25.1.2013

Alkuvuoden terveisiä Hämeenlinnasta

Näin vuoden aluksi voi hyvin tarkastella sitä, mitä on tapahtunut ja mitä lähitulevaisuudessa on näkyvissä.

Arkistoaineistoja Hämeenlinnan maakunta-arkistolle on kertynyt jo yli 23 hyllykilometriä. 2012 vastaanotettiin jälleen yli kilometri uusia viranomaisarkistoja tutkijoiden ja muiden tiedontarvitsijoiden iloksi. Suurimpia kokonaisuuksia olivat verotoimistojen ja lääninhallitusten arkistot.  Hämeen ja Uudenmaan lääninhallitusten arkistoja vastaanotettiin aina 1990-luvulle saakka, joten varsin tuoreisiinkin tietoihin on nyt mahdollista päästä käsiksi.  Astian kautta aivan kaikki uusimmat tiedot eivät vielä ole haettavissa. 

Lääninhallitusten arkistoista löytää tietoa monilta elämänalueilta. 1970-luvulla tehtäväkenttä laajeni entisestään mm. ympäristönsuojelun sekä koulu- ja sivistystoimen asioihin.  Sukututkijaa kiehtonevat erityisesti erilaiset luettelot, esimerkiksi Uudenmaan lääninhallituksen yleisen osaston arkistoon sisältyvät passiluettelot (1939-1960) ja kulkukauppiaskortisto (1950-1995). Joitakuita kiinnostanevat myös venerekisterit (1960-1991). 

Jatkuvasti maakunta-arkistoon tipahtelee julkisten kaupanvahvistajien arkistoja, jotka ovat hyödyllisiä vanhan kauppakirjan metsästäjälle silloin, kun kiinteistön lainhuudatus on jäänyt syystä tai toisesta kaupan yhteydessä tekemättä. Lisää tietoja kaupanvahvistajista voi lukea Portista.  

Lisäksi voimme ylpeänä mainita, että nykyisin meiltä löytyy lähdemateriaalia sukututkimuksen harrastajille myös eläinmaailman puolelta: viime vuonna luovutetun FABAn (The Finnish Animal Breeding Association) arkisto sisältää valokuvineen ja kantakirjoineen herkullista tietoa lehmien sukulinjojen tutkijoille. 

Näitä ja muutakin aineistoa voi tulla tutkimaan maakunta-arkiston tutkijasaliin. Tutkijasalin aukioloaikoihin ei Hämeenlinnassa ole tehty mainittavia muutoksia. Normaali aukioloaika on kello 8.00-16.00. Iltapäivystykset ovat keskiviikkoisin ja torstaisin kello 18.00 asti tammikuun toiselta viikolta lähtien toukokuun loppuun asti ja ne alkavat taas syyskuun alusta jatkuen joulukuun toiselle viikolle asti. Niin kutsuttuja pitkiä iltoja, jolloin iltapäivystys on kello 20.00 asti, on edelleen kerran kuukaudessa keskiviikkoisin ja torstaisin. Kevään pitkin iltojen päivämäärät ovat 6.2.–7.2., 6.3.–7.3., 3.4.–4.4., 2.5. Ajantasaiset tiedot aukioloajoista löytyvät aina kotisivultamme.

Digitaaliarkiston käyttö on lisääntynyt huomattavasti viime vuoden aikana, koska julkisten kotikoneilta käytettävien digitalisoitujen asiakirjojen määrä on kasvanut. Tästä onkin seurannut se, ettei mikrofilmilaitteiden käyttäjiä tutkijasaleissa ole niin paljon kuin ennen. Hämeenlinnan maakunta-arkistosta ei yksittäisten tutkijoiden tarvitse enää tämän vuoden alusta lähtien varata etukäteen mikrofilmilaitteita. Ryhmien vetäjien on kuitenkin edelleen syytä varata koneet etukäteen.

Arkistolaitos käynnistää tämän vuoden aikana kiertävän näyttelytoiminnan. Näin saamme laajemmalle yleisölle esiteltyä eri yksiköissä rakennettuja ja esillä olleita näyttelyitä. Hämeenlinnan maakunta-arkistossa on esillä helmikuun alusta alkaen huhtikuun loppuun asti Tapaaminen Turussa: Vuoden 1812 posterinäyttely. Näyttely luo yleiskuvan vuoden 1812 tapahtumista ja kertoo lisäksi aikansa mahtimiesten Venäjän keisari Aleksanteri I:n ja Ruotsin kruununprinssi Karl Johanin tapaamisesta Turussa. Ruhtinaiden kohtaamisessa kirjoitettiin uudelleen Suomenkin kannalta merkittäviä yhteistyösopimuksia.

Heli Niromaa, ylitarkastaja, aineistonhallinnan vastuualue
Susanna Taipale, ylitarkastaja, tietopalvelun vastuualue
Hämeenlinnan maakunta-arkisto

18.1.2013

Muista tähti!

Arkistolaitoksen tutkijasaleissa asioinneille Astia on tullut jo tutuksi jo reilun vuoden ajan. Ilahduttavan moni on tutustunut ja ottanut käyttöön myös Astia-verkkopalvelun, jonka avulla voi omalta koneelta tilata asiakirjoja tutkijasaliin, hakea käyttölupaa sekä tarkastella omia tilauksia ja voimassa olevia käyttölupia.

Astia toi mukanaan uudenlaisen haun, jota sekä henkilökunta että asiakkaat ovat opetelleet käyttämään. Hausta on yritetty tehdä yksinkertainen. Siinä ei tarvitse tuntea arkiston rakennetta tai määritellä haun kohdistumista. Omat rajoitteet tälläkin hakutavalla on ja niiden tunteminen on hyödyllistä hakutulosta tarkasteltaessa.

Astia-haussa on käytössä sanan katkaisu ja katkaisumerkkinä toimii tähti-merkki *. Sanan voi katkaista sen alusta, lopusta tai keskeltä ja samalla kertaa myös useammasta kohdasta. Suomen kieli monine taivutusmuotoineen aiheuttaa sen, että perusmuodossa olevalla sanalla ei useinkaan kannata hakea. Esimerkiksi hakusana oulu jättää pois hakutuloksesta suuren osan sellaisista yhdistyksistä, joiden nimessä esiintyy sana Oulu, koska yhdistyksen nimessä käytetään tavallisesti muotoa Oulun. Hakusana oulu* on liian yleinen, mutta jos hakukenttään laitetaan vaikkapa oulu* *seura, saadaan hakutulokseen esimerkiksi Oulun hiihtoseura ry:n aineisto.

Samalla periaatteella esimerkiksi torppia koskevia tietoja haettaessa kannattaa samoin katkaista hakusana. Torppa palauttaa vain murto-osan torppia koskevasta aineistosta. Torp* tuo hakutuloksen mukaan vaikkapa torpankontrahdit, torppalainat ja torpparit. Hakusana *torp* tuo hakutulokseen mukaan lisäksi esimerkiksi kruununmetsätorpat ja metsänvartijatorpat.

On selvää, että hakutulosten suuri määrä ei ole haun tarkoitus ja jo kymmenienkin hakutulosten selaaminen on työlästä. Hakutulosta voi rajata lisäämällä useampia hakusanoja, rajaamalla hakua ajallisesti tai hyödyntämällä hakutuloksen rajausmahdollisuuksia. Aikarajain löytyy Lisää hakuvaihtoehtoja –linkistä. Hakutuloksen rajausmahdollisuudet puolestaan löytyvät vasemmasta reunasta hakutuloksen yhteydestä. Lisätietoja näiden käytöstä löytyy verkkopalvelun ohjeista (Tietoa palvelusta -> Ohjeet).  Myös kunkin hakutulokseen sisältyvän osuman kohdalla merkittyjä hakuosumia voi hyödyntää haun rajaamisessa, esimerkiksi käyttämällä niitä hakusanoina uusissa hauissa.

Haku kohdistuu arkistoista laadittuihin luetteloihin ja hakemistoihin, ei siis itse asiakirjoissa oleviin tietoihin. Osa luetteloista on laadittu aikana, jolloin ei ollut aavistustakaan siitä, että tietoja voitaisiin joskus hakea tällä tavoin. Hakutulokseen vaikuttaa se, mitä tietoja luetteloihin on merkitty. Esimerkiksi uusimmissa henkikirjoissa on aika usein merkitty, minkä kuntien henkikirjat kuhunkin niteeseen sisältyvät. Vanhemmissa henkikirjaniteissä saattaa olla koko hallinnollisen alueen eli koko kihlakunnan tai koko läänin henkikirjat yhdessä niteessä, jolloin luetteloihin ei ole välttämättä merkitty niitä kuntia, joiden henkikirjat kyseisestä niteestä löytyvät. Näin ollen hakeminen kunnan nimellä ja henkikirjat-hakusanalla ei useinkaan anna hakutulokseksi kaikkia kyseisen kunnan henkikirjoja, jotka ovat tutkittavissa.

Arkistoihin sisältyvät asiakirjat sisältävät hyvin paljon monenlaista tietoa, jota kaikkea ei ole mahdollista merkitä hakemistoihin ja sitä kautta tuoda mukaan haun piiriin. Hakemistojen tiedot ovat siten aina vain aavistus siitä, mitä itse asiakirjat sisältävät. Tiedon hakeminen ja yhdisteleminen ovat arkistojen käyttäjän ja tutkijan työtä ja löytämisen riemua.

Astia-verkkopalvelun hakua voi kokeilla ja käyttää myös ilman rekisteröitymistä verkkopalvelun käyttäjäksi. Tällöin haun piirissä eivät ole 100 vuotta vanhoja tai sitä nuorempia tietoja sisältävien henkilöarkistojen hakemistotiedot.

Hakua saa ja kannattaa kokeilla. Yhtä oikeaa tapaa hakea ei ole olemassa. Kokeilemalla löytää oman tapansa hakea ja tässäkin harjoitus tekee mestarin. Tervetuloa tutustumaan Astia-hakuun. Löydät Astian joko arkistolaitoksen kotisivulta Aineistot-välilehdeltä tai suoraan www.arkisto.fi/astia. Niin, ja muistathan sanan katkaisun ja tähden käytön! 

Satu Kantola
Ylitarkastaja
Oulun maakunta-arkisto