29.5.2015

Kohti maakunnallista arkistotoimintaa?


Puheenvuorossaan Suomen talouspolitiikan lähtökohdista tulevalla hallituskaudella valtiovarainministeriön virkamiehet ovat käsitelleet myös julkisen hallinnon rakenteiden kehittämistä.[1] Arkistolaitoksen virkamiehen näkökulmasta on kiinnostavaa verrata VM:n näkemyksiä valtion alue- ja paikallishallinnon kehittämisestä suhteessa opetus- ja kulttuuriministeriössä valmistelussa olevaan uuteen arkistolainsäädäntöön.

VM:n virkamiesjohto tarkastelee ns. toisen asteen itsehallintoa yhtenä mahdollisena hallintomallina sote-uudistuksen toteuttamiselle. Toisen asteen itsehallinnolla tarkoitetaan esim. maakunnallista itsehallintoa. VM:n näkökulmasta olisi järkevää, että toisen asteen itsehallintotasolla hoidettaisiin mahdollisimman pitkälle kuntien nykyisin yhteistoiminnassa hoitamat tehtävät, ei siis pelkästään sosiaali- ja terveyshallinnon tehtävät. Mutta lisäksi VM siirtäisi toisen asteen itsehallintotasolle valtiolta ”alueiden kehittämiseen liittyvät tehtävät, joissa ei ole suurta yhtenäisyyden tarvetta”.

Jäljelle jäävät valtion aluehallinnon tehtävät VM kokoaisi valtakunnallisen toimivallan omaaviin virastoihin, joiden tehtäviä hoidettaisiin hajautetusti alueellisissa toimipisteissä. Nämä virastot jakautuisivat tyypiltään yhden toimialan virastoihin ja monialavirastoihin. Kummankin tyyppisillä virastoilla voisi olla joissain erikseen määritellyissä toimintayksiköissä alueellista toimintaa. 

Valmistelussa oleva esitys laiksi Kansallisarkistosta[2] ei noteeraa alueellista arkistotoimintaa, vaikka nykyisen arkistolainsäädännön mukaan maakunta-arkistot ovat alueellisia keskusarkistoja ja tutkimus- ja kehittämiskeskuksia. Esitys näyttäisikin ehdottavan perustettavan ”Kansallisarkisto”-nimisen viraston tyypiksi sellaista yhden toimialan virastoa, jolla on kyllä alueellisia toimipisteitä mutta ei alueellista toimintaa. Esitystä perustellaan valtakunnallisen arkistotoiminnan yhtenäisyyden ja tehokkuuden näkökulmasta ja taustalla vaikuttavat arkistolaitoksen jatkuvasti supistuvat henkilöstövoimavarat. Valitettava tosiasia onkin, että valtiontalouden säästöt ovat käytännössä jo pitkään nakertaneet maakunta-arkistojen edellytyksiä harjoittaa lakisääteistä alueellista arkistotoimintaa.

Arkistolaitoksen näkökulmasta arkistotoiminnassa on viime kädessä kyse asiakirjallisen kulttuuriperinnön suojelemisesta ja tarjoamisesta tutkimuskäyttöön. On sanomattakin selvää, että kulttuuriperinnön arvo riippuu sen rikkaudesta ja moninaisuudesta. Siinä määrin kuin hallinnon yhtenäistämiskehitys yhtenäistää myös asiakirjallista kulttuuriperintöä, kulttuuriperinnön arvon voidaan katsoa heikkenevän. Sen vuoksi paikallisen ja yksityisen arkistoaineiston merkitys asiakirjallisen kulttuuriperinnön rikastajana kasvaa.

Jos arkistolaitos vetäytyy alueellisesta arkistotoiminnasta niukkenevien voimavarojensa takia, kysymys kuuluu, mikä pelastaa erityisen paikallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön. Taloudellisesti kannattavaa liiketoimintaa arkistotoiminnasta on vaikea saada.

Monille paikkakunnille on perustettu viime vuosikymmeninä kotiseutuarkistoja, mutta niiden voimavarat ovat yleensä joko pienet tai hankeriippuvaiset, elleivät kokonaan loppuneet. Usein kotiseutuarkistot ovat jääneet yhden kiireisen kunnan kulttuuritoimen tai asiakirjahallinnon viranhaltijan päänsäryksi. Valmisteilla oleva Yksityisarkistolaki[3] tuskin tuo alueelliseen arkistotoimintaan merkittävästi lisävoimavaroja, koska keskeiset yksityisarkistotoimijat ovat valtakunnallisia.

Voitaisiinko alueellinen arkistotoiminta siirtää toisen asteen itsehallintotasolle, esimerkiksi maakuntahallinnon vastuulle? On täysin mahdollista koota kunnallisista kulttuuriperintötoimijoista kuten kirjastoista, museoista ja kotiseutuarkistoista toiminnallinen kokonaisuus, jota voidaan kehittää yhteisrahoituksella alueellisesta näkökulmasta. Muistiorganisaatioilla on perinteisesti ollut hallinnolliset raja-aidat ylittävää yhteistoimintaa. Digitalisaation ansiosta yhteistä toimintakenttää on enemmän kuin koskaan aikaisemmin. Aineiston sähköisen luetteloinnin, digitoinnin ja sähköisen aineiston säilyttämisen haasteet suorastaan huutavat paikallisten toimijoiden pitkäjänteistä alueellista yhteistyötä.

Tällaiseen yhteistyöhön arkistolaitos voisi hyvin osallistua asiantuntemuksellaan ja alueellisen toimipaikkaverkostonsa välityksellä. Asiakirjojen keskitetyillä säilytysratkaisuilla saavutettaisiin kustannussäästöjä. Lisäksi yhteistyössä voitaisiin hyödyntää alueella toimivien kulttuuriperinneyhdistysten ja muiden kolmannen sektorin toimijoiden verkostoja. Mikkelin suunnalta löytyy onnistunut esimerkkikin arkistoalan alueellisesta, sektorirajat ylittävästä yhteistoiminnasta.

 
Anssi Lampela
Ylitarkastaja
Oulun maakunta-arkisto

Blogi on kirjoitettu ennen hallitusohjelman julkaisemista


[1] Talouspolitiikan lähtökohdat 2015–2019. Valtiovarainministeriön virkamiespuheenvuoro. Valtiovarainministeriön julkaisuja – 13/2015.
[2] Arkistolakityöryhmän muistio. Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:3.
[3] Yksityisarkistolakityöryhmän muistio. Opetus- ja kulttuuriministeriön työryhmämuistioita ja selvityksiä 2015:4.

15.5.2015

Torstai on toivoa täynnä eli kertomus Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasalista eräänä toukokuisena torstaipäivänä


Päivän ensimmäiset asiakkaat saapuivat Hämeenlinnan maakunta-arkistoon pian pääovien mekaanisten hakasten ja sähköisten lukkojen aukaisemisen jälkeen kello 9.00. Tutkijasalin avaaminen ei kuitenkaan ollut varsinaisesti päivän aloitushetki. Edellisellä viikolla oli lähetetty ja maakunta-arkistossa vastaanotettu ensimmäiset asiakirjatilaukset Astia -haku- ja tilauspalvelun verkkoliittymästä tätä torstaita varten. Etukäteistilauksia tuli ainakin kuudelta tutkijalta, joista yksi tilasi valmiiksi asiakirjoja Astian tutkijasalikäyttöliittymän avulla edellisellä käyntikerrallaan, muut viisi kotikoneeltaan.


Nämä asiakirjojen tilaajat olivat ystävällisesti lisätietolaatikkoon kirjoittaneet, milloin ovat tulossa aineistoja tutkimaan. Tämä tieto antaa vastaanottavalle arkistolaitoksen yksikölle aikaa joustavasti suunnitella aineiston hakuaikatauluja ja myös mahdollisuuden ennättää ottaa asiakkaaseen yhteyttä, mikäli tilauksessa on jotain täsmennettävää tai rajattavaa. Esimerkiksi Tampereen poliisilaitoksen osoitekortistojen kohdalla on syötetty yhden aikavälin kaikki kortistolaatikot Vakka-arkistotietokantaan yhtenä arkistoyksikkönä, jolloin näihin kohdistuva asiakirjatilaus vaatisi jopa 101 kortistolaatikon toimittamista tutkijasaliin. Näiden Vakka-tietojen luettelointi on tehty jo paljon ennen tätä googlemaista tiedonhakuaikaa, mihin Astian hakutekniikka perustuu. Osoitekortteihin kohdistuneiden tilausten tai muulla tavalla epäselväksi jäävien tilausten yhteydessä pyritään olemaan asiakkaisiin yhteydessä etukäteen, jotta asiakkaalle ehditään hakemaan tutkittava aineisto ennen hänen saapumistaan.

Tutkijasalipäivä oli maakunta-arkiston näkökulmasta niin sanotusti hyvä eli vilkas päivä. Tutkijoita paikan päällä kävi torstaina 24 henkeä tutkijakirjan mukaan. Päivän aikana tietopalvelusihteeri Oskar Wistbacka sai merkittyä tutkijasaliin toimitetuiksi kaikkiaan 343 säilytysyksikköä arkistomakasiineista. Valtaosa tilatuista aineistoista oli julkista, mutta päivän aikana tutkijat laittoivat vireille ja heille myönnettiin käyttö- ja/tai kopiolupia käyttörajoitettuihin aineistoihin. Usein, kuten nytkin, käyttörajoitetut aineistot olivat 100 vuotta vanhoja tai sitä nuorempia henkilörekistereitä. Etukäteen Astian kautta tilattaessa voi asiakas laittaa myös aineistoihin mahdollisesti liittyvät käyttöhakemukset vireille. Silloin nekin tulee valmiiksi hoidettua ennen varsinaista tutkimuspäivää. 

Päivän aikana tutkijasalipäivystäjät vastasivat monta kertaa maakunta-arkiston vaihdepuhelimeen, ottivat vastaan asiakirjatilauksia ja opastivat tutkijoita käyttölupien hakemisessa. Päivän vilkkauteen vaikutti osaltaan se, että Hämeenlinnan maakunta-arkistossa on torstaisin pitkä päivystysaika eli tutkijasali on auki kello 19.00 saakka. Iltapäivystys on koordinoitu Kansallisarkiston iltapäivystyksen kanssa niin, että pitkät päivystysajat eivät osu samalle illalle. Erityisesti pitkämatkalaiset tutkijat ovat oppineet hyödyntämään torstait hyvin niin, että he usein tulevat paikalle aamupäivästä ja varaavat koko illan tutkimiseen, vaikka sattuisikin sitten niin, että ehtisivät aikaisemmin käymään läpi tutkittavat aineistonsa.
  
Pieni asiakaskierros tutkijasalissa paljasti, että sukututkija Anneli Väli-Sipilä oli paikalla tutkimassa aineistoja sukututkimusopettaja Anja Nieminen-Porkan vetämällä  Kadonnen isän löytäminen  -kurssilla opittujen vinkkien avulla.  Maantieteellisesti Anneli liikkui Hauho – Vanaja – Tammela – Hämeenlinna -akselilla ja ajallisesti 1800 -luvun ensimmäisellä vuosikymmenellä. Etsimisessä hän käytti ainakin seurakuntien rikos- ja/tai sakkoluetteloita ja alioikeuksien tuomiokirjoja.  Torstaille sattuneen tutkimuspäivän valintaan taisi vaikuttaa myös se, että Anneli oli luvannut tarjota kahvit kiitoksena saamastaan avusta sukututkijakollega Maarit Tillmanille, joka pitkämatkalaisena oli päässyt nyt Hämeenlinnassa käymään.  Maarit puolestaan toivoi löytävänsä ”edes jotain” sukulaismiehestä, joka oli 1810-luvulla toiminut nimismiehenä.  Toive toteutui, sillä hän löysi sukulaismiehen tiedon, että tämä oli toiminut varanimismiehenä, erotettu työstään ja miksi näin oli tapahtunut. Jos nimismieheltä ja kahvinjuonnilta jäisi aikaa, oli Maaritilla mietittynä myös vuoden1918 tapahtumiin liittyvää tutkittavaa.

Opettaja ja jatko-opiskelija Mika Puhakka on muutaman kuukauden aikana käynyt Hämeenlinnan maakunta-arkistossa useamman kerran tutkimassa systemaattisesti maakunta-arkiston piirin alueella toimineiden kansakouluntarkastajien arkistoja. Samoja aineistoja hän on käynyt tutkimassa väitöskirja-apurahan turvin jo useammassa maakunta-arkistossa alkuvuoden aikana. Väitöskirjaa varten hän kerää tietoja siitä, kuinka karjalaisten kansakouluopettajien työurat jatkuivat eteenpäin/edelleen luovutetulta alueelta lähdön jälkeen.

Sukututkijaopettaja Erkki Tiensuu soitti klo 14.55 autostaan maakunta-arkiston vaihteeseen. Hän tilasi tutkijasaliin toimitettavaksi Tammelan tuomiokunnan Jokioisten käräjäkunnan lainhuutoasiakirjoja 1920-luvun alusta.  Käy se asiakirjatilauksen tekeminen näinkin! Varsinkin kun talon tavat tunteva asiakas muistaa, että viimeisten asiakirjatilaukset tulee jättää kello 15.00 mennessä – näin valitettavasti myös pitkinä päivystysiltoina.  Päivystäjä syötti tässä tapauksessa tilauksen Astia-tilauspalveluun asiakkaan puolesta, ja Erkin tullessa paikalle oli asiakirjat ehditty hakea hänelle valmiiksi. Hän kertoi, että ehtisi niihin tutustua ja vähän esimerkkejä kuvata syksyn sukututkimuskurssia varten ennen kello 18 alkavaa paikallisen sukututkimusseuran järjestämää esitelmätilaisuutta.

Hämeenlinnan sukututkimusseuran järjestämä tilaisuus osaltaan selittää myös päivän vilkkautta. Yhdistys järjestää kokous- ja esitelmätilaisuuksia sekä sukututkimusneuvontaa maakunta-arkiston tiloissa keväisin ja syksyisin juuri torstai-iltaisin. Tällä kertaa FM Jens Nilsson kertoi perukirjoista suku- ja pukuhistorian lähteinä. Erityisesti tarkastelun kohteena Nilssonilla oli perukirjojen antamat tiedot esivanhempiemme vaatetuksesta 1700-luvulla. Esitelmää siirtyi tutkijasalista kuuntelemaan useita asiakkaita, ja lisäksi sitä varten tuli paikalle seuran aktiivijäseniä ja muita aiheesta kiinnostuneita. Esitelmää oli kuuntelemassa 29 historian ja/tai muodin ystävää.

Kello 19 sitkeimmätkin asiakkaat joutuivat luovuttamaan ja poistumaan, viimeistään päivystäjän kohteliaan, mutta päättäväisen elekielen saattelemana. Onneksi seuraavana päivänä tai seuraavana torstaina on taas mahdollisuus tulla kokemaan etsimisen iloa ja tekemään yllättäviä löytöjä.

Susanna Taipale
ylitarkastaja, tietopalvelun vastuualueen esimies
Hämeenlinnan maakunta-arkisto