Salatut pöytäkirjat – kuvailu- ja järjestämispolitiikan toteutusta Oulun maakunta-arkistossa

Harjoittelija joutuu usein työssään uudenlaisten tilanteiden eteen. Minun kohdallani se tarkoitti koekaniinin roolia arkistolaitoksen uuden kuvailu- ja järjestämispolitiikan käytännön soveltamisessa. Kuvailu- ja järjestämispolitiikka on jo esitelty tässä blogissa viime marraskuussa kirjoituksessa ”Politiikkaa tekemässä”, joten keskityn kirjoituksessani siihen, miten se vaikuttaa käytännössä arkiston järjestämiseen, kuvailuun ja tietopalveluun.

”Perinteinen” arkiston järjestäminen oli minulle ennestään tuttua puuhaa, mutta viime syksyn ja talven aikana sain tehtäväkseni yksityisarkiston järjestämisen pääasiassa inventointi-, mutta osaksi myös perustason käsittelyn mukaisesti. Koska tämän kirjoituksen ei ole tarkoitus pitkästyttää lukijoita pituudellaan ja tylsällä(?) teorialla, totean lyhyesti, että alimman tason eli inventointitason käsittelyssä arkistoa käsitellään mahdollisimman vähän. Jos asiakirjat ovat pahvilaatikossa, ne jätetään siihen. Asiakirjojen järjestykseen laatikon sisällä ei pääsääntöisesti puututa eikä seulomiseenkaan juuri aikaa käytetä. Aineistoa ei käydä järjestelmällisesti läpi, vaan tarkastellaan pintapuolisesti. Noudatin tätä inventointitason käsittelyä muuten, mutta perustason käsittelyn mukaisesti koteloin aineiston, suoristin piirustukset ja jaottelin arkistoyksiköt sarjoihin (kuvailutasolla – fyysisesti ne ovat alkuperäisellä paikallaan).

Periaatteessa työ vaikutti selkeältä, mutta käytännössä huomasin ongelmia. Järjestämässäni arkistossa oli johtokunnan pöytäkirjojen joukossa sikin sokin lääkärintodistuksia. Koska asiakirjojen järjestystä ei muutettu, lääkärintodistukset jäivät pöytäkirjojen joukkoon ja koko arkistoyksikölle tuli käyttörajoitus. Se ei ole hyvä uutinen sille tutkijalle, joka ehkä muutaman vuoden päästä haluaa laatia kyseisestä arkistonmuodostajasta 100-vuotishistoriikin. Mikäli asiakas haluaa tutkia pöytäkirjoja, hänen on hankittava käyttölupa tai jonkun henkilökunnasta on eroteltava julkiset ja salassa pidettävät asiakirjat. Seurauksena voi olla tutkijasalipalvelun työmäärän kasvu ja asiakirjojen toimitusajan pidentyminen.  Pintapuolisesta aineiston läpikäymisestä johtuen järjestäjä ei välttämättä edes huomaa kaikkea salassa pidettävää aineistoa, jolloin tietosuojan säilyminen on uhattuna.

Toinen havaitsemani ristiriita koskee kuvailua. Inventointitasolla myös kuvailu tehdään pintapuolisen tarkastelun pohjalta, vaikka kuvailu- ja järjestämispolitiikan mukaan kuvailulla on tarkoitus vähentää tai korvata fyysistä järjestämistä. Kovin niukka kuvailu ei korvaa järjestämistä eikä se oikein palvele tiedonhakuakaan. Nämä näkökohdat on tuotu esille myös järjestämis- ja kuvailupolitiikassa.

Arkistolaitoksen tehtävänä on ”varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja edistää niiden tutkimuskäyttöä” – ei varsinaisesti järjestäminen, joka tosin palvelee asiakirjojen säilymistä. Kuvailu sen sijaan parantaa asiakirjojen käytettävyyttä. Asiakkaiden kannalta hyvät hakutiedot ovat olennaiset, sillä ne parantavat tiedonhakumahdollisuuksia verkkopalveluiden kautta. Kaikki asiakkaat eivät välttämättä edes ymmärrä luetteloissa olevia arkistomaailman käsitteitä.

Uuden kuvailu- ja järjestämispolitiikan tarkoituksena on tuoda asiakkaiden käyttöön järjestämättömiä arkistoja entistä pienemmällä työmäärällä. Vaihtoehtona on, etteivät asiakkaat saa aineistoa ollenkaan käyttöönsä. Uusi politiikka on menossa oikeaan suuntaan siinä, että se kyseenalaistaa vanhoja käytäntöjä ja keventää järjestämistyötä. Resurssien vähetessä on hyvä miettiä, mikä loppujen lopuksi arkistojen järjestämisessä ja kuvailussa on olennaista. Ketä varten sitä tehdään? Veronmaksajina ja koko touhun rahoittajina asiakkailla tulisi olla mahdollisuus tuoda esille toiveensa, varsinkin kun arkistokuvailua ollaan juuri uudistamassa.

 

Henriikka Halmetoja

Ylemmän arkistotutkinnon harjoittelija 14.10.2013 - 11.4.2014

Oulun maakunta-arkisto