Eurooppalaisella yhteistyöllä vauhtia digitointiin ja arkistotutkimukseen

Kansallisarkisto lähti vuoden 2014 lopulla mukaan kiinnostavaan eurooppalaiseen projektiin, joka lupasi paljon erityisesti pöytälaatikkojen ja vinttien kätköissä uinuvien historiallisten aineistojen digitoinnille. Sittemmin kuva projektista on tarkentunut ja suunnitelmat täsmentymässä käytännön toimiksi. Community as Opportunity (CO:OP) –hankkeesta on paljastanut monenlaisia kiinnostavia ja kaikkia arkistojen käyttäjiä hyödyttäviä puolia, joista hieman enemmän seuraavassa.

Digitointilaitteiden testaus on parhaillaan menossa Kansallisarkistossa.
Jokaiseen laitteeseen on jo laadittu yksityiskohtainen käyttöohje.

Vapaaehtoisdigitoinnin kehittämisen tiimoilta olemme hankkineet projektin käyttöön neljä liikkuvaa digitointiasemaa, joilla vapaaehtoiset voivat digitoida omia aineistojaan kuluvan vuoden mittaan järjestettävissä viidessä digitointipäivässä. Tapahtumat järjestetään yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa ja jo nyt neljän tilaisuuden paikat on alustavasti sovittu. Uskon ja luulen niin, että viideskin löytää järjestäjänsä aivan lähitulevaisuudessa. Tapahtumissa digitoitava aineisto viedään projektissa tuotetulle karttapohjaiselle Topoteekki-alustalle, jonka se on kaikkien kiinnostuneiden tutkittavissa.

Alun alkaen tavoitteenamme oli, että kaikki Topoteekkeihin Suomesta vietävä aineisto saisi CC-BY 4.0 –lisenssin, jonka turvin aineistojen katselijat voisivat melko vapaasti käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa. Marraskuussa pidetyssä Topoteekki-infossa (katso koostevideo) ajatus kuitenkin jalostui niin, että aineiston voi lisensoida myös muulla Creative Commons –perheen lisenssillä tai jättää oikeudet itselleen, jolloin digitoitua kuvaa voi vain katsella ruudulla. Eurooppalaiset kumppanit hyväksyivät tämän ajatuksen marraskuussa pidetyssä projektitapaamisessa ja CC-lisenssit on jo lisätty Topoteekki-alustalle. Digitointilaitteiston valmistelu ja sisäinen koulutus jatkuvat – niiden etenemisestä pysyy parhaiten selvillä hankkeen kotisivua seuraamalla. Suomenkielisen Topoteekki-alustan rakentelu ja testaus on juuri meneillään.

Noin kuukausi sitten pureuduimme hankkeen työpaketti WP 2:een, jonka aiheena on kansainvälinen liikkuvuus. Toimemme sen suhteen olivat vielä suunnittelematta ja ryhdyimmekin selvittämään, mitä kansainvälisen liikkuvuuden lisäämiseksi voitaisiin tehdä. Pian kävi ilmi, että projektilla on käytettävissään jonkin verran varoja ulkomaille suuntautuvien arkistomatkojen tukemiseen. Erittäin hyvä linjaus tässä on se, että tällä kertaa tuki on kaikkien arkistojen käyttäjien haettavissa. Lisäksi projektin käytettävissä on varoja myös naapurimaidemme arkistoihin suuntautuvien ryhmämatkojen tukemiseen. Lisätietoja tuista löytyy niiden omalta sivulta.

Toivoisinkin nyt kaikkien tämän kirjoituksen lukevien kollegoiden, ammatti- ja sukututkijoiden, opiskelijoiden ja muiden arkistojen käyttäjien selvittävän omat mahdollisuutensa tämän tuhannen taalan – tai jopa enemmänkin – tilaisuuden hyödyntämiseen. Ripeästi toimien saamme tästä mahdollisuudesta parhaan hyödyn.

Tulevina vuosina CO:OPin avulla pyritään toteuttamaan vielä muitakin toiveita esimerkiksi talkoistamiseen liittyen. Tästä voimme kuitenkin kertoa enemmän myöhemmin kun suunnittelu on mennyt eteenpäin. Pysyttele siis kuulolla hankkeesta! Tietoa löytyy sekä kotisivulta että aika ajoin myös Kansallisarkiston Facebookista.

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö, CO:OP-projektipäällikkö Kansallisarkistossa

Arkistolaitos vahvisti vuoteen 2020 ulottuvan strategiansa

Pääministeri Juha Sipilän hallitus on nostanut digitalisaation yhdeksi hallitusohjelmansa keihäänkärjistä. Tavoitteena on koota julkinen tieto vain yhteen kertaan ja avata se siten, että viranomaiset voivat käyttää sitä päätöksenteossaan ja yksityinen sektori kehittäessään uusia avoimeen tietoon perustuvia palveluita kansalaisille. Tavoite on tärkeä Suomen tulevaisuudelle. Voimakas panostus digitalisaatioon on tarpeen, jotta Suomi voi hyödyntää tehokkaasti julkista tietoa, tehostaa ja virtaviivaistaa viranomaistoimintaa ja saada aikaan myös kustannushyötyjä.

Arkistolaitoksen uusi strategia pyrkii osaltaan edistämään hallitusohjelman keskeisiä tavoitteita. Strategian yksi tärkeimmistä päämäristä on muuttaa viranomaisten lakisääteistä siirtoprosessia siten, että keskeinen osa sitä olisi vastaanotettavien aineistojen laajamittainen digitointi.

Käytännöllisesti katsoen kaikki viranomaiset ovat tänä päivänä rakentaneet toimintansa sähköisten järjestelmien varaan. Tästä huolimatta merkittävä osa viranomaisten tarvitsemasta vanhemmasta tiedosta on edelleen analogista. Sen vuoksi tarvitaan digitaalinen silta, joka auttaa siirtämään analogiset aineistot sähköiseen toimintaympäristöön. Digitointi helpottaa ja tehostaa viranomaisten toimintaa ja parantaa oleellisella tavalla julkisen tiedon käytettävyyttä.

Strategian toinen tavoite liittyy sekin digitalisaatioon. Vuonna 2018 otetaan käyttöön Mikkeliin sijoittuva arkistolaitoksen keskusarkisto, jonka rakentaminen on jo käynnistynyt. Sinne on tarkoitus siirtää digitoidut aineistot ja arkistolaitoksen yksiköissä vähemmän käytetyt niin sanotut passiiviaineistot. Viranomaisten aineistojen selvitykset osoittavat kuitenkin, että arkistolaitokseen on seuraavien vuosikymmenten aikana tulossa lähes yhtä paljon analogisia aineistoja, kuin on tähän päivään mennessä kertynyt vuosisatojen aikana. On selvää, että voimakkaasti digitalisoituvassa yhteiskunnassa analogisten aineistojen käyttö tulee jäämään vähäiseksi. Siksi strategiseksi tavoitteeksi digitointiprosessin uudistamisessa on asetettu se, että valtaosa digitoiduista viranomaisaineistoista voidaan hävittää digitoinnin jälkeen ilman että niiden oikeudellinen ja historiallinen todistusvoimaisuus kärsii.

Arkistolaitoksen yksi keskeisimmistä strategisista tavoitteista on, ettei Suomessa jatkossa enää tarvitse rakentaa analogisten aineistojen pysyvään säilyttämiseen tarvittavaa arkistotilaa. Vahvalla digitoinnilla on mahdollista saada säästää pysyvän säilyttämisen tilakustannuksia ja parantaa samalla aineistojen saatavuutta ja käytettävyyttä. Tämä on ensiarvoisen tärkeä tavoite tällä hetkellä nopeasti uudistuvalle tutkimusprosessille.

Uusi strategia määrittelee sen, miten arkistolaitos suuntaa voimavarojaan seuraavien viiden vuoden aikana. Digitointiin tarvitaan mittavia panostuksia, mutta sen avulla voidaan saavuttaa vielä mittavampia hyötyjä.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja, valtionarkistonhoitaja

Tutustu strategiaan arkistolaitoksen verkkosivuilla