Kansallisarkisto kehittää osaamistaan

Kansallisarkistossa alkoi syksyllä 2016 osaamisenhallintaprosessi. Osaamiskartoitusta on toivottu pitkään ja uuden strategian myötä syntyi erinomainen sauma toteutukselle. Tarkoituksena oli ja on luoda prosessi, jolla voimme hallitusti valmistautua tuleviin uusiin osaamistarpeisiin.

Osaamistarpeiden määrittely 

Prosessi käynnistyi osaamistarpeiden määrittelyllä. Kahdeksasta keskijohtajasta koottiin tiimi, joka alkoi kartoittaa strategian näkökulmasta tulevia osaamistarpeitamme. Kartoitus tehtiin Amiedun konsulttien avulla Osaamisluotsi-mallilla. Lopulta tuloksena oli osaamiskartta, johon listattiin ne keskeiset osaamiset, joita tarvitsemme, jotta menestymme jatkossa. Osaamistarpeissa hyödynnettiin myös Valtiokonttorin ja VM:n
virkamies- ja digiosaamismäärittelyjä. 

Osaamiset jaettiin kolmeen eri kategoriaan:

• Ammatillinen osaaminen
• Virkamiestaidot
• Johtaminen ja esimiestyö

Tulevissa osaamisissa ei unohdettu analogista maailmaa, vaikka tulevaisuus painottuukin digitaalisiin haasteisiin. Mitään jakoa analogisiin ja digitaalisiin tehtäviin esim. tietopalvelunäkökulmasta ei tehty, vaan oletuksena oli, että lähes kaikkien tehtäväkenttä tulee digitalisoitumaan tavalla tai toisella. Ihan uusia osaamisiakin nousi listalle, kuten palvelumuotoiluosaaminen ja kumppanuuksien hallinta. On niitä toki aikaisemminkin tehty, mutta nyt ne on kuvattu osaamistarpeiksi.

Tehtävänkuvausten tarkastelu

Keväällä 2017 päivitettiin työntekijöiden tehtävänkuvaukset. Näin pyrittiin saamaan kattava sekä yhteismitallinen tieto siitä, mitkä ovat ne tehtävät, joita meillä tällä hetkellä tehdään.  Näistä aiotaan muodostaa tyyppitehtäviä, joista etsitään yhteisiä nimittäjiä tehtävittäin. 

Osaamistarpeiden liittäminen tehtäville

Nyt kun sekä osaamistarpeet että tehtävät on määritelty, näitä aletaan yhdistää. Eri tehtävissä on erilaisia osaamisvaatimuksia ja osaamistasoja on useita. Henkilöstöpäällikön tehtävässä virkaehtosopimusosaamisen soisi olevan erinomaista, mutta vähempikin konservointiosaaminen riittää. Digitoijalla puolestaan tulee olla erinomainen ymmärrys digitoinnista, mutta kielitaitovaatimusten ei tarvitse olla yhtä kovat kuin tietopalvelutehtävissä. Kaikissa tehtävissämme on useita eritasoisia osaamisia, joista lopulta muodostuu kokonaisuus.

Koulutuspolun suunnittelu

Lopulta Kansallisarkistolla on ajantasaiset tehtävänkuvaukset, joihin on liitetty tiettyjä osaamistarpeita. Nyt voidaan alkaa katsoa, mikä osaaminen meillä on jo hoidossa ja mihin tarvitaan lisää koulutusta. Koulutus voidaan suunnitella keskitetysti ja hallitusti valtion yhteistyökumppanien avulla (esim. Haus). Lisäksi meillä on prosessin seurauksena tiedossa ne osaamiset, joita ei voida omalla koulutuksella saada haltuun, joten tämä antaa lisäapua myös rekrytointisuunnitteluun.

Prosessi, ei projekti

Tämä on prosessi, joka ei tule koskaan valmiiksi. Osaamistarpeita voidaan päivittää, jos tehtävissämme tai ympäristössä tapahtuu muutoksia. Vaikka työ alkoikin keskijohdon työskentelyllä, jatkokehittämisessä ovat olleet mukana myös työntekijöiden edustajat. Ketään ei tulla uuden oppimisessa jättämään yksin pähkäilemään, vaan tarkoitus on, että uudet osaamiset hankitaan yhdessä eri tyyppisiä koulutus- ja oppimisväyliä hyödyntäen. 

Aino Heikkinen
Henkilöstöpäällikkö
Kansallisarkisto