Selvityspalvelun uudet tuulet

Julkisuudessa esillä olevat aiheet näkyvät usein myös Kansallisarkiston selvityspalvelussa, esimerkiksi viime talvena esitetty Isien sota -niminen tv-sarja aiheutti sotilaskantakortteihin tilausruuhkan, jonka purkaminen vei kuukausia. Vastaavanlaista on koettu Ruotsin sotalapsia koskevissa tilauksissa. Presidentti Koiviston inkeriläisten paluumuuttoa koskeva puhe 1990-luvun alussa sai aikaan vuosia kestäneen todistustilaustulvan, jonka jälkimaininkeina edelleenkin laaditaan erilaisia todistuksia ja selvityksiä inkeriläiseen syntyperään liittyen.

Selvityspalvelu on tutkijasalien rinnalla ollut perinteisesti se arkistolaitoksen toiminnan osa-alue, joka on suorimmin yhteydessä tavalliseen kansalaiseen. Moni ihminen tarvitsee jossain elämänsä vaiheessa esimerkiksi jäljennöksen arkistossa säilytettävästä avioehdosta, testamentista, perukirjasta tai lainhuudosta. Kansallisarkistossa epävirallisempiin tarkoituksiin etsitään tietoja vaikkapa vuoden 1918 sotaan osallistuneista sukulaisista, luovutettuun Karjalaan jääneestä omaisuudesta tai Valtiollisen poliisin henkilöasiakirjoista. Kysyntää kohdistuu toki myös moneen muuhun arkistoon.

Varsinaisten jäljennetilausten ja selvityspyyntöjen lisäksi arkistoon tulee säilytettävään aineistoon liittyviä tiedusteluja niin kotimaasta kuin ulkomailtakin. Maailman kutistumisen huomaa siitä, että moni ulkomainenkin tutkija tarvitsee tietoja suomalaisiin arkistoihin sisältyvistä aineistoista.

Selvityshenkilökunta etsii asiakkaan antamien lähtötietojen pohjalta halutut asiakirjat arkistosta. Asiakirjat eivät aina löydy helposti vaan toisinaan joudutaan tekemään varsinaista salapoliisityötä. Arkistoluetteloiden lisäksi käytetään apuna muun muassa aiheeseen liittyvää kirjallisuutta sekä eri viranomaisten ja laitosten internetsivuja tietokantoineen. Googlesta ja Wikipediastakin saattaa joskus löytyä etsinnän alkuun tarvittava langanpää. Kun asiakirjat ovat löytyneet, asiakkaalle lähetetään tilauksen mukaisesti virallinen todistus tai sukuselvitys, oikeaksi todistettu jäljennös, tavalliset valokopiot tai sähköinen tiedosto. Osalle asiakkaista vastataan kirjallisella selvityksellä tai heidät ohjataan kysymään tietoa jostain muualta. Laajempaa selvittelyä vaatineissa vastauksissa veloitetaan jäljenteiden lisäksi myös tehdystä työstä.

Näin on toimittu selvityspalvelussa tähän asti. Valtionhallinnon vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelma vaikuttaa kuitenkin myös selvityspalveluresursseihin ja nämäkin työt on tulevaisuudessa hoidettava entistä vähemmällä väellä. Joudumme väistämättä priorisoimaan tehtäviämme. Selvitystoiminnan painopiste on siirtymässä jäljennetilauksiin ja muu selvittäminen jää entistä enemmän asiakkaan itsensä tehtäväksi.

Arkistolaitos on pyrkinyt varautumaan muuttuneeseen tilanteeseen siten, että asiakkaiden avuksi omatoimiseen tutkimiseen on laadittu erilaisia apuneuvoja. Ensikertaisen asiakkaan kannattaakin tutustua kotisivultamme löytyvään Portti-käyttäjäpalveluun. 

Astia-verkkopalvelun kautta on 10.9.2012 alkaen voinut kotikoneella tilata maksullisia jäljenteitä ja selvityksiä 24/7-periaatteella. Palvelussa on nyt tarjolla vasta muutamia asiakirjatyyppejä koskevia tilauslomakkeita, mutta valikoima kasvaa syksyn mittaan. Kyseisen uuden tilauspalvelun ja muiden kehitteillä olevien verkkopalveluiden avulla Arkistolaitos pyrkii aikaisempaa paremmin mahdollistamaan asiakkaiden omatoimisen tiedonhankinnan. Tervetuloa siis Arkistolaitokseen sekä verkossa että paikan päällä!

Taina Partanen

Ylitarkastaja, Kansallisarkisto