Mitä olet ehkä pohtinut Astia-verkkopalvelua käyttäessäsi, mutta et ole tullut koskaan kysyneeksi

Kannattaako Astia-verkkopalvelun käyttäjäksi rekisteröityä? Saako rekisteröitynyt käyttäjä enemmän hakutuloksia?

Kyllä ja ei. Astia-verkkopalvelun haku on vapaasti kaikille käytettävissä ja kokeiltavissa. Haun toiminnallisuuksissa ja vaikkapa hakutuloksen rajausmahdollisuuksissa ei ole eroja rekisteröityneen ja ilman rekisteröitymistä palvelua käyttävän välillä. Yksi merkittävä ero on kuitenkin olemassa. Sellaiset henkilö- ja sukuarkistot, jotka sisältävät 100 vuotta nuorempia asiakirjoja, eivät ole haun piirissä, jos hakua käyttää ilman rekisteröitymistä. Rajauksen taustalla on henkilötietoja suojaava lainsäädäntö.

Jos mielenkiintosi kohdistuu yksinomaan viranomaisten toiminnasta kertyneisiin asiakirjoihin, voit melko turvallisesti luottaa siihen, että myös ilman kirjautumista saat kattavan hakutuloksen. On kuitenkin hyvä pitää mielessä, että myös yksityishenkilöiden arkistoissa voi olla sinua kiinnostavia asiakirjoja.

Hakua kannattaa rohkeasti kokeilla. Suosittelen kuitenkin järjestelmän käyttäjäksi rekisteröitymistä siinä vaiheessa, kun aloitat enemmän tai vähemmän vakavasti tutkimustyösi. Rekisteröityneenä käyttäjänä hakusi kohdistuu varmasti kaikkeen haun piirissä olevaan aineistoon. Voit myös hyödyntää muita rekisteröityneen käyttäjän palveluita, kuten mahdollisuutta tilata aineisto etukäteen tutkijasaliin. Saat sähköpostitse tiedon kun asiakirjat ovat valmiina odottamassa sinua tutkijasalissa. Tiedot rekisteröityneenä tilaamistasi aineistoista säilyvät omissa tiedoissasi kahden vuoden ajan.

Minua kiinnostava aineisto on käyttörajoitettua. Pitääkö minun ensin hakea käyttölupaa ja saanko ilmoituksen, kun käyttölupa on käsitelty? Minua kiinnostava aineisto on digitoitu, mutta siinä on käyttörajoitus. Miten siihen saan käyttöluvan?

Astia-verkkopalvelussa voit hakea lupaa käyttörajoitetun aineiston käyttöön. Tällaisen aineiston kohdalla hakutuloksessa on painike Hae käyttölupa. Pari poikkeusta kuitenkin on. 100 vuotta nuorempien väestörekisteriasiakirjojen käyttöön ei voi hakea lupaa Astia-verkkopalvelun kautta, vaikka järjestelmä sen mahdollistaakin. Näitä aineistoja varten on käytössä erillinen lomake ja oma menettelytapa. Tähän aineistoon voit hakea lupaa vain paperilomakkeella, jonka saat arkistolaitoksen kotisivulta.

Toinen poikkeus on sellainen digitoitu aineisto, jossa on käyttörajoitus. Näitä asiakirjoja ei ole mahdollista käyttää verkon yli omalta koneelta. Niihin ei myöskään voi hakea käyttölupaa Astia-verkkopalvelun kautta. Jos haluat tutkia tällaista aineistoa, niin se onnistuu paikan päällä arkistolaitoksen tutkijasaleissa. Käyttölupaa haetaan paperilomakkeella, jonka saat arkistolaitoksen asiakaspalvelusta.

Voit tilata käyttörajoitettua aineistoa tutkijasaliin heti sen jälkeen kun olet tehnyt käyttölupahakemuksen. Sinun ei tarvitse odottaa ensin käyttöluvan käsittelyä. Asiakirjoja ei kuitenkaan toimiteta sinulle käyttöön ennen kuin käyttölupa-asia on käsitelty ja käyttölupa on myönnetty. Sinulle ei lähetetä erillistä ilmoitusta myönnetystä käyttöluvasta. Näet myönnetyt ja voimassa olevat käyttölupasi Astia-verkkopalvelussa Omista tiedoista. Tilaamasi asiakirjat toimitetaan sinulle käytettäväksi tutkijasaliin sen jälkeen kun käyttölupa on myönnetty. Myös tätä kautta sinulle välittyy tieto myönteisestä käyttölupapäätöksestä.

Olen hakenut tietoa isoisäni sota-ajan palveluksesta, mutta en ole löytänyt mitään? Olen etsinyt tietoa omistamani tilan historiasta, mutta en ole löytänyt mitään?

Haku kohdistuu arkistoista laadittuihin luettelotietoihin ja arkistojen sisältöjä kuvaileviin hakemistotietoihin. Astian haku ei kohdistu asiakirjojen sisältöön tai asiakirjojen otsikoihin. Vain poikkeustapauksissa arkistohakemistot on laadittu niin tarkasti, että hakemistoon ja siten haun kohteeksi on merkitty henkilöiden tai tilojen nimiä. Oikeastaan vain kartat ja valokuvat muodostavat tästä poikkeuksen. Kartan nimessä on voitu mainita yksilöidysti sen kuvaama alue ja tätä kautta tieto päätyy haun piiriin. Samoin valokuvista voi olla luetteloitu valokuvan aihepiiriä tai kuvassa olevia henkilöitä.

Isoisän sota-ajan palveluksesta saat parhaiten tiedot hänen kantakortistaan. Voit tilata siitä kopiot Astia-verkkopalvelun avulla Asiakirja- ja tietopyynnöt kohdasta. Kantakortissa olevien tietoja avulla voit sitten erilaisten asiakirjalähteiden, kuten esimerkiksi digitoitujen sotapäiväkirjojen avulla muodostaa itsellesi kuvan isoisän vaiheista sodassa.

Tilan vaiheiden selvittämistä varten kannattaa ensin selvittää perustietoja tilasta. Yksi tapa on lähteä liikkeelle maakirjasta eli maaveroluettelosta ja sen avulla selvittää onko tila ollut vuokratila eli kruununtila vai omistuksessa ollut tila eli perintötila. Kruununtiloista löytyy mm. perustamisasiakirjoja ja katselmusasiakirjoja. Perintötilojen vaiheita voi puolestaan selvittää lainhuudatusasiakirjojen ja niihin sisältyvien kauppakirjojen avulla.

Neuvoja ja vinkkejä näiden ja monien muidenkin aihepiirien tutkimiseen löytyy Arkistojen Portista. Esimerkiksi artikkeliin Talvi- ja jatkosodan henkilöhistorialliset lähteet on koottu tiedot keskeisistä lähdeaineistoista. Myös Kruununtilojen katselmuksiin liittyvistä aineistoista ja Lainhuudoista on laadittu omat artikkelit.

Voit lähettää Astia-verkkopalvelun käyttöön liittyviä kysymyksiä, palautteita ja kehittämisideoita osoitteeseen astiapalaute@arkisto.fi. Astia-verkkopalvelun Tietoa palvelusta -kohdasta löytyy järjestelmän ohjeet ja neuvoja pulmatilanteisiin. Ja jos arkistokielellä olevista ohjeista ei löydy apua, niin voit aina kysyä apua myös tutkijasalihenkilökunnalta. Me neuvomme mielellämme.

Satu Kantola
Ylitarkastaja
Oulun maakunta-arkisto