1.10.2010

Syntysähköisten aineistojen tutkimuksellinen käyttö edellyttää selvityksiä

Tulevan tutkimuksen lähdeaineistoa tuottavia julkisen hallinnon prosesseja hoidetaan lähes yksinomaan sähköisissä tietojärjestelmissä. Yhä edelleen harvat näistä tietojärjestelmistä ovat ominaisuuksiltaan sellaisia, että niissä käsiteltävät tiedot on mahdollista myös säilyttää sähköisesti. Näin siitä huolimatta, että Suomessa on ollut jo useiden vuosien ajan erityisesti asianhallintajärjestelmiä, jotka täyttävät arkistolaitoksen asettamat vaatimukset tiedon elinkaaren hallinnasta ja tiedon syntykontekstin riittävästä todentumisesta. Hallinto ja etenkin sen käytössä olevat tietojärjestelmät kehittyvät ja uusiutuvat monta vuotta kestävän syklin mukaisesti. Jokaisen uuden tietojärjestelmän yhdeksi keskeiseksi tavoitteeksi tulisikin asettaa tietojen sähköinen säilyttäminen. Tietojen tulostaminen paperille ei voi enää olla kenenkään mielestä tuottavaa toimintaa. Tietojen uudelleen käyttö eli tutkimuksellinen hyödyntäminen hankaloituu, kun tulostuksen yhteydessä asiakirjan monipuoliset hakuominaisuudet usein häviävät ja kun tarvittava asiakirja täytyy hakea tutkijan tai muun tiedon tarvitsijan käyttöön arkistosta.

Arkistolaitoksen sähköinen vastaanotto- ja palvelujärjestelmä (VAPA) on valtionhallinnon organisaatioiden käytettävissä helmikuun alusta 2011 alkaen. Valitettavasti ensimmäisinä vuosina VAPA-palvelua pystyvät hyödyntämään vain harvat organisaatiot. Käytettävissä olevien tietojen mukaan VAPA-palveluun tallennettavien aineistojen määrä kasvaisi vuoden 2015 tietämillä. Siinä vaiheessa yhä useamman organisaation tietojärjestelmät ovat saavuttaneet VAPA-palvelun käytön edellyttämän kypsyystason. 
Sähköisten aineistojen tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle vaiheittain

VAPA-järjestelmässä on heti sen valmistuttua toiminnallisuudet, jotka mahdollistavat sähköisten tietojen haettavuuden ja saatavuuden arkistolaitoksen asiakas- ja tilausjärjestelmän ASTIAn kautta. Näitä toiminnallisuuksia ei kuitenkaan heti oteta käyttöön, vaan VAPA-palveluun siirretystä sähköisestä aineistosta annettavasta tietopalvelusta vastaa se organisaatio, joka on aineistoaan VAPA-palveluun tallentanut.  Organisaatiolla on suorakäyttöyhteys omaan aineistoonsa. Tietopalvelua koskevaan rajaukseen vaikuttavat lainsäädäntö, siirrettävän aineiston tuoreus ja metatietojen sisältöön kohdentuvat epävarmuustekijät. Sähköiset aineistot siirretään arkistolaitokseen keskimäärin noin vuoden kuluttua operatiivisen käsittelyprosessin päättymisestä.

Sähköisen aineiston tietopalvelutehtävät siirtyvät arkistolaitokselle vaiheittain siirtosopimuksessa määritellyn ajan kuluttua. Tämä edellyttää sitä, että aineiston metatiedot ovat kunnossa ja että julkisiin metatietokenttiin ei ole tallennettu yksittäistä henkilöä koskevia tietoja. Metatietokenttien tietojen oikeellisuuden tarkistaminen on aineiston omistavan organisaation tehtävä. Pahimmassa tapauksessa tehtävä voi olla mittava, joten on tarkoituksenmukaista kysyä, tarvitaanko sittenkin entistä yksityiskohtaisempaa metatietoihin liittyvää ohjeistusta kuin mitä arkistolaitoksen SÄHKE-normit ovat tähän asti sisältäneet. Yksityiskohtaisemman säätelyn lisääminen ei välttämättä herätä tyytyväistä hyrinää, mutta joitakin linjauksia pitänee tehdä, jotta sähköisten aineistojen tutkimuksellinen käyttö olisi edes jollakin aikajänteellä laajemmassa mittakaavassa mahdollista.

Nykyinen henkilötietolaki ei salli asianhallintajärjestelmissä syntyneiden tietojen avointa Internet-hakua, koska asianhallintajärjestelmä on henkilörekisteri. Siten VAPA-palveluun siirrettävien, pääsääntöisesti asianhallintajärjestelmissä tuotettujen tietojen julkista, organisaatioriippumatonta Internet-hakua ei voida ASTIAn kautta toteuttaa – edes hyvin rajallisin hakukriteerein.  Kun arkistolaitos ryhtyy todennäköisesti muutaman vuoden sisällä hoitamaan asteittain sähköisen aineiston tietopalvelutehtäviä, on sitä ennen lopullisesti ratkaistava sähköisen aineiston hakua ja käyttöä koskevat menettelytavat. Todennäköistä on, että julkisen sähköisen aineiston hakeminen ja käyttö edellyttävät vahvaa tunnistautumista ja käyttölupaa.

Tutkijoiden haave sähköisten tietojen monipuolisesta haettavuudesta ja tietojen yhdistämismahdollisuuksista antaa odottaa itseään.  Häviääkö julkisen hallinnon sähköisen asioinnin tavoitetilasta jotakin, jos ja kun sähköiset tiedot eivät ole lähitulevaisuudessa käytettävissä yhteismitallisesti?

Toisaalta voidaan kysyä, miten tutkija ymmärtää käyttämiensä yksittäisten sähköisten tietojen kontekstin. Lainsäädäntö ja sen muutokset vaikuttavat organisaatioiden tuottamiin tietoihin, jolloin tietojen yhteismitallisuus pitemmällä aikajanalla tarkasteltuna tuo tiettyjä haasteita tietojen tulkintaan. Sen takia on vielä pohdittava, pitääkö hallinnossa käytettävien tietojärjestelmien tuottamiin aineistoihin lisätä tutkijoita varten erillisiä kuvailutietoja, jotka helpottavat tiedon ymmärtämistä. 

Avoimia kysymyksiä on toistaiseksi paljon ja vastausten muotoutuminen vie oman aikansa. Täytyy vain toivoa, ettei tämä aika ole pitkä.

Päivi Happonen
Kehittämisjohtaja, Kansallisarkisto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.