7.10.2011

Maakunta-arkiston ovea on turha nykiä (visio tämäkin)

Rautatienkadun varrella sijaitseva Kansallisarkiston Oulun yksikön vanha punatiilinen rakennus on niin synkeä ja huomaamaton, ettei kovin monella tulisi edes mieleen yrittää sen ovesta sisään. Turhaa se olisikin, sillä ovi ei aukea edes arkistoasioissa.

”Kadulta ei pääse enää lainkaan sisälle”, Kansallisarkiston ylikonservaattori, Oulun yksikön vt. vastaava asiantuntijavirkamies Oona Samulin valaisee. Entinen perinteikäs Oulun maakunta-arkisto ei enää toimi suoraan asiakkaiden kanssa. ”Me olemme depot eli toimimme asiakirjavarastona”, Samulin kertoo. Nykyään Kansallisarkiston alueellisten yksiköiden ainoa tehtävä on huoltaa ja säilyttää sellaista kansallista asiakirja-aineistoa, joka ei ole syntynyt sähköisesti.

”Yksiköt konservoivat ja säilyttävät esidigitaalisilla menetelmillä tallennettuja asiakirjoja ja tarvittaessa tallentavat niitä Kansallisarkiston palvelimelle, josta ne toimitetaan suojatun tietoverkon välityksellä asiakkaille. Kansallisarkiston asiakirjatiedon tilausjärjestelmä huolehtii siitä, että asiakkaat löytävät myös esidigitaaliset asiakirjat ja voivat tilata ne tiedostoina omalle päätteellensä. Meillä on tässä systeemissä selkeästi logistinen rooli”, Samulin sanoo.

Kansallisen asiakirjahallinnon muut toimijat vastaavat tietopalvelusta. Näitä ovat Kansallisarkiston lisäksi eräät valtuutetut yksityiset ATTA-keskukset (ATTA = Asiakirjatiedon TietoTurva) ja verkko-operaattorit. Samulinin mukaan asiakaspalveluiden tuottaminen Oulussa on tänä päivänä mahdotonta jo vähäisen henkilöresurssin vuoksi.

Joku käy joskus ovella

Kaikki oululaiset eivät ole vielä oppineet, ettei maakunta-arkistossa enää asioida. ”Meillä seisoi oven takana viime viikollakin joku sisäänpyrkijä”, Kansallisarkiston Oulun yksikön logistikko Peter Kuusivuori naurahtaa. Kuusivuoren mukaan erityisesti vanhemman sukututkijaväen keskuudessa on edelleen sellainen luulo, että Kansallisarkiston alueellisissa yksiköissä voi tutkia asiakirjoja. ”Suuri osa viimeisten vuosien asiakkaista ruukasi kävellä tänne Caritas-talosta, joka on tuossa radan toisella puolella”, Kuusivuori selittää.

Oulun yksikössä on vain seitsemän työntekijää: kaksi logistikkoa ja viisi konservoinnin parissa työskentelevää henkilöä. ”Eli hyvin pienellä väellä esidigitaalisten asiakirjojen säilytysjärjestelmää pyöritetään. Logistiset prosessit ovat tänä päivänä aika pitkälle automatisoituja”, ylikonservaattori Samulin kehuu.

Entisten maakunta-arkistojen tietopalvelu lakkautettiin viime vuosikymmenen lopulla.

Asiakirjajäte poltetaan

Peter Kuusivuori kertoo työstään lyhytsanaisesti. ”Vastaan Oulun yksikön logistiikasta. Tämä toimintahan on sillä tavalla lainausmerkeissä salaista, että muusta haluan vaieta tietoturvasyistä.” Oulun yksikössä on vuokralla kaksi asiakirjatilausjärjestelmäyksikköä, Astia ja Vati. ”Ne hoitavat tiedonsiirtoa yritysasiakkaisiin ja valtio- ja kunta-asiakkaisiin päin sekä huolehtivat asiakirjatallenteiden aitoudesta. Astia ja Vati myös siirtävät meille asiakkailta vioittuneita tiedostoja, ja me palautamme ne asiakkaille alkuperäistä vastaavina”, Oona Samulin valaisee. ”Esidigitaaliset asiakirjat, joita ei enää kannata konservoida, hävitetään kokonaan. Silppuri repii nämä huonot ja kuluneet asiakirjat pieneksi silpuksi, minkä jälkeen asiakirjajäte hävitetään polttamalla”, Samulin sanoo.

Vioittuneita tiedostoja tulee asiakkailta Peter Kuusivuoren mukaan buumeittain. ”Voimakkaan ukonilman jälkeen niitä näkee enemmänkin.”

Sepite mukailee sanomalehti Kalevassa 22.10.2009 julkaistua juttua ”Suomen pankin ovea on turha nykiä.”

Anssi Lampela
Tutkija, Oulun maakunta-arkisto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.