Arkistolaitoksen keskusarkiston käyttöönoton suunnittelu etenee

Mikkeliin rakennettava arkistolaitoksen keskusarkisto otetaan käyttöön vuoden 2018 alussa. Arkistolaitoksen toimintaympäristössä tapahtuvasta lainsäädännöllisestä ja muusta julkisen hallinnon kehityksestä seuraa muutoksia, jotka muuttavat vaiheittain arkistolaitoksen nykyisiä toimintakäytänteitä jo ennen keskusarkiston valmistumista. Niiden ohella itse keskusarkiston käyttöönotolla on merkittäviä vaikutuksia arkistolaitoksen toimintaan, joten muutosten valmistelu edellyttää huolellista harkintaa. Erityisesti aineistojen sijoitusperiaatteet uudistuvat, kun sijoittaminen ei jatkossa perustu yksinomaan maantieteelliseen jakoon. Keskusarkiston käyttöönoton suunnittelu onkin jo hyvässä vauhdissa.

Keskusarkiston ensimmäisen rakennusvaiheen kokonaiskapasiteetti on 70 hyllykilometriä. Lisäksi varataan säilytystilaa kartoille ja piirustuksille. Lähtökohtaisesti keskusarkistoon siirrettävät aineistot ovat digitoituja alkuperäisasiakirjoja, ns. passiiviaineistoja. Niiden määrä on kuitenkin suppea, joten keskusarkistoon on siirrettävä myös sellaista aineistoa, jonka käyttö on ollut tähän saakka vähäistä tai sen arvioidaan yhä jatkuvan sellaisena. Keskusarkiston käyttöönoton edellytyksenä on lisäksi, että Kansallisarkisto luopuu Sörnäisten toimipisteestä kesällä 2018. Siellä olevien aineistojen sijoittamiseen muihin Kansallisarkiston Helsingin toimitiloihin on rajallinen mahdollisuus. Sen vuoksi keskusarkistoon on siirrettävä myös sellaista aineistoa, johon kohdistuu suurta kysyntää, kuten kantakortit ja niihin liittyvät potilasasiakirjat. Sotavuosien 1939-1945 sekä Suojeluskunta ja Lotta Svärd -aineistot jäävät kuitenkin edelleen Helsinkiin. Arkistolaitoksen yksiköistä eri puolilta maata on tarkoitus siirtää vaiheittain yhteensä noin 65 hyllykilometriä aineistoja Mikkeliin.

Arkistolaitoksen tilankäytön kokonaissuunnittelua ja tilanhallintaa ohjataan aineistojen sijoituspolitiikan avulla. Usean vuoden kattavat viranomaisarkistojen vastaanottosuunnitelmat toimivat sijoituspolitiikan toteuttamisen instrumentteina. Aineistohallintajärjestelmä tukee säilytystilanhallinnan suunnittelua ja käytännön toteutusta sekä varmistaa, että säilytysyksiköiden reaaliaikaista sijaintia kyetään seuraamaan myös silloin, kun ne eivät ole vakiopaikallaan vaan esimerkiksi tutkijoiden käytössä tai konservoitavana.

Keskusarkistoon sijoitettavien aineistojen tulee muodostaa suuria kokonaisuuksia, jotta niiden siirto on tarkoituksenmukaista kustannuksiin ja työmäärään nähden. Yhdenmukaiset ja selkeät hallinnonala-, arkisto- tai sarjakokonaisuuksien siirrot selkiyttävät myös sijoituspolitiikan johdonmukaista toteuttamista sekä muuta toimintojen suunnittelua, tietopalvelua ja viranomaisten ohjausta jatkossa.

Tulevien vuosien viranomaisarkistojen sijoituspaikka ratkaistaan ensisijaisesti sen mukaan, ovatko ne täydennystä jo aiemmin keskusarkistoon siirretyille aineistoille vai arkistolaitoksen muissa toimipisteissä säilytettäville aineistoille.

Keskusarkiston toiminnot suunnitellaan mahdollisimman kustannustehokkaiksi ja ne toteutetaan Mikkelin maakunta-arkiston ja keskusarkiston muodostamassa kokonaisuudessa. Samalla arvioidaan myös laajemmin arkistolaitoksen toimintaprosesseja sekä mahdollisuuksia aineistoihin sitoutuvien toimintojen keskittämiseen ja/tai työnjaon kehittämiseen ja erikoistumiseen arkistolaitoksen eri yksiköiden kesken.

Keskusarkistoon siirrettyjen aineistojen tietopalvelu tulee perustumaan ensisijaisesti verkkoasiointiin ja digitaalisiin jäljenteisiin. Tietyntyyppisille aineistoille tällainen palvelukonsepti soveltuu erityisen hyvin, ja sen vuoksi esimerkiksi kaikki arkistolaitoksessa säilytettävät kihlakunnanoikeuksien ilmoitusasioiden pöytäkirjat vuodesta 1960 alkaen siirretään Mikkeliin. Jäljennepalvelun keskittäminen vapauttaa voimavaroja muissa arkistolaitoksen toimipisteissä ja mahdollistaa tarvittaessa niiden uudelleenkohdentamisen osana pitkäjänteistä henkilöstösuunnittelua. Tämän hetkisen arvion mukaan keskusarkistoon siirrettävien aineistojen tietopalveluun sitoutuu noin kolme henkilötyövuotta. Keskusarkiston osalta fyysiset tutkijakäynnit ja muu paikan päällä tapahtuva asiointi ohjataan Mikkelin maakunta-arkistoon, sillä keskusarkistoon ei tule omaa asiakas- tai tutkijapalvelua. Asiakirjatilausten tekeminen verkon yli mahdollistaa asiakkuuksien kuten ajan, paikan ja toimitustavan entistä paremman ja kustannustehokkaamman hallinnan.

Kuluvan syksyn aikana keskusarkiston käyttöönoton suunnittelu jatkuu siirrettävien aineistojen ja erityyppisten tilavarausten täsmentämisellä. Säilytystapa- ja hyllytysratkaisujen linjaaminen on niin ikään tärkeää, koska niillä on erittäin suuri vaikutus säilytystilakapasiteettiin ja sen käyttötehokkuuteen.

Aineistohallintajärjestelmän toteutus on tarkoitus käynnistää loppuvuoden aikana yhteistyössä CSC:n kanssa. Järjestelmän käyttöönoton suunnittelu etenee järjestelmätoteutuksen ja keskusarkistovalmistelujen rinnalla. Aineistohallintajärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa arkistolaitoksen kaikkien olemassa olevien säilytystilojen ja niiden hyllyrakenteiden mallintamista sekä säilytysyksikköjen fyysisten mittojen keräämistä. Arkistolaitoksen hallussa on yli 200 hyllykilometriä aineistoja, joten tiedot tullaan keräämään vaiheittain yli kolmesta miljoonasta säilytysyksiköstä.

Juhani Tikkanen, sektorijohtaja, maakunta-arkiston johtaja (HMA)
Kirjoittaja toimii keskusarkiston käyttöönoton suunnittelutyöryhmän vetäjänä.