16.12.2016

Saamelaisväriä Keski-Suomessa

Vuosi 2016 lähenee loppuaan ja Jyväskylän maakunta-arkisto ja etenkin sen tutkijasali pikkuhiljaa rauhoittuvat joulunodotukseen. Joulukuun loppupuoli on usein hiljaista aikaa tutkijasalissa, mutta joulukuun ajan arkiston asiakkailla on tavallisen tutkijasaliasioinnin ohella mahdollisuus tutustua Suomen ensimmäisenä saamenkielisenä kirjailijana pidetystä Pedar Jalvista kertovaan posterinäyttelyyn. Kiertävä näyttely on saamelaismuseo Siidan, Saamelaisarkiston sekä Sámi allaskuvlan (saamelaisen korkeakoulun) yhdessä tuottama ja Vuokko Hirvosen, Sámi allaskuvlan saamen kirjallisuuden ja koulututkimuksen professorin, käsikirjoittama.

2.12.2016

Kansallista hankintapolitiikkaa luomassa

Vuoden vaihteessa voimaan tulossa olevan Kansallisarkistolain mukaan yhtenä Kansallisarkiston tehtävä on hankkia pysyvään säilytykseen kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvia yksityisiä asiakirjoja ja arkistoja sekä osallistua yksityisen arkistotoiminnan kehittämiseen yhteistyössä yksityisen arkistotoiminnan harjoittajien kanssa. Vaikka erillistä lakia yksityisistä arkistoista ei nyt säädetä alkuperäisistä suunnitelmista poiketen, Kansallisarkisto toimii mainitun tehtävänsä mukaisesti yhteistyössä muiden arkistotoimijoiden kanssa mm. kansallisen hankintapolitiikan luomiseksi.

25.11.2016

Suomen arkistolaitoksen täyttäessä 200 vuotta

Nils Wasastjerna, 1890-luku (Helsingin kaupunginmuseo)
Nils Wasastjerna, 1890-luku (Helsingin kaupunginmuseo)
Marraskuun 25. päivänä vuonna 1816 Venäjän keisari Aleksanteri I allekirjoitti päätöksen pysyvän arkistonhoitajan viran perustamisesta Suomen senaattiin. Tuosta päivästä lasketaan Suomen arkistolaitoksen synty.

Senaatin arkisto jaettiin kahteen osastoon. Vanhaan arkistoon kuuluivat ne asiakirjat, jotka Haminan vuoden 1809 rauhansopimuksen 12 §:n nojalla poimittiin Ruotsin eri arkistoista ja siirrettiin Suomeen senaatin käyttöön. Siirrettyihin asiakirjoihin kuului sekä uudempia hallinnollisia aineistoja että vanhoja asiakirjoja jopa keskiajalta saakka. Vanha arkisto muodostui nopeasti tutkimusarkistoksi, jota hyödynsivät ajan hengen mukaisesti menneisyyden lähteitä julkaisevat historiantutkijat.

18.11.2016

Uusilla sähköisillä palveluilla edistetään käyttörajoitteisten viranomaisaineistojen tutkimuskäyttöä


Suomi on tutkimusaineistojen osalta erityinen maa; tutkijoilla on mahdollisuus saada käyttöönsä laaja kirjo laadukkaita julkishallinnon rekistereihin pohjautuvia valtakunnallisia kokonaisaineistoja. Lisäksi rekisteritietojen yhdistäminen henkilötunnuksen avulla muihin aineistoihin kuten biopankkidataan, potilastietoihin tai muuhun kliiniseen dataan sekä kysely-, haastattelu- tai terveysmittausaineistoihin tarjoaa hyvin rikkaan lähtökohdan muun muassa terveys- ja hyvinvointitutkimukselle.

26.10.2016

EU:n yleinen tietosuoja-asetus ja kansallinen liikkumavara

Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät 27.4.2016 Euroopan Unionin yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, jäljempänä tietosuoja-asetus). Tietosuoja-asetus on velvoittavaa sääntelyä ja sitä sovelletaan sellaisinaan kaikissa EU:n jäsenvaltioissa sekä julkisella että yksityisellä sektorilla kahden vuoden siirtymäajan jälkeen 25.5.2018 alkaen.

Tietosuoja-asetuksella korvataan EU:n henkilötietodirektiivi (95/46/EY), ja sen kansalliseksi täytäntöönpanemiseksi annetun henkilötietolain (523/1999) säännökset niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely kuuluu asetuksen soveltamisalaan.

23.9.2016

Digitalisaatiota edistämässä

Arkistolaitos on viime aikoina tarttunut lapionvarteen digitalisaation edistämistalkoissa. Olemme strategiaamme nojaten ahkeroineet yleispäätöksiä, joiden avulla yhteiskunnan muistia voidaan jatkossa rakentaa sähköisesti.

Diaarit ja vanhojen asiankäsittelyjärjestelmien pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään sähköisinä. Kuntien monijäsenisten toimielinten pöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi sähköisinä. Kunnallisen rakennusvalvonnan lakisääteisten tehtävien asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisinä. Pian vastaavien, tehtävälähtöisten yleispäätösten joukkoon liitetään hyvin toimivassa yhteistyössä Kuntaliiton kanssa myös koulutuskuntayhtymät, tekninen toimi ja ympäristöasiat. Tehtävä tehtävältä tulevat läpi käydyiksi kaikki Kuntaliiton ja arkistolaitoksen 2000-luvulla antamat säilytysaikaohjeet ja -määräykset.

26.8.2016

Mitä olet ehkä pohtinut Astia-verkkopalvelua käyttäessäsi, mutta et ole tullut koskaan kysyneeksi

Kannattaako Astia-verkkopalvelun käyttäjäksi rekisteröityä? Saako rekisteröitynyt käyttäjä enemmän hakutuloksia?


Kyllä ja ei. Astia-verkkopalvelun haku on vapaasti kaikille käytettävissä ja kokeiltavissa. Haun toiminnallisuuksissa ja vaikkapa hakutuloksen rajausmahdollisuuksissa ei ole eroja rekisteröityneen ja ilman rekisteröitymistä palvelua käyttävän välillä. Yksi merkittävä ero on kuitenkin olemassa. Sellaiset henkilö- ja sukuarkistot, jotka sisältävät 100 vuotta nuorempia asiakirjoja, eivät ole haun piirissä, jos hakua käyttää ilman rekisteröitymistä. Rajauksen taustalla on henkilötietoja suojaava lainsäädäntö.

12.8.2016

Digitoinnin jälkeistä hävittämistä – vai säilyttämistä?

Opetus- ja kulttuuriministeriössä on valmistelussa hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta. Uuden lainsäädännön toivotaan tulevan voimaan ensi vuoden alusta. Voimaan tullessaan lakiesitys muuttaisi nykyisin arkistolaitoksen nimellä toimivan Kansallisarkistosta ja maakunta-arkistoista koostuvan viranomaiskokonaisuuden Kansallisarkistoksi paikallisine toimipaikkoineen. Suurempaa yleistä merkitystä on kuitenkin sillä, että hallituksen esityksessä arkistolakiin on lisätty uusi pykälä, joka antaisi Kansallisarkistolle oikeuden asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämiseen digitoinnin jälkeen silloin, kun se on mahdollista vaarantamatta asiakirjan säilymistä ja autenttisuuden ja eheyden varmistamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa.

17.6.2016

Kansallisarkisto mukana kehittämässä käsinkirjoitetun tekstin tunnistusta

Kansallisarkisto on mukana vuoden 2016 alussa käynnistyneessä READ-hankkeessa, jonka tarkoituksena on mullistaa käsinkirjoitetun tekstin tunnistus. Tämä on tarkoitus toteuttaa tuomalla yhteen eri alojen vahvuudet ja asiantuntemus. Asiantuntemus koostuu arkistojen, tutkijoiden, sovelluskehittäjien ja vapaaehtoisten osaamisesta ja panoksesta.

3.6.2016

Arkistolaitoksen toimitilat uudistuvat

Arkistolaitoksessa on käynnistynyt toimitilojen uudistustyö. Työ tehdään yhdessä Senaatti-kiinteistöjen kanssa ja tavoitteena on parantaa arkistolaitoksen työtilojen ja asiakastilojen toimivuutta. Työ tehdään valtion yhteisen toimitilastrategian mukaisesti ja tavoitteena on, että toimitilat tukevat tuloksellista toimintaa ja että tilojen kehittämisellä edistetään parempia työsuorituksia sekä parannetaan kustannustehokkuutta. Tilaratkaisuissa tullaan varmistamaan tilojen terveellisyys ja turvallisuus sekä yhteiskuntavastuullisuus ja kestävä kehitys.
Miten toimitilat tukevat muuttuvaa työnkuvaa?

Toimitilojen muuttuessa perinteiseen virastomaisemaan tottunut virkamies saattaa yllättyä mahdollisuuksista, joita nykyaikainen toimitilasuunnittelu voi tarjota. Uudenlainen tila tarjoaa tiimeille sopivasti kokoontumistilaa ja mahdollistaa työnteon kannalta riittävän vuorovaikutteisuuden. Hiljaiset työpisteet antavat rauhan keskittyä ilman taustahälyä. Virkamatkalainen löytää monitoimitilasta työpisteen, jossa voi keskittyä työtehtäviinsä tai kokouksen valmisteluun ilman häiriötä.

Työtila suunnitellaan erityisesti työntekoon – tulevaisuuden virkamies ei sisusta huonettaan kodinomaiseksi. Toimitiloissa työn tekemisen mielekkyys korostuu eli iso tila ei enää ole etuoikeus, vaan tilojen ja laitteiden toimivuus ovat ensisijaisia tekijöitä luoda tuloksellista työntekoa tukeva toimintaympäristö.

Asiakkaana uudenlaisessa toimintaympäristössä

Asiakkaiden turvallisuus ja asioimisen mielekkyys tulevat olemaan suunnittelutyössä niin ikään keskeisellä sijalla. Asiakastilojen toimivuus huomioidaan jo suunnittelutyön alkuvaiheessa ja toteutetaan vaiheittain.

Kiinnostuitko toimitilasuunnittelusta? Käypä kurkkaamassa Senaatti-kiinteistöjen sivuilla info monitilojen virtuaalikierroksista ja arvokiinteistöt.

Kirjoittaja: Kehittämispäällikkö Kristiina Laine on Kansallisarkiston Helsingin toimitilojen uudistamista suunnittelevan työryhmän puheenjohtaja Toiminnanohjauksen vastuualueelta.

20.5.2016

Tutkijasalit kesäaikaan

Tutkijasalien iltapäivystykset ovat päättyneet tältä keväältä. Tieto siirtymisestä kesän palveluaikoihin  ei ole ehkä vielä tavoittanut kaikkia, sillä ainakin täällä Mikkelissä muutama asiakas olisi tällä viikollakin mielellään jatkanut tiistai-iltaa pitempään. Virtuaalinen tutkijasali digitoituine aineistoineen on kuitenkin aina avoinna eli valoisat kesäillat voi halutessaan käyttää tutkimuksiin siellä.

Kesän tutkimusmatkoja suunnitellessa kannattaa muistaa, että Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasali on kiinni maanantaisin. Viime vuosina tehty digitointi on vaikuttanut Mikkelin maakunta-arkiston tutkijasalin kävijämääriin voimakkaasti. Karjalan ja Petsamon kirkonkirjat ovat digitoituina joko vapaassa käytössä verkossa tai käyttölupamenettelyllä  tutkittavissa kaikissa arkistolaitoksen tutkijasaleissa, joten Mikkeliin ei ole enää tarvinnut matkustaa näiden aineistojen perässä. Viimeisimpänä verkkokäyttöön on avattu Viipurin maanmittauskonttorin asiakirjoja. Toki Luovutetun Karjalan, Etelä-Savon, Etelä-Karjalan ja Kymenlaakson aineistoa on edelleen paljon tutkittavissa vain alkuperäisinä asiakirjoina Mikkelissä.

Vähentyneiden kävijämäärien myötä olemme nyt alkuvuoden ajan kokeilleet tutkijasalin sulkemista maanantaisin. Muutamat kävijät ovat pahoitelleet ’työviikon’ lyhenemistä Mikkelissä, mutta muuten uusista aukioloajoista saatu asiakaspalaute on jäänyt vähäiseksi. Menetetyn maanantain sijaan palautteissa on ennemminkin varmisteltu tiistain ilta-aukiolon säilymistä talvikaudella.

Saatujen kokemusten perusteella tutkijasali pidetään siis jatkossakin kiinni maanantaisin Mikkelissä. Ja kotisivun ajankohtaistiedotteista olette ehkä jo huomanneet vastaavan muutoksen myös Vaasan maakunta-arkiston aukioloajoissa kesäkuun alusta alkaen.

Ylitarkastaja Anne Hänninen, Mikkelin maakunta-arkisto

6.5.2016

Suomen kulttuuriperintösektoreilla tehdään ainutlaatuista yhteistyötä

Arkistoaineiston käytettävyyden edistämiseen liittyvä kehittäminen ja suunnittelu arkistolaitoksessa tapahtuu nykyisin opetus- ja kulttuuriministeriön Kansallinen Digitaalinen Kirjasto (KDK) –hankkeen osana. Hankkeen puitteissa kehitetään kirjasto-, arkisto- ja museosektoreiden (KAM) yhteistyönä palveluita ja toimintamalleja, joiden avulla voidaan luoda, hallita, säilyttää ja hyödyntää kulttuuriperintöaineistoja.  Arkistolaitos on aktiivinen toimija KDK-hankkeen erilaisissa työryhmissä ja koordinoi koko arkistosektorin toimintaa hankkeessa.

Keskeinen tavoite KDK-yhteistyössä on kulttuuriperintöaineistojen kuvailun yhdenmukaiset periaatteet ja metatietojen semanttinen yhteentoimivuus. Tätä tavoitetta edistetään erityisesti KDK:n tietoarkkitehtuuriryhmässä, jonka puheenjohtajuus on ollut arkistolaitoksella. Tietoarkkitehtuuriryhmä on foorumi, jolla KAM-sektoreiden edustajat sopivat yhteentoimivuuden edellyttämistä yhteisistä metatietomäärityksistä, sanastoista, luokituksista ja tunnuksista sekä näitä koskevista yhteisistä pelisäännöistä ja niiden noudattamisesta. Tietoarkkitehtuuriryhmän ensimmäinen tuotos on huhtikuussa julkaistu KDK:n nimitietopalvelua koskevat selvitys.

Nimitietopalvelu on aineistoihin liittyvien toimijoiden (luonnolliset ja juridiset henkilöt, yhteisöt, suvut) kuvailutietoja sisältävä metatietopalvelu. Kirjastojen, arkistojen ja museoiden kuvailujärjestelmissä toimija on keskeinen kuvailun kohde ja tiedon tarvitsijoille tärkeä hakuelementti. Kun kirjastojen, arkistojen ja museoiden aineistoihin liittyy hyvin paljon samoja toimijoita, vähentäisi sektoreiden yhteinen nimitietopalvelu merkittävästi päällekkäistä työtä ja tukisi kuvailutietojen laadun varmistamista sekä hyödyntämistä yhteisissä hakujärjestelmissä, kuten Finnassa.

Nimitietopalveluselvityksen keskeisenä tavoitteena on ollut selvittää kulttuuriperintösektoreiden valmius tällaisen yhteisen nimitietopalvelun semanttisen yhdenmukaisuuden edellyttämään toimijoiden yhdenmukaiseen kuvailuun. Selvitys osoittaa, että valmius on olemassa, koska sektoreiden kuvailukäytännöissä on paljon yhtymäkohtia nimenomaan toimijoiden kuvailuissa. Nimitietopalveluselvityksen keskeinen anti on toimijoiden yhdenmukaisen kuvailun metatietomalli, joka on selvityksessä esitetty yhteisen nimitietopalvelun tietomallina.

Tietoarkkitehtuuriryhmä visioi nimitietopalvelun nimiauktoriteetti-, kuvailutieto- sekä tunnuksien välityspalveluun jakautuvana metatietopalveluna. Tietovarantona nimitietopalvelu sisältäisi toimijoiden erilaiset nimimuodot, toimijoiden kattavat kuvailutiedot, toimijoihin liittyvät suhteet sekä toimijoille ja toimijakuvailuille annetut pysyvät tunnukset. Näin nimitietopalvelu yhdistäisi yhtäältä kirjastojen ensisijaisesti nimitietoihin kohdistuvan toimijan kuvailun sekä toisaalta arkistojen ja museoiden kattavamman toimijoiden kuvailun. Toimijoiden kuvailun semanttinen yhteismitallisuus nimitietopalvelussa varmistetaan noudattamalla kirjastomaailmassa tuotettuja Resource Description and Access (RDA) -kuvailusääntöjä.

Teknisenä toteutuksena nimitietopalvelu koostuisi yhteisestä toimijatietokannasta, josta ja johon metatietoja poimitaan sektorikohtaisista ja organisaatiokohtaisista tuotantojärjestelmistä, sekä toimijatietokannan rajapinnoista ulkoisiin järjestelmiin. Tällaisia ulkoisia järjestelmiä olisivat esimerkiksi eräät julkishallinnon rekisterit ja kansainvälinen ISNI-tietokanta, joiden tietovarantoja nimitietopalvelu hyödyntäisi. Nimitietopalvelun julkinen tietosisältö tarjottaisiin käyttöön Finto-palvelun kautta ontologisoituna avoimena linkitettynä datana. Käyttörajoitettu toimijatieto olisi nimitietopalvelussa vain auktorisoitujen käyttäjien saatavilla.

Tietoarkkitehtuuriryhmän visio kulttuuriperintösektoreiden yhteisestä nimitietopalvelusta, joka yhdistää kirjastojen, arkistojen ja museoiden perinteiset toimijan kuvailukäytännöt, on ainutlaatuinen maailmassa. Joissakin maissa on käyty keskusteluja kirjastojen ja arkistojen yhteisestä toimijoiden kuvailun metatietopalvelusta, mutta toteutukseen ei ole päästy, koska lähtökohtana ovat olleet kirjastojen arkistojen tarpeita suppeammat toimijan kuvailun nimiauktoriteettipalvelut. Tietoarkkitehtuuriryhmän visioima nimitietopalvelu olisi myös kulttuuriperintösektoria laajempi kansallinen toimijoiden kuvailun metatietopalvelu. Kulttuuriperintösektorin organisaatiot olisivat toimijatietovarannon keskeiset sisällöntuottajat, mutta metatiedot olisivat myös julkisen hallinnon (muiden) viranomaisten operatiivisten järjestelmien käytettävissä.

KDK-hankkeen puitteissa Suomessa tehtävä kulttuuriperintösektoreiden yhteistyö on maailmanlaajuisesti uraa uurtavaa, mikä on tuonut lisähaasteen hankkeen puitteissa tuotettujen palveluiden toteuttamiseen. Nimitietopalvelukin edellyttää vielä erilaisia tietoarkkitehtuuriryhmän tunnistamia lisäselvityksiä ja jatkotoimenpiteitä ennen kuin päästään palvelun toteutuksen suunnitteluun. Jatkoselvitysten keskeinen kohde on nimitietopalvelun tietomallin ja kulttuuriperintösektoreiden käytössä olevien kuvailuskeemojen ja -formaattien yhteentoimivuuden yksityiskohtainen selvittäminen. Toinen suuri haaste ovat nimitietopalvelun sisältämät henkilötiedot, joiden tallentaminen ja jakelu edellyttävät laintasoista valtuutusta. Näitä jatkoselvityksiä käynnistellään nyt yhtäältä tietoarkkitehtuuriryhmän puitteissa ja toisaalta asianomaisten ministeriöiden yhteistyönä opetus- ja kulttuuriministeriön aloitteesta.

Jaana Kilkki
Arkistoneuvos, Kansallisarkisto

22.4.2016

Arkistopedagogiikalla tavoitellaan uusia asiakkaita


Arkistopedagogiikan tavoitteena on innoittaa uusia käyttäjäryhmiä tutkimaan arkistoja sekä opastaa arkistojen käyttöön. Keskeistä on konstruktivistinen oppimiskäsitys sekä tutkiva oppiminen. Arkistopedagogiikka on osa kulttuuriperintöpedagogiikkaa, jonka tavoitteena on auttaa ymmärtämään kulttuuriperintöä ja rohkaista omaan kokemukseen ja tulkintaan. Arkistolaitos terävöittää tulevina vuosina arkistopedagogista toimintaansa eri puolilla maata.


Kansallisarkistoon kuuluvassa Saamelaisarkistossa lapsille järjestetty arkistopedagoginen toiminta on saanut myönteistä palautetta ja herättänyt kiinnostusta sekä vanhemmissa että opettajissa. Sajoksessa on vieraillut Inarin koulun 0-2 luokat (pohjoissaamen-, inarinsaamen- ja suomenkielinen luokka.) Myös alle kouluikäiset ovat tutustuneet Saamelasiarkistoon vanhempiensa kanssa.

Oppilaat ovat tutustuneet muun muassa tutkija Karl Nickulin arkistoon kuuluvaan saamelaislasten piirustuskokoelmaan sekä 1950-luvun mustavalkoisiin valokuviin Nellimöstä. Samalla lapset näkivät piirustusten kopioista tehdyn näyttelyn, jolloin tuli luontevasti vertailtua alkuperäistä piirustusta ja kopiota ja keskusteltua niiden eroista ja siitä, miksi näyttelyssä oli käytetty kopioita. Joulun alla oppilaat askartelivat kierrätysmateriaaleista ja laminoiduista valokuvista joulukoristeita. Samalla keskusteltiin kierrätyksestä, duodjista (saamelaiskästyö/taide) ja entisajan elämästä. Digitaaliarkiston kirkonkirjojen ja oman sukupuun tekemisen kautta he tutustuivat vanhoihin käsialoihin sekä sukututkimukseen.

Arkistomakasiinissa lapsia ihastuttivat rullattavat hyllyt ja valokuva-aineistot: ”Ovatko kaikki nämä valokuvat 1900-luvulta?!”. Lisäksi tutustuttiin arkistonhoitajan työhön kuuluvien suojaessun ja puuvillahansikkaiden käyttöön, arkistodokumenttien oikeaan säilyttämiseen sekä siihen, miten tutkijasalissa käyttäydytään. Arkistonhoitajille nämä vierailut ovat tuoneet iloa ja touhua, joskin 45 minuutin vierailuaika on ollut valitettavan lyhyt. Onneksi koettujen asioiden käsittely jatkuu kouluissa ja kotona vielä vierailun jälkeenkin. 


Saamelaisarkisto on lisäksi aloittanut Saamelaiskäräjien, Oulun yliopiston Giellagas-intituutin, Saamelaismuseo Siidan ja Saamelaisalueen koulutuskeskuksen kanssa yhteistyön saamelaisen kulttuuriperintöpedagogisen koulutuksen järjestämiseksi Oulun yliopistossa.

Arkistolaitoksen arkistopedagogisen toiminnan pyrkimyksenä on madaltaa kynnystä tulla arkistoon ja lisätä siten avoimuutta ja saavutettavuutta. Digitoiduista materiaaleista luodut pedagogiset sisältökokonaisuudet tarjoavat helpon mahdollisuuden tutustua arkistoon kauempaakin; paikallisesti voidaan tarjota arkistovierailujen yhteyteen räätälöityä pedagogista toimintaa.

Tavoitteena on, että arkisto koetaan yhtä luontevaksi tiedonhaun paikaksi kuin kirjastonkin. Arkisto voi tarjota niin elämyksiä kuin uudenlaista ymmärrystä historiaa ja nykyaikaa kohtaan. Kouluissa on kasvamassa uusi innokas arkistonkäyttäjäsukupolvi. Tämä on hyvä asia erityisesti tutkimuksen ja kulttuurin kannalta.

Ylitarkastaja Inker-Anni Linkola, Saamelaisarkisto


Lähteet:  Ulfner, Helena 2001: Arkivpedagogik - nödvändig verksamhet eller kostsam sandlådeaktivitet. Bachelor thesis. Uppsala: Uppsala universitet.
Anna Hansen, VD, NCK – Nordiskt centrum för kulturarvspedagogik

8.4.2016

Pääjohtajan katsaus: Arkistolaitoksen vuosi 2015

KANSAINVÄLISTÄ TUNNUSTUSTA

Kansallisarkisto esitti maaliskuussa 2014 Suonikylän kolttien arkistoa liitettäväksi Unescon Maailman muisti -luetteloon. Lokakuussa 2015 oli vihdoin aihetta juhlaan, kun kyseinen arkisto nousi ehdokkaiden suuresta joukosta tähän kansainvälisesti merkittävään luetteloon.

Suonikylän kolttien arkisto on saamelaisväestön asiakirjallisen kulttuuriperinnön suurin aarre, jonka vanhin asiakirja on vuodelta 1601 ja nuorin vuodelta 1775. Valinta osoitti Kolttakylän arkiston poikkeuksellisen arvon maailman asiakirjallisessa kulttuuriperinnössä.

Unescon Maailman muisti -ohjelman Suomen kansallinen komitea perustettiin jo vuonna 2014, mutta varsinaisesti vuoden 2015 aikana se vakiinnutti toimintatapansa. Komitea tekee esityksiä Unescon Maailman muisti -komitealle esityksiä kansainväliseen Maailman muisti -rekisteriin liitettävistä kokoelmista, ylläpitää kansallista Maailman muisti -rekisteriä kansallisesti merkittävistä asiakirjoista ja kokoelmista sekä tekee tunnetuksi merkittäviä kirjasto- ja arkistokokoelmia sekä Unescon Maailman muisti -ohjelmaa.

Memory of the World -instrumentin merkitys on jatkuvasti vahvistunut Unescon toimintakentällä. Suomen kansainvälisen integroitumisen kannalta onkin sen vuoksi merkittävää, että Unescon pääjohtaja nimitti  allekirjoittaneen International Advisory Committeen jäseneksi nelivuotiskaudeksi 2015 – 2018. IAC valmistelee Maailma muisti -esitykset Unescon pääjohtajan hyväksyttäviksi.

Jo syyskuisilla Turun kirjamessuilla Saamenmaa oli esillä ennennäkemättömän laajasti. Kolmipäiväisillä messuilla oli yhteensä noin 23 000 kävijää. Kansallisarkisto järjesti Saamelaisten oikeudet asiakirjojen valossa -seminaarin, jossa syvennyttiin kyseiseen kolttien arkistoon ja sen merkitykseen kolttien aseman ja oikeuksien näkökulmasta. Ohjelmassa oli myös esillä vuoden 1917 yleisen saamelaiskokouksen koolle kutsuneen aamelaisaktivisti-kirjailija Elsa Laulan merkitys saamelaisten järjestäytymiselle sekä keskustelua saamelaisten oikeuksista nykypäivänä.

Kolttakylän arkiston ehdokkuus ja valinta Unescon rekisteriin sekä Turun kirjamessujen ohjelma saivat runsaasti myönteistä mediahuomiota. Koltansaamen kielen ja kulttuurin yhdistys Saa´mi Nue´tt sekä Kolttien kyläkokous valitsivat Kansallisarkiston ja Saamelaisarkiston Vuoden koltta 2015 -palkinnon saajiksi.
 

UUSI STRATEGIA AMMENTAA DIGITALISAATIOSTA

Arkistolaitoksen strategiaa valmisteltiin vuoden 2015 aikana uudella tavalla. Asiantuntijavirkamiehistä koostuneet innovaatioryhmät arvioivat laitoksen nykytilaa ja visioivat tulevaa, jonka jälkeen arvioitiin arvokäsityksiä, kehitettiin strategista laskentaa ja käytiin osallistavaa vuoropuhelua. Lähtökohtana oli, että jokainen arkistolainen oli mukana strategian valmistelussa.
Digitalisionti on yksi nykyisen hallituksen kärkihankkeista. Sen tavoitteissa painotetaan avointa julkista tietoa, jonka avulla on mahdollista kehittää uusia kaupallisia tietopalveluita ja –tuotteita.

Arkistolaitoksella on hallussaan lähes koko valtiosektorin pysyvästi säilytettävä tietovaranto. Strategiassa keskeisimmäksi asiaksi nousi mahdollisuus hävittää digitoitujen aineistojen alkuperäiset paperiaineistot ilman että niiden oikeudellinen todistusvoimaisuus kärsii. Tällöin ei Mikkeliin vuonna 2018 valmistuvan keskusarkiston rakentamisen jälkeen olisi enää tarvetta uudelle arkistorakentamiselle.

Digitalisaatio edellyttää uudentyyppistä tiedonhallinnan asiantuntijuutta. Arkistolaitos valmistautui vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin uudistamalla organisaatiotaan valtakunnallisesti toimivaksi tiedonhallinnan palveluorganisaatioksi.
 

TUTKIMUKSEN KESKEINEN INFRASTRUKTUURI

Tutkimuksen keskeisenä infrastruktuurina arkistolaitos pyrki tunnistamaan tutkimusprosessin muutoksia ja huomioimaan niiden asettamia vaatimuksia palveluilleen ja toiminnalleen. Yhteistyötä tiivistettiin yliopistosektorin toimijoiden kanssa.

Lapin yliopiston omistama uskontotieteen professori Juha Pentikäisen arkisto talletettiin pysyvästi Saamelaisarkistoon. Valokuvia, asiakirjoja, nauhoitteita ja kirjallisuutta sisältävä arkisto koostuu kokoelmasta etnografista ja uskontotieteellistä tutkimusaineistoa 1960-luvulta 2000-luvulle sekä tätä vanhempaa aineistoa. Paitsi Pentikäisen laaja tutkimusarkisto, myös esimerkiksi Max Jakobsonin ja presidentti Mauno Koiviston yksityisarkistot kiinnostivat runsaasti tutkijoita.
 

TUNNETTUUTTA YHTEISTYÖNÄ

Arkistolaitoksen näyttelytoiminta jatkui edellisvuosien tapaan monipuolisena. Posterinäyttelyt ”Curt von Stedingk – Salonkien suosikki Savon sodassa” sekä ”Pro Finlandia. Suomen tie itsenäisyyteen. Näkökulma: Ranska ja Italia” kiersivät maakunta-arkistoissa.

Vuoden lopulla avattiin Kansallisarkistossa toinen Pro Finlandia -sarjan näyttely, jonka näkökulma oli tällä kertaa maamme itsenäistymispyrkimykset Saksan, Iso-Britannian, Itävallan ja Unkarin suunnilta nähtynä. Samalla julkaistiin samanniminen teos.

Yhteistyö Helsinki Seuran kanssa jatkui syksyn 2015 aikana, kun tuttuun tapaan keskiviikkoiltaisin järjestetyt luennot kokosivat kiinnostuneita Rauhankadun vanhaan tutkijasaliin. Nouse Helsinki - Pääkaupungin rakennushistoriaa arkistoista -luentosarjassa tarkasteltiin Helsingin kasvua rakentamisen kautta.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja, Kansallisarkisto


Generaldirektörens översikt: Arkivverkets år 2015
Director General's Report: The National Archives Service in 2015

24.3.2016

”Laitetaanko pakasteet pieneen pussiin?”

Kaupan kassalla esitettävän rutiinikysymyksen taustaan tulee harvoin kiinnittäneeksi huomiota. Kyse on kuitenkin harkitusta palvelueleestä, palvelumuotoilun yhdestä osatekijästä.

Monet yritykset ja julkishallinnon organisaatiot tukeutuvat yhä vahvemmin palvelumuotoilun ajatuksiin ja työkaluihin. Tavoitteena on käyttäjälähtöinen toiminnan kehittäminen ja asiakaskokemuksen rikastaminen muotoilun menetelmiä hyödyntäen. Pyrkimyksenä on luoda palvelukokemus, joka vastaa sekä käyttäjän että palveluntarjoajan tarpeita.

Myönteisen palvelukokemuksen kannalta on tärkeää, että asiakas voi edetä palvelussa johdonmukaisesti ja että hän saa palvelupolun varrella kohtaamissaan ongelmatilanteissa tarvitsemansa ohjeistuksen oikea-aikaisesti ja mahdollisimman vaivattomasti päästäkseen polulla eteenpäin. Palvelumuotoilua voidaan hyödyntää sekä digitaalisen että fyysisen asiakaspalvelun kehittämisessä. Itse asiassa palveluiden ja palvelupolkujen hahmottamisella on lukuisia yhtymäkohtia vaikkapa prosessien kuvaamiseen, joten mistään kovin vieraasta asiasta ei lopulta ole kyse. Olennaisinta on kuitenkin käyttäjä- ja asiakaslähtöisyyden korostunut huomioon ottaminen; asenne ratkaisee.

Myös arkistolaitoksessa palvelumuotoilun ideoita on pyritty hyödyntämään ja niiden avulla on arvioitu palveluiden ja toimintojen nykytilaa, tunnistettu kehittämistarpeita sekä suunniteltu neuvontapalveluiden tulevaa toteutusta. Arkistolaitoksen strategia korostaa asiakaslähtöisyyttä ja kykyä reagoida toimintaympäristön muutoksiin. Siksi on tärkeää, että arkistolaitoksen organisaation uudistuessa palvelut kyetään tuottamaan entistäkin asiakaslähtöisemmin, taloudellisesti ja tasalaatuisina. Samalla voidaan kirkastaa eri palvelukanavien roolia ja tehtäviä sekä karsia päällekkäisyyksiä.

Tavoitteena on, että esimerkiksi rutiiniluonteisia neuvontatarpeita voidaan keventää ja siirtää niiden painopistettä aiempaa enemmän verkkoon. Keinoina ovat esimerkiksi palveluiden käyttäjien itseohjautuvuuden lisääminen selkiyttämällä nykyisiä palvelukuvauksia ja ohjeistuksia, jäsentämällä ja kokoamalla kotisivuilla jo nykyisin saatavilla olevaa ohjeistusta uudella tavalla sekä hiomalla niiden kielellistä ilmaisua. Face to face -neuvonnalla on kuitenkin jatkossakin tärkeä rooli syvempää asiantuntemusta vaativissa palvelutilanteissa sekä sähköisten palveluiden ja aineistojen neuvonnassa että fyysisessä asiakaspalvelussa.

Juhani Tikkanen, sektorijohtaja, Kansallisarkisto

11.3.2016

AHAA-hankeen edistysaskeleita

Vuoden 2011 lopulla käynnistetty AHAA-hanke on tällä palstalle viettänyt hiljaiseloa jo pidemmän aikaa, vaikka työtä hankkeessa onkin koko ajan tehty täydellä teholla. On korkea aika antaa tilannekatsaus varsinkin kun, hankkeen oma blogi on matkan varrella myös lakkautettu.

AHAA-hankkeessa luodaan arkistojen yhteinen hakemistopalvelu, joka kattaa erityyppisen aineiston kuvailutiedot. Edellisen AHAA:ta enemmän käsitelleessä blogin jälkeen hanke on edennyt huomattavasti. Tietomallia ja vaatimusmäärittelyä on tarkennut jatkuvasti hankkeen aikana. Tarvetta päivityksiin ilmenee jatkuvasti, sillä AHAA:ta ei tehdä valmiiseen maailmaan, vaan toimintaympäristö on jatkuvassa muutoksessa. Samaan aikaan on hankkeen yhteydessä tehty uutta arkistokuvailun kansallista käsitemallia, joka puolestaan pyrkii noudattamaan – niin ikään samanaikaisesti työstettävää – kansainvälistä käsitemallia. Lisäksi myös mm. KDK-yhteistyön puitteissa tapahtuva Finton ja Finnan kehittyminen asettavat omia haasteitaan AHAA:n toteutukselle.

Iteratiivinen toteuttaminen lähti käyntiin vuoden 2013 loppupuolella. Toteutuksen edetessä työ on osoittautunut oppimisprojektiksi varmasti kaikille mukanaolijoille. Vastatakseen AHAA-palvelulle alusta asti asetettuihin vaatimuksiin on tietomalli osoittautunut monimutkaiseksi. Jotta sen pohjalta toteutettava järjestelmä ei kuitenkaan olisi monimutkainen käyttäjälleen, asettaa se omia vaatimuksiaan toteutukselle. Tästä johtuen iteratiivinen toteutustapa on osoittautunut toimivaksi. Haasteita matkan varrelle toi kuitenkin se, että riittävän yksityiskohtaisten määritysten tuottaminen etukäteen ja toisaalta määritysten pohjalta tehtyjen työmääräarvioiden tekeminen osoittautui hankalaksi. Tämän seurauksena kokonaisarvioiden tekeminen oli myös hankalaa.

Kokonaisuuden haltuun ottamiseksi toteutus laitettiin vuoden 2015 aikana joksikin aikaa tauolle. Toteutuksen tuoman kokemuksen perusteella pystyimme tarkentamaan vielä tarvittavia määrityksiä sekä tekemään tarkempia työmääräarvioita sekä parantamaan seurantakäytäntöjämme. Tämän kokonaissuunnittelun avulla saimme varmistettua rahoituksen hankkeen loppuun viemiseksi ja toteutus päästiin käynnistämään uudelleen vuoden 2015 lopulla.

Uudelleen käynnistetty toteutus on edennyt hyvin ja syksyllä valmistuu ensimmäinen versio (0.91), joka sisältää kaikki ne kentät, joihin nykyjärjestelmistä on migroitavissa tietoja. Tämän version avulla voimme tarkastella miltä, tiedot AHAA:ssa näyttävät sekä testata tietojen migroimista AHAA:seen ja niiden vientiä mm. Finnaan.

Seuraavassa vaiheessa on tarkoitus parantaa järjestelmän käytettävyyttä siten, että AHAA-palvelu voidaan ottaa käyttöön vuoden 2017 aikana. Tämän version (0.95) valmistuminen tulisi ajoittua kevääseen 2017, mutta käyttöönotto edellyttää myös mm. migraatioiden ja käyttäjäkoulutusten järjestämistä, joten tarkkaa käyttöönottoajankohtaa ei voida vielä sanoa.

Toteutusvaiheen viimeinen versio (1.0) sisältää ne toiminnallisuudet, joita tarvitaan alkuperäisten vaatimusten toteuttamiseksi. Tämän versio valmistuu tammikuussa 2018, mutta AHAA:n kehittäminen ei tietenkään pääty tähän. Jo nyt on tunnistettu kohteita, joita voidaan jatkossa kehittää ja ennen kaikkea kehitettävää löytyy varmasti yhteentoimivuudessa ympäröivien järjestelmien kanssa sekä mm. erilaisten koodistojen (sanastojen ym.) työstäminen KDK-yhteistyönä käyttäviksi Fintoon.

Kenneth Ahlfors
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

26.2.2016

Eurooppalaisella yhteistyöllä vauhtia digitointiin ja arkistotutkimukseen

Kansallisarkisto lähti vuoden 2014 lopulla mukaan kiinnostavaan eurooppalaiseen projektiin, joka lupasi paljon erityisesti pöytälaatikkojen ja vinttien kätköissä uinuvien historiallisten aineistojen digitoinnille. Sittemmin kuva projektista on tarkentunut ja suunnitelmat täsmentymässä käytännön toimiksi. Community as Opportunity (CO:OP) –hankkeesta on paljastanut monenlaisia kiinnostavia ja kaikkia arkistojen käyttäjiä hyödyttäviä puolia, joista hieman enemmän seuraavassa.

Digitointilaitteiden testaus on parhaillaan menossa Kansallisarkistossa.
Jokaiseen laitteeseen on jo laadittu yksityiskohtainen käyttöohje.
Vapaaehtoisdigitoinnin kehittämisen tiimoilta olemme hankkineet projektin käyttöön neljä liikkuvaa digitointiasemaa, joilla vapaaehtoiset voivat digitoida omia aineistojaan kuluvan vuoden mittaan järjestettävissä viidessä digitointipäivässä. Tapahtumat järjestetään yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa ja jo nyt neljän tilaisuuden paikat on alustavasti sovittu. Uskon ja luulen niin, että viideskin löytää järjestäjänsä aivan lähitulevaisuudessa. Tapahtumissa digitoitava aineisto viedään projektissa tuotetulle karttapohjaiselle Topoteekki-alustalle, jonka se on kaikkien kiinnostuneiden tutkittavissa.

Alun alkaen tavoitteenamme oli, että kaikki Topoteekkeihin Suomesta vietävä aineisto saisi CC-BY 4.0 –lisenssin, jonka turvin aineistojen katselijat voisivat melko vapaasti käyttää niitä omiin tarkoituksiinsa. Marraskuussa pidetyssä Topoteekki-infossa (katso koostevideo) ajatus kuitenkin jalostui niin, että aineiston voi lisensoida myös muulla Creative Commons –perheen lisenssillä tai jättää oikeudet itselleen, jolloin digitoitua kuvaa voi vain katsella ruudulla. Eurooppalaiset kumppanit hyväksyivät tämän ajatuksen marraskuussa pidetyssä projektitapaamisessa ja CC-lisenssit on jo lisätty Topoteekki-alustalle. Digitointilaitteiston valmistelu ja sisäinen koulutus jatkuvat – niiden etenemisestä pysyy parhaiten selvillä hankkeen kotisivua seuraamalla. Suomenkielisen Topoteekki-alustan rakentelu ja testaus on juuri meneillään.

Noin kuukausi sitten pureuduimme hankkeen työpaketti WP 2:een, jonka aiheena on kansainvälinen liikkuvuus. Toimemme sen suhteen olivat vielä suunnittelematta ja ryhdyimmekin selvittämään, mitä kansainvälisen liikkuvuuden lisäämiseksi voitaisiin tehdä. Pian kävi ilmi, että projektilla on käytettävissään jonkin verran varoja ulkomaille suuntautuvien arkistomatkojen tukemiseen. Erittäin hyvä linjaus tässä on se, että tällä kertaa tuki on kaikkien arkistojen käyttäjien haettavissa. Lisäksi projektin käytettävissä on varoja myös naapurimaidemme arkistoihin suuntautuvien ryhmämatkojen tukemiseen. Lisätietoja tuista löytyy niiden omalta sivulta.

Toivoisinkin nyt kaikkien tämän kirjoituksen lukevien kollegoiden, ammatti- ja sukututkijoiden, opiskelijoiden ja muiden arkistojen käyttäjien selvittävän omat mahdollisuutensa tämän tuhannen taalan – tai jopa enemmänkin – tilaisuuden hyödyntämiseen. Ripeästi toimien saamme tästä mahdollisuudesta parhaan hyödyn.

Tulevina vuosina CO:OPin avulla pyritään toteuttamaan vielä muitakin toiveita esimerkiksi talkoistamiseen liittyen. Tästä voimme kuitenkin kertoa enemmän myöhemmin kun suunnittelu on mennyt eteenpäin. Pysyttele siis kuulolla hankkeesta! Tietoa löytyy sekä kotisivulta että aika ajoin myös Kansallisarkiston Facebookista.

Tomi Ahoranta
Kehittämispäällikkö, CO:OP-projektipäällikkö Kansallisarkistossa

12.2.2016

Arkistolaitos vahvisti vuoteen 2020 ulottuvan strategiansa

Pääministeri Juha Sipilän hallitus on nostanut digitalisaation yhdeksi hallitusohjelmansa keihäänkärjistä. Tavoitteena on koota julkinen tieto vain yhteen kertaan ja avata se siten, että viranomaiset voivat käyttää sitä päätöksenteossaan ja yksityinen sektori kehittäessään uusia avoimeen tietoon perustuvia palveluita kansalaisille. Tavoite on tärkeä Suomen tulevaisuudelle. Voimakas panostus digitalisaatioon on tarpeen, jotta Suomi voi hyödyntää tehokkaasti julkista tietoa, tehostaa ja virtaviivaistaa viranomaistoimintaa ja saada aikaan myös kustannushyötyjä.

Arkistolaitoksen uusi strategia pyrkii osaltaan edistämään hallitusohjelman keskeisiä tavoitteita. Strategian yksi tärkeimmistä päämäristä on muuttaa viranomaisten lakisääteistä siirtoprosessia siten, että keskeinen osa sitä olisi vastaanotettavien aineistojen laajamittainen digitointi.

Käytännöllisesti katsoen kaikki viranomaiset ovat tänä päivänä rakentaneet toimintansa sähköisten järjestelmien varaan. Tästä huolimatta merkittävä osa viranomaisten tarvitsemasta vanhemmasta tiedosta on edelleen analogista. Sen vuoksi tarvitaan digitaalinen silta, joka auttaa siirtämään analogiset aineistot sähköiseen toimintaympäristöön. Digitointi helpottaa ja tehostaa viranomaisten toimintaa ja parantaa oleellisella tavalla julkisen tiedon käytettävyyttä.

Strategian toinen tavoite liittyy sekin digitalisaatioon. Vuonna 2018 otetaan käyttöön Mikkeliin sijoittuva arkistolaitoksen keskusarkisto, jonka rakentaminen on jo käynnistynyt. Sinne on tarkoitus siirtää digitoidut aineistot ja arkistolaitoksen yksiköissä vähemmän käytetyt niin sanotut passiiviaineistot. Viranomaisten aineistojen selvitykset osoittavat kuitenkin, että arkistolaitokseen on seuraavien vuosikymmenten aikana tulossa lähes yhtä paljon analogisia aineistoja, kuin on tähän päivään mennessä kertynyt vuosisatojen aikana. On selvää, että voimakkaasti digitalisoituvassa yhteiskunnassa analogisten aineistojen käyttö tulee jäämään vähäiseksi. Siksi strategiseksi tavoitteeksi digitointiprosessin uudistamisessa on asetettu se, että valtaosa digitoiduista viranomaisaineistoista voidaan hävittää digitoinnin jälkeen ilman että niiden oikeudellinen ja historiallinen todistusvoimaisuus kärsii.

Arkistolaitoksen yksi keskeisimmistä strategisista tavoitteista on, ettei Suomessa jatkossa enää tarvitse rakentaa analogisten aineistojen pysyvään säilyttämiseen tarvittavaa arkistotilaa. Vahvalla digitoinnilla on mahdollista saada säästää pysyvän säilyttämisen tilakustannuksia ja parantaa samalla aineistojen saatavuutta ja käytettävyyttä. Tämä on ensiarvoisen tärkeä tavoite tällä hetkellä nopeasti uudistuvalle tutkimusprosessille.

Uusi strategia määrittelee sen, miten arkistolaitos suuntaa voimavarojaan seuraavien viiden vuoden aikana. Digitointiin tarvitaan mittavia panostuksia, mutta sen avulla voidaan saavuttaa vielä mittavampia hyötyjä.

Jussi Nuorteva
Pääjohtaja, valtionarkistonhoitaja

Tutustu strategiaan arkistolaitoksen verkkosivuilla

29.1.2016

Uusia mahdollisuuksia sotahistorian ja puolustushallinnon historian tutkimiselle


Kunnostusprojekti mahdollisti paremman käytettävyyden.

Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelun avulla haettavan ja tilattavan aineiston määrä lisääntyi kerralla lähes 20 hyllykilometriä viime vuoden lokakuussa. Tämä johtui siitä, että entisen Sota-arkiston aineistojen kunnostusprojektin myötä sota-ajan puolustushallinnon ja suojeluskuntien aineistojen tiedot saatiin kattavasti sähköiseen muotoon ja siten Astia-palvelun avulla haettavaksi.

Puolustushallinnon materiaalia on Astia-haun piirissä noin vuoteen 1945 asti. Vuoden 1945 jälkeen muodostuneiden aineistojen luettelotietoja syötetään sähköiseen muotoon ja koko ajan entistä enemmän aineistoa on uuden sähköisen haun piirissä. Toistaiseksi puolustushallinnon aineistoja haettaessa kannattaakin käyttää rinnakkain vanhaa Aarre-arkistorekisteriä ja Astia-palvelua.

Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?
Aiemmin kyseiset aineistot olivat pelkästään Aarre-arkistorekisterin haun ulottuvissa. Aarteessa aineistojen haku voitiin kohdistaa vain joukko-osastojen tai muiden yksiköiden nimiin tai asiakirjojen arkistotunnuksiin. Astia-palvelussa haku voidaan kohdistaa näiden lisäksi kaikkeen siihen tietoon, joka Aarre-tietokantaan on aineiston kohdalle syötetty. Hakujen ulottuminen kaikkeen tietokantaan syötettyihin kenttiin avaa uusia mahdollisuuksia tiedon haulle ja tutkimuskohteiden haarukoinnille.

Aiemmin Aarteen ja paperisten arkistoluetteloiden kanssa operoidessaan tutkijat ja arkiston henkilökunta joutuivat tietoon tai valistuneisiin arvauksiin luottaen päättelemään minkä puolustushaaran, aselajin, joukko-osaston tms. asiakirjojen joukosta tutkimuksen kohteena oleva asia saattaisi löytyä. Tämä oli usein aikaa vievää ja vaati usein Aarteen käyttäjiltä melkoista tuntemusta puolustushallinnon organisaatiosta ja asiakirjoista. Esimerkiksi haettaessa hakusanoilla pikakiväär* tai korsupiirustu* ei saada yhtään osumaa. Tällaisissa tapauksissa on tutkijan pitänyt päätellä, että tietoja pikakivääreistä saattaisi löytyä esimerkiksi puolustusministeriön taisteluvälineosaston aineistoista.

Korsupiirustusten löytäminen Aarteen kätköistä on ollut vieläkin hankalampaa. Sen sijaan, haettaessa samoilla hakusanoilla Astia-verkkopalvelusta, saadaan tulokseksi 255 ja 19 hakuosumaa. Heti hakuosumat saatuaan asiakas näkee myös minkä yksiköiden aineistoista kyseistä tietoa on löydettävissä. Muutos haussa nopeuttaa valtavasti tutkijoiden ja henkilökunnan työtä ja takaa tarkemman, paremman ja ennen kaikkea laajemman osumatarkkuuden tietoja etsittäessä.
Kesämökkipiirustukset turvallisuusorientoituneelle ihmiselle. Kansallisarkisto, Jalkaväkirykmentti 38. I pataljoonan esikunta, Perus 2812/1.
Mitä muuta Astia tuo muassaan?

Aarteen avulla ei myöskään pystynyt tekemään suoraan tilauksia tutkijasaliin. Sen sijaan rekisteröityneet asiakkaat pystyvät Astian avulla tekemään tutkijasalitilauksia puolustushallinnon aineistoista ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän lisäksi käyttörajoitettuihin aineistoihin voi hakea Astiassa lupaa sähköisesti, kun lupa piti aiemmin täyttää paikan päällä paperilla.

Tulevaisuudessa, kun kaikki Kansallisarkistossa säilytettävä puolustushallinnon materiaali on syötetty kokonaisuudessaan sähköiseen muotoon, ei asiakkaiden enää tarvitse käyttää Aarretta ja Astiaa rinnakkain. Kaikki onnistuu niin sanotun yhden luukun periaatteella Astian avulla.

Ylitarkastaja Ville Kontinen, Kansallisarkisto
Kuvan löydät parempilaatuisena Kansallisarkiston Flickr-sivuilta.

15.1.2016

Kumppanuusyhteistyöllä myönteisiä tuloksia


Viime vuosien aikana arkistolaitoksessa on panostettu kumppanuusyhteistyöhön muun muassa digitoinnin yhteydessä. Digitointihan on mittava kokonaisuus, joka on paljon muutakin kuin pelkkää asiakirjojen skannausta. Digitoitavat aineistot tulee muun muassa fyysisesti valmistella sekä niiden aineistometatiedot tarkistaa ja tarvittaessa korjata ennen skannausvaihetta.

Digitoidun aineiston käytettävyyttä parannetaan rikastamalla metatietoja asiakirjan tasolle; indeksoimalla kerätään asiakirjoissa olevia tietoja hakukelpoisiksi kuten moottoriajoneuvokortistoissa ajoneuvon merkki ja rekisterinumero tai väestörekisteriaineistoista kylä-, tila- ja henkilötietoja. Metatietojen keräämisessä ja rikastamisessa kumppanuusyhteistyö on osoittautunut hyväksi toimintatavaksi.

Moottoriajoneuvokortit

Moni yhteistyö on käynnistynyt yhteisen tarpeen havaitsemisella. Esimerkki tämänlaisesta yhteistyöstä oli vuonna 2014 toteutettu Turun maakunta-arkistossa säilytettävien Turun ja Porin lääninhallituksen yhteisarkiston moottoriajoneuvorekisteriin kuuluvien moottoripyöräkorttien digitointi ja indeksointi. Noin 30 000 korttia digitoitiin Kansallisarkistossa.

Yksittäisten, digitoitujen korttien valmisteluun ja indeksointityöhön arkistolaitos sai talkooapua Suomen Royal Enfield Owners Club -moottoripyöräkerhon jäseniltä ja Veteraanimoottoripyöräklubi ry:ltä. Indeksoinnin yhteydessä jokaisesta kortista kerättiin moottoripyörien rekisterinumero, merkki ja tyyppi. Tiedot ovat hakukelpoisia ja ne on linkitetty Digitaaliarkistossa oleviin digitoituihin kortteihin, joista löytyy lisätietoja.

Suomen Royal Enfield Owners Clubin puheenjohtaja Kaj Nyholmin mukaan moottoripyöräkerho tarttui vapaaehtoistyöhön vaaliakseen perinteitä: ”Vanhoja moottoripyöriä on edelleen paljon varastoissa ja talleissa, minne ne ovat unohtuneet edellisiltä tai nykyisiltä omistajiltaan. Moottoripyörät ovat osa historiaamme ja kulttuuriperintöämme, samoin niiden saattaminen toimintakuntoisiksi ja takaisin tien päälle.”

Moottoriajoneuvokortistoihin liittyvä yhteistyö sai jatkoa Mikkelissä. Digitointiprojektin tarkoituksena oli digitoida ja indeksoida Mikkelin lääninhallituksen moottoriajoneuvojen kortistoa vuosilta 1958-1973 yhteensä noin 110 000 korttia. Projekti toteutettiin osana Mikkelin kaupungin nuorten työllistämis- ja aktivointihanketta. Sitä toteutti vuodesta 2014 alkaen Mikkelin toimintakeskus ry:n digitointipaja, ja vuoden 2015 syksystä lähtien se on toiminut ”Työpajat Mikkelin” alaisuudessa ja on työllistänyt 3-6 henkilöä vuorollaan.

Sisäministeriön vuoden 1963 päätöksen mukaan ajoneuvojen kantakortin sai hävittää 10 vuoden kuluttua siitä kun ajoneuvo on poistettu kortistosta. Sen nojalla useissa lääninhallituksissa hävitettiin 1960-luvulla ne kantakortit, jotka oli poistettu rekisteristä vuonna 1956 tai sitä ennen. Kaikkia kortteja ei suinkaan hävitetty pysyvästi, vaan maakunta-arkistoista niitä annettiin alan yhdistyksille. Suuri osa ajoneuvorekisterikorteista on siis tallella. Olemme suunnittelemassa yhteistyöhanketta näiden arkistolaitoksen ulkopuolella olevien ajoneuvokorttien digitoimiseksi ja indeksoimiseksi. Tämän aineiston suuruusluokka on noin kaksi miljoonaa korttia. 


Väestörekisteriaineistot


Sata vuotta vanhemmat seurakuntien ja viranomaisten väestörekisteriaineistoita Kansallisarkisto on digitoinut runsaasti erityisesti vuosien 2009 ja 2010 erillisrahoitteisissa digitointihankkeissa. Aineistot ovat julkisia ja vapaasti käytettävissä digitaalisina Digitaaliarkistossa.

Seurakuntien rippikirjojen indeksoinnin talkoistamista kokeiltiin muutama vuosi sitten ilman verkkotyökaluja. Projektissa todettiin, että excel-pohjaiset työkalut huomattavan hankalia käytännössä ja logistiikaltaan hyvin työllistäviä. Talkoistaminen ilman verkkotyökaluja osoittautui aivan liian työlääksi toimintatavaksi.

FamilySearch on julkaissut verkossa toimivan indeksointityökalun, joka otettiin joulukuussa 2015 käyttöön Kansallisarkiston jo digitoimien vuosien 1810-1915 henkikirjojen indeksointiin. Itse työkalu on englanninkielinen, mutta henkikirjojen indeksoinnin ohjeet ovat suomeksi. Yli sata vuotta vanhoista julkisista henkikirjoista indeksoidaan määrämuotoisiin metatietokenttiin kylä-, tila- ja henkilötiedot, jotka siirretään arkistolaitoksen tietojärjestelmiin edistämään hakukelpoisina digitoitujen aineistojen käyttöä.

Vapaaehtoisia indeksoijia tukemaan on perustettu Facebook-ryhmä, lisäksi lisätietoja ja ohjeita löytyy arkistolaitoksen verkkosivulta.


Kumppanuusyhteistyö jatkossa


Moottoriajoneuvokortit ja useat väestörekisteriaineistot ovat hyviä esimerkkejä yleisöä kiinnostavista digitoiduista aineistoistamme, joiden metatietoja on jo rikastettu kumppanuusyhteistyöllä.

Joulukuussa 2015 käynnistyneestä henkikirjojen indeksoinnista FamilySearchin indeksointiverkkotyökalulla odotamme paljon. Jos FamilySearchin verkkotyökalu osoittautuu suosituksi, voimme tuottaa sinne muitakin tutkijoita kiinnostavia aineistoja indeksoitavaksi.

Käytännössä Kansallisarkisto digitoi aineistoja, joista vapaasti käytettävät ovat metatietoineen avoimesti käytettävissä erilaisiin sovelluksiin, julkaisuihin ja muuhun tutkimus- ja verkkokäyttöön. Metatietojen rikastaminen on resurssivaltaista, joka on suurin syy siihen että etsimme erilaisia kumppanuuksia työn toteuttamiseksi. Digitointityötämme arvostetaan suuresti, ja Digitaaliarkisto on ylivoimaisesti käytetyin verkkopalvelumme. Tekemämme ja kumppanuusyhteistyössä tehtävä digitointi ja metatietojen rikastaminen on työtä jota tehdään kaikille asiakkaillemme.

Olemme avoimia uusille ehdotuksille.

István Kecskeméti 
Sektorijohtaja
Kansallisarkisto