23.9.2016

Digitalisaatiota edistämässä

Arkistolaitos on viime aikoina tarttunut lapionvarteen digitalisaation edistämistalkoissa. Olemme strategiaamme nojaten ahkeroineet yleispäätöksiä, joiden avulla yhteiskunnan muistia voidaan jatkossa rakentaa sähköisesti.

Diaarit ja vanhojen asiankäsittelyjärjestelmien pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään sähköisinä. Kuntien monijäsenisten toimielinten pöytäkirjat liitteineen säilytetään pysyvästi sähköisinä. Kunnallisen rakennusvalvonnan lakisääteisten tehtävien asiakirjatiedot säilytetään pysyvästi sähköisinä. Pian vastaavien, tehtävälähtöisten yleispäätösten joukkoon liitetään hyvin toimivassa yhteistyössä Kuntaliiton kanssa myös koulutuskuntayhtymät, tekninen toimi ja ympäristöasiat. Tehtävä tehtävältä tulevat läpi käydyiksi kaikki Kuntaliiton ja arkistolaitoksen 2000-luvulla antamat säilytysaikaohjeet ja -määräykset.

Seulontapäätöksemme ovat työkalu, jolla pyrimme estämään syntysähköisen asiakirjatiedon häviämisen. Diaarien ja ennen SÄHKE-normeja käytössä olleiden asiankäsittelyjärjestelmien pysyvään säilytykseen määrätyn tietosisällön turvaan saaminen ei ole vielä myöhäistä. Kun sähköisiä diaaritietoja saadaan tarjottua arkistolaitokseen jo luovutetun analogisen aineiston rinnalle, tutkijatkin ilahtuvat.

Syntysähköisiin asiakirjatietoihin kohdistuva ohjauksemme mahdollistaa seuraavanlaisen mantran jalkauttamisen julkishallintoon:
  • Ei tulosteta,
  • ei mikrofilmata,
  • ei hävitetä,
  • ei panosteta sähköisessä muodossa löytyvän analogisen aineiston järjestämiseen.
Tarkoituksemme on tehostaa hallinnon toimintaa ja vauhdittaa asiakirjahallinnan tehtävien uudistumista. Suuresta osasta hallinnon paperiaineistoista päästään digitoimalla, ja tämän välivaiheen jo nyt pitkälti syntysähköinen maailma vie mennessään. Vähitellen julkisen hallinnon arkistotilojen ja digitointiskannerien tarve painuu historiaan.

Arkistolaitos haluaa mahdollistaa julkisen hallinnon digiloikan ja tarjoaa nyt päätöstensä kautta tilaisuuden lähteä uudistamaan toimintatapoja. On viimein aika herätä siihen, ettei tarvitse tehdä kuten aina ennenkin on tehty.

Nina Eerikäinen
ylitarkastaja
tutkimuksen ja kehittämisen vastuualue

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.