19.5.2017

Viranomaisarkistojen käyttölupakäytänteet

Kansallisarkistossa säilytettävät viranomaisten asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Julkiset asiakirjat ovat jokaisen vapaasti tutkittavissa toimipaikkojen tutkijasalissa tai digitaaliarkistossa. Osa Kansallisarkiston aineistosta on kuitenkin käyttörajoitettua. Tämä voi johtua useammasta syystä. Useimmiten asiakirjat ovat käyttörajoitettua sen takia, että ne sisältävät lainsäädännön perusteella salassa pidettäviä tietoja. Käyttörajoituksen syy voi olla myös se, että aineisto on huonossa kunnossa. Tietyissä tapauksissa syynä voi olla myös se, että arkistoa ei ole järjestetty ja luetteloitu. Käyttörajoitus on asetettu, jotta asiakirjojen pitkäaikainen säilyminen saadaan turvattua.

Käyttörajoituksen alaista aineistoa on mahdollisuus saada tutkittavaksi käyttölupaa hakemalla. Hakemuksessa yksilöidään mitä asiakirjoja halutaan tutkia ja määritellään käyttötarkoitus. Näiden tietojen perusteella Kansallisarkisto tekee päätöksen, voidaanko asiakirjat antaa käytettäviksi.

Asiakas voi hakea käyttölupaa sähköisesti Astia-verkkopalvelussa samalla kun hän hakee ja tilaa asiakirjoja tutkijasalikäyntiä varten. Astia tunnistaa pääsääntöisesti kaikki ne aineistot mitkä ovat käyttörajoitettuja ja tällöin hakuosuman sinisessä laatikossa näkyy allekkain ”Hae käyttölupa ” ja ”Lisää asiakirja tilauskoriin”-painikkeet. Näin käyttölupahakemukseen tulee yksilöityä aineisto hakuosuman mukaisesti. Astian verkkopalvelun kautta käyttölupa-asiat voi siis hoitaa valmiiksi ennen tutkijasalikäyntiä. Viranomaisarkistoihin myönnettävät käyttöluvat ovat voimassa pääsääntöisesti viiden vuoden ajan myöntämisestä.

Tämän vuoden alusta alkaen Astian verkkopalvelun kautta tehdyt käyttölupahakemukset on käsitelty Kansallisarkistossa niin kutsutusti toimipaikkariippumattomana toimintona. Kirjaamossa käyttölupahakemukset laitetaan vireille ja lähetetään käsittelyyn viranomaisarkistojen käyttölupia käsittelevillä virkailijoille, jotka työskentelevät Kansallisarkiston eri toimipaikoissa. Voi olla, että tämä muutos ei ole tullut esille kaikille Kansallisarkistossa käyttölupa-asioissa asioineelle ja hyvä niin, sillä tavoitteemme on edelleen sujuvoittaa sähköisten palveluiden käyttöä. Sähköisten palveluiden kehittäminen edistää myös virkailijoiden mahdollisuutta toimia, jos ei nyt kokonaan ajasta, mutta ainakin tietystä toimipaikasta riippumattomasti. Tämän muutoksen tarkoituksena on ollut parantaa sähköisten palveluidemme käytettävyyttä sekä taata riittävä asiantuntemus ja henkilöstöresurssien riittävyys keskeisten tehtävien hoitamisessa.                 

Valitettavasti asiakas ei vielä voi hakea kaikkia käyttölupia Astia verkkopalvelun kautta sähköisesti. Yhden selkeän poikkeuksen muodostavat käyttöluvat, jotka kohdistuvat 100 vuotta ja sitä nuorempiin väestörekistereihin. Näihin aineistoihin kohdistuvia käyttölupia voi hakea täyttämällä näitä lupia varten laaditut hakemuslomakkeet, jotka löytyvät Arkistojen Portin Käyttöluvat -osiosta. Täyttämisen jälkeen tulee hakemus tulostaa ja allekirjoittaa minkä jälkeen sen voi lähettää skannattuna sähköpostin liitteenä tai kirjepostina Kansallisarkiston kirjaamoon tai toimittaa se asioinnin yhteydessä mihin tahansa Kansallisarkiston toimipaikkaan. Täysin sähköinen tämä prosessi ei valitettavasti siis vielä ole.

Kokeneet tutkijamme ovat aikaisemmin törmänneet tilanteisiin, jolloin Astia-verkkopalvelu on ilmoittanut aineiston olevan käyttörajoitettua, vaikka se on yli 100v vanhaa ja näin ollen julkista. Virheelliset merkinnät ovat johtuneet tietojen kankeasta päivitysmekanismista ja tietojärjestelmien yhteensopivuusongelmista. Aineistohallinnan- ja tietopalvelun vastuualueet ovat kehittäneet yhteistyötään ja nyt taustajärjestelmien käyttörajoitusmerkinnät ovat suurelta osin ajantasaiset. Näin on laita ainakin eniten käytettyjen aineistojen suhteen, kuten esimerkiksi henkikirjoittajat, alioikeudet, nimismiehet ja poliisilaitokset. Uskomme, että käyttörajoitusmerkintöjen mahdollisimman hyvä ajantasaisuus parantaa huomattavasti tutkijoidemme asiakaskokemusta ja vapauttaa käyttölupahakemuksia käsittelevät virkailijat keskittymään niiden hakemusten käsittelyyn, mitkä vaativat syvempää asiaan perehtymistä ja täten nopeuttaa kokonaisvaltaisesti käyttölupahakemusten käsittelyprosessia.

Susanna Taipale
ylitarkastaja
Kansallisarkisto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.