Näkökulmia arkistosta

Arkistolainen – ja ylpeä siitä!

2012-01-27T12:44:00.000+02:00

Muistatko nähneesi arkistonhoitajan romanttisen elokuvan ensirakastajana tai toimintaraidan sankarina? Niin, en minäkään. Arkistonhoitaja ei taida olla sankariaineista, mikäli elokuvien ja kirjallisuuden tarjontaan on uskominen. Mieluummin yleisö seuraa poliisien, lääkärien tai jopa arkeologien edesottamuksia. Arkistonhoitaja on pikemminkin antisankari, joka filminauhalle tai kirjanlehdille päädyttyään esittelee juhlallisesti kansallisaarteena Lasse Virenin harjoittelukalsareita (Ketolan ja Myllyrinteen sketsissä) tai toilailee kärttyisenä ja naisia vihaavana vanhana poikana (Waltarin näytelmässä Rakas lurjus). Jopa ruotsalaistutkimus on osoittanut että arkistonhoitaja ei pärjää lääkäreille tai opettajille seksikkyydessä, mikä edellisten mielikuvien valossa ei tietysti ole yllätys.

Mediaa arkistonhoitajan tekemiset eivät liiemmin kiinnosta. Valtakunnan uutisissa arkistonhoitaja saattaa kommentoida tyylikkään pidättyvästi kadonneita tai löytyneitä asiakirjoja, tai sitä miksei poliitikkojen salassa pidettäviä henkilötietoja anneta toimittajien reposteltavaksi. Sukututkimusohjelmat tekevät totiseen julkisuuskuvaan ilahduttavan poikkeuksen. Julkkiksen esi-isiä etsittäessä arkistojen aarteet näyttäytyvät kiehtovassa valossa ja arkistonhoitajan työ alkaa houkutella katsojaa. Sylkykuppina arkistonhoitaja saa puolestaan olla silloin, kun häntä internetin keskustelupalstoilla syytetään asiakirjojen pimittämisestä tai jopa tahallisesta hävittämisestä.

Arkistoissa työskentelee melkoinen joukko ammattilaisia: arkistonhoitajia ja arkistosihteereitä, asiakirjahallintopäälliköitä ja tietopalvelusihteereitä, asianhallintasihteereitä ja tiedonhallinta-asiantuntijoita, tutkijoita, ylitarkastajia ja toimistosihteereitä, konservaattoreita ja arkistomestareita. Ammattinimikkeiden kirjo kertoo jo jotain työn ja tehtävänkuvien vaihtelevuudesta

Mielikuva harmaasta ja arasta arkistohiirulaisesta, jolle ammattistereotypioissa vetää vertoja vain nutturapäinen ja kimittävä kirjastonhoitaja, on kuitenkin menneen talven lumia. Arkistonhoitajan tai tiedonhallinta-asiantuntijan täytyy olla neuvottelutaitoinen moniosaaja, joka hallitsee parhaimmillaan vanhat käsialat, julkisuuslainsäädännön, sähköisen säilyttämisen periaatteet ja paljon muuta. Sähköinen toimintaympäristö asettaa työlle yhä suuremmat vaatimukset; on eAMSia, prosessikuvausta, järjestelmien yhteensovittamista ja kokonaisarkkitehtuurin hallintaa. Tiedon helppo löytyminen ja käytettävyys ovat organisaation toiminnan elinehto. Samaan aikaan toisen jalan pitäisi olla tukevasti vanhassa paperiarkistossa ja taitaa senkin moninaiset niksit.

Harmillisen usein myös viraston johto pitää vanhaa mielikuvaansa arkistotyöstä edelleen ajantasaisena, mistä johtuen moni arkistonhoitaja pinnistelee pystyäkseen hoitamaan muiden töiden ohessa myös asiakirjahallinnan tehtävänsä ammatillista itsetuntoa tyydyttävällä tavalla. Myöskään arkistolainen itse ei saisi syyllistyä työnsä ja ammattinsa vähättelyyn. Vai onko sanassa arkisto jotain noloa ja hävettävää? Kukas sen kissan hännän nostaa, jos se itse sen piilottaa?

Mistä sitten keski- tai matalapalkkainen asiakirjahallinnan asiantuntija löytää motivaation päivittäiseen työhönsä? Omituinen kysymys, eihän tässä nyt ihan mitä tahansa huttua hämmennetä vaan vaalitaan kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä! Asiakirjojen todistusvoimaisuus mahdollistaa paitsi niistä tehtävän tutkimuksen myös yksityisen kansalaisen oikeusturvan. Julkisuusperiaate ja tietosuoja ovat arkistolaisen sydämen asioita. Tässä ollaan paljon vartijoita, sillä käsissä on aarre, josta huolehtiminen ja käyttöön antaminen on sekä yksilön että yhteiskunnan näkökulmasta tärkeää.

Ja löytyy niitä esimerkkejä elokuvien seksikkäistä arkistonhoitajistakin, vai mitä tykkäätte National treasure -elokuvan arkistonjohtajaa esittävästä Diane Krugerista?

Minna-Liisa Mäkiranta
Ylitarkastaja, Joensuun maakunta-arkisto

Kuulumisia Hämeenlinnasta

2012-01-24T15:39:00.001+02:00

Vuoden vaihde tuo aina tullessaan muutoksia toimintaan. Viime viikon blogissa kerrottiin Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteen tutkijasalin sulkemisesta ja aineistojen siirrosta Rauhankadun arkistomakasiineihin. Tutkijasalitoimintojen keskittäminen Helsingin seudulla ja siihen liittyvät laajat aineistosiirrot ovat vaatineet pitkäjänteistä suunnittelua.

Tutkijasalipalveluiden ja tilankäytön tehostamista painotettiin Hämeenlinnan maakunta-arkiston uudisrakennuksen suunnittelussa muutama vuosi sitten. Pitkäjännitteisestä suunnittelusta ja toteutuksesta kertoo jo se, että Rauhankadun ja Siltavuorenkadun toimipisteistä siirrettiin ensimmäiset aineistosiirrot Hämeenlinnan maakunta-arkistoon syksyllä 2010 ja viime vuoden keväällä siirtourakka jatkui niin, että kaikkiaan yli 9 kilometriä aineistoja siirrettiin Hämeenlinnan maakunta-arkistoon. Suuri osa aineistoista on Uudenmaan läänin alueella toimineiden viranomaisten arkistoja, kuten Uudenmaan lääninhallituksen arkisto. Mutta mukaan mahtuu myös koko Suomea koskevia aineistoja kuten tuomiokirjojen ns. renovoidut eli puhtaaksi kirjoitetut kappaleet vuodesta 1871 alkaen, maa- ja metsätalousministeriön asutusasiainosaston (ASO) arkisto ja maatalouslaskenta-aineisto, josta tutkija saa tietoa maatiloista separaattorien ja karviaismarjapensaiden tarkkuudella, kuten viime vuoden huhtikuun blogissa on yksityiskohtaisemmin kerrottu.

Viime vuoden aikana saatiin myös toteutetuksi kaikki näihin siirtoihin liittyneet Vakka-arkistotietokannan vaativat muutostyöt. Tämä tarkoittaa sitä, että nyt esimerkiksi siirrettyjen aineistojen oikeat sijoituspaikkatiedot löytyvät Vakka-arkistotietokannan ja Astia -tutkijasalikäyttöliittymän hakujen avulla.

Maakunta-arkistoomme on siirretty myös kentältä eli valtion piiri- ja paikallisviranomaisilta runsaasti uutta aineistoa viime vuoden aikana. Yli 50 eri viranomaisarkistoa on siirretty maakunta-arkistoon. Ajallisesti aineistot sijoittuvat pääsääntöisesti 1960 -luvulle ja määrällisesti niitä on yli 1300 hyllymetriä.

Aukioloaikoihin on myös tullut joitakin muutoksia vuoden alusta lähtien. Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasali on avoinna maanantaista perjantaihin kello 8.00-16.00. Talvikaudella ja tulevalla syyskaudella päivystämme keskiviikkoisin ja torstaisin kello 16.00- 18.00. Lisäksi niin sanottuja pitkiä iltoja eli päivystys kello 16.00-20.00 on keskiviikkoisin ja torstaisin pääsääntöisesti kuukauden ensimmäisellä kokonaisella viikolla. Aikaisemmat aukioloaikamme tunteva varmaan huomaa, että aukiolotuntimäärät tulevat aavistukset laskemaan, mutta näin olemme voineet järjestää asiakkaiden toivomia nk. pitkiä iltoja aikaisempaa enemmän. Näiden määrä lähes kaksinkertaistuu. Kaikkien toimipisteiden kohdalla tarkat aukioloajat on syytä tarkistaa Arkistolaitoksen kotisivuilta tai soittamalla kyseiseen toimipisteeseen aina ennen vierailua.

On syytä myös muistuttaa, että viimeiset asiakirjatilaukset tulee jättää kello 15.00 mennessä tai tilata ne etukäteen sähköpostilla tai soittamalla maakunta-arkiston vaihteeseen.

Kansallisarkiston ja Hämeenlinnan maakunta-arkiston yhdessä järjestämät XXIII Pohjoismaiset Arkistopäivät kokoaa yhteen pohjoismaalaiset alan ammattilaiset toukokuun lopulla (23.-25.5.2012). Aiheesta lähemmin 28.10.2011 blogikirjoituksessa. Arkistopäivien aikana tutkijasalin aukioloaikoihin tulee joitakin muutoksia. Tarkemmat aukioloajat ilmoitetaan kotisivuilla lähempänä tilaisuuden ajankohtaa.

Tervetuloa tutkimaan vanhempia ja uusia aineistojamme ja toivottavasti arkistoalan ammattilaiset kokoontuvat sangoin joukoin toukokuussa Hämeenlinnaan.

Susanna Taipale
ylitarkastaja, tietopalvelun vastuualue
Hämeenlinnan maakunta-arkisto

Sörnäisten toimipisteen aineistot tutkittavissa nyt Kansallisarkiston päärakennuksessa

2012-01-13T13:15:00.000+02:00

Kansallisarkisto on vuoden alusta alkaen keskittänyt tutkijasalipalvelunsa Rauhankadun päärakennukseen. Sörnäisissä Työpajankadulla sijainnut tutkijasali sulki ovensa ennen joulua.

Syynä tutkijasalien keskittämiseen oli mahdollisimman toimivan palvelun tarjoaminen asiakkaille samalla kun asiakaskäyntien määrät vähenevät ja laitoksen henkilöresurssit supistuvat. Keskittämisen ansiosta Rauhankadun tutkijasali pystytään pitämään nyt auki entiseen tapaan.

Aineiston käytöstä Rauhankadulla on pyritty tekemään mahdollisimman joustavaa siirtämällä Sörnäisistä Rauhankadulle yhteensä kuusi hyllykilometriä käytetyintä puolustushallinnon aineistoa. Aineistosiirroista huolimatta iso osa puolustushallinnon aineistosta on edelleen fyysisesti Sörnäisten toimipisteessä, josta sitä tutkijoiden tilausten mukaan kuljetetaan kerran päivässä Rauhankadulle. Maksimissaan voi tilata kuusi arkistoyksikköä. Käytäntö on ollut jo vuosikausia sama Siltavuoren toimipisteestä Rauhankadulle toimitettavan aineiston suhteen. Tutkijoilta tämä vaatii aikaisempaa tarkempaa ennakointia, mitä aineistoa hän haluaa tutkia.

Tilausedellytykset onneksi kuitenkin paranevat koko ajan, sillä seuraavien muutaman vuoden aikana viimeinenkin osa Mikkelissä kunnostettavasta sodan ajan huonokuntoisesta aineistosta saadaan asianmukaisesti luetteloitua.

Päivystyshenkilökunnan osaaminen säilyy hyvällä tasolla, sillä Sörnäisistä tutkijasalin päivystäjiä on siirtynyt Rauhankadun asiakaspalveluun. Muutoksen ehdottomasti paras puoli on, että nyt koko puolustushallinnon aineisto on tilattavissa samalta tiskiltä kuin muukin arkistoaineisto. Rauhankadullahan on jo ennen Sota-arkiston liittämistä Kansallisarkistoon ollut useita sotahistoriantutkijoiden käyttämiä yksityisarkistoja.

Aineistojen tilaaminen on nyt myös aiempaa helpompaa, kun arkistoja voi tilata käyttöönsä sähköisen tilauspalvelun avulla. Suunnitelmien mukaan vuoden 2012 aikana vahvan tunnistautumisen avulla jokainen asiakas voi lisäksi tilata arkistolaitoksen tutkijasaleihin aineistoa kotikoneeltaan etukäteen.

Kansallisarkiston tietopalvelun puolesta toivotan kaikki Sörnäisten toimipisteen entiset asiakkaat tervetulleiksi myös Rauhankadulle. Palautetta palveluistamme voi antaa osoitteeseen arkisto@narc.fi tai henkilökohtaisesti etunimi.sukunimi(at)narc.fi

Mikko Karjalainen

Kehittämispäällikkö

Kansallisarkisto, tietopalvelun vastuualue

Blogi jää tauolle

2011-12-30T10:14:00.000+02:00

Näkökulmia arkistosta -blogi jää uuden vuoden tauolle ja palaa uusin teemoin jälleen viikolla 2.

Arkistolaitos toivottaa kaikille blogin lukijoille oikein hyvää uutta vuotta 2012!

Joulurauhaa Turusta

2011-12-23T09:15:00.000+02:00

Monen suomalaisen jouluperinteisiin kuuluu Suomen Turusta julistettavan joulurauhan kuunteleminen jouluaattona 24.12. puolenpäivän maissa. Joukko kulttuuri(pää)kaupunkilaisia astelee tänä(kin) vuonna Tuomiokirkon ja Vanhan Raatihuoneen luo kuulemaan paikan päälle juhla-aikaan virittävät tutut sävelet ja sanat.

Turun maakunta-arkistossa joulunaikaan ja -taikaan laskeudutaan jo aina hieman etukäteen. Työyhteisön perinteisiin kuuluu henkilökunnan yhteinen joulukahvihetki ja oheisen joulurauhanjulistuksen mukaelman lukeminen (selkeällä ja kuuluvalla äänellä, vrt. tiernapojat). Tapaa on noudatettu tiettävästi ainakin harjoittelija R. Luttisen ajoista lähtien, vuodesta 1975, ja teksti kuului tänä vuonna näin:

”Ylivallan muistutuxen cautta, Yxicertainen Joulurauhan Julistus Turun Macunnan Archiwiumille Sinä Herran Wuona 2011, Sen sangen heicon ja yxicertaisen Ymmärryxen jälcen coconpandu ja Pränttin annettu Ennen Joulun juhla Huittisisa syndyneldä, mutta nyt Turusa olewaiselda Rauno Luttiselda.

Hänen cuniallisen corceutens, Meidän suuren päälicön puolesta, Tässä cuulutetan caicille tämän Macunnan Archiwiumin työtätekewäisille Meidän Herram syndymä päiwä ia Joulu juhla, Nijn mös sen ajan rauha joca sisälle tule, jånga suuren syyn tähden, Tämän Archiviumin Esimiehett andawat teitä itzecutacin waroitta ja sanoo, Että idzecucin Cohdastans, Suuren Ilon puhtan Sydämen ia Hyffwän Omantunnån cansa hänen lähimäistäns wastan elä.

1.    Ja caickein ensist ilman yhtäcän estet, että Oluitten ja Wijnan juomisest påies kieldän, sisäll tulewaisell Juhlalla, Waan jås jocu sentähden taitanki otta Hänen Oluens, eli Wijnans Meidän Studerawaisten ylpitämisex annetan ia päälisex yhden Placatin jälcen jocu Waiwanen marcka sacåtetan.
2.    Sixi-tåisexi mös ej sallita sisäll tulewaisell juhlalla yhtäcän outto waatten puku pääll, Jåilla Ihmisett peliätetyx tulla taidaisit. Kaicki häpiäliset Dantzit, la luåttåmat Yö Reissut kieldän, Nijn myös caicki ne cuin pahan menon, ciecumisella, ciråuxella, Tappeluxella, Ambumisella eli muulla sencaldaisella matkan saattavat. Jåca sencaldaisest löyttän ja käsitetän, echkei jollecuille heidän menåstans erinåmaist wahingått åle tapahtunut, Pitä cuitencin harginnall rangaistaman, Sakålla eli ylimääräisell järjestämisen työllä. Mutta jås wahingå jollecuille tapahtu, Caxicerraisest ylimääräist Archiwiumin työt annetan, Sitä wastan cuin arckiana tapahtu.
3.    Kolmannexi, Että idze cucin hänen huånesans Walkiasta ja sähgöst wisun waarin pitä, etei sen cautta Yhhtäcän wahingått tapahduis ja nijn idzens ia muut cansans Wahingån wedäisi.
4.    Ia cosca me näijn meidän päälicöiden pelos, Esiwallalle cuuliaisuuden näytämmä, Rijta ia Tora wäldäm, Ylönsyömistä ia eritåtein Juåmista gardam, Ilåisest tåinen tåisens cansa olem ia eläm, Nijn waldion walda hyvästi siuna meitä caicis meidän edesåttamisissam ja anda ånnen ia menestyxen ia cucaties mahdålisest palcan coråituxen.
Tämän cansa Te caicki annetan Iloinen Joulu wastan ottaman ja sitt joscus, Cuin se sitt cullekin sopi eli passa, töihin tuleman cuin sen aica on, Tåwotetan yhtä iloista Joulun juhla ia Onnellista Utta Wuåtta.

Suåmen Turusa Sinä kahdentenakymmenentenä ensimäisenä joulucuuta wuonna 2011.”

Näihin tunnelmiin maakunta-arkiston bloggaaja päättää osuutensa kulttuuripääkaupunki-vuodessa ja siirtää katseen kohti designpääkaupunkia Helsinkiä.

Anne Wilenius
Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

Kirjeitä Joulupukille

2011-12-16T12:11:00.000+02:00

Marraskuu on vaihtunut joulukuuksi ja joulunodotus on alkanut. Oulun maakunta-arkistossa se tarkoittaa perinteisen joulun ajan näyttelyn, Kirjeitä Joulupukille, esillepanoa. Viime vuosina esillä on ollut Joulupukille lähetettyjä kirjeitä mm. Thaimaasta, Italiasta ja Venäjältä, mutta tänä jouluna valitsin näyttelyyn suomalaisten lasten kirjoittamia kirjeitä Joulupukille.

”Rakas Joulupukki, olen ollut kiltti. Myös veljeni Oskari on ollut. Minä toivon Bionicle-elokuvan ja ritarilegoja. Oskari toivoo radio-ohjattavaa autoa…” Näin kirjoittaa 6-vuotias Kari horjuvin kirjaimin varmasti ensimmäistä kirjettään Joulupukille. Risto on puolestaan askarrellut mainoslehdistä leikkaamistaan kuvista lelukatalogin, josta pukin on ollut vara valita lahja.

Nämä ja tuhannet muut Joulupukin ympäri maailmaa saamat kirjeet ovat Joulupukin arkistossa, jota ei säilytetäkään Korvatunturilla vaan täällä Oulun maakunta-arkistossa! Joulupukin arkistossa on kirjeitä vuodesta 1997 lähtien kymmenistä eri maista ja kaikista maanosista, paitsi Etelämantereelta - ainakin toistaiseksi.

Pääasiassa Joulupukille kirjoittavat lapset ja nuoret. He kertovat pukille kirjeissään ja korteissaan joululahjatoiveensa lisäksi omasta perheestään, lempiharrastuksistaan, koulunkäynnistään ja omasta kotipaikastaan. Monesti kirjeet on koristeltu hienoilla piirustuksilla ja askarteluilla, joiden suosituimpana aiheena on itse Joulupukki poroineen ja lahjasäkkeineen.

Vaikka Joulupukki on meille useimmille niin rakas, niin kovin harvoin hänen arkistoaan on käyty tutkimassa. Ehkä syynä on ollut se, että tieto Joulupukin arkiston olemassaolosta ei ole tavoittanut tutkijoiden korvia. Joulupukin arkisto on kuitenkin vapaasti kaikkien tutkittavissa. Kirjeet Joulupukille avaavat oven eri maissa asuvien lasten maailmaan.

Jouluun on vielä pari viikkoa, joten vielä on mahdollista kirjoittaa oma lahjatoiveensa Joulupukille. Minun toiveeni on rauhaisa joulu, jolloin on aikaa nauttia perheen seurasta sekä hyvästä ruoasta.

Hyvää joulunodotusta!

Riikka Pyykkö

Tutkija, Oulun maakunta-arkisto

Kätketyt kirjat

2011-12-09T15:53:00.000+02:00

Vuosikymmeniä Mikkelin maakunta-arkistossa käyneet muistelevat joskus kaiholla vanhaa tutkijasalia. Ei niinkään tiloja sinänsä, vaan sitä, että tutkijasalin seiniä kiersivät tuolloin maakunta-arkiston käsikirjaston kirjahyllyt. Niistä löysi sellaisiakin kirjoja, joita ei edes tiennyt etsivänsä. Maakunta-arkiston lisärakennuksen valmistuttua vuonna 1997 tutkijasali sai uudet tilat. Kirjaston kannalta tämä merkitsi sitä, että enää vain murto-osa kokoelmasta mahtui esille yleisötiloihin. Kun kirjat ovat poissa silmistä, niiden olemassaolo on helppo unohtaa.

Mikkelin maakunta-arkiston kirjasto on käsikirjasto eli kirjoja ei saa lainaksi, vaan ne ovat käytettävissä ainoastaan tutkijasalissa. Kirjaston tarkoitus on tukea maakunta-arkiston asiakkaita heidän tutkimuksissaan ja henkilökuntaa virkatehtävien hoidossa. Kokoelmassa on tuhansia niteitä paikallishistorioita, sukukirjoja, historian erikoistutkimuksia, lakikirjoja, hakuteoksia, arkistokirjallisuutta jne. Alueellisesti maakunta-arkiston kokoelman kirjallisuus painottuu Savoon, Karjalaan ja Kymenlaaksoon.

Vuonna 2006 Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen kirjastot alkoivat tallentaa kokoelmatietojaan internetissä käytettävissä olevaan erikoiskirjastojen ERKKI-tietokantaan. Tietokannasta voi siten nyt kotikoneeltakin tarkistaa, löytyykö vaikkapa tietty sukukirja Mikkelin maakunta-arkiston kokoelmasta. Tietokantaan on tällä hetkellä luetteloitu noin kolmannes Mikkelin maakunta-arkiston kirjoista – loput löytyvät edelleen tutkijasalin perinteisestä kirjastokortistosta. Kirjaston uudet hankinnat pyritään viemään tietokantaan mahdollisimman nopeasti. Vanhan kokoelman takautuva luettelointi on Mikkelissä tapahtunut pitkälti työllistettyjen ja harjoittelijoiden voimin, vakinaisella henkilökunnalla ei juuri aikaa muilta työtehtäviltä jää kirjastonhoitoon.

Mikkelin maakunta-arkiston kirjaston kokoelma karttuu nykyisin pääosin lahjoitusten kautta, sillä hankintamäärärahat ovat pienet. Maakunta-arkiston kirjasto ottaakin aina mielellään kokoelmaansa kappaleen julkaisua, jonka tekemisessä on käytetty maakunta-arkiston säilyttämiä asiakirjoja.

Mikkelin maakunta-arkiston kirjasto on tarkoitettu käytettäväksi – ei unohdettavaksi arkistomakasiinin kätköihin. Tutkijasalin henkilökunta opastaa mielellään, miten kirjat löytää avokokoelman hyllyistä tai miten varastokokoelmasta tilataan aineistoa lukusaliin.

Anne Hänninen
Ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto

Onks’ matskut netissä?

2011-12-02T10:21:00.000+02:00

Suhteeni arkistolaitokseen koostuu kahdesta roolista. Tutkijana olen arkistojen käyttäjä eli asiakas ja opettajana arkistolaitoksen tulevien asiakkaiden opastaja. Lukukausien aikana ensimmäiselle roolille ei juuri jää aikaa, mutta tulevien ja kenties jo vähän aloittelemaankin päässeiden arkistonkäyttäjien kanssa olen tekemisissä päivittäin.

Muutamana vuonna olen näin syksyisin pitänyt Helsingin yliopistossa poliittisen historian ja talous- ja sosiaalihistorian pääaineopiskelijoille menetelmäkurssia, joka edeltää proseminaaria. Osanottajat ovat siis toisen tai kolmannen vuoden opiskelijoita. Kuluvana syksynä osallistujia oli 59.

Yhtenä osiona kurssiin kuuluu arkistolaitokseen tutustuminen. Esittelen sitä parilla luennolla, minkä lisäksi opiskelijoiden on osallistuttava kolmeen arkistovierailuun ja kirjoitettava yhdestä arkistosta lyhyt raportti. Sitä varten on tehtävä oma itsenäinen aineistohaku yhdessä vapaavalintaisessa arkistossa. Se edellyttää jalkautumista arkistoon – verkkoaineistoja ei tässä voi käyttää. Haku tehdään valitun arkiston käytäntöjen mukaan, aineisto tilataan ja siihen tutustutaan pääpiirteissään.

Kurssilla on tarjolla kymmenen vierailukohdetta, joihin opiskelijat voivat oman kiinnostuksensa mukaisesti ilmoittautua. Tarjolla oli mm. Kansallisarkisto, UM:n arkisto, eräitä yksityisiä keskusarkistoja, KAVA, jne. Kun opiskelijoilla ei ilmoittautumisvaiheessa ollut minkäänlaista käsitystä vierailukohteista, ilmoittautuminen perustui mielikuviin. Niinpä UM:n arkiston vierailukiintiö täyttyi ensimmäisenä, ja Kansallisarkistonkin brändi veti hyvin. Pahnan pohjimmaisiksi jäivät SKS:n kansanrunousarkisto, Kansan Arkisto ja Tilastokeskus. Niihin joutuivat tyytymään mattijamaijamyöhäset, kun ”kiinnostavammat” kohteet oli jo täyteen buukattu.

Arkiston vetovoimaa opiskelevan nuorison silmissä lisäisi kovasti myös se, jos verkkosivulla kerrottaisiin heti alkajaisiksi, kuinka paljon digitaalista aineistoa on saatavilla.

Jos matskut on netissä, ohjaajan tarjoama esseen tai gradun aihe alkaa heti sytyttää paremmin. Syynä ei ole opiskelijan laiskuus tai kauniimmin ilmaistuna edes mukavuudenhalu vaan sukupolvien kuilu. Nuoret ovat yksinkertaisesti tottuneet työskentelemään verkossa joustavammin kuin paperipinojen äärellä. Minulla on tästä tuore esimerkki: muuan opiskelija tekee gradua SVUL:n ja TUL:n panoksesta Helsingin 1952 olympiakisojen järjestelyissä.

Alkusyksystä sähköpostini tavoitti Urheilun keskusarkistosta tullut viesti, jonka mukaan arkisto oli siirtynyt digiaikaan. Forwardasin meilin mainitulle graduntekijälle, joka ilahtui kovasti ja kertoi, että hänestä tuntui kuin Joulupukki olisi käynyt ennen aikojaan. Hänen aiemmin aika lailla tökkinyt graduntekonsa sai digiajassa aivan uuden vauhdin ja vaihteen, ja kohta työ onkin jo valmis.

Professori Seppo Hentilä
Kirjoittaja on arkistolaitoksen neuvottelukunnan jäsen

Työelämään tutustumassa Vaasan maakunta-arkistossa

2011-11-25T15:12:00.000+02:00

Maanantai

Ensimmäinen työpäivä.

Tutustuin tänään Rauramon arkistoon. Rauramo, vuoteen 1907 Schroderus, oli pappissuku, jonka jäsenten saarnat, kirjeet, kortit ja todistukset ovat nyt siis minun luettavanani. Olemme, Mikko ja minä, tutkineet papereita ja löytäneet joitakin kummastuttavia asioita. Kaikki vuosiluvut eivät täsmää, saarnaajan henkilöllisyys on epäselvä ja niin eespäin.

Haastattelin myös Arjaa, maakunta-arkiston johtajaa, erästä koulutehtävää varten.

Tiistai

Tänään Elina kertoi minulle konservoinnista. Aihe oli yllättävän mielenkiintoinen. Minulle näytettiin lehtiarkisto, jossa selailin Vasabladetin vanhoja numeroita. Arkistossa oli lehtiä ihan 1800-luvun puolelta. Sain myös tutkia Vaasan, silloisen Nikolainkaupungin, karttoja 1890-luvulta. Tänä päivänä opin paljon uutta ja mielenkiintoista, mm. paperista, arkistojen lämpötilasta ja konservoinnista ylipäänsä.

Keskiviikko

Tämä päivä alkoi palaverilla. Arja ja Jussi olivat olleet tiistain Helsingissä Kansallisarkistossa, jossa oltiin sovittu toiminnan raameista ensi vuodelle. Taloudellinen tilanne on haastava. Sain kuitenkin lohtua uskosta, kun jatkoin kirkkoherra Schroderuksen saarnojen ja kirjeenvaihdon tutkimista. Ne tullaan asettamaan esille vitriiniin, eräänlaiseksi pieneksi näyttelyksi. Kirjoitin Schroderus/Rauramo-suvusta sivun mittaisen esittelyn ruotsiksi, jonka kääntämisen suomeksi sitten aloitin. En kuitenkaan saanut työtäni vielä keskiviikkona valmiiksi.

Torstai

Kun tulin tänne torstaiaamuna, kaikki vakituinen henkilökunta oli yläkerrassa keskustelemassa työelämäkonsulttien kanssa. Jatkoin siis Schroderus/Rauramo-tekstin kääntämistä. Se oli aika nopeasti valmis, joten Johan kertoi minulle omista tehtävistään täällä arkistossa. Juttelimme myös yliopistoista, sillä olimme koulusta lähdössä Know How-messuille. Messuilla esitetään nuorille erilaisia koulutus- ja työelämävaihtoehtoja. Olimme lähdössä messuille aikaisin, eli tämä päivä jäi hyvin lyhyeksi, vain parin tunnin mittaiseksi.

Perjantai

Ensimmäiset tunnit töissä kirjoittelin tätä blogitekstiä. Valitsin myös vitriiniin mielestäni mielenkiintoista materiaalia, kuten kirjeitä ja saarnoja. Löysin mm. kirjeen Oulun läänin kuvernöörille sekä kirjastokuitin vuodelta 1892.

Calle Koskela

15-vuotias yhdeksäsluokkalainen Vasa Övningsskolanin yläasteelta. Calle suoritti Vaasan maakunta-arkistossa 21.–25.11. toisen TET (työelämään tutustuminen)-jaksonsa

Maanmittauslaitos panostaa sähköisiin arkistopalveluihin, tutkijapalveluyhteistyö Jyväskylän maakunta-arkistossa päättyy 30.12.2011

2011-11-18T11:16:00.000+02:00

Maanmittauslaitos keskitti maanmittausarkistot vuonna 2005 Jyväskylään perustettuun Arkistokeskukseen ja otti samaan aikaan käyttöön sähköisen ARKKI- arkistojärjestelmän. Naapurimme Jyväskylän maakunta-arkiston kanssa sovimme heti alussa, että maanmittausarkistojen tutkijapalvelu hoidetaan yhteistyössä maakunta-arkiston tutkijasalissa. Aikanaan tämä kahden eri ministeriön alaisen toimijan päivittäinen palveluyhteistyö oli uraa uurtavaa ja saimme siitä myös runsaasti kiitosta.

Kuusi ja puoli vuotta alkuperäisaineistomme tutkijapalvelu on hoitunut hienosti maakunta-arkiston salissa. Maanmittausarkistojen Jyväskylään keskittämisen yhtenä perusteena oli akateemisen karttatutkimuksen paremmat mahdollisuudet hyödyntää aineistojamme. Varsinainen tutkimuskäyttö on kuitenkin ollut melko vähäistä. Tutkijakäyntien määrä maakunta-arkistossa verrattuna sähköiseen arkiston käyttöön ja sähköisen arkiston tietopalvelupyyntöihin on jäänyt pieneksi. Vuosittain sähköisen arkiston kautta meille tehdään n. 15 000 tietopalvelupyyntöä paperiaineistoon (digitointipyyntöä) ja maakunta-arkiston tutkijasalin kautta tilauksia tulee noin 400 kpl.

Maanmittauslaitos otti vuonna 2005 käyttöön sähköisen ARKKI-järjestelmän. Siihen arkistoidaan Maanmittauslaitoksen tekemien maanmittaustoimitusten ja kiinteistörekisteriä koskevien päätösten asiakirjat ja kartat. Pelkästään sähköisessä muodossa toimitusasiakirjat on arkistoitu ARKKIin Arkistolaitoksen luvalla v. 2009 alkaen. Lisäksi järjestelmässä on kiinteistörekisterin pidosta luopuneiden kaupunkien kiinteistöarkistot ja uusimpina sähköisen arkiston aineistoina ovat lainhuuto- ja kiinnitysasiat alkaen v. 1993. Myös lainhuudoissa ja kiinnityksissä tavoitteena on siirtyä pelkkään sähköiseen arkistointiin vuoden 2013 alusta. Painetut peruskartat (v. 1947 alkaen) on skannattu kattavasti ja muuta vanhempaa aineistoa digitoidaan järjestelmään koko ajan paitsi tilaus- myös prioriteettiperusteisesti.

Maanmittauslaitos panostaa nyt entistä enemmän sähköisiin valtakunnallisiin arkistopalveluihin ja tähän liittyen tutkijasalipalvelu Jyväskylän maakunta-arkistossa päättyy. Maanmittauslaitoksen arkiston palvelut ovat kaikille tarvitsijoille yhtä lähellä kuin lähin toimipisteemme, joita on yhteensä 35 kpl Ivalosta Maarianhaminaan. Ammattilaisille sähköisen arkiston suorakäyttö on ollut mahdollista jo usean vuoden KTJselaintietopalvelun kautta ja jo ensi vuonna ARKKI-järjestelmän aineistoja (painettuja peruskarttoja) avataan myös tavallisille käyttäjille (kansalaisille), jatkossa nämä arkistopalvelut laajenevat myös maanmittaus- ja kirjaamisarkistoihin.

Perinteisten tutkijasalipalvelujen rooli arkistojen tietopalvelussa on ollut muutoksessa jo pitkään ja nyt aika oli kypsä muutokselle myös Maanmittauslaitoksessa. Hyvä ja tiivis yhteistyö Jyväskylän maakunta-arkiston ja muidenkin arkistolaitoksen yksiköiden kanssa kuitenkin jatkuu mm. vanhempien kirjaamisaineistojen palveluun liittyen. Nekin muuten hoidetaan virkakäytössämme Arkistolaitoksen KIR- palvelusivuston kautta sähköisesti.

Marja Rantala
Maanmittauslaitoksen arkistokeskuksen johtaja

Maanmittauslaitos on Jyväskylän maakunta-arkiston pitkäaikainen kumppani

Kansallisarkiston tutkijasalista

2011-11-11T09:15:00.002+02:00

Palaute, kritiikki, ymmärrys, kehitysaskel, palaute… Palveluammatissa asiakkaalta saatu palaute on se, mikä pitää aistit kirkkaina. Eräiltä tutkijasaliasiakkailtamme saatu palaute herätti ajatuksen kirjoittaa tutkijasaleissa tapahtuvasta asiakkaan ja arkistovirkailijan kohtaamisesta yleisemminkin.

Kansallisarkiston Rauhankadun tutkijasalissa suoritetaan vuosittain yli 20000 asiakaskäyntiä ja aina emme pysty tarjoamaan sellaista opastusta tai palvelua kuin asiakas odottaa. Asiakas voi kokea olonsa hämmentyneeksi ja mahdollisesti jopa pettyneeksi arkistovierailun jälkeen.

Onko pettymys johtunut siitä, että tutkimuksen alla oleva asia ei ole selvinnyt, vai onko koettu, että päivystäjä ei auta riittävästi tai tuntuu suhtautuvan ynseästi? Arkistolaitoksen tutkijasalipäivystysten minimitavoite on, että kaikki päivystystehtävissä toimivat pystyvät opastamaan mistä halutut asiakirjat tai mikrofilmit löytyvät ja kuinka laitteet toimivat. Jos ylimääräistä aikaa on, pyrkivät päivystäjät oman tietämyksensä puitteissa antamaan tarkempaa opastusta asiakirjojen saloihin.

Ajoittain päivystäjillä ei ole mahdollisuutta perinpohjaiseen neuvontaan ja tulevaisuuden uhkakuva voi olla, että, kun asiakirjamassat lisääntyvät ja resurssit pysyvät nykytasolla tai vähenevät, eivät päivystäjät ehdi eivätkä välttämättä pysty opastamaan jokaista asiakasta henkilökohtaisesti asiakirjojen tutkimisessa. Joka tapauksessa luotto toimivaan asiakassuhteeseen on kova, sillä useilla päivystystehtävissä toimivilla henkilöillä on useiden vuosien, jopa vuosikymmenten kokemus arkistomme aineistoista, joten uskomme pystyvämme tältä osin opastamaan asiakkaitamme mahdollisimman asiantuntevasti vielä pitkälle tulevaisuuteen. Lisäksi on pyritty ja tullaan luomaan sähköisiä palveluja, joiden avulla tutkimustyön tekeminen onnistuu jatkossakin.

* * *

Miten asiakas sitten voi varautua vierailuun arkiston tutkijasalissa. Tutustuminen tutkimusaiheesta kirjoitettuun kirjallisuuteen ja toisaalta www.arkisto.fi -sivuston kautta löytyviin palveluihin ennalta ei ole koskaan huono vaihtoehto. Ruutia ei tässäkään asiassa kannata keksiä uudelleen. Aloitteleville sukututkijoille Kansallisarkisto suosittelee lämpimästi niin sanottuja sukututkimuskursseja, joita muun muassa kansalais- ja työväenopistot järjestävät. Opiskelijat puolestaan saavat tietoa arkistoissa asioimisesta erilaisilla arkistokursseilla. Näillä kursseilla saa hyvät perusvalmiudet tutkimuksen tekemiseen ja usein myös käytännön opastuksen arkistoissa asioimiseen. Tutkimusmetodien hallinta helpottaa arkistoasiointia huomattavasti.

Edellä mainittu ei poista sitä tosiasiaa, että oli sitten sukututkimuskurssin käynyt sukututkija tai arkistokurssin käynyt opiskelija, niin aina saa ja tuleekin kääntyä päivystyshenkilökunnan puoleen kysymyksissä ja ongelmatilanteissa. Kuka tahansa halukas voi ja saa käyttää Kansallisarkiston tutkijapalveluita.

Asiakkaidemme suuri joukko onkin perinteisesti ollut ikään, sukupuoleen tai koulutukseen katsomaton. Kaikenikäiset sukututkijat, nuoret opiskelijat, turistit, varttuneemmat tieteellisten monografioiden tekijät ovat Kansallisarkiston silmissä tasa-arvoisia ja heille pyritään tarjoamaan palveluja heidän tarpeidensa mukaan. Riittävästi lukulaitteita sukututkijoille, tutkijakammioita tieteellisen tutkimuksen kirjoittajille jne.

* * *

Kansallisarkistolla on pitkät perinteet yhteistyöstä Suomen Sukututkimusseuran kanssa ja yhteistyö jatkuu edelleen. Seuran jäseniltä saadun palautteen kannustamana Kansallisarkiston tietopalvelu on suunnitellut järjestävänsä keväällä 2012 viisi erillistä esittelytilaisuutta Arkistolaitoksen sähköisiin palveluihin liittyen. Tilaisuuksissa esitellään muun muassa sähköistä tilausjärjestelmää, joka on otettu ensimmäisiltä osin käyttöön tämän vuoden kesällä. Näistä opastustilaisuuksista tiedotamme kotisivuillamme vuoden 2011 loppuun mennessä. Kansallisarkiston tutkijasalihenkilökunta tiedostaa myös paremmin kuin hyvin, että ilman asiakkaita ei ole päivystäjiä.

Mikko Karjalainen

Ylitarkastaja

Tietopalvelun vastuualue

Kansallisarkisto

Ville Kontinen

Tutkija

Tietopalvelun vastuualue

Kansallisarkisto

Sukututkijan tietolaarin kultajyviä

2011-11-04T07:53:00.001+02:00

Viime marraskuinen Korkeimman hallinto-oikeuden päätös ja kirkkohallituksen sen johdosta antama yleisohje ovat mutkistaneet sukututkijain tarvitsemien lähteiden käyttöä. Myös arkistolaitos on tarkentanut kirkonkirjojen lupakäytäntöä.

Mutta on olemassa tietolähteitä, joiden suhteen käyttölupaprosessia tai muutakaan tietosuojakontrollia ei tarvita. Kahisevaa paperia löytyy tutkittavaksi runsain mitoin arkistolaitoksen makasiinien hyllyiltä. Jotta aineistoja osaisi hyödyntää, kannattaa tutustua arkistolaitoksen kotisivuilta löytyvään opastukseen sukututkijoille. Tärkeimmät aineistot on lueteltu sivustolla sukututkimuksen tiedonlähteitä.

Ennen kaikkea verotus tuotti runsaasti tietoaineistoja. Maaverotuksen ollessa keskeinen verojen tuoton lähde aina 1800-luvun lopulle, tuli kruunun huolehtia maaverotuksen perustana olevien maatilojen kannattavuudesta ja hoidosta. Maatilojen käyttöä valvottiin erityisesti 1600-luvun lopulta lähtien. Perintötilojen suhteen sai talonpoika väljemmän vapauden 1700 –luvun lopulla. Sen sijaan kruunutilalliset elivät kontrollin alaisina 1900-luvun puolelle saakka. Tilojen valvonnasta huolehtivat läänien maaherrat/kuvernöörit. Käytännön työn tekivät kruununvoudit parin lautamiehen avustamina.

Valvonnan seurauksena syntyi kerrassaan arvokkaita tietoaineistoja, jotka kertovat tilojen asukkaista, erityyppisistä rakennuksista kuntoarvioineen ja mittoineen. Tilan karja luetellaan lukumääräisesti: lampaat, siat, hevoset, varsat, vasikat ja lehmät. Pelloista on mainittu viljalajeittain kylvöalatiedot ja niittypalstoista nimet ja satotiedot kuormina. Kaskimaiden laajuus ja riittävyys, perunan kasvatus, kalastusmahdollisuudet ja muut sivuelinkeinot on kirjattu ylös. Kun näitä tilan kunnon tarkastuksia pidettiin isännän vaihdoksen yhteydessä ja tarvittaessa tiheämmin eli kolmen vuoden välein, tulivat siinä talon asukkaiden toimeentuloedellytykset ja taloudellinen asema hyvin kartoitetuiksi.

Erityisesti kruunutilan isännyyden vaihdoksen yhteydessä laadittu tietoaines täydentää muista lähteistä hankittuja nimitietoja. Tällaisen sijoituspäätöstä (isännyyden vahvistaminen, immissio) varten laaditun asiakirjavihkon alussa kerrotaan usein talon ja suvun vaiheita useampikin sukupolvi taaksepäin, joskus jopa talon perustamistietoihin saakka. Henkilöhistoriallisina tietoina mainitaan perheen vanhemmat ja lapset useassa sukupolvessa. Ja tiedot lasten lähdöstä maailmalle. Minne tyttäret naitiin tai poika lähti. Näillä tiedoilla on ensisijaista arvoa ortodoksisia sukuja tutkittaessa. Ortodoksisissa kirkonkirjoissa muuttaneet tai kuolleet on yliviivattu ilman täydentäviä lisämerkintöjä, ja kirjojakin on säilynyt vasta 1800-luvulta.

Isännän valinta oli kuvernöörin päätäntävallassa ja asian suhteen hän noudatti tarkkaa ohjeistusta. Lähtökohtaisesti tila siirtyi kokonaisena vanhimmalle pojalle. Jos hän oli kuollut, niin silloin vanhimman pojan lapsille, ja heistä vanhimmalle pojalle. Kaikki muut pesässä asuvat jäivät puille paljaille. Muitta mutkitta ei läänin kuvernööri valinnut vanhinta poikaa talon haltijaksi. Tuli selvittää hänen kelpoisuutensa. Jos isäntäkandidaatti oli syyllistynyt häpeälliseen rikokseen, kuten tappo, murha tai varkaus, niin silloin jäi talo häneltä saamatta. Jopa kalavarkaus riitti. Tilan katselmuksen yhteydessä saattoivat isännäksi pyrkivän veljet ja siskot nostaa esille tietoja, jotka katsottiin raskauttaviksi maineen kannalta. Henkilön kerrottiin juopottelevan, tai että hän oli yksinkertainen huolehtimaan isännän velvollisuuksista. Tai sitten henkinen ryhti oli menetetty savotta- ja uittotöissä. Samoin Saimaan kanavan kaivuutyömaa mainitaan paheellisuuden pesäksi. Päätöstä tehdessään kuvernööri punnitsi, pysyykö tila tulevaisuudessakin kunnossa ja verojenmaksusta huolehtivan isännän hallussa.

Edellä mainitut aineistot sisältyvät ensisijaisesti maakunta-arkistoissa säilytettäviin lääninhallitusten ja kruununvoutien arkistoihin. Asiakirjavihkoista osa on mustunut savupirtin hirsien välissä. Näitä tietolähteitä voi vaihtoehtoisesti tutkiskella, jos kirkollisten henkilötietolähteiden lupakäytännössä on viiveitä tai seurakunnilta tilatut tutkimukset viivästyvät.

Jorma Puumalainen
Ylitarkastaja, Joensuun maakunta-arkisto

Tervetuloa Pohjoismaisille arkistopäiville Hämeenlinnaan keväällä 2012!

2011-10-28T09:10:00.002+03:00

Kansallisarkisto ja Hämeenlinnan maakunta-arkisto järjestävät XXIII Pohjoismaiset arkistopäivät Hämeenlinnassa 23.–25.5.2012. Hämeenlinnan kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas ja Hämeenlinnan maakunta-arkisto toimivat tapahtumapaikkoina.

Kolmen vuoden välein järjestettävät Pohjoismaiset arkistopäivät ovat alan ammattilaisten keskeisin pohjoismainen tapahtuma, joille osallistuu 350–400 arkistoalan ammattilaista kaikista Pohjoismaista. Edellinen tapaaminen oli Trondheimissa vuonna 2009.

Arkistopäivien ohjelma tulee soljumaan ulkoisesti vakiintuneissa uomissaan. Yleisistunnot ja paralleelisessiot rytmittävät päivien kulkua, mutta niiden sisältöön on haettu tuoreutta ja uusia näkökulmia. Teemat sivuavat mm. asiakirjahallinnon viimeisimpiä kehitysvaiheita, tietopalvelua sosiaalisen median aikakaudella, marginaaliryhmien näkyvyyttä arkistoissa, arkistotekniikkaa ja -rakentamista, Kansallisarkistoja ja julkista heraldiikkaa sekä hiljattain valmistunutta yhteispohjoismaista yksityisarkistojen benchmarkingselvitystä. Jos jokin yhteinen nimittäjä paralleelisessioille pitäisi löytää, vahvimpia kandidaatteja on ajan hengen mukaisesti digitaalisuuden käsite laajassa merkityksessä.

Arkistopäivillä on lisäksi kaksi Key Note-puheenvuoroa. Toisen niistä pitää kansainvälisesti tunnettu arkistoalan vaikuttaja Trudy Huskamp Peterson. Trudy toimii Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n ihmisoikeustyöryhmän puheenjohtajana - puheenvuorossaan hän tarkasteleekin ihmisoikeuskysymyksiä arkistonäkökulmasta. Toinen Key Note –puheenvuoron pitäjä varmistuu tuonnempana.

Pohjoismaisia valtionarkistonhoitajia ”grillataan” perinteisellä kyselytunnilla ja kuullaan johtopäätöksiä tutkijoiden näkemyksiin digitaalisen aineiston käytettävyydestä. Arkistopäivillä on kuitenkin aikaa myös sosiaaliselle ohjelmalle ja vapaamuotoiselle seurustelulle kollegojen kanssa.

Arkistopäivien kotisivut avataan lähiaikoina osoitteessa www.nordiskaarkivdagar2012.fi. Kotisivujen sisältö täydentyy ja ohjelma tarkentuu loppuvuotta kohden. Ilmoittautuminen arkistopäiville avataan tammikuussa 2012.

Tervetuloa tapaamaan koti- ja pohjoismaisia kollegoja keväiseen Hämeenlinnaan!

Lisätietoja:

Maakunta-arkiston johtaja Juhani Tikkanen

Ylitarkastaja Aino Heikkinen


Osa Pohjoismaisten arkistopäivien tapahtumista järjestetään Hämeenlinnan maakunta-arkistossa, jonka seinää koristaa palkittu graafinen betoni. Kuva: Mervi Lampi

Ps. Hämeenlinnan maakunta-arkisto viettää Arkistojen päivää keskiviikkona 16.11. klo 13-16. Tilaisuudessa kerrotaan Astia-palvelusta ja muista verkkopalveluista sekä esitellään uudistuneita tutkijasalikäytänteitä. Tilaisuus tarjoaa mahdollisuuden myös henkilökohtaisempaan opastukseen Astian toiminnallisuuksiin. Lämpimästi tervetuloa!

Sähköistä tilauspalvelua toteuttamassa

2011-10-21T09:35:00.000+03:00

Kuten moni lukijoista varmasti tietää, on arkistolaitoksessa rakennettu sähköistä tilauspalvelua, Astiaa, jo jonkin aikaa. Itse olen ollut projektin kanssa tekemisissä hieman reilut puolitoista vuotta; ensimmäiset 11 kuukautta osa-aikaisesti suunnittelijana ja viimeiset 10 kuukautta projektia vetämässä. Projektin aikana on tullut huomattua, että kyseessä on ollut varsin suuri projekti arkistolaitoksen mittapuulla mitattuna.

Sähköistä tilauspalvelua on tietenkin rakennettu asiakkaita varten. Tarkoituksena on ollut, että voimme tarjota arkistolaitoksen tietopalveluita joustavammin ja tehokkaammin. Edellytyksenä tälle ovat kuitenkin olleet varsin suuret muutokset arkistolaitoksen tietopalvelussa. Monen työntekijämme päivittäiset rutiinit ovat muuttuneet ja tulevat muuttumaan projektin lähestyessä loppuaan.

Kyse on ollut organisaatiomme osalta mittavasta muutosprosessista, jonka aikana on väännetty kättä niin suurista kuin pienistäkin asioista. Ensimmäiset kokemani reaktiot henkilökunnan osalta koskien sähköistä tilausjärjestelmää olivat varsin epäluuloisia. Kommentteina tuli kuultua mm. ”näinhän me olemme tehneet vuosikymmeniä, miksi siis muuttaa toimivaa käytäntöä” ja ”tätä projektia on yritetty vetää jo useita kertoja, miksi se siis nyt onnistuisi”. En myöskään päässyt välttymään ”pojittelulta”. Tämä ei kuitenkaan yllättänyt lopulta kovinkaan paljoa. Onhan kyseessä kuitenkin organisaatio, jolla on pitkät perinteet ja kuten yleensä, mitä pidemmät perinteet sitä vaikeampi niistä on luopua.

Onneksi organisaatiostamme löytyi myös kehittämishenkistä porukkaa, jonka avulla olemme saaneet vietyä projektia eteenpäin aina käyttöönottoon saakka. Matkan varrella suurin osa henkilökunnastamme on innostunut sähköisestä tilauspalvelusta mielestäni yllättävänkin paljon ja nykyisin kehitysideoita ja palautetta annetaan paremmin kuin osasin kuvitella.

Kuluvana syksynä arkistolaitoksessa on annettu yli kuukauden ajan koulutusta henkilökunnalle Astian käyttöönoton takia, jotta palvelut toimisivat silloin parhaalla mahdollisella tavalla kun käyttöönoton aika koittaa. Tutkijasalipalveluiden osalta käyttöönotot ovat alkaneet lokakuussa lähes kaikissa toimipisteissä. Nyt kaikissa maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkiston Rauhankadulla on vihdoin mahdollista hakea uudella haulla ja tehdä tilaukset sähköisesti. Lähiaikoina saamme myös verkkopalvelun testattavaksi ja testauksen jälkeen otamme myös verkkopalvelun käyttöön.

Matka on ollut pitkä ja ajoittain kivinen, mutta varmasti arvoisensa.

Vili Haukkovaara
Projektipäällikkö, Kansallisarkisto

Arkisto-opissa - pienestä paikallisarkistosta valtion virkakoneiston pyöritykseen

2011-10-14T09:22:00.000+03:00

Syyskuun 2011 vietin Turun maakunta-arkistossa suorittamassa arkistotutkintoon kuuluvaa arkistoharjoittelua. Siirtyminen Pohjan paikallishistoriallisesta arkistosta kokoelmiltaan Suomen toiseksi suurimpaan maakunta-arkistoon oli aluksi hämmentävää. Miten oppia talon tavoille? Henkilökunnan omaksuma tietomäärä aina tuomiokunnista ja lääninhallituksista yksityisiin arkistoihin olikin ihailtavan laajaa.

Tutustuminen Turun maakunta-arkiston moniin yhteistyöprojekteihin oli inspiroivaa. Arkiston ja Aboa Vetus & Ars Nova -museon kanssa yhteistyössä toteutettu Rihmasto-näyttely linkitti toisiinsa sukulaissuhtein Turun merkittävät henkilöt. Rihmasto-näyttelystä ei kauan tarvinnut ”tuttuja” etsiäkään, sillä Fiskarsin ruukin perustaja Peter (Petter) Thorwöste oli merkittävä henkilö myös Turussa. Pekkaa pahemmaksi ei jäänyt myöskään hänen vaimonsa Elin Såger, joka ei miehensä kuoleman jälkeen suostunut luovuttamaan omaisuuttaan velkojilleen eikä edes vävyilleen, vaan hallitsi sitä itse.

Kirjoittaja Turun maakunta-arkistossa

Harjoitustehtävinä kartoitin Turun autonomian ajan tapahtumia tulevaa verkkonäyttelyä varten sekä selvitin jopa omien isovanhempieni tuloa siirtokarjalaisina Satakuntaan. Salapoliisimainen sukellus muun muassa ”Satakunnan maanviljelysseuran asutustoiminnanjohtajan arkistoon” paljasti isovanhempieni ostaneen vapaaehtoisella sopimuksella maatilkun jo 16.10.1945, kun monet muut evakot saivat heille määrätyt maansa vasta niinkin myöhään kuin 1948.

Kiitos vielä kerran Turun maakunta-arkiston henkilökunnalle kaikesta avusta! Tämä harjoittelija poistuu monta kokemusta ja neuvoa rikkaampana bloggailemaan paikallisarkiston puolelle.

Maria Ollikainen
Harjoittelija, Turun maakunta-arkisto

Maakunta-arkiston ovea on turha nykiä (visio tämäkin)

2011-10-07T10:25:00.000+03:00

Rautatienkadun varrella sijaitseva Kansallisarkiston Oulun yksikön vanha punatiilinen rakennus on niin synkeä ja huomaamaton, ettei kovin monella tulisi edes mieleen yrittää sen ovesta sisään. Turhaa se olisikin, sillä ovi ei aukea edes arkistoasioissa.

”Kadulta ei pääse enää lainkaan sisälle”, Kansallisarkiston ylikonservaattori, Oulun yksikön vt. vastaava asiantuntijavirkamies Oona Samulin valaisee. Entinen perinteikäs Oulun maakunta-arkisto ei enää toimi suoraan asiakkaiden kanssa. ”Me olemme depot eli toimimme asiakirjavarastona”, Samulin kertoo. Nykyään Kansallisarkiston alueellisten yksiköiden ainoa tehtävä on huoltaa ja säilyttää sellaista kansallista asiakirja-aineistoa, joka ei ole syntynyt sähköisesti.

”Yksiköt konservoivat ja säilyttävät esidigitaalisilla menetelmillä tallennettuja asiakirjoja ja tarvittaessa tallentavat niitä Kansallisarkiston palvelimelle, josta ne toimitetaan suojatun tietoverkon välityksellä asiakkaille. Kansallisarkiston asiakirjatiedon tilausjärjestelmä huolehtii siitä, että asiakkaat löytävät myös esidigitaaliset asiakirjat ja voivat tilata ne tiedostoina omalle päätteellensä. Meillä on tässä systeemissä selkeästi logistinen rooli”, Samulin sanoo.

Kansallisen asiakirjahallinnon muut toimijat vastaavat tietopalvelusta. Näitä ovat Kansallisarkiston lisäksi eräät valtuutetut yksityiset ATTA-keskukset (ATTA = Asiakirjatiedon TietoTurva) ja verkko-operaattorit. Samulinin mukaan asiakaspalveluiden tuottaminen Oulussa on tänä päivänä mahdotonta jo vähäisen henkilöresurssin vuoksi.

Joku käy joskus ovella

Kaikki oululaiset eivät ole vielä oppineet, ettei maakunta-arkistossa enää asioida. ”Meillä seisoi oven takana viime viikollakin joku sisäänpyrkijä”, Kansallisarkiston Oulun yksikön logistikko Peter Kuusivuori naurahtaa. Kuusivuoren mukaan erityisesti vanhemman sukututkijaväen keskuudessa on edelleen sellainen luulo, että Kansallisarkiston alueellisissa yksiköissä voi tutkia asiakirjoja. ”Suuri osa viimeisten vuosien asiakkaista ruukasi kävellä tänne Caritas-talosta, joka on tuossa radan toisella puolella”, Kuusivuori selittää.

Oulun yksikössä on vain seitsemän työntekijää: kaksi logistikkoa ja viisi konservoinnin parissa työskentelevää henkilöä. ”Eli hyvin pienellä väellä esidigitaalisten asiakirjojen säilytysjärjestelmää pyöritetään. Logistiset prosessit ovat tänä päivänä aika pitkälle automatisoituja”, ylikonservaattori Samulin kehuu.

Entisten maakunta-arkistojen tietopalvelu lakkautettiin viime vuosikymmenen lopulla.

Asiakirjajäte poltetaan

Peter Kuusivuori kertoo työstään lyhytsanaisesti. ”Vastaan Oulun yksikön logistiikasta. Tämä toimintahan on sillä tavalla lainausmerkeissä salaista, että muusta haluan vaieta tietoturvasyistä.” Oulun yksikössä on vuokralla kaksi asiakirjatilausjärjestelmäyksikköä, Astia ja Vati. ”Ne hoitavat tiedonsiirtoa yritysasiakkaisiin ja valtio- ja kunta-asiakkaisiin päin sekä huolehtivat asiakirjatallenteiden aitoudesta. Astia ja Vati myös siirtävät meille asiakkailta vioittuneita tiedostoja, ja me palautamme ne asiakkaille alkuperäistä vastaavina”, Oona Samulin valaisee. ”Esidigitaaliset asiakirjat, joita ei enää kannata konservoida, hävitetään kokonaan. Silppuri repii nämä huonot ja kuluneet asiakirjat pieneksi silpuksi, minkä jälkeen asiakirjajäte hävitetään polttamalla”, Samulin sanoo.

Vioittuneita tiedostoja tulee asiakkailta Peter Kuusivuoren mukaan buumeittain. ”Voimakkaan ukonilman jälkeen niitä näkee enemmänkin.”

Sepite mukailee sanomalehti Kalevassa 22.10.2009 julkaistua juttua ”Suomen pankin ovea on turha nykiä.”

Anssi Lampela

Tutkija, Oulun maakunta-arkisto

Tietoa ja tunnelmaa Turun kirjamessuilla

2011-09-30T20:11:00.002+03:00

Turun kirjamessujen ensimmäinen päivä on päättynyt ja aurinko alkaa painua mailleen. Vuodenaikaan nähden lämmin sää kuitenkin viipyy ja Turun keskusta on täynnä väkeä.

Ensimmäinen messupäivä tarjosi esityksiä, neuvontaa ja mukavia kohtaamisia. Arkistolaitoksen osastolla B42 opastettiin kysyjiä menneisyyden lähteille. Samalla käyttäjiä opastettiin myös verkkolähteiden äärelle, monet tiedonetsinnät kun eivät enää edellytä käyntiä sen enempää kirjastossa kuin arkistossakaan. Arkistolaitoksen asiakkaita oli vilkkaasti liikkeellä ja sivusilmällä tarkastellen näytti siltä, että kanssamme saman katon alle majoittuneiden Turun seudun sukututkijoiden ja Tilaushistoriakeskuksen tiskeillä oli yhtä lailla vilkas liikenne. Alkuiltapäivään saakka liikkeellä olivat koululaisryhmät ja kun päivä eteni, varttuivat messuvieraat.

Päivää rytmittivät tietopaketit, joita tarjoiltiin osastomme lähistöllä sijaitsevassa Kotiseutupaviljongissa. Ensin esittelyvuorossa oli heraldinen tietokanta, sitten sotapäiväkirjat. Päivän päätteeksi keskusteltiin vielä suku- ja kotiseutuarkistoista Suomen Kotiseutuliiton pääsihteerin Lassi Saressalon, Suomen Sukututkimusseuran toiminnanjohtajan P.T. Kuusiluoman ja maakunta-arkistonjohtaja Vuokko Joen voimin.

Vaikka perjantai on päättymässä, tarjoavat kirjamessut vielä paljon koettavaa. Huomenna lauantaina ovet aukeavat kymmeneltä ja pian puolen päivän jälkeen auditorio 2:ssa esitetään kysymyksiä sukututkimuksesta ja kuullaan kirkonkirjojen indeksoinnista. Kiinnostavaa antia saataneen myös kello 14, kun arkisto, tietosuojavaltuutettu, kirkkohallitus ja sukututkijat kohtaavat toisensa paneelin merkeissä. Tuota kohtaamista ei kannata jättää väliin!

Arkistolaitoksen osastolla jatketaan tietokantojen esittelyä ja tutkimusavun tarjoamista. Tarjolla on myös kirjallisuutta, arkistoalalta ja muualtakin. Joten James Bond –kengät on jo harjattu ja puku suittu huomista varten. On aika päättää raportti täältä kulttuuripääkaupungista tähän ja suunnata saunan lämpöön.

Tomi Ahoranta

Tutkija, Kansallisarkisto

P.S. Kuvia kuluneelta päivältä on ladattu arkistolaitoksen Facebook-sivulle (ei vaadi kirjautumista).

Käyttölupia ja muita Mikkelin kuulumisia

2011-09-23T16:32:00.000+03:00

Varma syksyn merkki on se, että Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasali oli jälleen viime lauantaina auki. Luulin jo ensin joutuvani viettämään koko päivän yksin arkistossa, mutta muutama asiakas sentään saapui seurakseni. Kevään vilkkaiden lauantaiden jälkeen päivä oli kuitenkin huolestuttavan hiljainen. Toivottavasti loka- ja marraskuun lauantait (15.10., 19.11) keräävät kävijöitä enemmän.

Mitä muuta uutta syksy onkaan tuonut tullessaan? Niin, ne sata vuotta nuorempien kirkonkirjojen ja siviilirekisterien uudet käytänteet astuivat voimaan syyskuun alussa. Kaikki luovutetun alueen kirkonkirjojen käyttöön saamista koskevat luvat käsitellään nyt täällä Mikkelissä - digitoituja aineistojahan voi käyttää missä arkistolaitoksen yksikössä hyvänsä. Muutama hetki lupien käsittelyssä onkin vierähtänyt.

Entä miten uudet kirkonkirjakäytänteet näkyvät käytännössä? Maakunta-arkiston tutkijasaliin on ilmestynyt lisää tietokoneita, joilla digitoituja luovutetun alueen sata vuotta nuorempia aineistoja katsellaan. Mikkelissäkään ei siis enää lueta näitä tietoja mikrokorteilta, vaan käytössä on se sama digitoitu aineisto kuin muissakin arkistolaitoksen yksiköissä. Digitaaliarkiston koneita voi varata samaan tapaan kuin mikrofilmien lukulaitteita tutkijasalin päivystäjältä. Karjala-tietokantaa (Katiha) uudistunut kirkonkirjojen lupakäytäntö ei koske, joten tietokannan käyttö onnistuu Mikkelin maakunta-arkistossa entiseen tapaan.

Kirkonkirjojen uudet käytänteet tulivat vähän varkain tämän vuoden uudistuksiin. Sen sijaan jo ennakkoon oli tiedossa, että uusi tapa tilata asiakirjoja tutkijasaliin on tulossa. Tutkijasalihenkilökunta onkin parhaillaan oppimassa, miten uusi Astia - tilausjärjestelmä toimii ennen kuin palvelua aletaan kokeilla käytännössä täällä Mikkelissäkin. Kansallisarkistossa ja Oulun maakunta-arkistossa asioineet ovat ehkä jo Astiaan törmänneetkin. Ja onhan asiakaskokemuksia ollut esillä blogissakin.

Loppuvuonna Mikkelin maakunta-arkistossa on muutamia poikkeuksellisia aukioloaikoja. 9. marraskuuta maakunta-arkisto on kokonaan suljettu ja jokunen tavallista lyhyempi aukiolopäiväkin syksyyn ehkä mahtuu. Kannattaa siis tarkistaa kotisivulta, että varmasti olemme avoinna, jos suunnittelette tutkimusreissua Mikkeliin.

Anne Hänninen
Ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto

Paluu menneisyyteen II: Kotirintama 1943

2011-09-16T17:09:00.000+03:00

Jokasyksyiseksi traditioksi muodostuneet aikamatkat (ks.blogikirjoitus 12.10.2010) ovat viime viikkoina saaneet Vaasassa jälleen jatkoa, kunkaikki kaupungin kuudesluokkalaiset kutsuttiin Bragen kotiseutumuseoon tutustumaanomakohtaisesti kotirintaman 1943 arkeen. Aikaisempien aikamatkojen tapaan osallistujateläytyvät menneeseen aikakauteen mm. siten, että heidät puetaan ajanmukaisiinvaatteisiin – pojilla myssyt ja ruutupaidat, tytöillä essut ja hilkat – jaheille annetaan ajanmukaiset nimet. Kyse on siis eräänlaisesta roolileikistä,jossa historialliset ilmiöt tulevat koululaisille tutuksi oman osallistumisenja osin mielikuvituksen avulla.

Kotirintama 1943 -aikamatkalla tutustutaan jatkosodanaikaiseen arkielämään. Kehyskertomuksena on, että kaupunkilapset ovat tulleetmaalle auttamaan talon töissä. Sota-aikana myös lasten on tehtävä töitä, jotkamuuten kuuluisivat miesten tehtäviin. Talkoovelvollisuudet on täytettävä! Tätä varten lapset pääsevät mottihommiinsahaamaan polttopuita, keräämään käpyjä ja kahvinkorvikkeeksi soveltuviavoikukan juuria. Tämän lisäksi opitaan säännöstelyä ja ostokortin käyttöäkansanhuollon toimipisteessä, korvikekahvin ja -makeisten valmistusta sekävarautumista mahdollisiin pommituksiin, mitä Vaasassa tosin ei talvisodanjälkeen jouduttu kokemaan. Yhteys sotarintamaan muodostetaan ”sinne jonnekin”kirjoitettavien kirjeiden avulla.

Kehyskertomuksen ja eri toimintapisteiden kautta koululaisetpääsevät konkreettisemmin sisään sota-ajan todellisuuteen kuin pelkistäkoulukirjoista pänttäämällä. Kaikki aistit ovat oppimisessa mukana, kun sahanvarressa todella hikoillaan ja sikurikahvin maku on huulilla. ”Hands-on” -lähestymistavanlisäksi apukeinoina on draama ja jopa dramaattisuus: korvikekahvihetken keskeyttääilmahälytyksen ulvonta. Onneksi kyseessä on kuitenkin väärä hälytys jahämyisessä pommisuojassa voidaan aikamatkan päätteeksi vielä järjestääsalatanssit, shhh! Omaan aikaan lapset palaavat toivottavasti uteliainasota-ajan arkitodellisuutta kohtaan. Aikamatkojen on tarkoitus toimia paitsi itsenäisinä”oppitunteina”, myös virikkeinä koulussa käytävään keskusteluun aiheesta.

Varsinaisen tehtävänsä lisäksi aikamatkat ovat mainiotilaisuus rakentaa ja syventää alueen kulttuuritoimijoiden yhteistyöverkostoja.Neljä viikkoa kestävä ja noin 600 lasta käsittävä urakka olisi yhdellelaitokselle tai toimijalle melkoinen ponnistus. Nyt ”talkoissa” mukana onseitsemän tahoa, Pohjanmaan lastenkulttuuriverkoston BARKin toimiessapäävetäjänä. Vaasan maakunta-arkistosta oltiin mukana taustamateriaalinkeräämisessä sekä itse aikamatkoilla toimintapisteiden ohjaajina. MyösArkistolaitoksen Sörnäisten toimipisteestä saatiin arvokasta asiantuntija-apuataustatutkimukseen. Yhteistyössä on voimaa, kuten vahva kotirintamammesota-aikana osoitti!

Mikko Nykänen
Tutkija, Vaasan maakunta-arkisto

Populäärikulttuurin pitkäaikaissäilytystä

2011-09-09T16:49:00.001+03:00

Joskus 70-luvulla eteeni kannettiin ensimmäinen Aku Ankka-lehti. Tapauksella oli hyvin kauaskantoisia vaikutuksia. Vuosien ajan viikon kohokohtaan kuului lehden lisäksi 170g suklaalevy ja maitolasi. Vaikka intohimo sarjakuviin onkin hieman hiipunut, kuuluu suklaa edelleen viikon nautintohetkiin. Tämä kirjoitus ei kuitenkaan kerro suklaasta.

Vuosien mittaan ostetut lehdet kasaantuivat sinne mistä vain tilaa löytyi. Niitä oli pinoina pöydillä ja kasoina sängyn alla. Pois niitä ei voinut heittää. Ensimmäinen suuri oivallus oli käyttää säilytysvälineinä muropakkauksia. Jokaiseen muotoonsa leikattuun muropakettiin mahtui Aku Ankkoja puolikas vuosikerta tai Mustanaamioita ja Tarzaneita vaihtelevasti enemmän. Ensimmäistä kertaa lehdet näyttivät siististi järjestetyiltä ja niitä oli miellyttävä katsella. Tämä tapahtui 80-luvun alkupuolella, suurin piirtein samoihin aikoihin kuin huumoriyhtye Lapinlahden Linnut perustettiin.

Tietyn lehden löytäminen vaikeutui kuitenkin sitä mukaa kun uusia lehtiä kertyi. Seuraava looginen uudistus olikin järjestää lehdet saapumisjärjestykseen. Koteloihin myös merkittiin tussilla mitä lehtiä ne sisälsivät ja mikä vuosikerta oli kyseessä. Lopuksi ne asetettiin siististi rinnakkain hyllyyn. Jonkinlaista käsittämätöntä mielihyvää sai katselemalla tasaisissa riveissä olevia järjestettyjä lehtiä. Haluttu lehti löytyi vaivattomasti ja ohutpahviset murokotelot antoivat hieman valheellisen tunteen turvassa olevasta aineistosta.

Pikku hiljaa kävi kiusallisen selväksi miksi avokotelo ei ole paras mahdollinen vaihtoehto pitkäaikaissäilytykseen. Vuosia huonepölyn armoilla olleet kotelot olivat keränneet pohjalleen aimo annoksen kodin historiaa villakoirien muodossa. Imurointi ja uudelleensijoittaminen vaatekaappiin olivat seuraava vaihe. Muropakkaukset saivat lentää roskikseen. Niiden tilalle ostettiin paksusta pahvista taiteltuja oikeita avokoteloita, joiden etumukseen liimattiin tarra sisältötietoineen. Hämmentävä 80-luku läheni loppuaan.

Ensimmäinen oikea työpaikka Sota-arkistossa ja säännölliset tulot mahdollistivat keräilyharrastuksen kasvattamisen toiseen potenssiin. Lehtiä ja LP-levyjä alkoi kuvainnollisesti tulvia ovista ja ikkunoista. Vaatekaappi täyttyi paperimateriaalista, kun taas vaatteet saivat jäädä sinne missä ne oli riisuttukin. Asioiden tärkeysjärjestys oli jo tuolloin selvä. Uudessa työpaikassa näin myös ensimmäisen oikean arkistokotelon; ruskea, yhdestä pahvista leikattu ja kahdella narunpätkällä suljettava säilytysväline ei minussa silloin juuri tunteita herättänyt. Vasta paljon myöhemmin ymmärsin miten hienosta kapistuksesta on kysymys.

Aineiston luettelointi ja kotelointi sekä kuntoluokitus olivat seuraavat itsestään selvät toimenpiteet. 2000 luvulla avuksi otettiin tekstinkäsittelyohjelma, joka sai toimia edellä mainittujen tietojen tallennusjärjestelmänä. Myöhemmin vastuun sai Open Officen taulukkolaskentaohjelma, joka sopi tehtävään suorastaan erinomaisesti. Sijoittamalla lehdet oikeankokoisiin niitä varten tilaustyönä valmistettuihin arkistokoteloihin sai aineisto lopultakin ansaitsemansa suojan. Myös hyllymetrimäärä pieneni huomattavasti.

Kokoelmaa on vuosien mittaan siirrelty säilytystilasta toiseen lukuisia kertoja ja se kasvaa enää harvakseltaan, mikä on hyvä asia. Aineistoa on tällä hetkellä noin 13 hyllymetriä ja 2500 nidettä. Se mahtuu edelleen vaatekaappeihin ja on vielä hallittavissa nykyisen ”henkilökunnan” turvin kohtuullisin kustannuksin. Organisaation uudistamiseen tai henkilökohtaisen keskusarkiston perustamiseen ei siis liene vielä tarvetta.

Kare Salonvaara
Suunnittelija, Kansallisarkisto

Yhdessä yhteisöjen kanssa arkistot turvaan ja järjestykseen

2011-09-01T10:57:00.001+03:00

Jyväskylän maakunta-arkiston arkistoista yli kolmasosa, noin 2200 hyllymetriä, on yksityisluontoista aineistoa. Nämä yksityisarkistot ovat mm. yhdistysten, sukujen, henkilöiden ja yritysten luovuttamia aineistoja. Tänä vuonna maakunta-arkisto on saanut 65 yksityisarkistoluovutusta, joista osa on lisäluovutuksia.

Useimmiten yksityisarkistojen luovuttajat ottavat itse yhteyttä, mutta uusia aineistoja maakunta-arkistoon tuo myös hyvä yhteistyö alueen muiden muistiorganisaatioiden kanssa. Näistä, kirjastoista ja museoista, yksityisten aineistojen luovuttajat osataan ohjata joko maakunta-arkistoon tai paikallisiin kotiseutuarkistoihin. Kuluneena kesänäkin maakunta-arkisto on tehnyt yhteistyötä kaikkien edellä mainittujen kanssa.

Yksityisen aineiston luovuttaminen maakunta-arkistoon voi tulla ajankohtaiseksi myös nykyään valitettavan yleisten sisäilmaongelmien vuoksi. Tuorein esimerkki tästä Jyväskylässä on Kumppanuustalo. Kumppanuustalo on eri yhdistysten ja ns. kolmannen sektorin toimijoiden yhteisö ja yhteinen toimintapiste. Toiminnan takana on mm. Jyväskylän kaupungin Hyvinvoinnin alueelliset tukiverkostot -palvelu. Talon sisäilmaongelmien vuoksi useimpien toimijoiden piti etsiä uudet tilat, ja osa kiinteistöstä piti tyhjentää nopeasti. Kumppanuustalolta otettiin keväällä yhteyttä maakunta-arkistoon, koska arkistot eivät välttämättä olisi mahtuneet uusiin toimitiloihin. Konservaattorimme kävi tarkastamassa aineistojen kunnon ja antoi keskitetysti puhdistusohjeet järjestöjen edustajille. Samalla neuvottiin erottamaan tilitositteet ja poistamaan arkistoihin kuulumaton aineisto. Osa luovuttajista myös haki maakunta-arkistosta käytettyjä arkistokansioita, joihin asiakirjat puhdistamisen jälkeen siirrettiin.

Arkistonsa ovat jo siirtäneet mm. Keski-Suomen Kehitysvammaisten Tuki ry ja Keski-Suomen Epilepsiayhdistys ry. Myöhemmin tapahtuvista luovutuksista on sovittu myös niiden järjestöjen kanssa, jotka ovat toistaiseksi saaneet arkistonsa puhtaisiin tiloihin. Kolmannen sektorin eli voittoa tavoittelemattoman ja vapaaehtoisen kansalaistoiminnan merkitys on kasvanut erityisesti 1990-luvun lamasta asti. Järjestöt ovat hoitaneet edunvalvontaa, organisoineet vapaaehtois- ja vertaistoimintaa sekä osallistuneet palveluiden tuottamiseen yhteistyössä viranomaisten kanssa. Nämä järjestöt tarjoavat myös monille väylän vaikuttamiseen, mielekästä tekemistä ja verkostoja. Näiden järjestöjen arkistot löytänevät käyttäjänsä kolmannen sektorin toimintaa ja merkitystä tutkittaessa.

Arkistolaitoksen strategiassa on asetettu tavoite, että yksityisen järjestökentän luovuttamien aineistojen järjestämistä ja luettelointia voitaisiin toteuttaa ulkopuolisen rahoituksen turvin. Tässä tapauksessa aineistot jäävät maakunta-arkiston henkilökunnan järjestettäväksi ja luetteloitavaksi. Viime keväänä Jyväskylän maakunta-arkisto sai sen sijaan tukea yksityishenkilöltä, joka palkkasi opiskelijan järjestämään sukuarkistonsa lisäluovutusta maakunta-arkiston tiloissa ja ohjauksessa. Ratkaisu oli varsin onnistunut.Opiskelija sai työtä ja sukuarkisto saatiin tutkijoiden käyttöön.

Päivi Hirvonen
Johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

Läänit lähtivät - arkistot jäivät

2011-08-26T10:09:00.001+03:00

Vuoden 2010 alusta lakkautettiin maastamme kautta aikain ehkä tunnetuimmat virastot, maaherrojen johtamat lääninhallitukset. Niin oudolta kuin tuntuukin, ne lakkautettiin aivan samasta syystä kuin ne aikanaan perustettiin. Tavoitteena oli paikallishallinnon tehostaminen ja yhdenmukaistaminen. Ne perustettiin kruunun verosaatavien lisäämiseksi ja ne lakkautettiin julkisen hallinnon menojen säästämiseksi.

Lääninhallitusten historia ulottuu 1620-luvulle, jolloin maaherrojen avuksi alettiin suunnitella kiinteitä virastoja. Suunnitelma toteutui vuoden 1634 hallitusmuodossa, kun maahamme perustettiin viisi lääniä. Maaherran viran lopullinen muoto vahvistettiin vuonna 1635 annetulla maaherranjohtosäännöllä. Maaherrat olivat kuninkaan ja kruunun edustajia lääneissään sekä paikallisten viranomaisten esimiehiä. Vuoden 1752 kuninkaallisessa kirjeessä määriteltiin maaherran keskeisimpien apulaisten, lääninsihteerin ja lääninkamreerin, tehtävät. Tämän jälkeen lääninhallitukset jakaantuivat kansliaan ja konttoriin. Jako oli voimassa liki muuttumattomana aina 1970-luvulle saakka.

Lääninhallitus vastasi tai ainakin oli jollain lailla osallisena kaikessa julkisessa hallinnossa. Jos jotakin hallinnonhaaraa ei ollut lääninhallituksen toimialasta erotettu, lääninhallituksen tuli siitä huolehtia. Se huolehti veronkannosta ja ulosotoista, esiintyi tuomioistuimissa ja tilitti kruunulle niistä langetetut sakkomaksut. Lääninhallitus käsitteli hallinnollisia valituksia, ulkomaan passiasioita, juutalaisten oleskelulupia, vastaanotti luettelot merimiehistä ja kauppiaista, käsitteli paloviinan anniskeluanomukset ja vahvisti kestikievaritaksat. 1700-1800-lukujen tärkeimmästä maatalouteemme liittyvästä uudistuksesta, isojaosta, on lääninhallituksen arkistossa paljon yksityiskohtaisia tietoja. Yksin Ilomantsin kihlakunnassa ostettiin 1800-luvulla perinnöksi yli 1500 kruununtilaa. Nämäkin asiat kulkivat lääninhallituksen kautta. 1800-luvun lopussa oli voimassa 43 eri säädöstä, joissa oli lueteltu lukuisa joukko mitä kertomuksia ja asiakirjoja lääninkanslian tuli toimittaa kuukausittain tai vuosittain Kenraalikuvernöörille, Senaatille ja eräille muille viranomaisille. Lääninkonttorin ja lääninrahaston kohdalla näitä säädöksiä oli peräti 109 kpl. Lääninhallituksen tuli puolen kuukauden välein lähettää kenraalikuvernöörille raportit paitsi merkittävistä tapauksista niin myös läänin yleisestä terveydentilasta. Lisäksi oli paljon niitä asiakirjoja, joita lääninhallituksen virkamiesten tuli valvoa, että ne määrättyinä aikoina saapuivat heidän käsiteltäväkseen. Nämä ns. määräaikaisilmoitukset ovat todellinen aarrearkku niiden ihmisten tekemisistä, jotka olivat ennen meitä. 1800-luvulla eläneen maanmiehemme saattoi olla jopa vaikea taivaltaa elämänsä läpi jättämättä jälkiä lääninhallituksensa arkistoon. Valtiovallan suorittama kansalaisten valvonta, kyttääminen ja aika-ajoin myös suoranainen taloudellinen riisto on näin jälkikäteen osoittanut, että mitalilla on aina kaksi puolta. Tänä päivänä entisten aikojen tarkasta seurannasta ja valvonnasta hyötyvät ainakin arkistolähteitä käyttävät suku- ja kotiseutututkijat.

Yksityiskohtaiset ohjeet arkistoinnista ja ennen kaikkea niiden noudattaminen tekevät erityisesti autonomian ajasta tutkijalle erittäin miellyttävän ja selkeän ajanjakson. Kun lisäksi arkistolaitoksen lukuisat asiakirjojen hävittämispäätökset ovat jättäneet autonomian ajan lähes koskemattomaksi, löytyy lääninhallitusten arkistoista vilisemällä nimenomaan sukututkijaa kiinnostavaa pikkutietoa. Sellaista tietoa, mikä yleensä puuttuu itsenäisyyden ajan virastojen arkistoista. Kun puhelintakaan ei ollut, kaikki piti tehdä kirjallisesti, ikään kuin juuri myöhempää sukututkijaa silmälläpitäen.

Lääninhallitusten vanhoja arkistoja säilytetään maakunta-arkistoissa. Tervetuloa maakunta-arkistoihin!

Joensuussa 22.8.2011

Jarno Linnolahti
Johtaja, Joensuun maakunta-arkisto

Kesä tuo kaukaisia sukututkijoita arkistoon

2011-08-12T09:00:00.001+03:00

Hämeenlinnan maakunta-arkistossa käy kesän aikana useita sukututkijoita, joille arjen keskellä matka Hämeenlinnaan on vaikea toteuttaa. Näitä tutkijoita yhdistää kiinnostus sukujensa historiaan. Ihmisten ja sukujen historiat ovat ainutkertaisia, mikä osaltaan ohjaa asiakkaita käyttämään monia eri arkistoaineistoja. Tutkijasalin päivystäjän työhön kuuluu auttaa asiakkaita maakunta-arkistossa löytämään ne arkistot ja asiakirjat, joissa heidän etsimänsä tieto on.

Suomalais-ruotsalainen Mikael Levander (Ruotsi) tuli Hämeenlinnaan jatkamaan tutkimustaan Ruotsiin muuttaneen äitinsä vanhemmista ja esivanhemmista, kun muu perhe jäi viettämään kesälomapäivää Helsinkiin. Levander keskittyi tutkimaan seurakuntien mikrofilmattuja kirkonkirjoja 1800-luvun loppupuolelta ja 1900 -luvun alkupuolelta. Hän pyrki selvittämään sukunsa vaiheita niin pitkälle taaksepäin, että pystyisi jatkamaan tutkimusta kotona Ruotsissa. Arkistolaitoksen digitaaliarkiston kautta hän pääsee tutkimaan seurakuntien vuoden 1860 ja sitä vanhempia kirkonarkistojen väestörekisteriasiakirjoja. Päivän aikana saimme paikallistettua Hämeenlinnan-Vanajan seurakunnan kirkkoherranviraston ystävällisellä avustuksella Levanderin isoisovanhempien hautapaikan Ahveniston hautausmaalla, jonne hän suuntasikin maakunta-arkistosta lähdettyään.

Suomalais-amerikkalainen Michael Ross poikineen (Yhdysvallat) etsi jälkiä isoisästään, joka oli muuttanut suomalaisen vaimonsa kanssa Yhdysvaltoihin 1910-luvun alkupuolella. Isoisä oli monen muun suomalais-yhdysvaltalaisen tavoin lähtenyt 1920-luvulla Neuvosto-Venäjälle ja päätynyt parin vuosikymmenen jälkeen Suomeen, missä hän lopulta kuoli 1960-luvulla. Michael Rossia kiinnosti erityisesti isoisän syntymäpaikkakunnan ev.lut. seurakunnan merkintä syntymästä, sillä perheen muistitiedon mukaan hän oli aikanaan alaikäisenä valehdellut ikänsä päästäkseen liittymään Yhdysvaltain laivastoon. Lisäksi isoisän elämänvaiheet Suomeen palaamisen jälkeen kiinnostivat Rossia. Suhteellisen hataratkin lähtötiedot auttoivat löytämään isoisän viimeisen asuinpaikan Valkeakoskelta. (Tammelan kihlakunnan henkikirjoittajan arkisto, Valkeakosken henkikirjat). Kun Michael -isä malttoi iltapäivällä jättää tutkimuksensa hieman kesken, pääsivät pojatkin tutustumaan Hämeenlinnaan.

Amity Meliza (Israel) on tutkinut jo pitkään oman sukunsa vaiheita Suomessa. Maakunta-arkistossa Meliza keskittyi etsimään tietoa isoäidinisänsä asuinpaikasta ja sotilasuran jälkeisestä työskentelystä yrittäjänä Hämeenlinnassa. Melko hyvien lähtötietojen avulla Meliza tutki kärsivällisesti Hämeenlinnan henkikirjoja (Hauhon kihlakunnan henkikirjoittajan arkisto), Hämeenlinnan elinkeinoelämään liittyviä asiakirjoja 1800-luvun loppuvuosikymmeniltä (Hämeenlinnan maistraatin arkisto) sekä Hämeen lääninkanslian ololippuanomuksia (Hämeen lääninhallituksen arkisto).

Huomattavasti lähempää saapui arkistoon kuopiolainen Otto Hänninen, joka ehti kesälomallaan taloremontin keskeltä jatkamaan tutkimustaan isoisästään. Tällä käynnillä tutkimuksen kohteena oli isoisän asuinpaikkatiedot ja kotitalojen omistajuusasiat Lahdessa 1930-luvulla. Tietoja etsittiin Lahden henkikirjoista (Hollolan kihlakunnan henkikirjoittajan arkisto). Ensin varmennettiin, että kyseessä ollut kylä tai kaupunginosa oli liitetty Lahden kaupunkiin tutkittavana ajankohtana. Näin tutkija sai linkitettyä tarkan osoitetiedon kiinteistötunnukseen ja varmistui isoisänsä tarkasta asuinpaikasta. Henkikirjoihin merkittyjen lainhuutopäivämäärien kautta asiakas pääsi kiinni myös lainhuudatusasiakirjoihin (Lahden Raastuvanoikeuden arkisto), mistä löytyi isoisän ostaman kiinteistön saanto eli tässä tapauksessa kauppakirja ja muut asiakirjat.

Arkistosta lähtiessään asiakkaat olivat tyytyväisiä löytämistään uusista tiedoista, vaikka kaikkien neljän kohdalla toteutui vanha vitsaus – arkistotyöskentely on antoisaa, mutta hidasta ja aikaa vievää työtä. Yhdessä päivässä tutkimus tuntuu etenevän tuskastuttavan hitaasti. Asiakkaat suunnittelivat uusia tutkimusmatkoja arkistoon; joku jo seuraavan lomapätkän aikana, joku ensi tai seuraavana kesänä. Kiitos asiakkaillemme, että saimme kirjoittaa heidän vierailustaan maakunta-arkistoon! Tervetuloa uudestaan!

Susanna Taipale, tutkija
Hämeenlinnan maakunta-arkisto

Alvar Aaltokin asui Turussa

2011-08-05T13:19:00.000+03:00

Allekirjoittanut kuului aikaisemmin siihen turkulaisten suureen joukkoon, joka oli kyllä tietoinen mikä tai missä Maalaistentalo on, mutta ei tiennyt talon taustoista juuri enempää. Talo on yksi kauneimpia turkulaisen kulttuurin maamerkkejä.

Olen viettänyt talon ravintolassa ylioppilasiltaani Turun iltalukiosta vuoden 1989 syksyllä valmistuneiden kanssa ja käynyt 1970-luvulla Elokuvateatteri Ritz:ssä katsomassa piirrettyjä elokuvia isäni mukana. Alvar Aallon suunnittelemaksi talon tiesin, mutta siihen tietoni loppuivat. Oli aika ottaa asiasta selvää, kun Lounais-Suomen Maalaistentalo Oy:n arkisto saapui Turun maakunta-arkistoon. Vuonna 1928 Puutarhakadun ja Humalistonkadun kulmaan valmistunut Lounais-Suomen Maalaistentalo edustaa tyylillisesti siirtymäkautta klassismista funktionalismiin. Alvar Aalto voitti suunnittelukilpailun työnimellä Acer ja suunnitelmassa oli runsaasti neoklassisia piirteitä. Rakennusvaiheessa taloa kuitenkin huomattavasti yksinkertaistettiin. Samaan aikaan syntyivät Aallon ensimmäinen puhtaasti funktionalistinen suunnitelma Turun Sanomien toimitaloa varten ja osoitteeseen Läntinen Pitkäkatu 20 rakennettu Suomen ensimmäinen elementtirakenteinen kerrostalo eli ns. standardivuokratalo, jonka erikoisuutena olivat pitkälti muunneltavissa olevat pohjaratkaisut.

Alvar Aalto perheineen muutti Maalaistentaloon sen valmistuttua. Hän asui ja työskenteli talon ylimmässä kerroksessa viisi vuotta. Turun aikanaan Aalto loi muutkin funktionalististen päätöidensä suunnitelmat. Alvar ja Aino Aallon koti on edelleen olemassa, se on nykyään talon suurin asunto.

Maalaistentalossa on toiminut vuosien varrella lukuisia toimijoita. Talossa oli asuntojen lisäksi muun muassa Hotelli Maakunta, lääkäri, apteekki, pankki, yrityksiä, autosuoja, Marttojen koulu, Ravintola Itämeri ja 496-paikkainen teatteri. Turun teatteri toimi talon näyttämöllä vuodesta 1946 vuoteen 1954, jolloin näyttämö paloi. Tilat korjattiin elokuvateatterille sopiviksi. Maalaistentalossa on toiminut myös Turun Ylioppilasteatteri, jonka näyttämö sijaitsi talon kellarikerroksessa vuodesta 1967 vuoteen 1979, jolloin tila turkulaiseen tyyliin muutettiin parkkihalliksi ja teatteri sai etsiä uudet tilat toisaalta.

Turun maakunta-arkistoon luovutetun arkiston perusteella voi todeta, että talon menneisyydestä löytyy monipuolista liiketoimintaa. Arkistossa on runsaasti teknistä tietoa sekä muutoksia varten hankittuja piirustuksia ja suunnitelmia, jotka kertovat omaa tarinaansa ajan ja tapojen muuttumisesta. Esimerkiksi 1940-luvulla taloon vaihdettiin Erik Bryggmanin suunnittelemat ikkunat. Aineiston perusteella on mahdollista myös tutkia nousukauden, ja sitä seuranneen laman, vaikutuksia talon vuokralaisten liiketoimintaan ja suhteisiin vuokranantajaansa.

Maalaistentalon peruskorjaus valmistui vuonna 2005. Talossa on nyt 45 asuntoa, vanhusten palveluyksiköitä sekä toimisto- ja liiketilaa. Teatterin paikalle on korjattu kokous- ja juhlatila. Rakennuksen peruskorjaus on toteutettu yhdessä maakuntamuseon kanssa ja valtakunnallisesti merkittäviin rakennettuihin kulttuuriympäristöihin kuuluva talo on saanut takaisin aikaisempina vuosina tuhoutuneita historiallisesti merkittäviä piirteitään (muut Turun RKY-kohteet löytyvät täältä). Joitakin kompromisseja korjauksen yhteydessä on jouduttu tekemään, osa uusien rakennusmääräysten vuoksi ja osa ainoastaan viihtyvyyden vuoksi. Talon julkisivu, porraskäytävä ja aulatilat ovat suojeltuja. Aallon tuotannon avaintyöksi luonnehdittu Maalaistentalo on saanut arvoisensa kohtelun korjauksen myötä. Rakennus kuuluu Suomen modernistisen arkkitehtuurin merkkiteoksiin. Myös häivähdys Italiaa rakennuksen julkisivussa muistuttaa turkulaisia arkkitehtuurin kansainvälisestä kielestä.

Piia Ruohonen, toimistosihteeri

Turun maakunta-arkisto

Blogi jää kesätauolle

2011-06-30T09:35:00.001+03:00

Arkistolaitoksen blogi jää kesätauolle ja palaa takaisin jälleen elokuun ensimmäisellä viikolla. Kiitos kaikille noin 800 lukijallemme kuluneesta kaudesta! Kiitokset myös kesäkuun sidosryhmäkirjoittajillemme.

Kesäisten tutkijasalikäyntien lomassa kannattaa kurkata vaikkapa näihin arkistolaitoksen verkkonäyttelyihin:

1808-1809 - Asiakirjoja sodan Suomesta

Tornionjoki - Väylä valtakuntien välillä

Erkki Raappana - Kenraali ja erämies

1918 - Kansalaissota asiakirjojen kertomana

Arkistot kertovat - näytteitä yksittäisten ihmisten jäljistä arkistossa

Aurinkoista kesää toivottaen,

Arkistolaitos

Historiantutkijat internetin ihmemaassa

2011-06-24T08:43:00.004+03:00

Ruotsalaisen historian professorin Yvonne Hirdmanin palkittu tutkimus ”Den röda grevinnan” kertoo hänen äitinsä elämänvaiheista eurooppalaista taustaa vasten. Hirdman käytti nettiä tutkimusvälineenä, kun hän etsi tietoja äitinsä pitkäaikaisesta miesystävästä Heinrich Kurellasta:

”Metsästän edelleen ja netistä löydän Kurellan – hän suorastaan hyppää silmilleni. Mutta se ei ole Heinrich. Se on Alfred, hänen vanhempi veljensä, syntynyt toukokuussa 1895, kuollut kesäkuussa 1975 Itä-Berliinissä. Onnenkantamoinen siis. Saksalainen kommunisti, joka oli asunut Moskovassa ja jäänyt henkiin, joka on jopa Wikipediassa … Isän nimi oli Hans Kurella. Hänkin on netissä. Hän oli psykiatri, ylilääkäri Briegin mielisairaalassa.”

Itselläni on työn alla vuonna 1801 syntyneen suomalaisen aatelisnaisen Sophie Munsterhjelmin elämäkerta. Luen ja käännän parhaillaan hänen vuonna 1813 pitämäänsä ranskankielistä oppimispäiväkirjaa. Neiti Munterhjelm vietti tuon vuoden Hämeenlinnassa rouva Ahlbergin täysihoitolakoulussa. Päiväkirjan sivuilla vilisee ystävättärien, sukulaisten ja tuttujen nimiä: Gripenberg, Furuhjelm, Nordenswan, Ammilon, Uschakoff. Käännöksen edetessä hyppelen koko ajan myös netissä ja teen hakuja. Löydän Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran Biografiakeskuksen sivuilta helsinkiläisen kauppaneuvos Jegor Uschakoffin elämäkerran. Saan nopeasti selville, miksi juuri hän vilahtaa Sophien päiväkirjassa: Suomen sodan alettua Uschakoff seurasi etenevien venäläisjoukkojen vanavedessä Suomeen ja asettui sodan jälkeen veljensä kanssa aluksi asumaan Hämeenlinnan. Kun naputan Googleen Gripenberg-nimen, löydän Helsingin yliopiston ylioppilasmatrikkelista kiintoisan tiedon siitä, miten pedagogisia opintoja Pestalozzin luona Sveitsissä harjoittanut Odert Henrik Gripenberg perusti ensimmäisen oman oppilaitoksensa, yksityisen internaattikoulun juuri Hämeenlinnaan vuonna 1812. Saman aikaan kaupungissa opiskeli hänen serkkunsa Margareta Charlotta Gripenberg, Sophie Munsterhjelmin koulutoveri. Entä keitä ovat Sophien ystävättäret Johanna ja Elisabeth Nordenswan? Avaan Suomen Sukututkimusseuran HisKi-tietokannan ja naputtelen nimet hakuohjelmaan, josta löydän hetkessä heidän kaste- ja vihkitietonsa.

Internet on aarrearkku, joka on avannut myös ammattitutkijalle mahdollisuuden aivan uudenlaiseen tiedonhakuun: netistä löytyy asioita, joiden olemassaoloa tutkija ei ole osannut edes arvata saatikka kysyä tai etsiä. Pelkkien nimihakujen avulla nuoren tytön päiväkirjan sivut yhdistyvät reaaliajassa tuon ajan poliittiseen, yhteiskunnalliseen, taloudelliseen ja kulttuuriseen historiaan tavalla, joka paperimaailmassa ei olisi ollut mahdollista.

Yksi on kuitenkin vielä tästä joukosta poissa. Missään internethauissa en tule osumia muistiorganisaatioiden luetteloihin tai kokoelmatietoihin. Ne ovat edelleen hankalasti kunkin laitoksen omien sivujen ja monimutkaisten hakuohjelmien takana. Menen arkistolaitoksen sivuille ja testaan Kansallisarkiston VAKKA-arkistotietokantaa. Naputan hakusanaksi ”Gripenberg” ja saan 429 osumaa, joista ainoakaan ei anna suoraa viitettä esimerkiksi Odert Henrik tai Margareta Charlotta Gripenbergiin. Tietokannan puurakenteen takana voi toki piillä kiintoisaa tietoa, mutta sen esiin kaivaminen on hankalaa ja todennäköisesti jotain tärkeää jää paljastumatta, jos en osaa seurata oikeata ”polkua”. Harmittelen, mikseivät vaikkapa arkistoaineistojen kuvailutiedot ole internetissä, jolloin niihin voisi kohdistaa helppoja ja nopeita hakuja samaan tapaan kuin esimerkiksi ylioppilasmatrikkeliin tai Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran elämäkerta-aineistoihin. Jos tällainen haku ja tietojen yhdistäminen olisi mahdollista esimerkiksi arkistolaitoksen aineistojen kohdalla, uskon, että löytäisin ennalta aavistamattomia helmiä, tiedonmuruja ja palapelinpaloja tutkimieni Gripenbergien, Furuhjelmien, Nordenswanien Ammilonien ja Uschakoffien elämästä.

Kirsi Vainio-Korhonen
Professori, Arkistolaitoksen neuvottelukunnan jäsen

Astialla

2011-06-17T09:23:00.002+03:00

Uusi verkkopalvelu Astia herättää toiveita: tervetulleita ovat kaikki välineet, jotka auttavat arkistoaineiston löytämisessä – eritotenkin, kun yhteistyö temppuilevan Vakan ja oikuttelevan Aarteen kanssa on ajoittain ollut kovin takkuista. Pääsin koeajamaan Astiaa.

Päätin, että kokenut arkiston ja verkon käyttäjä selviää ilman ohjeita ja avasin aloitusnäkymän. Se vakuutti samaa – tämä ei voi mennä pieleen. Aloitusnäkymässä ei näet juuri ollut vaihtoehtoja: se oli tyhjä kuin tallinnalaisen tavaratalon hyllyt neukkuaikaan. Pitkulainen laatikko hakusanoille, kaksi hakutapavaihtoehtoa ja muutamia linkkejä, joista saa apua. Tämä on hyvä asia, tuumin. Aloitus ei säikäytä käyttäjää edellyttämällä montaa valintaa jo lähtöruudussa, ja toisaalta siihen mahtuu lisäämään informaatiota, kun tarvetta ilmenee. Varmasti ilmenee.

Hankalimpia tavoitettavia ovat monenkirjavat yksityiset aineistot, ja laitoinkin Astian näyttämään, mihin se pystyy. Tein ns. relevanssihaun ja hain päiväkirjoja: päiväkirj*. (Hakutavat on nimetty relevanssihauksi ja perinteiseksi hauksi. Olen kovin samaa mieltä arkiston edustajan kanssa siitä, että nimiä tulee vielä miettiä.)

Päiväkirjahakuni tuotti liki 46000 osumaa. Sen voisi arvella olevan melko kattava. Miten käsitellä tällaista ylenpalttisuutta? Miten tarkentaa hakua? Jouduin sittenkin turvautumaan käyttöohjeisiin. Sieltäkään en löytänyt tietoa siitä, miten saan rajattua pois mm. Turun luotsipiirin sumusireenipäiväkirjat, jotka Astiassa näin hakien olivat päällimmäisenä. Olisin halunnut listan vain yksityisaineistoista.

Astia järjestää tulokset hakusanan frekvenssin mukaan: mitä useammin se esiintyy, sitä ylemmäs listalla arkistoyksikkö sijoittuu. Järjestämisen tapa ei äkkiseltään tuntunut tutkijan näkökulmasta kovin hyödylliseltä. Miten opin hakemaan niin, että kannaltani antoisimmat aineistot nousevat listaykkösiksi? ”Tätäkin hakua oppii käyttämään vain käyttämällä”, kannustettiin ohjeissa. Olisiko mitään nopeampaa tapaa?

Tein vielä (perinteisiä) hakuja kahden hakusanan yhdistelmillä tavoitellen tietyn alueen, aikakauden tai viranomaisen asiakirjoja ja koin monia ihmetyksen tuokiota: Miten kummassa saan tällaiset tulokset? Vaihdoin hakusanojen keskinäistä järjestystä päätyen tismalleen samaan tulokseen.

Aloin ihmetellä, miten ja mihin tarkoitukseen Astiaa kuuluisi käyttää. Astian omin sanoin tavoite on ”ohjeistaa käyttäjää mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti”. Astia lupaa löytää kaiken Vakkaan luetteloidun aineiston niin, että käyttäjä voi tehdä niihin kohdistuvia asiakirjatilauksia - oikein. Astiaa käyttämällä eliminoituu koko joukko käyttäjälähtöisiä ongelmia kuten väärin ja epätäsmällisesti täytetyt tilauslomakkeet. Epäilemättä me kaikki hyödymme siitä.

Astian luvataan myös olevan uusi tapa hakea aineistoa. Tämä piti paikkansa. Uusi hakutapa tuotti uudenlaiset osumat. Kaltaisellani vanhalla käyttäjällä riittää vielä tekemistä niiden tarjoaman informaation hyödyntämisessä ja käyttömahdollisuuksien oivaltamisessa.

Astiasta on linkki arkistotietokanta Vakkaan. Se toimi hyvin ja oli tarpeen. Aloin katua Vakkaan kohdistamiani äkäisiä moitteita. Itse asiassa Vakka on looginen ja selkeä. Se on tuttu ympäristö, jonka toimintaperiaatteet ymmärsin. Olen aivan ilmeisesti käyttänyt sitä tarpeeksi.

Marianne Junila
FT, dosentti, Oulun yliopisto

Oulun yliopisto on arkistolaitoksen kumppani.

Onko tieto-taitomme elinkaari hallinnassa?

2011-06-10T08:46:00.001+03:00

Joka vanhoja muistelee, sitä tikulla silmään. Uskallan uhmata vanhaa suomalaista sananlaskua ja palata toukokuuhun 2010 ja erityisesti Jyväskylässä pidettyihin Arkistopäiviin. Päivien teemahan oli muutos ja muutosjohtaminen arkistotoimessa ja asiakirjahallinnossa. Päivillä kuultiin monta mielenkiintoista esitystä ja erityisesti itse palaan usein aiheisiin, joita käsiteltiin toisena päivänä otsikon ’Tietoa, taitoa ja teoriaa – muuttuvaan professioon kouluttaminen’ alla.

Koulutuspuolen edustajana mietin usein, pystymmekö vastaamaan joustavasti Arkistopäivilläkin pohdittuihin ammattitaidon elinkaaren hallintaan liittyviin haasteisiin. Tuottaako järjestelmämme oikeanlaisia ammattilaisia työelämän tarpeisiin vai monistammeko samanlaisia ammattilaisia kuin ennenkin on tehty? Ovatko opiskelijat valmistuttuaan moniosaajia vai asiantuntijoita erikoistuneena oman kiinnostuksensa mukaan kapeallekin sektorille? Pystymmekö tarjoamaan ammattitaidon elinkaaren koko ajalle oikeanlaista päivittävää tietoa ja taitojen lisäämistä? Viimeksi eilen olin tilanteessa, jossa keskusteltiin, mitä kaikkea tulisi osata ja tietää, että on edellytykset toimia asiakirjahallinnan ja arkistoinnin tehtävissä.

On hallittava tietotekniikka, lait ja asetukset, asiakaspalvelu, suunnittelu, johtaminen, tietoturva, logistiikka, talousasiat ja vielä monta muuta aluetta. Samassa keskustelussa pohdimme myös sitä, että missä ammattitaidon elinkaaren vaiheessa tulisi olla minkäkin syvyiset tiedot aiheista ja syventyvätkö tasot automaattisesti työn ohessa. Aloitammeko uramme ns. yleistiedoilla ja erikoistumme vasta työuramme kehittyessä vai pyrimmekö heti tuottamaan mahdollisimman monipuolisen toimijan työelämään? Molempia tarvitaan, koska kaikki ympärillämme kehittyy huimaa vauhtia ja tämä aiheuttaa, että emme voi jäädä myöskään tällä alalla johonkin tiettyyn hetkeen paikallemme ja elää niin kuin on ennenkin eletty. Ihannetila olisi varmaan jonkinlainen jokaiselle erityisesti räätälöity nonstop-muotoinen koulutus koko työssäolon ajan.

Asiakirjoja ja asioita käsitellään kaikissa työtehtävissä. Sähkömiehillä on sähköpiirustuksensa ja kirjanpitäjillä tilikarttansa. Jo ammattiin valmistavissa peruskoulutuksissa tulisi käsitellä luontevasti koulutettavan ammattialan näkökulmasta asiakirjojen merkitystä, niiden eheyttä, käytettävyyttä ja säilyttämistä. Erityisesti johtotehtäviin koulutettaessa tulisi myös asiakirjahallinnan perusteisiin ja teoreettiseen taustaan kiinnittää laajempaa huomiota.

Mikkelissä aloitettiin vuonna 2005 kouluttaa sähköiseen aineistonhallintaan ja arkistointiin lähinnä kuntien ja julkishallinnon arkistoissa ja asianhallinnassa työskenteleviä henkilöitä. Koulutus on järjestetty ammatillisina erikoistumisopintoina täydennyskoulutusperiaatteella. Koulutuksen tulokset ovat olleet hyvät ja koulutus kiinnosti ja on kiinnostanut edelleen laajaa joukkoa, nyt myös yritysten henkilöstöä. Sähköistymisen kehitys innoitti kehittämään koulutusta tutkintoon johtavaksi koulutukseksi ja niinpä vuonna 2008 aloitettiin Suomen ensimmäinen Sähköisen asioinnin ja arkistoinnin koulutusohjelma tällä Mikkelissä. Tutkinto johtaa ylempään ammattikorkeakoulututkintoon. Koulutuksen painopistettä laajennettiin siis sähköisen asioinnin alueelle: sähköisesti tallennettu tieto on myös saatava tarkoituksenmukaisesti käyttöön. Koulutuksen kehittämisessä ovat olleet kumppaneinamme mukana kaikki Mikkelin arkistotoimijat, erityisesti Mikkelin maakunta-arkisto.

Myös toisen asteen ammatillinen koulutus on heräilemässä sähköisen aineistonhallinnan haasteisiin. Parhaillaan suunnitellaan dokumentoijan ammattitutkintoa. Tämä tutkinto valmistaa opiskelijan lähinnä erilaisen aineiston käsittelyyn, metatietomaailmaan ja –määrityksiin sekä aineiston digitointiin. Koulutus paikkaa omalta osaltaan sähköistymisen elinkaaren ketjun tarpeita ja mahdollistaa sähköisen aineiston erilaisia uudelleen käytön tapoja ja mahdollisesti uusia palveluja tallennetusta tiedosta.

Mitä vielä tarvitsemme? Näillä toimenpiteillä saamme jo nuoret ja aikuiset käytännön koulutukseen mukaan, mutta löytyisikö rahoitusta laajentaa arkistotieteen tutkimusta? Erityisesti kaipaisin sitä sähköisen säilyttämisen osalle, kuka ottaa haasteen vastaan? Ja tietysti toivon sitä tänne Mikkeliin.

Olemmepa opiskelemassa tai työelämässä, nyt on aika nauttia Suomen kauniista kesästä ja kerätä voimia tuleville työjaksoille. Kaikki siis kesälaitumille, hyvää ja rentouttavaa kesää.

Tavataan vaikka Kuntamarkkinoilla syyskuussa digitalMikkelin osastolla ja keskustellaan koulutuksesta.

Mirja Loponen
Kehittämispäällikkö, Mikkelin ammattikorkeakoulu
Development Manager, Mikkeli University of Applied Sciences

Mikkelin ammattikorkeakoulu tarjoaa sähköisen asioinnin ja arkistoinnin koulutusta.

Tutkijan taivaassa

2011-06-03T08:26:00.013+03:00

Arkistolaitos on päättänyt laajentaa bloginsa kirjoittajakuntaa sidosryhmiinsä ja asiakkaisiinsa. Minulla on ilo ja kunnia kirjoittaa ensimmäisenä yliopistoyhteisön edustajana. ”Arkistolaitoksen tärkein sidosryhmä on tiedeyhteisö”, kehitysjohtaja Jaana Kilkki totesi uuden avauksen osuviksi perusteluiksi.

Blogini syntyy työhuoneessani Itä-Suomen yliopiston Joensuun kampuksella. Joensuun maakunta-arkistoon ei ole matkaa Agora-rakennuksen ulko-ovelta kuin muutamia kymmeniä metrejä. Mikä ihanteellinen tilanne yliopiston ja arkistolaitoksen yhteistyön kannalta! JoMA:n johtaja Jarno Linnolahti toivotti minut heti tervetulleeksi, kun hän syksyllä 2003 näki minun tulevan ensi kerran uuteen työpaikkaani. Siitä lähtien yhteistyömme on ollut säännöllistä ja mutkatonta.

Jo kirkkohistorian gradua 1970-luvun puolivälissä kirjoittaessani hyödynsin silloisen Valtionarkiston aineistoja, erityisesti suomalaisen puolueen arkistoa ja piispa O. I. Collianderin yksityisarkistoa, jonka avautumisen vuonna 1975 panin ilmeisesti ensimmäisenä merkille. Asiakassuhde laajeni yhteistyösuhteeksi, kun toimin 1980-luvun lopulta lähtien Suomen kirkkohistoriallisen seuran sihteerinä ja toin uusia kokoelmia seuran arkistoon. Sittemmin olen tutkijana käynyt läpi muun muassa senaatin kirjediaareja ja tilannut niiden avulla asiakirja-akteja luettavakseni.

Kansallisarkistossa ja eri maakunta-arkistoissa minua on aina viehättänyt kiireettömyyden ilmapiiri ja ystävällinen palvelu. Oulun Diakonissakodin alkusuosikymmenten historian Palvelun poluilla Pohjois-Suomessa (2001) saatesanoissa kirjoitin: ”Oulussa olen viettänyt eniten aikaa maakunta-arkistossa, jota en arastele kutsua sen yleisen ilmapiirin ja henkilökunnan palvelualttiuden johdosta tutkijan taivaaksi.”

Kirjoittaessani vastaavaa osuutta Kuopion – Oulun hiippakunnan historiaa 1850 – 1939 käsittelevään tutkimukseeni Pohjoinen hiippakunta (2009) saatoin todeta, että OMA oli vain vahvistanut asemansa ”tutkijan taivaana” säännöllisillä Oulun-vierailuillani. Yhtä lailla olin nauttinut mahdollisuudesta päästä Joensuusta käsin tekemilläni Helsingin-matkoilla edes muutamaksi tunniksi työskentelemään Kansallisarkistossa, mistä halusin kiittää sen ystävällistä henkilökuntaa.

Arkistolaitoksella on myös inhimilliset kasvot. Olen saanut iloita Oulun maakunta-arkiston emeritusjohtajan Samuli Onnelan ystävyydestä ja tuesta 1990-luvun alusta saakka. Yhteistyö on jatkunut myös nykyisen johtajan Vuokko Joen aikana. Tämän hetken suunnitelmiin kuuluu esi-isäni, Säräisniemen kappalaisena kuolleen Henrik Schwartzbergin 200-vuotissyntymäpäivän huomioiminen kuukauden asiakirja
-näyttelyssä. OMA:oon on talletettu niin isäni rovasti Lauri Mustakallion arkisto kuin omaakin aineistoani, joka on jo rajoituksetta käytettävissä ja tulee vuosien myötä täydentymään.

Joensuun maakunta-arkiston käyttöön olen yhdessä Jarno Linnolahden ja tutkija Pekka Kauppisen kanssa johdattanut myös omia opiskelijoitani. Viime kesänä JoMA:oon talletettiin vuosia kestäneiden valmistelujen jälkeen nykyisen Kuopion tuomiokapitulin arkisto 1970-luvun lopulle saakka. Se mahdollistaa uusien teemojen antamisen kirkkohistorian opiskelijoille ja minullekin – ainakin joskus - vetäytymisen ”tutkijan taivaaseen”.

Hannu Mustakallio
Itä-Suomen yliopiston kirkkohistorian professori, Joensuu

Kirjoittaja on arkistolaitoksen neuvottelukunnan jäsen.

Siirtolaisuuden lähteillä

2011-05-27T15:26:00.005+03:00

Näin kesäaikaan arkistolaitoksen yksiköt saavat päivitystä niin henkilö- kuin asiakaskuntaansa. Vaasassa on tällä viikolla aloittanut kesäurakkansa ensimmäinen korkeakouluharjoittelija ja kesän ensimmäiset ”ameriikan serkut” ovat käyneet tutustumassa Vanhan maailman juuriinsa. Rapakon takaisten sukututkijoiden innostus on tarttuvaa; on epäilemättä vaikuttava kokemus löytää oman sukunimensä alkuperäksi tuhansien kilometrien päässä kotoa sijaitseva maatila. Täältä Mustasaaren Helsingbystä tilan yhdeksästä lapsesta ainakin keskimmäinen poika, Herman, on aikanaan ponnistanut Michiganiin, lukuisten muiden pohjalaisten ja suomalaisten tapaan. Luonnollisesti sukujuuriensa äärellä vieraassa ympäristössä mielen täyttävät lukuisat kysymykset. Kielet (”kyllä, he puhuivat ruotsia, mutta olivat suomalaisia!”), maantiede, historia, kaikki on uutta ja ihmeellistä. Siitä huolimatta tämä ajallisesti kaukainen linkki antaa salaperäisen yhteyden tähän paikallisesti kaukaiseen seutuun.

Ei ole sattumaa, että Yhdysvalloista ja Kanadasta poiketaan juuri Vaasaan sukujuurien selvittäminen mielessä. Suuren siirtolaisuusaallon aikana 1860–1930 lähti Suomesta lähes 400.000 ihmistä kultaa vuolemaan tai sortoa pakoon ja näistä noin puolet oli pohjalaisia. Siirtolaisuus on siis yksi kantava teema Vaasan maakunta-arkistossa vieraileville sukututkijoille, niin suomalaisille kuin amerikkalaisillekin. Jotta uudetkin sukupolvet saisivat hieman konkreettisemman kuvan Suuresta amerikansiirtolaisuudesta, on maakunta-arkisto koonnut asiakirjalähteistä kouluille suunnatun arkistolaukun, joka kertoo alkuperäiskuvien ja -tekstien avulla siirtolaisten tarinaa.

Siirtolaisuus historiallisena ilmiönä tarjoaa mielenkiintoisen näkökulman nykypäivän tapahtumille ja keskusteluille. Ihmiskunta on kautta historiansa ollut liikkeessä ja verkottunut, virtausten suunnat ja voimakkuudet ja verkkojen tiheydet vain ovat vaihdelleet. Ihmisten mukana liikkuvat myös uudet ideat ja aatteet. Pohjanmaa olisi ollut montaa yritystä ja uudistusta köyhempi ilman kotiin palaavia, uudistusintoisia amerikansiirtolaisia. Ja Amerikka vastaavasti köyhempi ilman sinne jääneitä tarmokkaita pohjalaisia!

Odotettavissa koko kesän ajan siis on: Amerikan-enojen ja Suomen-tätien etsimistä, vanhan hakua ja uuden oivaltamista sekä löytämisen riemua tiskin molemmin puolin. Tervetuloa arkistojen äärelle läheltä ja kaukaa!

Mikko Nykänen

Tutkija, Vaasan maakunta-arkisto

P.S. Koulut ja muut kiinnostuneet voivat tiedustella siirtolaisuus-arkistolaukun saamista käyttöönsä allekirjoittaneelta (etunimi.sukunimi@narc.fi).

Erään Kesän arkistosta

2011-05-20T08:03:00.000+03:00

Kaivatun kesän koittaessa Suomi on jälleen täynnä mitä erilaisimpia kesäfestivaaleja ja tapahtumia. Lähes joka paikkakunnalla on omat, usein paikalliseen identiteettiin tai historian tapahtumiin liittyvät kesäjuhlansa.

Ainakin erästä kesätapahtumaa voi vilkuilla taaksepäin myös arkiston avulla. Jyväskylän Kesä aloitti toimintansa jo vuonna 1956 Jyväskylän Kasvatusopillisen korkeakoulun järjestäminä Musiikkikulttuuripäivinä. Kun tapahtumaan tulivat mukaan seminaarit yhteiskunnallisine keskusteluineen, nimi muutettiin Jyväskylän Kulttuuripäiviksi. Vuodesta 1973 alkaen tapahtuman nimenä on ollut Jyväskylän Kesä. Se on Suomen vanhin yhtäjaksoisesti järjestetty kulttuurifestivaali, joka on tarjonnut sytykkeitä lukuisille muille festivaaleille.

Jyväskylän maakunta-arkistoon luovutetusta Jyväskylän Kesän arkistosta voi hyvin seurata, miten ajankohtaiset teemat ovat heijastuneet Kesän ohjelmistoon. Koska tapahtuma herätti kiinnostusta myös ulkomailla, esiintyjiksi saatiin kansainvälisesti tunnettuja taiteilijoita ja muita kongressivieraita. Kesällä 1966 järjestettiin itä-länsi-kongressi, seuraavana vuonna Pohjoismainen luonnonsuojelukongressi. 1960-luvun puolella ennätettiin vielä järjestää mm. Latinalaisen Amerikan kongressi. 1970-luvun alussa pohdittiinkin jo Futurologia-kongressissa futurologian menetelmiä ja arvoja. Omat kongressinsa saivat myös mm. Alueellinen eriarvoisuus, Byrokratia, Urheilu sekä Ihmisen onnellisuus. Nykyään kesän sisältö painottuu taide-elämyksiin eikä kongresseja enää järjestetä, mutta myös uudistuneen festivaalin aineistot päätyvät aikanaan maakunta-arkistoon.

Kesän arkiston valokuvien ja julisteiden parissa voisi viettää monta haikeansuloista hetkeä. Maakunta-arkiston näyttelyvitriinissä on parhaillaankin esillä kuvia Kesän esiintyjistä ja yleisöstä. Katselijat tunnistavat helposti mm. nuoren Hannu Taanilan tai M.A. Nummisen.

Tapahtumat, olivatpa sitten pieniä paikallisjuhlia tai isompia festivaaleja, ovat olennainen osa Suomen lyhyttä kesää. Usein niiden järjestäminen on myös yhteisöllinen ponnistus, jonka takana on lukematon määrä innostuneiden vapaaehtoisten työtunteja ja talkoohenkeä. Eräs puheenvuoron käyttäjä totesikin Kesän avajaisissa vuonna 1970 seuraavasti ”Tällaisen toiminnan taakse ei voida valita henkilöitä samaan tapaan kuin keskussairaalan liittovaltuustoon, eikä myöskään meriittilistojen kansalaisansioiden perusteella, vaan henkilöt menevät ja tulevat, tekevät tai ovat tekemättä kykynsä, mielensä ja harrastustensa mukaan.” Toivoisi siis myös pienempien kesäisten kulttuuritapahtumien aineistoista ja vapaaehtoisten työstä jäävän jotain talteen arkistoihin.

Päivi Hirvonen

Johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

Kirkonkirjojen käyttöönantamisen uudet käytännöt

2011-05-13T21:25:00.000+03:00

Viime marraskuinen Korkeimman hallinto-oikeuden päätös ja kirkkohallituksen sen johdosta antama yleisohje ovat mutkistaneet sukututkimusta. Suomen sukututkimusseuran, kirkkohallituksen ja arkistolaitoksen edustajat kävivät KHO:n päätöksen tiimoilta helmikuussa keskustelun tietosuojavaltuutetun kanssa. Tämän keskustelun pohjalta arkistolaitos tuli hieman toisenlaiseen lopputulemaan kuin kirkkohallitus omassa harkinnassaan. Tietosuojavaltuutetun esittämän näkemyksen mukaisesti arkistolaitos lähtee siitä, että KHO:n päätös edellyttää sata vuotta nuorempien kirkonkirjojen entistä tietoturvallisempaa ja valvotumpaa käyttöönantamista, mutta ei näiden asiakirjojen omatoimisen tutkimisen täyskieltoa.

Korkein hallinto-oikeus ottaa päätöksessään kantaa vain sukututkimukseen, mutta päätös vaikuttaa arkistolaitoksen käytäntöihin antaa kirkonkirjoja omatoimiseen käyttöön kaikkiin muihin käyttötarkoituksiin kuin tieteelliseen tukimukseen. Arkistolaitoksessa kyse on ensisijaisesti luovutetun alueen seurakuntien kirkonkirjoista ja siviilirekisteriasiakirjoista. Arkistolaitoksen hallussa on myös joidenkin muidenkin seurakuntien sata vuotta nuorempien kirkonkirjojen mikrokorttikopioita, joita annetaan edelleen käyttöön, jollei seurakunta tätä kiellä.

Arkistolaitoksen uudessa toimintakäytännössä on kaksi peruslähtökohtaa. Ensinnäkin nykyinen käyttölupakäytäntö tulee tiukentumaan. Ennen KHO:n päätöstä tulkintana oli, että sukututkimus on automaattisesti hyväksyttävä tutkimustarkoitus käyttölupaa edellyttäviin kirkonkirjatietoihin. Jatkossa lupaprosessiin tulee sisältymään tutkimuskohtaista harkintaa. Harkinta kohdistuu siihen, miten hyvin tutkimushankkeen arvioidaan tuntevan henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön ja toimivan sen mukaisesti.

Toisekseen asiakirjojen käyttöönantamisen käytännöt tulevat tiukentumaan. Tutkija saa kerralla käyttöönsä vain ne asiakirjat, joita hän tutkimuksessaan kulloinkin tarvitsee. Arkistolaitokselle jää yksityiskohtainen dokumentaatio asiakirjoista, joita kukin tutkija on käyttänyt. Nämä vaatimukset voidaan toteuttaa antamalla kirkonkirjoja käyttöön vain digitaalisina kopioina silloin kun arkistolaitoksella tällaiset on. Digitaaliarkistossa kirkonkirjat voidaan tarvittaessa avata käyttöön vaikka kuva kuvalta, ja järjestelmä kerää automaattisesti kuvakohtaista lokitietoa tiedostoista, jotka tutkija on avannut.

Aikaisemmin ilmoitettiin, että uusi käytäntö otetaan käyttöön kesäkuun alusta alkaen. Käyttöluvan osalta tähän pyritään edelleen. Parhaillaan valmistellaan käyttöluvan hakemisen uusia käytäntöjä yhteistyössä Suomen Sukututkimusseuran kanssa. Käytäntöön liittyy kuitenkin yksityiskohtia, jotka vielä tällä hetkellä ovat ratkaisua vailla. Se on varmaa jo nyt, että arkistolaitoksen tutkijasalien ICT-valmiuksia ei saada ennakoidussa aikatalussa tasolle, jota luovutetun alueen seurakuntien mikrokorteista luopuminen edellyttää. Kesän ajan kirkonkirjoja siis annetaan edelleen sekä mikrokortteina että digitaalisina. Saattaa olla, että uusi käyttölupakäytäntökin voidaan ottaa käyttöön vasta syyskuun alusta.

Periaatteellisella tasolla kirkonkirjojen käyttöönantamisessa on kyse kahden perusoikeuden välillä tasapainottelemisesta. Toisaalla on tutkimuksen vapaus, toisaalla yksilöiden oikeus yksityisyyden suojaan, jota kirkkohallitus on painottanut. Arkistolaitoksen ydintehtävä on tukea kansallisen muistin rakentamista, johon sukututkijatkin omalta osaltaan osallistuvat. Siksi olemme yrittäneet löytää ratkaisun, joka yksityisyyden suojaa vaarantamatta mahdollistaisi myös muunlaisen kuin tieteellisen tutkimuksen tekemisen. Toivon, että asiakkaamme ymmärtäisivät tämän tasapainottelun vaatimukset, kun he tutkimustaan uusien käytäntöjen puitteissa tekevät. Käytäntöjen kehittämisehdotuksia otetaan mielellään vastaan.

Jaana Kilkki

Kehitysjohtaja

Matka ullakon hämystä makasiinin hyllylle

2011-05-06T08:16:00.008+03:00

Tammikuun lopussa blogissa käsiteltiin yksityisarkistojen luovuttamista arkistolaitokseen. Nyt tarkastelun kohteena ovat ne toimenpiteet, joiden myötä arkisto on tutkijoiden käytettävissä. Yleensä yksityisarkiston luovuttamista edeltää yhteydenotto arkistolaitokseen, mutta käypä joskus niinkin, että sukujuhlien alla suursiivouksen yhteydessä ullakolta löytynyt arkisto saapuu auton takakontissa ilman sen kummempia ennakkovaroituksia. Yksityisarkistot ovat kuitenkin hyvin tervetulleita, koska ne valaisevat elettyä elämää täydentäen viranomaisarkistojen antamaa kuvaa yhteiskunnastamme.

Moni yksityisarkisto voi olla pakattuna kuljetusta varten esimerkiksi pahvi- tai puulaatikkoon, muovikassiin tai matkalaukkuun. Osa näistä arkistoista on järjestetty ja luetteloitu mallikkaasti jo ennen luovutusta. Eräänkin arkiston mukana oli huolellisesti laadittu luettelo, mistä selvisi, että pöytäkirjat ovat appelsiinilaatikossa, kun taas saapuvia kirjeitä sisältävää laatikkoa koristaa Elovena-tyttö. Suuri osa yksityisarkistoista on kuitenkin luovutusvaiheessa haasteellisen näköinen kasa paperia, joka voi kätkeä sisälleen suuriakin aarteita. Asiantuntemusta siis tarvitaan, jotta lopputulos palvelisi tiedonjanoisia mahdollisimman hyvin.

Arkiston järjestäminen alkaa tutustumisella arkistonmuodostajan historiaan/elämänvaiheisiin ja toimintaan. Näitä tietoja löytyy mm. arkiston luovuttajalta, arkiston sisältämästä materiaalista, matrikkeleista ja historiikeista. Tämän jälkeen arkisto käydään tarkasti läpi, jotta sen rakenteesta ja kunnosta saadaan kokonaiskuva. Mahdolliset muiden arkistonmuodostajien hengentuotteet kiinnittävät heti kokeneen järjestäjän huomion ja ne erotetaan omaksi kokonaisuudekseen. Toisinaan arkistolla on jo valmiiksi jokin järjestys, joka pyritään säilyttämään.

Asiakirjat ryhmitellään asiakirjatyypeittäin tai henkilöarkiston ollessa kyseessä henkilön toimintavaiheiden mukaan, mutta valmiita kokonaisuuksia ei kuitenkaan pureta. Suureksi avuksi ovat arkistonjärjestäjän taisteluvälineet: niitinpoistaja, lyijykynä, kärsivällinen luonne sekä puuvillahansikkaat, mikäli aineisto on pölyistä tai erityisen vanhaa. Arkistosta poistetaan siihen kuulumattomat ainekset, kuten saapuneet mainokset, kopiot, muovitaskut, ruosteiset niitit ja klemmarit sekä pikkuotusten maalliset tomumajat.

Asiakirjat oiotaan tarvittaessa paperi paperilta ja järjestetään asiakirjatyypeittäin aika- tai muussa selkeässä järjestyksessä siisteihin nippuihin. Jos asiakirjoihin täytyy tehdä merkintöjä, niitä saa tehdä ainoastaan lyijykynällä. Valmiit niput ympäröidään tunnistetiedoin varustetuilla suojapapereilla ja laitetaan sopivan kokoisiin kartonkikoteloihin suojaan pölyltä, valolta ja pahalta maailmalta. Napakasti täytetyn kotelon sisällä paperit pysyvät särmästi ojennuksessa eivätkä hölsky koteloa liikuteltaessa tai painu joutsenen kaulan kaltaisille mutkille kotelon sisällä. Koteloihin liimataan tunnistetiedot sisältävät nimiölaput. Arkiston sisältö luetteloidaan tarkasti ja luettelon tiedot syötetään Vakka-tietokantaan suuren yleisön nähtäville. Arkiston luovuttajaakin muistetaan kiitoskirjeellä.

Ullakolta alkanut matka voi kaikkinensa kestää yhdestä päivästä useisiin kuukausiin arkiston koosta ja haasteellisuudesta riippuen. Näin arkisto kuitenkin saadaan turvaan tuhoutumiselta ja se päätyy järjestettynä ja koteloituna makasiinin optimaalisiin oloihin tutkijoita odottelemaan. Haikeanhelpottunut arkistonjärjestäjä ehtii ennen seuraavan arkiston järjestämistä hetken pohtia, että mitähän tähän Elovena-tyttö -laatikkoon nyt laittaisi.

Hanna Kiiski
Tutkija, Joensuun maakunta-arkisto

Hyllyt täyttyvät Hämeenlinnassa

2011-04-29T08:58:00.000+03:00

Viime marraskuussa blogissa kerrottiin, että Kansallisarkistosta siirretään aineistoja Hämeenlinnan maakunta-arkistoon tilankäytön tehostamiseksi. Viime vuoden lopulla asiakirjoja tuotiin Hämeenlinnaan 6,5 hyllykilometriä, ja nyt huhtikuun aikana on tuotu vielä kaksi hyllykilometriä lisää. Aineistot täyttävät yhteensä kolme ja puoli maakunta-arkiston kahdestatoista arkistomakasiinista; päällekkäin pinottuna aineistoista muodostuisi noin 50 kertaa Näsinneulan kokoinen torni.

Ennen Kansallisarkisto-siirtoja Hämeenlinnan maakunta-arkistossa oli asiakirjoja noin 12 hyllykilometriä. Siirtojen jälkeen hyllytilasta, jota on yhteensä 28 hyllykilometriä, noin 75 % on jo käytössä. Arkistomakasiinit ovat Hämeenlinnassa täyttyneet vauhtia, josta uutta taloa suunniteltaessa ei osattu uneksiakaan. Vapaa hyllytila loppuu tällä menolla vuonna 2017.

Siinä on muuttomiehillä riittänyt töitä, kun he ovat hellävaroin latoneet asiakirjat Helsingissä hyllyistä muuttorullakoihin, rullakot muuttoautoon, ajaneet autolastin Hämeenlinnaan ja asettaneet täällä päässä asiakirjat hyllyyn uusille paikoilleen. Talven lumimyrskyjen ja sähkökatkosten aikana on täytynyt muuton edistämiseksi tarttua milloin lumilapioon, milloin taskulamppuun. Tarkkana on täytynyt olla, jotta jokainen tarvittava asiakirja on tullut mukaan matkaan ja päätynyt sinne minne pitääkin. Tehtävä on vaatinut huolellista etukäteissuunnittelua erityisesti loppusijoituksen osalta.

Uuden kodin Hämeenlinnan maakunta-arkistosta on saanut monta mielenkiintoista arkistokokonaisuutta. Vanhimmat asiakirjat löytyvät Uudenmaan lääninhallituksen ja Porvoon tuomiokapitulin arkistoista; uudempia edustaa muun muassa maataloushallituksen maatalouslaskenta-aineisto. Suuri osa Kansallisarkistosta siirretyistä asiakirjoista on entisen Uudenmaan läänin alueella toimineiden viranomaisten arkistoja, mutta mukaan mahtuu myös tuomiokirjojen ns. renovoidut eli puhtaaksi kirjoitetut kappaleet vuodesta 1871 alkaen koko Suomen alueelta, maa- ja metsätalousministeriön asutusasiainosaston (ASO) arkisto sekä Tilastokeskuksen arkistoa.

Uusissa aineistoissa on riittänyt henkilökunnalla opettelemista ja Hämeenlinnan arkistopiirin ulkopuolisen maantiedon tuntemus on asettanut omat haasteensa. Iloksemme olemme huomanneet, että tutkijat ovat jo löytäneet uudet aineistot. Erityisesti sukututkijoiden keskuudessa suureksi hitiksi on noussut koko maan laajuinen maatalouslaskenta-aineisto, josta tutkija saa tietoa maatiloista separaattorien ja karviaismarjapensaiden tarkkuudella. Jännityksellä seuraamme, millaiseksi käytetyimpien aineistojen Top-5 muodostuu ja millainen kuhina tutkijasaleissa jatkossa käykään.

Heli Niromaa, tutkija, Hämeenlinnan maakunta-arkisto

Mervi Lampi, ylitarkastaja, Hämeenlinnan maakunta-arkisto

Arkistokelpoista siviilipalvelustyötä

2011-04-21T10:30:00.000+03:00

Siviilipalvelusmieheen voi törmätä tänä päivänä yhä todennäköisemmin esimerkiksi valtion ja kunnan virastoissa. Palvelustaan suorittavia on virrannut silloin tällöin myös arkistojen pariin. Millaiselta siviilipalvelus on tuntunut Kansallisarkistosta käsin?

Kansallisarkisto sai ensimmäisen siviilipalvelusmiehensä 2000-luvun alussa. Viimeisen vuosikymmenen aikana siviilipalvelusvelvollisia on saapunut Kansallisarkistoon vuosittain ja tällä hetkellä heitä työskentelee virastossa yhteensä yhdeksän henkilön verran.

Palvelustaan suorittavia löytyy niin arkistoteknisestä yksiköstä kuin sisäisten palveluidenkin puolelta. Siviilipalvelusmiehen voi tavata esimerkiksi makasiinien syövereissä, päivystäjän tiskin takana tai kirjoittamassa postausta arkistolaitoksen omaan blogiin.

Onnistuneen palvelusajan tärkein edellytys on, että työpaikan tarjoaja ja siviilipalvelusvelvollinen tietävät omat oikeutensa ja velvollisuutensa. Kansallisarkisto on työnantajana hoitanut sille kuuluvat viralliset tehtävät asiantuntevalla otteella. Päivärahat ovat saapuneet tilille ajallaan ja palvelusaikaa koskevissa kysymyksissä ei ole tarvinnut hapuilla oman talon ulkopuolelle.

Kansallisarkistossa tapaamani siviilipalvelusvelvolliset ovat saaneet hoidettavakseen vastuullisia ja mahdollisuuksien mukaan omaa koulutustaustaansa tai mielenkiintoaan vastaavia tehtäviä. Kaikkea ei ole tarvinnut osata valmiiksi, vaan palveluspaikka on tarjonnut tukea ja koulutusta palvelusajan saatossa.

Olen kokenut siviilipalvelustaustasta huolimatta olevani samalla viivalla muiden työntekijöiden kanssa. Jokaista siviilipalvelusmiestä kohdellaan asiallisesti enkä ole kuullut kenenkään joutuneen keittämään kahvia tai päivittelemään Facebookiin turhautuneita tilapäivityksiä päivästä toiseen. Yleinen käsitys siviilipalvelusvelvollisten työtehtävistä taitaakin olla osaltaan vanhentunut.

Siviilipalveluksen rangaistuksenomaisesta luonteesta ei ole ollut havaittavissa merkkejäkään viimeisen puolen vuoden aikana. Näköala valtionhallinnon toimintaan sekä työskentely kulttuurihistoriallisesti merkittävän aineiston parissa luovat pohjan, jolta on hyvä ponnistaa työelämän ja opiskelun erilaisiin haasteisiin siviilipalvelusvuosi takanapäin.

Tomi Mustikka
Siviilipalvelusmies/tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

Luovuuden elementeistä

2011-04-15T11:23:00.000+03:00

Taannoin arkistolaitoksen asiakaslehdessä (Akti 3/2010) kerrottiin Seilin saarelta viime vuonna tehdystä asiakirjalöydöstä. Erikoista löydössä oli sekä sen koostumus että tietosisältö, kysehän oli pieniin pulloihin pakatusta kirjelappusten joukosta. Pullopostia muistuttava kokonaisuus oli pakattu peltipurkkiin ja kätketty aikoinaan metsään.

Löydölle ei alkuinventoinnin jälkeen ole kuluvan talven kuluessa tapahtunut juuri mitään akateemisia pohdiskeluja lukuun ottamatta. Toisaalta juuri nämä keskustelut ja pohdinnat eri asiantuntijoiden kesken ovat löydön tulkinnan keskeistä antia. Mielisairaalasaaren menneet ajat heräävät henkiin joka kerta kun löytöä katsomme tai mietimme.

Innovaatiot ja luovuus on tänä päivänä toivotettu tervetulleeksi lähes kaikkiin organisaatioihin ja yrityksiin. Yhteinen nimittäjä sille, mitä näillä käsitteillä useimmissa yhteyksissä ja julkilausumissa tarkoitetaan, on jotakin positiivista, rentoa ja hauskaa ja ennen kaikkea viihtyvyyden parantamista miellyttävällä tavalla harmaassa arkipäivässä. Syntyykö luovuus todella äärimmäisessä vapauden tilassa tai kauniisti pyytämällä? Vai olisiko sillä sittenkin jotakin tekemistä yksilön (tai lauman) selviytymisen kanssa.

Seilin asiakirjalöydön yhteydessä mieleen nousee usein jonkinlainen ahdistus ja karu tunne siitä, että nyt liikutaan hyvin yksityisellä alueella. Vaikuttaa siltä kuin hyvin rajatussa elämänpiirissä kirjelappuset ajatellut henkilö olisi viimeisillä voimillaan pinnistäytynyt systemaattiseen toimintaan ja saanut tärkeät, henkilökohtaiset viestinsä puserrettua paperille ja lopuksi toimitettua ne, meille tuntemattomalla tavalla, toimintaa rajoittavan sairaalaympäristön (luovuustesteistä tutun ”laatikon”) ulkopuolelle. (Tämä on tietysti vain kuvittelua.) Kaikessa mahdottomuudessaan vision toteuttaminen eli teko onnistui ja viesti saapui aikanaan laatikon ulkopuolelle, joskin toiseen aikaan.

Huomasittehan, että pienten kirjelappusten lisäksi uusin suomalainen luovuusopus (Alf Rehn, 2010) on luettu kannesta kanteen!

Anne Wilenius

Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

Kuulumisia Oulun maakunta-arkistosta

2011-04-08T08:23:00.002+03:00

Viime viikolla oli alkuvuoden viimeinen lauantaiaukiolopäivä Oulun maakunta-arkistossa. Lauantaiaukioloa tarjottiin yhteensä 16 päivänä neljän kuukauden aikana (loka-marraskuussa ja helmi-maaliskuussa). Vuoden tauon jälkeen viime lokakuussa ensimmäistä lauantaita odotellessa oli jännittynyt olo – vieläkö asiakkaamme tauon jälkeen palaisivat. Totuushan on, että mikä tahansa palvelu loppuu, jos sille ei ole käyttäjiä. Enin huoli haihtui, kun ensimmäisenä lauantaina kävijöitä oli 7 ja seuraavana 9. Määrät voivat tuntua lukuina pieniltä, mutta lauantain kävijöiden osuus koko viikon kävijämäärästä oli kymmenesosan verran. Se oli enemmän kuin pitkän ajan keskiarvo aiemmilta vuosilta.

Tilastonikkarit voisivat laskea monenlaisiakin tuloksia, mutta pelkästään vieraskirjasta laskemalla voi tehdä huomioita. Kävijämäärät vaihtelivat 2 kävijän ja 29 kävijän välillä. Muutama sukututkijaryhmä hyödynsi mahdollisuutta ja teki ohjaajansa johdolla vierailun maakunta-arkistoon. Kertaakaan tutkijasalin päivystäjän ei tarvinnut viettää lauantaipäivää yksin.

Tuli tässä itsekin lämmiteltyä vanhaa sukututkimusharrastusta ja vietettyä muutama lauantaipäivä arkistossa. (Ainakaan samoina lauantaina ei näkynyt muita henkilökuntamme jäseniä, joten ihan oikeitakin tutkijoita lauantaisin kävi.) Itsellä olevien tietojen ja digitaaliarkistossa käytettävissä olevien tietojen väliin jäävien sukupolvien tiedot löytyivät mikrokorteilta. Lainhuutoasiakirjoista ja niiden liitteenä olevista kauppakirjoista sain täydennystä tietoihini.

Oli mielenkiintoista huomata miten vanhat asiakirjat veivät mennessään. Mielikuvitusta käyttämällä saattoi kuvitella vaikkapa niitä tuntoja, joita tuoreella isännällä oli omaa tilanpitoa aloitellessa. Asiakirjojen äärellä kadotti ajantajun ja kiire hellitti. Voinkin lämpimästi suositella käyntiä arkistossa lääkkeeksi stressille ja jatkuvalle kiireelle. Eräs asiakkaamme totesi samansuuntaisesti - missä muualla on vielä tarjolla hiljaisuutta ja keskittymisrauhaa. Oulun maakunta-arkiston tutkijasaliin tosin pääsee käymään lauantaina seuraavan kerran vasta ensi syksynä, mutta jos oikein pitää kiirettä, niin muutamissa yksiköissä stressilääkettä on vielä tälle keväälle tarjolla.

Satu Kantola

Tutkija, Oulun maakunta-arkisto

Yhteistyötä opiskelijoiden kanssa

2011-04-01T14:04:00.000+03:00

Kritiikin saamisessa on puolensa. Rakentava sellainen on yksilön parhaaksi, jota antavat puoliso, lapset, sukulaiset, hyvät ystävät. Myös organisaatioille toiminnan arviointi tekee hyvää. Julkishallintoa arvioidaan nykyisin erilaisten mittareiden ja jo vakiintuneiden toimenpiteiden kautta. Tuoreiden näkökulmien saamiseksi vanha, totuttu byrokraattisesti toteutettu tarkastelu ei aina riitä. Maailma muuttuu kovaa vauhtia. Sen takia on hyvää saada myös uudenlaista palautetta, raikkaita arviointeja ja kehitysideoita ja kohteen on pyrittävä reagoimaan niihin nopeasti.

Arkistolaitos haluaa nyt kehittää uusia palvelua ja lähestyä asiakkaittaan tavalla, joka on tätä päivää. Siihen kuuluu oleellisena asiana webin - keskeisenä elementtinä kotisivumme ja siihen kytketyt palvelut. Halusimme arvioita nykyisten palveluiden näkyvyydestä, toimivuudesta ja toimimattomuudesta sekä kehittäviä ehdotuksia siitä miten edetään. Käännyimme asiassa Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen puoleen, jossa asiaan tartuttiin innolla. Nopeasti saatiin aikaan molempia osapuolia tyydyttäviä projekteja. Opiskelijat sovelsivat oppimiaan teoreettisia malleja meidän ympäristöömme. Me saimme tieteellisestä tietoa palveluistamme sekä tulevien asiakkaittemme mielipiteitä siitä, mihin suuntaan ja miten meidän tulee edetä.

Kotisivujemme toimivuutta ja informaation löydettävyyttä arvioitiin valittujen koehenkilöiden testauksen avulla. Mielenkiintoinen oli myös neljän kuukauden mittainen Asiakirjahallinnan ammatillinen projekti - Arkisto 2.0, jossa opiskelijat neljässä eri ryhmässä arvioivat ja testasivat palveluitamme ja antoivat yksityiskohtaisia kehittämisehdotuksia.

Uskallan sanoa, että kokemukset ovat olleet molemmille osapuolille positiivisia. Opiskelijat ovat kokeneet projektien avulla saavansa jotain konkreettista aikaan. Me olemme ilmaiseksi saaneet palautetta ja ideoita purtavaksi. Projektit ovat asettaneet meille myös haasteita viedä ideat ja ehdotukset konkretiaan.

Kehittämisehdotuksista ja kritiikistä muutama sana. Ehkä haasteellisin asia, joka toistui useissa opiskelijoiden selvityksissä, liittyi aineistojemme ja palveluihimme ohjeisiin ja kuvauksiin. Miten saada ne selkokielisiksi ja ymmärrettäviksi? Verkkoviestintä asettaa omat vaatimuksensa kielen ilmaisuille. Osa ehdotuksista oli konkreettisia ja helpommin toteutettavissa, niistä voisi mainita vaikkapa tässä arkistolaitoksen blogissa toteutettu asiasanoitus.

Yhteistyötä jatketaan. Palveluiden arviointiin on syytä palata jatkossakin. Myös uusia ideoita on kehitteillä. Niihin palataan ja niistä kerrotaan vaikkapa blogimuodossa tuonnempana. Yhteistyöstä saadut kokemukset olivat positiiviset. Aktiiviset opiskelijat osallistuivat todella aktiivisesti työhön. Ehdotukset olivat hyvin konkreettisia ja niitä on jo otettu huomioon. Tarkoitus on jatkaa yhteistyötä ja viedä sitä eteenpäin.

Markku Mäenpää

Tietopalveluyksikön johtaja, Kansallisarkisto

Seikkailu

2011-03-25T10:10:00.001+02:00

Aloittaessani noin kolme vuotta sitten Kymenkartanon lääninhallituksen lääninkanslian arkiston järjestämisen tiesin, että edessäni tulee olemaan suuri seikkailu. Runsaat sata hyllymetriä puutteellisesti luetteloituja, ajan hampaan raatelemia asiakirjoja vuosilta 1741–1831 odotti järjestäjäänsä. Tuhansien vuosikymmenten saatossa epäjärjestykseen joutuneiden, koukeroisella käsialalla kirjoitettujen kirjeiden ja anomusasiakirjojen palauttaminen oikeaan arkistoyhteyteensä kysyi aikaa ja kärsivällisyyttä. Asiakirjasarjojen ja niiden välisten yhteyksien selvittäminen vaati kymmenien diaarien, toistesidosten ja luetteloiden läpi kahlaamista. Ruotsin valtakunnan ja autonomian alun hallintohistoria, vuoden 1734 maaherran ohjesäännön määräykset sekä asiakirjoihin piirtyneet neuvosherrojen, kruununvoutien ja nimismiesten allekirjoitukset tulivat työn myötä tutuiksi.

Vaikka suurin osa työstä oli hyvin mekaanista, ajoittain hieman yksitoikkoistakin, tarjosi työ oivan oppitunnin maamme hallintohistoriasta. Maaherran asema valtakunnan hallintohierarkian keskipisteessä mahdollisti sen, että lääninkanslian asiakirjojen pohjalta saatoin muodostaa kuvan koko valtakunnan hallintorakenteesta. Järjestämistyöni edistyessä 1700-luvun alkupuolen vapaudenaika vaihtui kustaviaanisen itsevaltiuden kautta autonomian aamunkoittoon. Lääninkansliaan saapuneiden kirjeiden mustat surureunukset kielivät äkillisistä hallitsijanvaihdoksista. Valtakunnan rajoja piirrettiin miekalla ja hallinnollisia rajoja muutettiin tuolloinkin tarpeen mukaan. Maaherran residenssikin siirtyi Loviisasta Heinolaan, mutta lääninhallinnon tehtävät säilyivät muuttumattomina. Maaherra valvoi kuninkaan edusmiehenä lääninsä alamaisten etuja, mutta saattoi myös ankaran isän tavoin kurittaa niskoittelevia alamaisiaan kruunun etuja valvoessaan.

Lääninkanslian asiakirja-aineiston avulla saatoin tehdä retken 1700-1800-lukujen itäsuomalaisen ihmisen arkeen. Olen ollut kärpäsenä lääninkanslian katossa kuuntelemassa, kuinka onneton irtolainen passitettiin kansliakuulustelussa kehruuhuoneeseen tai työvankilaan. Piileskelin myös loviisalaisen kauppiaan repussa tämän ollessa anomassa matkustuslupaa Venäjän puolelle jääneen Haminan markkinoille. Olen saanut seurata läheltä, kuinka tuhannet kruununtalonpojat Suomenlahden rannikolta Pielisjärven synkkiin erämaihin saivat maaherralta vahvistuksen kruununtilansa hallintaan. Järjestystyön edistyessä olin mukana edistämässä Savon ja Karjalan elinkeinoelämää, näin monien talollisten tulevaisuudenunelmien sortuvan tilojen pakkohuutokaupoissa ja sain seurata aitiopaikalta vuosina 1762–1764 Savon ja Karjalan sekavia maanomistusoloja selvittäneen deputaation toimintaa.

Myös arjesta poikkeavat tapahtumat ovat tulleet tutuiksi. Olen ollut virkamiesten matkassa vannomassa uskollisuudenvaloja kuninkaille ja keisareille. Vuonna 1796 sain seurata kuningas Kustaa IV Adolfin loisteliaan seurueen matkaa Turusta itärajalle ja vuonna 1809 olin kokoamassa edusmiehiä Porvoon valtiopäiville vannomaan uskollisuutta uudelle esivallalle. Arkiston asiakirjojen pohjalta tiedän nyt, kuinka
valmistaa potaskaa lahonneista kannoista ja tauteihinkin osaan varautua tietämällä kuinka ’ Warjelus-Ruhwoa eli Rockoa pandaman pitä ’.

Kiehtova seikkailuni Kymenkartanon lääninkanslian arkiston parissa on päättymässä. Arkisto on noin 60 löytämääni aktikarttaa lukuun ottamatta syötetty Vakka-arkistotietokantaan ja on piakkoin tutkijoiden käytettävissä. Toivottavasti suorittamani arkiston kuvailu toimii asiakkaalle opaskarttana matkalla läpi vuosisatojen ja mahdollisimman moni voi olla osallisena historian suuressa seikkailussa. Itse suuntaan kohti uusia haasteita. Lääninkonttorin vajaat 100 hyllymetriä asiakirjoja odottaa järjestäjäänsä, osa asiakirjoista vieläpä alkuperäisissä, yli parisataa vuotta vanhoissa käärepapereissaan.

Jari Oinonen
Tutkija, Mikkelin maakunta-arkisto

Yksityisarkistojen moninaisuudesta

2011-03-18T16:28:00.003+02:00

Tammikuussa blogissa kirjoitettiin yksityishenkilöiden arkistojen vastaanotosta arkistolaitokseen. Henkilöarkistojen lisäksi yksityisarkistoiksi luetaan muun muassa yhdistys- ja yritysarkistot.

Vaasan maakunta-arkistossa vuosi 2010 oli jälleen vilkas yksityisarkistojen vastaanoton suhteen. Useita kymmeniä uusia yksityisarkistoja otettiin vastaan ja monia jo vanhastaan täällä säilytettäviä arkistoja täydennettiin. Pelkästään yhtenä vuonna vastaanotettujen yksityisarkistojen kirjo on varsin laaja ja se kuvastaa hyvin näiden arkistojen merkitystä yhteiskunnasta saatavan kuvan täydentäjänä viranomaisarkistojen rinnalla.

Maakunta-arkistoon 2010 luovutetut ja talletetut yksityisarkistot käsittävät niin henkilö- kuin yhteisöarkistojakin. Suurin ryhmä ovat erilaiset yhdistysarkistot. Niissä esiintyy mukavasti suomalaisen järjestötoiminnan laaja skaala ammatillisista järjestöistä partio-, ja raittiustoiminnan kautta asukasyhdistyksiin. Myös veteraanijärjestöjen aineistoja otettiin parin viime vuoden tapaan runsaasti vastaan, vieläpä ilahduttavan hyvässä järjestyksessä.

Erityisesti pohjalainen ilmiö ovat jokavuotiset talo- ja kyläarkistojen luovutukset maakunta-arkistoon. Taloarkistoja on kertynyt runsaasti juuri Vaasaan asutushistoriallisista syistä; kyläarkistot taas ovat syntyneet lähes yksinomaan Etelä-Pohjanmaalla toteutetun kyläitsehallinnon tuloksena. Nytkin Vaasan maakunta-arkisto vastaanotti kuusi uutta talo- ja kyläarkistoa lähipitäjistä. Luonteenomaista näille arkistoille on niiden sisältämät varsin vanhatkin asiakirjat: kaikki nämä uudet luovutukset sisälsivät aineistoa 1700-luvulta ja yksi 1600-luvulta saakka.

Henkilöarkistojenkin osalta arkistolaitoksen pyrkimyksenä on kattaa koko yhteiskunnan kirjo. Viime vuonna vastaanotettuihin henkilöarkistosiirtoihin sisältyy niin koti- ja sotarintaman välistä kirjeenvaihtoa, hovioikeuden presidentin, rautatiekoulun oppilaan kuin 1800-luvulla eläneen kristiinankaupunkilaisen laivansuunnittelijankin asiakirjoja.

Vaasan maakunta-arkistossa on kiinnitetty erityistä huomiota myös taide- ja kulttuuritoimijoiden aineistojen dokumentointiin. Yhdessä Pohjanmaan taidetoimikunnan kanssa käynnistetty Kuolematon Pohjanmaa -hanke kannustaa taiteellisesta toiminnasta syntyneen asiakirja-aineiston siirtämisestä maakunta-arkistoon säilytettäväksi. Viimeaikaisia taide- ja laajemmin kulttuurikentän arkistoja onkin vastaanotettu niin taidekerholta, harrastajateatterilta, kesäyliopistolta kuin entiseltä kaupunginarkkitehdiltä.

Yksityisarkistot muodostavat aineistomäärällisesti noin 15 % Vaasan maakunta-arkiston kokoelmista. Niiden tutkimuksellisen sekä paikallisidentiteettiä vahvistavan painoarvon mittariksi hyllymetrit tai prosentit soveltuvat kuitenkin huonosti. Jokainen yksityisarkisto on arvokas osa asiakirjallista kulttuuriperintöämme, pala siinä palapelissä, josta myös tulevat sukupolvet muodostavat kuvan kulloisestakin yhteiskunnasta. Jos kielikuvaa haluaa hieman venyttää, voisi ajatella palapelin raamien koostuvan viranomaisarkistoista yksityisarkistojen muodostaessa kuvan varsinaisen aiheen. Tällainen erottelu on kuitenkin tarpeetonta, sillä viranomais- ja yksityisarkistojen sisällöt lomittuvat luontevasti keskenään toinen toistaan täydentäen.

Mikko Nykänen

tutkija, Vaasan maakunta-arkisto

Silakkapizzaa, venepiirustuksia ja muuta kulttuuria

2011-03-11T07:56:00.001+02:00

Turussa yksi jos toinenkin asia on tällä hetkellä saanut kulttuuri-etuliitteen. Kulttuuri-Turusta löytyy kulttuurikuntoilua, taivaallista kulttuuria, kulttuurikiekko, kulttuuripääkaupunkiolut ja lääkärit jakavat kulttuurireseptejä. Runokulttuuria putkahteli hetken aikaa jopa maakunta-arkiston käsipaperitelineestä. Turun maakunta-arkistokin osallistuu omalla panoksellaan kulttuuripääkaupunkivuoden kulttuuritekoihin ja kunnostaa painotetusti erilaisten kulttuuritoimijoiden kulttuuriarkistoja tutkijoiden ulottuville. Ja mitäpä muuta kulttuuriarkistot sisältäisivät kuin kulttuuriaarteita.

Maakunta-arkistoon luovutetuista arkistoista varsin suuren osan voi määritellä kulttuuriarkistoiksi. Laajimmillaanhan kulttuuriksi voidaan määritellä kaikki se tieto, mikä siirtyy sukupolvelta toiselle muutoin kuin geenien välityksellä. Tällöin kaikki arkistomme olisivat kulttuuria ja Turun maakunta-arkistonkin makasiinien uumenissa odottaisi 17 hyllykilometriä puhdasta kulttuuria. Ihan näin laajaa yleistystä emme ole tehneet, mutta ymmärrämme kulttuurin käsitteenä varsin laajasti.

Yksi juhlavuoden kunniaksi järjestettävistä kulttuuriarkistoista on Turun kamerat ry:n arkisto. Arkisto sisältää monen sadan valokuvan kokoelman lähinnä harrastelijoiden, mutta myös muutaman ammattilaisen, otoksia aina 1930-luvulta lähtien. Järjestämistyön yhteydessä yritämme etsiä kuvien joukosta myös jäsenen, Alvar Aallon, ottamia valokuvia.

Telakoiden jo entuudestaan laajat arkistot Turun maakunta-arkistossa taas saavat merkittävän lisäyksen Andros-arkistosta, jonka Merikeskus Forum Marinum tallettaa maakunta-arkistoon tämän vuoden kuluessa. Arkisto on hieno kokonaisuus AB Andrée & Rosenqvist Oy:n veneveistämön ja moottoritehtaan asiakirjoja sekä kone- ja venepiirustuksia. Veneveistämö ja moottoritehdas toimivat Turussa vuodesta 1906 vuoteen 1939.

Pienempiä kulttuuriarkistoja ovat Veera Uskelinin teatteriaiheinen kokoelma, Hjalmar Lehdon arkisto ja Tunturikerho Login arkisto.Veera Uskelinin kokoelma sisältää teatteriin liittyviä lehtileikkeitä 1920-luvulta lähtien ja se on jo asiakkaiden käytettävissä. Samoin on tutkittavissa turkulaisen tanssinopettajan ja taidetanssijan Hj. Lehdon henkilöarkisto valokuvineen. Tunturikerhon Login arkisto kertoo laaja-alaisesti luonnossa liikkumisesta ja se tulee olemaan kevään kuluessa käytettävissä.

Näiden lisäksi makasiineissamme odottaa jo nyt suuri joukko kulttuuriarkistoja. Arte ry:n, Turun Taidegraafikoiden ja Suomen kuvataidejärjestöjen liiton arkistoista löytyy näyttelyesitteitä, lehtileikkeitä ja valokuvia osittain jo 1930-luvulta lähtien. Raunistula-Seura ry on luovuttanut maakunta-arkistoon mm. raunistulalaista perinnetietoa koskevaa haastatteluaineistoa ja Turun Karjala-Seura ry:n arkiston asiakirjat kertovat karjalaisen kulttuurin vaalimisesta tällä alueella. Martta-järjestöjen meille tallettamista arkistoista voi löytää mm. ruokakulttuuria. Silakkapizzan ja mämmirahkan ohjeet löytyvät arkistosta toivottavasti vielä satojenkin vuosien kuluttua. Turun Weikkojen arkiston asiakirjat vuodesta 1912 lähtien kertovat liikuntakulttuurista ja Turun AFS-yhdistys ry:n arkisto kansainvälisestä vaihto-oppilastoiminnasta.

Ja mikä parasta, vaikka kulttuuripääkaupunkivuosi loppuu aikanaan ja kulttuurietuliitteet tipahtelevat pois, jäävät nämä ja monet muut kulttuuriaarteet Turun maakunta-arkistoon makasiineihin odottamaan tutkijoita myös tämän vuoden jälkeen.

Marita Vallenius

Tutkija, Turun maakunta-arkisto

SOK:n Vaajakosken tehtaiden valokuvakokoelman pelastusoperaatio

2011-03-04T09:37:00.002+02:00

Suomen Osuuskauppojen Keskuskunta osti vuonna 1916 Vaajakosken Haapakosken ympäriltä sahat ja maa-alueet sekä Haapalahden tilan maat, kaikkiaan 692 hehtaaria. Heti kaupanteon jälkeen SOK ryhtyi suunnittelemaan alueensa käyttöä teollisuus- ja asuntotoimintaan. Alueelle nousi mm. uusi saha, harjatehdas ja keskusvarasto. Oma vesivoimalaitos rakennettiin vuonna 1919. Vuosikymmenten saatossa alueelle syntyi elintarviketeollisuutta, kalustotehdas, mekaanista puunjalostusteollisuutta sekä metalliteollisuutta. Tunnetuimpia tehtaita on edelleen toimiva Pandan suklaatehdas. Tuotantolaitoksia alettiin vuosisadan loppupuolella myydä muille yrityksille, ja SOK:n teollisuustuotanto Vaajakoskella päättyi vuonna 1990. Enimmillään SOK omisti Vaajakoskella noin 400 asuntoa ja 800 hehtaaria maata. Työntekijöitä oli enimmillään yli 2000.

Jyväskylän maakunta-arkistoon talletettiin vuonna 1999 Suomen Osuuskauppojen Keskuskunnan (SOK) Vaajakosken tehtaiden laaja arkisto. Osana arkistoa maakunta-arkistoon siirrettiin tuhansittain valokuvia. Nämä valokuvat dokumentoivat kokonaisen yhteisön. Valokuva-albumeissa on kattavasti kuvattu eri tehtaiden tuotteet hyllynkannattimista myymäläkalusteisiin. Lisäksi valokuvat kertovat työn teosta ja tehdasmiljööstä sekä työntekijöistä. Mukana on myös juhlakuvia ja mm. presidentti Urho Kekkosen vierailusta kertovia kuvia. Myös tehtaan ympäristöä ja asuntoalueita on kuvattu. Vaajakosken tehtaiden valokuvat ovat ainutlaatuinen kokonaisuus, jolla on suuri merkitys paikallishistorian lisäksi myös suomalaisen teollisuuden historialle. Valokuvien arvoa tutkimukselle lisää se, että kuviin on liitetty tarkkoja tietoja kuvausajasta ja -paikasta.

Vuonna 2007 maakunta-arkistossa huomattiin, että suuri osa valokuvista on vaarassa tuhoutua. Kuvat on liimattu albumeihin liimalla, joka imeytyy kuvien läpi ja värjää ne tummiksi. Monien kuvien pinta on jo tummentunut ja tahmea. Kansallisarkistossa on tutkittu albumeissa käytettyä liimaa sekä mietitty vaihtoehtoja valokuvien pelastamiselle. Kansallisarkiston arkistoteknisen yksikön johtajan István Kecskemétin johdolla on päädytty siihen, että valokuvien nykyistä tilaa ei voida enää kääntää takaisin, mutta arvokas kuvakokoelma voidaan pelastaa tulevan tutkimuksen käyttöön digitoimalla se kattavasti. Valokuvakokoelma saatiinkin arkistolaitoksen digitointiohjelmaan.

Jyväskylän maakunta-arkiston konservaattori kartoitti vuonna 2008 vaurioiden laajuuden, ja seuraavana vuonna Kansallisarkistossa tehtiin koedigitointi. Varsinainen digitointi alkoi vuonna 2010 ja se on käynnissä edelleen. Digitoitavia albumeita on yhteensä 35 kappaletta, ja kuvia niissä on noin viisi tuhatta. Kun valokuvat on digitoitu, maakunta-arkiston konservaattori irrottaa kuvat albumeista, jotta kuvien tuhoutuminen ei etenisi. Alkuperäiset kuvat säilytetään maakunta-arkistossa, mutta pääsääntöisesti tutkijat ohjataan käyttämään digitoituja valokuvia arkistolaitoksen digitaaliarkistossa. Digitoinnilla saadaan pelastettua kokonaisen teollisuusyhteisön kuvallinen perintö.

Kaisla Savola

Ylitarkastaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

Inhimillisiä vastauksia

2011-02-25T09:08:00.001+02:00

Tutkimustyötä verrataan usein palapelin kokoamiseen. Vertaus on hyvä, mutta jossain määrin myös ontuva. Palapelin kokoaja harvoin turvautuu ulkopuolisen apuun ja ulkopuolisten neuvot pikemminkin ärsyttävät. Sen sijaan tutkimustyötä tekevistä vain harvat selviävät ilman muilta saatua tukea. Niinpä myös arkistot ovat monessa tapauksessa myötävaikuttamassa palapelin jalostumisessa kauniiksi tutkimukseksi. Arkistot antavat asiakkaidensa käyttöön paitsi asiakirjoja myös asiantuntemusta. Ei ole harvinaista, että arkistojen henkilökunnan puoleen käännytään tutkimustyössä tai asiakirjatarpeissa esille nousseiden ongelmien ratkaisemiseksi.

Arkistoväen antamien vastausten tulisi luonnollisesti olla kattavia, neutraaleja ja vain tosiasioihin perustuvia. Tästä on kuitenkin joskus vaikea pitää kiinni. Jokaisella meistä on näkemyksiä siitä, millaista elämä on ollut menneinä vuosisatoina. Näkemykset ovat muokkaantuneet aineksista, joita ovat tarjoilleet suloisena sotkuna niin koululaitos, tiedemaailma, tiedotusvälineet, viihdeteollisuus tai vaikkapa oma lähipiirimme omine kokemusperäisine muisteluineen. Olemme arvoiltamme, tiedoiltamme ja taidoiltamme erilaisia.

Vastausten neutraaliuden kanssa voi ilmetä ongelmia, sillä historiaan suhtaudutaan usein tunteella ja tapahtumia arvostellaan erilaisista lähtökohdista käsin. Suurmieheksi julistettu henkilö on toisille sankari, toisille roisto. Arkistolainen voi joutua aralle alueelle keskustellessaan asiakkaan kanssa vaikkapa kevään 1918 tapahtumista Suomessa. Asiakkaalle kyseessä voi olla ehdottomasti vapaussota, kansalaissota, kapina tai sisällissota, mutta mitä nimitystä käyttää henkilökuntaan kuuluva?

Entäpä tosiasiat - vastaammeko ilman parempaa tietoa? Ainakin täällä Itä-Suomessa antaudutaan helposti keskustelemaan toisten ihmisten kanssa - myös arkistossa. Asiakkaat esittelevät mielellään tutkimuksiaan ja haastavat omalla tietämyksellään arkiston henkilökuntaa. Vaikka parhaamme yritämme, erehdymme varmasti silloin tällöin vuosiluvuissa, kuninkaissa, rauhansopimuksissa, nimissä ja paikkakunnissa. Erehdykset lienevät verraten pieniä rikoksia, vaikka joku tekisikin niiden perusteella johtopäätöksiä ammattitaitomme suhteen. Erehtymisen pelko ei saisi tehdä kenestäkään tuppisuuta.

Jos asiakas kysyy lähdeaineistoa lapsen asemaa 1900-luvun paikallisyhteisössä käsittelevään tutkimukseensa, tuskin kukaan kykenee antamaan tyhjentävää vastausta. Jos sukututkimusta aloittava henkilö kauhistuu sukulaistensa kohdalla esiintyviä termejä ”loinen” tai ”löysä”, ei ole varmaa, saako hän mielenrauhaa arkistoväen yrityksistä määritellä nämä ilmaisut nykypäivään paremmin sopivilla sanoilla. Ihmisten historiaa tutkivat toiset ihmiset, ja kuten hyvin tiedetään, ei ole olemassa yhtä historiaa - on vain erilaisia tulkintoja. Palapelillä on aina selkeät ääriviivansa, menneisyyden tutkimuksessa nämä puuttuvat.

Pekka Kauppinen

Tutkija, Joensuun maakunta-arkisto

Kulttuuriperintöä hyppysissä ja arkistoissa

2011-02-18T08:16:00.002+02:00

Yhdysvaltain Kansallisarkistossa asioinut tutkija väärensi mustekynällä vuosiluvun (1865) presidentti Lincolnin allekirjoittamaan armahdusasiakirjaan. Tutkijan motiivina oli halu saada huomiota ja mainetta. Kului 13 vuotta ennen kuin väärennös ja väärentäjä paljastuivat. Väärentäjältä meni maine, ja hän sai ikuisen porttikiellon Kansallisarkiston toimipisteisiin.

Monissa maissa asiakkaat eivät voi viedä keskeisiin arkisto- ja kirjastolaitoksiin mustekyniä, joihinkin niistä ei mitään omia kyniä. Mustekynät ovat olleet pannassa myös Yhdysvaltain Kansallisarkistossa. Näin on pyritty estämään asiakirjojen väärentäminen ja töhriminen. Suomessa arkistolaitos on luottanut asiakkaisiinsa, jotka saavat käyttää tutkijasaleissa omia muistiinpanovälineitään. Asiakkaille laadituista ohjeista selviää, miten asiakkaiden tulee missäkin laitoksessa toimia.

Osaavatko viranomaiset käsitellä ja säilyttää asiakirjojaan asianmukaisesti? Asiakirjojen säilytystiloissa on joskus ollut toivomisen varaa. Eräällä terveysasemalla osa potilasasiakirjoista oli pahvilaatikoihin pakattuina henkilökunnan wc:ssä. Kun asiakas poikkesi sinne asioilleen, hänellä oli yllin kyllin luettavaa. Hän kertoi pian iltapäivälehdelle lukukokemuksistaan.

Viranomaisten arkistotiloista on erityiset ohjeet, joita noudatetaan aika hyvin Suomessa. Ongelmia on vanhoissa rakennuksissa ja tiloissa, joita ei ole alun perin suunniteltu arkistotiloiksi. Sähköisessä muodossa säilytettävät asiakirjat ovat luku sinänsä.

Salassa pidettävien tietojenkin käsittelyssä sattuu vahinkoja. Ulkomailla on sattunut monenlaista: työntekijä on toimillaan tahattomasti tai tahallisesti hävittänyt massoittain tietojärjestelmän tietoja, toinen on hukannut työnantajansa tietoja kadottaessaan muistitikkunsa pubikierroksella, kolmas on myynyt henkilörekisterin tietoja identiteettejä kauppaaville rikollisille jne.

Eräs keskussairaala Itä-Suomessa poisti vuosia sitten vanhoja mikrotietokoneita myymällä niitä ulkopuolisille. Eräs näistä löysi kovalevyltä salassa pidettäviä potilastietoja, joita sairaala ei ollut asianmukaisesti hävittänyt. Ikävä juttu vastuuhenkilölle, joka joutui selittämään huolimattomuuttaan maakuntalehdelle.

Useimmat viranomaisasiakirjat ovat ainutkertaisia, joita tulee käsitellä varovasti ja säilyttää huolellisesti. Asiakirjat kertovat tuleville sukupolville meidän ajastamme ja elämästämme. Sekä asiakirjoja säilyttävät että niitä käyttävät asiakkaamme ovat yhtä lailla velvollisia kunnioittamaan asiakirjallista kulttuuriperintöämme. Scripta manent! – Kirjoitettu pysyy, totesi jo keisari Caius Titus. Ja pysyyhän se, jos me niin tahdomme…

Markku Leppänen

Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Viranomaisarkistojen luovutus arkistolaitokseen on yhteispeliä

2011-02-11T09:12:00.002+02:00

Yksikön johtaja Marja Pohjola esitteli blogissa jokin aika sitten yksityisarkistojen vastaanottoon liittyviä arkistolaitoksen käytäntöjä. Toisin kuin yksityisarkistojen osalta, valtion viranomaisilla on lakisääteinen velvollisuus siirtää pysyvästi säilytettävät asiakirjansa arkistolaitokseen. Esimerkiksi Hämeenlinnan maakunta-arkistoon otettiin vastaan viime vuonna noin 2000 hm ja Kansallisarkistoon runsaat 2000 hm viranomaisten pääsääntöisesti 40 vuotta vanhempia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Viimeaikaiset valtionhallinnossa tapahtuneet organisaatiomuutokset ovat johtaneet siihen, että aineistoja saatetaan siirtää aiempaa varhaisemmin arkistolaitokseen. Tämä koskee erityisesti aluehallinnon uudistusta. Myös parinvuoden takaisten Valtioneuvoston arkiston ja Sota-arkiston liitosten myötä Kansallisarkiston kokoelmiin tuli aivan viime vuosienkin arkistoaineistoja. Sitä mukaa, kun viranomaisten valmiudet digitaaliseen säilyttämiseen lisääntyvät, halukkuus siirtää paperiaineistot arkistolaitokseen kasvaa. Tämä on ymmärrettävää, sillä viranomaisten tehtävänä ei ole arkistojen säilyttäminen ja niihin liittyvän tietopalvelun tarjoaminen, vaan se on arkistolaitoksen toiminnan ydintä.

Arkistolaitoksen tavoitteena on, että aineistojen vastaanotto on suunnitelmallista ja pitkäjänteistä. Siirtävän viranomaisen ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön tiivis yhteistyö on keskeinen osa arkistoluovutusten suunnittelua ja toteutusta. Tämä helpottaa ajan ja resurssien hallintaa molempien osalta. Mikäli arkistonmuodostus on ollut suunnitelmallista - asiakirjat on jo alun perin sijoitettu ja/tai tarvittaessa järjestetty, koteloitu ja luetteloitu arkistolaitoksen ohjeiden mukaan - siirtokunnon varmistaminen edellyttää lähinnä teknisluontoisia aineiston tarkistuksia. Päinvastaisessa tapauksessa asiakirjojen siirtokuntoon saattaminen viranomaisessa voi vaatia suuria ponnisteluja. Siirtävän viranomaisen vastuulla on huolehtia siitä, että siirrettävät asiakirjat ovat arkistolaitoksen edellyttämässä siirtokunnossa. Arkistolaitos puolestaan tarjoaa ohjausta ja neuvontaa. Myös aineiston järjestämistyö saatetaan toteuttaa maksullisena palveluna.

Arkistolaitoksen julkaiseman verkko-oppaan välityksellä kiinnostuneet voivat tutustua viranomaisten asiakirjasiirtojen valmisteluun. Sivusto pyrkii tarjoamaan vastauksen useimmin esitettyihin luovutuksiin liittyviin kysymyksiin. Luovutusprosessin etenemistä seurataan vaihe vaiheelta ja niihin liittyvät tehtävät, työnjako, käytännön toteuttamismallit sekä tarvittavat liiteaineistot on määritelty.

Viranomaisia varten on luotu myös selainpohjainen Vakka Ekstranet -ohjelma, jolla luovutettavat asiakirjat voidaan luetteloida ja ohjelmasta tulostettu raportti toimii luovutusluettelona. Ohjelmalla syötetyt luettelo- ja kuvailutiedot siirretään hyväksynnän jälkeen arkistolaitoksen Vakka-arkistotietokantaan, jonka jälkeen tiedot ovat selattavissa internetissä. Vakka Ekstranetin yksinkertaiset syöttökentät ja automaattisesti tulostettavat luettelot ja nimiöt helpottavat ja nopeuttavat työtä viranomaisessa. Ohjelman avulla luovutuksen ohjaaja voi myös seurata ja ohjata luettelointia reaaliaikaisesti. Lähtökohtaisesti aineistot ovat siirron päätyttyä välittömästi käytettävissä arkistolaitoksessa.

Joissakin tapauksissa yksityishenkilön haltuun on saattanut päätyä viranomaisasiakirjoja. Tällaiset asiakirjaluovutukset edellyttävät aina yhteydenottoa vastaanottavaan arkistolaitoksen yksikköön. Yhdessä luovuttajan kanssa käydään läpi aineiston luonne ja samalla varmistetaan oikea vastaanottajataho.

Juhani Tikkanen

Yksikön johtaja, Hämeenlinnan maakunta-arkiston johtaja

It´s burning ! - kulttuuria ja arkistoitua kulttuuria

2011-02-04T13:21:00.001+02:00

Nyt se vihdoin tapahtuu. Turku palaa kulttuuripääkaupungiksi vuodeksi 2011 ja elämän arkipäivä täällä Aurajoen suistossa tuntuu uskomattoman mukaansatempaavalta. Spektaakkelimaiset avajaiset kulttirakennusten taustoittamassa Turun jokirannassa ovat onnellisesti ohi ja kaupungin väki on ottanut roolinsa aktiivisina kulttuurikaupunkilaisina. Historiallisille faktoille ja arkistoihin kerätyn tiedon uusiokäytölle on potentiaalista kysyntää enemmän kuin aikoihin. Menneisyys tuntuu olevan juuri nyt yhtä lähellä kuin tulevaisuuskin.

Tunnettua on, että Turku ja turkulaisuus eivät jätä ketään kylmäksi. Eivät edes turkulaista, tamperelaisista puhumattakaan. Erityisesti turkulaisten tapa hoitaa asioita, jopa suoranainen tyhmyys, on useimmiten ollut pilkan kohteena. Turkulaiselle nämä syytökset eivät aina ole avautuneet: asioilla on puolensa ja maltti valttia tapahtuipa mitä tahansa. Osaaville ulkopaikkakuntalaisille on perinteisesti täällä aina annettu tilaa. Ja joskus kokeeksi vähän muillekin eikä aina niin hyvin seurauksin.

Sukellettaessa arkistojen valtavaan tietomassaan on todettavissa, että joko tahattomasti tai tahallaan tehdyt tyhmyydetkin ovat kulttuuria ja aikojen saatossa joskus jopa osa korkeakulttuuria. Uskaltaisikohan sitä jopa väittää, että suuri osa historiankirjoituksesta käsittelee omassa ajassaan tehtyjä surullisia virhearviointeja, epäonnistumisia ja tyhmyyksiä. Se käsittelee mitä moninaisimpia ja omalaatuisimpia tapoja pyrkiä ulos arjen ahtaasta todellisuudesta kohti utopiaa tai jotakin parempaa.

Monet ihmiskunnan suurista keksinnöistä ovat syntyneet väärinkäsitysten ansiosta tai niiden inspiroimina. Huikaisevat ideat tai niiden kokeilut dokumentoituvat ihmiskunnan asiakirjalliseksi kulttuuriperinnöksi tavalla tai toisella, mutta vain harvat suuret innovaatiot ”ottavat tulta” omassa ajassaan. Sanontahan kuuluu, että mistään ei opi niin hyvin kuin virheistä. Yliopistossa minulle opetettiin, että historiasta ei voi oppia. Loppupäätelmäksi turkulaisena saan tästä, että samoja virheitä ei kannata tehdä samassa koeympäristössä uudestaan, koska lopputulos lienee useimmiten kutakuinkin sama. Kannattaa siis tehdä uusia virheitä, niistä syntyy uutta kulttuuria!

Anne Wilenius
Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

Yksityishenkilöiden aineistojen luovuttaminen arkistoon

2011-01-28T09:57:00.001+02:00

Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot ottavat viranomaisarkistojen ohella vastaan myös yksityisten omistamia arkistoja lahjoituksina tai pysyvinä talletuksina. Näillä hankinnoillaan arkistolaitos pyrkii tukemaan monipuolisen kuvan saamista suomalaisesta yhteiskunnasta eri aikoina. Yksityisarkistoja ovat yhteisöarkistojen lisäksi myös henkilö-, perhe- ja sukuarkistot eli yksityisille henkilöille tulleiden sekä heidän toiminnassaan elämän eri vaiheissa syntyneiden asiakirjojen kokonaisuudet.

Niin henkilö- kuin muitakin yksityisarkistoja voidaan käyttää moneen tarkoitukseen. Tieteellisen tutkimuksen lisäksi ne tarjoavat aineistoa myös mm. näyttelyiden, näytelmien, elokuvien sekä radio- ja televisio-ohjelmien tekoon. Tuore esimerkki on Jörn Donnerin parhaillaan televisiossa esitettävä Mannerheim -dokumentti, jonka teossa hyödynnettiin Mannerheimin omaa ja muitakin Kansallisarkiston henkilöarkistoja. Myös laajalti huomiota saaneen, Hella Wuolijoesta kertovan elokuvan teossa on käytetty Wuolijoen omaa ja muita arkistoja. Wuolijoki -elokuvaa jopa osittain filmattiin Kansallisarkiston tiloissa.

Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen välisen työnjaon mukaan Kansallisarkisto hankkii ensisijaisesti valtakunnallisesti merkittäviä henkilöarkistoja, kuten keskeisten poliitikkojen ja yhteiskunnallisten vaikuttajien, johtavien virkamiesten, tutkijoiden ja kulttuurihenkilöiden sekä yhteiskunnan eri sektoreilla vaikuttaneiden perheiden ja sukujen arkistoja. Maakunta-arkistot puolestaan, kukin piirissään, hankkivat ensisijaisesti alueellisesti ja paikallisesti merkittäviä henkilö-, perhe- ja sukuarkistoja.

Arkistolaitoksen lisäksi yksityisiä arkistoaineistoja voi luovuttaa moneen muuhunkin, ammattimaisesti toimivaan arkistoon. Näitä ovat esimerkiksi yksityiset keskusarkistot, eräiden laitosten yhteydessä toimivat erityisarkistot sekä yliopistojen kirjastojen käsikirjoitusyksiköt.

Yksityisarkistojen hankinnassa painotetaan sellaisten toimijoiden aineistojen saamista, jotka ovat tällä hetkellä arkistoissa aliedustettuja. Kansallisarkistossa on esimerkiksi kirkonmiesten arkistoja hyvin kattavasti eri aikakausilta aina 1600-luvulta lähtien, kun taas mm. lääkäreiden aineistoja on erittäin niukasti. Pakolais- ja maahanmuuttajataustaisten henkilöiden aineistoja ei ole juuri lainkaan. Myös nykyvaikuttajat voisivat jo elinaikanaan harkita aineistojensa luovuttamista ja siten itse päättää niiden tulevasta käytöstä. Moni on näin jo tehnytkin.

Jokaisen yksityisarkiston luovuttamisesta sovitaan aina erikseen. Yleensä arkiston luovuttaminen alkaa yhteydenotolla joko Kansallisarkiston yksityisarkistoyksikköön tai asianomaiseen maakunta-arkistoon. Tällöin neuvotellaan luovutuksen ehdoista. Samalla sovitaan tarvittavista valmistelutoimenpiteistä. On tärkeää, että arkisto on järjestetty siten, että sen sisältämä aineisto on helposti tutkijoiden käytettävissä. Arkistoammattilaiset antavat mielellään neuvoja, mutta usein varsinainen järjestämistyö on kuitenkin viisainta jättää alan asiantuntijoille.

Arkistolaitos on aivan äskettäin julkaissut esitteen Ohjeet yksityisarkistojen luovuttajille. Siinä kerrotaan lyhyesti arkistojen luovutusvaihtoehdoista ja luovuttamisen eri vaiheisiin liittyvistä käytännön toimenpiteistä. Esitettä saa sekä Kansallisarkistosta että maakunta-arkistoista. Se julkaistaan pian myös arkistolaitoksen verkkosivuilla.

Marja Pohjola

Yksityisarkistoyksikön johtaja

Sukututkimuksen tekemisestä ja tekijöistä Oulun maakunta-arkistossa

2011-01-21T14:13:00.003+02:00

Sukututkimusten tekemisestä on luovuttu myös Oulun maakunta-arkistossa vuoden 2011 alusta lähtien. Vielä kuitenkin tehdään kuitenkin ulkomailta tulevat tilaukset sekä lääketieteellistä tutkimusta varten tulevat sukututkimukset. Sukuselvitykset viralliseen tarkoitukseen, kuten perunkirjoitusta tai sukunimen muutosta varten, toimitetaan kuten aiemminkin.

Tämän asiakkaiden kannalta harmittavan päätöksen takana on Oulussakin resurssipula. Niukkenevat henkilöstöresurssit johtavat tämänkaltaisiin päätöksiin. Mutta monikymmenvuotinen perinne on kuitenkin muutaman muisteluksen arvoinen…

Oulun maakunta-arkistossa sukututkimukset yhdistettiin pitkään niitä useita vuosia päätyökseen tehneeseen Terttuun. Maakunta-arkistossa yli 30-vuotisen uransa aikana hän myös järjesti seurakuntien arkistot ja laati rippikirjoihin apuluettelot, jotka nopeuttivat ja helpottivat sukututkimusten tekemistä virkatyönä. Oulun maakunta-arkistossa säilytetään alkuperäisenä lähes kaikkien Pohjois-Suomen seurakuntien kirkonkirjat. Tertulle tulivat vuosien varrella tutuksi seurakunnat kylineen ja taloineen sekä eri paikkakuntien suvut. Samoin kirkkoherrojen eri aikoina käyttämä käsiala. Pohjoissuomalaisten elämä vuosisatojen saatossa avautui hänelle näiden asiakirjojen kautta: kuolleiden luettelosta tutuiksi tulivat kato- ja tautiajat ja se, kuinka pienestä oli monesti kiinni tutkitun suvun jatkuminen näihin päiviin. Terttu jäi ansaitulle eläkkeelle aikanaan. Hänen jälkeensä useampi maakunta-arkiston virkamies sai tehdä sukututkimuksia muun työnsä ohella. Monet kokivat nämä tervetulleena vaihteluna ja välipaloina.

Sukututkimusten tilaajia neuvotaan nyt yhtenä vaihtoehtona omatoimiseen tutkimiseen käyttämällä internetistä löytyviä digitoituja seurakuntien väestörekisteriasiakirjoja. Luonnollisesti ajatellen asiakkaita eri puolella maata ja maailmaa, on toivottua kehitystä, että sukututkimuksessa tarvittavat asiakirjat ovat helposti saatavilla kotikoneen kautta. Kaikilla ei kuitenkaan ole vielä hallussaan sukututkimuksen tekemisessä tarvittavaa ”tekniikkaa” ja vanhaa saksalaista käsialatyyliäkin olisi hyvä osata.

Sukututkimuksessa tarvittavien seurakuntien väestörekisteriasiakirjojen löytyminen yhä kattavammin internetin kautta, on toisaalta merkinnyt asiakasmäärien laskua ainakin Oulun maakunta-arkistossa. Ennen mikrofilmien tai –korttien lukulaitteilla oli tungosta, toisin on tänä päivänä. Rippi- ja historiakirjoista saatava tieto muodostaa kuitenkin vain osan sukututkimuksesta. ”Lihaa luiden ympärille” löytyy asiakirjoista, joita ei vielä tänä päivänä löydy digitaaliarkistosta ja niiden sinne saaminen kestänee pidemmän tovin. Näitä ovat esimerkiksi tuomiokirjojen sisältämät käräjäpöytäkirjat ja perukirjat sekä lainhuudatuspöytäkirjat kauppakirjoineen ja syytinkisopimuksineen. Mielenkiintoisia ovat myös kruununtilojen katselmuspöytäkirjat. Ja jos seurakunnan rippikirjoissa on aukkoja tuhojen vuoksi, voi sukua yrittää selvittää henkikirjojen avulla. Tällöin on kuitenkin tutkittava henkikirjat vuosi vuodelta, eikä digitaaliarkistosta löytyvä joka 5. vuosi vielä riitä. Paljon mielenkiintoista aineistoa löytyy myös yksityisarkistoista, kuten perheiden ja sukujen tai seurojen ja yhdistysten arkistoista.

Kun maakunta-arkiston sukututkijoiden ”vanha kaarti” on työnsä tehnyt, ei uutta samankaltaista sukututkijayhteisöä ole enää muodostunut. Toisten tutkijoiden kanssa koneiden äärellä muodostui jopa ystävyyssuhteita ja maakunta-arkiston henkilökunnalle tulivat vuosien varrella tutuksi useat vakioasiakkaat. Yli 50 vuotta tutkijana käynyt Heikki ja kaukopartiomies Martti ovat jo siirtyneet sinne, missä ehkä kaikki sukuun liittyneet puuttuneet linkit vihdoin selvisivät. Ehkä myös Olavi löysi sen kauan etsimänsä Walborgin…

Kaisu Kynkäänniemi

Tutkija, Oulun maakunta-arkisto

Vuodenvaihteen kuulumisia Mikkelin maakunta-arkistosta

2011-01-14T09:49:00.001+02:00

Uusi vuosi tuo aina mukanaan uusia asioita. Tällä kertaa opeteltavana on ollut mm. arkistolaitoksen yhteinen asiointisähköpostiosoite arkisto[@]narc.fi ja uusittu palveluhinnasto. Myös paikallisesti on tapahtunut muutoksia: Mikkelin maakunta-arkisto ei enää ota vastaan sukututkimustilauksia luovutetun alueen evankelis-luterilaisista kirkonkirjoista ja maakunta-arkiston tutkijasalinkin aukioloajat muuttuivat.

Mikkelin maakunta-arkiston päätöstä lopettaa luovutetun alueen luterilaisten sukututkimusten tekeminen taustoitettiin blogissa joulukuussa, joten siitä ei tässä sen enempää. Kaikille määräaikaan mennessä tilauksensa jättäneille tiedoksi, että jonossa on nyt vajaat 250 tilausta: kaikkiin vastataan, mutta se ottaa oman aikansa.

Mikkelissä asioivat tulevat huomaamaan, että maakunta-arkiston tutkijasalia on hieman sisustettu uudelleen. Asiakirjasalin vanhat lukupöydät on pyöräytetty uusiin asemiin ja asiakaspäätteille on hankittu uudet pöydät, joiden saapumista tosin vielä odotellaan. Samassa rysäyksessä Karjala-tietokannan tietokoneet siirrettiin mikrofilmisalin puolelle. Aulan seinätkin ovat saaneet uuden maalipinnan.

Vuodenvaihteessa muuttuivat myös Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasalin aukioloajat. Tutkijasalin ovi on viime vuosina käynyt yhä harvemmin – kävijämäärät ovat laskeneet 2000-luvun alun vuosista lähes 40%. Tämä olikin osin syynä muutoksiin, mutta samalla haluttiin myös kuunnella asiakkaiden ääntä: kesällä 2010 toteutetun tutkijasalin asiakaskyselyn vastauksissa moni toivoi, että Mikkelin maakunta-arkisto huomioisi aukioloajoissaan paremmin työssäkäyvät asiakkaat. Tähän on nyt pyritty siten, että arki-iltojen aukioloaikaa on lyhennetty, jotta aukiolo tiistaisin klo 19 asti ja lauantaisin kerran kuussa talvikaudella ovat mahdollisia. Tarkemmat tiedot uusista aukioloajoistamme löytyvät kotisivultamme.

Ensimmäinen tiistai-illan pidennetty aukiolo ei ollut mikään yleisömenestys, mutta toisella kertaa muutama jo uskaltautui viettämään iltaa arkistoon. Jännityksellä odotamme, mitä ensimmäinen lauantai tuo tullessaan. Kyselyissä on aina helppo sanoa tulevansa iltaisin tai lauantaisin, jos se olisi mahdollista. Jos kävijöitä ei kuitenkaan todellisuudessa löydy, joudutaan aukioloaikoja jälleen tarkistamaan.

Anne Hänninen
Ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto

Blogi uuden vuoden tauolla

2011-01-03T11:09:00.000+02:00

Näkökulmia arkistosta -blogi toivottaa kaikille lukijoilleen hyvää alkanutta vuotta! Blogi pitää nyt lyhyen tauon ja palaa uusin aihein viikolla 2.

Arkistolaitos

Varautumisesta 2/2

2010-12-31T10:17:00.002+02:00

(Jatkoa edellisen viikon postaukseen...)

Yhteistyö Senaatti-kiinteistöjen kanssa on toiminut hyvin. Heidän toimestaan kohteissamme suoritetaan aika ajoin monipuolinen kuntokartoitus, jossa käydään läpi rakennustekniset, lvi-tekniset sekä sähkötekniset asiat. Näiden lisäksi tehdään erilaisia kartoituksia myös turvallisuutta silmällä pitäen. Rakennusten kunto ei ole ainoastaan näiden katselmuksien varassa, vaan meidän omien havaintojemmekin pohjalta epäkohtiin puututaan joskus hyvin nopeallakin aikataululla. Kansallisarkiston Rauhankadun kohteessa on viimeisimpiä korjauskohteita ollut lastauslaiturin alueen kosteuseristystyöt, kalliosuojan hissikuilun injektointi ja muutamat vesivuototyöt. Parasta aikaa tehdään tutkijasaleissa sähköteknisiä töitä, joiden kautta asiakkaiden toimintaympäristö kehittyy ja myös samassa yhteydessä sähköturvallisuutta parannetaan. Uuden tutkijasalin osalla on myös menossa tutkijasoppien osalta lämpö- ja vesivuotojen korjaustöitä. Siltavuorenrannassa ollaan Senaatin toimesta saatu juuri päätökseen pohjarakenteen uusimis- ja korjaustyöt ensimmäisen kerroksen osalta.

Senaatin toimesta on myös suoritettu esteettömyyskartoitus Rauhankadun kiinteistössä. Tämän ansiosta on vihreää valoa näkyvissä myös kauan kaivatulle hissille, joka palvelee ehkä jo muutaman vuoden päästä paitsi liikuntarajoitteisia henkilöitä niin myös ikääntynyttä asiakas- ja henkilökuntaamme.

Varautumistamme ja turvallisuuttamme on ollut parantamassa ja ylläpitämässä edellä mainittujen asioiden lisäksi moni muu tärkeä kehityksen askel. Paloturvallisuutta täydentää nykyinen lainsäädäntö tulitöiden suhteen. Säännöllisiä palotarkastuksia suoritetaan pelastuslaitoksen toimesta ja epäkohtiin puututaan välittömästi. Automaattinen palohälytysjärjestelmä ilmaisimineen ja silmukkapiireineen kattavat kiinteistömme ullakolta kellareihin asti. Käsisammuttimet tarkastetaan ja huolletaan kahden vuoden välein. Sisäisten palotarkastusten yhteydessä tutkitaan poistumistiet ja niiden toimivuus. Uusille työntekijöille perehdytetään erilaisten työtehtävien lisäksi myös kiinteistössä liikkumista ja poistumista. Arkistolaitoksen omassa intranetissä Aitassa on oma Turvallisuus-osio, jossa voi perehtyä useisiin ennalta arvaamattomiin uhkiin, kuten tulipaloon, vesivahinkoon, sähkökatkokseen, säteilyyn, sairauskohtaukseen ja muihin vaaratilanteisiin. Siellä on myös Helsingin pelastuslaitoksen luvalla lyhyet videon kautta esitetyt ohjeet käsisammuttimen ja sammutuspeitteen käytöstä.

Arkistolaitoksen henkilökuntaa on myös aivan lähiaikoina koulutettu sähköisesti tietoturva-asioissa. Arkistotilaohje antaa tietoa toimenpiteistä arkistoja suunniteltaessa. Tästä on apua valtakunnallisesti kaikissa arkistoissa. Sieltä löytyy ohjeet sähköistyksiin, viemäröintiin, lämpötilaan ja kosteuteen sekä esimerkiksi kantavuuteen ja sijaintiin liittyviä rakennusteknisiä neuvoja. Kansallisarkistossa on suuri joukko henkilökuntaa saanut ensiapukoulutusta. Paitsi arkisen työn aherruksessa niin myös erilaisissa suurtilaisuuksissa, kuten näyttelyjen avaamisissa ja Tieteiden yössä esimerkiksi, varautuminen mahdolliseen ensiapuun on huomioitu.

Rakennuksiemme turvana on myös kiinteistöautomaatiojärjestelmä. Sen kautta viesti esimerkiksi ilmastointikoneen lämmityspatterin jäätymisestä tai hissiin jääneestä henkilöstä etenee kaikkina vuorokauden aikoina eteenpäin, Helsingissä Senaatin kohteissa Valtioneuvoston linnan portille ja sieltä edelleen kiinteistönhoidon päivystykseen tai omille turvavastaavillemme. Tämän lisäksi joitakin kohteitamme on valvomassa tallentavat turvakamerat. Myös erilaisia hälytyspisteitä eri puolilla kiinteistöjä on työajan ulkopuolella valvomassa ei-toivottujen henkilöiden vierailuja kohteissamme.

Varautumisen suhteen tehdään työtä paljolti myös kaikessa hiljaisuudessa. Jokainen läheltä-piti-tilanne meillä ja muualla havahduttaa ja antaa aiheen syvempään tutkimiseen ja kehittämiseen. Panostakaamme ensi vuonna yhä aikaamme varautumiseen ja sitä kautta turvallisuuteen ja rauhaan. Hyvää Uutta Vuotta kaikille!

Arimo Manninen

Tarkastaja, Kansallisarkisto

Varautumisesta 1/2

2010-12-23T09:34:00.001+02:00

Joulunalusviikkojen rauhattomuuden kääntyessä pikku hiljaa kohti toivottavaa joulurauhaa sain blogiaiheen, jolla en aio lietsoa turvattomuutta , vaikka otsikko siihen aiheen antaisikin. Haluan tämän kirjoitukseni kautta todistaa niin arkistolaitoksen henkilökunnalle kuin kaikille asiakkaille ja muille sidosryhmille, että toimintamme ja suunnitelmamme ovat melko hyvässä kunnossa.

Muutamien vuosien aikana on lähellä ja kaukana meistä esiintynyt onnettomuuksia ja uhkatilanteita, jotka ovat havahduttaneet meitäkin omalla kohdallamme ajattelemaan, kuinka on tilanne arkistolaitoksen kohdalla. Viime vuonna 2009 syyskuussa romahti Kölnin kaupunginarkisto kuin korttitalo. Tämän 40 vuotta vanhan nelikerroksisen talon alla tehtiin metrotunnelin kunnostustöitä ja se oli osasyynä rakennuksen sortumiseen.Viime vuoden marraskuussa tapahtui ison 400-millisen vesiputken halkeaminen Helsingin Rautatietorin metroasemalla ja Asematunnelissa. Kesäkuussa 2008 Työ- ja elinkeinoministeriön tulipalo Mariankadulla aiheutti suuria savu- ja vesivahinkoja talon ylimmässä kerroksessa. Venäjän metsäpalot rajavyöhykkeen läheisyydessä ovat myös tuoneet eräänlaisen uhkakuvamallin lähellemme ympäristötuhon muodossa. Ei sovi unohtaa myöskään sikainfluenssasta johtuvaa pandemiaa, johon maailmanlaajuisesti viime vuonna jouduttiin ja jonka torjumista suurin rokotuskampanjoin varauduttiin. Tämä uhka on päällä edelleenkin.

Varautuminen ja valmiussuunnittelu voidaan jakaa kahteen osaan. Ensimmäinen on valmiuslain pohjan mukainen varautuminen ja toinen on pelastuslain mukainen omatoiminen varautuminen. Arkistolaitoksen turvallisuudesta vastaava väki oli tämän vuoden keväällä koulutuksessa kertaamassa varautumista valmiuslain pohjalta Helsingin Pasilassa. Kansallisarkiston henkilökuntaa oli keväällä liki puolet kahdessa erässä kuuntelemassa Helsingin pelastuslaitoksen luennoitsijaa paloturvallisuudesta, joka on yksi osa-alue omatoimisesta varautumisesta. Kolme vuotta sitten kävi yli 60 % Kansallisarkiston silloisesta henkilökunnasta Erottajan pelastusasemalla opettelemassa alkusammutusvälineiden käyttöä. Lisäksi suojeluvalvojat Helsingissä saivat koulutusta.

Valmiussuunnitelman tarkoituksena on pyrkiä takaamaan arkistolaitoksen toiminta niin pitkään kuin se on mahdollista kaikissa mahdollisissa uhkatilanteissa. Tässä on meillä apuna ja ohjeistuksena Valtioneuvostosta lähtevä YETT-strategia. Se on yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamista käsittäen noin 50 strategista tehtävää. Se käsittää uhkamalleja mm. sähköisen infrastruktuurin häiriintymisestä, väestön terveyden ja toimeentuloturvan vakavasta häiriintymisestä, suuronnettomuuksista ja luonnon aiheuttamista onnettomuuksista, ympäristöuhkista ja terrorismista sekä järjestäytyneestä rikollisuudesta.

Pelastuslain mukainen omatoiminen varautuminen täydentää valmiuslain velvoitteita. Arkistolaitoksen kaikkien kiinteistöjen pelastustoiminnan tulee tähdätä siihen, että pystymme ehkäisemään vaaratilanteiden syntymistä, varautumaan henkilöiden, omaisuuden ja ympäristön suojaamiseen vaaratilanteessa ja varautumaan sellaisiin pelastustoimenpiteisiin, joihin me omatoimisesti kykenemme. Tämän pohjalta tulee kaikissa kohteissamme olla ajan tasalla oleva pelastussuunnitelma ja siitä vastaa turvaorganisaatio. Vaaratilanteiden ehkäisemisen lisäksi huomioidaan normaaliolojen häiriötilanteet ja yritämme oppia tunnistamaan riskejä, toimimaan arkipäivän onnettomuuksissa ja sairaustapauksissa itsenäisesti sekä tarvittaessa oppimaan hälyttämään apua. Tämän toiminnan edellytyksenä on, että toimintaohjeet on laadittu, henkilökunta on koulutettu ja tarpeellinen välineistö on hankittu. Tarkoituksena ja tavoitteena on, että omatoimisesti pelastautumalla, pelastamalla, suojautumalla, ensiapua antamalla ja muilla keinoin pystymme rajoittamaan ja lieventämään vahinkoja välittömästi vahingon tapahduttua, jo ennen kuin viranomaisapu on ennättänyt paikalle.

Suurin osa arkistolaitoksen kohteista on Senaatti-kiinteistöjen omistuksessa. Heidän tehtävänsä on huolehtia näiden rakennusten kunnossapidosta ja korjauksesta. He myös huolehtivat näiden rakennusten kulttuurihistoriallisten ja rakennustaiteellisten arvojen säilymisestä ja tilojen jatkuvasta käyttökelpoisuudesta meidän tarpeisiin sovittaen.Tämä antaa meille hyvän pohjan meidän yhdelle perustehtävällemme olla säilyttämässä arvokasta kulttuuriomaisuutta arkistokokonaisuuksien kautta.

Arimo Manninen
Tarkastaja, Kansallisarkisto

Varautumisaiheesta jatketaan vielä ennen vuoden vaihtumista. Siihen saakka toivotamme kaikille lukijoille Rauhallista ja Turvallista Joulua!

Käyttäjät ohjaavat arkistolaitoksen palveluiden suunnittelua

2010-12-17T16:38:00.002+02:00

Arkistolaitoksessa vuoden viimeiset kuukaudet ovat olleet käyttäjätyytyväisyyskyselyiden aikaa. Kesän jälkeen palautetta on kerätty niin tutkijasalien asiakkailta kuin kotisivujen käyttäjiltä. Uutena tutkimusmuotona mukaan tuli Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen kanssa toteutettu kotisivujen käytettävyystutkimus, jonka tuloksia odotellaan ensi vuoden alkupuolella. Näihin eri kartoituksiin saatiin runsaasti osallistujia, siitä kiitos kaikille mukana olleille!

Verkossa tarjottavien palveluiden käyttöä seurataan eri tilastointityökalujen avulla. Ne kertovatkin varsin selkeästi, millä tasolla palveluiden käyttöaste liikkuu sekä mihin palveluihin käyttäjät ohjautuvat. Käytössämme on myös edustavaa dataa myös siitä, kuinka pitkän ajan käyttäjät eri palveluissa viettävät.

Tilastodatan heikkoutena on se, että se kertoo vain vähän palveluihimme liittyvistä laadullisista kokemuksista ja juuri tätä käyttäjäkyselyillä pyritään valaisemaan: ne kertovat asioinnin onnistumisesta eli siitä, miten suotuisissa merkeissä esimerkiksi kotisivulla käytetyt minuutit ovat sujuneet. Suoritetuilla selvityksillä onkin saatu ensiarvoisen tärkeää tietoa siitä, miten palveluidemme käyttäjät kokevat palveluiden sisällön sekä siitä, miten palveluita tulisi jatkossa kehittää. Kyselyiden tulosten avulla voidaan päätellä paljon siitä, mitä arkistolaitokselta odotetaan sekä linjata sitä, miten odotuksiin voidaan vastata. Vaikka päätöksentekoon vaikuttavat myös resurssit, muodostaa osin kyselyiden kautta saatu palaute pohjan, jolta suunnitelmia tehdään. Tästä oivana esimerkkinä ovat taannoiset tutkijasalien aukioloaikoja koskevat ratkaisut, jotka muovautuivat osaltaan juuri kyselyillä saadun tiedon perusteella.

Arkistolaitos jatkaa käyttäjien mielipiteiden tutkimista myös lähitulevaisuudessa: kiinnostuksemme kohdistuu ainakin Portti-käyttäjäpalvelun sekä tämän blogin käyttökokemuksiin. Nämäkin hankkeet toteutetaan yhdessä edellä mainitun informaatiotutkimuksen laitoksen kanssa.

Jokainen suoritettava kysely palvelee omaa harkittua tarkoitustaan ja monissa tapauksissa niiden tuloksia puretaan eri tiimeissä. Vaikka tieto kokonaisuuden eri osien välillä kulkeekin, toiveemme on, että käyttäjät jatkossakin antaisivat meille palautetta suorittamiemme kyselyiden kautta. Ne ovat keskeinen (ellei keskeisin) kanava, jonka kautta toimintamme linjauksiin voi vaikuttaa. Saadun tiedon avulla voimme kohdistaa käytettävissä olevat resurssit sinne, missä niitä kipeimmin tarvitaan. Samalla myös harha-askelten riski vähenee, kun käytössämme on edustavaa ja kattavaa tietoa siitä, millaisia tarpeita käyttäjäkunnalla palveluitamme kohtaan on.

Tomi Ahoranta

Tutkija, Kansallisarkisto

Sukututkimuksista luovutaan

2010-12-10T11:19:00.002+02:00

Mikkelin maakunta-arkisto luopuu ensi vuoden alusta lähtien luovutetun alueen evankelis-luterilaisten seurakuntien kirkonkirjoista laadittavien sukututkimusten tekemisestä. Näitä sukututkimuksia on tehty asiakaspalveluna 1900-luvun kirkonkirjoista, koska aineisto ei ole ollut asiakkaiden käytettävissä muiden arkistolaitoksen yksiköiden tutkijasaleissa. Sukututkimuspalvelulla on haluttu parantaa sukututkijoiden mahdollisuuksia selvittää sukuaan matkustamatta Mikkeliin ja päästä kiinni arkistolaitoksen yksiköissä, kirjastoissa tai internetissä oleviin 1900-lukua vanhempiin, vapaasti käytettäviin kirkonkirjalähteisiin. Lopettamispäätöstä tehtäessä olettamuksena oli, että luovutetun alueen kirkonkirjojen tiedot tulevat digitoituina asiakaskäyttöön kaikissa maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkistossa.

Mikkelin maakunta-arkisto tekee vuosittain luovutetun alueen kirkonkirjoista runsaat 5000 sukuselvitystä virallista käyttötarkoitusta, esimerkiksi perunkirjoitusta tai lainhuutoa varten. Valtion viranomaisilta siirretyt arkistot ovat lisänneet muiden julkisoikeudellisten selvitysten määrää. Jotta maakunta-arkisto pystyisi toimittamaan nämä säädösten edellyttämät selvitykset määräajassa, jostain oli pakko luopua, tässä tapauksessa osasta yksityiskäyttöön tilattavista sukututkimuksista. Ortodoksiset sukututkimukset maakunta-arkisto tekee rajoituksitta entiseen tapaan.

Aineistojen digitalisointi muuttaa arkistolaitoksen palveluja. Asiakirja-aineistojen käyttö ja tietopalvelu siirtyy yhä enemmän verkkoon. Verkkopalveluita ei luoda pelkästään digitoimalla aineistoja, vaan niiden käytön tueksi tarvitaan muita apuvälineitä, kuten Portin tietoympäristöjä. Tämä vaatii perinteistä ihmistyötä eli virkakielellä henkilöresurssien käyttöä. Sukututkimusten tekemisten vähentäminen vapauttaa työvoimaa tähänkin tehtävään.

Mikkelin maakunta-arkiston päätös luterilaisten sukututkimusten lopettamisesta ei välttämättä ole lopullinen, sillä arkistolaitos selvittää parhaillaan, miten asiakkaiden toivomia sukututkimuksia ja muita maksullisia palveluja voitaisiin toisin tavoin tuottaa.

Tytti Voutilainen
Maakunta-arkiston johtaja, Mikkelin maakunta-arkisto

Digiajan mietteitä

2010-12-07T12:22:00.004+02:00

Sanotaan, että kuoleman uhatessa saattaa eletty elämä näkyä filminä silmissä. Tietokantasyöttäjän työssä ei ehkä ole tällaista hengenvaaran dramatiikkaa. Eletty elämä pyörii silti filmillä silmien edessä – tuhansien ihmisten elämä ja kuolema monen sadan vuoden ajalta. Heinäkuusta alkaen olen käyttänyt päiväni mikrofilmiluetteloiden ja Vakan tietojen vertailuun, alkuperäisten kirkonkirjojen tarkistamiseen ja ennen kaikkea satojen mikrofilmirullien pyörittämiseen.

Kun vuosikymmenet ja vuosisadat vilisevät lukulaitteen näytöllä silmissä, tuntuu siltä, että mikään ei oikeastaan ole muuttunut 1600-luvulta 1800-luvun lopulle. Kirkon vallan pysyvyys esittäytyy katkeamattomissa rippikirjojen sarjoissa. Vuosisadat ja vallanpitäjät vaihtuvat, mutta kirkonkirjat näyttävät ulkoisesti samanlaisilta.

Tämä muuttumattomuus on tietysti vain näennäistä. Ajan kuluminen näyttäytyy lopulta myös tietokantasyöttäjälle, jolle riittää usein sen ymmärtäminen, että sarakkeen yläreunassa lukee ”döda och begravda”. Muutoksen vain huomaa toisenlaisissa asioissa, kuin historian luennoilla. Puolen vuoden aika riitti hyvin kehittämään kiintymys- ja vihasuhteita eri seurakuntien ja eri vuosisatojen kirjureihin ja opettamaan uudenlaisen suhtautumistavan historian aikakausiin. 1600-luvun loppu ei enää olekaan Kaarle XI:n aikaa, vaan tarkoittaa miellyttävän selkeää ja täsmällistä käsialaa, kun taas 1700-lukua on vaikea uskoa valistuksen vuosisadaksi. Käsiala-analyysin perusteella luulisi vuosisadan kuluneen valtavassa sekasorrossa, joka jatkui vielä pitkälle 1800-luvulle.

Kirjaimiston lisäksi muuttuu myös itse kieli. Mielenkiintoisen lisänsä työhön tuo sen seuraaminen, milloin suomen kieli ilmestyy eri seurakuntien asiakirjoihin. Usein vaihdos tapahtuu aivan 1800-luvun lopulla, mutta ensimmäiset suomeksi kirjatut kirkonkokousten pöytäkirjat tulivat vastaan jo 1700-luvulla. Näiden ensimmäisten suomenkielisten asiakirjojen kielessä on jotain samalla tavoin hellyttävää, kuin ensimmäisiä askeliaan ottavassa lapsessa. Kieli on kömpelöä ja onnahtelevaa, mutta pyrkimys on voimakas ja suunta selvä. Ihan kohta tässä seistään jo tukevasti omilla jaloilla ja lähdetään eteenpäin.

Liisa Vuonokari
Tietokantasyöttäjä, Kansallisarkisto

Arkistosiirrot tehostavat tilankäyttöä

2010-11-25T11:02:00.001+02:00

Arkistolaitokset ovat kaikkialla maailmassa saman ongelman edessä: arkistotilat täyttyvät ennen pitkää. Alkuaan sähköiset aineistot tai paperiasiakirjojen laajamittainenkaan digitointi ei tuo tähän ratkaisua vielä muutamaan vuosikymmeneen, joten perinteinen arkistorakentaminen on vielä kunniassaan. Hämeenlinnan maakunta-arkiston noin vuosi sitten käyttöönotettu uudisrakennus tuo ainoastaan hetkellisen helpotuksen arkistolaitoksen tilatarpeisiin; rakennuksen kapasiteetti on noin 28 000 hyllymetriä (hm).

Hämeenlinnan maakunta-arkistoon siirretään Kansallisarkistosta loppuvuoden aikana 6500 hm ja ensi vuoden alkupuolella vielä lähes 3000 hm arkistoja. Siirtojen myötä Hämeenlinnan maakunta-arkiston aineistomäärä ylittää 20 hyllykilometriä. Siirtojen jälkeen arkistot ovat taas tutkijoiden käytettävissä Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasalissa ja niitä voi tilata kaukolainoina maakunta-arkistoihin ja Kansallisarkiston toimipisteisiin.

Miksi aineistoja siirretään juuri nyt Kansallisarkistosta Hämeeseen? Arkistotilojen logistiseen suunnitteluun vaikuttavat monet tekijät. Nyt puheena olevien siirtojen keskeisin syy on kuitenkin varautuminen Kansallisarkiston tietopalvelun toimintaympäristön muutoksiin. Kansallisarkiston tietopalvelu keskitetään vuoden 2012 alusta Rauhankadulle. Syyt tähän ovat taloudelliset. Emme pysty täysitehoisesti palvelemaan asiakkaitamme kahdessa erillisessä pisteessä supistuvien voimavarojen takia.

Rauhankadun toimipisteen arkistotilat ovat rajalliset. Jotta tutkijasalipalvelu voidaan jatkossa myös nykyisten Sörnäisten käytetyimpien aineistojen osalta turvata parhaalla mahdollisella tavalla, siirretään ensi vuoden aikana jo edellä mainittujen Hämeenlinnaan siirrettävien aineistojen lisäksi eräitä vähemmän käytettyjä aineistoja muihin Kansallisarkiston toimipisteisiin Siltavuoreen ja Sörnäisiin. Vastaavasti niiden tilalle siirretään Sörnäisten toimipisteen käytetyintä aineistoa Rauhankadulle. Pyrkimyksenä on vähentää tarvetta kuljettaa päivittäin tutkijasaliin toimitettavaa aineistoa eri toimipisteiden välillä.

Yhtäältä siirtojen myötä tehostetaan myös arkistolaitoksen tilojen käyttöä ja toisaalta lisätään aineistojen alueellista käytettävyyttä. Kansallisarkiston Hallituskadun toimipiste tarjoaa ministeriöistä vastaanotettujen aineistojen "väliarkiston" säilytys- ja tietopalvelut nykyisessä muodossaan. Eri toimipisteiden välisistä siirroista tiedotetaan lisää myöhemmin.

Markku Mäenpää
Yksikönjohtaja, tietopalveluyksikkö

Juhani Tikkanen
Yksikönjohtaja, viranomaisarkistoyksikkö

Ihmiseltä ihmiselle - arkistolaitoksen tietopalvelu

2010-11-19T09:30:00.001+02:00

Arkistoaineistosta tietoa kaipaava asiakas voi lähestyä Kansallisarkistoa tai maakunta-arkistoja monin eri tavoin. Yhteydenotto sähköpostitse tai puhelimitse on tavallisin tapa, mutta tietopyyntöjä saapuu myös faxin ja perinteisen kirjeen välityksellä. Jotkut puolestaan haluavat kommunikoida kasvokkain käymällä paikan päällä asiakaspalvelussa. Arkistolaitoksella on paljon kanta-asiakkaita, jotka asioivat arkistossa säännöllisesti tutkimustyönsä tai harrastuksensa vuoksi. Lakiasiaintoimistot, pankit, Valtiokonttori ja KELA tarvitsevat selvityspalveluamme virkatoiminnassaan. Suurelle osalle yksityisistä asiakkaista asiointi arkistossa on kuitenkin kertaluonteista ja siten myös ainutkertaista.

Asiakkaalta saapunut tietopyyntö tai henkilökohtaisesti paikan päällä asioiva asiakas ohjataan kysymyksen laadun perusteella joko tutkijasalin asiakaspalveluun tai selvityspalveluun. Kansallisarkistossa ja joissakin maakunta-arkistoissa nämä tietopalvelun osa-alueet toimivat eriytettyinä, toisissa taas samasta pisteestä saa molempia palveluja. Kummassakin tapauksessa asiakkaan asiaa ryhtyy hoitamaan tietopalvelun ammattilainen.

Tietopalvelutyö ja erityisesti selvitysten laatiminen saattavat herättää mielikuvan, että arkistoissa tehtävä työ on rauhallista, hiljaista ja yksinäistä vanhojen asiakirjojen tutkimista makasiineissa – sanalla sanoen stressitöntä rutiinityötä. Tämä näkemys on kaukana todellisuudesta! Tietopalvelutyössä edellytettävän vankan ammattitaidon ja vaitiolovelvollisuuden lisäksi ulospäin suuntautuneisuus, vaihtelevista tilanteista nauttiminen ja toki aito kiinnostus ongelmien ratkaisemiseksi ovat ominaisuuksia, joista on työssä etua.

Tyypillistä päivää tutkijasalin asiakaspalvelussa ei ole eikä tilanteita tai esitettyjä kysymyksiä voi ennakoida: yhden asiakkaan kanssa tulkitaan 1600-luvun käsialaa, seuraavan kanssa etsitään elinkeinolupaa 1980-luvulta maistraatin arkistosta ja kolmatta opastetaan Digitaaliarkiston ja VAKKA

-arkistotietokannan käytössä. Seuraavana päivänä tarvitaan vanhoja rakennuspiirustuksia, hovioikeuden tuomioita ja urheiluseuran tulosluetteloita.

Selvityspalvelussa edellytetään kykyä asettua asiakkaan asemaan ja taitoa saada tarvittavat taustatiedot selvityksen laatimiseksi. Puhelimitse voi ottaa yhteyttä innostunut asiakas, joka on sukututkimusta tehdessään löytänyt merkintöjä mielenkiintoisesta 1700-luvun oikeudenkäyntipöytäkirjasta, jonka haluaisi kopiona itselleen. Toisaalta seuraava puhelu voi tulla asiakkaalta, joka joutuu ottamaan yhteyttä arkistoon raskaassa tai hämmentävässä tilanteessa kuten omaisen perunkirjoitusta hoitaessaan tai oikeudenkäyntiin valmistautuessaan.

Arkistolaitoksen tietopalvelutyön tavoitteena on tyytyväinen asiakas, joka saa haluamansa tiedot tai opastuksen oikeaan osoitteeseen, josta tiedot ovat löydettävissä. Tämän päämäärän saavuttamiseksi tietopalvelussa tehdään ammatillisesti vaativaa, mutta samalla antoisaa ja monipuolista työtä. Tietoa kaipaavan asiakkaan kontakti arkistoon muodostuu nykyisenä sähköistä kanssakäymistä painottavana aikanakin vielä usein henkilökohtaiseksi ihmiseltä ihmiselle palveluksi.

Anna-Maija Kolehmainen-Niskakoski

Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

Kansainvälinen yhteistyö arkistoprofession määrittelyssä

2010-11-12T11:03:00.001+02:00

Varsovan arkistokonferenssin aiheeksi ehdotettiin vuonna 2006 ”Eurooppalainen arkistonhoitaja”. Saksan johtava arkistoteoreetikko Angelika Menne-Haritz totesi siihen, että otsikossa ei saksalaisesta näkökulmasta ollut mieltä. Tällaista arkistonhoitajan konseptia ei ollut olemassa. Ammatin differentoituminen eri traditioiden mukaan oli liian suurta. Niinpä konferenssin teema muotoiltiin hieman neutraalimmin: ”Archivist: Profession of the Future in Europe”.

Varsovan kokous antoi silti kahdelle Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) toimielimelle, SPA:lle (Section of Professional Associations) ja EURBICA:lle (European Regional Branch of ICA), tehtäväksi selvittää, onko mahdollista tuottaa arkistonhoitajan pätevyysvaatimukset koko Eurooppaa varten. Varsin pian päädyttiin samaan tulokseen kuin Menne-Haritz. Tällainen määritys ei ole mahdollinen.

ICA:n projektissa on tarkasteltu valmiita tai tekeillä olevia pätevyysmäärityksiä (competency models). Eräs kehittyneimmistä on Ranskan arkistoyhdistyksen määritys, joka joustavasti taipuu erilaisiin ammatillisiin konteksteihin. Työryhmän kokoonpanoon, projektin hallintaan ja palautteen analysointiin kiinnitettiin erityistä huomiota. Työn tuloksena on julkaisu nimeltä ”Référentiel métier : la profession d’archiviste ou les métiers des archives” (tiivistelmä). Sen tarkoituksena on mm. edistää profession tunnettuutta, auttaa koulutussuunnittelussa, helpottaa arkistonhoitajien urasuunnitelua ja palkkaneuvotteluja sekä edistää professioiden yhteistyötä.

Ranskan pätevyysmäärittelyssä eri tehtävät on ikään kuin ”läpivalaistu”. Niihin liittyvät tiedolliset, tekniset ja käyttäytymiseen liittyvät vaatimukset on kartoitettu. Esimerkiksi seulonta- ja säilytyssuunnitelman laatiminen edellyttää tietoa mm. lainsäädännöstä, historiasta (erityisesti hallintohistoriasta) sekä organisaatioiden toiminnasta. Asiaan liittyviä teknisiä vaatimuksia ovat mm. taito laatia suunnitelma (teknisessä mielessä), arvonmäärityksen taito, ymmärrys tiedon hierarkkisuudesta, kyky tulkita lakitekstiä. Käyttäytymistä koskevia vaatimuksia ovat mm. ihmissuhdetaidot, sinnikkyys ja analyyttisyys. Voidaan keskustella siitä, mikä on kunkin vaatimuksen ”oikea” paikka. Esimerkiksi arvonmäärityksen taito tulisi luultavasti suomalaisessa kontekstissa tiedollisiin eikä teknisiin vaatimuksiin. (Konkreettinen hävitys kuuluu selvemmin tekniseen sektoriin.) Ranskalainen periaate on mielestäni kuitenkin hedelmällinen.

Ranskalainen pätevyysmäärittely ei ole suinkaan ainoa vaan niitä on tehty ainakin Yhdysvalloissa, Alankomaissa (suomennos Arkistoalan ammattiyhdistyksen (AAY) kotisivulla) ja Espanjassa. Sellainen on tekeillä myös Ruotsissa. Kukin on tuonut oman lisänsä vaatimusmäärittelyn metodiikkaan. Eräs on pätevyyksien hierarkkisuus. Puhutaan strategisesta, taktisesta ja operationaalisesta vaativuusalueesta. Tyypillistä tehdyille pätevyysmäärittelyille on se, että ne ovat useimmiten arkistoyhdistysten tekemiä.

ICA:n pätevyysmäärittelyprojekti pyrkii tuottamaan käsikirjan, jossa annetaan viitteitä siitä, miten määrittelyn voisi kansallisella tasolla tehdä. Mitään yleiseurooppalaista pätevyysmäärittelyä ei siis olla tekemässä. Käsikirja valmistuu elokuussa 2011. Keväällä kirjan luonnos tulee ICA:n kotisivulle jäsenistön kommentoitavaksi.

Olisiko meillä tilausta kansalliselle competency model –projektille? Se jää nähtäväksi. Suomessa eivät vastaavat koulutuksen ja edunvalvonnan kysymykset ehkä ole samalla tavoin ajankohtaisia kuin eräissä muissa maissa.

Jari Lybeck

Erityisavustaja, Kansallisarkisto

Arkistoalan osaamisen profilointi

2010-11-04T13:45:00.002+02:00

Yleisesti ottaen ammatti-identiteetin, eräänlaisen ammatillisen omanarvontunnon kehittymisen edellytyksenä on työn kokeminen arvokkaaksi ja näkemys omasta ammatista osana suurempaa kokonaisuutta sekä työntekijän tietoinen halu ja pyrkimys kehittyä omalla alallaan. Ammattikunnalle yhteistä ammatti-identiteettiä voisi nimittää myös ammattikuvaksi. Tämän kuvan kautta alalla työskentelevä sitoo ajatuksillaan eri osaamisalueet yhteen toimivaksi kokonaisuudeksi. Ulkopuolelta katsottuna ammattikuva taas profiloi tietyn alan edustajat omaksi ammattiryhmäkseen, jonka saattaa mediassa nähdä taistelevan olemassaolostaan tai eduistaan joskus kiivaastikin. Arkistojen edustajia näissä merkeissä tosin tapaa kovin harvoin.

Arkistoalalla - monen muun perinteikkään alan tavoin - ammattikuva on monisäikeinen ja laaja. Kokonaiskuvaan sisältyy sekä akateemista että teknistä osaamista ja jopa käsityöammattien tietotaitoa ja perinteitä. Yhteiskunnan alalle asettamat paineet ovat jatkuvia, mutta tavoitteet usein epämääräisesti formuloituja: aikalaisten näkemys dokumentoinnin ja arkistojen tarpeellisuudesta on usein vähintäänkin kaksijakoinen.

Suomessa arkistolaitos on kouluttanut itse omia akateemisia virkamiehiään jo vuodesta 1936 alkaen. Alkuvaiheessa kurssivaatimukset oli suunnattu henkilöille, jotka pyrkivät maakunta-arkiston johtajaksi tai amanuenssiksi yleisarkistoon. Viranomaiskentällä työskentelevien virkamiesten koulutuksen suunnittelu käynnistyi 1960-luvulla. Tämän, nk. alemman arkistotutkinnon, jonka pohjakoulutusvaatimuksena oli ylioppilastutkinto vaatimukset vahvisti Valtionarkisto vuonna 1969. Edelleen nämä arkistoalan ammatillisen osaamisen tunnistamisen perinteikkäät kaksi tutkintotasoa ovat olemassa, mutta kouluttajatahoissa on valinnanvaraa. Pääväylä arkistoalan asiantuntijatehtävien akateemiseen ammattiosaamiseen kulkee edelleen yliopistojen ja korkeakoulujen läpi. Alan muihin tehtäviin on mahdollista kouluttautua joko ammatillisen koulutusväylän tai aikuiskoulutuksen kautta esim. näyttötutkinnolla. Asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttäminen vaatii osaajia asiakirjatiedon elinkaarihallinnan kaikkiin vaiheisiin.

Alan koulutustarpeet muuttuvat yhteiskunnan vaatimusten muuttuessa, samoin koulutuksen tavat ja muodot on asetettava aika ajoin haasteille alttiiksi. Toimivan asiakirjatiedon elinkaarihallinnan organisoinnin kannalta tärkein kysymys on, miten epäselvästi määrittyvistä yhteiskunnan toimeksiannoista tai vähenevistä resursseista riippumatta joka päivä luodaan sellainen työskentelyilmapiiri, jossa jokainen arkistoalan osaaja/ammattilainen taustaorganisaatiostaan riippumatta tuo työpaikalleen parhaan mahdollisen työpanoksensa. Paljon siteerattu johtamistutkija HAMEL (2007) listaa työyhteisössä tarvittavat inhimilliset tiedot ja kyvyt seuraavasti: tottelevaisuus, huolellisuus, tieto-taito-älykkyys, aloitekyky, luovuus ja intohimo. Hamelin tutkimuksien mukaan osaamisjakauma voidaan kuvata numeerisella luokittelulla eli nämä inhimilliset taidot ja kyvyt olisivat järjestettävissä ja pisteytettävissä hierarkkisesti. Yllättävää kyllä, tässä osaamisjakautumassa tottelevaisuudesta saa Hamelin prosenttiosuusmittauksissa vain 0 pistettä, sen sijaan intohimosta saa 35 pistettä sadasta. Hänen mukaansa aloitekyky, luovuus ja intohimo ovat ihmiselle annettuja lahjoja. Ne edistävät oppimista, osaamisen kehittämistä ja luovuutta.

Anne Wilenius

Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

Asiakkuuksien johtaminen

2010-10-26T07:33:00.001+03:00

Yrityspuolella puhutaan tätä nykyä asiakkuuksien johtamisesta. Keskeistä tässä uudessa johtamisnäkökulmassa on, että asiakaskuntaa ei nähdä yhtenä kasvottomana massana. Asiakaskunnasta kerätään tietoa, jonka perusteella se kyetään segmentoimaan eli ryhmittelemään palvelutarjonnan kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla. Palveluita kehitetään eri asiakassegmenttien tarpeiden mukaisella tavalla. Tavoitteena on, että asiakas on tyytyväinen palveluun samalla kun yritys kykenee optimoimaan sen kustannustehokkaan tuottamisen.

Tänne julkiseen hallintoon vietynä asiakkuuksien johtaminen voisi olla asiakkaiden näkemistä viraston keskeisenä sidosryhmänä, toiminnan kehittämiskumppanina. Tässä näkökulmassa sinänsä ei ole mitään uuttaa. Asiakkuuksien johtaminen nostaa kuitenkin keskiöön kumppanuusajatteluun oleellisesti kuuluvan win-win –ulottuvuuden: kumppaanuuden pitää tuottaa molemminpuolista hyötyä. Julkisen hallinnon palveluiden kehittämisessä tämä tarkoittaisi sitä, että virasto ottaa huomioon asiakkaiden erilaiset tarpeet ja asiakas ottaa huomioon viraston mahdollisuudet tuottaa erilaisia palveluita.

Valtionhallinnon virastoille on luvassa vain niukkenevia resursseja. Niitä hallinnon kehittämisestä vastaava ministeriö kehottaa kompensoimaan sähköisiä palveluita kehittämällä. Arkistolaitokselle tämä on erityisen merkittävä tehtävistä selviytymisen edellytys. Henkilöstömenot ovat ainoa kululaji, josta paljon kiinteistökapasiteettia vaativaa kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä säilyttävä laitos voi säästää. Sähköisiin palveluihin on siis mentävä, eikä vaihtoehtoisia perinteisiä palveluita ole mahdollista niiden rinnalla ylläpitää. Tämä on reunaehto, jonka puitteissa arkistolaitoksessa koetetaan positiivisia asiakaskohtaamisia tuottaa.

Uskomme, että sekä nykyisessä että potentiaalisessa asiakaskunnassamme on asiakkaita, joille sähköiset palvelut merkitsevät palvelun parantumista. Tiedämme, että nykyisessä asiakaskunnassamme on myös asiakkaita, joille henkilökohtaiseen kohtaamiseen perustuvan palvelun väheneminen merkitsee ainoastaan palvelun huononemista. Molempia ryhmiä tarvitsemme sekä sähköisten palveluiden rakentamisen että niiden jatkuvan kehittämisen kumppaneiksi. Yhteinen tavoitteemmehan on, että sähköinenkin palvelu olisi positiivinen kokemus ja win-tilanne myös asiakkaille.

Asiakkaiden äänen kuulemiseksi tulemme tekemään erilaisia asiakaskyselyitä, joilla selvitämme asiakaskuntamme rakennetta, sen näkemyksiä erilaisista palveluistamme ja niiden käyttöastetta. Tässäkin blogissa on myös esitetty asiakkaille kutsua osallistua palveluiden kehittämistyöhön kanssamme, ja uudistan kutsun jälleen kerran. Asiakkaiden tarpeita ja palvelujemme kykyä vastata niihin tulemme selvittämään tutkimuksen keinoin yhteistyössä Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen (INFIM) kanssa. Palveluiden kehittämistyö tullaan suuntaamaan asiakaskyselyiden ja tutkimustulosten osoittamien tarpeiden mukaisesti.

INFIM-laitoksella on käynnistymässä kaksi opinnäytetyötä, joista toisessa selvitetään sähköisten tietopalvelujen saavutettavuutta kotisivullamme, ja toisessa ensi vuoden aikana käyttöön otettavan Astia-hakujärjestelmän käytettävyyttä. Molemmissa tutkimuksissa tullaan haastattelemaan pientä asiakasjoukkoa ja havainnoimaan heidän toimintaansa todellisessa palveluiden käyttötilanteessa. Tutkimuksiin tullaan pian hakemaan vapaaehtoisia osallistujia. Toivon, että asiakaskunnassamme löytyy halukkuutta lähteä kanssamme kumppanuuteen myös vastaamalla kyselyihimme ja osallistumalla käynnistettäviin tutkimushankkeisiin.

Jaana Kilkki

Tietopalvelun vastuualueen johtaja

Otetaan selvää

2010-10-19T11:58:00.002+03:00

Kiertääkö suvussasi tarina esi-isästä, joka joutui käräjille riitaannuttuaan naapurinsa kanssa? Onko perheessäsi vaiettu salaisuus, kuka olikaan isoäidin biologinen isä? Oletko hukannut koulutodistuksesi ja tarvitsisit nyt virallista todistusta opinnoistasi? Onko sukunne yhteiskäytössä olevan kesämökin todellisesta omistajasta epätietoisuutta? Tai haluaisitko ottaa uudelleen käyttöön suvussanne aikanaan käytössä olleen harvinaisen sukunimen?

Yllä kuvatun kaltaiset tilanteet ovat hyviä lähtökohtia ottaa yhteyttä arkistolaitokseen – Kansallisarkistoon tai johonkin maakunta-arkistoista. Ennen yhteydenottoa voit tarkastaa arkistolaitoksen kotisivuilta löytyvästä piirijakokartasta, minkä yksikön arkistojen kätköistä asiaan voisi löytyä lisätietoa. Arkistoista voi löytyä vastaus kysymyksiin, joiden et ehkä edes odottanut ikinä ratkeavan. Toisaalta, selvityspyyntöä tehdessä on kuitenkin aina varauduttava siihen, että kyseistä tietoa ei mahdollisesti löydy. Kaikkea ei ole koskaan kirjoitettu ylös, asiakirjat ovat voineet tuhoutua tai niitä ei ole luovutettu arkistoon.

Halutessasi tietoja menneistä ajoista olet tervetullut arkistoon tutkimaan! Joskus on kuitenkin niin, että arkistosta tarvitaan vain jokin tietty asiakirja, yksittäinen päivämäärä, nimi, kellonaika tai muu tieto, jonka arkiston henkilökunta voi helposti kaivaa esiin. Tällöin ei ehkä ole tarkoituksenmukaista matkustaa pitkiä matkoja kyseistä asiakirjaa säilyttävään arkistoon, vaan voi olla järkevää tehdä selvityspyyntö. Selvityksistä peritään arkistolaitoksen hinnaston mukainen maksu käyttötarkoituksesta, selvityksiin kuluvasta ajasta sekä jäljenteiden määrästä ja laadusta riippuen.

Arkistolaitoksen selvityspalveluhenkilökunta ottaa vastaan hyvin vaihtelevia selvityspyyntöjä. Tavallisia ovat kopiotilaukset perukirjoista, lainhuudoista, kauppakirjoista ja päättötodistuksista. Usein kysytään myös adoptio- ja holhousasiakirjoja sekä isyyden todistamista koskevia päätöksiä. Näiden melko rutiininomaisten selvitysten lisäksi arkistosta voi tilata melkein mitä vain – jos vain lähtötiedot ovat riittävät, voi löytyä mitä yllättävimpiä asiakirjoja. Kiinnostaisivatko esimerkiksi kansanlaulujen nuottipiirrokset, kasvisruokaohjeet tai murhapaikkaa kuvaava kartta?

Suuri osa arkistolaitoksen säilyttämästä asiakirja-aineistosta on vapaasti tutkittavissa ja kopioitavissa. Erityisesti viranomaisten arkistoissa on kuitenkin tiettyjä lainsäädäntöön perustuen käyttörajoitettuja asiakirjoja. Esimerkiksi alle sata vuotta vanhojen holhousasiain pöytäkirjojen tutkiminen ja kopiointi on rajoitettua. Rajoitetustakin aineistosta voi eräin ehdoin saada kopioita. Tällöin on aina täytettävä käyttölupahakemus. Arkistolaitoksen henkilökunta neuvoo mielellään käyttölupa-asioissa.

Selvitysten teko asiakirja-aineistosta on asiakkaan ja arkiston henkilökunnan yhteistyötä. Yhdistämällä eri ihmisten tiedot voidaan selvittää asioita, joita kukaan ei yksin olisi kyennyt ratkaisemaan. Toimiva yhteistyö on palkitsevaa puolin ja toisin, joten toivomme asiakkaiden hyödyntävän selvityspalveluamme.

Annu Hanhela
Tutkija, Vaasan maakunta-arkisto

Aikamatka 1799

2010-10-12T17:18:00.002+03:00

Eräänä päivänä vuonna 1799 kauppias Abraham Falanderin talossa Vanhassa Vaasassa on käynnissä touhukas valmistelu. Parikymmentä pientä piikaa ja renkiä ahertaa erilaisissa askareissa: yksi ryhmä valmistaa muodikasta makeaa ruokalajia syllabubia, toiset maalaavat kasveja Linnaeuksen hengessä. Falanderin kauppahuoneen alati kasvava laivasto saa kyynäräkaupalla uutta vahvaa köyttä näppärien punojien avustuksella. Yläkerran salissa ollaan käytöskoulussa ja opetellaan muotitanssia polskaa.

Mitä oikeastaan on tekeillä?

Falanderin apujoukko ei tarkemmin katsoen koostu 1700-luvun lopulla eläneistä lapsista vaan nyky-Vaasan kuudesluokkalaisista. He ovat kuitenkin päätyneet vuoteen 1799 – aikamatkan avulla. Tekniikka tähän on seuraava: lasketaan yhteen ääneen taaksepäin 3…, 2…, 1… ja napsautetaan sormia! Yht’äkkiä janinat ja teemut ovat vaihtuneet aliisoiksi ja reinholdeiksi. Toinen on torpparin lapsi ja työskentelee jo nuoresta iästään huolimatta perheen elannon eteen kun taas toinen opiskelee triviaalikoulussa tullakseen isänsä tavoin papiksi. Ajanmukainen vaatetus, essut ja myssyt, sekä nykyisin museona toimivan Falanderin talon autenttisuus auttavat menneeseen siirtymisessä.

Aikamatkalla jokaisella osallistujalla on siis aikakauden mukainen roolihahmo, jonka kautta hän voi tarkastella mennyttä maailmaa. Myös aikuiset ovat uusissa rooleissa. Tuossa on mamselli Anna, joka tomeralla otteella opettaa lapset käyttäytymään 1700-luvun etiketin mukaisesti. Tuo arvokkaan näköinen frakkiherra taas on itse kauppias Falander, hänet kohdatessa on syytä kumartaa tai niiata erityisen kauniisti. Opettaja on päässyt piika- ja renkijoukon jatkoksi.

Aikamatkalla on myös tositapahtumiin pohjaava taustatarina. Vuonna 1799 Vaasassa vieraili italialainen tutkimusmatkailija Giuseppe Acerbi, jonka matkan päämääränä oli pohjoinen Nordkapp. Acerbin vuonna 1802 ilmestyneen matkakertomuksen Vaasan-osuudessa ei tosin mainita kauppias Falanderia, mutta italialainen on hyvinkin voinut vierailla kauniissa ”Falanderska gårdenissa”, kaupungin ensimmäisessä yksityisessä kivitalossa. Talossa nyt tehtävät toimet liittyvätkin Acerbin vierailun valmisteluun.

Vaasassa elo-syyskuussa järjestetyt 1799-aikamatkat olivat usean paikallisen kulttuuritahon yhteisponnistus. Koko Vaasan kuudesluokkalaiset kutsuttiin kymmenenä päivänä pidettyihin suomen- ja ruotsinkielisiin matkoihin ja niihin osallistui yhteensä yli 500 koululaista opettajineen. Primus motorina järjestelyissä toimi Pohjanmaan lastenkulttuuriverkosto BARK. Vaasan maakunta-arkiston henkilöstöä oli mukana aikamatkojen toteutuksessa toimien aktiviteettipisteillä ohjaajina 1700-luvun rooleissa. Lisäksi maakunta-arkistossa kerättiin kouluille paketti nk. Vanhaa Vaasaa (kaupunki ennen vuoden 1852 paloa) käsittelevästä arkistoaineistosta. Pakettiin sisältyi kopioita Vanhan Vaasan kartoista ja asemakaavoista, kaupungin triviaalikoulun asiakirjoista, Mustasaaren-Vaasan seurakunnan kirkonkirjoista sekä 1700-luvun perukirjoista. Materiaalin avulla kouluissa voitiin tutustua aikakauden Vaasaan jo ennen aikamatkaa.

Roolihahmojen ja aktiviteettien avulla koululaisilla oli mahdollisuus oppia moninaisia asioita aikamatkakohteestaan. Sosiaaliset erot tulivat ilmi roolihahmojen erilaisen yhteiskunnallisen aseman kautta. Aikakauden aatteista nousi esiin linneläinen luonnontiedeinnostus. Ajan mentaliteeteista kertoivat erilaiset suhtautumiset suosittuun polskaan: jotkut hengenmiehethän varoittivat sen transsinkaltaiseen tilaan vaivuttavasta vauhdista. Herrasväen eri käänteissä käyttämä maailmankieli ei ollutkaan englanti vaan ranska. Eroavuuksien rinnalla huomattiin ehkä myös yhtymäkohtia omaan aikaamme. Yhtenä kantavana teemana 1799-aikamatkoilla oli monikulttuurisuus ja -kielisyys.

Opettajilta ja oppilailta kiitosta keränneet aikamatkat olivat opettavainen kokemus myös meille järjestelevissä tahoissa toimiville. Historian eläväksi tekeminen ja osallistuva oppiminen ovat varteenotettavia keinoja saada uudet sukupolvet kiinnostumaan menneestä ja sen lähteistä. Arkistolaitoksen strategiaan 2015 on kirjattu arkistopedagogisen toiminnan kehittäminen, joten odotettavissa lähitulevaisuudessa on monenlaisia aikamatkoja niin lapsille kuin aikuisille.

Mikko Nykänen
Tutkija, Vaasan maakunta-arkisto

Syntysähköisten aineistojen tutkimuksellinen käyttö edellyttää selvityksiä

2010-10-01T10:57:00.001+03:00

Tulevan tutkimuksen lähdeaineistoa tuottavia julkisen hallinnon prosesseja hoidetaan lähes yksinomaan sähköisissä tietojärjestelmissä. Yhä edelleen harvat näistä tietojärjestelmistä ovat ominaisuuksiltaan sellaisia, että niissä käsiteltävät tiedot on mahdollista myös säilyttää sähköisesti. Näin siitä huolimatta, että Suomessa on ollut jo useiden vuosien ajan erityisesti asianhallintajärjestelmiä, jotka täyttävät arkistolaitoksen asettamat vaatimukset tiedon elinkaaren hallinnasta ja tiedon syntykontekstin riittävästä todentumisesta. Hallinto ja etenkin sen käytössä olevat tietojärjestelmät kehittyvät ja uusiutuvat monta vuotta kestävän syklin mukaisesti. Jokaisen uuden tietojärjestelmän yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi tulisikin asettaa tietojen sähköinen säilyttäminen. Tietojen tulostaminen paperille ei voi enää olla kenenkään mielestä tuottavaa toimintaa. Tietojen uudelleen käyttö eli tutkimuksellinen hyödyntäminen hankaloituu, kun tulostuksen yhteydessä asiakirjan monipuoliset hakuominaisuudet usein häviävät ja kun tarvittava asiakirja täytyy hakea tutkijan tai muun tiedon tarvitsijan käyttöön arkistosta.

Arkistolaitoksen sähköinen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) on valtionhallinnon organisaatioiden käytettävissä helmikuun alusta 2011 alkaen. Valitettavasti ensimmäisinä vuosina VAPA-palvelua pystyvät hyödyntämään vain harvat organisaatiot. Käytettävissä olevien tietojen mukaan VAPA-palveluun tallennettavien aineistojen määrä kasvaisi vuoden 2015 tietämillä. Siinä vaiheessa yhä useamman organisaation tietojärjestelmät ovat saavuttaneet VAPA-palvelun käytön edellyttämän kypsyystason.
Sähköisten aineistojen tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle vaiheittain

VAPA-järjestelmässä on heti sen valmistuttua toiminnallisuudet, jotka mahdollistavat sähköisten tietojen haettavuuden ja saatavuuden arkistolaitoksen asiakas- ja tilausjärjestelmän ASTIAn kautta. Näitä toiminnallisuuksia ei kuitenkaan heti oteta käyttöön, vaan VAPA-palveluun siirretystä sähköisestä aineistosta annettavasta tietopalvelusta vastaa se organisaatio, joka on aineistoaan VAPA-palveluun tallentanut. Organisaatiolla on suorakäyttöyhteys omaan aineistoonsa. Tietopalvelua koskevaan rajaukseen vaikuttavat lainsäädäntö, siirrettävän aineiston tuoreus ja metatietojen sisältöön kohdentuvat epävarmuustekijät. Sähköiset aineistot siirretään arkistolaitokseen keskimäärin noin vuoden kuluttua operatiivisen käsittelyprosessin päättymisestä.

Sähköisen aineiston tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle vaiheittain siirtosopimuksessa määritellyn ajan kuluttua. Tämä edellyttää sitä, että aineiston metatiedot ovat kunnossa ja että julkisiin metatietokenttiin ei ole tallennettu yksittäistä henkilöä koskevia tietoja. Metatietokenttien tietojen oikeellisuuden tarkistaminen on aineiston omistavan organisaation tehtävä. Pahimmassa tapauksessa tehtävä voi olla mittava, joten on tarkoituksenmukaista kysyä, tarvitaanko sittenkin entistä yksityiskohtaisempaa metatietoihin liittyvää ohjeistusta kuin mitä arkistolaitoksen SÄHKE-normit ovat tähän asti sisältäneet. Yksityiskohtaisemman säätelyn lisääminen ei välttämättä herätä tyytyväistä hyrinää, mutta joitakin linjauksia pitänee tehdä, jotta sähköisten aineistojen tutkimuksellinen käyttö olisi edes jollakin aikajänteellä laajemmassa mittakaavassa mahdollista.

Nykyinen henkilötietolaki ei salli asianhallintajärjestelmissä syntyneiden tietojen avointa Internet-hakua, koska asianhallintajärjestelmä on henkilörekisteri. Siten VAPA-palveluun siirrettävien, pääsääntöisesti asianhallintajärjestelmissä tuotettujen tietojen julkista, organisaatioriippumatonta Internet-hakua ei voida ASTIAn kautta toteuttaa – edes hyvin rajallisin hakukriteerein. Kun arkistolaitos ryhtyy todennäköisesti muutaman vuoden sisällä hoitamaan asteittain sähköisen aineiston tietopalvelutehtäviä, on sitä ennen lopullisesti ratkaistava sähköisen aineiston hakua ja käyttöä koskevat menettelytavat. Todennäköistä on, että julkisen sähköisen aineiston hakeminen ja käyttö edellyttävät vahvaa tunnistautumista ja käyttölupaa.

Tutkijoiden haave sähköisten tietojen monipuolisesta haettavuudesta ja tietojen yhdistämismahdollisuuksista antaa odottaa itseään. Häviääkö julkisen hallinnon sähköisen asioinnin tavoitetilasta jotakin, jos ja kun sähköiset tiedot eivät ole lähitulevaisuudessa käytettävissä yhteismitallisesti?

Toisaalta voidaan kysyä, miten tutkija ymmärtää käyttämiensä yksittäisten sähköisten tietojen kontekstin. Lainsäädäntö ja sen muutokset vaikuttavat organisaatioiden tuottamiin tietoihin, jolloin tietojen yhteismitallisuus pitemmällä aikajanalla tarkasteltuna tuo tiettyjä haasteita tietojen tulkintaan. Sen takia on vielä pohdittava, pitääkö hallinnossa käytettävien tietojärjestelmien tuottamiin aineistoihin lisätä tutkijoita varten erillisiä kuvailutietoja, jotka helpottavat tiedon ymmärtämistä.

Avoimia kysymyksiä on toistaiseksi paljon ja vastausten muotoutuminen vie oman aikansa. Täytyy vain toivoa, ettei tämä aika ole pitkä.

Päivi Happonen

Kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto

Kansallisarkiston näyttelytoiminta

2010-09-27T08:11:00.001+03:00

Syyskuun 16. päivänä Kansallisarkistossa avattiin juhlallisin menoin näyttely ”Suomi-Meksiko 2010”. Avajaisiin osallistui noin 400 kutsuvierasta. Näyttelyn avasi presidentti Tarja Halonen.

Perinteisten näyttelyiden järjestäminen on työlästä ja vie paljon aikaa. On keskusteltu siitä vastaako hyöty panosta. Käykö näyttelyissä tarpeeksi väkeä? Saadaanko julkisuutta, ylitetäänkö uutiskynnystä? Riittääkö, että näyttelyiden avajaiset ovat suosittuja? Olisi tärkeää saada yleisö liikkeelle myös avajaisten jälkeen. Tämä on ongelma varsinkin Helsingissä, jossa kulttuuritarjonta on suuri. Tiedottamisen ongelmista pitäisi keskustella enemmän.

Tästä huolimatta on tärkeää, että myös arkistot suuntautuvat aktiivisesti ulospäin. Näyttelyiden avulla pyritään tavoittamaan uusia asiakasryhmiä, esim. koululaisten ja nuorten tavoittaminen on tärkeää. Passiivinen asiakkaiden ja käyttäjien odottelu ei enää riitä.

Kansallisarkisto järjestää vuodessa 1-2 perinteistä näyttelyä. Näyttelyt järjestetään nykyään melkein poikkeuksetta yhteistyöprojekteina muiden tahojen kanssa. Yhteistyöprojekteissa voi hyödyntää laajempia aineistoja, monipuolisempaa asiantuntemusta, leveämpiä verkostoja sekä jakaa työtaakkaa ja kustannuksia. Hyöty on näin molemminpuolista.

Perinteisten näyttelyiden lisäksi arkistot järjestävät verkkonäyttelyitä. Ensi vuonna käynnistyy arkistolaitoksen yhteinen verkkonäyttelyhanke teemalla ”Arkistot kertovat”. Jokainen arkistolaitoksen yksikkö (Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot) esittää vuoden aikana 5-11 asiakirjaa omista arkistoistaan. Näyttelyssä ei ole tarkoitus esittää asiakirjoja, jotka liittyvät merkittäviin kansallisiin tapahtumiin vaan tarkoitus on tuoda esille arkisia asioita, jotka valottavat tavallisen ihmisen elämää. Ideana on myös saada yleisö osallistumaan näyttelyyn pyytämällä heiltä vinkkejä aiheista.

Verkkonäyttelyiden etuna on se, että ne saavuttavat aivan erilaisia katsojamääriä kun perinteiset näyttelyt. Verkkonäyttelyitä voi myös suunnitella esim. kouluille historiaopetuksen tueksi tai jollekin muulle varta vasten valitulle kohderyhmälle.

Kaikki näyttelyt vaativat paljon työtä ja panostusta. Hyvän näyttelyn pohjana on hyvä suunnittelu ja
mielenkiintoinen käsikirjoitus. Sekä perinteiset näyttelyt että verkkonäyttelyt puolustavat paikkansa.
On tärkeää, että Kansallisarkisto kulttuurilaitoksena tarjoaa uusille kohderyhmille mahdollisuuden tutustua alkuperäisiin lähteisiin jolloin kosketus historiaan konkretisoituu. Verkkonäyttelyt eivät täytä tätä vaatimusta mutta toisaalta levikki on rajaton ja antaa mahdollisuuksia saavuttaa suuria yleisöjoukkoja.

Christina Forssell
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Otanta elämästä

2010-09-17T10:53:00.000+03:00

Sateisena kesäkuun 18. päivänä mustahiuksinen ja pyöreäposkinen tyttölapsi näkee päivänvalon keskussairaalan vihreässä huoneessa. Siinäpä oikea onnentyttö, historian tekijä jo pienenä punaisena parkujana, jonka kriittiset mitat neuvolantäti naputtaa asiakastietojärjestelmään. Tyttö on osa otantaa: tässä tapauksessa 18. ja 28. päivä syntyneiden joukkoa, joiden valikoidut elämänvaiheet tulevat tallentumaan arkistolaitoksen päätöksellä osaksi kansallista kulttuuriperintöä.

Tyttösen elämä jatkuu vaiherikkaissa merkeissä. Lapsi on tullut vaariinsa, sanoo joku. Historian lehdille kirjautuu tieto otsaan pudonneesta taulusta sekä pulleasta mustaherukasta, jonka nuori naislääkäri näppärästi onkii syvältä lapsen sieraimesta. Vaariakin vietiin aikanaan lääkäriin ongenkoukku korvassa, mutta koska vaari on syntynyt 23. päivä, on tutkijoiden vaikea todistaa päivystyksessä asioinnin perinnöllisyyttä.

Lapsi varttuu nuoreksi naiseksi, opiskelee lääkäriksi ja lankeaa äidin varoituksista huolimatta pikavippien houkutuksiin. Tämän toteavat myös ulosottoviranomaiset ja neitonen päätyy todisteeksi ajan ilmiöstä. Myös ulosoton keskeiset tiedot kuuluvat syntymäpäiväotannan piiriin ja säilytetään pysyvästi, toki yksilönsuoja ja tietoturva huomioiden. Velat tulevat onneksi maksetuiksi ja helpottunut nuori nainen rakastuu ulosottomieheen.

Nuori pari saa heti kohta perheenlisäystä. Ulosottomies on kuitenkin kelvoton puoliso ja nuori äiti lapsineen ja laukkuineen muuttaa mummolaan. Onneksi kaupungin sosiaalitoimesta saa apua. Perheneuvola auttaa ja äidin asiakastiedoista tulee sosiaalihistorian tutkimusaineistoa. Terapiassa käytyään ulosottomieskin ryhdistäytyy ja saa uuden mahdollisuuden.

Keski-ikäistyvän naisen elämä on työntäyteistä ja seesteistä. Enempää asiakirjoja ei synny ulosotto- tai sosiaalitoimen arkistoihin, vankeinhuollosta puhumattakaan. Ainoastaan liian innokkaasta kasvimaan kuopimisesta ärtynyt selkä tukevoittaa potilaskertomusta.

Ja niin kääntyy elämä ehtoopuolelle. Vuosia sitten leskeksi jääneelle harmaapäiselle rouvalle on onneksi kertynyt mukavasti säästöjä. Iloisen vanhuksen vireää sosiaalista elämää hankaloittavat muistihäiriöt, ja kun hän haaskaa säästönsä ylelliseen elämään sulavan savolaisen Julkusen kanssa, hakee poika äitinsä holhoukseen. Vielä vanhoilla päivillänsä hän tekee historiaa ja saa ikioman pysyvästi säilytettävän asiakirjavihkon maistraatin arkistoon.

Syntymäpäiväotanta on erityisesti Pohjoismaille tyypillinen otantamenetelmä, joka mahdollistaa paitsi tilastollisen tutkimuksen, myös henkilön elämänkaaren seuraamisen ”kehdosta hautaan”. Syntymäpäivään ei vaikuta maantiede tai yhteiskuntaluokka, joten otantaan sisältyvä aineisto on tutkimuksen näkökulmasta neutraalia. Otantoja otetaan erityisesti sellaisista tutkimuksellisesti mielenkiintoisista massa-aineistoista, jota ei suuren määrän takia pystytä säilyttämään kokonaan. Otanta 8., 18. ja 28. päivä syntyneistä kattaa noin 10 % ja 18. ja 28. päivä syntyneistä 6 % massasta. Otanta-aineistoja on muun muassa Kansaneläkelaitoksella, verotoimistoilla, työvoimatoimistoilla, sosiaaliviranomaisilla ja terveydenhuollon toimintayksiköillä, suuri osa henkilöstä kertyvistä tiedoista jää kuitenkin otannan ulkopuolelle.

Syntymäpäiväotantoihin kuuluvat tiedot ovat tyypillisesti yksilönsuojan vuoksi salassapidettäviä. Tietoja luovutetaan tutkijoiden käyttöön ainoastaan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Minna-Liisa Mäkiranta

Ylitarkastaja, Joensuun maakunta-arkisto

Mihin maakunta-arkistoja tarvitaan?

2010-09-13T11:13:00.001+03:00

Suomen maakunta-arkistoverkostossa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia sitten 1970-luvun alun jolloin Joensuun maakunta-arkisto perustettiin. Piirijakoon on tehty pieniä muutoksia niin, että piirirajat noudattavat nykyisiä maakuntarajoja. Perusrakenteesta löytyy edelleen 1700-luvun läänijako, jota maakunta-arkistojen ensimmäisessä perustamisvaiheessa 1920-luvun lopulta lähtien pidettiin perusteltuna vastaanotettavan viranomaisaineiston ryhmittelyn ja säilyttämisen kannalta.

Muuttumattomuus on kuitenkin näennäistä, todellisuudessa maakunta-arkistojen toiminta ja toiminnot ovat kehittyneet ja monipuolistuneet. Vuoden 1994 arkistolain myötä alkoi kehitys kohti yhtenäistä arkistolaitosta, jonka muodostavat Kansallisarkisto ja 7 maakunta-arkistoa. Vuoteen 2015 ulottuvan strategian mukaisesti maakunta-arkistojen tehtäviä ja piirijaon tarkoituksenmukaisuutta arvioidaan parhaillaan ja tavoitteena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa yhtenäisenä kokonaisuutena.

Toimintaympäristön muutokset edellyttävät nykyisten toimintamallien kriittistä arviointia. Maakunta-arkistojen on syytä tuoda esiin omat näkemyksensä alueellisen arkistoinstituution tehtävistä ja merkityksestä nyt ja tulevaisuudessa. Keskeistä on määritellä ne tehtävät, joita arkistolaitoksen on perusteltua hoitaa alueellisen organisaation kautta, päätettävä niihin käytettävistä resursseista ja sen jälkeen muutettava organisaatio näitä tavoitteita parhaiten palvelevaksi.

Toimintaympäristön muutos on monitahoinen kokonaisuus, joka vaikuttaa eri tavoin arkistolaitoksen eri tehtäväalueilla. Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan osalta maakunta-arkistot ovat perinteisesti ohjanneet eri keinoin omassa piirissään toimivia arkistonmuodostajia, lähinnä julkishallinnon organisaatioita. Valtionhallinnon muutokset ovat johtaneet tilanteeseen, jossa yhä harvemman viranomaisen piiri vastaa maakunta-arkiston piiriä. Valtakunnalliset tietojärjestelmät yhdenmukaistavat asiakirjahallintoa kaikilla hallinnonaloilla siinä määrin, että yksittäisen viranomaisen ohjaaminen alueellisella tai paikallisella tasolla menettää merkitystään. Toisaalta Suomessa on edelleen yli 300 kuntaa, joiden ohjauksessa maakunta-arkistot ovat onnistuneet hyvin. Pääsääntöisesti kunnat ovat pitäneet arkistolaitoksen ohjaustoimintaa omaa toimintaansa tukevana yhteistyönä, ei niinkään valtion viranomaisen valvontatoimena. Toisaalta on arvioitava ovatko tulokset riittäviä suhteessa käytettyihin resursseihin.

Turun maakunta-arkiston eläkkeelle siirtynyt johtaja Riitta Sihvonen luonnehti Turun Sanomien haastattelussa maakunta-arkistoa eräänlaiseksi kulttuurilaitokseksi. Varovainen ilmaisu on oikeutettu kaupungissa, jonka kulttuuritoimen budjetti on huomattavasti koko arkistolaitoksen budjettia suurempi ja yksityiset kulttuurilaitokset ovat kasvaneet voimakkaasti. Pienemmissä maakunta-arkistokaupungeissa maakunta-arkiston suhteellinen painoarvo on suurempi. Maakunta-arkisto on voinut aidosti profiloitua kaupunkinsa ja alueensa kulttuuritarjonnan osana. Nykyinen maakunta-arkistoverkosto on kuitenkin liian harva, jotta tällaista profiloitumista voitaisiin toteuttaa edes kaikkien suurimpien aluekeskusten kohdalla. Näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen on toteutettava arkistolaitoksen yhteisin ponnistuksin, jossa vahvoilla alueellisilla yhteistyöverkostoilla kuitenkin voi olla merkittävä rooli.

Vastaavaa vertailua ja arviointia voidaan tehdä maakunta-arkistojen kaikkien nykyisten ja eräiden mahdollisten uusien tehtävien osalta. Arvioinnissa on tärkeää kartoittaa yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden rooli ja odotukset. Todennäköisesti niissä korostuu palvelujen saatavuus, saavutettavuus ja laatu, ei niinkään se miten arkistolaitos niiden tuottajana on organisoitunut.

Ruotsin arkistolaitos siirtyi tämän vuoden alusta yhden viranomaisen malliin (en-myndighet). Maakunta-arkistot ovat jatkossa Riksarkivetin yksiköitä ja jatkavat, ainakin toistaiseksi, entisillä nimillään entisissä kiinteistöissään. Organisaatiomuutos tuskin pysähtyy tähän, mutta näyttää siltä, että tietylle jatkuvuudelle annettiin arvoa muutostilanteessa. Suomessa maakunta-arkistot ovat nykyisillä nimillään ja keskeisillä paikoilla sijaitsevine rakennuksineen alueellisesti hyvin tunnettuja toimijoita. Näiden kiveen hakattujen nimien ja paksujen seinien takana on kuitenkin halua ja kykyä tehdä ja toteuttaa muutoksia. Arkistolaitos voi jatkossa toimia entistä yhtenäisemmin valtakunnallisesti ja kansainvälisesti, ja samalla vahvistaa alueellista toimintaansa huolella valituilla tehtäväalueilla.

Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja (ma), Turun maakunta-arkisto

Portin uudet kuviot

2010-09-03T15:09:00.001+03:00

Arkistolaitoksen Portti-käyttäjäpalvelun sisältö on ollut parin viime kuukauden aikana runsaassa kasvussa. Arkistoaineistoja koskevia tietoympäristöjä on laadittu kesäkuusta lähtien ensin 10 kappaleen kuukausitahtiin, mutta syyskuussa valmistunee yhteensä jo 18 uutta ympäristöä. Kiitos tästä kirjoittajatiimillemme sekä meneillään olevaan digitointiprojektiin liittyvälle arkistojen käytettävyyden parantamiselle, joka mahdollistaa työn suorittamiseen tarvittavan resurssin. Portti säilyy vuoden loppuun saakka kiivaan rakentamisen tilassa, kun vanhaa sisältöä poistetaan ja uutta otetaan käyttöön. Edempänä kerrotaan lisää siitä, mitä Porttiin on tulossa.

Portin taustalla on uudenlainen tietopalvelufilosofia, joka pohjautuu verkkopalvelun parantuneisiin edellytyksiin sekä jatkuvasti kasvavaan Digitaaliarkistoon. Koska aineistoa on saatavilla verkon yli yhä enemmän, oli aika rakentaa järjestelmä, joka aikanaan voi tarjota verkossa sitä palvelua jota tutkijasalien päivystäjät aineistojen käyttäjille tänä päivänä tarjoavat.

Aivan vielä Portti ei osaa neuvoa käyttäjää tämän tiedonintressistä lähtien, mutta askel siihen suuntaan otetaan kuluvan syksyn aikana, kun uusia tietoympäristöjä on saatavilla vielä hieman nykyistä enemmän. Tällöin pystymme koostamaan teematason tietoympäristöjä, joiden avulla tiedontarvitsijalla on mahdollisuus löytää opastus tarvitsemaansa aineistoon verkon välityksellä. Täten esimerkiksi siirtolaisuudesta kertova teemaympäristö vinkkaisi tutkijaa muiden lähteiden ohella Sisäasiainministeriön ulkomaalaistoimiston arkiston pariin, jota koskeva tietoympäristö tarjoaisi perustiedot aineiston muodostumisesta, sisällöstä ja käyttöön saamisesta. Päämääränä on, että syksyn mittaan Portti osaa kertoa ainakin siitä, minkä lähteiden avulla vuoden 1918 kansalaissotaa kannattaa lähestyä. Pian sen jälkeen Portin pitäisi osata auttaa myös siinä, mitä lähteitä sukututkija tavallisimmin tarvitsee esipolviensa vaiheita selvittäessään.

Porttiin lisätään kuukauden 10., 20. ja viimeisen päivän aikoihin suomenkielistä sisältöä, johon voi pienen viiveen jälkeen tutustua myös ruotsiksi. Syksyn aikana ajetaan läpi käytettävyyteen liittyvä osahanke, jossa tiettyjä aineistoja koskevat tietoympäristöt käännetään myös venäjäksi. Tällaisia aineistoja ovat ne, jotka ovat olemassa venäjäksi tai jotka muuten ovat keskeisiä lähteitä entisen Neuvostoliiton kansoja tutkittaessa. Taustalla on pyrkimys madaltaa venäjänkielisten mahdollisuuksia omalla kielellään laaditun tai kenties heitä eniten koskettavan aineiston tutkimiseen. Laajassa mielessä hanke linkittyy myös arkistolaitoksen pitkään itäyhteistyön ketjuun.

Portin ajatuksena on, että kaikilla aineiston tuntijoilla on mahdollisuus osallistua sen sisällön tuottamiseen, arviointiin ja täsmentämiseen. Tässä kanavana toimii ensi sijassa sähköpostiosoite portti@narc.fi, koska resurssien puuttuessa aivan wikipediamaiseen tiedontuottotapaan ei ainakaan tässä vaiheessa päästä. Ota siis yhteyttä, jos mielessäsi on arkistolaitoksessa säilytettävä aineisto, jota koskevan ympäristön olet halukas kirjoittamaan tai mikäli haluat kommentoida Portin nykyistä sisältöä. Arkistolaitos toivottaa kaikki tervetulleiksi osallistumaan hankkeeseemme! Portti kuuluu käyttäjilleen.

Tomi Ahoranta
Tutkija, Kansallisarkisto

Kuvantamisesta

2010-08-27T21:31:00.007+03:00

Asiakirjoja on tuotettu tuhansien vuosien aikana papyrukselle, pergamentille, erilaisille papereille monenlaisilla musteilla ja merkintäaineilla. Käsin kopiointi ja painotaito olivat ensimmäiset tavat tehdä kopioita alkuperäisistä. Sitten 1800-luvulla tulivat valokuvaus, kirjoituskone, uudet paino- ja kopiotekniikat.

Asiakirjallisen kulttuuriperinnön kuvantaminen, optinen kopiointi, käynnistyi Suomessa yli 60 vuotta sitten, vuonna 1948, jolloin mormonikirkon rahoittamana käynnistyi mm. kirkonkirjojen mikrokuvaaminen. Rekolid-nimisen yrityksen viisi kuvaajaa kiersivät mikrokameroiden kanssa Suomen seurakunnat ja kuvasivat aineistoja paikanpäällä. Kuvauslaatu oli paikoin kirjavaa, mutta tulos oli lähes kattava; valtaosa ennen vuoden 1860 kirkonkirjoja saatiin kuvattua. Tallefilmit lähetettiin Utahiin, mutta silloiselle Valtionarkistolle jäivät masterkopiot, joista kopioitiin käyttökopioita. Muun aineiston mikrokuvaaminen jatkui Valtionarkiston toimesta, ja jatkuu yhä Kansallisarkiston arkistoteknisessä yksikössä.

Noin 50 vuotta myöhemmin, vuodesta 2003, Kansallisarkistossa mikrokuvaamisen rinnalla käynnistettiin aineistojen digitointi toisena kuvantamisen keinona. Mikä kuvantamisen tai tietopalvelun keino onkaan 50 vuoden kuluttua käytössä, jää nuorempien nähtäväksi.

Vuonna 2009 Opetusministeriö myönsi 1.550.000,- ja vuonna 2010 Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi 2.070.000,- erillismäärärahat aineistojen digitointiin, suojaamiseen ja käytettävyyden edistämiseksi. Nopealla aikataululla hankkeissa tulee digitoiduksi yhteensä lähes 10 miljoonaa asiakirjatiedostoa, valtaosa mikrofilmeiltä, sekä parannettua alkuperäisten aineistojen säilyvyyttä sekä tiedon käytettävyyttä. Muun aineiston lisäksi nyt käynnissä olevassa hankkeessa digitoidaan mormonifilmit, noin 5,5 miljoonaa tiedostoa. 60 vuotta sitten mikrokuvattu aineisto digitoidaan kokonaisuudessaan.

Digitointi on nopealla aikataululla syrjäyttämässä mikrofilmaamista kuvantamisen välineenä, mutta tallentamisen välineenä mikrofilmillä on loistava tulevaisuus vielä edessäänkin. Digitoinnin kiistaton hyöty on parantuvassa asiakaspalvelussa sekä digitoitujen aineistojen saatavuudessa. Epäsuorasti digitoinnin hyöty on myös aineistojen parempi säilyvyys – digitoinnin yhteydessä aineistot konservoidaan ja suojataan. Digitoinnin jälkeen aineistot säilytetään mahdollisimman suotuisissa arkisto-olosuhteissa ilman jatkuvaa käyttöä.

Digitointihanke ei kuitenkaan ole vain skannausta, vaan digitoitavat aineistot tulee valmistella digitointia varten. Meneillään olevassa hankkeessa etsitään mm. uusia tietoteknisiä keinoja, joilla nopeutetaan ja automatisoidaan aineistojen viitetietojen tietokantasyöttöä sekä arkistoyksikkötasoa tarkempaa indeksointia. Massadigitointiosuudessa etsitään kokonaan uusia digitointiprosesseja A4-kokoisen asiakirja-aineiston massadigitointiin, indeksitietojen ja sisällön optiseen lukuun ja tallentamiseen digitaalisena ja mikrofilmeillä. Painopisteenä on myös verkkopalvelujen kehittäminen, jota edistetään tietoympäristöjen teolla digitoiduista aineistoista. Myös Digitaaliarkiston käyttöliittymän ominaisuudet ja toiminnallisuus on modernisoitu. Uusimmassa hankkeessa on palkattu noin 60 motivoitunutta, taitavaa nuorta toteuttamaan hankkeen osioita.

Digitoinnin ja digitaalisuuden kehityksen ennustaminen on jokseenkin mahdotonta. Uusimmat uutiset tällä viikolla kertovat aikeista toteuttaa kolmiulotteinen käyttöliittymä langattomiin laitteisiin, siis puhelimiin. Mutta jos lukija sallii, yritän visioida seuraavien 50 vuoden varalle. Todennäköisesti teen sen virheen, että ennustukseni toteutuu jo 20 vuodessa.

Seuraavan 50 vuoden kuluttua digitoinnista luovutaan asteittain. Tilalle tulee säteilytystekniikka, jolla kuva alkuperäisestä asiakirjasta, mikrofilmistä tai digitaalisesta tiedostosta saadaan asiakkaalle tutkijatiloihin tai minne hyvänsä eteen leijumaan ilmaan tai minkä tahansa tason pintaan. Tekniikkana on muuntaa asiakirjan, mikrofilmin tai digitaalisen tiedoston tietosisältö fotoneiksi tai atominpäreiksi ja siirtää ne GPS-koordinaatistossa arkistosta asiakkaalle. Tekniikan etuina ovat vastaanottajan laitteettomuus ja verkottomuus. Kuva saadaan käyttöön heti tilauksen jälkeen minne vaan ja milloin vaan, tosin vain hetkellisesti. Kuvantaminen olisi automaattista tapahtuen edistyksellisimmin siten, että säteilytyslaite tunnistaa makasiinissa olevasta kohteesta oikeat sivut ja kuvantaa tiedot ilman, että aineistoa tarvitsee ottaa edes hyllystä.

Historia toistaisi itseään – alkuperäiset kirkonkirjat on kuvannettu mikrofilmeille, mikrofilmeiltä kuvannetaan edelleen digitaalisiksi tiedostoiksi ja siitä edelleen säteilytekniikalla asiakkaille.

Joka tapauksessa, olivatpa tekniikat tulevaisuudessa mitkä hyvänsä, ja arkistojen aineistot vaikkapa Brutopiassa saakka, tullaan aina tarvitsemaan laaja-alaisesti arkistoammattilaisia sekä alkuperäisiä hyvin säilyviä analogisia asiakirjoja, paperi- tai mikrofilmimuodossa. Niiden säilyvyyttä ajan hammas vain nakertaa, ei häivytä tai tuhoa kokonaan.

István Kecskeméti
Yksikönjohtaja, arkistotekninen yksikkö

Kadonneiden seurakuntien arkisto

2010-08-20T13:53:00.002+03:00

Saisiko kadonneiden seurakuntien arkistoon? Tottuneesti Mikkelin maakunta-arkiston puhelinvaihteessa yhdistetään puhelu sukuselvitysosastolle: tulossa on jälleen yksi päivän monista selvityspyynnöistä.

Tänä kesänä tuli kuluneeksi 20 vuotta siitä, kun Lakkautettujen seurakuntien keskusarkisto liitettiin Mikkelin maakunta-arkistoon. Neuvostoliitolle sotien 1939–1944 jälkeen luovutetuilla alueilla toimi 49 evankelis-luterilaista seurakuntaa, jotka lakkautettiin vuonna 1949. Näiden seurakuntien arkistoja hoitamaan perustettiin kirkon keskushallinnon alainen Lakkautettujen seurakuntien keskusarkisto, joka aloitti toimintansa vuonna 1950 Mikkelin kaupungintalon kellarissa. Savo-Karjalan (vuodesta 1974 Mikkelin) maakunta-arkiston rakennuksen valmistuttua vuonna 1953 sijoitettiin myös keskusarkisto sinne. Keskusarkisto yhdistettiin Mikkelin maakunta-arkistoon 1.7.1990. Mikkelin maakunta-arkisto vastaa myös tänne talletettujen luovutetun Karjalan ortodoksisten seurakuntien kirkonkirjoista annettavasta tietopalvelusta.

Mikkelin maakunta-arkisto toimittaa vuosittain lähes 6 000 julkisoikeudellista selvitystä, joista suurin osa on juuri luovutettujen alueiden luterilaisista ja ortodoksisista kirkonkirjoista annettavia sukuselvityksiä. Asiakkainamme on yksityishenkilöitä, pankkeja, asianajo- ja hautaustoimistoja sekä valtion viranomaisia. Perunkirjoituksen, lainhuudon tai sukunimen muuttamista varten tarvittavan selvityksen tai todistuksen toimittamiseen tilaajalle kahden viikon määräajassa tarvitaan monen arkistolaisen työpanos.

Sukututkimuksia Mikkelin maakunta-arkisto tekee asiakaspalveluna rajoitetusti ja vain muiden tehtävien niin salliessa seuraavien periaatteiden mukaisesti:

Jos arkistopiiriimme eli Etelä-Karjalaan, Etelä-Savoon tai Kymenlaaksoon kuuluvan seurakunnan aineisto on saatavilla joko digitoituna tai lainattavissa mikrofilmeinä lähimpään kirjastoon, niin sukututkimuksia ei tehdä.
Luovutettujen alueiden luterilaisista seurakunnista sukututkimuksia tehdään pääsääntöisesti vain 1900-luvun tiedoista siten, että asiakas pystyy omatoimisesti jatkamaan tutkimusta digitoidun aineiston tai mikrofilmien avulla.
Ortodoksisten seurakuntien kirkonkirjoista sukututkimuksia tehdään ilman rajoituksia, koska kysyntä on vähäisempää ja asiakirjojen venäjänkielisyys vaikeuttaa omatoimista tutkimusta.
Ulkomailta saapuvat sukututkimustilaukset tehdään rajoituksetta.
Yliopistojen lääketieteellisiin tutkimusprojekteihin tarvittavat tutkimukset tehdään kiireellisinä.

Sukututkimustilaukset tehdään Mikkelin maakunta-arkistoon aina kirjallisesti. Tutkimuksista veloitetaan arkistolaitoksen hinnaston mukainen selvitysmaksu, joka tällä hetkellä on 55,45 euroa/tunti (sis. alv 23%). Tutkimuksiin käytettävä aika on pääsääntöisesti enintään 5 tuntia. Varaudu odottamaan tutkimustulosta kärsivällisesti, sillä toimitusajat ovat valitettavan pitkiä.

Jos sukusi esivanhempien omatoiminen tutkiminen tuntuu liian hankalalta, niin apua voit hakea ammattisukututkijoilta. Heidän yhteystietojaan löytyy esimerkiksi Suomen Sukututkimusseuran kotisivuilta.

Anne Hänninen
Ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto

Arkistoaineiston konservoinnista

2010-08-13T12:08:00.003+03:00

Yksi konservoinnin määritelmistä on, että konservointi on toimintaa, jonka tarkoituksena on turvata yhteisen kulttuuriperintömme kohteiden säilyminen tuleville sukupolville. Konservaattorilla on ammatillinen koulutus tietämyksessä ja taidoissa, joita tarvitaan suoritettaessa käytännön toimenpiteitä näiden kohteiden eheyden ja niiden arvon säilyttämiseksi. Arkistoissa työskentelevät konservaattorit ovat erikoistuneet paperipohjaisiin materiaaleihin sekä muihin asiakirjoissa ja asiakirjasidoksissa esiintyviin materiaaleihin mm. valokuviin ja nahkaan. Konservointiin sisältyvät ennaltaehkäisevä konservointi, tutkimus ja konservointitoimenpiteet sekä dokumentointi.

Ennaltaehkäisevillä toimenpiteillä pyritään estämään asiakirjojen vaurioituminen ja siten turvaamaan niiden käyttö ja pitkäaikainen säilyminen. Asiakirjojen vaurioitumisprosessin voi käynnistää liiallinen lämpö, kuivuus tai kosteus, ilmansaasteet, lika ja valo. Asiakirjojen käytössä voi syntyä yksittäisiä vaurioita, esimerkiksi lika ja rasva käsistä siirtyvät paperiin. Asiakirjoissa ei tule käyttää niittejä, liittimiä, kuminauhoja eikä tarraliimaisia muistilappuja. Ne aiheuttavat ajan mittaan paperiin vaurioita. Repeämiin ei koskaan saa laittaa teippiä, sen poistaminen voi olla mahdotonta ja teippiliima aiheuttaa paperiin pysyviä vaurioita. Arkistokelpoista teippiä ei ole olemassa. Repeytyneen tai muuten vaurioituneen asiakirjan korjauksen tekee konservaattori. Mutta kaikki asiakirjojen kanssa tekemisissä olevat voivat osallistua ennaltaehkäisevään konservointiin käsittelemällä asiakirjoja huolellisesti, varoen ja vaalien, puhtain ja kuivin käsin. Ja käsiin laitetaan puhtaat puuvillakäsineet, kun käsitellään valokuvia. Huolellisella käsittelyllä, asianmukaisilla säilytysolosuhteilla, säilytysmateriaaleilla ja – tiloilla voidaan vähentää ja jopa estää vaurioiden syntymistä.

Vaikka aineistoa on arkistoissa tuhansia hyllymetrejä, niin silti jokainen asiakirja on yksilöllinen. Vaurioitunut asiakirja on myös konservointikohteena yksilöllinen. Ennen konservointitoimenpiteitä kohteen vaurioitumisaste, alkuperäiset materiaalit ja rakenne, materiaaleissa tapahtuneet muutokset sekä käyttö- ja säilytysolosuhteet selvitetään. Kohteen tiedot dokumentoidaan eli konservoinnin dokumentoinnin tietokantaan kirjataan kohteen tunnistetiedot, vauriot, tehdyt konservointitoimenpiteet ja niissä käytetyt aineet ja materiaalit sekä konservoinnin jälkeen tehtävät suojaustoimenpiteet. Kaikkien konservoinnissa käytettävien aineiden ja materiaalien sopivuus tarkoitukseensa perustuu tutkimukseen.

Yksinkertaisimmillaan konservointi on puhdistamista. Kuivapuhdistus on mekaaninen konservointitoimenpide, jolla poistetaan kohteen pinnalla olevaa likaa. Puhdistukseen voidaan käyttää pensseliä, pyyhekumia, kuituliinaa, pumpulia ja/tai kirurginveistä. Pölynimuria voidaan käyttää alhaisella imuteholla irtolian poistamiseen, jos asiakirja kestää käsittelyn eli paperi ei ole haurastunutta eikä siinä ole repeämiä. Vaurioituneelle kohteelle tehtävät konservointitoimenpiteet ovat sen kemialliseen ja/tai fyysiseen rakenteeseen tehtäviä suojaavia ja tukevia muutoksia ja lisäyksiä. Näillä toimenpiteillä pyritään estämään vaurioiden eteneminen ja lisäämään asiakirjan käsittely- ja säilytyskestävyyttä. Asiakirjallisen sisällön on säilyttävä muuttumattomana, siihen ei tehdä lisäyksiä, esimerkiksi haalistunutta tekstiä ei vahvenneta. Asiakirjojen reunoja ei saa leikata siistimis- tai missään muussakaan tarkoituksessa.

Kosteus- ja vesivahingot saattavat aiheuttaa asiakirjojen homehtumista, joten kostunut materiaali on saatava nopeasti kuivaksi. Homeinen aineisto on eristettävä muusta aineistosta. Konservointitoimenpiteillä voidaan homeinen asiakirja saada käyttökuntoon. Jos asiakirjaan kohdistuva vahinko sattuu, on syytä ottaa yhteyttä konservaattoriin.

Arkistoitavan aineiston määrä kasvaa kaiken aikaa ja siksi konservoinnin painopiste on yhä enemmän ennaltaehkäisevässä konservoinnissa, jota tukee parhaiten selkeä tieto arkistoaineiston kunnosta. Kuntokartoituksen tuloksien perusteella voidaan resursseja kohdentaa suunnitelmallisesti ja tarkoituksenmukaisesti konservointiin, digitointiin ja mikrokuvaukseen.

Kirsi Kekki
Konservaattori, Kansallisarkisto

Pohjoismaisen yhteistyön renessanssi

2010-08-04T21:36:00.001+03:00

Suomen liittyessä vuoden 1995 alusta lukien EU:n jäseneksi moni ennusti, että jäsenyys tulee väistämättä vähentämään pohjoismaisen yhteistyön painoarvoa. Toisaalta kuitenkin toivottiin, että Pohjoismaat muodostaisivat EU:ssa vahvan blokin, joka voisi edistää yhteisiä asioita ja tuoda esiin pohjoismaisia arvoja. Kummatkin odotukset osoittautuivat vääriksi.

EU:n sisälle ei ole syntynyt pohjoismaista blokkia – eiväthän Norja ja Islanti ole olleet edes EU:n jäseniä, vaikka saattoivatkin monilta osin osallistua yhteiseurooppalaiseen toimintaan. Toisaalta myös ajatus siitä, että EU-toiminta korvaisi pohjoismaisen yhteistyön, osoittautui vääräksi. EU:n jäsenmaat muodostavat niin kirjavan kokonaisuuden, ettei kovin läheiselle yhteistyölle monenkaan kanssa ollut todellisia edellytyksiä.

Pohjoismaat ovat keskenään samankaltaisia ja yhteistyö niiden välillä on sekä helppoa että hyödyllistä. Pohjoismainen yhteistyö on 2000-luvulla kokenut melkoisen renessanssin. Yhteistyö on lähtenyt liikkeelle ennen muuta yksittäisten toimijoiden tasolta.

Pohjoismaisilla arkistoilla on pitkät perinteet yhteistyöstä. Nykyisin joka neljäs vuosi järjestettävät pohjoismaiset arkistopäivät on yli 400 arkistonhoitajaa kokoava suurtapahtuma. Ne käynnistyivät jo ennen toista maailmansotaa ja vakiinnuttivat nopeasti asemansa pohjoismaisen yhteistyön keskeisenä muotona.

Nordisk Arkivnyt-lehteä alettiin julkaista keväällä 1956. Sen toimitusvastuu kiertää viisivuotiskausittain pohjoismaisissa kansallisarkistoissa. Tällä hetkellä vetovuorossaa on Islanti. Itse olen kokenut erityisen tärkeiksi pohjoismaiset arkistotilastot, jotka julkaistaan vuosittain.

Arkistoalan pohjoismainen yhteistyö on kehittynyt voimakkaasti 1990-luvulta lähtien. Ruotsin vuonna 1998 aloittama arkistojen päivän vietto levisi nopeasti muihin pohjoismaihin. Suomessa pohjoismainen arkistojen päivä järjestettiin ensimmäisen kerran vuonna 2002. Sen jälkeen leviäminen on jatkunut niin, että nykyisin arkistojen päivää vietetään Suomessakin jo monilla paikkakunnilla ja eri arkistoissa.

Vuonna 1998 pohjoismaiset valtionarkistonhoitajat päättivät perustaa niin sanotun pohjoismaisen arkistoakatemian (Nordisk Arkivakademi). Se tarkoittaa kahdesti vuodessa pidettävää vaihtuva-alaista asiantuntijaseminaaria, johon kukin pohjoismaa voi lähettää kahdesta viiteen osallistujaa. Aiheista ja järjestämisvuoroista sovitaan valtionarkistonhoitajien vuotuisissa tapaamisissa. Aiheet ovat vaihdelleet yksityisarkistoista seulontaan, digitointiin, arkistorakentamiseen ja heraldiikkaan. Ensi syksynä Tanska isännöi akatemiaistunnon, jossa käsitellään aineistojen saatavuutta ja salaisuutta. Keväällä 2011 Islannissa teemana on voimavarojen hallinta ja kohdentaminen ja syksyllä Norjan Kautokeinon uudessa Saamelaisarkistossa tarkastellaan vähemmistöarkistoja. Osallistujille mahdollisuus keskustella omista käytännöistään ja niiden perusteista pohjoismaisten kollegoiden kanssa on koettu erittäin hyödylliseksi ja tärkeäksi.

Suomen aloitteesta käynnistettiin vuonna 2006 pohjoismainen benchmarking- eli vertaisarviointitoiminta. Se on vaativaa asiantuntijatyötä, jonka tavoitteena on tehdä läpikotainen kirjallinen arviointi määrätyltä toiminta-alueelta. Kansallisarkistojen nimeämä työryhmä kerää vertailutietoja kaikista pohjoismaista ja esittää pääjohtajille tekemänsä työn pohjalta arviointeja ja suosituksia toiminnan kehittämiseksi. Malli on herättänyt kiinnostusta myös muualla Euroopassa ja muutamat maat, kuten Alankomaat ja Viro, ovat tiedustelleet mahdollisuutta osallistua toimintaan. Ainakin toistaiseksi olemme kuitenkin päättäneet pysyä pohjoismaisella pohjalla.

Hyvä pohjoismainen yhteistyö tuntuu nykyisin itsestään selvältä. Aina asiat eivät kuitenkaan ole sujuneet kovin helposti pohjoismaiden välillä. Ruotsi ja Tanska olivat vuosisatojen ajan vihollismaita ja Norja juhli vuonna 2005 näyttävästi Ruotsin kanssa 1814 solmitusta pakkounionista irtautumisen satavuotisjuhlaa. Islanti itsenäistyi Tanskasta 1918, mutta säilytti personaaliunionin vuoteen 1944 saakka, jolloin se muuttui tasavallaksi. Nationalismi ja skandinavismi kehittyivät rinnakkaisina ilmiöinä 1800-luvun alkupuolelta lähtien. Kiinnostavaa onkin, että Norjan kansallisarkisto ilmoitti viettävänsä Eidsvollin vuoden 1814 valtiopäivien 200-vuotisjuhlaa teemalla ”Nationalism och skandinavism”.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja, valtionarkistonhoitaja

Blogi kesätauolla

2010-07-02T08:40:00.000+03:00

Arkistolaitoksen blogi on kesätauolla heinäkuun ajan. Kiitämme kaikkia noin 800 kuukausittaista lukijaamme koko kevään ja alkukesän jatkuneesta arkiston kuulumisiin kohdistuneesta kiinnostuksesta. Ja erityisesti olemme kiitollisia esitetyistä rakentavista kommenteista, joita olemme hyödyntäneet esimerkiksi uusia aukioloaikoja mietittäessä.

Blogin syyskauden avaa arkistolaitoksen pääjohtaja viikolla 31, jolloin aiheena on arkistoalan pohjoismainen yhteistyö. Tervetuloa siis taas silloin katsomaan asioita arkiston näkökulmasta!

Aurinkoista ja rentouttavaa kesää!

Arkistolaitos

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka on huolella harkittua

2010-06-29T14:04:00.001+03:00

Taannoin eräässä sanomalehdessä todettiin, että ”Aiemmin viranomaiset arkistoivat kaiken kertyvän materiaalin joka kymmenes vuosi. Siitä on luovuttu rahan- ja tilanpuutteen takia.” Näin mittavaa säilyttämiskäytäntöä viranomaisissa ei kuitenkaan ole missään vaiheessa ollut. Viranomaisasiakirjojen säilyttäminen ei myöskään perustu sattumanvaraisuuteen, vaan arkistolaitoksen vahvistamiin seulontapoliittisiin ja – strategisiin tavoitteisiin. Niiden perusteella ratkaistaan, mitkä julkishallinnon tuottamat asiakirjat ja tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Kaikkea olemassa olevaa tai syntyvää tietoa ei voida säilyttää, eikä se ole edes tarkoituksenmukaista.

Seulontapolitiikan ja -strategian avulla arkistolaitos osoittaa viranomaisille, tutkijoille ja kansalaisille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Taustalla ovat myös arkistolaitoksen strategiaan kirjatut arvot: avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus sekä riippumattomuus. Esimerkiksi viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että arkistolaitoksen ammatillisen toiminnan tulee olla riippumatonta poliittisista, uskonnollisista, taloudellisista tai muista sellaisista tavoitteista, jotka voivat vaarantaa luottamuksen arkistolaitoksen tasapuolisuuteen ja riippumattomuuteen. Arkistolaitoksen seulontapolitiikkaan ja –strategiaan voi tutustua täällä.

Kiteytettynä arkistolaitoksen seulontapolitiikan tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään:
• asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta,
• asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Säilytysaikapäätösten valmistelu tapahtuu yhteistyössä viranomaisen, arkistonmuodostajan, kanssa. Erityisen merkittävissä ja laajakantoisissa päätöksissä kuullaan myös erilaisia intressiryhmiä. Julkishallinnon arkistojen tulee seulonnan jälkeenkin säilyä menneisyyden luotettavana todistusaineistona ja tarjota monipuolista lähdeaineistoa eri tieteen- ja tutkimusalojen edustajille sekä kansalaisille. Julkishallinnon asiakirjojen vuosikasvusta säilytetään pysyvästi keskimäärin 10 - 15 prosenttia. Tavoite koskee ensisijaisesti paperiasiakirjoja, sillä sähköisten aineistojen osalta tällaista määrällistä tavoitetta ei ole tarkoituksenmukaista asettaa, vaan niiden säilytystarve on syytä arvioida tapauskohtaisesti.

Arkistolaitoksen hallussa on tällä haavaa yli 180 hyllykilometriä asiakirjoja pääosin 1960-luvulle saakka. Viranomaisissa pysyvästi säilytettäviä paperiasiakirjoja on arvioiden mukaan noin 190 hyllykilometriä ja määrä jatkaa kasvuaan sähköistymisestä huolimatta! Seulonnan ja tarpeettomien asiakirjojen ja tietojen hävittäminen tietosuoja huomioon ottaen, niille vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua onkin tärkeää riippumatta siitä, missä muodossa niitä säilytetään. Seulonnan periaatteista on kuitenkin hyvä käydä jatkuvaa avointa keskustelua, jossa erilaiset – kyseenalaistavatkin – näkökohdat nousevat esille. Arkistolaitoksen seulontapolitiikan voi kuitenkin täydellä syyllä sanoa olevan huolella harkittua: nykyiset linjaukset vahvistettiin nimittäin 10 vuoden valmistelun jälkeen

Juhani Tikkanen
Yksikön johtaja, Viranomaisarkistoyksikkö

Arkistolaitos: tiedon antaja vai panttaaja?

2010-06-24T12:17:00.002+03:00

Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys. Perinteisesti asiakkailla on ollut mahdollisuus tutustua aineistoon arkistolaitoksen tutkijasaleissa. Viime vuosina meillä kuten muuallakin arkistolaitosten strategisina tavoitteina on ollut tarjota avointen verkkojen avulla aineistoja digitaalisesti. Asiakkaat voivat siten ajasta ja paikasta riippumatta tutustua aineistoon mahdollisimman vaivattomasti.

Maakunta-arkistoihin tai Kansallisarkistoon saapuva henkilö voi kuitenkin yllätyksekseen joutua täyttämään erilaisia lappuja ennen kuin kaivattu asiakirja, sidos tai vaikkapa kirje toimitetaan hänelle tai hän voi huomata, että tiettyjä digitaalisessa muodossa olevia asiakirjoja ei voikaan katsoa vapaasti kotikoneelta. Kyse on tällöin ns. käyttörajoitetuista aineistoista. Mistä on lähemmin kyse?

Käyttörajoitettuja aineistoja ovat kuntonsa puolesta rajoitetut, järjestämättömät sekä salassa pidettäviksi määrätyt aineistot. Ikuisesti mikään aineisto ei ole käyttörajoitettua. Aineisto konservoidaan ja sen jälkeen se digitoidaan käyttöä varten tai arkisto järjestetään ja luetteloidaan; tosin niukat resurssit aiheuttavat usein viivästystä.

Salassa pidettäviksi määrätyt aineistot eivät nekään ole ikuisesti vapaan käytön ulottumattomissa, vaan tavallisesti salassapito päättyy 25 vuoden tai 100 vuoden kuluttua. Viimeksi mainittu aikamääre koskee usein yksityisen henkilön tietoja. Arkistolaitoksella on kuitenkin mahdollisuus lain mukaan antaa salainen asiakirja kontrolloidusti käyttöön tutkijasalissa tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Näitä hyväksyttäviä syitä ovat mm. tieteellinen tutkimus ja sukututkimus. Kuitenkin esim. potilasasiakirjoja annetaan vain tieteelliseen tutkimukseen ja ja tilastointiin. Näiden salaisten asiakirjojen käyttö kuitenkin edellyttää asiakkaalta käyttölupalomakkeen täyttämistä, käyttötarkoituksen selvittämistä ja sitoutumista siihen, että käyttää tietoja eettisesti kestävällä tavalla.

Edellä mainittu lainsäädäntö koskee viranomaisaineistoja. Arkistolaitoksessa on paljon myös yksityishenkilöiden, sukujen ja erilaisten yksityisten yhteisöjen arkistoja. Yksityisarkiston luovuttaja on saattanut asettaa käyttörajoituksia luovuttamaansa arkistoon. Käyttörajoitukset on määritelty luovutussopimuksessa, joka on tehty luovuttajan ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön välillä.

Internetin yleistyminen 15 viime vuoden aikana on muuttanut radikaalisesti tiedonvälitystä. Arkistolaitoksen kotisivuilla oleva tieto on ilmestyessään välittömästi saatavilla missä tahansa, jossa on toimiva verkkoinfrastruktuuri. Verkon avoimuus ja mahdollisuus yhdistellä ja levittää tietoja tuo myös vaaroja. Sen takia kaikkea aineistoa ei voi verkkoon viedä. Salaisia asiakirjoja tai nuorta henkilötietoaineistoa ei saa julkaista. Viimeksi mainitun kohdalla tietosuojaviranomaiset ovat ottaneet ratkaisuissaan kannan, että arkistolaitos ei voi asettaa vapaasti verkkoon 125 vuotta nuorempia henkilörekistereitä. Päätös rajoittaa esim. henkikirjojen vapaata käyttöä verkossa.

Tilanne kuitenkin helpottunee asiakkaiden kannalta arkistolaitoksen ottaessa käyttöön uuden ASTIA-palvelujärjestelmän. Sen kautta asiakkaillamme on mahdollisuus vahvan tunnistautumisen avulla saada kotikoneelleen myös käyttörajoitettuja aineistoja allekirjoitettuaan ensin sähköisesti käyttölupahakemuksen.

Arkistolaitoksen asiakaspalvelussa toimivat joutuvat päivittäin pohtimaan ja tekemään ratkaisuja julkisuus- ja tietosuojaperiaatteiden välillä. Molemmat ovat tärkeitä, länsimaisen oikeusjärjestelmän kulmakiviä. Arkistot ovat syntyneet kovin monella tavalla eivätkä viranomaiset ole ajatelleet niiden myöhempää käyttöä kansioita tai sidoksia tehdessään. Julkinen ja käyttörajoitettu aineisto saattaa olla hyvin sekaisin samassa säilytysyksikössä, joten oikean menettelyn löytäminen saattaa olla joskus hankalaa ja aiheuttaa viivästystä asiakirjojen välittämisessä.

On myös tärkeää, että käyttäjät ymmärtävät ja sitoutuvat käyttämään asiakirjojen tietoja mahdollisimman eettisesti. Asiakirjoihin sisältyviä tietoja, vaikka ne olisivat julkisia, ei tule käyttää väärin toisten ihmisten vahingoksi. Arkistojen käyttäjien on ymmärrettävä vastuunsa. Asiakkaittemme kunniaksi on mainittava, että ilkeämielinen tietojen väärä käyttö on ollut äärimmäisen harvinaista.

Markku Mäenpää

Yksikönjohtaja, tietopalveluyksikkö

Heraldiikka pohjoismaisen arkistoakatemian teemana

2010-06-18T08:25:00.003+03:00

Yhteinen piirre Pohjoismaisille kansallisarkistoille on, että ne toimivat asiantuntijavirastoina myös heraldiikan alalla. Näin on kaikissa maissa ollut pitkään, osittain siksi, että heraldiikka toimi aikaisemmin historiantutkimuksen tärkeänä aputieteenä ja siksi, että heraldiset tunnukset olivat tärkeässä asemassa modernien kansakuntien syntyvaiheissa. Eri maiden traditiot sekä julkista heraldiikkaa säätelevät määräykset ovat johtaneet siihen, että kansallisarkistojen toiminta poikkeaa osittain toisistaan. Toiminnassa löytyy kuitenkin myös selviä yhtymäkohtia. Arkistot käsittelevät ennen kaikkea julkisia vaakunoita, sinettejä ja lippuja ja niiden toiminnasta on säädetty tarkasti.

Kansallisarkistojen heraldista toimintaa käsiteltiin Pohjoismaisen arkistoakatemian yhteydessä toukokuun 6-7 päivänä Kansallisarkistossa. Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan kansallisarkistossa on heraldisista asioista vastaava virkailija. Tämän lisäksi Ruotsin ja Suomen arkistojen yhteydessä toimii heraldinen lautakunta, jonka puheenjohtaja on valtionarkistonhoitaja. Heraldisen toiminnan ohella seminaarin esitelmät käsittelivät tietokantojen kehittämiseen liittyviä suunnitelmia, leimojen ja sinettien käyttämistä Suomessa ja uusien vaakunoiden suunnittelua Ruotsin valtionarkistossa. Seminaarin päätteeksi osallistujat siirtyivät Sotamuseoon, jossa suunnittelija Liisa Kontiainen esitteli puolustusvoimien tunnuksia.

Mitkä ovat sitten ne heraldiset tunnukset, joista kansallisarkistot antavat lausuntoja? Niihin kuuluu tietysti valtakunnanvaakuna. Kuningaskunnilla on sekä suuri että pieni vaakuna, joista valtion viranomaiset käyttävät jälkimmäistä. Kaikissa maissa on myös maakunta- ja kunnanvaakunoita. Ruotsin kansallisarkistossa on heraldinen taiteilija Vladimir A. Sagerlund, joka suunnittelee viranomaisille vaakunoita ja muita tunnuksia. Ruotsin kansallisarkisto käsittelee säännöllisesti myös puolustusvoimien uusia tunnuksia. Norjassa, Tanskassa ja Suomessa tämä tapahtuu puolustusvoimien omassa piirissä.

Yhteinen piirre on myös, että kansallisarkistot käsittelevät tavaramerkkiehdotuksia, joissa on vaakuna tai maan lippu. Vastaavalla tavalla henkilö- tai sukuvaakunoita käsitellään vain siinä tapauksessa, että niiden osana on käytetty julkista tunnusta.

Kansalliset heraldiset seurat ylläpitävät rekisteriä vaakunoista, jotka kuuluvat yksityisille henkilöille, suvuille tai yhteisöille. Suomen Heraldisella Seuralla on esimerkiksi rekisteri, jossa tällä hetkellä on toista tuhatta vaakunaa. Seura antaa myös neuvoja vaakunoiden suunnitteluun.

Suomen tiedotusvälineissä heraldiikka on viime vuosien aikana saanut laajamittaista huomiota osakseen ennen kaikkea silloin, kun kaupunki tai kunta on hankkinut uuden vaakunan itselleen. Osa kuntajaossa tapahtuneiden muutosten kautta syntyneistä uusista kaupungeista tai kunnista on järjestänyt kutsukilpailun ja sen tulosten perusteella valinnut itselleen uuden vaakunan. Julkisuudessa vaakunaehdotuksista on käyty keskustelua, päivälehdet ovat jossain määrin järjestäneet omia kilpailuja ja pyytäneet yleisöä suunnittelemaan ehdotuksia. Uusien vaakunoiden herättämä mielenkiinto julkisuudessa osoittaa selvästi sen, että kunnan tunnuksen valitseminen kiinnostaa myös laajaa yleisöä. Kunta valitsee itse tunnuksensa, mutta ennen vaakunan hyväksymistä sen on hankittava siitä Kansallisarkiston lausunto.

John Strömberg

Tutkija, Heraldisen lautakunnan sihteeri

Mitä meistä jäljelle jää?

2010-06-11T13:10:00.003+03:00

Suomalaisissa arkistoissa on mitä kattavimmat tietovarannot menneisyyden ihmisistä ja tapahtumista: väestökirjanpito kehittyi pohjoismaissa korkealle tasolle jo keskiajan lopulla, kansalaissotamme puolestaan on kattavimmin dokumentoitu sisällissota maailmassa. Niin ainakin sanotaan. Yksityiskohtana voi vielä lisätä, että esimerkiksi viime sotien yhteydessä luovutetulle alueelle kultakin yksityishenkilöltä, yhteisöltä tai yritykseltä jäänyt kiinteä ja irtain omaisuus tunnetaan varsin hyvin, kiitos valtiokonttorin maksamien korvausten ja korvauksenhakijoiden yksityiskohtaisten hakemusten.

Väestökirjanpito on siis tallentanut arkielämän päälinjat: missä on asuttu, kenen kanssa ja kenelle oltu sukua. Myös yksityiskohtaisempia tietoja on joissakin tapauksissa käytettävissä. Toisaalta erilaisilla tragedioilla on taipumus jäädä historian lehdille, myös arkistossa säilytettäville, normaalioloja tarkemmin. Täten esimerkiksi rikoksista, niihin liittyvistä oikeudenkäynneistä, vangeista ja sotien ajoista on materiaalia verrattain runsaasti käytettävissä. Kaikkiaan suomalaisten mahdollisuudet saada tietoa menneisyydestä ovat kansainvälistä huipputasoa.

Lähdeongelmat ovat kuitenkin sukututkijoille tuttuja tilanteissa, joissa esipolvista on tahdottu syvemmälle heidän henkilöönsä meneviä tietoja. Parhaimmin asiat ovat niillä, joilla on yksityisarkistoja tai muita muistelmatyyppisiä aineistoja käytettävissään. Otan tästä esimerkin. Joitakin vuosia sitten selvitellessäni oman isoisäni (1912-1990) elämän vaiheita sain niistä eri arkistolähteistä hyvän kuvan: palvelus varusmiehenä ja osallistuminen viime sotiin ovat tallentuneet asiakirjojen lehdille. Myös rintamamiestilan perustamisen ja laajentamisen vaiheet ovat selvitettävissä. Kirkonarkistojen avulla pääsi puolestaan suvun vaiheissa taaksepäin. Isoisä henkilönä ajatuksineen, tunteineen ja sosiaalisine verkkoineen oli kuitenkin jäädä lapsuuden ja nuoruuden muistumien ja varttuneemman sukupolven välittämän suullisen perimätiedon varaan. Hänen isästään sitäkään ei enää juuri ole: monet muistajat ovat jo manan majoilla.

Isoisä oli kuitenkin tietoisesti tai tietämättään niin fiksu, että tuli pitäneeksi päiväkirjaa lähes kolmen vuosikymmenen ajan. Niissä näkyvät pienviljelijän elämän ilot ja surut, tehdyt matkat, vieraiden virta ja uuden polven nousu. Eläkkeelle jäämisen jälkeen jäi aikaa kirjoittaa ja muistikirjat suurenivat vuosi vuodelta. Mies jätti itsestään muiston, joka on jälkipolvelle henkilökohtainen.

Joskus sitä tulee miettineeksi, millainen asiakirjallinen jäämistö meistä kustakin omalle jälkipolvellemme jää. Meistä jokainen kuuluu jos johonkin rekisteriin ja tietokantaan. Moni on Facebookissakin. Meidän aikanamme syntynyt bittiavaruus on tiedon säilyttäjänä kuitenkin vielä vaikeasti ennustettava: tämäkin kirjoitus voi hävitä kuukausissa tiedon valtamereen – tai se voi olla olemassa vielä vuosikymmenten kuluttua.

Isoisän esimerkistä viisastuneena olen ryhtynyt kirjoittelemaan muistelmatasolla ylös oman elämäni merkittäviä hetkiä. Varsinaista päiväkirjatyyppiä kun en tunnista olevani. Pieneen mustakantiseen vihkoon ovat päätyneet omat häät, lapsen syntymä ja viimekesäinen junamatka Helsingistä Vladivostokin kautta Pekingiin. Ehkä joku saa siitä joskus tietoa, jota viranomaiset eivät ole talteen kirjanneet. Ja voihan siihen itsekin palata, kun muisti alkaa pätkiä. Arkistojen tiedot ovat korvaamattomat, mutta omatoimisuudella niiden antia voi entisestään rikastuttaa. Osittain meistä itsestämme riippuu, mitä tulevat sukututkijapolvet meistä tietävät.

Tomi Ahoranta
Tutkija, Kansallisarkisto

Tutkijasalin päivystyksen kuulumisia

2010-06-04T13:37:00.002+03:00

Kesän merkit alkavat näkyä jo tutkijasalissakin. Talven satapäiset kävijäryppäät ovat osittain siirtyneet jo toukokuusta alkaen kesälaitumille. Vaikka melkoinen joukko talvisia tutkijoita onkin poissa, tulee heidän tilalleen pienempi joskin haastavampi asiakasryhmä eli ulkomaalaiset turistit. Turisteistakin suurin osa on sukututkijoita, joskin muutakin tutkimusta tullaan Suomeen tekemään. Varsinkin Yhdysvalloista saapuneet suomalaisten siirtolaisten jälkeläiset ovat tavallinen näky tutkijasalissa.

”Hello! I am from Michigan and I want to know everything of my family!”

Tällainen keskustelunavaus ei ole suinkaan vieras päivystäjille. Tavallisesti nämä matkailijat ovat vain päivän pysähdyksellä Helsingissä, kunnes jatkavat risteilyään Itämerellä. Aikaa on siis vain joitakin tunteja. Onneksi näillä innokkailla sukututkijoilla on usein hyviä lähtötietoja, jolloin päivystäjät voivat opastaa heitä mikrofilmien ja digitaaliarkiston ääreen. Useimmiten turistit poistuvat onnellisina päästyään yhden sukupolven taaksepäin tutkimuksessaan, joskus jopa useammankin. Myös naapuristamme Ruotsista suuntaa joukko sukututkijoita kesäisin Kansallisarkistoon. Muut maat ovat satunnaisemmin edustettuina.

Näin kesäkuun alussa ovat vasta turistien pienet etujoukot saapuneet, mutta sen sijaan kesän saapumisesta kertovat monenlaiset linnut ja eläimet. Arkisto on monelle tuttu pienestä Arkistohiirestä, mutta näkyvämpiä ja eritoten äänekkäämpiä ovat erilaiset linnut. Luettelohuoneen ja uuden tutkijasalin katot ovat jo useina vuosia olleet lokkien suosimana pesänrakennuspaikkana. Pitkälle kesään jatkuva kirkuna muistuttaa päivystäjiä ja asiakkaita luonnon läheisyydestä. Jännittyneenä odotetaan myös vuosittaista iloista perhetapahtumaa. Sorsaemo näet munii munansa Kansallisarkiston sisäpihalle, kaupungin komeimpien rhododendronien alle. Poikasten siirto-operaatiossa riittääkin sitten ihmeteltävää.

Päivystyksessä kesä sujuu leppoisasti, mitä nyt välillä vetreytetään ruostuneita kielitaitoja. Varsinkin mikrofilmiskannerin toimintojen opastaminen vieraalla kielellä pistää savolaispojan kielen solmuun. Hiljaisempaa aikaa jatkuu aina elokuun loppuun asti. Kun monet korkeakoulut ja oppilaitokset aloittavat lukukautensa ja ihmiset palaavat mökeiltänsä, nousevat myös Kansallisarkiston kävijämäärät.

Päivystäjiltä on jo pitkään kyselty milloin arkisto on taas pidempään asti auki. Varsinkin päivätöiden ohella tutkimusta tehneet ovat kärsineet supistetuista aukioloajoista. Nyt on vihdoin näkyvissä valoa tunnelin päässä. Suunnitelmissa näet on, että syyskuusta alkaen talvikauden aikana arkisto olisi auki kerran viikossa kello 20.00 asti ja lauantaisinkin kerran kuussa. Toivottavasti tämä näkyy asiakasmäärissä, sillä viime kädessä juuri asiakasmäärät tulevat ratkaisevasti vaikuttamaan aukioloaikoihin.

Ville Kontinen
Tutkija, Kansallisarkisto

Saamelaisarkisto perusteilla

2010-05-28T09:06:00.002+03:00

Alkuvuonna 2012 aloittaa Inarissa toimintansa Saamelaisarkisto. Saamelaisarkisto toimii osana arkistolaitosta, Oulun maakunta-arkiston sivupisteenä.

Alun perin Saamelaisarkistoa suunniteltiin saamelaismuseo Siidan yhteyteen. Kun Saamelaiskulttuurikeskuksen rakentaminen käynnistyi nykyisellä hallituskaudella, hankkeeseen sisällytettiin tilat myös Saamelaisarkistolle. Kesäkuussa on Saamelaiskulttuurikeskus Sajoksen peruskiven muuraustilaisuus.

Miksi arkistolaitokselle perustetaan sivupiste Inariin, vaikka tähän astikin Oulun maakunta-arkisto on hoitanut viranomaistehtävänsä kaikkialla laajalla alueellaan? Paljon voi päätellä pelkästään karttaa vilkaisemalla: ymmärrettävästi kynnys yksityisluontoisen asiakirja-aineiston luovuttamiseen yli 500 km:n päähän Ouluun on korkeampi kuin lähellä sijaitsevaan arkistoon, jossa saamen kieltäkin osataan. Sivupiste myös helpottaa ”puolen Suomen” maakunta-arkiston toimintaa Saamenmaalla esimerkiksi tarkastus- ja koulutustoiminnassa lyhentämällä välimatkoja, Oulusta on nimittäin Inariin n. 540 km. Perustamisen taustalla on myös Saamelaiskäräjien ja arkistolaitoksen aktiivisuus. Norjan Saamelaisarkisto on toiminut 1980-luvulta lähtien ja ollut samalla esikuva vastaavan perustamiseksi Suomeen ja Ruotsiin. Pohjimmiltaan kyse on asiakirja-aineiston talteen saamisesta ja siten saamelaisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttämisestä ja käyttöön antamisesta - siis arkistolaitoksen perustehtävästä Saamenmaalle sijoitettuna.

Saamelaisarkiston perustaa valetaan paraikaa paitsi kiinteistön myös henkilöstön osalta: maakunta-arkistossa on paraikaa haettavana aluksi Ouluun ja vuodesta 2012 Inariin sijoittuva tutkijan virka. Saamelaisarkiston hoitajana toimiva tutkija saa vastuulleen haastavan tehtäväkentän, sillä tehtävänä on paitsi käynnistää Saamelaisarkiston toiminta ja hoitaa sen päivittäistehtävät myös edistää Saamelaisarkiston tunnettavuutta. Nimekkeestä huolimatta tutkijan tehtävät painottuvat varsin käytännönläheisiksi.

Erilaisissa keskusteluissa Saamelaisarkisto-nimi on saattanut herättää mielikuvia arkistosta, joka on saamelaisten arkisto, jossa on vain saamelaisia tai saamelaisuutta koskevaa eri puolilta koottua aineistoa tai jossa tavoitellaan nimenomaan saamelaisia asiakkaiksi. Millaisesta arkistosta on kyse?

Saamelaisarkiston toimintaa säätelee ensisijaisesti se, että se toimii kiinteänä osana arkistolaitosta, vaikka se sijaitseekin Sajoksessa. Sajos tarjoaa tilat kahdeksalle itsenäiselle toimijalle ja suo samalla hedelmällisiä yhteistyömahdollisuuksia. Samoin Saamelaisarkisto pyrkii luontevaan ja tiiviiseen yhteistyön Siidan ja muiden saamelaisarkistojen kanssa. Saamelaisarkisto ottaa vastaan ja säilyttää sekä antaa tutkijoiden ja muiden kiinnostuneiden käyttöön pohjoisimman Suomen viranomaisarkistoja - sen mukaan kuin aineistot maakunta-arkiston pää- ja sivutoimipisteen kesken päätetään aikanaan sijoittaa - ja etenkin yksityisluontoisia aineistoja. Tehtäväkenttä voidaan tulkita joko vain etnisiteetin näkökulmasta tai laajemmin maantieteellisesti siten, että Saamelaisarkisto toimii Saamenmaalla toimivien viranomais- ja yksityisten organisaatioiden ja henkilöiden arkistona.

Joku saattaa jo nähdä sielunsa silmin, kuinka saamelaisarkiston hoitaja kiertää ensi töikseen eri arkistoja ja konkreettisesti kokoaa asiakirja asiakirjalta saamelaisia tai saamelaisuutta koskevaa aineistoa Saamelaisarkistoon vietäväksi. Esimerkiksi Oulun maakunta-arkistossa säilytettävistä monista arkistoista löytyy tällaisia asiakirjoja, mutta ne pysyvät silti Oulussa jatkossakin osana omia arkistojaan. Arkistoja ei silvota niiden tietosisällön perusteella. Sen sijaan saamelaisia ja saamelaisuutta koskevaa aineistoa voidaan ”koota” temaattisesti paitsi digitoimalla ja viemällä asiakirjoja näin tietoverkkoihin myös kokoamalla tutkijoita ja muita kiinnostuneita varten tietoa tiedosta ja sen sijoituspaikasta - silti Saamelaisarkiston perustehtävää unohtamatta: Saamelaisarkisto ottaa vastaan, säilyttää ja antaa käytettäväksi paikallisten valtion viranomaisten ja yksityisten toimijoiden asiakirja-aineistoa.

Toivottavasti Saamelaisarkisto koetaan alusta pitäen alueensa omaksi arkistoksi. Tämä antaisi Saamelaisarkistolle vahvuutta täyttää tehtävänsä ja vastata siihen kohdistuviin odotuksiin.

Vuokko Joki

Maakunta-arkiston johtaja, Oulun maakunta-arkisto

Arkistopäivien jälkitunnelmissa

2010-05-24T10:36:00.004+03:00

Suomen kahdeksannet Arkistopäivät vietettiin helteisessä Jyväskylässä 18.-19.5, päivälleen 32 vuotta ensimmäisten valtakunnallisten Arkistopäivien jälkeen. Nykyään joka neljäs vuosi järjestettävää tapahtumaa isännöivät vuorollaan Jyväskylän maakunta-arkisto ja Maanmittauslaitoksen Arkistokeskus.

Tapahtumaan saapui hieman yli 320 osallistujaa mukaan lukien näytteilleasettajat. Jäimme osanottajaennätyksistä (kolmella edellisellä kerralla yli 400 osanottajaa), mutta järjestäjien näkökulmasta osallistujamäärää voi kuitenkin pitää riittävän hyvänä.

Ohjelman laatiminen ainoaan koko arkistoammattilaisten kentältä väkeä keräävään tapahtumaan on haasteellista. Kaikilla arkistopäivillä on ollut perinteisesti tilaisuutta yhteen sitova teemansa. Teemaksi kiteytyi tällä kertaa lähes itsestään selvästi muutos asiakirjahallinnossa ja arkistotoimessa. Johdannoksi päiville haluttiin tuoda tutkijan näkökulma muuttuvaan asiantuntijatyöhön, ja ainakin välittömän, käytäväkeskusteluissa saadun palautteen mukaan tämä oli onnistunut ratkaisu. Pekka Mattilan esittämiin työelämän metataitoihin palattiin myös päivien muissa puheenvuoroissa. Vaikka yleisteeman valinta oli helppoa, piti ohjelmaan koettaa löytää keskeiset, alan ammattilaisia puhuttavat muutosteemat. Jotta teemojen käsittelyä voitaisiin eriyttää, päätettiin pysyä perinteisessä ohjelman rakenteessa, eli ensimmäinen päivä yhteiseksi kaikille osanottajille ja toisen päivän alkuun työryhmätyöskentely. Kolmessa eri työryhmässä pohdittiin muutosta julkishallinnon organisaatiomuutosten, yhteisten sähköisten palveluiden sekä muuttuvan profession näkökulmista. Noin 2/3 osallistujista oli kiinnostunut yhteisistä sähköisiä palveluita käsittelevästä ryhmästä, muihin ryhmiin oli osallistujia tasaisesti n. 60. Pienemmissä ryhmissä keskusteluun oli paremmat mahdollisuudet ja koulutuksen muutosta käsitelleessä ryhmässä käytettiinkin vuorovaikutuksellisia menetelmiä.

Ohjelman lisäksi Arkistopäivien keskeistä antia on verkostoituminen kollegoiden kanssa. Sosiaalisen kanssakäymisen onnistuminen ei ole enää järjestäjien vallassa, mutta toivottavasti näilläkin Arkistopäivillä joku tutustui uuteen kollegaan tai ainakin ilahtui vanhojen tuttujen tapaamisesta.

Mielestäni Arkistopäivät osoittivat edelleen tarpeellisuutensa alan ammattilaiset kokoavana tapahtumana. Maakunta-arkiston johtaja Arja Rantanen esitti tilaisuuden lopuksi kutsun vuoden 2014 Arkistopäiville Vaasaan. Tulevia ajankohtaisia teemoja emme vielä tiedä, mutta tämänkertaisen muutosteeman mukaisesti voi kysyä, millaiset uudistukset olisivat tarpeen Arkistopäivien rakenteessa tai järjestelyissä? Tästä olemme kiinnostuneita paitsi me juuri päättyneiden päivien järjestäjät kuten myös varmasti kollegani Arja Vaasassa!

Arkistopäivien esitykset ovat nähtävillä täällä.

Päivi Hirvonen
Johtaja, Jyväskylän maakunta-arkisto

Arkistolaitoksen verkkopalvelut kehittyvät

2010-05-14T19:06:00.002+03:00

Arkistolaitoksessa rakennetaan uutta verkkopalvelua, joka tuo arkistoaineistot entistä helpommin kansalaisten saataville. Palvelu on saanut nimen Astia ja se on käytettävissä verkon kautta 24/7 kaikkialla Suomessa suunnitelman mukaan alkuvuodesta 2011. Astia saadaan käyttöön arkistolaitoksen kotisivuilta osoitteesta http://www.arkisto.fi/fi/arkistolaitos/kansallisarkisto/. Asiasta tiedotetaan tarkemmin loppuvuodesta.

Astia tuo virtuaalisen tutkijasalin kotikoneelle. Olipa virtuaalisen arkistoseikkailun aihe mikä tahansa, Astian avulla voi kokea ahaa-elämyksen, löytää itseään kiinnostavaa aineistoa, mitä ei tiennyt olevan olemassakaan.

Astia avaa arkistot uudella tavalla. Aineistojen hakeminen Astialla on erittäin helppoa: kirjoitetaan vain hakusana Google-tyyppiseen hakulaatikkoon. Siinä kaikki. Tuloksena saadaan lista aineistoista, joissa tuo hakusana esiintyy. Hakutuloslistan lisäksi Astia antaa ns. avainsanapilven, johon on koottu sanoja, jotka ovat Astian mielestä lähellä käyttäjän antamaa hakusanaa. Näin Astia ikään kuin vihjaa, että myös näillä sanoilla saattaisi löytyä käyttäjää kiinnostavaa aineistoa. Jokainen avainsana on linkki, jota hiirellä klikkaamalla saadaan aineisto hakutuloslistaan. Lisäksi, mitä suuremmalla kirjasimella sana on kirjoitettu, sitä enemmän sen takana on aineistoa. Helppoa.

Astian yhteyteen rakennetaan käyttäjäympäristö Portti. Portti on tiedonetsijän apuväline, se esittelee arkistoaineistoja, opettaa käyttämään ja tulkitsemaan niitä, se ohjaa myös Astian käytössä. Portti on sosiaalinen, sillä se ottaa asiakkaan mukaan kehittämään Portin sisältöä. Portista kehitetään arkistoalan kanavaa oppimisen tueksi ja yhteisöllisen tiedon tuottamiseksi.

Aluksi Astialla voidaan ainoastaan hakea tietoja, jatkossa myös antaa erilaisia toimeksiantoja arkistolaitokselle. Tällaisia toimeksiantoja ovat esimerkiksi käyttöluvan hakeminen luvanvaraiseen aineistoon, asiakirjajäljenteen tilaaminen, selvityspyyntö jostakin asiakasta kiinnostavasta aiheesta tai arkistoaineiston tilaaminen tutkijasaliin tutkittavaksi.

Arkistolaitoksessa digitoidaan uusia ja mielenkiintoisia aineistoja koko ajan. Lähiaikoina digitoitaviksi otetaan ns. uudistuskartat. Uudistuskartat ovat maanmittaustoimituksissa syntyneitä puhtaaksi piirrettyjä karttoja, joita arkistolaitoksen kokoelmissa on aina 1700-luvun puolivälin isojaosta alkaen. Kartat ovat käsin piirrettyjä ja väritettyjä ja ne kertovat kylistä ja maatiloista, metsä- ja laidunmaista mielenkiintoisella ja kauniilla tavalla.

Astiaa voidaan käyttää jatkossa myös kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteisen palvelun, Kansallinen digitaalinen kirjasto -asiakasliittymän (KDK) kautta näillä näkymin alkuvuodesta 2011. KDK-hankkeesta enemmän osoitteessa http://www.kdk2011.fi/.

Arkistolaitos on kiinnostunut myös tulevien Astian käyttäjien mielipiteistä. Tämän vuoksi on suunnitteilla, että Astian hakutoiminnot annetaan kaikkien käyttäjien testattavaksi jo ennen varsinaista Astian käyttöönottoa. Keräämme käyttäjiltä palautetta ja saamme varmasti mielenkiintoisia kommentteja. Näin voimme parantaa Astiaa entisestään. Näillä näkymin Astia laitetaan verkkoon testattavaksi alkusyksystä tänä vuonna. Tästäkin asiasta tiedotetaan tarkemmin tuonnempana.

Juha Kotipelto

Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto