavaksi.

Käytännössä Kansallisarkisto digitoi aineistoja, joista vapaasti käytettävät ovat metatietoineen avoimesti käytettävissä erilaisiin sovelluksiin, julkaisuihin ja muuhun tutkimus- ja verkkokäyttöön. Metatietojen rikastaminen on resurssivaltaista, joka on suurin syy siihen että etsimme erilaisia kumppanuuksia työn toteuttamiseksi. Digitointityötämme arvostetaan suuresti, ja Digitaaliarkisto on ylivoimaisesti käytetyin verkkopalvelumme. Tekemämme ja kumppanuusyhteistyössä tehtävä digitointi ja metatietojen rikastaminen on työtä jota tehdään kaikille asiakkaillemme.

Olemme avoimia uusille ehdotuksille.

István Kecskeméti 
Sektorijohtaja
Kansallisarkisto