Kuten moni lukijoista varmasti tietää, on arkistolaitoksessa rakennettu sähköistä tilauspalvelua, Astiaa, jo jonkin aikaa. Itse olen ollut projektin kanssa tekemisissä hieman reilut puolitoista vuotta; ensimmäiset 11 kuukautta osa-aikaisesti suunnittelijana ja viimeiset 10 kuukautta projektia vetämässä. Projektin aikana on tullut huomattua, että kyseessä on ollut varsin suuri projekti arkistolaitoksen mittapuulla mitattuna.
Sähköistä tilauspalvelua on tietenkin rakennettu asiakkaita varten. Tarkoituksena on ollut, että voimme tarjota arkistolaitoksen tietopalveluita joustavammin ja tehokkaammin. Edellytyksenä tälle ovat kuitenkin olleet varsin suuret muutokset arkistolaitoksen tietopalvelussa. Monen työntekijämme päivittäiset rutiinit ovat muuttuneet ja tulevat muuttumaan projektin lähestyessä loppuaan.
Kyse on ollut organisaatiomme osalta mittavasta muutosprosessista, jonka aikana on väännetty kättä niin suurista kuin pienistäkin asioista. Ensimmäiset kokemani reaktiot henkilökunnan osalta koskien sähköistä tilausjärjestelmää olivat varsin epäluuloisia. Kommentteina tuli kuultua mm. ”näinhän me olemme tehneet vuosikymmeniä, miksi siis muuttaa toimivaa käytäntöä” ja ”tätä projektia on yritetty vetää jo useita kertoja, miksi se siis nyt onnistuisi”. En myöskään päässyt välttymään ”pojittelulta”. Tämä ei kuitenkaan yllättänyt lopulta kovinkaan paljoa. Onhan kyseessä kuitenkin organisaatio, jolla on pitkät perinteet ja kuten yleensä, mitä pidemmät perinteet sitä vaikeampi niistä on luopua.
Onneksi organisaatiostamme löytyi myös kehittämishenkistä porukkaa, jonka avulla olemme saaneet vietyä projektia eteenpäin aina käyttöönottoon saakka. Matkan varrella suurin osa henkilökunnastamme on innostunut sähköisestä tilauspalvelusta mielestäni yllättävänkin paljon ja nykyisin kehitysideoita ja palautetta annetaan paremmin kuin osasin kuvitella.
Kuluvana syksynä arkistolaitoksessa on annettu yli kuukauden ajan koulutusta henkilökunnalle Astian käyttöönoton takia, jotta palvelut toimisivat silloin parhaalla mahdollisella tavalla kun käyttöönoton aika koittaa. Tutkijasalipalveluiden osalta käyttöönotot ovat alkaneet lokakuussa lähes kaikissa toimipisteissä. Nyt kaikissa maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkiston Rauhankadulla on vihdoin mahdollista hakea uudella haulla ja tehdä tilaukset sähköisesti. Lähiaikoina saamme myös verkkopalvelun testattavaksi ja testauksen jälkeen otamme myös verkkopalvelun käyttöön.
Matka on ollut pitkä ja ajoittain kivinen, mutta varmasti arvoisensa.
Vili Haukkovaara
Projektipäällikkö, Kansallisarkisto
Tuttavani kertoi, että viime viikolla Kansallisarkistossa vierailleet historianopiskelijat, olivat saaneet perusteellisen esityksen rakennuksen arkkitehtuurista. Vasta erikseen pyytämällä oli saatu "muutaman minuutin summittainen "esittely" esim. sähköisestä aineistotilauksesta...". Eli yhdestä muutoksesta juontuu muita muutostarpeita laitoksessanne.
VastaaPoistaKäytin tänään palvelua ensimmäisen kerran Kansallisarkistosta. Tein tilauspyynnöt vapaamuotoisella hakemuksella ja hyvin toimi.
VastaaPoistaParantaa ehdottomasti näin satunnaisen arkistokäyttäjän kannalta asiointia. Vielä kun saisi tiivistetyn käyttöohjeen, niin osaisi käyttää sitä ihan "oikeasti".
Taitaa olla samanlaista muutosvastarintaa kuin Twebin käyttöönotossa. Onneksi aika hoitaa pahimmat jäärät.
VastaaPoistaKirjoittajan kokemukset eivät yllätä ollenkaan. Melkoisen suuri osa henkilökunnastanne haikailee kaiketi edelleen takaisin sulkakynien ja mustepullojen aikaan. Mutta kuten eräs kommentaattori totesi, aika hoitaa pahimmat jäärät. Sitten arkistolaitoskin voi vähitellen varovaisesti yrittää siirtyä tälle vuosituhannelle.
VastaaPoistaMukava huomata, että Vilin kirjoitus on kerännyt näin paljon kommentteja.
VastaaPoistaMenneisyyteen palaamiseen liittyvä kommentti vähän yllätti, sillä mielestäni olemme arkistolaitoksessa viime vuosina menneet hyvin palveluiden kehittämisessä eteenpäin: Digitaaliarkisto tarjoaa nyt jo yli 10 miljoonaa sivua käytetyimpiä aineistoja. Niistä suurin osa on vapaasti verkon kautta tutkittavissa. Samaan aikaan on aineistojen käytettävyyttä parannettu Portti-käyttäjäpalvelun avulla ja senkin laajuus on jo lähes 200 artikkelin tuntumassa. Myös kotisivuja on kehitetty ja arkistolaitoksen toimintaa voi seurata ja kommentoida sekä Facebook-sivumme että tämän blogin kautta. Astia-järjestelmä puolestaan on ihan eturivin palvelu, ainakin pohjoismaissa. Listaa voisi jatkaa pidemmällekin.
Olen eri työpaikoissa huomannut, että muutosvastarinta on osa (työ)elämää, kuten sen voittaminenkin. Arkistolaitoskaan ei tässä mielessä ole poikkeus, mutta tärkeintä on että esteet ylitetään ja eteenpäin pyrkivä työ saa jatkua. Palveluitamme on tutkittu ja paranneltu saatujen tulosten perusteella. Eri selvityksissä olemme saaneet hyvää palautetta palveluiden laadusta ja saatavuudesta.
Olemme kiinnostuneita parantamaan suorituksiamme ja ehdotuksia parannuksista voi liittää vaikkapa tähän ketjuun, tai antaa muiden palautekanaviemme kautta. Kaikki ehdotukset pistetään tarkasti korvan taakse.
Tomi Ahoranta
Tutkija
Kansallisarkisto