Yliopistollisesta asiakirjahallinnan koulutuksesta

Kun ylemmän arkistotutkinnon suorittaminen arkistolaitoksessa päättyi keväällä 2014, siirtyi korkein maassamme annettava asiakirjahallinnan koulutus yksinomaan yliopistojen vastuulle. Toki ylempään arkistotutkintoon rinnastettavaa koulutusta annettiin yliopistoissa jo ennen kevättä 2014, joten yliopistotasoista asiakirjahallinnan koulutusta ei tarvinnut keksiä tyhjästä tuolloin.

Mitä yliopistollinen asiakirjahallinnan koulutus sitten on ja mitä se voisi olla? Yliopistolain (558/2009) mukaan yliopistojen tehtävänä on ”antaa tutkimukseen perustuvaa ylintä opetusta”. Tämä tarkoittaa sitä, että myös asiakirjahallinnan koulutuksen tulisi perustua tieteelliseen tutkimukseen. Siten yliopistollisen asiakirjahallinnan koulutuksen tulisi seurata tuoretta alan tutkimusta ja räätälöidä opetuksensa sen mukaisesti. Vaikka käytännön työelämän yhteydet ovat hyvin tärkeitä asiakirjahallinnan koulutuksessa, koulutus ei voi tarkoittaa vain historioitsijoiden ammattikoulua. Toisin sanoen, yliopistollisena koulutuksena asiakirjahallinta ei saisi kokonaisuudessaan olla vain historian opintojen päälle luettavia ammatillisesti pätevöittäviä ja normatiivisiin oppeihin keskittyviä how to do -kursseja. Normit elävät ajassa ja paikassa, eikä ainakaan niiden ulkoa opetteluun kannata käyttää aikaa.

Maailma on muuttunut sitten niiden aikojen, kun historian opinnot yhdistettynä arkistokoulutukseen tarjosivat oivan polun virkamiesuralle arkistolaitokseen. Silloin laaja historian ja aineistojen tuntemus yhdistettynä tarvittavan lainsäädännön osaamiseen muodostivat keskeisen perustan alan asiantuntijuudelle. Nykyään tilanne on toinen jo siitäkin syystä, ettei kovinkaan moni vastavalmistunut työllisty arkistolaitokseen vaan mitä monimuotoisimpiin tiedonhallinnan tehtäviin niin julkiselle kuin myös yksityiselle sektorille. Siksi alan koulutuksenkin pitäisi perustua pelkkien metatieteellisten pohdintojen sijaan empiiriseen tutkimukseen.

Monilla asiakirjahallinnan opiskelijoilla on edelleen tausta historiatieteessä. Historianopiskelijan saattaa olla aluksi vaikea ymmärtää, että asiakirjahallinnan näkökulmasta arkistot eivät ole tutkimuksen kohteina sisältönsä puolesta vaan pikemminkin muotonsa ja kontekstinsa puolesta: itse arkisto ja sen sisältämät asiakirjat sekä etenkin niiden syntykontekstit ja rooli totuudenmuodostajana ovatkin keskeisiä tutkimuksen kohteita.

Koulutuksen ydin tuleekin olla asiakirjallisuuden ja sen prosessien tutkimisessa. Keskeistä olisi se, että asiakirjallisuuden merkitystä ei ymmärrettäisi vain normatiivisessa mielessä. Vaikka asiakirjahallinnan oppimateriaalit koostuvat toki voittopuolisesti muusta kuin standardi- ja normiaineistosta, opiskelijalle saattaa jäädä käsitys, että arkistoasiantuntijuus on yhtä kuin alan normien tuntemus. On se toki sitäkin, mutta yliopistollisena oppiaineena emme voi tyytyä vain siihen. On virhe, jos yliopistollisen arkistokoulutuksen saaneet kokevat, ettei koulutuksen tieteellisillä tiedoilla tee mitään työelämässä. Sehän tarkoittaisi, että olisimme epäonnistuneet.

On toki aivan keskeistä tuntea käytännön työelämässä niin asiakirjahallinnan oikeudellisesti velvoittava normisto kuin myös soft law -tyyppiset käytänteet. Käyttäytymistä ohjaaviksi normeiksi tarkoitetut normit on kuitenkin luotu muutettaviksi, minkä vuoksi asiakirjahallinnan koulutuksen ei pitäisi ainakaan pysyttäytyä normien opettelussa, tulkinnassa ja systematisoinnissa. Jos lähdetään siitä, että asiakirjahallinnan koulutuksen tulisi antaa edellytykset toimia alan suunnittelu-, ohjaus- ja johtotehtävissä, pitäisi koulutuksessa korostua ennemminkin, miksi nykyään vallitseviin normeihin on päädytty ja millaisia seurauksia noiden normien noudattamisella on. Näiden kysymysten pohdiskeluun taas historiatiede ja muut ihmistieteet antavat erinomaisen pohjan. Vaikka asiakirjahallinnan tutkimus on nykyaikana luontevinta nähdä osana informaatiotutkimusta, ei ole syytä väittää, etteikö mikä tahansa ihmistiede voisi toimia asiakirjahallinnan opintojen vankkana perustana. Tuntuu siltä, että vasta arkistotieteen (asiakirjahallinnan tutkimuksen) postmodernismi on avannut portin muihin tieteisiin ja tehnyt arkistotieteen kysymyksenasetteluista läheisempiä esimerkiksi sosiologian kanssa. Joskus tuntuu siltä, että opiskelijat uuvutetaan opinnoissa standardien ja normien opettelulla, kun vähintään yhtä keskeistä olisi pohtia esimerkiksi, miten arkistonmuodostajan tieto siitä, että jokin asiakirjaryhmä on määrätty pysyvästi säilytettäväksi, vaikuttaa siihen, millaisia asiakirjoja ylipäätään luodaan (Frank Burke Lutzkerin 1982, 125 mukaan).

Kooten: asiakirjahallinnan tutkimuksen osaaminen auttaa ymmärtämään, miten arkistot syntyvät ja mitä ne ylipäätään voisivat olla. Eikö näiden asioiden pohtimisen kuuluisi olla jokaisen merkittävän arkistoja koskevan julkisvallan päätöksen takana? Miksi yritämme edes olla tieteellisiä, jos tieteen saavutuksia ei sovelleta käytännön elämässä? Tässä mielessä siis normatiivinen näkökulma on perusteltu, mutta sen takana tulisi olla deskriptiivinen analyysi vallitsevasta tilanteesta.

Lauri Partanen

Asiakirjahallinnan ja arkistoalan maisteriohjelman suunnittelija, Itä-Suomen yliopisto

http://www2.uef.fi/fi/geohistoria/

Kirjallisuus

Lutzker, Michael A. 1982. Max Weber and the Analysis of Modern Bureaucratic Organization: Notes Toward a Theory of Appraisal. American Archivist 2/1982, 119-130.