28.10.2011

Tervetuloa Pohjoismaisille arkistopäiville Hämeenlinnaan keväällä 2012!

Kansallisarkisto ja Hämeenlinnan maakunta-arkisto järjestävät XXIII Pohjoismaiset arkistopäivät Hämeenlinnassa 23.–25.5.2012. Hämeenlinnan kulttuuri- ja kongressikeskus Verkatehdas ja Hämeenlinnan maakunta-arkisto toimivat tapahtumapaikkoina.

Kolmen vuoden välein järjestettävät Pohjoismaiset arkistopäivät ovat alan ammattilaisten keskeisin pohjoismainen tapahtuma, joille osallistuu 350–400 arkistoalan ammattilaista kaikista Pohjoismaista. Edellinen tapaaminen oli Trondheimissa vuonna 2009.

Arkistopäivien ohjelma tulee soljumaan ulkoisesti vakiintuneissa uomissaan. Yleisistunnot ja paralleelisessiot rytmittävät päivien kulkua, mutta niiden sisältöön on haettu tuoreutta ja uusia näkökulmia. Teemat sivuavat mm. asiakirjahallinnon viimeisimpiä kehitysvaiheita, tietopalvelua sosiaalisen median aikakaudella, marginaaliryhmien näkyvyyttä arkistoissa, arkistotekniikkaa ja -rakentamista, Kansallisarkistoja ja julkista heraldiikkaa sekä hiljattain valmistunutta yhteispohjoismaista yksityisarkistojen benchmarkingselvitystä. Jos jokin yhteinen nimittäjä paralleelisessioille pitäisi löytää, vahvimpia kandidaatteja on ajan hengen mukaisesti digitaalisuuden käsite laajassa merkityksessä.

Arkistopäivillä on lisäksi kaksi Key Note-puheenvuoroa. Toisen niistä pitää kansainvälisesti tunnettu arkistoalan vaikuttaja Trudy Huskamp Peterson. Trudy toimii Kansainvälisen arkistoneuvoston ICA:n ihmisoikeustyöryhmän puheenjohtajana - puheenvuorossaan hän tarkasteleekin ihmisoikeuskysymyksiä arkistonäkökulmasta. Toinen Key Note –puheenvuoron pitäjä varmistuu tuonnempana.

Pohjoismaisia valtionarkistonhoitajia ”grillataan” perinteisellä kyselytunnilla ja kuullaan johtopäätöksiä tutkijoiden näkemyksiin digitaalisen aineiston käytettävyydestä. Arkistopäivillä on kuitenkin aikaa myös sosiaaliselle ohjelmalle ja vapaamuotoiselle seurustelulle kollegojen kanssa.

Arkistopäivien kotisivut avataan lähiaikoina osoitteessa www.nordiskaarkivdagar2012.fi. Kotisivujen sisältö täydentyy ja ohjelma tarkentuu loppuvuotta kohden. Ilmoittautuminen arkistopäiville avataan tammikuussa 2012.

Tervetuloa tapaamaan koti- ja pohjoismaisia kollegoja keväiseen Hämeenlinnaan!

Lisätietoja:
Maakunta-arkiston johtaja Juhani Tikkanen
Ylitarkastaja Aino Heikkinen

Osa Pohjoismaisten arkistopäivien tapahtumista
järjestetään Hämeenlinnan maakunta-arkistossa,
jonka seinää koristaa palkittu graafinen betoni.
Kuva: Mervi Lampi

Ps. Hämeenlinnan maakunta-arkisto viettää Arkistojen päivää keskiviikkona 16.11. klo 13-16. Tilaisuudessa kerrotaan Astia-palvelusta ja muista verkkopalveluista sekä esitellään uudistuneita tutkijasalikäytänteitä. Tilaisuus tarjoaa mahdollisuuden myös henkilökohtaisempaan opastukseen Astian toiminnallisuuksiin. Lämpimästi tervetuloa!

21.10.2011

Sähköistä tilauspalvelua toteuttamassa

Kuten moni lukijoista varmasti tietää, on arkistolaitoksessa rakennettu sähköistä tilauspalvelua, Astiaa, jo jonkin aikaa. Itse olen ollut projektin kanssa tekemisissä hieman reilut puolitoista vuotta; ensimmäiset 11 kuukautta osa-aikaisesti suunnittelijana ja viimeiset 10 kuukautta projektia vetämässä. Projektin aikana on tullut huomattua, että kyseessä on ollut varsin suuri projekti arkistolaitoksen mittapuulla mitattuna.

Sähköistä tilauspalvelua on tietenkin rakennettu asiakkaita varten. Tarkoituksena on ollut, että voimme tarjota arkistolaitoksen tietopalveluita joustavammin ja tehokkaammin. Edellytyksenä tälle ovat kuitenkin olleet varsin suuret muutokset arkistolaitoksen tietopalvelussa. Monen työntekijämme päivittäiset rutiinit ovat muuttuneet ja tulevat muuttumaan projektin lähestyessä loppuaan.

Kyse on ollut organisaatiomme osalta mittavasta muutosprosessista, jonka aikana on väännetty kättä niin suurista kuin pienistäkin asioista. Ensimmäiset kokemani reaktiot henkilökunnan osalta koskien sähköistä tilausjärjestelmää olivat varsin epäluuloisia. Kommentteina tuli kuultua mm. ”näinhän me olemme tehneet vuosikymmeniä, miksi siis muuttaa toimivaa käytäntöä” ja ”tätä projektia on yritetty vetää jo useita kertoja, miksi se siis nyt onnistuisi”. En myöskään päässyt välttymään ”pojittelulta”. Tämä ei kuitenkaan yllättänyt lopulta kovinkaan paljoa. Onhan kyseessä kuitenkin organisaatio, jolla on pitkät perinteet ja kuten yleensä, mitä pidemmät perinteet sitä vaikeampi niistä on luopua.

Onneksi organisaatiostamme löytyi myös kehittämishenkistä porukkaa, jonka avulla olemme saaneet vietyä projektia eteenpäin aina käyttöönottoon saakka. Matkan varrella suurin osa henkilökunnastamme on innostunut sähköisestä tilauspalvelusta mielestäni yllättävänkin paljon ja nykyisin kehitysideoita ja palautetta annetaan paremmin kuin osasin kuvitella.

Kuluvana syksynä arkistolaitoksessa on annettu yli kuukauden ajan koulutusta henkilökunnalle Astian käyttöönoton takia, jotta palvelut toimisivat silloin parhaalla mahdollisella tavalla kun käyttöönoton aika koittaa. Tutkijasalipalveluiden osalta käyttöönotot ovat alkaneet lokakuussa lähes kaikissa toimipisteissä. Nyt kaikissa maakunta-arkistoissa ja Kansallisarkiston Rauhankadulla on vihdoin mahdollista hakea uudella haulla ja tehdä tilaukset sähköisesti. Lähiaikoina saamme myös verkkopalvelun testattavaksi ja testauksen jälkeen otamme myös verkkopalvelun käyttöön.

Matka on ollut pitkä ja ajoittain kivinen, mutta varmasti arvoisensa.

Vili Haukkovaara
Projektipäällikkö, Kansallisarkisto

14.10.2011

Arkisto-opissa - pienestä paikallisarkistosta valtion virkakoneiston pyöritykseen

Syyskuun 2011 vietin Turun maakunta-arkistossa suorittamassa arkistotutkintoon kuuluvaa arkistoharjoittelua. Siirtyminen Pohjan paikallishistoriallisesta arkistosta kokoelmiltaan Suomen toiseksi suurimpaan maakunta-arkistoon oli aluksi hämmentävää. Miten oppia talon tavoille? Henkilökunnan omaksuma tietomäärä aina tuomiokunnista ja lääninhallituksista yksityisiin arkistoihin olikin ihailtavan laajaa.

Tutustuminen Turun maakunta-arkiston moniin yhteistyöprojekteihin oli inspiroivaa. Arkiston ja Aboa Vetus & Ars Nova -museon kanssa yhteistyössä toteutettu Rihmasto-näyttely linkitti toisiinsa sukulaissuhtein Turun merkittävät henkilöt. Rihmasto-näyttelystä ei kauan tarvinnut ”tuttuja” etsiäkään, sillä Fiskarsin ruukin perustaja Peter (Petter) Thorwöste oli merkittävä henkilö myös Turussa. Pekkaa pahemmaksi ei jäänyt myöskään hänen vaimonsa Elin Såger, joka ei miehensä kuoleman jälkeen suostunut luovuttamaan omaisuuttaan velkojilleen eikä edes vävyilleen, vaan hallitsi sitä itse.

Kirjoittaja Turun maakunta-arkistossa
Harjoitustehtävinä kartoitin Turun autonomian ajan tapahtumia tulevaa verkkonäyttelyä varten sekä selvitin jopa omien isovanhempieni tuloa siirtokarjalaisina Satakuntaan. Salapoliisimainen sukellus muun muassa ”Satakunnan maanviljelysseuran asutustoiminnanjohtajan arkistoon” paljasti isovanhempieni ostaneen vapaaehtoisella sopimuksella maatilkun jo 16.10.1945, kun monet muut evakot saivat heille määrätyt maansa vasta niinkin myöhään kuin 1948.

Kiitos vielä kerran Turun maakunta-arkiston henkilökunnalle kaikesta avusta! Tämä harjoittelija poistuu monta kokemusta ja neuvoa rikkaampana bloggailemaan paikallisarkiston puolelle.

Maria Ollikainen
Harjoittelija, Turun maakunta-arkisto

7.10.2011

Maakunta-arkiston ovea on turha nykiä (visio tämäkin)

Rautatienkadun varrella sijaitseva Kansallisarkiston Oulun yksikön vanha punatiilinen rakennus on niin synkeä ja huomaamaton, ettei kovin monella tulisi edes mieleen yrittää sen ovesta sisään. Turhaa se olisikin, sillä ovi ei aukea edes arkistoasioissa.

”Kadulta ei pääse enää lainkaan sisälle”, Kansallisarkiston ylikonservaattori, Oulun yksikön vt. vastaava asiantuntijavirkamies Oona Samulin valaisee. Entinen perinteikäs Oulun maakunta-arkisto ei enää toimi suoraan asiakkaiden kanssa. ”Me olemme depot eli toimimme asiakirjavarastona”, Samulin kertoo. Nykyään Kansallisarkiston alueellisten yksiköiden ainoa tehtävä on huoltaa ja säilyttää sellaista kansallista asiakirja-aineistoa, joka ei ole syntynyt sähköisesti.

”Yksiköt konservoivat ja säilyttävät esidigitaalisilla menetelmillä tallennettuja asiakirjoja ja tarvittaessa tallentavat niitä Kansallisarkiston palvelimelle, josta ne toimitetaan suojatun tietoverkon välityksellä asiakkaille. Kansallisarkiston asiakirjatiedon tilausjärjestelmä huolehtii siitä, että asiakkaat löytävät myös esidigitaaliset asiakirjat ja voivat tilata ne tiedostoina omalle päätteellensä. Meillä on tässä systeemissä selkeästi logistinen rooli”, Samulin sanoo.

Kansallisen asiakirjahallinnon muut toimijat vastaavat tietopalvelusta. Näitä ovat Kansallisarkiston lisäksi eräät valtuutetut yksityiset ATTA-keskukset (ATTA = Asiakirjatiedon TietoTurva) ja verkko-operaattorit. Samulinin mukaan asiakaspalveluiden tuottaminen Oulussa on tänä päivänä mahdotonta jo vähäisen henkilöresurssin vuoksi.

Joku käy joskus ovella

Kaikki oululaiset eivät ole vielä oppineet, ettei maakunta-arkistossa enää asioida. ”Meillä seisoi oven takana viime viikollakin joku sisäänpyrkijä”, Kansallisarkiston Oulun yksikön logistikko Peter Kuusivuori naurahtaa. Kuusivuoren mukaan erityisesti vanhemman sukututkijaväen keskuudessa on edelleen sellainen luulo, että Kansallisarkiston alueellisissa yksiköissä voi tutkia asiakirjoja. ”Suuri osa viimeisten vuosien asiakkaista ruukasi kävellä tänne Caritas-talosta, joka on tuossa radan toisella puolella”, Kuusivuori selittää.

Oulun yksikössä on vain seitsemän työntekijää: kaksi logistikkoa ja viisi konservoinnin parissa työskentelevää henkilöä. ”Eli hyvin pienellä väellä esidigitaalisten asiakirjojen säilytysjärjestelmää pyöritetään. Logistiset prosessit ovat tänä päivänä aika pitkälle automatisoituja”, ylikonservaattori Samulin kehuu.

Entisten maakunta-arkistojen tietopalvelu lakkautettiin viime vuosikymmenen lopulla.

Asiakirjajäte poltetaan

Peter Kuusivuori kertoo työstään lyhytsanaisesti. ”Vastaan Oulun yksikön logistiikasta. Tämä toimintahan on sillä tavalla lainausmerkeissä salaista, että muusta haluan vaieta tietoturvasyistä.” Oulun yksikössä on vuokralla kaksi asiakirjatilausjärjestelmäyksikköä, Astia ja Vati. ”Ne hoitavat tiedonsiirtoa yritysasiakkaisiin ja valtio- ja kunta-asiakkaisiin päin sekä huolehtivat asiakirjatallenteiden aitoudesta. Astia ja Vati myös siirtävät meille asiakkailta vioittuneita tiedostoja, ja me palautamme ne asiakkaille alkuperäistä vastaavina”, Oona Samulin valaisee. ”Esidigitaaliset asiakirjat, joita ei enää kannata konservoida, hävitetään kokonaan. Silppuri repii nämä huonot ja kuluneet asiakirjat pieneksi silpuksi, minkä jälkeen asiakirjajäte hävitetään polttamalla”, Samulin sanoo.

Vioittuneita tiedostoja tulee asiakkailta Peter Kuusivuoren mukaan buumeittain. ”Voimakkaan ukonilman jälkeen niitä näkee enemmänkin.”

Sepite mukailee sanomalehti Kalevassa 22.10.2009 julkaistua juttua ”Suomen pankin ovea on turha nykiä.”

Anssi Lampela
Tutkija, Oulun maakunta-arkisto