20.3.2015

Monta reittiä, yksi päämäärä

On varmaan aika tavallista, että haemme tietoa erilaisista hakupalveluista aina samalla tavoin ja samaa reittiä.  Jos tapa vielä on toimiva, niin harvoin tulee kokeiltua muuta. Tämä todettiin myös viime vuoden loppupuolella Oulun maakunta-arkistossa asiakkaille järjestetyissä tiedonhaun opastustilaisuuksissa. Tuttu reitti vie varmasti haluttujen sivujen äärelle. Tilaisuuksissa esille nousseiden kysymysten ja löytyneiden oivallusten pohjalta ajattelin jakaa joitakin havaintoja myös tätä kautta arkistolaitoksen digitoidun aineiston käyttäjille. Haluan haastaa teidät tiedon hakijat kokeilemaan vaihtoehtoisia reittejä tutun rinnalla. Ne voivat tarjota jotain uutta - ja kuulemma uuden oppiminen on aina hyvästä.

Digitaaliarkistossa on oma hakupalvelunsa, jonka avulla voi hakea joko hakusanalla tai selaamalla puunäkymää. Puunäkymä antaa yleiskuvan kaikista niistä arkistoista, jotka ovat joko osin tai kokonaan digitoitu. Kannattaa olla utelias, koska arkiston nimi ei aina paljasta digitoitujen asiakirjojen aihepiirejä. Puusta löytyy vaikkapa Oulun lääninhallitus. Koko arkistoa ei ole digitoitu, mutta asiakirjoja löytyy henkikirjoja tarvitseville sekä Lapin kullanhuuhdonnasta kiinnostuneille.

Myös Vakka-arkistotietokanta tarjoaa suoran reitin digitoituun aineistoon. Arkistoyksikön tiedoissa on mainittu, jos aineisto on talletettu digitaaliarkistoon. Linkin kautta pääsee suoraan käyttämään digitoitua aineistoa. Erillinen karttahaku tarjoaa mahdollisuuden rajata haku vain digitoituun aineistoon. Hakutuloksesta pääsee Vakan tavoin siirtymään suoraan digitaaliarkistoon tutustumaan aineistoon.

Astia-verkkopalvelu tarjoaa neljännen reitin digitoituihin aineistoihin. Astia-verkkopalvelun haku on käytettävissä myös ilman rekisteröitymistä järjestelmän käyttäjäksi. Tällöin haun piirissä evät kuitenkaan ole 100 vuotta nuorempia asiakirjoja sisältävät henkilö- ja sukuarkistot. Suuri osa digitoidusta aineistosta on kuitenkin haun piirissä jokaiselle käyttäjälle ilman rekisteröitymistä.

Astia-verkkopalvelun haku kohdistuu oletuksena sekä tutkijasalissa käytettävään aineistoon että digitoituun aineistoon. Haun voi halutessaan kohdistaa vain digitoituun aineistoon. Rajauksen voi tehdä joko ennen hakua tai hakutuloksesta. Ennen hakua rajausmahdollisuus löytyy aikarajaimen alta Lisää hakuvaihtoehtoja –linkin takaa. Avautuvasta Aineiston sijaintipaikka –valikosta valitaan vaihtoehto Digitaalinen aineisto. Hakutuloksesta rajaus tehdään valitsemalla vasemmalla olevista tarkennusvaihtoehdoista Rajaa hakutuloksia säilytyspaikan mukaan –kohdasta Digitaalinen aineisto.

Kannustan kokeilemaan Astia-verkkopalvelun hakuominaisuuksia myös digitoidun aineiston haussa, jos tämä reitti on vielä kokeilematta. Esimerkiksi hakusanayhdistelmällä kemi* henkikirja* hakutulokseen tulee sekä läänintileihin että henkikirjat-kokoelmaan sisältyviä henkikirjoja. Paikkakunnan nimellä voi myös etsiä digitoituja asiakirjoja. Hakusanassa kannattaa käyttää Astian katkaisumerkkiä eli tähteä, esim. kuusamo* tai paltamo*. Poikkeuksen muodostaa ainakin Ii, jota koskevia asiakirjoja kannattaa hakea hakusanalla iin, jos ei halua hakutulokseen myös Ristiinaa koskevia asiakirjoja tai kaikkien seurakuntien viinikassojen tilikirjoja.

Haku kohdistuu arkistojen, aineistojen ja esimerkiksi karttojen nimekkeisiin, ei itse asiakirjoissa oleviin tietoihin. Tästä syystä henkilön tai tilan nimellä tehty haku tuottaa harvoin tuloksia, vaikka aineistoa olisikin.  Yleensä kannattaa tehdä useampia hakuja, aloittaa esimerkiksi vähän laajemmalla haulla ja hyödyntää rajausmahdollisuuksia. Käyttörajoitettu aineisto ei ole tutkittavissa kotikoneelta.
Kaikki edellä esitellyt hakumahdollisuudet kohdistuvat samaan digitoituun aineistoon, joten kaikkien kautta saa nähtäväkseen saman aineiston. Tietojen päivittyminen eri järjestelmiin voi olla eriaikaista, joten kaikkein viimeisin digitoitu aineisto voi olla eri tahdissa eri järjestelmien haun piirissä. Esimerkiksi Astia-verkkopalvelussa uusien tietojen päivittyminen järjestelmään vie parisen viikkoa.

Kaikissa järjestelmissä on omat ohjeensa, jotka opastavat juuri kyseisen järjestelmän haun tekemisessä. Esimerkiksi Astia-verkkopalvelun ohjeissa, jotka löytyvät Tietoa palvelusta –linkin kautta, on neuvottu erilaisten haun rajausmahdollisuuksien käyttöä. Kannattaa tutustua ja kokeilla. Arkistojen Portti antaa myös vinkkejä aineiston hakemiseen. Palautekanavat palvelevat viestin viejinä arkistolaitoksen suuntaan. Niin - ja kysyäkin saa.

Satu Kantola
Ylitarkastaja
Oulun maakunta-arkisto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.