Mihin maakunta-arkistoja tarvitaan?

Suomen maakunta-arkistoverkostossa ei ole tapahtunut merkittäviä muutoksia sitten 1970-luvun alun jolloin Joensuun maakunta-arkisto perustettiin. Piirijakoon on tehty pieniä muutoksia niin, että piirirajat noudattavat nykyisiä maakuntarajoja. Perusrakenteesta löytyy edelleen 1700-luvun läänijako, jota maakunta-arkistojen ensimmäisessä perustamisvaiheessa 1920-luvun lopulta lähtien pidettiin perusteltuna vastaanotettavan viranomaisaineiston ryhmittelyn ja säilyttämisen kannalta.

Muuttumattomuus on kuitenkin näennäistä, todellisuudessa maakunta-arkistojen toiminta ja toiminnot ovat kehittyneet ja monipuolistuneet. Vuoden 1994 arkistolain myötä alkoi kehitys kohti yhtenäistä arkistolaitosta, jonka muodostavat Kansallisarkisto ja 7 maakunta-arkistoa. Vuoteen 2015 ulottuvan strategian mukaisesti maakunta-arkistojen tehtäviä ja piirijaon tarkoituksenmukaisuutta arvioidaan parhaillaan ja tavoitteena on tehostaa arkistolaitoksen toimintaa yhtenäisenä kokonaisuutena.

Toimintaympäristön muutokset edellyttävät nykyisten toimintamallien kriittistä arviointia. Maakunta-arkistojen on syytä tuoda esiin omat näkemyksensä alueellisen arkistoinstituution tehtävistä ja merkityksestä nyt ja tulevaisuudessa. Keskeistä on määritellä ne tehtävät, joita arkistolaitoksen on perusteltua hoitaa alueellisen organisaation kautta, päätettävä niihin käytettävistä resursseista ja sen jälkeen muutettava organisaatio näitä tavoitteita parhaiten palvelevaksi.

Toimintaympäristön muutos on monitahoinen kokonaisuus, joka vaikuttaa eri tavoin arkistolaitoksen eri tehtäväalueilla. Asiakirjatiedon elinkaarihallinnan osalta maakunta-arkistot ovat perinteisesti ohjanneet eri keinoin omassa piirissään toimivia arkistonmuodostajia, lähinnä julkishallinnon organisaatioita. Valtionhallinnon muutokset ovat johtaneet tilanteeseen, jossa yhä harvemman viranomaisen piiri vastaa maakunta-arkiston piiriä. Valtakunnalliset tietojärjestelmät yhdenmukaistavat asiakirjahallintoa kaikilla hallinnonaloilla siinä määrin, että yksittäisen viranomaisen ohjaaminen alueellisella tai paikallisella tasolla menettää merkitystään. Toisaalta Suomessa on edelleen yli 300 kuntaa, joiden ohjauksessa maakunta-arkistot ovat onnistuneet hyvin. Pääsääntöisesti kunnat ovat pitäneet arkistolaitoksen ohjaustoimintaa omaa toimintaansa tukevana yhteistyönä, ei niinkään valtion viranomaisen valvontatoimena. Toisaalta on arvioitava ovatko tulokset riittäviä suhteessa käytettyihin resursseihin.

Turun maakunta-arkiston eläkkeelle siirtynyt johtaja Riitta Sihvonen luonnehti Turun Sanomien haastattelussa maakunta-arkistoa eräänlaiseksi kulttuurilaitokseksi. Varovainen ilmaisu on oikeutettu kaupungissa, jonka kulttuuritoimen budjetti on huomattavasti koko arkistolaitoksen budjettia suurempi ja yksityiset kulttuurilaitokset ovat kasvaneet voimakkaasti. Pienemmissä maakunta-arkistokaupungeissa maakunta-arkiston suhteellinen painoarvo on suurempi. Maakunta-arkisto on voinut aidosti profiloitua kaupunkinsa ja alueensa kulttuuritarjonnan osana. Nykyinen maakunta-arkistoverkosto on kuitenkin liian harva, jotta tällaista profiloitumista voitaisiin toteuttaa edes kaikkien suurimpien aluekeskusten kohdalla. Näkyvyyden ja tunnettuuden edistäminen on toteutettava arkistolaitoksen yhteisin ponnistuksin, jossa vahvoilla alueellisilla yhteistyöverkostoilla kuitenkin voi olla merkittävä rooli.

Vastaavaa vertailua ja arviointia voidaan tehdä maakunta-arkistojen kaikkien nykyisten ja eräiden mahdollisten uusien tehtävien osalta. Arvioinnissa on tärkeää kartoittaa yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden rooli ja odotukset. Todennäköisesti niissä korostuu palvelujen saatavuus, saavutettavuus ja laatu, ei niinkään se miten arkistolaitos niiden tuottajana on organisoitunut.

Ruotsin arkistolaitos siirtyi tämän vuoden alusta yhden viranomaisen malliin (en-myndighet). Maakunta-arkistot ovat jatkossa Riksarkivetin yksiköitä ja jatkavat, ainakin toistaiseksi, entisillä nimillään entisissä kiinteistöissään. Organisaatiomuutos tuskin pysähtyy tähän, mutta näyttää siltä, että tietylle jatkuvuudelle annettiin arvoa muutostilanteessa. Suomessa maakunta-arkistot ovat nykyisillä nimillään ja keskeisillä paikoilla sijaitsevine rakennuksineen alueellisesti hyvin tunnettuja toimijoita. Näiden kiveen hakattujen nimien ja paksujen seinien takana on kuitenkin halua ja kykyä tehdä ja toteuttaa muutoksia. Arkistolaitos voi jatkossa toimia entistä yhtenäisemmin valtakunnallisesti ja kansainvälisesti, ja samalla vahvistaa alueellista toimintaansa huolella valituilla tehtäväalueilla.

Veli-Matti Pussinen
Maakunta-arkiston johtaja (ma), Turun maakunta-arkisto