31.12.2010

Varautumisesta 2/2

(Jatkoa edellisen viikon postaukseen...)

Yhteistyö Senaatti-kiinteistöjen kanssa on toiminut hyvin. Heidän toimestaan kohteissamme suoritetaan aika ajoin monipuolinen kuntokartoitus, jossa käydään läpi rakennustekniset, lvi-tekniset sekä sähkötekniset asiat. Näiden lisäksi tehdään erilaisia kartoituksia myös turvallisuutta silmällä pitäen. Rakennusten kunto ei ole ainoastaan näiden katselmuksien varassa, vaan meidän omien havaintojemmekin pohjalta epäkohtiin puututaan joskus hyvin nopeallakin aikataululla. Kansallisarkiston Rauhankadun kohteessa on viimeisimpiä korjauskohteita ollut lastauslaiturin alueen kosteuseristystyöt, kalliosuojan hissikuilun injektointi ja muutamat vesivuototyöt. Parasta aikaa tehdään tutkijasaleissa sähköteknisiä töitä, joiden kautta asiakkaiden toimintaympäristö kehittyy ja myös samassa yhteydessä sähköturvallisuutta parannetaan. Uuden tutkijasalin osalla on myös menossa tutkijasoppien osalta lämpö- ja vesivuotojen korjaustöitä. Siltavuorenrannassa ollaan Senaatin toimesta saatu juuri päätökseen pohjarakenteen uusimis- ja korjaustyöt ensimmäisen kerroksen osalta.

Senaatin toimesta on myös suoritettu esteettömyyskartoitus Rauhankadun kiinteistössä. Tämän ansiosta on vihreää valoa näkyvissä myös kauan kaivatulle hissille, joka palvelee ehkä jo muutaman vuoden päästä paitsi liikuntarajoitteisia henkilöitä niin myös ikääntynyttä asiakas- ja henkilökuntaamme.

Varautumistamme ja turvallisuuttamme on ollut parantamassa ja ylläpitämässä edellä mainittujen asioiden lisäksi moni muu tärkeä kehityksen askel. Paloturvallisuutta täydentää nykyinen lainsäädäntö tulitöiden suhteen. Säännöllisiä palotarkastuksia suoritetaan pelastuslaitoksen toimesta ja epäkohtiin puututaan välittömästi. Automaattinen palohälytysjärjestelmä ilmaisimineen ja silmukkapiireineen kattavat kiinteistömme ullakolta kellareihin asti. Käsisammuttimet tarkastetaan ja huolletaan kahden vuoden välein. Sisäisten palotarkastusten yhteydessä tutkitaan poistumistiet ja niiden toimivuus. Uusille työntekijöille perehdytetään erilaisten työtehtävien lisäksi myös kiinteistössä liikkumista ja poistumista. Arkistolaitoksen omassa intranetissä Aitassa on oma Turvallisuus-osio, jossa voi perehtyä useisiin ennalta arvaamattomiin uhkiin, kuten tulipaloon, vesivahinkoon, sähkökatkokseen, säteilyyn, sairauskohtaukseen ja muihin vaaratilanteisiin. Siellä on myös Helsingin pelastuslaitoksen luvalla lyhyet videon kautta esitetyt ohjeet käsisammuttimen ja sammutuspeitteen käytöstä.

Arkistolaitoksen henkilökuntaa on myös aivan lähiaikoina koulutettu sähköisesti tietoturva-asioissa. Arkistotilaohje antaa tietoa toimenpiteistä arkistoja suunniteltaessa. Tästä on apua valtakunnallisesti kaikissa arkistoissa. Sieltä löytyy ohjeet sähköistyksiin, viemäröintiin, lämpötilaan ja kosteuteen sekä esimerkiksi kantavuuteen ja sijaintiin liittyviä rakennusteknisiä neuvoja. Kansallisarkistossa on suuri joukko henkilökuntaa saanut ensiapukoulutusta. Paitsi arkisen työn aherruksessa niin myös erilaisissa suurtilaisuuksissa, kuten näyttelyjen avaamisissa ja Tieteiden yössä esimerkiksi, varautuminen mahdolliseen ensiapuun on huomioitu.

Rakennuksiemme turvana on myös kiinteistöautomaatiojärjestelmä. Sen kautta viesti esimerkiksi ilmastointikoneen lämmityspatterin jäätymisestä tai hissiin jääneestä henkilöstä etenee kaikkina vuorokauden aikoina eteenpäin, Helsingissä Senaatin kohteissa Valtioneuvoston linnan portille ja sieltä edelleen kiinteistönhoidon päivystykseen tai omille turvavastaavillemme. Tämän lisäksi joitakin kohteitamme on valvomassa tallentavat turvakamerat. Myös erilaisia hälytyspisteitä eri puolilla kiinteistöjä on työajan ulkopuolella valvomassa ei-toivottujen henkilöiden vierailuja kohteissamme.

Varautumisen suhteen tehdään työtä paljolti myös kaikessa hiljaisuudessa. Jokainen läheltä-piti-tilanne meillä ja muualla havahduttaa ja antaa aiheen syvempään tutkimiseen ja kehittämiseen. Panostakaamme ensi vuonna yhä aikaamme varautumiseen ja sitä kautta turvallisuuteen ja rauhaan. Hyvää Uutta Vuotta kaikille!

Arimo Manninen
Tarkastaja, Kansallisarkisto

23.12.2010

Varautumisesta 1/2

Joulunalusviikkojen rauhattomuuden kääntyessä pikku hiljaa kohti toivottavaa joulurauhaa sain blogiaiheen, jolla en aio lietsoa turvattomuutta , vaikka otsikko siihen aiheen antaisikin. Haluan tämän kirjoitukseni kautta todistaa niin arkistolaitoksen henkilökunnalle kuin kaikille asiakkaille ja muille sidosryhmille, että toimintamme ja suunnitelmamme ovat melko hyvässä kunnossa.

Muutamien vuosien aikana on lähellä ja kaukana meistä esiintynyt onnettomuuksia ja uhkatilanteita, jotka ovat havahduttaneet meitäkin omalla kohdallamme ajattelemaan, kuinka on tilanne arkistolaitoksen kohdalla. Viime vuonna 2009 syyskuussa romahti Kölnin kaupunginarkisto kuin korttitalo. Tämän 40 vuotta vanhan nelikerroksisen talon alla tehtiin metrotunnelin kunnostustöitä ja se oli osasyynä rakennuksen sortumiseen.Viime vuoden marraskuussa tapahtui ison 400-millisen vesiputken halkeaminen Helsingin Rautatietorin metroasemalla ja Asematunnelissa. Kesäkuussa 2008 Työ- ja elinkeinoministeriön tulipalo Mariankadulla aiheutti suuria savu- ja vesivahinkoja talon ylimmässä kerroksessa. Venäjän metsäpalot rajavyöhykkeen läheisyydessä ovat myös tuoneet eräänlaisen uhkakuvamallin lähellemme ympäristötuhon muodossa. Ei sovi unohtaa myöskään sikainfluenssasta johtuvaa pandemiaa, johon maailmanlaajuisesti viime vuonna jouduttiin ja jonka torjumista suurin rokotuskampanjoin varauduttiin. Tämä uhka on päällä edelleenkin.

Varautuminen ja valmiussuunnittelu voidaan jakaa kahteen osaan. Ensimmäinen on valmiuslain pohjan mukainen varautuminen ja toinen on pelastuslain mukainen omatoiminen varautuminen. Arkistolaitoksen turvallisuudesta vastaava väki oli tämän vuoden keväällä koulutuksessa kertaamassa varautumista valmiuslain pohjalta Helsingin Pasilassa. Kansallisarkiston henkilökuntaa oli keväällä liki puolet kahdessa erässä kuuntelemassa Helsingin pelastuslaitoksen luennoitsijaa paloturvallisuudesta, joka on yksi osa-alue omatoimisesta varautumisesta. Kolme vuotta sitten kävi yli 60 % Kansallisarkiston silloisesta henkilökunnasta Erottajan pelastusasemalla opettelemassa alkusammutusvälineiden käyttöä. Lisäksi suojeluvalvojat Helsingissä saivat koulutusta.

Valmiussuunnitelman tarkoituksena on pyrkiä takaamaan arkistolaitoksen toiminta niin pitkään kuin se on mahdollista kaikissa mahdollisissa uhkatilanteissa. Tässä on meillä apuna ja ohjeistuksena Valtioneuvostosta lähtevä  YETT-strategia. Se on yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamista käsittäen noin 50 strategista tehtävää. Se käsittää uhkamalleja mm. sähköisen infrastruktuurin häiriintymisestä, väestön terveyden ja toimeentuloturvan vakavasta häiriintymisestä, suuronnettomuuksista ja luonnon aiheuttamista onnettomuuksista, ympäristöuhkista ja terrorismista sekä järjestäytyneestä rikollisuudesta.

Pelastuslain mukainen omatoiminen varautuminen täydentää valmiuslain velvoitteita. Arkistolaitoksen kaikkien kiinteistöjen pelastustoiminnan tulee tähdätä siihen, että pystymme ehkäisemään vaaratilanteiden syntymistä, varautumaan henkilöiden, omaisuuden ja ympäristön suojaamiseen vaaratilanteessa ja varautumaan sellaisiin pelastustoimenpiteisiin, joihin me omatoimisesti kykenemme. Tämän pohjalta tulee kaikissa kohteissamme olla ajan tasalla oleva pelastussuunnitelma ja siitä vastaa turvaorganisaatio. Vaaratilanteiden ehkäisemisen lisäksi huomioidaan normaaliolojen häiriötilanteet ja yritämme oppia tunnistamaan riskejä, toimimaan arkipäivän onnettomuuksissa ja sairaustapauksissa itsenäisesti sekä tarvittaessa oppimaan hälyttämään apua. Tämän toiminnan edellytyksenä on, että toimintaohjeet on laadittu, henkilökunta on koulutettu ja tarpeellinen välineistö on hankittu. Tarkoituksena ja tavoitteena on, että omatoimisesti pelastautumalla, pelastamalla, suojautumalla, ensiapua antamalla ja muilla keinoin pystymme rajoittamaan ja lieventämään vahinkoja välittömästi vahingon tapahduttua, jo ennen kuin viranomaisapu on ennättänyt paikalle.

Suurin osa arkistolaitoksen kohteista on Senaatti-kiinteistöjen omistuksessa. Heidän tehtävänsä on huolehtia näiden rakennusten kunnossapidosta ja korjauksesta. He myös huolehtivat näiden rakennusten kulttuurihistoriallisten ja rakennustaiteellisten arvojen säilymisestä ja tilojen jatkuvasta käyttökelpoisuudesta meidän tarpeisiin sovittaen.Tämä antaa meille hyvän pohjan meidän yhdelle perustehtävällemme olla säilyttämässä arvokasta kulttuuriomaisuutta arkistokokonaisuuksien kautta.

Arimo Manninen
Tarkastaja, Kansallisarkisto

Varautumisaiheesta jatketaan vielä ennen vuoden vaihtumista. Siihen saakka toivotamme kaikille lukijoille Rauhallista ja Turvallista Joulua!

17.12.2010

Käyttäjät ohjaavat arkistolaitoksen palveluiden suunnittelua


Arkistolaitoksessa vuoden viimeiset kuukaudet ovat olleet käyttäjätyytyväisyyskyselyiden aikaa. Kesän jälkeen palautetta on kerätty niin tutkijasalien asiakkailta kuin kotisivujen käyttäjiltä. Uutena tutkimusmuotona mukaan tuli Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen kanssa toteutettu kotisivujen käytettävyystutkimus, jonka tuloksia odotellaan ensi vuoden alkupuolella. Näihin eri kartoituksiin saatiin runsaasti osallistujia, siitä kiitos kaikille mukana olleille!

Verkossa tarjottavien palveluiden käyttöä seurataan eri tilastointityökalujen avulla. Ne kertovatkin varsin selkeästi, millä tasolla palveluiden käyttöaste liikkuu sekä mihin palveluihin käyttäjät ohjautuvat. Käytössämme on myös edustavaa dataa myös siitä, kuinka pitkän ajan käyttäjät eri palveluissa viettävät.

Tilastodatan heikkoutena on se, että se kertoo vain vähän palveluihimme liittyvistä laadullisista kokemuksista ja juuri tätä käyttäjäkyselyillä pyritään valaisemaan: ne kertovat asioinnin onnistumisesta eli siitä, miten suotuisissa merkeissä esimerkiksi kotisivulla käytetyt minuutit ovat sujuneet. Suoritetuilla selvityksillä onkin saatu ensiarvoisen tärkeää tietoa siitä, miten palveluidemme käyttäjät kokevat palveluiden sisällön sekä siitä, miten palveluita tulisi jatkossa kehittää. Kyselyiden tulosten avulla voidaan päätellä paljon siitä, mitä arkistolaitokselta odotetaan sekä linjata sitä, miten odotuksiin voidaan vastata. Vaikka päätöksentekoon vaikuttavat myös resurssit, muodostaa osin kyselyiden kautta saatu palaute pohjan, jolta suunnitelmia tehdään. Tästä oivana esimerkkinä ovat taannoiset tutkijasalien aukioloaikoja koskevat ratkaisut, jotka muovautuivat osaltaan juuri kyselyillä saadun tiedon perusteella.

Arkistolaitos jatkaa käyttäjien mielipiteiden tutkimista myös lähitulevaisuudessa: kiinnostuksemme kohdistuu ainakin Portti-käyttäjäpalvelun sekä tämän blogin käyttökokemuksiin. Nämäkin hankkeet toteutetaan yhdessä edellä mainitun informaatiotutkimuksen laitoksen kanssa.

Jokainen suoritettava kysely palvelee omaa harkittua tarkoitustaan ja monissa tapauksissa niiden tuloksia puretaan eri tiimeissä. Vaikka tieto kokonaisuuden eri osien välillä kulkeekin, toiveemme on, että käyttäjät jatkossakin antaisivat meille palautetta suorittamiemme kyselyiden kautta. Ne ovat keskeinen (ellei keskeisin) kanava, jonka kautta toimintamme linjauksiin voi vaikuttaa. Saadun tiedon avulla voimme kohdistaa käytettävissä olevat resurssit sinne, missä niitä kipeimmin tarvitaan. Samalla myös harha-askelten riski vähenee, kun käytössämme on edustavaa ja kattavaa tietoa siitä, millaisia tarpeita käyttäjäkunnalla palveluitamme kohtaan on.

Tomi Ahoranta
Tutkija, Kansallisarkisto

10.12.2010

Sukututkimuksista luovutaan

Mikkelin maakunta-arkisto luopuu ensi vuoden alusta lähtien luovutetun alueen evankelis-luterilaisten seurakuntien kirkonkirjoista laadittavien sukututkimusten tekemisestä. Näitä sukututkimuksia on tehty asiakaspalveluna 1900-luvun kirkonkirjoista, koska aineisto ei ole ollut asiakkaiden käytettävissä muiden arkistolaitoksen yksiköiden tutkijasaleissa. Sukututkimuspalvelulla on haluttu parantaa sukututkijoiden mahdollisuuksia selvittää sukuaan matkustamatta Mikkeliin ja päästä kiinni arkistolaitoksen yksiköissä, kirjastoissa tai internetissä oleviin 1900-lukua vanhempiin, vapaasti käytettäviin kirkonkirjalähteisiin. Lopettamispäätöstä tehtäessä olettamuksena oli, että luovutetun alueen kirkonkirjojen tiedot tulevat digitoituina asiakaskäyttöön kaikissa maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkistossa.

Mikkelin maakunta-arkisto tekee vuosittain luovutetun alueen kirkonkirjoista runsaat 5000 sukuselvitystä virallista käyttötarkoitusta, esimerkiksi perunkirjoitusta tai lainhuutoa varten. Valtion viranomaisilta siirretyt arkistot ovat lisänneet muiden julkisoikeudellisten selvitysten määrää. Jotta maakunta-arkisto pystyisi toimittamaan nämä säädösten edellyttämät selvitykset määräajassa, jostain oli pakko luopua, tässä tapauksessa osasta yksityiskäyttöön tilattavista sukututkimuksista. Ortodoksiset sukututkimukset maakunta-arkisto tekee rajoituksitta entiseen tapaan.

Aineistojen digitalisointi muuttaa arkistolaitoksen palveluja. Asiakirja-aineistojen käyttö ja tietopalvelu siirtyy yhä enemmän verkkoon. Verkkopalveluita ei luoda pelkästään digitoimalla aineistoja, vaan niiden käytön tueksi tarvitaan muita apuvälineitä, kuten Portin tietoympäristöjä. Tämä vaatii perinteistä ihmistyötä eli virkakielellä henkilöresurssien käyttöä. Sukututkimusten tekemisten vähentäminen vapauttaa työvoimaa tähänkin tehtävään.

Mikkelin maakunta-arkiston päätös luterilaisten sukututkimusten lopettamisesta ei välttämättä ole lopullinen, sillä arkistolaitos selvittää parhaillaan, miten asiakkaiden toivomia sukututkimuksia ja muita maksullisia palveluja voitaisiin toisin tavoin tuottaa.

Tytti Voutilainen
Maakunta-arkiston johtaja, Mikkelin maakunta-arkisto

7.12.2010

Digiajan mietteitä

Sanotaan, että kuoleman uhatessa saattaa eletty elämä näkyä filminä silmissä. Tietokantasyöttäjän työssä ei ehkä ole tällaista hengenvaaran dramatiikkaa. Eletty elämä pyörii silti filmillä silmien edessä – tuhansien ihmisten elämä ja kuolema monen sadan vuoden ajalta. Heinäkuusta alkaen olen käyttänyt päiväni mikrofilmiluetteloiden ja Vakan tietojen vertailuun, alkuperäisten kirkonkirjojen tarkistamiseen ja ennen kaikkea satojen mikrofilmirullien pyörittämiseen.

Kun vuosikymmenet ja vuosisadat vilisevät lukulaitteen näytöllä silmissä, tuntuu siltä, että mikään ei oikeastaan ole muuttunut 1600-luvulta 1800-luvun lopulle. Kirkon vallan pysyvyys esittäytyy katkeamattomissa rippikirjojen sarjoissa. Vuosisadat ja vallanpitäjät vaihtuvat, mutta kirkonkirjat näyttävät ulkoisesti samanlaisilta.

Tämä muuttumattomuus on tietysti vain näennäistä. Ajan kuluminen näyttäytyy lopulta myös tietokantasyöttäjälle, jolle riittää usein sen ymmärtäminen, että sarakkeen yläreunassa lukee ”döda och begravda”. Muutoksen vain huomaa toisenlaisissa asioissa, kuin historian luennoilla. Puolen vuoden aika riitti hyvin kehittämään kiintymys- ja vihasuhteita eri seurakuntien ja eri vuosisatojen kirjureihin ja opettamaan uudenlaisen suhtautumistavan historian aikakausiin. 1600-luvun loppu ei enää olekaan Kaarle XI:n aikaa, vaan tarkoittaa miellyttävän selkeää ja täsmällistä käsialaa, kun taas 1700-lukua on vaikea uskoa valistuksen vuosisadaksi. Käsiala-analyysin perusteella luulisi vuosisadan kuluneen valtavassa sekasorrossa, joka jatkui vielä pitkälle 1800-luvulle.

Kirjaimiston lisäksi muuttuu myös itse kieli. Mielenkiintoisen lisänsä työhön tuo sen seuraaminen, milloin suomen kieli ilmestyy eri seurakuntien asiakirjoihin. Usein vaihdos tapahtuu aivan 1800-luvun lopulla, mutta ensimmäiset suomeksi kirjatut kirkonkokousten pöytäkirjat tulivat vastaan jo 1700-luvulla. Näiden ensimmäisten suomenkielisten asiakirjojen kielessä on jotain samalla tavoin hellyttävää, kuin ensimmäisiä askeliaan ottavassa lapsessa. Kieli on kömpelöä ja onnahtelevaa, mutta pyrkimys on voimakas ja suunta selvä. Ihan kohta tässä seistään jo tukevasti omilla jaloilla ja lähdetään eteenpäin.

Liisa Vuonokari
Tietokantasyöttäjä, Kansallisarkisto

25.11.2010

Arkistosiirrot tehostavat tilankäyttöä

Arkistolaitokset ovat kaikkialla maailmassa saman ongelman edessä: arkistotilat täyttyvät ennen pitkää. Alkuaan sähköiset aineistot tai paperiasiakirjojen laajamittainenkaan digitointi ei tuo tähän ratkaisua vielä muutamaan vuosikymmeneen, joten perinteinen arkistorakentaminen on vielä kunniassaan. Hämeenlinnan maakunta-arkiston noin vuosi sitten käyttöönotettu uudisrakennus tuo ainoastaan hetkellisen helpotuksen arkistolaitoksen tilatarpeisiin; rakennuksen kapasiteetti on noin 28 000 hyllymetriä (hm).

Hämeenlinnan maakunta-arkistoon siirretään Kansallisarkistosta loppuvuoden aikana 6500 hm ja ensi vuoden alkupuolella vielä lähes 3000 hm arkistoja. Siirtojen myötä Hämeenlinnan maakunta-arkiston aineistomäärä ylittää 20 hyllykilometriä. Siirtojen jälkeen arkistot ovat taas tutkijoiden käytettävissä Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasalissa ja niitä voi tilata kaukolainoina maakunta-arkistoihin ja Kansallisarkiston toimipisteisiin.

Miksi aineistoja siirretään juuri nyt Kansallisarkistosta Hämeeseen? Arkistotilojen logistiseen suunnitteluun vaikuttavat monet tekijät. Nyt puheena olevien siirtojen keskeisin syy on kuitenkin varautuminen Kansallisarkiston tietopalvelun toimintaympäristön muutoksiin. Kansallisarkiston tietopalvelu keskitetään vuoden 2012 alusta Rauhankadulle. Syyt tähän ovat taloudelliset. Emme pysty täysitehoisesti palvelemaan asiakkaitamme kahdessa erillisessä pisteessä supistuvien voimavarojen takia.

Rauhankadun toimipisteen arkistotilat ovat rajalliset. Jotta tutkijasalipalvelu voidaan jatkossa myös nykyisten Sörnäisten käytetyimpien aineistojen osalta turvata parhaalla mahdollisella tavalla, siirretään ensi vuoden aikana jo edellä mainittujen Hämeenlinnaan siirrettävien aineistojen lisäksi eräitä vähemmän käytettyjä aineistoja muihin Kansallisarkiston toimipisteisiin Siltavuoreen ja Sörnäisiin. Vastaavasti niiden tilalle siirretään Sörnäisten toimipisteen käytetyintä aineistoa Rauhankadulle. Pyrkimyksenä on vähentää tarvetta kuljettaa päivittäin tutkijasaliin toimitettavaa aineistoa eri toimipisteiden välillä.

Yhtäältä siirtojen myötä tehostetaan myös arkistolaitoksen tilojen käyttöä ja toisaalta lisätään aineistojen alueellista käytettävyyttä. Kansallisarkiston Hallituskadun toimipiste tarjoaa ministeriöistä vastaanotettujen aineistojen "väliarkiston" säilytys- ja tietopalvelut nykyisessä muodossaan. Eri toimipisteiden välisistä siirroista tiedotetaan lisää myöhemmin.

Markku Mäenpää
Yksikönjohtaja, tietopalveluyksikkö

Juhani Tikkanen
Yksikönjohtaja, viranomaisarkistoyksikkö

19.11.2010

Ihmiseltä ihmiselle - arkistolaitoksen tietopalvelu

Arkistoaineistosta tietoa kaipaava asiakas voi lähestyä Kansallisarkistoa tai maakunta-arkistoja monin eri tavoin. Yhteydenotto sähköpostitse tai puhelimitse on tavallisin tapa, mutta tietopyyntöjä saapuu myös faxin ja perinteisen kirjeen välityksellä. Jotkut puolestaan haluavat kommunikoida kasvokkain käymällä paikan päällä asiakaspalvelussa. Arkistolaitoksella on paljon kanta-asiakkaita, jotka asioivat arkistossa säännöllisesti tutkimustyönsä tai harrastuksensa vuoksi. Lakiasiaintoimistot, pankit, Valtiokonttori ja KELA tarvitsevat selvityspalveluamme virkatoiminnassaan. Suurelle osalle yksityisistä asiakkaista asiointi arkistossa on kuitenkin kertaluonteista ja siten myös ainutkertaista.

Asiakkaalta saapunut tietopyyntö tai henkilökohtaisesti paikan päällä asioiva asiakas ohjataan kysymyksen laadun perusteella joko tutkijasalin asiakaspalveluun tai selvityspalveluun. Kansallisarkistossa ja joissakin maakunta-arkistoissa nämä tietopalvelun osa-alueet toimivat eriytettyinä, toisissa taas samasta pisteestä saa molempia palveluja. Kummassakin tapauksessa asiakkaan asiaa ryhtyy hoitamaan tietopalvelun ammattilainen.

Tietopalvelutyö ja erityisesti selvitysten laatiminen saattavat herättää mielikuvan, että arkistoissa tehtävä työ on rauhallista, hiljaista ja yksinäistä vanhojen asiakirjojen tutkimista makasiineissa – sanalla sanoen stressitöntä rutiinityötä. Tämä näkemys on kaukana todellisuudesta! Tietopalvelutyössä edellytettävän vankan ammattitaidon ja vaitiolovelvollisuuden lisäksi ulospäin suuntautuneisuus, vaihtelevista tilanteista nauttiminen ja toki aito kiinnostus ongelmien ratkaisemiseksi ovat ominaisuuksia, joista on työssä etua.  

Tyypillistä päivää tutkijasalin asiakaspalvelussa ei ole eikä tilanteita tai esitettyjä kysymyksiä voi ennakoida: yhden asiakkaan kanssa tulkitaan 1600-luvun käsialaa, seuraavan kanssa etsitään elinkeinolupaa 1980-luvulta maistraatin arkistosta ja kolmatta opastetaan Digitaaliarkiston ja VAKKA
-arkistotietokannan käytössä. Seuraavana päivänä tarvitaan vanhoja rakennuspiirustuksia, hovioikeuden tuomioita ja urheiluseuran tulosluetteloita.
    
Selvityspalvelussa edellytetään kykyä asettua asiakkaan asemaan ja taitoa saada tarvittavat taustatiedot selvityksen laatimiseksi. Puhelimitse voi ottaa yhteyttä innostunut asiakas, joka on sukututkimusta tehdessään löytänyt merkintöjä mielenkiintoisesta 1700-luvun oikeudenkäyntipöytäkirjasta, jonka haluaisi kopiona itselleen. Toisaalta seuraava puhelu voi tulla asiakkaalta, joka joutuu ottamaan yhteyttä arkistoon raskaassa tai hämmentävässä tilanteessa kuten omaisen perunkirjoitusta hoitaessaan tai oikeudenkäyntiin valmistautuessaan.

Arkistolaitoksen tietopalvelutyön tavoitteena on tyytyväinen asiakas, joka saa haluamansa tiedot tai opastuksen oikeaan osoitteeseen, josta tiedot ovat löydettävissä. Tämän päämäärän saavuttamiseksi tietopalvelussa tehdään ammatillisesti vaativaa, mutta samalla antoisaa ja monipuolista työtä. Tietoa kaipaavan asiakkaan kontakti arkistoon muodostuu nykyisenä sähköistä kanssakäymistä painottavana aikanakin vielä usein henkilökohtaiseksi ihmiseltä ihmiselle palveluksi.

Anna-Maija Kolehmainen-Niskakoski
Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

12.11.2010

Kansainvälinen yhteistyö arkistoprofession määrittelyssä

Varsovan arkistokonferenssin aiheeksi ehdotettiin vuonna 2006  ”Eurooppalainen arkistonhoitaja”. Saksan johtava arkistoteoreetikko Angelika Menne-Haritz totesi siihen, että otsikossa ei saksalaisesta näkökulmasta ollut mieltä. Tällaista arkistonhoitajan konseptia ei ollut olemassa. Ammatin differentoituminen eri traditioiden mukaan oli liian suurta. Niinpä konferenssin teema muotoiltiin  hieman neutraalimmin: ”Archivist: Profession of the Future in Europe”.

Varsovan kokous antoi silti kahdelle Kansainvälisen arkistoneuvoston (ICA) toimielimelle, SPA:lle (Section of Professional Associations) ja EURBICA:lle (European Regional Branch of ICA), tehtäväksi selvittää, onko mahdollista tuottaa arkistonhoitajan pätevyysvaatimukset koko Eurooppaa varten. Varsin pian päädyttiin samaan tulokseen kuin Menne-Haritz. Tällainen määritys ei ole mahdollinen.

ICA:n projektissa on tarkasteltu valmiita tai tekeillä olevia pätevyysmäärityksiä (competency models). Eräs kehittyneimmistä on Ranskan arkistoyhdistyksen määritys, joka joustavasti taipuu erilaisiin ammatillisiin konteksteihin. Työryhmän kokoonpanoon, projektin hallintaan ja palautteen analysointiin kiinnitettiin erityistä huomiota. Työn tuloksena on julkaisu nimeltä ”Référentiel métier : la profession d’archiviste ou les métiers des archives” (tiivistelmä). Sen tarkoituksena on mm. edistää profession tunnettuutta, auttaa koulutussuunnittelussa, helpottaa arkistonhoitajien urasuunnitelua ja palkkaneuvotteluja  sekä edistää professioiden yhteistyötä.

Ranskan pätevyysmäärittelyssä eri tehtävät on ikään kuin ”läpivalaistu”. Niihin liittyvät tiedolliset, tekniset ja käyttäytymiseen liittyvät vaatimukset on kartoitettu. Esimerkiksi seulonta- ja säilytyssuunnitelman laatiminen edellyttää tietoa mm. lainsäädännöstä, historiasta (erityisesti hallintohistoriasta) sekä organisaatioiden toiminnasta. Asiaan liittyviä teknisiä vaatimuksia ovat mm. taito laatia suunnitelma (teknisessä mielessä), arvonmäärityksen taito, ymmärrys tiedon hierarkkisuudesta, kyky tulkita lakitekstiä. Käyttäytymistä koskevia vaatimuksia ovat mm. ihmissuhdetaidot, sinnikkyys ja analyyttisyys. Voidaan keskustella siitä, mikä on kunkin vaatimuksen ”oikea” paikka. Esimerkiksi arvonmäärityksen taito tulisi luultavasti suomalaisessa kontekstissa tiedollisiin eikä teknisiin vaatimuksiin. (Konkreettinen hävitys kuuluu selvemmin tekniseen sektoriin.) Ranskalainen periaate on mielestäni kuitenkin hedelmällinen.

Ranskalainen pätevyysmäärittely ei ole suinkaan ainoa vaan niitä on tehty ainakin Yhdysvalloissa, Alankomaissa (suomennos Arkistoalan ammattiyhdistyksen (AAY) kotisivulla) ja Espanjassa. Sellainen on tekeillä myös Ruotsissa. Kukin on tuonut oman lisänsä vaatimusmäärittelyn metodiikkaan. Eräs on pätevyyksien hierarkkisuus. Puhutaan strategisesta, taktisesta ja operationaalisesta vaativuusalueesta. Tyypillistä tehdyille pätevyysmäärittelyille on se, että ne ovat useimmiten arkistoyhdistysten tekemiä.

ICA:n pätevyysmäärittelyprojekti pyrkii tuottamaan käsikirjan, jossa annetaan viitteitä siitä, miten määrittelyn voisi kansallisella tasolla tehdä. Mitään yleiseurooppalaista pätevyysmäärittelyä ei siis olla tekemässä. Käsikirja valmistuu elokuussa 2011. Keväällä kirjan luonnos tulee ICA:n kotisivulle jäsenistön kommentoitavaksi.

Olisiko meillä tilausta kansalliselle competency model –projektille? Se jää nähtäväksi. Suomessa eivät vastaavat koulutuksen ja edunvalvonnan kysymykset ehkä ole samalla tavoin ajankohtaisia kuin eräissä muissa maissa.  

Jari Lybeck
Erityisavustaja, Kansallisarkisto

4.11.2010

Arkistoalan osaamisen profilointi

Yleisesti ottaen ammatti-identiteetin, eräänlaisen ammatillisen omanarvontunnon kehittymisen edellytyksenä on työn kokeminen arvokkaaksi ja näkemys omasta ammatista osana suurempaa kokonaisuutta sekä työntekijän tietoinen halu ja pyrkimys kehittyä omalla alallaan. Ammattikunnalle yhteistä ammatti-identiteettiä voisi nimittää myös ammattikuvaksi. Tämän kuvan kautta alalla työskentelevä sitoo ajatuksillaan eri osaamisalueet yhteen toimivaksi kokonaisuudeksi. Ulkopuolelta katsottuna ammattikuva taas profiloi tietyn alan edustajat omaksi ammattiryhmäkseen, jonka saattaa mediassa nähdä taistelevan olemassaolostaan tai eduistaan joskus kiivaastikin. Arkistojen edustajia näissä merkeissä tosin tapaa kovin harvoin.

Arkistoalalla - monen muun perinteikkään alan tavoin - ammattikuva on monisäikeinen ja laaja. Kokonaiskuvaan sisältyy sekä akateemista että teknistä osaamista ja jopa käsityöammattien tietotaitoa ja perinteitä. Yhteiskunnan alalle asettamat paineet ovat jatkuvia, mutta tavoitteet usein epämääräisesti formuloituja: aikalaisten näkemys dokumentoinnin ja arkistojen tarpeellisuudesta on usein vähintäänkin kaksijakoinen.

Suomessa arkistolaitos on kouluttanut itse omia akateemisia virkamiehiään jo vuodesta 1936 alkaen. Alkuvaiheessa kurssivaatimukset oli suunnattu henkilöille, jotka pyrkivät maakunta-arkiston johtajaksi tai amanuenssiksi yleisarkistoon. Viranomaiskentällä työskentelevien virkamiesten koulutuksen suunnittelu käynnistyi 1960-luvulla. Tämän, nk. alemman arkistotutkinnon, jonka pohjakoulutusvaatimuksena oli ylioppilastutkinto vaatimukset vahvisti Valtionarkisto vuonna 1969. Edelleen nämä arkistoalan ammatillisen osaamisen tunnistamisen perinteikkäät kaksi tutkintotasoa ovat olemassa, mutta kouluttajatahoissa on valinnanvaraa. Pääväylä arkistoalan asiantuntijatehtävien akateemiseen ammattiosaamiseen kulkee edelleen yliopistojen ja korkeakoulujen läpi. Alan muihin tehtäviin on mahdollista kouluttautua joko ammatillisen koulutusväylän tai aikuiskoulutuksen kautta esim. näyttötutkinnolla. Asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttäminen vaatii osaajia asiakirjatiedon elinkaarihallinnan kaikkiin vaiheisiin.    

Alan koulutustarpeet muuttuvat yhteiskunnan vaatimusten muuttuessa, samoin koulutuksen tavat ja muodot on asetettava aika ajoin haasteille alttiiksi. Toimivan asiakirjatiedon elinkaarihallinnan organisoinnin kannalta tärkein kysymys on, miten epäselvästi määrittyvistä yhteiskunnan toimeksiannoista tai vähenevistä resursseista riippumatta joka päivä luodaan sellainen työskentelyilmapiiri, jossa jokainen arkistoalan osaaja/ammattilainen taustaorganisaatiostaan riippumatta tuo työpaikalleen parhaan mahdollisen työpanoksensa. Paljon siteerattu johtamistutkija HAMEL (2007) listaa työyhteisössä tarvittavat inhimilliset tiedot ja kyvyt seuraavasti: tottelevaisuus, huolellisuus, tieto-taito-älykkyys, aloitekyky, luovuus ja intohimo. Hamelin tutkimuksien mukaan osaamisjakauma voidaan kuvata numeerisella luokittelulla eli nämä inhimilliset taidot ja kyvyt olisivat järjestettävissä ja pisteytettävissä hierarkkisesti. Yllättävää kyllä, tässä osaamisjakautumassa tottelevaisuudesta saa Hamelin prosenttiosuusmittauksissa vain 0 pistettä, sen sijaan intohimosta saa 35 pistettä sadasta. Hänen mukaansa aloitekyky, luovuus ja intohimo ovat ihmiselle annettuja lahjoja. Ne edistävät oppimista, osaamisen kehittämistä ja luovuutta.

Anne Wilenius
Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

26.10.2010

Asiakkuuksien johtaminen

Yrityspuolella puhutaan tätä nykyä asiakkuuksien johtamisesta. Keskeistä tässä uudessa johtamisnäkökulmassa on, että asiakaskuntaa ei nähdä yhtenä kasvottomana massana. Asiakaskunnasta kerätään tietoa, jonka perusteella se kyetään segmentoimaan eli ryhmittelemään palvelutarjonnan kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla. Palveluita kehitetään eri asiakassegmenttien tarpeiden mukaisella tavalla. Tavoitteena on, että asiakas on tyytyväinen palveluun samalla kun yritys kykenee optimoimaan sen kustannustehokkaan tuottamisen.

Tänne julkiseen hallintoon vietynä asiakkuuksien johtaminen voisi olla asiakkaiden näkemistä viraston keskeisenä sidosryhmänä, toiminnan kehittämiskumppanina. Tässä näkökulmassa sinänsä ei ole mitään uuttaa. Asiakkuuksien johtaminen nostaa kuitenkin keskiöön kumppanuusajatteluun oleellisesti kuuluvan win-win –ulottuvuuden: kumppaanuuden pitää tuottaa molemminpuolista hyötyä. Julkisen hallinnon palveluiden kehittämisessä tämä tarkoittaisi sitä, että virasto ottaa huomioon asiakkaiden erilaiset tarpeet ja asiakas ottaa huomioon viraston mahdollisuudet tuottaa erilaisia palveluita.

Valtionhallinnon virastoille on luvassa vain niukkenevia resursseja. Niitä hallinnon kehittämisestä vastaava ministeriö kehottaa kompensoimaan sähköisiä palveluita kehittämällä. Arkistolaitokselle tämä on erityisen merkittävä tehtävistä selviytymisen edellytys. Henkilöstömenot ovat ainoa kululaji, josta paljon kiinteistökapasiteettia vaativaa kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä säilyttävä laitos voi säästää. Sähköisiin palveluihin on siis mentävä, eikä vaihtoehtoisia perinteisiä palveluita ole mahdollista niiden rinnalla ylläpitää. Tämä on reunaehto, jonka puitteissa arkistolaitoksessa koetetaan positiivisia asiakaskohtaamisia tuottaa.

Uskomme, että sekä nykyisessä että potentiaalisessa asiakaskunnassamme on asiakkaita, joille sähköiset palvelut merkitsevät palvelun parantumista. Tiedämme, että nykyisessä asiakaskunnassamme on myös asiakkaita, joille henkilökohtaiseen kohtaamiseen perustuvan palvelun väheneminen merkitsee ainoastaan palvelun huononemista. Molempia ryhmiä tarvitsemme sekä sähköisten palveluiden rakentamisen että niiden jatkuvan kehittämisen kumppaneiksi. Yhteinen tavoitteemmehan on, että sähköinenkin palvelu olisi positiivinen kokemus ja win-tilanne myös asiakkaille.

Asiakkaiden äänen kuulemiseksi tulemme tekemään erilaisia asiakaskyselyitä, joilla selvitämme asiakaskuntamme rakennetta, sen näkemyksiä erilaisista palveluistamme ja niiden käyttöastetta. Tässäkin blogissa on myös esitetty asiakkaille kutsua osallistua palveluiden kehittämistyöhön kanssamme, ja uudistan kutsun jälleen kerran. Asiakkaiden tarpeita ja palvelujemme kykyä vastata niihin tulemme selvittämään tutkimuksen keinoin yhteistyössä Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen (INFIM) kanssa. Palveluiden kehittämistyö tullaan suuntaamaan asiakaskyselyiden ja tutkimustulosten osoittamien tarpeiden mukaisesti.

INFIM-laitoksella on käynnistymässä kaksi opinnäytetyötä, joista toisessa selvitetään sähköisten tietopalvelujen saavutettavuutta kotisivullamme, ja toisessa ensi vuoden aikana käyttöön otettavan Astia-hakujärjestelmän käytettävyyttä. Molemmissa tutkimuksissa tullaan haastattelemaan pientä asiakasjoukkoa ja havainnoimaan heidän toimintaansa todellisessa palveluiden käyttötilanteessa. Tutkimuksiin tullaan pian hakemaan vapaaehtoisia osallistujia. Toivon, että asiakaskunnassamme löytyy halukkuutta lähteä kanssamme kumppanuuteen myös vastaamalla kyselyihimme ja osallistumalla käynnistettäviin tutkimushankkeisiin.

Jaana Kilkki
Tietopalvelun vastuualueen johtaja

19.10.2010

Otetaan selvää

Kiertääkö suvussasi tarina esi-isästä, joka joutui käräjille riitaannuttuaan naapurinsa kanssa? Onko perheessäsi vaiettu salaisuus, kuka olikaan isoäidin biologinen isä? Oletko hukannut koulutodistuksesi ja tarvitsisit nyt virallista todistusta opinnoistasi? Onko sukunne yhteiskäytössä olevan kesämökin todellisesta omistajasta epätietoisuutta? Tai haluaisitko ottaa uudelleen käyttöön suvussanne aikanaan käytössä olleen harvinaisen sukunimen?

Yllä kuvatun kaltaiset tilanteet ovat hyviä lähtökohtia ottaa yhteyttä arkistolaitokseen – Kansallisarkistoon tai johonkin maakunta-arkistoista. Ennen yhteydenottoa voit tarkastaa arkistolaitoksen kotisivuilta löytyvästä piirijakokartasta, minkä yksikön arkistojen kätköistä asiaan voisi löytyä lisätietoa. Arkistoista voi löytyä vastaus kysymyksiin, joiden et ehkä edes odottanut ikinä ratkeavan. Toisaalta, selvityspyyntöä tehdessä on kuitenkin aina varauduttava siihen, että kyseistä tietoa ei mahdollisesti löydy. Kaikkea ei ole koskaan kirjoitettu ylös, asiakirjat ovat voineet tuhoutua tai niitä ei ole luovutettu arkistoon.

Halutessasi tietoja menneistä ajoista olet tervetullut arkistoon tutkimaan! Joskus on kuitenkin niin, että arkistosta tarvitaan vain jokin tietty asiakirja, yksittäinen päivämäärä, nimi, kellonaika tai muu tieto, jonka arkiston henkilökunta voi helposti kaivaa esiin. Tällöin ei ehkä ole tarkoituksenmukaista matkustaa pitkiä matkoja kyseistä asiakirjaa säilyttävään arkistoon, vaan voi olla järkevää tehdä selvityspyyntö. Selvityksistä peritään arkistolaitoksen hinnaston mukainen maksu käyttötarkoituksesta, selvityksiin kuluvasta ajasta sekä jäljenteiden määrästä ja laadusta riippuen.

Arkistolaitoksen selvityspalveluhenkilökunta ottaa vastaan hyvin vaihtelevia selvityspyyntöjä. Tavallisia ovat kopiotilaukset perukirjoista, lainhuudoista, kauppakirjoista ja päättötodistuksista. Usein kysytään myös adoptio- ja holhousasiakirjoja sekä isyyden todistamista koskevia päätöksiä. Näiden melko rutiininomaisten selvitysten lisäksi arkistosta voi tilata melkein mitä vain – jos vain lähtötiedot ovat riittävät, voi löytyä mitä yllättävimpiä asiakirjoja. Kiinnostaisivatko esimerkiksi kansanlaulujen nuottipiirrokset, kasvisruokaohjeet tai murhapaikkaa kuvaava kartta?

Suuri osa arkistolaitoksen säilyttämästä asiakirja-aineistosta on vapaasti tutkittavissa ja kopioitavissa. Erityisesti viranomaisten arkistoissa on kuitenkin tiettyjä lainsäädäntöön perustuen käyttörajoitettuja asiakirjoja. Esimerkiksi alle sata vuotta vanhojen holhousasiain pöytäkirjojen tutkiminen ja kopiointi on rajoitettua. Rajoitetustakin aineistosta voi eräin ehdoin saada kopioita. Tällöin on aina täytettävä käyttölupahakemus. Arkistolaitoksen henkilökunta neuvoo mielellään käyttölupa-asioissa.

Selvitysten teko asiakirja-aineistosta on asiakkaan ja arkiston henkilökunnan yhteistyötä. Yhdistämällä eri ihmisten tiedot voidaan selvittää asioita, joita kukaan ei yksin olisi kyennyt ratkaisemaan. Toimiva yhteistyö on palkitsevaa puolin ja toisin, joten toivomme asiakkaiden hyödyntävän selvityspalveluamme.

Annu Hanhela
Tutkija, Vaasan maakunta-arkisto

12.10.2010

Aikamatka 1799

Eräänä päivänä vuonna 1799 kauppias Abraham Falanderin talossa Vanhassa Vaasassa on käynnissä touhukas valmistelu. Parikymmentä pientä piikaa ja renkiä ahertaa erilaisissa askareissa: yksi ryhmä valmistaa muodikasta makeaa ruokalajia syllabubia, toiset maalaavat kasveja Linnaeuksen hengessä. Falanderin kauppahuoneen alati kasvava laivasto saa kyynäräkaupalla uutta vahvaa köyttä näppärien punojien avustuksella. Yläkerran salissa ollaan käytöskoulussa ja opetellaan muotitanssia polskaa.

Mitä oikeastaan on tekeillä?

Falanderin apujoukko ei tarkemmin katsoen koostu 1700-luvun lopulla eläneistä lapsista vaan nyky-Vaasan kuudesluokkalaisista. He ovat kuitenkin päätyneet vuoteen 1799 – aikamatkan avulla. Tekniikka tähän on seuraava: lasketaan yhteen ääneen taaksepäin 3…, 2…, 1… ja napsautetaan sormia! Yht’äkkiä janinat ja teemut ovat vaihtuneet aliisoiksi ja reinholdeiksi. Toinen on torpparin lapsi ja työskentelee jo nuoresta iästään huolimatta perheen elannon eteen kun taas toinen opiskelee triviaalikoulussa tullakseen isänsä tavoin papiksi. Ajanmukainen vaatetus, essut ja myssyt, sekä nykyisin museona toimivan Falanderin talon autenttisuus auttavat menneeseen siirtymisessä.

Aikamatkalla jokaisella osallistujalla on siis aikakauden mukainen roolihahmo, jonka kautta hän voi tarkastella mennyttä maailmaa. Myös aikuiset ovat uusissa rooleissa. Tuossa on mamselli Anna, joka tomeralla otteella opettaa lapset käyttäytymään 1700-luvun etiketin mukaisesti. Tuo arvokkaan näköinen frakkiherra taas on itse kauppias Falander, hänet kohdatessa on syytä kumartaa tai niiata erityisen kauniisti. Opettaja on päässyt piika- ja renkijoukon jatkoksi.

Aikamatkalla on myös tositapahtumiin pohjaava taustatarina. Vuonna 1799 Vaasassa vieraili italialainen tutkimusmatkailija Giuseppe Acerbi, jonka matkan päämääränä oli pohjoinen Nordkapp. Acerbin vuonna 1802 ilmestyneen matkakertomuksen Vaasan-osuudessa ei tosin mainita kauppias Falanderia, mutta italialainen on hyvinkin voinut vierailla kauniissa ”Falanderska gårdenissa”, kaupungin ensimmäisessä yksityisessä kivitalossa. Talossa nyt tehtävät toimet liittyvätkin Acerbin vierailun valmisteluun.

Vaasassa elo-syyskuussa järjestetyt 1799-aikamatkat olivat usean paikallisen kulttuuritahon yhteisponnistus. Koko Vaasan kuudesluokkalaiset kutsuttiin kymmenenä päivänä pidettyihin suomen- ja ruotsinkielisiin matkoihin ja niihin osallistui yhteensä yli 500 koululaista opettajineen. Primus motorina järjestelyissä toimi Pohjanmaan lastenkulttuuriverkosto BARK. Vaasan maakunta-arkiston henkilöstöä oli mukana aikamatkojen toteutuksessa toimien aktiviteettipisteillä ohjaajina 1700-luvun rooleissa. Lisäksi maakunta-arkistossa kerättiin kouluille paketti nk. Vanhaa Vaasaa (kaupunki ennen vuoden 1852 paloa) käsittelevästä arkistoaineistosta. Pakettiin sisältyi kopioita Vanhan Vaasan kartoista ja asemakaavoista, kaupungin triviaalikoulun asiakirjoista, Mustasaaren-Vaasan seurakunnan kirkonkirjoista sekä 1700-luvun perukirjoista. Materiaalin avulla kouluissa voitiin tutustua aikakauden Vaasaan jo ennen aikamatkaa.

Roolihahmojen ja aktiviteettien avulla koululaisilla oli mahdollisuus oppia moninaisia asioita aikamatkakohteestaan. Sosiaaliset erot tulivat ilmi roolihahmojen erilaisen yhteiskunnallisen aseman kautta. Aikakauden aatteista nousi esiin linneläinen luonnontiedeinnostus. Ajan mentaliteeteista kertoivat erilaiset suhtautumiset suosittuun polskaan: jotkut hengenmiehethän varoittivat sen transsinkaltaiseen tilaan vaivuttavasta vauhdista. Herrasväen eri käänteissä käyttämä maailmankieli ei ollutkaan englanti vaan ranska. Eroavuuksien rinnalla huomattiin ehkä myös yhtymäkohtia omaan aikaamme. Yhtenä kantavana teemana 1799-aikamatkoilla oli monikulttuurisuus ja -kielisyys.

Opettajilta ja oppilailta kiitosta keränneet aikamatkat olivat opettavainen kokemus myös meille järjestelevissä tahoissa toimiville. Historian eläväksi tekeminen ja osallistuva oppiminen ovat varteenotettavia keinoja saada uudet sukupolvet kiinnostumaan menneestä ja sen lähteistä. Arkistolaitoksen strategiaan 2015 on kirjattu arkistopedagogisen toiminnan kehittäminen, joten odotettavissa lähitulevaisuudessa on monenlaisia aikamatkoja niin lapsille kuin aikuisille.

Mikko Nykänen
Tutkija, Vaasan maakunta-arkisto

1.10.2010

Syntysähköisten aineistojen tutkimuksellinen käyttö edellyttää selvityksiä

Tulevan tutkimuksen lähdeaineistoa tuottavia julkisen hallinnon prosesseja hoidetaan lähes yksinomaan sähköisissä tietojärjestelmissä. Yhä edelleen harvat näistä tietojärjestelmistä ovat ominaisuuksiltaan sellaisia, että niissä käsiteltävät tiedot on mahdollista myös säilyttää sähköisesti. Näin siitä huolimatta, että Suomessa on ollut jo useiden vuosien ajan erityisesti asianhallintajärjestelmiä, jotka täyttävät arkistolaitoksen asettamat vaatimukset tiedon elinkaaren hallinnasta ja tiedon syntykontekstin riittävästä todentumisesta. Hallinto ja etenkin sen käytössä olevat tietojärjestelmät kehittyvät ja uusiutuvat monta vuotta kestävän syklin mukaisesti. Jokaisen uuden tietojärjestelmän yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi tulisikin asettaa tietojen sähköinen säilyttäminen. Tietojen tulostaminen paperille ei voi enää olla kenenkään mielestä tuottavaa toimintaa. Tietojen uudelleen käyttö eli tutkimuksellinen hyödyntäminen hankaloituu, kun tulostuksen yhteydessä asiakirjan monipuoliset hakuominaisuudet usein häviävät ja kun tarvittava asiakirja täytyy hakea tutkijan tai muun tiedon tarvitsijan käyttöön arkistosta.

Arkistolaitoksen sähköinen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) on valtionhallinnon organisaatioiden käytettävissä helmikuun alusta 2011 alkaen. Valitettavasti ensimmäisinä vuosina VAPA-palvelua pystyvät hyödyntämään vain harvat organisaatiot. Käytettävissä olevien tietojen mukaan VAPA-palveluun tallennettavien aineistojen määrä kasvaisi vuoden 2015 tietämillä. Siinä vaiheessa yhä useamman organisaation tietojärjestelmät ovat saavuttaneet VAPA-palvelun käytön edellyttämän kypsyystason. 
Sähköisten aineistojen tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle vaiheittain

VAPA-järjestelmässä on heti sen valmistuttua toiminnallisuudet, jotka mahdollistavat sähköisten tietojen haettavuuden ja saatavuuden arkistolaitoksen asiakas- ja tilausjärjestelmän ASTIAn kautta. Näitä toiminnallisuuksia ei kuitenkaan heti oteta käyttöön, vaan VAPA-palveluun siirretystä sähköisestä aineistosta annettavasta tietopalvelusta vastaa se organisaatio, joka on aineistoaan VAPA-palveluun tallentanut.  Organisaatiolla on suorakäyttöyhteys omaan aineistoonsa. Tietopalvelua koskevaan rajaukseen vaikuttavat lainsäädäntö, siirrettävän aineiston tuoreus ja metatietojen sisältöön kohdentuvat epävarmuustekijät. Sähköiset aineistot siirretään arkistolaitokseen keskimäärin noin vuoden kuluttua operatiivisen käsittelyprosessin päättymisestä.

Sähköisen aineiston tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle vaiheittain siirtosopimuksessa määritellyn ajan kuluttua. Tämä edellyttää sitä, että aineiston metatiedot ovat kunnossa ja että julkisiin metatietokenttiin ei ole tallennettu yksittäistä henkilöä koskevia tietoja. Metatietokenttien tietojen oikeellisuuden tarkistaminen on aineiston omistavan organisaation tehtävä. Pahimmassa tapauksessa tehtävä voi olla mittava, joten on tarkoituksenmukaista kysyä, tarvitaanko sittenkin entistä yksityiskohtaisempaa metatietoihin liittyvää ohjeistusta kuin mitä arkistolaitoksen SÄHKE-normit ovat tähän asti sisältäneet. Yksityiskohtaisemman säätelyn lisääminen ei välttämättä herätä tyytyväistä hyrinää, mutta joitakin linjauksia pitänee tehdä, jotta sähköisten aineistojen tutkimuksellinen käyttö olisi edes jollakin aikajänteellä laajemmassa mittakaavassa mahdollista.

Nykyinen henkilötietolaki ei salli asianhallintajärjestelmissä syntyneiden tietojen avointa Internet-hakua, koska asianhallintajärjestelmä on henkilörekisteri. Siten VAPA-palveluun siirrettävien, pääsääntöisesti asianhallintajärjestelmissä tuotettujen tietojen julkista, organisaatioriippumatonta Internet-hakua ei voida ASTIAn kautta toteuttaa – edes hyvin rajallisin hakukriteerein.  Kun arkistolaitos ryhtyy todennäköisesti muutaman vuoden sisällä hoitamaan asteittain sähköisen aineiston tietopalvelutehtäviä, on sitä ennen lopullisesti ratkaistava sähköisen aineiston hakua ja käyttöä koskevat menettelytavat. Todennäköistä on, että julkisen sähköisen aineiston hakeminen ja käyttö edellyttävät vahvaa tunnistautumista ja käyttölupaa.

Tutkijoiden haave sähköisten tietojen monipuolisesta haettavuudesta ja tietojen yhdistämismahdollisuuksista antaa odottaa itseään.  Häviääkö julkisen hallinnon sähköisen asioinnin tavoitetilasta jotakin, jos ja kun sähköiset tiedot eivät ole lähitulevaisuudessa käytettävissä yhteismitallisesti?

Toisaalta voidaan kysyä, miten tutkija ymmärtää käyttämiensä yksittäisten sähköisten tietojen kontekstin. Lainsäädäntö ja sen muutokset vaikuttavat organisaatioiden tuottamiin tietoihin, jolloin tietojen yhteismitallisuus pitemmällä aikajanalla tarkasteltuna tuo tiettyjä haasteita tietojen tulkintaan. Sen takia on vielä pohdittava, pitääkö hallinnossa käytettävien tietojärjestelmien tuottamiin aineistoihin lisätä tutkijoita varten erillisiä kuvailutietoja, jotka helpottavat tiedon ymmärtämistä. 

Avoimia kysymyksiä on toistaiseksi paljon ja vastausten muotoutuminen vie oman aikansa. Täytyy vain toivoa, ettei tämä aika ole pitkä.

Päivi Happonen
Kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto

27.9.2010

Kansallisarkiston näyttelytoiminta

Syyskuun 16. päivänä Kansallisarkistossa avattiin juhlallisin menoin näyttely ”Suomi-Meksiko 2010”. Avajaisiin osallistui noin 400 kutsuvierasta. Näyttelyn avasi presidentti Tarja Halonen.

Perinteisten näyttelyiden järjestäminen on työlästä ja vie paljon aikaa. On keskusteltu siitä vastaako hyöty panosta. Käykö näyttelyissä tarpeeksi väkeä? Saadaanko julkisuutta, ylitetäänkö uutiskynnystä? Riittääkö, että näyttelyiden avajaiset ovat suosittuja? Olisi tärkeää saada yleisö liikkeelle myös avajaisten jälkeen. Tämä on ongelma varsinkin Helsingissä, jossa kulttuuritarjonta on suuri. Tiedottamisen ongelmista pitäisi keskustella enemmän.

Tästä huolimatta on tärkeää, että myös arkistot suuntautuvat aktiivisesti ulospäin. Näyttelyiden avulla pyritään tavoittamaan uusia asiakasryhmiä, esim. koululaisten ja nuorten tavoittaminen on tärkeää. Passiivinen asiakkaiden ja käyttäjien odottelu ei enää riitä.

Kansallisarkisto järjestää vuodessa 1-2 perinteistä näyttelyä. Näyttelyt järjestetään nykyään melkein poikkeuksetta yhteistyöprojekteina muiden tahojen kanssa. Yhteistyöprojekteissa voi hyödyntää laajempia aineistoja, monipuolisempaa asiantuntemusta, leveämpiä verkostoja sekä jakaa työtaakkaa ja kustannuksia. Hyöty on näin molemminpuolista.

Perinteisten näyttelyiden lisäksi arkistot järjestävät verkkonäyttelyitä. Ensi vuonna käynnistyy arkistolaitoksen yhteinen verkkonäyttelyhanke teemalla ”Arkistot kertovat”. Jokainen arkistolaitoksen yksikkö (Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot) esittää vuoden aikana 5-11 asiakirjaa omista arkistoistaan. Näyttelyssä ei ole tarkoitus esittää asiakirjoja, jotka liittyvät merkittäviin kansallisiin tapahtumiin vaan tarkoitus on tuoda esille arkisia asioita, jotka valottavat tavallisen ihmisen elämää. Ideana on myös saada yleisö osallistumaan näyttelyyn pyytämällä heiltä vinkkejä aiheista.

Verkkonäyttelyiden etuna on se, että ne saavuttavat aivan erilaisia katsojamääriä kun perinteiset näyttelyt. Verkkonäyttelyitä voi myös suunnitella esim. kouluille historiaopetuksen tueksi tai jollekin muulle varta vasten valitulle kohderyhmälle.

Kaikki näyttelyt vaativat paljon työtä ja panostusta. Hyvän näyttelyn pohjana on hyvä suunnittelu ja
mielenkiintoinen käsikirjoitus. Sekä perinteiset näyttelyt että verkkonäyttelyt puolustavat paikkansa.
On tärkeää, että Kansallisarkisto kulttuurilaitoksena tarjoaa uusille kohderyhmille mahdollisuuden tutustua alkuperäisiin lähteisiin jolloin kosketus historiaan konkretisoituu. Verkkonäyttelyt eivät täytä tätä vaatimusta mutta toisaalta levikki on rajaton ja antaa mahdollisuuksia saavuttaa suuria yleisöjoukkoja.

Christina Forssell
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

17.9.2010

Otanta elämästä

Sateisena kesäkuun 18. päivänä mustahiuksinen ja pyöreäposkinen tyttölapsi näkee päivänvalon keskussairaalan vihreässä huoneessa. Siinäpä oikea onnentyttö, historian tekijä jo pienenä punaisena parkujana, jonka kriittiset mitat neuvolantäti naputtaa asiakastietojärjestelmään. Tyttö on osa otantaa: tässä tapauksessa 18. ja 28. päivä syntyneiden joukkoa, joiden valikoidut elämänvaiheet tulevat tallentumaan arkistolaitoksen päätöksellä osaksi kansallista kulttuuriperintöä.

Tyttösen elämä jatkuu vaiherikkaissa merkeissä. Lapsi on tullut vaariinsa, sanoo joku. Historian lehdille kirjautuu tieto otsaan pudonneesta taulusta sekä pulleasta mustaherukasta, jonka nuori naislääkäri näppärästi onkii syvältä lapsen sieraimesta. Vaariakin vietiin aikanaan lääkäriin ongenkoukku korvassa, mutta koska vaari on syntynyt 23. päivä, on tutkijoiden vaikea todistaa päivystyksessä asioinnin perinnöllisyyttä.

Lapsi varttuu nuoreksi naiseksi, opiskelee lääkäriksi ja lankeaa äidin varoituksista huolimatta pikavippien houkutuksiin. Tämän toteavat myös ulosottoviranomaiset ja neitonen päätyy todisteeksi ajan ilmiöstä. Myös ulosoton keskeiset tiedot kuuluvat syntymäpäiväotannan piiriin ja säilytetään pysyvästi, toki yksilönsuoja ja tietoturva huomioiden. Velat tulevat onneksi maksetuiksi ja helpottunut nuori nainen rakastuu ulosottomieheen.

Nuori pari saa heti kohta perheenlisäystä. Ulosottomies on kuitenkin kelvoton puoliso ja nuori äiti lapsineen ja laukkuineen muuttaa mummolaan. Onneksi kaupungin sosiaalitoimesta saa apua. Perheneuvola auttaa ja äidin asiakastiedoista tulee sosiaalihistorian tutkimusaineistoa. Terapiassa käytyään ulosottomieskin ryhdistäytyy ja saa uuden mahdollisuuden.

Keski-ikäistyvän naisen elämä on työntäyteistä ja seesteistä. Enempää asiakirjoja ei synny ulosotto- tai sosiaalitoimen arkistoihin, vankeinhuollosta puhumattakaan. Ainoastaan liian innokkaasta kasvimaan kuopimisesta ärtynyt selkä tukevoittaa potilaskertomusta.

Ja niin kääntyy elämä ehtoopuolelle. Vuosia sitten leskeksi jääneelle harmaapäiselle rouvalle on onneksi kertynyt mukavasti säästöjä. Iloisen vanhuksen vireää sosiaalista elämää hankaloittavat muistihäiriöt, ja kun hän haaskaa säästönsä ylelliseen elämään sulavan savolaisen Julkusen kanssa, hakee poika äitinsä holhoukseen. Vielä vanhoilla päivillänsä hän tekee historiaa ja saa ikioman pysyvästi säilytettävän asiakirjavihkon maistraatin arkistoon.

Syntymäpäiväotanta on erityisesti Pohjoismaille tyypillinen otantamenetelmä, joka mahdollistaa paitsi tilastollisen tutkimuksen, myös henkilön elämänkaaren seuraamisen ”kehdosta hautaan”. Syntymäpäivään ei vaikuta maantiede tai yhteiskuntaluokka, joten otantaan sisältyvä aineisto on tutkimuksen näkökulmasta neutraalia. Otantoja otetaan erityisesti sellaisista tutkimuksellisesti mielenkiintoisista massa-aineistoista, jota ei suuren määrän takia pystytä säilyttämään kokonaan. Otanta 8., 18. ja 28. päivä syntyneistä kattaa noin 10 % ja 18. ja 28. päivä syntyneistä 6 % massasta. Otanta-aineistoja on muun muassa Kansaneläkelaitoksella, verotoimistoilla, työvoimatoimistoilla, sosiaaliviranomaisilla ja terveydenhuollon toimintayksiköillä, suuri osa henkilöstä kertyvistä tiedoista jää kuitenkin otannan ulkopuolelle. 

Syntymäpäiväotantoihin kuuluvat tiedot ovat tyypillisesti yksilönsuojan vuoksi salassapidettäviä. Tietoja luovutetaan tutkijoiden käyttöön ainoastaan lainsäädännön sallimissa rajoissa.

Minna-Liisa Mäkiranta
Ylitarkastaja, Joensuun maakunta-arkisto

13.9.2010

Mihin maakunta-arkistoja tarvitaan?

Suomen maakunta-arkistoverkostossa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia sitten 1970-luvun alun jolloin Joensuun maakunta-arkisto perustettiin. Piirijakoon on tehty pieniä muutoksia niin, että piirirajat noudattavat nykyisiä maakuntarajoja. Perusrakenteesta löytyy edelleen 1700-luvun läänijako, jota maakunta-arkistojen ensimmäisessä perustamisvaiheessa 1920-luvun lopulta lähtien pidettiin perusteltuna vastaanotettavan viranomaisaineiston ryhmittelyn ja säilyttämisen kannalta.

Muuttumattomuus on kuitenkin näennäistä, todellisuudessa maakunta-arkistojen toiminta ja toiminnot ovat kehittyneet ja monipuolistuneet. Vuoden 1994 arkistolain myötä alkoi kehitys kohti yhtenäistä arkistolaitosta, jonka muodostavat Kansallisarkisto ja 7 maakunta-arkistoa. Vuoteen 2015 ulottuvan strategian mukaisesti maakunta-arkistojen tehtäviä ja piirijaon tarkoituksenmukaisuutta arvioidaan parhaillaan ja tavoitteena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa yhtenäisenä kokonaisuutena.

Toimintaympäristön muutokset edellyttävät nykyisten toimintamallien kriittistä arviointia. Maakunta-arkistojen on syytä tuoda esiin omat näkemyksensä alueellisen arkistoinstituution tehtävistä ja merkityksestä nyt ja tulevaisuudessa. Keskeistä on määritellä ne tehtävät, joita arkistolaitoksen on perusteltua hoitaa alueellisen organisaation kautta, päätettävä niihin käytettävistä resursseista ja sen jälkeen muutettava organisaatio näitä tavoitteita parhaiten palvelevaksi.

Toimintaympäristön muutos on monitahoinen kokonaisuus, joka vaikuttaa eri tavoin arkistolaitoksen eri tehtäväalueilla. Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan osalta maakunta-arkistot ovat perinteisesti ohjanneet eri keinoin omassa piirissään toimivia arkistonmuodostajia, lähinnä julkishallinnon organisaatioita. Valtionhallinnon muutokset ovat johtaneet tilanteeseen, jossa yhä harvemman viranomaisen piiri vastaa maakunta-arkiston piiriä. Valtakunnalliset tietojärjestelmät yhdenmukaistavat asiakirjahallintoa kaikilla hallinnonaloilla siinä määrin, että yksittäisen viranomaisen ohjaaminen alueellisella tai paikallisella tasolla menettää merkitystään. Toisaalta Suomessa on edelleen yli 300 kuntaa, joiden ohjauksessa maakunta-arkistot ovat onnistuneet hyvin. Pääsääntöisesti kunnat ovat pitäneet arkistolaitoksen ohjaustoimintaa omaa toimintaansa tukevana yhteistyönä, ei niinkään valtion viranomaisen valvontatoimena. Toisaalta on arvioitava ovatko tulokset riittäviä suhteessa käytettyihin resursseihin.

Turun maakunta-arkiston eläkkeelle siirtynyt johtaja Riitta Sihvonen luonnehti Turun Sanomien haastattelussa maakunta-arkistoa eräänlaiseksi kulttuurilaitokseksi. Varovainen ilmaisu on oikeutettu kaupungissa, jonka kulttuuritoimen budjetti on huomattavasti koko arkistolaitoksen budjettia suurempi ja yksityiset kulttuurilaitokset ovat kasvaneet voimakkaasti. Pienemmissä maakunta-arkistokaupungeissa maakunta-arkiston suhteellinen painoarvo on suurempi. Maakunta-arkisto on voinut aidosti profiloitua kaupunkinsa ja alueensa kulttuuritarjonnan osana. Nykyinen maakunta-arkistoverkosto on kuitenkin liian harva, jotta tällaista profiloitumista voitaisiin toteuttaa edes kaikkien suurimpien aluekeskusten kohdalla. Näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen on toteutettava arkistolaitoksen yhteisin ponnistuksin, jossa vahvoilla alueellisilla yhteistyöverkostoilla kuitenkin voi olla merkittävä rooli.

Vastaavaa vertailua ja arviointia voidaan tehdä maakunta-arkistojen kaikkien nykyisten ja eräiden mahdollisten uusien tehtävien osalta. Arvioinnissa on tärkeää kartoittaa yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden rooli ja odotukset. Todennäköisesti niissä korostuu palvelujen saatavuus, saavutettavuus ja laatu, ei niinkään se miten arkistolaitos niiden tuottajana on organisoitunut.

Ruotsin arkistolaitos siirtyi tämän vuoden alusta yhden viranomaisen malliin (en-myndighet). Maakunta-arkistot ovat jatkossa Riksarkivetin yksiköitä ja jatkavat, ainakin toistaiseksi, entisillä nimillään entisissä kiinteistöissään. Organisaatiomuutos tuskin pysähtyy tähän, mutta näyttää siltä, että tietylle jatkuvuudelle annettiin arvoa muutostilanteessa. Suomessa maakunta-arkistot ovat nykyisillä nimillään ja keskeisillä paikoilla sijaitsevine rakennuksineen alueellisesti hyvin tunnettuja toimijoita. Näiden kiveen hakattujen nimien ja paksujen seinien takana on kuitenkin halua ja kykyä tehdä ja toteuttaa muutoksia. Arkistolaitos voi jatkossa toimia entistä yhtenäisemmin valtakunnallisesti ja kansainvälisesti, ja samalla vahvistaa alueellista toimintaansa huolella valituilla tehtäväalueilla.

Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja (ma), Turun maakunta-arkisto

3.9.2010

Portin uudet kuviot

Arkistolaitoksen Portti-käyttäjäpalvelun sisältö on ollut parin viime kuukauden aikana runsaassa kasvussa. Arkistoaineistoja koskevia tietoympäristöjä on laadittu kesäkuusta lähtien ensin 10 kappaleen kuukausitahtiin, mutta syyskuussa valmistunee yhteensä jo 18 uutta ympäristöä. Kiitos tästä kirjoittajatiimillemme sekä meneillään olevaan digitointiprojektiin liittyvälle arkistojen käytettävyyden parantamiselle, joka mahdollistaa työn suorittamiseen tarvittavan resurssin. Portti säilyy vuoden loppuun saakka kiivaan rakentamisen tilassa, kun vanhaa sisältöä poistetaan ja uutta otetaan käyttöön. Edempänä kerrotaan lisää siitä, mitä Porttiin on tulossa.

Portin taustalla on uudenlainen tietopalvelufilosofia, joka pohjautuu verkkopalvelun parantuneisiin edellytyksiin sekä jatkuvasti kasvavaan Digitaaliarkistoon. Koska aineistoa on saatavilla verkon yli yhä enemmän, oli aika rakentaa järjestelmä, joka aikanaan voi tarjota verkossa sitä palvelua jota tutkijasalien päivystäjät aineistojen käyttäjille tänä päivänä tarjoavat.

Aivan vielä Portti ei osaa neuvoa käyttäjää tämän tiedonintressistä lähtien, mutta askel siihen suuntaan otetaan kuluvan syksyn aikana, kun uusia tietoympäristöjä on saatavilla vielä hieman nykyistä enemmän. Tällöin pystymme koostamaan teematason tietoympäristöjä, joiden avulla tiedontarvitsijalla on mahdollisuus löytää opastus tarvitsemaansa aineistoon verkon välityksellä. Täten esimerkiksi siirtolaisuudesta kertova teemaympäristö vinkkaisi tutkijaa muiden lähteiden ohella Sisäasiainministeriön ulkomaalaistoimiston arkiston pariin, jota koskeva tietoympäristö tarjoaisi perustiedot aineiston muodostumisesta, sisällöstä ja käyttöön saamisesta. Päämääränä on, että syksyn mittaan Portti osaa kertoa ainakin siitä, minkä lähteiden avulla vuoden 1918 kansalaissotaa kannattaa lähestyä. Pian sen jälkeen Portin pitäisi osata auttaa myös siinä, mitä lähteitä sukututkija tavallisimmin tarvitsee esipolviensa vaiheita selvittäessään.

Porttiin lisätään kuukauden 10., 20. ja viimeisen päivän aikoihin suomenkielistä sisältöä, johon voi pienen viiveen jälkeen tutustua myös ruotsiksi. Syksyn aikana ajetaan läpi käytettävyyteen liittyvä osahanke, jossa tiettyjä aineistoja koskevat tietoympäristöt käännetään myös venäjäksi. Tällaisia aineistoja ovat ne, jotka ovat olemassa venäjäksi tai jotka muuten ovat keskeisiä lähteitä entisen Neuvostoliiton kansoja tutkittaessa. Taustalla on pyrkimys madaltaa venäjänkielisten mahdollisuuksia omalla kielellään laaditun tai kenties heitä eniten koskettavan aineiston tutkimiseen. Laajassa mielessä hanke linkittyy myös arkistolaitoksen pitkään itäyhteistyön ketjuun.

Portin ajatuksena on, että kaikilla aineiston tuntijoilla on mahdollisuus osallistua sen sisällön tuottamiseen, arviointiin ja täsmentämiseen. Tässä kanavana toimii ensi sijassa sähköpostiosoite portti@narc.fi, koska resurssien puuttuessa aivan wikipediamaiseen tiedontuottotapaan ei ainakaan tässä vaiheessa päästä. Ota siis yhteyttä, jos mielessäsi on arkistolaitoksessa säilytettävä aineisto, jota koskevan ympäristön olet halukas kirjoittamaan tai mikäli haluat kommentoida Portin nykyistä sisältöä. Arkistolaitos toivottaa kaikki tervetulleiksi osallistumaan hankkeeseemme! Portti kuuluu käyttäjilleen.

Tomi Ahoranta
Tutkija, Kansallisarkisto

27.8.2010

Kuvantamisesta


Asiakirjoja on tuotettu tuhansien vuosien aikana papyrukselle, pergamentille, erilaisille papereille monenlaisilla musteilla ja merkintäaineilla. Käsin kopiointi ja painotaito olivat ensimmäiset tavat tehdä kopioita alkuperäisistä. Sitten 1800-luvulla tulivat valokuvaus, kirjoituskone, uudet paino- ja kopiotekniikat.

Asiakirjallisen kulttuuriperinnön kuvantaminen, optinen kopiointi, käynnistyi Suomessa yli 60 vuotta sitten, vuonna 1948, jolloin mormonikirkon rahoittamana käynnistyi mm. kirkonkirjojen mikrokuvaaminen. Rekolid-nimisen yrityksen viisi kuvaajaa kiersivät mikrokameroiden kanssa Suomen seurakunnat ja kuvasivat aineistoja paikanpäällä. Kuvauslaatu oli paikoin kirjavaa, mutta tulos oli lähes kattava; valtaosa ennen vuoden 1860 kirkonkirjoja saatiin kuvattua. Tallefilmit lähetettiin Utahiin, mutta silloiselle Valtionarkistolle jäivät masterkopiot, joista kopioitiin käyttökopioita. Muun aineiston mikrokuvaaminen jatkui Valtionarkiston toimesta, ja jatkuu yhä Kansallisarkiston arkistoteknisessä yksikössä.

Noin 50 vuotta myöhemmin, vuodesta 2003, Kansallisarkistossa mikrokuvaamisen rinnalla käynnistettiin aineistojen digitointi toisena kuvantamisen keinona. Mikä kuvantamisen tai tietopalvelun keino onkaan 50 vuoden kuluttua käytössä, jää nuorempien nähtäväksi.

Vuonna 2009 Opetusministeriö myönsi 1.550.000,- ja vuonna 2010 Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi 2.070.000,- erillismäärärahat aineistojen digitointiin, suojaamiseen ja käytettävyyden edistämiseksi. Nopealla aikataululla hankkeissa tulee digitoiduksi yhteensä lähes 10 miljoonaa asiakirjatiedostoa, valtaosa mikrofilmeiltä, sekä parannettua alkuperäisten aineistojen säilyvyyttä sekä tiedon käytettävyyttä. Muun aineiston lisäksi nyt käynnissä olevassa hankkeessa digitoidaan mormonifilmit, noin 5,5 miljoonaa tiedostoa. 60 vuotta sitten mikrokuvattu aineisto digitoidaan kokonaisuudessaan.

Digitointi on nopealla aikataululla syrjäyttämässä mikrofilmaamista kuvantamisen välineenä, mutta tallentamisen välineenä mikrofilmillä on loistava tulevaisuus vielä edessäänkin. Digitoinnin kiistaton hyöty on parantuvassa asiakaspalvelussa sekä digitoitujen aineistojen saatavuudessa. Epäsuorasti digitoinnin hyöty on myös aineistojen parempi säilyvyys – digitoinnin yhteydessä aineistot konservoidaan ja suojataan. Digitoinnin jälkeen aineistot säilytetään mahdollisimman suotuisissa arkisto-olosuhteissa ilman jatkuvaa käyttöä.

Digitointihanke ei kuitenkaan ole vain skannausta, vaan digitoitavat aineistot tulee valmistella digitointia varten. Meneillään olevassa hankkeessa etsitään mm. uusia tietoteknisiä keinoja, joilla nopeutetaan ja automatisoidaan aineistojen viitetietojen tietokantasyöttöä sekä arkistoyksikkötasoa tarkempaa indeksointia. Massadigitointiosuudessa etsitään kokonaan uusia digitointiprosesseja A4-kokoisen asiakirja-aineiston massadigitointiin, indeksitietojen ja sisällön optiseen lukuun ja tallentamiseen digitaalisena ja mikrofilmeillä. Painopisteenä on myös verkkopalvelujen kehittäminen, jota edistetään tietoympäristöjen teolla digitoiduista aineistoista. Myös Digitaaliarkiston käyttöliittymän ominaisuudet ja toiminnallisuus on modernisoitu. Uusimmassa hankkeessa on palkattu noin 60 motivoitunutta, taitavaa nuorta toteuttamaan hankkeen osioita.

Digitoinnin ja digitaalisuuden kehityksen ennustaminen on jokseenkin mahdotonta. Uusimmat uutiset tällä viikolla kertovat aikeista toteuttaa kolmiulotteinen käyttöliittymä langattomiin laitteisiin, siis puhelimiin. Mutta jos lukija sallii, yritän visioida seuraavien 50 vuoden varalle. Todennäköisesti teen sen virheen, että ennustukseni toteutuu jo 20 vuodessa.

Seuraavan 50 vuoden kuluttua digitoinnista luovutaan asteittain. Tilalle tulee säteilytystekniikka, jolla kuva alkuperäisestä asiakirjasta, mikrofilmistä tai digitaalisesta tiedostosta saadaan asiakkaalle tutkijatiloihin tai minne hyvänsä eteen leijumaan ilmaan tai minkä tahansa tason pintaan. Tekniikkana on muuntaa asiakirjan, mikrofilmin tai digitaalisen tiedoston tietosisältö fotoneiksi tai atominpäreiksi ja siirtää ne GPS-koordinaatistossa arkistosta asiakkaalle. Tekniikan etuina ovat vastaanottajan laitteettomuus ja verkottomuus. Kuva saadaan käyttöön heti tilauksen jälkeen minne vaan ja milloin vaan, tosin vain hetkellisesti. Kuvantaminen olisi automaattista tapahtuen edistyksellisimmin siten, että säteilytyslaite tunnistaa makasiinissa olevasta kohteesta oikeat sivut ja kuvantaa tiedot ilman, että aineistoa tarvitsee ottaa edes hyllystä.

Historia toistaisi itseään – alkuperäiset kirkonkirjat on kuvannettu mikrofilmeille, mikrofilmeiltä kuvannetaan edelleen digitaalisiksi tiedostoiksi ja siitä edelleen säteilytekniikalla asiakkaille.

Joka tapauksessa, olivatpa tekniikat tulevaisuudessa mitkä hyvänsä, ja arkistojen aineistot vaikkapa Brutopiassa saakka, tullaan aina tarvitsemaan laaja-alaisesti arkistoammattilaisia sekä alkuperäisiä hyvin säilyviä analogisia asiakirjoja, paperi- tai mikrofilmimuodossa. Niiden säilyvyyttä ajan hammas vain nakertaa, ei häivytä tai tuhoa kokonaan.

István Kecskeméti
Yksikönjohtaja, arkistotekninen yksikkö

20.8.2010

Kadonneiden seurakuntien arkisto

Saisiko kadonneiden seurakuntien arkistoon? Tottuneesti Mikkelin maakunta-arkiston puhelinvaihteessa yhdistetään puhelu sukuselvitysosastolle: tulossa on jälleen yksi päivän monista selvityspyynnöistä.

Tänä kesänä tuli kuluneeksi 20 vuotta siitä, kun Lakkautettujen seurakuntien keskusarkisto liitettiin Mikkelin maakunta-arkistoon. Neuvostoliitolle sotien 1939–1944 jälkeen luovutetuilla alueilla toimi 49 evankelis-luterilaista seurakuntaa, jotka lakkautettiin vuonna 1949. Näiden seurakuntien arkistoja hoitamaan perustettiin kirkon keskushallinnon alainen Lakkautettujen seurakuntien keskusarkisto, joka aloitti toimintansa vuonna 1950 Mikkelin kaupungintalon kellarissa. Savo-Karjalan (vuodesta 1974 Mikkelin) maakunta-arkiston rakennuksen valmistuttua vuonna 1953 sijoitettiin myös keskusarkisto sinne. Keskusarkisto yhdistettiin Mikkelin maakunta-arkistoon 1.7.1990. Mikkelin maakunta-arkisto vastaa myös tänne talletettujen luovutetun Karjalan ortodoksisten seurakuntien kirkonkirjoista annettavasta tietopalvelusta.

Mikkelin maakunta-arkisto toimittaa vuosittain lähes 6 000 julkisoikeudellista selvitystä, joista suurin osa on juuri luovutettujen alueiden luterilaisista ja ortodoksisista kirkonkirjoista annettavia sukuselvityksiä.  Asiakkainamme on yksityishenkilöitä, pankkeja, asianajo- ja hautaustoimistoja sekä valtion viranomaisia. Perunkirjoituksen, lainhuudon tai sukunimen muuttamista varten tarvittavan selvityksen tai todistuksen toimittamiseen tilaajalle kahden viikon määräajassa tarvitaan monen arkistolaisen työpanos.

Sukututkimuksia Mikkelin maakunta-arkisto tekee asiakaspalveluna rajoitetusti ja vain muiden tehtävien niin salliessa seuraavien periaatteiden mukaisesti:

  • Jos arkistopiiriimme eli Etelä-Karjalaan, Etelä-Savoon tai Kymenlaaksoon kuuluvan  seurakunnan aineisto on saatavilla joko digitoituna tai  lainattavissa mikrofilmeinä lähimpään kirjastoon, niin sukututkimuksia ei tehdä.
  • Luovutettujen alueiden luterilaisista seurakunnista sukututkimuksia tehdään pääsääntöisesti vain 1900-luvun tiedoista siten, että asiakas pystyy omatoimisesti jatkamaan tutkimusta digitoidun aineiston tai mikrofilmien avulla.
  • Ortodoksisten seurakuntien kirkonkirjoista sukututkimuksia tehdään ilman rajoituksia, koska kysyntä on vähäisempää ja asiakirjojen venäjänkielisyys vaikeuttaa omatoimista tutkimusta.
  • Ulkomailta saapuvat sukututkimustilaukset tehdään rajoituksetta. 
  • Yliopistojen lääketieteellisiin tutkimusprojekteihin tarvittavat tutkimukset tehdään kiireellisinä.


Sukututkimustilaukset tehdään Mikkelin maakunta-arkistoon aina kirjallisesti. Tutkimuksista veloitetaan arkistolaitoksen hinnaston mukainen selvitysmaksu, joka tällä hetkellä on 55,45 euroa/tunti (sis. alv 23%).  Tutkimuksiin käytettävä aika on pääsääntöisesti enintään 5 tuntia. Varaudu odottamaan tutkimustulosta kärsivällisesti, sillä toimitusajat ovat valitettavan pitkiä.

Jos sukusi esivanhempien omatoiminen tutkiminen tuntuu liian hankalalta, niin apua voit hakea ammattisukututkijoilta. Heidän yhteystietojaan löytyy esimerkiksi Suomen Sukututkimusseuran kotisivuilta.

Anne Hänninen
Ylitarkastaja, Mikkelin maakunta-arkisto

13.8.2010

Arkistoaineiston konservoinnista

Yksi konservoinnin määritelmistä on, että konservointi on toimintaa, jonka tarkoituksena on turvata yhteisen kulttuuriperintömme kohteiden säilyminen tuleville sukupolville. Konservaattorilla on ammatillinen koulutus tietämyksessä ja taidoissa, joita tarvitaan suoritettaessa käytännön toimenpiteitä näiden kohteiden eheyden ja niiden arvon säilyttämiseksi. Arkistoissa työskentelevät konservaattorit ovat erikoistuneet paperipohjaisiin materiaaleihin sekä muihin asiakirjoissa ja asiakirjasidoksissa esiintyviin materiaaleihin mm. valokuviin ja nahkaan. Konservointiin sisältyvät ennaltaehkäisevä konservointi, tutkimus ja konservointitoimenpiteet sekä dokumentointi.

Ennaltaehkäisevillä toimenpiteillä pyritään estämään asiakirjojen vaurioituminen ja siten turvaamaan niiden käyttö ja pitkäaikainen säilyminen. Asiakirjojen vaurioitumisprosessin voi käynnistää liiallinen lämpö, kuivuus tai kosteus, ilmansaasteet, lika ja valo. Asiakirjojen käytössä voi syntyä yksittäisiä vaurioita, esimerkiksi lika ja rasva käsistä siirtyvät paperiin. Asiakirjoissa ei tule käyttää niittejä, liittimiä, kuminauhoja eikä tarraliimaisia muistilappuja. Ne aiheuttavat ajan mittaan paperiin vaurioita. Repeämiin ei koskaan saa laittaa teippiä, sen poistaminen voi olla mahdotonta ja teippiliima aiheuttaa paperiin pysyviä vaurioita. Arkistokelpoista teippiä ei ole olemassa. Repeytyneen tai muuten vaurioituneen asiakirjan korjauksen tekee konservaattori. Mutta kaikki asiakirjojen kanssa tekemisissä olevat voivat osallistua ennaltaehkäisevään konservointiin käsittelemällä asiakirjoja huolellisesti, varoen ja vaalien, puhtain ja kuivin käsin. Ja käsiin laitetaan puhtaat puuvillakäsineet, kun käsitellään valokuvia. Huolellisella käsittelyllä, asianmukaisilla säilytysolosuhteilla, säilytysmateriaaleilla ja – tiloilla voidaan vähentää ja jopa estää vaurioiden syntymistä.

Vaikka aineistoa on arkistoissa tuhansia hyllymetrejä, niin silti jokainen asiakirja on yksilöllinen. Vaurioitunut asiakirja on myös konservointikohteena yksilöllinen. Ennen konservointitoimenpiteitä kohteen vaurioitumisaste, alkuperäiset materiaalit ja rakenne, materiaaleissa tapahtuneet muutokset sekä käyttö- ja säilytysolosuhteet selvitetään. Kohteen tiedot dokumentoidaan eli konservoinnin dokumentoinnin tietokantaan kirjataan kohteen tunnistetiedot, vauriot, tehdyt konservointitoimenpiteet ja niissä käytetyt aineet ja materiaalit sekä konservoinnin jälkeen tehtävät suojaustoimenpiteet. Kaikkien konservoinnissa käytettävien aineiden ja materiaalien sopivuus tarkoitukseensa perustuu tutkimukseen.

Yksinkertaisimmillaan konservointi on puhdistamista. Kuivapuhdistus on mekaaninen konservointitoimenpide, jolla poistetaan kohteen pinnalla olevaa likaa. Puhdistukseen voidaan käyttää pensseliä, pyyhekumia, kuituliinaa, pumpulia ja/tai kirurginveistä. Pölynimuria voidaan käyttää alhaisella imuteholla irtolian poistamiseen, jos asiakirja kestää käsittelyn eli paperi ei ole haurastunutta eikä siinä ole repeämiä. Vaurioituneelle kohteelle tehtävät konservointitoimenpiteet ovat sen kemialliseen ja/tai fyysiseen rakenteeseen tehtäviä suojaavia ja tukevia muutoksia ja lisäyksiä. Näillä toimenpiteillä pyritään estämään vaurioiden eteneminen ja lisäämään asiakirjan käsittely- ja säilytyskestävyyttä. Asiakirjallisen sisällön on säilyttävä muuttumattomana, siihen ei tehdä lisäyksiä, esimerkiksi haalistunutta tekstiä ei vahvenneta. Asiakirjojen reunoja ei saa leikata siistimis- tai missään muussakaan tarkoituksessa.

Kosteus- ja vesivahingot saattavat aiheuttaa asiakirjojen homehtumista, joten kostunut materiaali on saatava nopeasti kuivaksi. Homeinen aineisto on eristettävä muusta aineistosta. Konservointitoimenpiteillä voidaan homeinen asiakirja saada käyttökuntoon. Jos asiakirjaan kohdistuva vahinko sattuu, on syytä ottaa yhteyttä konservaattoriin.

Arkistoitavan aineiston määrä kasvaa kaiken aikaa ja siksi konservoinnin painopiste on yhä enemmän ennaltaehkäisevässä konservoinnissa, jota tukee parhaiten selkeä tieto arkistoaineiston kunnosta. Kuntokartoituksen tuloksien perusteella voidaan resursseja kohdentaa suunnitelmallisesti ja tarkoituksenmukaisesti konservointiin, digitointiin ja mikrokuvaukseen.

Kirsi Kekki
Konservaattori, Kansallisarkisto

4.8.2010

Pohjoismaisen yhteistyön renessanssi

Suomen liittyessä vuoden 1995 alusta lukien EU:n jäseneksi moni ennusti, että jäsenyys tulee väistämättä vähentämään pohjoismaisen yhteistyön painoarvoa. Toisaalta kuitenkin toivottiin, että Pohjoismaat muodostaisivat EU:ssa vahvan blokin, joka voisi edistää yhteisiä asioita ja tuoda esiin pohjoismaisia arvoja. Kummatkin odotukset osoittautuivat vääriksi.

EU:n sisälle ei ole syntynyt pohjoismaista blokkia – eiväthän Norja ja Islanti ole olleet edes EU:n jäseniä, vaikka saattoivatkin monilta osin osallistua yhteiseurooppalaiseen toimintaan. Toisaalta myös ajatus siitä, että EU-toiminta korvaisi pohjoismaisen yhteistyön, osoittautui vääräksi. EU:n jäsenmaat muodostavat niin kirjavan kokonaisuuden, ettei kovin läheiselle yhteistyölle monenkaan kanssa ollut todellisia edellytyksiä.

Pohjoismaat ovat keskenään samankaltaisia ja yhteistyö niiden välillä on sekä helppoa että hyödyllistä. Pohjoismainen yhteistyö on 2000-luvulla kokenut melkoisen renessanssin. Yhteistyö on lähtenyt liikkeelle ennen muuta yksittäisten toimijoiden tasolta.

Pohjoismaisilla arkistoilla on pitkät perinteet yhteistyöstä. Nykyisin joka neljäs vuosi järjestettävät pohjoismaiset arkistopäivät on yli 400 arkistonhoitajaa kokoava suurtapahtuma. Ne käynnistyivät jo ennen toista maailmansotaa ja vakiinnuttivat nopeasti asemansa pohjoismaisen yhteistyön keskeisenä muotona.

Nordisk Arkivnyt-lehteä alettiin julkaista keväällä 1956. Sen toimitusvastuu kiertää viisivuotiskausittain pohjoismaisissa kansallisarkistoissa. Tällä hetkellä vetovuorossaa on Islanti. Itse olen kokenut erityisen tärkeiksi pohjoismaiset arkistotilastot, jotka julkaistaan vuosittain.

Arkistoalan pohjoismainen yhteistyö on kehittynyt voimakkaasti 1990-luvulta lähtien. Ruotsin vuonna 1998 aloittama arkistojen päivän vietto levisi nopeasti muihin pohjoismaihin. Suomessa pohjoismainen arkistojen päivä järjestettiin ensimmäisen kerran vuonna 2002. Sen jälkeen leviäminen on jatkunut niin, että nykyisin arkistojen päivää vietetään Suomessakin jo monilla paikkakunnilla ja eri arkistoissa.

Vuonna 1998 pohjoismaiset valtionarkistonhoitajat päättivät perustaa niin sanotun pohjoismaisen arkistoakatemian (Nordisk Arkivakademi). Se tarkoittaa kahdesti vuodessa pidettävää vaihtuva-alaista asiantuntijaseminaaria, johon kukin pohjoismaa voi lähettää kahdesta viiteen osallistujaa. Aiheista ja järjestämisvuoroista sovitaan valtionarkistonhoitajien vuotuisissa tapaamisissa. Aiheet ovat vaihdelleet yksityisarkistoista seulontaan, digitointiin, arkistorakentamiseen ja heraldiikkaan. Ensi syksynä Tanska isännöi akatemiaistunnon, jossa käsitellään aineistojen saatavuutta ja salaisuutta. Keväällä 2011 Islannissa teemana on voimavarojen hallinta ja kohdentaminen ja syksyllä Norjan Kautokeinon uudessa Saamelaisarkistossa tarkastellaan vähemmistöarkistoja. Osallistujille mahdollisuus keskustella omista käytännöistään ja niiden perusteista pohjoismaisten kollegoiden kanssa on koettu erittäin hyödylliseksi ja tärkeäksi.

Suomen aloitteesta käynnistettiin vuonna 2006 pohjoismainen benchmarking- eli vertaisarviointitoiminta. Se on vaativaa asiantuntijatyötä, jonka tavoitteena on tehdä läpikotainen kirjallinen arviointi määrätyltä toiminta-alueelta. Kansallisarkistojen nimeämä työryhmä kerää vertailutietoja kaikista pohjoismaista ja esittää pääjohtajille tekemänsä työn pohjalta arviointeja ja suosituksia toiminnan kehittämiseksi. Malli on herättänyt kiinnostusta myös muualla Euroopassa ja muutamat maat, kuten Alankomaat ja Viro, ovat tiedustelleet mahdollisuutta osallistua toimintaan. Ainakin toistaiseksi olemme kuitenkin päättäneet pysyä pohjoismaisella pohjalla.

Hyvä pohjoismainen yhteistyö tuntuu nykyisin itsestään selvältä. Aina asiat eivät kuitenkaan ole sujuneet kovin helposti pohjoismaiden välillä. Ruotsi ja Tanska olivat vuosisatojen ajan vihollismaita ja Norja juhli vuonna 2005 näyttävästi Ruotsin kanssa 1814 solmitusta pakkounionista irtautumisen satavuotisjuhlaa. Islanti itsenäistyi Tanskasta 1918, mutta säilytti personaaliunionin vuoteen 1944 saakka, jolloin se muuttui tasavallaksi. Nationalismi ja skandinavismi kehittyivät rinnakkaisina ilmiöinä 1800-luvun alkupuolelta lähtien. Kiinnostavaa onkin, että Norjan kansallisarkisto ilmoitti viettävänsä Eidsvollin vuoden 1814 valtiopäivien 200-vuotisjuhlaa teemalla ”Nationalism och skandinavism”.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja, valtionarkistonhoitaja

2.7.2010

Blogi kesätauolla

Arkistolaitoksen blogi on kesätauolla heinäkuun ajan. Kiitämme kaikkia noin 800 kuukausittaista lukijaamme koko kevään ja alkukesän jatkuneesta arkiston kuulumisiin kohdistuneesta kiinnostuksesta. Ja erityisesti olemme kiitollisia esitetyistä rakentavista kommenteista, joita olemme hyödyntäneet esimerkiksi uusia aukioloaikoja mietittäessä.

Blogin syyskauden avaa arkistolaitoksen pääjohtaja viikolla 31, jolloin aiheena on arkistoalan pohjoismainen yhteistyö. Tervetuloa siis taas silloin katsomaan asioita arkiston näkökulmasta!

Aurinkoista ja rentouttavaa kesää!

Arkistolaitos

29.6.2010

Arkistolaitoksen seulontapolitiikka on huolella harkittua

Taannoin eräässä sanomalehdessä todettiin, että ”Aiemmin viranomaiset arkistoivat kaiken kertyvän materiaalin joka kymmenes vuosi. Siitä on luovuttu rahan- ja tilanpuutteen takia.” Näin mittavaa säilyttämiskäytäntöä viranomaisissa ei kuitenkaan ole missään vaiheessa ollut. Viranomaisasiakirjojen säilyttäminen ei myöskään perustu sattumanvaraisuuteen, vaan arkistolaitoksen vahvistamiin seulontapoliittisiin ja – strategisiin tavoitteisiin. Niiden perusteella ratkaistaan, mitkä julkishallinnon tuottamat asiakirjat ja tiedot ovat pysyvästi säilytettäviä. Kaikkea olemassa olevaa tai syntyvää tietoa ei voida säilyttää, eikä se ole edes tarkoituksenmukaista.

Seulontapolitiikan ja -strategian avulla arkistolaitos osoittaa viranomaisille, tutkijoille ja kansalaisille, millaisin perustein ja periaattein arkistolaitos rajaa vain osan julkishallinnon asiakirjoista pysyvään säilytykseen, osaksi kansallista asiakirjallista kulttuuriperintöä. Taustalla ovat myös arkistolaitoksen strategiaan kirjatut arvot: avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus sekä riippumattomuus. Esimerkiksi viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että arkistolaitoksen ammatillisen toiminnan tulee olla riippumatonta poliittisista, uskonnollisista, taloudellisista tai muista sellaisista tavoitteista, jotka voivat vaarantaa luottamuksen arkistolaitoksen tasapuolisuuteen ja riippumattomuuteen. Arkistolaitoksen seulontapolitiikkaan ja –strategiaan voi tutustua täällä.

Kiteytettynä arkistolaitoksen seulontapolitiikan tavoitteena on, että pysyvästi säilytetään:
•    asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat viranomaisten keskeisiä yhteiskunnallisia tehtäviä, niiden toimivaltaa, toiminnan suunnittelua, johtamista ja päätöksiä sekä niiden täytäntöönpanoa ja vaikutuksia kansalaisiin, eri väestöryhmiin ja ympäristöön samoin kuin kansalaisten ja viranomaisten välistä vuorovaikutusta,
•    asiakirjalliset tiedot, jotka olennaisella tavalla valaisevat Suomen historiallista, valtiollista, yhteiskunnallista, taloudellista, sosiaalista, väestöllistä ja sivistyksellistä kehitystä sekä luonnon- ja kulttuuriympäristöä ja sen muutoksia.

Säilytysaikapäätösten valmistelu tapahtuu yhteistyössä viranomaisen, arkistonmuodostajan, kanssa.  Erityisen merkittävissä ja laajakantoisissa päätöksissä kuullaan myös erilaisia intressiryhmiä. Julkishallinnon arkistojen tulee seulonnan jälkeenkin säilyä menneisyyden luotettavana todistusaineistona ja tarjota monipuolista lähdeaineistoa eri tieteen- ja tutkimusalojen edustajille sekä kansalaisille. Julkishallinnon asiakirjojen vuosikasvusta säilytetään pysyvästi keskimäärin 10 - 15 prosenttia. Tavoite koskee ensisijaisesti paperiasiakirjoja, sillä sähköisten aineistojen osalta tällaista määrällistä tavoitetta ei ole tarkoituksenmukaista asettaa, vaan niiden säilytystarve on syytä arvioida tapauskohtaisesti.

Arkistolaitoksen hallussa on tällä haavaa yli 180 hyllykilometriä asiakirjoja pääosin 1960-luvulle saakka. Viranomaisissa pysyvästi säilytettäviä paperiasiakirjoja on arvioiden mukaan noin 190 hyllykilometriä ja määrä jatkaa kasvuaan sähköistymisestä huolimatta! Seulonnan ja tarpeettomien asiakirjojen ja tietojen hävittäminen tietosuoja huomioon ottaen, niille vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua onkin tärkeää riippumatta siitä, missä muodossa niitä säilytetään. Seulonnan periaatteista on kuitenkin hyvä käydä jatkuvaa avointa keskustelua, jossa erilaiset – kyseenalaistavatkin – näkökohdat nousevat esille. Arkistolaitoksen seulontapolitiikan voi kuitenkin täydellä syyllä sanoa olevan huolella harkittua: nykyiset linjaukset vahvistettiin nimittäin 10 vuoden valmistelun jälkeen

Juhani Tikkanen
Yksikön johtaja, Viranomaisarkistoyksikkö

24.6.2010

Arkistolaitos: tiedon antaja vai panttaaja?

Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys. Perinteisesti asiakkailla on ollut mahdollisuus tutustua aineistoon arkistolaitoksen tutkijasaleissa. Viime vuosina meillä kuten muuallakin arkistolaitosten strategisina tavoitteina on ollut tarjota avointen verkkojen avulla aineistoja digitaalisesti. Asiakkaat voivat siten ajasta ja paikasta riippumatta tutustua aineistoon mahdollisimman vaivattomasti.

Maakunta-arkistoihin tai Kansallisarkistoon saapuva henkilö voi kuitenkin yllätyksekseen joutua täyttämään erilaisia lappuja ennen kuin kaivattu asiakirja, sidos tai vaikkapa kirje toimitetaan hänelle tai hän voi huomata, että tiettyjä digitaalisessa muodossa olevia asiakirjoja ei voikaan katsoa vapaasti kotikoneelta. Kyse on tällöin ns. käyttörajoitetuista aineistoista. Mistä on lähemmin kyse?

Käyttörajoitettuja aineistoja ovat kuntonsa puolesta rajoitetut, järjestämättömät sekä salassa pidettäviksi määrätyt aineistot. Ikuisesti mikään aineisto ei ole käyttörajoitettua. Aineisto konservoidaan ja sen jälkeen se digitoidaan käyttöä varten tai arkisto järjestetään ja luetteloidaan; tosin niukat resurssit aiheuttavat usein viivästystä.

Salassa pidettäviksi määrätyt aineistot eivät nekään ole ikuisesti vapaan käytön ulottumattomissa, vaan tavallisesti salassapito päättyy 25 vuoden tai 100 vuoden kuluttua. Viimeksi mainittu aikamääre koskee usein yksityisen henkilön tietoja. Arkistolaitoksella on kuitenkin mahdollisuus lain mukaan antaa salainen asiakirja kontrolloidusti käyttöön tutkijasalissa tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Näitä hyväksyttäviä syitä ovat mm. tieteellinen tutkimus ja sukututkimus. Kuitenkin esim. potilasasiakirjoja annetaan vain tieteelliseen tutkimukseen ja ja tilastointiin. Näiden salaisten asiakirjojen käyttö kuitenkin edellyttää asiakkaalta käyttölupalomakkeen täyttämistä, käyttötarkoituksen selvittämistä ja sitoutumista siihen, että käyttää tietoja eettisesti kestävällä tavalla.

Edellä mainittu lainsäädäntö koskee viranomaisaineistoja. Arkistolaitoksessa on paljon myös yksityishenkilöiden, sukujen ja erilaisten yksityisten yhteisöjen arkistoja. Yksityisarkiston luovuttaja on saattanut asettaa käyttörajoituksia luovuttamaansa arkistoon. Käyttörajoitukset on määritelty luovutussopimuksessa, joka on tehty luovuttajan ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön välillä.

Internetin yleistyminen 15 viime vuoden aikana on muuttanut radikaalisesti tiedonvälitystä. Arkistolaitoksen kotisivuilla oleva tieto on ilmestyessään välittömästi saatavilla missä tahansa, jossa on toimiva verkkoinfrastruktuuri. Verkon avoimuus ja mahdollisuus yhdistellä ja levittää tietoja tuo myös vaaroja. Sen takia kaikkea aineistoa ei voi verkkoon viedä. Salaisia asiakirjoja tai nuorta henkilötietoaineistoa ei saa julkaista. Viimeksi mainitun kohdalla tietosuojaviranomaiset ovat ottaneet ratkaisuissaan kannan, että arkistolaitos ei voi asettaa vapaasti verkkoon 125 vuotta nuorempia henkilörekistereitä.  Päätös rajoittaa esim. henkikirjojen vapaata käyttöä verkossa.

Tilanne kuitenkin helpottunee asiakkaiden kannalta arkistolaitoksen ottaessa käyttöön uuden ASTIA-palvelujärjestelmän. Sen kautta asiakkaillamme on mahdollisuus vahvan tunnistautumisen avulla saada kotikoneelleen myös käyttörajoitettuja aineistoja allekirjoitettuaan ensin sähköisesti käyttölupahakemuksen.

Arkistolaitoksen asiakaspalvelussa toimivat joutuvat päivittäin pohtimaan ja tekemään ratkaisuja julkisuus- ja tietosuojaperiaatteiden välillä. Molemmat ovat tärkeitä, länsimaisen oikeusjärjestelmän kulmakiviä. Arkistot ovat syntyneet kovin monella tavalla eivätkä viranomaiset ole ajatelleet niiden myöhempää käyttöä kansioita tai sidoksia tehdessään. Julkinen ja käyttörajoitettu aineisto saattaa olla hyvin sekaisin samassa säilytysyksikössä, joten oikean menettelyn löytäminen saattaa olla joskus hankalaa ja aiheuttaa viivästystä asiakirjojen välittämisessä.

On myös tärkeää, että käyttäjät ymmärtävät ja sitoutuvat käyttämään asiakirjojen tietoja mahdollisimman eettisesti. Asiakirjoihin sisältyviä tietoja, vaikka ne olisivat julkisia, ei tule käyttää väärin toisten ihmisten vahingoksi. Arkistojen käyttäjien on ymmärrettävä vastuunsa. Asiakkaittemme kunniaksi on mainittava, että ilkeämielinen tietojen väärä käyttö on ollut äärimmäisen harvinaista.
Markku Mäenpää
Yksikönjohtaja, tietopalveluyksikkö

18.6.2010

Heraldiikka pohjoismaisen arkistoakatemian teemana

Yhteinen piirre Pohjoismaisille kansallisarkistoille on, että ne toimivat asiantuntijavirastoina myös heraldiikan alalla. Näin on kaikissa maissa ollut pitkään, osittain siksi, että heraldiikka toimi aikaisemmin historiantutkimuksen tärkeänä aputieteenä ja siksi, että heraldiset tunnukset olivat tärkeässä asemassa modernien kansakuntien syntyvaiheissa. Eri maiden traditiot sekä julkista heraldiikkaa säätelevät määräykset ovat johtaneet siihen, että kansallisarkistojen toiminta poikkeaa osittain toisistaan. Toiminnassa löytyy kuitenkin myös selviä yhtymäkohtia. Arkistot käsittelevät ennen kaikkea julkisia vaakunoita, sinettejä ja lippuja ja niiden toiminnasta on säädetty tarkasti.

Kansallisarkistojen heraldista toimintaa käsiteltiin Pohjoismaisen arkistoakatemian yhteydessä toukokuun 6-7 päivänä Kansallisarkistossa. Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan kansallisarkistossa on heraldisista asioista vastaava virkailija. Tämän lisäksi Ruotsin ja Suomen arkistojen yhteydessä toimii heraldinen lautakunta, jonka puheenjohtaja on valtionarkistonhoitaja. Heraldisen toiminnan ohella seminaarin esitelmät käsittelivät tietokantojen kehittämiseen liittyviä suunnitelmia, leimojen ja sinettien käyttämistä Suomessa ja uusien vaakunoiden suunnittelua Ruotsin valtionarkistossa. Seminaarin päätteeksi osallistujat siirtyivät Sotamuseoon, jossa suunnittelija Liisa Kontiainen esitteli puolustusvoimien tunnuksia.

Mitkä ovat sitten ne heraldiset tunnukset, joista kansallisarkistot antavat lausuntoja? Niihin kuuluu tietysti valtakunnanvaakuna. Kuningaskunnilla on sekä suuri että pieni vaakuna, joista valtion viranomaiset käyttävät jälkimmäistä. Kaikissa maissa on myös maakunta- ja kunnanvaakunoita. Ruotsin kansallisarkistossa on heraldinen taiteilija Vladimir A. Sagerlund, joka suunnittelee viranomaisille vaakunoita ja muita tunnuksia. Ruotsin kansallisarkisto käsittelee säännöllisesti myös puolustusvoimien uusia tunnuksia. Norjassa, Tanskassa ja Suomessa tämä tapahtuu puolustusvoimien omassa piirissä.   

Yhteinen piirre on myös, että kansallisarkistot käsittelevät tavaramerkkiehdotuksia, joissa on vaakuna tai maan lippu. Vastaavalla tavalla henkilö- tai sukuvaakunoita käsitellään vain siinä tapauksessa, että niiden osana on käytetty julkista tunnusta.

Kansalliset heraldiset seurat ylläpitävät rekisteriä vaakunoista, jotka kuuluvat yksityisille henkilöille, suvuille tai yhteisöille. Suomen Heraldisella Seuralla on esimerkiksi rekisteri, jossa tällä hetkellä on toista tuhatta vaakunaa. Seura antaa myös neuvoja vaakunoiden suunnitteluun.

Suomen tiedotusvälineissä heraldiikka on viime vuosien aikana saanut laajamittaista huomiota osakseen ennen kaikkea silloin, kun kaupunki tai kunta on hankkinut uuden vaakunan itselleen. Osa kuntajaossa tapahtuneiden muutosten kautta syntyneistä uusista kaupungeista tai kunnista on järjestänyt kutsukilpailun ja sen tulosten perusteella valinnut itselleen uuden vaakunan. Julkisuudessa vaakunaehdotuksista on käyty keskustelua, päivälehdet ovat jossain määrin järjestäneet omia kilpailuja ja pyytäneet yleisöä suunnittelemaan ehdotuksia. Uusien vaakunoiden herättämä mielenkiinto julkisuudessa osoittaa selvästi sen, että kunnan tunnuksen valitseminen kiinnostaa myös laajaa yleisöä. Kunta valitsee itse tunnuksensa, mutta ennen vaakunan hyväksymistä sen on hankittava siitä Kansallisarkiston lausunto.

John Strömberg
Tutkija, Heraldisen lautakunnan sihteeri

11.6.2010

Mitä meistä jäljelle jää?

Suomalaisissa arkistoissa on mitä kattavimmat tietovarannot menneisyyden ihmisistä ja tapahtumista: väestökirjanpito kehittyi pohjoismaissa korkealle tasolle jo keskiajan lopulla, kansalaissotamme puolestaan on kattavimmin dokumentoitu sisällissota maailmassa. Niin ainakin sanotaan. Yksityiskohtana voi vielä lisätä, että esimerkiksi viime sotien yhteydessä luovutetulle alueelle kultakin yksityishenkilöltä, yhteisöltä tai yritykseltä jäänyt kiinteä ja irtain omaisuus tunnetaan varsin hyvin, kiitos valtiokonttorin maksamien korvausten ja korvauksenhakijoiden yksityiskohtaisten hakemusten.

Väestökirjanpito on siis tallentanut arkielämän päälinjat: missä on asuttu, kenen kanssa ja kenelle oltu sukua. Myös yksityiskohtaisempia tietoja on joissakin tapauksissa käytettävissä. Toisaalta erilaisilla tragedioilla on taipumus jäädä historian lehdille, myös arkistossa säilytettäville, normaalioloja tarkemmin. Täten esimerkiksi rikoksista, niihin liittyvistä oikeudenkäynneistä, vangeista ja sotien ajoista on materiaalia verrattain runsaasti käytettävissä. Kaikkiaan suomalaisten mahdollisuudet saada tietoa menneisyydestä ovat kansainvälistä huipputasoa.

Lähdeongelmat ovat kuitenkin sukututkijoille tuttuja tilanteissa, joissa esipolvista on tahdottu syvemmälle heidän henkilöönsä meneviä tietoja. Parhaimmin asiat ovat niillä, joilla on yksityisarkistoja tai muita muistelmatyyppisiä aineistoja käytettävissään. Otan tästä esimerkin. Joitakin vuosia sitten selvitellessäni oman isoisäni (1912-1990) elämän vaiheita sain niistä eri arkistolähteistä hyvän kuvan: palvelus varusmiehenä ja osallistuminen viime sotiin ovat tallentuneet asiakirjojen lehdille. Myös rintamamiestilan perustamisen ja laajentamisen vaiheet ovat selvitettävissä. Kirkonarkistojen avulla pääsi puolestaan suvun vaiheissa taaksepäin. Isoisä henkilönä ajatuksineen, tunteineen ja sosiaalisine verkkoineen oli kuitenkin jäädä lapsuuden ja nuoruuden muistumien ja varttuneemman sukupolven välittämän suullisen perimätiedon varaan. Hänen isästään sitäkään ei enää juuri ole: monet muistajat ovat jo manan majoilla.

Isoisä oli kuitenkin tietoisesti tai tietämättään niin fiksu, että tuli pitäneeksi päiväkirjaa lähes kolmen vuosikymmenen ajan. Niissä näkyvät pienviljelijän elämän ilot ja surut, tehdyt matkat, vieraiden virta ja uuden polven nousu. Eläkkeelle jäämisen jälkeen jäi aikaa kirjoittaa ja muistikirjat suurenivat vuosi vuodelta. Mies jätti itsestään muiston, joka on jälkipolvelle henkilökohtainen.

Joskus sitä tulee miettineeksi, millainen asiakirjallinen jäämistö meistä kustakin omalle jälkipolvellemme jää. Meistä jokainen kuuluu jos johonkin rekisteriin ja tietokantaan. Moni on Facebookissakin. Meidän aikanamme syntynyt bittiavaruus on tiedon säilyttäjänä kuitenkin vielä vaikeasti ennustettava: tämäkin kirjoitus voi hävitä kuukausissa tiedon valtamereen – tai se voi olla olemassa vielä vuosikymmenten kuluttua.

Isoisän esimerkistä viisastuneena olen ryhtynyt kirjoittelemaan muistelmatasolla ylös oman elämäni merkittäviä hetkiä. Varsinaista päiväkirjatyyppiä kun en tunnista olevani. Pieneen mustakantiseen vihkoon ovat päätyneet omat häät, lapsen syntymä ja viimekesäinen junamatka Helsingistä Vladivostokin kautta Pekingiin. Ehkä joku saa siitä joskus tietoa, jota viranomaiset eivät ole talteen kirjanneet. Ja voihan siihen itsekin palata, kun muisti alkaa pätkiä. Arkistojen tiedot ovat korvaamattomat, mutta omatoimisuudella niiden antia voi entisestään rikastuttaa. Osittain meistä itsestämme riippuu, mitä tulevat sukututkijapolvet meistä tietävät.

Tomi Ahoranta
Tutkija, Kansallisarkisto