Kumppanuusyhteistyöllä myönteisiä tuloksia

Viime vuosien aikana arkistolaitoksessa on panostettu kumppanuusyhteistyöhön muun muassa digitoinnin yhteydessä. Digitointihan on mittava kokonaisuus, joka on paljon muutakin kuin pelkkää asiakirjojen skannausta. Digitoitavat aineistot tulee muun muassa fyysisesti valmistella sekä niiden aineistometatiedot tarkistaa ja tarvittaessa korjata ennen skannausvaihetta.

Digitoidun aineiston käytettävyyttä parannetaan rikastamalla metatietoja asiakirjan tasolle; indeksoimalla kerätään asiakirjoissa olevia tietoja hakukelpoisiksi kuten moottoriajoneuvokortistoissa ajoneuvon merkki ja rekisterinumero tai väestörekisteriaineistoista kylä-, tila- ja henkilötietoja. Metatietojen keräämisessä ja rikastamisessa kumppanuusyhteistyö on osoittautunut hyväksi toimintatavaksi.

Moottoriajoneuvokortit

Moni yhteistyö on käynnistynyt yhteisen tarpeen havaitsemisella. Esimerkki tämänlaisesta yhteistyöstä oli vuonna 2014 toteutettu Turun maakunta-arkistossa säilytettävien Turun ja Porin lääninhallituksen yhteisarkiston moottoriajoneuvorekisteriin kuuluvien moottoripyöräkorttien digitointi ja indeksointi. Noin 30 000 korttia digitoitiin Kansallisarkistossa.

Yksittäisten, digitoitujen korttien valmisteluun ja indeksointityöhön arkistolaitos sai talkooapua Suomen Royal Enfield Owners Club -moottoripyöräkerhon jäseniltä ja Veteraanimoottoripyöräklubi ry:ltä. Indeksoinnin yhteydessä jokaisesta kortista kerättiin moottoripyörien rekisterinumero, merkki ja tyyppi. Tiedot ovat hakukelpoisia ja ne on linkitetty Digitaaliarkistossa oleviin digitoituihin kortteihin, joista löytyy lisätietoja.

Suomen Royal Enfield Owners Clubin puheenjohtaja Kaj Nyholmin mukaan moottoripyöräkerho tarttui vapaaehtoistyöhön vaaliakseen perinteitä: ”Vanhoja moottoripyöriä on edelleen paljon varastoissa ja talleissa, minne ne ovat unohtuneet edellisiltä tai nykyisiltä omistajiltaan. Moottoripyörät ovat osa historiaamme ja kulttuuriperintöämme, samoin niiden saattaminen toimintakuntoisiksi ja takaisin tien päälle.”

Moottoriajoneuvokortistoihin liittyvä yhteistyö sai jatkoa Mikkelissä. Digitointiprojektin tarkoituksena oli digitoida ja indeksoida Mikkelin lääninhallituksen moottoriajoneuvojen kortistoa vuosilta 1958-1973 yhteensä noin 110 000 korttia. Projekti toteutettiin osana Mikkelin kaupungin nuorten työllistämis- ja aktivointihanketta. Sitä toteutti vuodesta 2014 alkaen Mikkelin toimintakeskus ry:n digitointipaja, ja vuoden 2015 syksystä lähtien se on toiminut ”Työpajat Mikkelin” alaisuudessa ja on työllistänyt 3-6 henkilöä vuorollaan.

Sisäministeriön vuoden 1963 päätöksen mukaan ajoneuvojen kantakortin sai hävittää 10 vuoden kuluttua siitä kun ajoneuvo on poistettu kortistosta. Sen nojalla useissa lääninhallituksissa hävitettiin 1960-luvulla ne kantakortit, jotka oli poistettu rekisteristä vuonna 1956 tai sitä ennen. Kaikkia kortteja ei suinkaan hävitetty pysyvästi, vaan maakunta-arkistoista niitä annettiin alan yhdistyksille. Suuri osa ajoneuvorekisterikorteista on siis tallella. Olemme suunnittelemassa yhteistyöhanketta näiden arkistolaitoksen ulkopuolella olevien ajoneuvokorttien digitoimiseksi ja indeksoimiseksi. Tämän aineiston suuruusluokka on noin kaksi miljoonaa korttia. 

Väestörekisteriaineistot

Sata vuotta vanhemmat seurakuntien ja viranomaisten väestörekisteriaineistoita Kansallisarkisto on digitoinut runsaasti erityisesti vuosien 2009 ja 2010 erillisrahoitteisissa digitointihankkeissa. Aineistot ovat julkisia ja vapaasti käytettävissä digitaalisina Digitaaliarkistossa.

Seurakuntien rippikirjojen indeksoinnin talkoistamista kokeiltiin muutama vuosi sitten ilman verkkotyökaluja. Projektissa todettiin, että excel-pohjaiset työkalut huomattavan hankalia käytännössä ja logistiikaltaan hyvin työllistäviä. Talkoistaminen ilman verkkotyökaluja osoittautui aivan liian työlääksi toimintatavaksi.

FamilySearch on julkaissut verkossa toimivan indeksointityökalun, joka otettiin joulukuussa 2015 käyttöön Kansallisarkiston jo digitoimien vuosien 1810-1915 henkikirjojen indeksointiin. Itse työkalu on englanninkielinen, mutta henkikirjojen indeksoinnin ohjeet ovat suomeksi. Yli sata vuotta vanhoista julkisista henkikirjoista indeksoidaan määrämuotoisiin metatietokenttiin kylä-, tila- ja henkilötiedot, jotka siirretään arkistolaitoksen tietojärjestelmiin edistämään hakukelpoisina digitoitujen aineistojen käyttöä.

Vapaaehtoisia indeksoijia tukemaan on perustettu Facebook-ryhmä, lisäksi lisätietoja ja ohjeita löytyy arkistolaitoksen verkkosivulta.

Kumppanuusyhteistyö jatkossa

Moottoriajoneuvokortit ja useat väestörekisteriaineistot ovat hyviä esimerkkejä yleisöä kiinnostavista digitoiduista aineistoistamme, joiden metatietoja on jo rikastettu kumppanuusyhteistyöllä.

Joulukuussa 2015 käynnistyneestä henkikirjojen indeksoinnista FamilySearchin indeksointiverkkotyökalulla odotamme paljon. Jos FamilySearchin verkkotyökalu osoittautuu suosituksi, voimme tuottaa sinne muitakin tutkijoita kiinnostavia aineistoja indeksoitavaksi.

Käytännössä Kansallisarkisto digitoi aineistoja, joista vapaasti käytettävät ovat metatietoineen avoimesti käytettävissä erilaisiin sovelluksiin, julkaisuihin ja muuhun tutkimus- ja verkkokäyttöön. Metatietojen rikastaminen on resurssivaltaista, joka on suurin syy siihen että etsimme erilaisia kumppanuuksia työn toteuttamiseksi. Digitointityötämme arvostetaan suuresti, ja Digitaaliarkisto on ylivoimaisesti käytetyin verkkopalvelumme. Tekemämme ja kumppanuusyhteistyössä tehtävä digitointi ja metatietojen rikastaminen on työtä jota tehdään kaikille asiakkaillemme.

Olemme avoimia uusille ehdotuksille.

István Kecskeméti 
Sektorijohtaja
Kansallisarkisto