31.12.2010

Varautumisesta 2/2

(Jatkoa edellisen viikon postaukseen...)

Yhteistyö Senaatti-kiinteistöjen kanssa on toiminut hyvin. Heidän toimestaan kohteissamme suoritetaan aika ajoin monipuolinen kuntokartoitus, jossa käydään läpi rakennustekniset, lvi-tekniset sekä sähkötekniset asiat. Näiden lisäksi tehdään erilaisia kartoituksia myös turvallisuutta silmällä pitäen. Rakennusten kunto ei ole ainoastaan näiden katselmuksien varassa, vaan meidän omien havaintojemmekin pohjalta epäkohtiin puututaan joskus hyvin nopeallakin aikataululla. Kansallisarkiston Rauhankadun kohteessa on viimeisimpiä korjauskohteita ollut lastauslaiturin alueen kosteuseristystyöt, kalliosuojan hissikuilun injektointi ja muutamat vesivuototyöt. Parasta aikaa tehdään tutkijasaleissa sähköteknisiä töitä, joiden kautta asiakkaiden toimintaympäristö kehittyy ja myös samassa yhteydessä sähköturvallisuutta parannetaan. Uuden tutkijasalin osalla on myös menossa tutkijasoppien osalta lämpö- ja vesivuotojen korjaustöitä. Siltavuorenrannassa ollaan Senaatin toimesta saatu juuri päätökseen pohjarakenteen uusimis- ja korjaustyöt ensimmäisen kerroksen osalta.

Senaatin toimesta on myös suoritettu esteettömyyskartoitus Rauhankadun kiinteistössä. Tämän ansiosta on vihreää valoa näkyvissä myös kauan kaivatulle hissille, joka palvelee ehkä jo muutaman vuoden päästä paitsi liikuntarajoitteisia henkilöitä niin myös ikääntynyttä asiakas- ja henkilökuntaamme.

Varautumistamme ja turvallisuuttamme on ollut parantamassa ja ylläpitämässä edellä mainittujen asioiden lisäksi moni muu tärkeä kehityksen askel. Paloturvallisuutta täydentää nykyinen lainsäädäntö tulitöiden suhteen. Säännöllisiä palotarkastuksia suoritetaan pelastuslaitoksen toimesta ja epäkohtiin puututaan välittömästi. Automaattinen palohälytysjärjestelmä ilmaisimineen ja silmukkapiireineen kattavat kiinteistömme ullakolta kellareihin asti. Käsisammuttimet tarkastetaan ja huolletaan kahden vuoden välein. Sisäisten palotarkastusten yhteydessä tutkitaan poistumistiet ja niiden toimivuus. Uusille työntekijöille perehdytetään erilaisten työtehtävien lisäksi myös kiinteistössä liikkumista ja poistumista. Arkistolaitoksen omassa intranetissä Aitassa on oma Turvallisuus-osio, jossa voi perehtyä useisiin ennalta arvaamattomiin uhkiin, kuten tulipaloon, vesivahinkoon, sähkökatkokseen, säteilyyn, sairauskohtaukseen ja muihin vaaratilanteisiin. Siellä on myös Helsingin pelastuslaitoksen luvalla lyhyet videon kautta esitetyt ohjeet käsisammuttimen ja sammutuspeitteen käytöstä.

Arkistolaitoksen henkilökuntaa on myös aivan lähiaikoina koulutettu sähköisesti tietoturva-asioissa. Arkistotilaohje antaa tietoa toimenpiteistä arkistoja suunniteltaessa. Tästä on apua valtakunnallisesti kaikissa arkistoissa. Sieltä löytyy ohjeet sähköistyksiin, viemäröintiin, lämpötilaan ja kosteuteen sekä esimerkiksi kantavuuteen ja sijaintiin liittyviä rakennusteknisiä neuvoja. Kansallisarkistossa on suuri joukko henkilökuntaa saanut ensiapukoulutusta. Paitsi arkisen työn aherruksessa niin myös erilaisissa suurtilaisuuksissa, kuten näyttelyjen avaamisissa ja Tieteiden yössä esimerkiksi, varautuminen mahdolliseen ensiapuun on huomioitu.

Rakennuksiemme turvana on myös kiinteistöautomaatiojärjestelmä. Sen kautta viesti esimerkiksi ilmastointikoneen lämmityspatterin jäätymisestä tai hissiin jääneestä henkilöstä etenee kaikkina vuorokauden aikoina eteenpäin, Helsingissä Senaatin kohteissa Valtioneuvoston linnan portille ja sieltä edelleen kiinteistönhoidon päivystykseen tai omille turvavastaavillemme. Tämän lisäksi joitakin kohteitamme on valvomassa tallentavat turvakamerat. Myös erilaisia hälytyspisteitä eri puolilla kiinteistöjä on työajan ulkopuolella valvomassa ei-toivottujen henkilöiden vierailuja kohteissamme.

Varautumisen suhteen tehdään työtä paljolti myös kaikessa hiljaisuudessa. Jokainen läheltä-piti-tilanne meillä ja muualla havahduttaa ja antaa aiheen syvempään tutkimiseen ja kehittämiseen. Panostakaamme ensi vuonna yhä aikaamme varautumiseen ja sitä kautta turvallisuuteen ja rauhaan. Hyvää Uutta Vuotta kaikille!

Arimo Manninen
Tarkastaja, Kansallisarkisto

23.12.2010

Varautumisesta 1/2

Joulunalusviikkojen rauhattomuuden kääntyessä pikku hiljaa kohti toivottavaa joulurauhaa sain blogiaiheen, jolla en aio lietsoa turvattomuutta , vaikka otsikko siihen aiheen antaisikin. Haluan tämän kirjoitukseni kautta todistaa niin arkistolaitoksen henkilökunnalle kuin kaikille asiakkaille ja muille sidosryhmille, että toimintamme ja suunnitelmamme ovat melko hyvässä kunnossa.

Muutamien vuosien aikana on lähellä ja kaukana meistä esiintynyt onnettomuuksia ja uhkatilanteita, jotka ovat havahduttaneet meitäkin omalla kohdallamme ajattelemaan, kuinka on tilanne arkistolaitoksen kohdalla. Viime vuonna 2009 syyskuussa romahti Kölnin kaupunginarkisto kuin korttitalo. Tämän 40 vuotta vanhan nelikerroksisen talon alla tehtiin metrotunnelin kunnostustöitä ja se oli osasyynä rakennuksen sortumiseen.Viime vuoden marraskuussa tapahtui ison 400-millisen vesiputken halkeaminen Helsingin Rautatietorin metroasemalla ja Asematunnelissa. Kesäkuussa 2008 Työ- ja elinkeinoministeriön tulipalo Mariankadulla aiheutti suuria savu- ja vesivahinkoja talon ylimmässä kerroksessa. Venäjän metsäpalot rajavyöhykkeen läheisyydessä ovat myös tuoneet eräänlaisen uhkakuvamallin lähellemme ympäristötuhon muodossa. Ei sovi unohtaa myöskään sikainfluenssasta johtuvaa pandemiaa, johon maailmanlaajuisesti viime vuonna jouduttiin ja jonka torjumista suurin rokotuskampanjoin varauduttiin. Tämä uhka on päällä edelleenkin.

Varautuminen ja valmiussuunnittelu voidaan jakaa kahteen osaan. Ensimmäinen on valmiuslain pohjan mukainen varautuminen ja toinen on pelastuslain mukainen omatoiminen varautuminen. Arkistolaitoksen turvallisuudesta vastaava väki oli tämän vuoden keväällä koulutuksessa kertaamassa varautumista valmiuslain pohjalta Helsingin Pasilassa. Kansallisarkiston henkilökuntaa oli keväällä liki puolet kahdessa erässä kuuntelemassa Helsingin pelastuslaitoksen luennoitsijaa paloturvallisuudesta, joka on yksi osa-alue omatoimisesta varautumisesta. Kolme vuotta sitten kävi yli 60 % Kansallisarkiston silloisesta henkilökunnasta Erottajan pelastusasemalla opettelemassa alkusammutusvälineiden käyttöä. Lisäksi suojeluvalvojat Helsingissä saivat koulutusta.

Valmiussuunnitelman tarkoituksena on pyrkiä takaamaan arkistolaitoksen toiminta niin pitkään kuin se on mahdollista kaikissa mahdollisissa uhkatilanteissa. Tässä on meillä apuna ja ohjeistuksena Valtioneuvostosta lähtevä  YETT-strategia. Se on yhteiskunnan elintärkeiden toimintojen turvaamista käsittäen noin 50 strategista tehtävää. Se käsittää uhkamalleja mm. sähköisen infrastruktuurin häiriintymisestä, väestön terveyden ja toimeentuloturvan vakavasta häiriintymisestä, suuronnettomuuksista ja luonnon aiheuttamista onnettomuuksista, ympäristöuhkista ja terrorismista sekä järjestäytyneestä rikollisuudesta.

Pelastuslain mukainen omatoiminen varautuminen täydentää valmiuslain velvoitteita. Arkistolaitoksen kaikkien kiinteistöjen pelastustoiminnan tulee tähdätä siihen, että pystymme ehkäisemään vaaratilanteiden syntymistä, varautumaan henkilöiden, omaisuuden ja ympäristön suojaamiseen vaaratilanteessa ja varautumaan sellaisiin pelastustoimenpiteisiin, joihin me omatoimisesti kykenemme. Tämän pohjalta tulee kaikissa kohteissamme olla ajan tasalla oleva pelastussuunnitelma ja siitä vastaa turvaorganisaatio. Vaaratilanteiden ehkäisemisen lisäksi huomioidaan normaaliolojen häiriötilanteet ja yritämme oppia tunnistamaan riskejä, toimimaan arkipäivän onnettomuuksissa ja sairaustapauksissa itsenäisesti sekä tarvittaessa oppimaan hälyttämään apua. Tämän toiminnan edellytyksenä on, että toimintaohjeet on laadittu, henkilökunta on koulutettu ja tarpeellinen välineistö on hankittu. Tarkoituksena ja tavoitteena on, että omatoimisesti pelastautumalla, pelastamalla, suojautumalla, ensiapua antamalla ja muilla keinoin pystymme rajoittamaan ja lieventämään vahinkoja välittömästi vahingon tapahduttua, jo ennen kuin viranomaisapu on ennättänyt paikalle.

Suurin osa arkistolaitoksen kohteista on Senaatti-kiinteistöjen omistuksessa. Heidän tehtävänsä on huolehtia näiden rakennusten kunnossapidosta ja korjauksesta. He myös huolehtivat näiden rakennusten kulttuurihistoriallisten ja rakennustaiteellisten arvojen säilymisestä ja tilojen jatkuvasta käyttökelpoisuudesta meidän tarpeisiin sovittaen.Tämä antaa meille hyvän pohjan meidän yhdelle perustehtävällemme olla säilyttämässä arvokasta kulttuuriomaisuutta arkistokokonaisuuksien kautta.

Arimo Manninen
Tarkastaja, Kansallisarkisto

Varautumisaiheesta jatketaan vielä ennen vuoden vaihtumista. Siihen saakka toivotamme kaikille lukijoille Rauhallista ja Turvallista Joulua!

17.12.2010

Käyttäjät ohjaavat arkistolaitoksen palveluiden suunnittelua


Arkistolaitoksessa vuoden viimeiset kuukaudet ovat olleet käyttäjätyytyväisyyskyselyiden aikaa. Kesän jälkeen palautetta on kerätty niin tutkijasalien asiakkailta kuin kotisivujen käyttäjiltä. Uutena tutkimusmuotona mukaan tuli Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen kanssa toteutettu kotisivujen käytettävyystutkimus, jonka tuloksia odotellaan ensi vuoden alkupuolella. Näihin eri kartoituksiin saatiin runsaasti osallistujia, siitä kiitos kaikille mukana olleille!

Verkossa tarjottavien palveluiden käyttöä seurataan eri tilastointityökalujen avulla. Ne kertovatkin varsin selkeästi, millä tasolla palveluiden käyttöaste liikkuu sekä mihin palveluihin käyttäjät ohjautuvat. Käytössämme on myös edustavaa dataa myös siitä, kuinka pitkän ajan käyttäjät eri palveluissa viettävät.

Tilastodatan heikkoutena on se, että se kertoo vain vähän palveluihimme liittyvistä laadullisista kokemuksista ja juuri tätä käyttäjäkyselyillä pyritään valaisemaan: ne kertovat asioinnin onnistumisesta eli siitä, miten suotuisissa merkeissä esimerkiksi kotisivulla käytetyt minuutit ovat sujuneet. Suoritetuilla selvityksillä onkin saatu ensiarvoisen tärkeää tietoa siitä, miten palveluidemme käyttäjät kokevat palveluiden sisällön sekä siitä, miten palveluita tulisi jatkossa kehittää. Kyselyiden tulosten avulla voidaan päätellä paljon siitä, mitä arkistolaitokselta odotetaan sekä linjata sitä, miten odotuksiin voidaan vastata. Vaikka päätöksentekoon vaikuttavat myös resurssit, muodostaa osin kyselyiden kautta saatu palaute pohjan, jolta suunnitelmia tehdään. Tästä oivana esimerkkinä ovat taannoiset tutkijasalien aukioloaikoja koskevat ratkaisut, jotka muovautuivat osaltaan juuri kyselyillä saadun tiedon perusteella.

Arkistolaitos jatkaa käyttäjien mielipiteiden tutkimista myös lähitulevaisuudessa: kiinnostuksemme kohdistuu ainakin Portti-käyttäjäpalvelun sekä tämän blogin käyttökokemuksiin. Nämäkin hankkeet toteutetaan yhdessä edellä mainitun informaatiotutkimuksen laitoksen kanssa.

Jokainen suoritettava kysely palvelee omaa harkittua tarkoitustaan ja monissa tapauksissa niiden tuloksia puretaan eri tiimeissä. Vaikka tieto kokonaisuuden eri osien välillä kulkeekin, toiveemme on, että käyttäjät jatkossakin antaisivat meille palautetta suorittamiemme kyselyiden kautta. Ne ovat keskeinen (ellei keskeisin) kanava, jonka kautta toimintamme linjauksiin voi vaikuttaa. Saadun tiedon avulla voimme kohdistaa käytettävissä olevat resurssit sinne, missä niitä kipeimmin tarvitaan. Samalla myös harha-askelten riski vähenee, kun käytössämme on edustavaa ja kattavaa tietoa siitä, millaisia tarpeita käyttäjäkunnalla palveluitamme kohtaan on.

Tomi Ahoranta
Tutkija, Kansallisarkisto

10.12.2010

Sukututkimuksista luovutaan

Mikkelin maakunta-arkisto luopuu ensi vuoden alusta lähtien luovutetun alueen evankelis-luterilaisten seurakuntien kirkonkirjoista laadittavien sukututkimusten tekemisestä. Näitä sukututkimuksia on tehty asiakaspalveluna 1900-luvun kirkonkirjoista, koska aineisto ei ole ollut asiakkaiden käytettävissä muiden arkistolaitoksen yksiköiden tutkijasaleissa. Sukututkimuspalvelulla on haluttu parantaa sukututkijoiden mahdollisuuksia selvittää sukuaan matkustamatta Mikkeliin ja päästä kiinni arkistolaitoksen yksiköissä, kirjastoissa tai internetissä oleviin 1900-lukua vanhempiin, vapaasti käytettäviin kirkonkirjalähteisiin. Lopettamispäätöstä tehtäessä olettamuksena oli, että luovutetun alueen kirkonkirjojen tiedot tulevat digitoituina asiakaskäyttöön kaikissa maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkistossa.

Mikkelin maakunta-arkisto tekee vuosittain luovutetun alueen kirkonkirjoista runsaat 5000 sukuselvitystä virallista käyttötarkoitusta, esimerkiksi perunkirjoitusta tai lainhuutoa varten. Valtion viranomaisilta siirretyt arkistot ovat lisänneet muiden julkisoikeudellisten selvitysten määrää. Jotta maakunta-arkisto pystyisi toimittamaan nämä säädösten edellyttämät selvitykset määräajassa, jostain oli pakko luopua, tässä tapauksessa osasta yksityiskäyttöön tilattavista sukututkimuksista. Ortodoksiset sukututkimukset maakunta-arkisto tekee rajoituksitta entiseen tapaan.

Aineistojen digitalisointi muuttaa arkistolaitoksen palveluja. Asiakirja-aineistojen käyttö ja tietopalvelu siirtyy yhä enemmän verkkoon. Verkkopalveluita ei luoda pelkästään digitoimalla aineistoja, vaan niiden käytön tueksi tarvitaan muita apuvälineitä, kuten Portin tietoympäristöjä. Tämä vaatii perinteistä ihmistyötä eli virkakielellä henkilöresurssien käyttöä. Sukututkimusten tekemisten vähentäminen vapauttaa työvoimaa tähänkin tehtävään.

Mikkelin maakunta-arkiston päätös luterilaisten sukututkimusten lopettamisesta ei välttämättä ole lopullinen, sillä arkistolaitos selvittää parhaillaan, miten asiakkaiden toivomia sukututkimuksia ja muita maksullisia palveluja voitaisiin toisin tavoin tuottaa.

Tytti Voutilainen
Maakunta-arkiston johtaja, Mikkelin maakunta-arkisto

7.12.2010

Digiajan mietteitä

Sanotaan, että kuoleman uhatessa saattaa eletty elämä näkyä filminä silmissä. Tietokantasyöttäjän työssä ei ehkä ole tällaista hengenvaaran dramatiikkaa. Eletty elämä pyörii silti filmillä silmien edessä – tuhansien ihmisten elämä ja kuolema monen sadan vuoden ajalta. Heinäkuusta alkaen olen käyttänyt päiväni mikrofilmiluetteloiden ja Vakan tietojen vertailuun, alkuperäisten kirkonkirjojen tarkistamiseen ja ennen kaikkea satojen mikrofilmirullien pyörittämiseen.

Kun vuosikymmenet ja vuosisadat vilisevät lukulaitteen näytöllä silmissä, tuntuu siltä, että mikään ei oikeastaan ole muuttunut 1600-luvulta 1800-luvun lopulle. Kirkon vallan pysyvyys esittäytyy katkeamattomissa rippikirjojen sarjoissa. Vuosisadat ja vallanpitäjät vaihtuvat, mutta kirkonkirjat näyttävät ulkoisesti samanlaisilta.

Tämä muuttumattomuus on tietysti vain näennäistä. Ajan kuluminen näyttäytyy lopulta myös tietokantasyöttäjälle, jolle riittää usein sen ymmärtäminen, että sarakkeen yläreunassa lukee ”döda och begravda”. Muutoksen vain huomaa toisenlaisissa asioissa, kuin historian luennoilla. Puolen vuoden aika riitti hyvin kehittämään kiintymys- ja vihasuhteita eri seurakuntien ja eri vuosisatojen kirjureihin ja opettamaan uudenlaisen suhtautumistavan historian aikakausiin. 1600-luvun loppu ei enää olekaan Kaarle XI:n aikaa, vaan tarkoittaa miellyttävän selkeää ja täsmällistä käsialaa, kun taas 1700-lukua on vaikea uskoa valistuksen vuosisadaksi. Käsiala-analyysin perusteella luulisi vuosisadan kuluneen valtavassa sekasorrossa, joka jatkui vielä pitkälle 1800-luvulle.

Kirjaimiston lisäksi muuttuu myös itse kieli. Mielenkiintoisen lisänsä työhön tuo sen seuraaminen, milloin suomen kieli ilmestyy eri seurakuntien asiakirjoihin. Usein vaihdos tapahtuu aivan 1800-luvun lopulla, mutta ensimmäiset suomeksi kirjatut kirkonkokousten pöytäkirjat tulivat vastaan jo 1700-luvulla. Näiden ensimmäisten suomenkielisten asiakirjojen kielessä on jotain samalla tavoin hellyttävää, kuin ensimmäisiä askeliaan ottavassa lapsessa. Kieli on kömpelöä ja onnahtelevaa, mutta pyrkimys on voimakas ja suunta selvä. Ihan kohta tässä seistään jo tukevasti omilla jaloilla ja lähdetään eteenpäin.

Liisa Vuonokari
Tietokantasyöttäjä, Kansallisarkisto