Uusia mahdollisuuksia sotahistorian ja puolustushallinnon historian tutkimiselle

Kunnostusprojekti mahdollisti paremman käytettävyyden.

Kansallisarkiston Astia-verkkopalvelun avulla haettavan ja tilattavan aineiston määrä lisääntyi kerralla lähes 20 hyllykilometriä viime vuoden lokakuussa. Tämä johtui siitä, että entisen Sota-arkiston aineistojen kunnostusprojektin myötä sota-ajan puolustushallinnon ja suojeluskuntien aineistojen tiedot saatiin kattavasti sähköiseen muotoon ja siten Astia-palvelun avulla haettavaksi.

Puolustushallinnon materiaalia on Astia-haun piirissä noin vuoteen 1945 asti. Vuoden 1945 jälkeen muodostuneiden aineistojen luettelotietoja syötetään sähköiseen muotoon ja koko ajan entistä enemmän aineistoa on uuden sähköisen haun piirissä. Toistaiseksi puolustushallinnon aineistoja haettaessa kannattaakin käyttää rinnakkain vanhaa Aarre-arkistorekisteriä ja Astia-palvelua.

Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?
Aiemmin kyseiset aineistot olivat pelkästään Aarre-arkistorekisterin haun ulottuvissa. Aarteessa aineistojen haku voitiin kohdistaa vain joukko-osastojen tai muiden yksiköiden nimiin tai asiakirjojen arkistotunnuksiin. Astia-palvelussa haku voidaan kohdistaa näiden lisäksi kaikkeen siihen tietoon, joka Aarre-tietokantaan on aineiston kohdalle syötetty. Hakujen ulottuminen kaikkeen tietokantaan syötettyihin kenttiin avaa uusia mahdollisuuksia tiedon haulle ja tutkimuskohteiden haarukoinnille.

Aiemmin Aarteen ja paperisten arkistoluetteloiden kanssa operoidessaan tutkijat ja arkiston henkilökunta joutuivat tietoon tai valistuneisiin arvauksiin luottaen päättelemään minkä puolustushaaran, aselajin, joukko-osaston tms. asiakirjojen joukosta tutkimuksen kohteena oleva asia saattaisi löytyä. Tämä oli usein aikaa vievää ja vaati usein Aarteen käyttäjiltä melkoista tuntemusta puolustushallinnon organisaatiosta ja asiakirjoista. Esimerkiksi haettaessa hakusanoilla pikakiväär* tai korsupiirustu* ei saada yhtään osumaa. Tällaisissa tapauksissa on tutkijan pitänyt päätellä, että tietoja pikakivääreistä saattaisi löytyä esimerkiksi puolustusministeriön taisteluvälineosaston aineistoista.

Korsupiirustusten löytäminen Aarteen kätköistä on ollut vieläkin hankalampaa. Sen sijaan, haettaessa samoilla hakusanoilla Astia-verkkopalvelusta, saadaan tulokseksi 255 ja 19 hakuosumaa. Heti hakuosumat saatuaan asiakas näkee myös minkä yksiköiden aineistoista kyseistä tietoa on löydettävissä. Muutos haussa nopeuttaa valtavasti tutkijoiden ja henkilökunnan työtä ja takaa tarkemman, paremman ja ennen kaikkea laajemman osumatarkkuuden tietoja etsittäessä.

Kesämökkipiirustukset turvallisuusorientoituneelle ihmiselle. Kansallisarkisto, Jalkaväkirykmentti 38. I pataljoonan esikunta, Perus 2812/1.

Mitä muuta Astia tuo muassaan?

Aarteen avulla ei myöskään pystynyt tekemään suoraan tilauksia tutkijasaliin. Sen sijaan rekisteröityneet asiakkaat pystyvät Astian avulla tekemään tutkijasalitilauksia puolustushallinnon aineistoista ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän lisäksi käyttörajoitettuihin aineistoihin voi hakea Astiassa lupaa sähköisesti, kun lupa piti aiemmin täyttää paikan päällä paperilla.

Tulevaisuudessa, kun kaikki Kansallisarkistossa säilytettävä puolustushallinnon materiaali on syötetty kokonaisuudessaan sähköiseen muotoon, ei asiakkaiden enää tarvitse käyttää Aarretta ja Astiaa rinnakkain. Kaikki onnistuu niin sanotun yhden luukun periaatteella Astian avulla.

Ylitarkastaja Ville Kontinen, Kansallisarkisto
Kuvan löydät parempilaatuisena Kansallisarkiston Flickr-sivuilta.