23.9.2016

Digitalisaatiota edistämässä

Arkistolaitos on viime aikoina tarttunut lapionvarteen digitalisaation edistämistalkoissa. Olemme strategiaamme nojaten ahkeroineet yleispäätöksiä, joiden avulla yhteiskunnan muistia voidaan jatkossa rakentaa sähköisesti.

Diaarit ja vanhojen asiankäsittelyjärjestelmien pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään sähköisinä. Kuntien monijäsenisten toimielinten pöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi sähköisinä. Kunnallisen rakennusvalvonnan lakisääteisten tehtävien asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisinä. Pian vastaavien, tehtävälähtöisten yleispäätösten joukkoon liitetään hyvin toimivassa yhteistyössä Kuntaliiton kanssa myös koulutuskuntayhtymät, tekninen toimi ja ympäristöasiat. Tehtävä tehtävältä tulevat läpi käydyiksi kaikki Kuntaliiton ja arkistolaitoksen 2000-luvulla antamat säilytysaikaohjeet ja -määräykset.

Seulontapäätöksemme ovat työkalu, jolla pyrimme estämään syntysähköisen asiakirjatiedon häviämisen. Diaarien ja ennen SÄHKE-normeja käytössä olleiden asiankäsittelyjärjestelmien pysyvään säilytykseen määrätyn tietosisällön turvaan saaminen ei ole vielä myöhäistä. Kun sähköisiä diaaritietoja saadaan tarjottua arkistolaitokseen jo luovutetun analogisen aineiston rinnalle, tutkijatkin ilahtuvat.

Syntysähköisiin asiakirjatietoihin kohdistuva ohjauksemme mahdollistaa seuraavanlaisen mantran jalkauttamisen julkishallintoon:
  • Ei tulosteta,
  • ei mikrofilmata,
  • ei hävitetä,
  • ei panosteta sähköisessä muodossa löytyvän analogisen aineiston järjestämiseen.
Tarkoituksemme on tehostaa hallinnon toimintaa ja vauhdittaa asiakirjahallinnan tehtävien uudistumista. Suuresta osasta hallinnon paperiaineistoista päästään digitoimalla, ja tämän välivaiheen jo nyt pitkälti syntysähköinen maailma vie mennessään. Vähitellen julkisen hallinnon arkistotilojen ja digitointiskannerien tarve painuu historiaan.

Arkistolaitos haluaa mahdollistaa julkisen hallinnon digiloikan ja tarjoaa nyt päätöstensä kautta tilaisuuden lähteä uudistamaan toimintatapoja. On viimein aika herätä siihen, ettei tarvitse tehdä kuten aina ennenkin on tehty.

Nina Eerikäinen
ylitarkastaja
tutkimuksen ja kehittämisen vastuualue

26.8.2016

Mitä olet ehkä pohtinut Astia-verkkopalvelua käyttäessäsi, mutta et ole tullut koskaan kysyneeksi

Kannattaako Astia-verkkopalvelun käyttäjäksi rekisteröityä? Saako rekisteröitynyt käyttäjä enemmän hakutuloksia?


Kyllä ja ei. Astia-verkkopalvelun haku on vapaasti kaikille käytettävissä ja kokeiltavissa. Haun toiminnallisuuksissa ja vaikkapa hakutuloksen rajausmahdollisuuksissa ei ole eroja rekisteröityneen ja ilman rekisteröitymistä palvelua käyttävän välillä. Yksi merkittävä ero on kuitenkin olemassa. Sellaiset henkilö- ja sukuarkistot, jotka sisältävät 100 vuotta nuorempia asiakirjoja, eivät ole haun piirissä, jos hakua käyttää ilman rekisteröitymistä. Rajauksen taustalla on henkilötietoja suojaava lainsäädäntö.

Jos mielenkiintosi kohdistuu yksinomaan viranomaisten toiminnasta kertyneisiin asiakirjoihin, voit melko turvallisesti luottaa siihen, että myös ilman kirjautumista saat kattavan hakutuloksen. On kuitenkin hyvä pitää mielessä, että myös yksityishenkilöiden arkistoissa voi olla sinua kiinnostavia asiakirjoja.

Hakua kannattaa rohkeasti kokeilla. Suosittelen kuitenkin järjestelmän käyttäjäksi rekisteröitymistä siinä vaiheessa, kun aloitat enemmän tai vähemmän vakavasti tutkimustyösi. Rekisteröityneenä käyttäjänä hakusi kohdistuu varmasti kaikkeen haun piirissä olevaan aineistoon. Voit myös hyödyntää muita rekisteröityneen käyttäjän palveluita, kuten mahdollisuutta tilata aineisto etukäteen tutkijasaliin. Saat sähköpostitse tiedon kun asiakirjat ovat valmiina odottamassa sinua tutkijasalissa. Tiedot rekisteröityneenä tilaamistasi aineistoista säilyvät omissa tiedoissasi kahden vuoden ajan.

Minua kiinnostava aineisto on käyttörajoitettua. Pitääkö minun ensin hakea käyttölupaa ja saanko ilmoituksen, kun käyttölupa on käsitelty? Minua kiinnostava aineisto on digitoitu, mutta siinä on käyttörajoitus. Miten siihen saan käyttöluvan?


Astia-verkkopalvelussa voit hakea lupaa käyttörajoitetun aineiston käyttöön. Tällaisen aineiston kohdalla hakutuloksessa on painike Hae käyttölupa. Pari poikkeusta kuitenkin on. 100 vuotta nuorempien väestörekisteriasiakirjojen käyttöön ei voi hakea lupaa Astia-verkkopalvelun kautta, vaikka järjestelmä sen mahdollistaakin. Näitä aineistoja varten on käytössä erillinen lomake ja oma menettelytapa. Tähän aineistoon voit hakea lupaa vain paperilomakkeella, jonka saat arkistolaitoksen kotisivulta.

Toinen poikkeus on sellainen digitoitu aineisto, jossa on käyttörajoitus. Näitä asiakirjoja ei ole mahdollista käyttää verkon yli omalta koneelta. Niihin ei myöskään voi hakea käyttölupaa Astia-verkkopalvelun kautta. Jos haluat tutkia tällaista aineistoa, niin se onnistuu paikan päällä arkistolaitoksen tutkijasaleissa. Käyttölupaa haetaan paperilomakkeella, jonka saat arkistolaitoksen asiakaspalvelusta.

Voit tilata käyttörajoitettua aineistoa tutkijasaliin heti sen jälkeen kun olet tehnyt käyttölupahakemuksen. Sinun ei tarvitse odottaa ensin käyttöluvan käsittelyä. Asiakirjoja ei kuitenkaan toimiteta sinulle käyttöön ennen kuin käyttölupa-asia on käsitelty ja käyttölupa on myönnetty. Sinulle ei lähetetä erillistä ilmoitusta myönnetystä käyttöluvasta. Näet myönnetyt ja voimassa olevat käyttölupasi Astia-verkkopalvelussa Omista tiedoista. Tilaamasi asiakirjat toimitetaan sinulle käytettäväksi tutkijasaliin sen jälkeen kun käyttölupa on myönnetty. Myös tätä kautta sinulle välittyy tieto myönteisestä käyttölupapäätöksestä.

Olen hakenut tietoa isoisäni sota-ajan palveluksesta, mutta en ole löytänyt mitään? Olen etsinyt tietoa omistamani tilan historiasta, mutta en ole löytänyt mitään?


Haku kohdistuu arkistoista laadittuihin luettelotietoihin ja arkistojen sisältöjä kuvaileviin hakemistotietoihin. Astian haku ei kohdistu asiakirjojen sisältöön tai asiakirjojen otsikoihin. Vain poikkeustapauksissa arkistohakemistot on laadittu niin tarkasti, että hakemistoon ja siten haun kohteeksi on merkitty henkilöiden tai tilojen nimiä. Oikeastaan vain kartat ja valokuvat muodostavat tästä poikkeuksen. Kartan nimessä on voitu mainita yksilöidysti sen kuvaama alue ja tätä kautta tieto päätyy haun piiriin. Samoin valokuvista voi olla luetteloitu valokuvan aihepiiriä tai kuvassa olevia henkilöitä.

Isoisän sota-ajan palveluksesta saat parhaiten tiedot hänen kantakortistaan. Voit tilata siitä kopiot Astia-verkkopalvelun avulla Asiakirja- ja tietopyynnöt kohdasta. Kantakortissa olevien tietoja avulla voit sitten erilaisten asiakirjalähteiden, kuten esimerkiksi digitoitujen sotapäiväkirjojen avulla muodostaa itsellesi kuvan isoisän vaiheista sodassa.

Tilan vaiheiden selvittämistä varten kannattaa ensin selvittää perustietoja tilasta. Yksi tapa on lähteä liikkeelle maakirjasta eli maaveroluettelosta ja sen avulla selvittää onko tila ollut vuokratila eli kruununtila vai omistuksessa ollut tila eli perintötila. Kruununtiloista löytyy mm. perustamisasiakirjoja ja katselmusasiakirjoja. Perintötilojen vaiheita voi puolestaan selvittää lainhuudatusasiakirjojen ja niihin sisältyvien kauppakirjojen avulla.

Neuvoja ja vinkkejä näiden ja monien muidenkin aihepiirien tutkimiseen löytyy Arkistojen Portista. Esimerkiksi artikkeliin Talvi- ja jatkosodan henkilöhistorialliset lähteet on koottu tiedot keskeisistä lähdeaineistoista. Myös Kruununtilojen katselmuksiin liittyvistä aineistoista ja Lainhuudoista on laadittu omat artikkelit.

Voit lähettää Astia-verkkopalvelun käyttöön liittyviä kysymyksiä, palautteita ja kehittämisideoita osoitteeseen astiapalaute@arkisto.fi. Astia-verkkopalvelun Tietoa palvelusta -kohdasta löytyy järjestelmän ohjeet ja neuvoja pulmatilanteisiin. Ja jos arkistokielellä olevista ohjeista ei löydy apua, niin voit aina kysyä apua myös tutkijasalihenkilökunnalta. Me neuvomme mielellämme.

Satu Kantola
Ylitarkastaja
Oulun maakunta-arkisto

12.8.2016

Digitoinnin jälkeistä hävittämistä – vai säilyttämistä?

Opetus- ja kulttuuriministeriössä on valmistelussa hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta. Uuden lainsäädännön toivotaan tulevan voimaan ensi vuoden alusta. Voimaan tullessaan lakiesitys muuttaisi nykyisin arkistolaitoksen nimellä toimivan Kansallisarkistosta ja maakunta-arkistoista koostuvan viranomaiskokonaisuuden Kansallisarkistoksi paikallisine toimipaikkoineen. Suurempaa yleistä merkitystä on kuitenkin sillä, että hallituksen esityksessä arkistolakiin on lisätty uusi pykälä, joka antaisi Kansallisarkistolle oikeuden asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämiseen digitoinnin jälkeen silloin, kun se on mahdollista vaarantamatta asiakirjan säilymistä ja autenttisuuden ja eheyden varmistamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa.

Ajatus asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä digitoinnin jälkeen on arkistomaailmassa uusi, mutta ei enää täysin tuntematon. Lähin esikuva on Norjasta, jossa tehty selvitystyö oli vaikuttimena arkistolainsäädännön valmistelussa.  Kaikkialla, missä laki hävittämisen jo sallii tai asiasta käydään keskustelua, on taustalla poliittinen linjaus digitaalisen hallinnon edistämisestä. Yleisesti digitalisaatiolla haetaan paitsi hallinnon palveluiden ja tietojen saatavuuden parantumista, myös niiden kustannusten karsimista. Digitaalisessa muodossa olevan aineiston määrän lisääntyminen kuitenkin vain kaksinkertaistaa säilytyskustannukset, ellei samalla myös ryhdytä hävittämään digitoinnin kohteena olleita alkuperäiskappaleita. Toisaalta digitoinnin jälkeisessä hävittämisessä on kyse myös yleisemmistä asiakirjojen määrän kasvun ja digitalisaation mukanaan tuomista arkistoammatillisten periaatteiden muutoksesta.

Ammatillisesti tarkasteltuna arkistolain uudistuksessa ei olekaan kyse kapeasti digitoinnin jälkeisestä hävittämisestä, vaan digitoinnin jälkeisen säilyttämisen kokonaisuudesta, jossa huomioidaan alkuperäiskappaleiden erityinen säilytysarvo. Erityinen säilytysarvo on ammatillinen käsite, joka liittyy asiakirjojen säilytysteknologiaan ja sen kustannuksiin. Asiakirjojen määrän jatkuvasti kasvaessa on arkistoissa tunnustettu, että konservointitoimenpiteitä on mahdotonta kohdistaa kaikkiin asiakirjoihin niiden säilymisen varmistamiseksi alkuperäisessä säilytysmuodossaan. Erityisen säilytysarvon määrittelyn avulla pyritään tunnistamaan yhtäältä ne asiakirjat, jotka on välttämätöntä säilyttää alkuperäiskappaleina ja toisaalta ne asiakirjat, joiden säilyminen varmistetaan siirtämällä ne toiseen säilytysmuotoon tai puuttumalla muulla tavoin niihin alkuperäiskappaleina; esimerkiksi sidokset purkamalla.

Digitoinnin jälkeinen hävittäminen on uusin juonne toiseen säilytysmuotoon siirtämiseen perustuvassa säilymisen varmistamisen strategiassa. Digitoinnin jälkeisessä hävittämisessä asiakirjat eivät häviä tai katoa mihinkään. Alkuperäisestä kappaleesta tuotettu digitaalinen kappale ymmärretään, ja lainsäädännöllä auktorisoidaan, alkuperäistä vastaavaksi todistusvoimaiseksi asiakirjaksi, ja alkuperäiskappale hävitetään silloin, kun aikaisemmalla säilytysmuodolla ei arvioida olevan erityistä säilytysarvoa. Niitä alkuperäiskappaleita, joilla katsotaan olevan erityinen säilytysarvo, ei hävitetä. Näitäkään asiakirjoja ei kuitenkaan kaikkia kohdella samalla tavalla, vaan ne arvotetaan säilymisen varmistamisen toimenpiteiden kohdentamiseksi. Konservoinnin resurssit kohdistetaan vain kaikkein arvokkaimmiksi määriteltyjen asiakirjojen säilymisen varmistamiseen alkuperäiskappaleina.

Erityisen säilytysarvon ammatillinen käsite kattaa arkistolain uuteen pykälään sisältyvät asiakirjojen historiallisen ja juridisen todistusvoimaisuuden (autenttisuus ja eheys) sekä kulttuurihistoriallisen arvon säilymisen varmistamisen vaatimukset. Kansallisarkistossa on aloitettu kansainvälisiin parhaisiin käytäntöihin nojaava erityisen säilytysarvon kriteereiden määrittely ja Kansallisarkiston aineistot tullaan arvottamaan tuotettavien kriteerien perusteella Ruotsin ja Tanskan esimerkkien mukaisesti. Aineistojen arvottamiseen tullaan kutsumaan mukaan monipuolisesti erilaisia näkökulmia edustava asiantuntijajoukko. Digitoinnin jälkeisen hävittämisen näkökulmasta digitaalisen kappaleen historiallisen ja juridisen todistusvoimaisuuden varmistaminen on ehdoton vaatimus alkuperäiskappaleen hävittämiselle. Tämän lisäksi arvioidaan sitä, halutaanko alkuperäiskappale kuitenkin säilyttää sen kulttuurihistoriallisen arvon vuoksi.

Kansallisarkistossa säilytettävän aineiston erityisen säilytysarvon määrittelyn ensisijaisena tavoitteena ei ole alkuperäisasiakirjojen hävittäminen, vaan aineistojen säilymisen varmistaminen. Kuten yleisesti muuallakin, digitoinnin jälkeinen hävittäminen on tarkoitus aloittaa viranomaisissa siirtoa arkistolaitokseen odottavista 40 vuotta nuoremmista paperiasiakirjoista. Kansallisarkisto on tehnyt esityksen näiden asiakirjojen digitoinnista julkisella rahoituksella toteutettavana kansallisena projektina.

Kansallisarkiston tavoitteena on joka tapauksessa, että pysyvään säilytykseen määrätyt paperiasiakirjat siirretään Kansallisarkistoon huomattavasti nykyistä nuorempina ja digitoidaan osana siirtoprosessia luovuttajan kustannuksella. Menettelytapa on siis vielä tätä kirjoitettaessa avoin, mutta keväällä julkaistu Kansallisarkiston strategia 2020 linjaa, että 80–90 % viranomaisissa siirtoa arkistolaitokseen odottavista asiakirjoista tullaan vastaanottamaan digitaalisina kappaleina ja alkuperäiskappaleet hävittämään digitoinnin jälkeen.

Jaana Kilkki
Arkistoneuvos, Kansallisarkisto


17.6.2016

Kansallisarkisto mukana kehittämässä käsinkirjoitetun tekstin tunnistusta

Kansallisarkisto on mukana vuoden 2016 alussa käynnistyneessä READ-hankkeessa, jonka tarkoituksena on mullistaa käsinkirjoitetun tekstin tunnistus. Tämä on tarkoitus toteuttaa tuomalla yhteen eri alojen vahvuudet ja asiantuntemus. Asiantuntemus koostuu arkistojen, tutkijoiden, sovelluskehittäjien ja vapaaehtoisten osaamisesta ja panoksesta.
 
Tarkoituksenamme on saada kytkettyä nykyinen digitaalisen aineiston käsittelymme automaattisen tekstintunnistuksen piiriin. Tekstintunnistuksen tuotteena syntyvää dataa pyrimme analysoimaan siten, että ainakin osa metatietotuotannosta voitaisiin automatisoida. Tämä voi tarkoittaa yksinkertaisuudessaan asiasanoitusta, mutta mahdollisesti myös jotain rikkaampaa, kuten mahdollisten rajoitusten tunnistamista. Tämä luonnollisesti tehostaa toimintaamme ja sitä kautta palveluitamme jatkossa. Hanke jatkuu aina vuoden 2019 kesäkuulle, minkä jälkeen meillä on toivottavasti mahdollisuus jatkaa toimintaa, jonka olemme suunnitelleet READ-hankkeen aikana. Aika näyttää, miten onnistumme.

Hanke toteuttaa virtuaalisen tutkimusalustan, jonka pohjana toimii Transkribus-sovellus. Sovelluksen voi jo nyt ladata käyttöönsä. Transkribuksen avulla käyttäjät voivat ladata omaa aineistoaan sovellukseen ja tuottaa aineistoistaan transkriptiot eli puhtaaksikirjoitukset sekä hyödyntää enenevissä määrin erilaisia muita toiminnallisuuksia – käykäähän tutustumassa sovellukseen! Transkribus on perua READ-hanketta edeltäneestä tranScriptorium-hankkeesta ja nykyisen hankkeen puitteissa sovellusta kehitetään entistä paremmaksi ja monipuolisemmaksi. Jatkossa READ-hankkeessa toteutetaan myös selainkäyttöinen versio, jonka tarkoitus on toimia yksinkertaistettuna versiona Transkribus-sovelluksesta.

Vapaaehtoisten panosta tarvitaan

Yksi suurista haasteistamme tulee olemaan transkriptioden ja muun tarvittavan pohjatiedon tuottaminen teknisille partnereillemme. Perusajatuksena voidaan pitää sitä, että mitä enemmän meillä on koneymmärrettävää dataa aineistoistamme, sitä paremmaksi tunnistusteknologiaa voidaan kehittää. Hankkeessa, ja sen jälkeenkin, onkin tarkoitus saada käyttäjiä mukaan transkriptioiden ja tekstialueiden sijaintien yms. määrittämiseen. Hyviä kokemuksia tämänkaltaisesta toimintamallista on saatu esimerkiksi University College Londonin (UCL) Transcribe Bentham -projektissa, jossa kymmenet tuhannet vapaaehtoiset ovat kirjoittaneet puhtaaksi englantilaisen filosofin Jeremy Benthamin (1748–1832) muistiinpanoja ja käsikirjoituksia. UCL on myös mukana READ-hankkeessa jakamassa kokemuksiaan ja kehittämässä READia.

Kaiken kaikkiaan edessä on varmasti erittäin mielenkiintoisia vuosia käsinkirjoitetun tekstin tunnistuksen parissa. Tässä vaiheessa vuotta haluan kuitenkin toivottaa omasta puolestani erinomaisia kesälomia kaikille lukijoille!

Vili Haukkovaara
Kehittämispäällikö, READ-projektipäällikkö Kansallisarkistossa

3.6.2016

Arkistolaitoksen toimitilat uudistuvat

Arkistolaitoksessa on käynnistynyt toimitilojen uudistustyö. Työ tehdään yhdessä Senaatti-kiinteistöjen kanssa ja tavoitteena on parantaa arkistolaitoksen työtilojen ja asiakastilojen toimivuutta. Työ tehdään valtion yhteisen toimitilastrategian mukaisesti ja tavoitteena on, että toimitilat tukevat tuloksellista toimintaa ja että tilojen kehittämisellä edistetään parempia työsuorituksia sekä parannetaan kustannustehokkuutta. Tilaratkaisuissa tullaan varmistamaan tilojen terveellisyys ja turvallisuus sekä yhteiskuntavastuullisuus ja kestävä kehitys.
Miten toimitilat tukevat muuttuvaa työnkuvaa?

Toimitilojen muuttuessa perinteiseen virastomaisemaan tottunut virkamies saattaa yllättyä mahdollisuuksista, joita nykyaikainen toimitilasuunnittelu voi tarjota. Uudenlainen tila tarjoaa tiimeille sopivasti kokoontumistilaa ja mahdollistaa työnteon kannalta riittävän vuorovaikutteisuuden. Hiljaiset työpisteet antavat rauhan keskittyä ilman taustahälyä. Virkamatkalainen löytää monitoimitilasta työpisteen, jossa voi keskittyä työtehtäviinsä tai kokouksen valmisteluun ilman häiriötä.

Työtila suunnitellaan erityisesti työntekoon – tulevaisuuden virkamies ei sisusta huonettaan kodinomaiseksi. Toimitiloissa työn tekemisen mielekkyys korostuu eli iso tila ei enää ole etuoikeus, vaan tilojen ja laitteiden toimivuus ovat ensisijaisia tekijöitä luoda tuloksellista työntekoa tukeva toimintaympäristö.

Asiakkaana uudenlaisessa toimintaympäristössä

Asiakkaiden turvallisuus ja asioimisen mielekkyys tulevat olemaan suunnittelutyössä niin ikään keskeisellä sijalla. Asiakastilojen toimivuus huomioidaan jo suunnittelutyön alkuvaiheessa ja toteutetaan vaiheittain.

Kiinnostuitko toimitilasuunnittelusta? Käypä kurkkaamassa Senaatti-kiinteistöjen sivuilla info monitilojen virtuaalikierroksista ja arvokiinteistöt.

Kirjoittaja: Kehittämispäällikkö Kristiina Laine on Kansallisarkiston Helsingin toimitilojen uudistamista suunnittelevan työryhmän puheenjohtaja Toiminnanohjauksen vastuualueelta.

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...