18.1.2013

Muista tähti!

Arkistolaitoksen tutkijasaleissa asioinneille Astia on tullut jo tutuksi jo reilun vuoden ajan. Ilahduttavan moni on tutustunut ja ottanut käyttöön myös Astia-verkkopalvelun, jonka avulla voi omalta koneelta tilata asiakirjoja tutkijasaliin, hakea käyttölupaa sekä tarkastella omia tilauksia ja voimassa olevia käyttölupia.

Astia toi mukanaan uudenlaisen haun, jota sekä henkilökunta että asiakkaat ovat opetelleet käyttämään. Hausta on yritetty tehdä yksinkertainen. Siinä ei tarvitse tuntea arkiston rakennetta tai määritellä haun kohdistumista. Omat rajoitteet tälläkin hakutavalla on ja niiden tunteminen on hyödyllistä hakutulosta tarkasteltaessa.

Astia-haussa on käytössä sanan katkaisu ja katkaisumerkkinä toimii tähti-merkki *. Sanan voi katkaista sen alusta, lopusta tai keskeltä ja samalla kertaa myös useammasta kohdasta. Suomen kieli monine taivutusmuotoineen aiheuttaa sen, että perusmuodossa olevalla sanalla ei useinkaan kannata hakea. Esimerkiksi hakusana oulu jättää pois hakutuloksesta suuren osan sellaisista yhdistyksistä, joiden nimessä esiintyy sana Oulu, koska yhdistyksen nimessä käytetään tavallisesti muotoa Oulun. Hakusana oulu* on liian yleinen, mutta jos hakukenttään laitetaan vaikkapa oulu* *seura, saadaan hakutulokseen esimerkiksi Oulun hiihtoseura ry:n aineisto.

Samalla periaatteella esimerkiksi torppia koskevia tietoja haettaessa kannattaa samoin katkaista hakusana. Torppa palauttaa vain murto-osan torppia koskevasta aineistosta. Torp* tuo hakutuloksen mukaan vaikkapa torpankontrahdit, torppalainat ja torpparit. Hakusana *torp* tuo hakutulokseen mukaan lisäksi esimerkiksi kruununmetsätorpat ja metsänvartijatorpat.

On selvää, että hakutulosten suuri määrä ei ole haun tarkoitus ja jo kymmenienkin hakutulosten selaaminen on työlästä. Hakutulosta voi rajata lisäämällä useampia hakusanoja, rajaamalla hakua ajallisesti tai hyödyntämällä hakutuloksen rajausmahdollisuuksia. Aikarajain löytyy Lisää hakuvaihtoehtoja –linkistä. Hakutuloksen rajausmahdollisuudet puolestaan löytyvät vasemmasta reunasta hakutuloksen yhteydestä. Lisätietoja näiden käytöstä löytyy verkkopalvelun ohjeista (Tietoa palvelusta -> Ohjeet).  Myös kunkin hakutulokseen sisältyvän osuman kohdalla merkittyjä hakuosumia voi hyödyntää haun rajaamisessa, esimerkiksi käyttämällä niitä hakusanoina uusissa hauissa.

Haku kohdistuu arkistoista laadittuihin luetteloihin ja hakemistoihin, ei siis itse asiakirjoissa oleviin tietoihin. Osa luetteloista on laadittu aikana, jolloin ei ollut aavistustakaan siitä, että tietoja voitaisiin joskus hakea tällä tavoin. Hakutulokseen vaikuttaa se, mitä tietoja luetteloihin on merkitty. Esimerkiksi uusimmissa henkikirjoissa on aika usein merkitty, minkä kuntien henkikirjat kuhunkin niteeseen sisältyvät. Vanhemmissa henkikirjaniteissä saattaa olla koko hallinnollisen alueen eli koko kihlakunnan tai koko läänin henkikirjat yhdessä niteessä, jolloin luetteloihin ei ole välttämättä merkitty niitä kuntia, joiden henkikirjat kyseisestä niteestä löytyvät. Näin ollen hakeminen kunnan nimellä ja henkikirjat-hakusanalla ei useinkaan anna hakutulokseksi kaikkia kyseisen kunnan henkikirjoja, jotka ovat tutkittavissa.

Arkistoihin sisältyvät asiakirjat sisältävät hyvin paljon monenlaista tietoa, jota kaikkea ei ole mahdollista merkitä hakemistoihin ja sitä kautta tuoda mukaan haun piiriin. Hakemistojen tiedot ovat siten aina vain aavistus siitä, mitä itse asiakirjat sisältävät. Tiedon hakeminen ja yhdisteleminen ovat arkistojen käyttäjän ja tutkijan työtä ja löytämisen riemua.

Astia-verkkopalvelun hakua voi kokeilla ja käyttää myös ilman rekisteröitymistä verkkopalvelun käyttäjäksi. Tällöin haun piirissä eivät ole 100 vuotta vanhoja tai sitä nuorempia tietoja sisältävien henkilöarkistojen hakemistotiedot.

Hakua saa ja kannattaa kokeilla. Yhtä oikeaa tapaa hakea ei ole olemassa. Kokeilemalla löytää oman tapansa hakea ja tässäkin harjoitus tekee mestarin. Tervetuloa tutustumaan Astia-hakuun. Löydät Astian joko arkistolaitoksen kotisivulta Aineistot-välilehdeltä tai suoraan www.arkisto.fi/astia. Niin, ja muistathan sanan katkaisun ja tähden käytön! 

Satu Kantola
Ylitarkastaja
Oulun maakunta-arkisto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.