Digitoinnin jälkeistä hävittämistä – vai säilyttämistä?

Opetus- ja kulttuuriministeriössä on valmistelussa hallituksen esitys eduskunnalle laeiksi Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta. Uuden lainsäädännön toivotaan tulevan voimaan ensi vuoden alusta. Voimaan tullessaan lakiesitys muuttaisi nykyisin arkistolaitoksen nimellä toimivan Kansallisarkistosta ja maakunta-arkistoista koostuvan viranomaiskokonaisuuden Kansallisarkistoksi paikallisine toimipaikkoineen. Suurempaa yleistä merkitystä on kuitenkin sillä, että hallituksen esityksessä arkistolakiin on lisätty uusi pykälä, joka antaisi Kansallisarkistolle oikeuden asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämiseen digitoinnin jälkeen silloin, kun se on mahdollista vaarantamatta asiakirjan säilymistä ja autenttisuuden ja eheyden varmistamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa.

Ajatus asiakirjojen alkuperäiskappaleiden hävittämisestä digitoinnin jälkeen on arkistomaailmassa uusi, mutta ei enää täysin tuntematon. Lähin esikuva on Norjasta, jossa tehty selvitystyö oli vaikuttimena arkistolainsäädännön valmistelussa.  Kaikkialla, missä laki hävittämisen jo sallii tai asiasta käydään keskustelua, on taustalla poliittinen linjaus digitaalisen hallinnon edistämisestä. Yleisesti digitalisaatiolla haetaan paitsi hallinnon palveluiden ja tietojen saatavuuden parantumista, myös niiden kustannusten karsimista. Digitaalisessa muodossa olevan aineiston määrän lisääntyminen kuitenkin vain kaksinkertaistaa säilytyskustannukset, ellei samalla myös ryhdytä hävittämään digitoinnin kohteena olleita alkuperäiskappaleita. Toisaalta digitoinnin jälkeisessä hävittämisessä on kyse myös yleisemmistä asiakirjojen määrän kasvun ja digitalisaation mukanaan tuomista arkistoammatillisten periaatteiden muutoksesta.

Ammatillisesti tarkasteltuna arkistolain uudistuksessa ei olekaan kyse kapeasti digitoinnin jälkeisestä hävittämisestä, vaan digitoinnin jälkeisen säilyttämisen kokonaisuudesta, jossa huomioidaan alkuperäiskappaleiden erityinen säilytysarvo. Erityinen säilytysarvo on ammatillinen käsite, joka liittyy asiakirjojen säilytysteknologiaan ja sen kustannuksiin. Asiakirjojen määrän jatkuvasti kasvaessa on arkistoissa tunnustettu, että konservointitoimenpiteitä on mahdotonta kohdistaa kaikkiin asiakirjoihin niiden säilymisen varmistamiseksi alkuperäisessä säilytysmuodossaan. Erityisen säilytysarvon määrittelyn avulla pyritään tunnistamaan yhtäältä ne asiakirjat, jotka on välttämätöntä säilyttää alkuperäiskappaleina ja toisaalta ne asiakirjat, joiden säilyminen varmistetaan siirtämällä ne toiseen säilytysmuotoon tai puuttumalla muulla tavoin niihin alkuperäiskappaleina; esimerkiksi sidokset purkamalla.

Digitoinnin jälkeinen hävittäminen on uusin juonne toiseen säilytysmuotoon siirtämiseen perustuvassa säilymisen varmistamisen strategiassa. Digitoinnin jälkeisessä hävittämisessä asiakirjat eivät häviä tai katoa mihinkään. Alkuperäisestä kappaleesta tuotettu digitaalinen kappale ymmärretään, ja lainsäädännöllä auktorisoidaan, alkuperäistä vastaavaksi todistusvoimaiseksi asiakirjaksi, ja alkuperäiskappale hävitetään silloin, kun aikaisemmalla säilytysmuodolla ei arvioida olevan erityistä säilytysarvoa. Niitä alkuperäiskappaleita, joilla katsotaan olevan erityinen säilytysarvo, ei hävitetä. Näitäkään asiakirjoja ei kuitenkaan kaikkia kohdella samalla tavalla, vaan ne arvotetaan säilymisen varmistamisen toimenpiteiden kohdentamiseksi. Konservoinnin resurssit kohdistetaan vain kaikkein arvokkaimmiksi määriteltyjen asiakirjojen säilymisen varmistamiseen alkuperäiskappaleina.

Erityisen säilytysarvon ammatillinen käsite kattaa arkistolain uuteen pykälään sisältyvät asiakirjojen historiallisen ja juridisen todistusvoimaisuuden (autenttisuus ja eheys) sekä kulttuurihistoriallisen arvon säilymisen varmistamisen vaatimukset. Kansallisarkistossa on aloitettu kansainvälisiin parhaisiin käytäntöihin nojaava erityisen säilytysarvon kriteereiden määrittely ja Kansallisarkiston aineistot tullaan arvottamaan tuotettavien kriteerien perusteella Ruotsin ja Tanskan esimerkkien mukaisesti. Aineistojen arvottamiseen tullaan kutsumaan mukaan monipuolisesti erilaisia näkökulmia edustava asiantuntijajoukko. Digitoinnin jälkeisen hävittämisen näkökulmasta digitaalisen kappaleen historiallisen ja juridisen todistusvoimaisuuden varmistaminen on ehdoton vaatimus alkuperäiskappaleen hävittämiselle. Tämän lisäksi arvioidaan sitä, halutaanko alkuperäiskappale kuitenkin säilyttää sen kulttuurihistoriallisen arvon vuoksi.

Kansallisarkistossa säilytettävän aineiston erityisen säilytysarvon määrittelyn ensisijaisena tavoitteena ei ole alkuperäisasiakirjojen hävittäminen, vaan aineistojen säilymisen varmistaminen. Kuten yleisesti muuallakin, digitoinnin jälkeinen hävittäminen on tarkoitus aloittaa viranomaisissa siirtoa arkistolaitokseen odottavista 40 vuotta nuoremmista paperiasiakirjoista. Kansallisarkisto on tehnyt esityksen näiden asiakirjojen digitoinnista julkisella rahoituksella toteutettavana kansallisena projektina.

Kansallisarkiston tavoitteena on joka tapauksessa, että pysyvään säilytykseen määrätyt paperiasiakirjat siirretään Kansallisarkistoon huomattavasti nykyistä nuorempina ja digitoidaan osana siirtoprosessia luovuttajan kustannuksella. Menettelytapa on siis vielä tätä kirjoitettaessa avoin, mutta keväällä julkaistu Kansallisarkiston strategia 2020 linjaa, että 80–90 % viranomaisissa siirtoa arkistolaitokseen odottavista asiakirjoista tullaan vastaanottamaan digitaalisina kappaleina ja alkuperäiskappaleet hävittämään digitoinnin jälkeen.

Jaana Kilkki
Arkistoneuvos, Kansallisarkisto