Arkistot osana osallistavan ja vuorovaikutuksellisen kulttuuriperinnön toimintapolitiikkaa

Hankeyhteistyöstä vuorovaikutukselle ja osallisuudelle perustuvaan toimintatapaan

Vuonna 2008 asetettu opetus- ja kulttuuriministeriön Kansallinen Digitaalinen Kirjasto (KDK) -hanke päättyy kuluvan vuoden loppuun. Hankkeen tarkoituksena on ollut lisätä kirjastojen, arkistojen ja museoiden digitaalisten aineistojen ja kulttuuriperinnön merkitystä yhteiskunnassa. Hankkeessa on kirjasto-, arkisto- ja museosektoreiden yhteistyönä kehitetty yhteisiä palveluita ja toimintamalleja, joiden avulla voidaan luoda, hallita, säilyttää ja hyödyntää kulttuuriperintöä ja varmistaa, että eri sektoreiden kulttuuriperintöä säilyttävät järjestelmät ja niiden sisältämät tiedot ovat yhteensopivia.

KDK-hankkeen päättymisen jälkeen kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteistyön edistämistä tulee ohjaamaan osallistavan, innovatiivisen, vuorovaikutteisen ja avoimen tutkimustiedon ja digitaalisen kulttuuriperinnön toimintapolitiikka, jota OKM:n edustajat hahmottelivat KDK-hankkeen ohjausryhmälle toukokuun lopulla. Toimintapolitiikan visiona on mahdollistaa ihmisten ja yhteisöjen vuorovaikutukselle ja osallisuudelle tieteessä ja kulttuurissa perustuva, demokraattinen, monimuotoinen ja menestyvä yhteiskunta. Toimintapolitiikka tähtää siihen, että kansalaisten on helpompi ymmärtää monimutkaisia yhteiskunnallisia ilmiöitä tarjolla olevan tutkimustiedon, kulttuurisisältöjen ja työkalujen avulla. Kansalaisten kokema tieteen ja kulttuurin merkitys ja arvo on lisääntynyt.

Osallistava asiakirjahallinta

Kansainvälisessä asiakirjahallinnan diskurssissa osallistava, vuorovaikutteinen ja avoin toimintamalli nimetään termillä participatory, ja tällainen toimintamalli on ollut diskurssin keskeisiä teemoja jo useamman vuoden ajan. Yksinkertaisesti sanottuna ihmisten ja yhteisöjen vuorovaikutukselle ja osallisuudelle perustuva asiakirjahallinta antaa asiakirjatiedon hallinnassa tilaa aineistoja tuottaville ja niitä tarvitseville toimijoille heidän omista lähtökohdistaan käsin. Asiakirjahallinnassa tämä on varsin radikaali uusi suuntaus, kun alan eettiset säännötkin lähtevät siitä, että alan ulkopuolisten ei tule antaa sekaantua ammatillisiin tehtäviin. Vaatimukset osallistavaan asiakirjahallintaan ovat kohdistuneet erityisesti erityyppisiin ihmisten ja yhteisöjen oikeuksiin ja identiteetteihin liittyvien aineistojen hallintaan.

Australialainen Gregory Rolan avaa ja analysoi Archival Science -lehden online-artikkelina vuonna 2016 julkaistussa artikkelissaan Agency in the archive: a model for participatory recordkeeping osallistavan asiakirjahallinnan toimintamallia. Rolanin näkemys on, että osallistavan asiakirjahallinnan kehitystä ja kehittämistä hämmentää se, että termillä nimetään projekteja, joissa osallistaminen ja osallisuus on hyvinkin eriasteista. Artikkelissaan Rolan esittää asiakirjahallinnan jatkumomalliin perustuvan osallistamisen ”asteiden” käsitteellisen tarkastelumallin, jonka taustalla on osallistamisen tarkastelu yhtäältä sen syvyyden ja toisaalta sen laajuuden perusteella. Osallistamisen syvyydessä on kyse siitä, kuinka avokätisesti asiantuntijan valtaa jaetaan alan ulkopuolisten kanssa; heitä valtuutetaan. Osallistamisen laajuudessa puolestaan on kyse siitä, miten avoimeen vuorovaikutukseen tai rajattomaan osallistamiseen pyritään.

Osallistamista voidaan siis tarkastella nelikenttänä, jossa sekä valtuuttamisen syvyys että mukaan ottamisen laajuus voi olla laaja-alaista tai kapea-alaista. Esimerkiksi perinteisessä asiakirjahallinnossa tai nykyisen kaltaisessa metatietojen annotoinnissa valtuuttaminen on suppea-alaista, mutta mukaan ottaminen laaja-alaista. Erilaisissa osallistavan asiakirjahallinnan pilottiprojekteissa sen sijaan pyritään yleisimmin rajatun yhteisön laaja-alaiseen valtuuttamiseen sen toimintaa dokumentoivien asiakirjojen hallinnassa.

Osallistavan asiakirjahallinnan jatkumomalli

Perinteinen jatkumomalli representoi asiakirjojen etääntymistä laatimisen kontekstista uudelleen käytön kontekstiin ja tämän etääntymisen vaikutuksia asiakirjojen hallintaan. Rolanin osallistavan asiakirjahallinnan jatkumomalli representoi toimijan kokemuksellista etääntymistä siitä toiminnasta, jota asiakirja dokumentoi ja tämän etääntymisen vaikutusta siihen, millaista toimintaa osallistava asiakirjahallinta voi olla. Rolan on nimennyt etääntymisen astetta representoivat jatkumomallin kehät termeillä kokemus, tunnistaminen, samaistuminen ja tutkimus, ytimestä ulkokehälle lueteltuina. Rolan korostaa, että kehät representoivat jatkumoa, jonka muodostaa näkökulma asiakirjojen sisältäpäin niiden ulkopuolelle (osallisuus toiminnassa, jota asiakirjat dokumentoivat) näkökulmaan asiakirjojen ulkopuolelta niiden sisään (toiminnan selvittäminen asiakirjojen avulla).

Jatkumon ytimenä olevalla kokemus-kehällä puhutaan toimijoista, joiden toimintaa asiakirjat dokumentoivat tai jotka ovat olleet osallisina asiakirjojen dokumentoimassa toiminnassa. Esimerkkinä henkilöasiakirjat ja henkilöt, joiden elämää asiakirjat dokumentoivat. Tällaiset toimijat voivat kokea itsensä asiakirjojen omistajiksi ja heillä voi olla tarve vastata itse asiakirjojen hallinnasta tai ainakin kaikesta sitä koskevasta päätöksenteosta. Tämä kehä representoi osallistavaa asiakirjahallintaa, jossa maallikot hyvin pitkälle vastaavat asiakirjahallinnan ammatillisista tehtävistä.

Tunnistaminen-kehällä puhutaan toimijoista, jotka eivät ole olleet yhtä suoraan osallisina asiakirjojen dokumentoimassa toiminnassa kuin edellisellä kehällä, mutta jotka silti identifioituvat tähän toimintaan ja kokevat sen tärkeäksi osaksi elämäänsä. Esimerkkinä erilaisten tiiviiden yhteisöjen jäsenet ja yhteisöjen toimintaa dokumentoivat asiakirjat. Tällä kehällä on jo tapahtunut kokemuk­sellista etääntymistä, minkä seurauksena toimijoiden tarve osallistua asiakirjojen hallintaan voi olla suppeampaa kuin edellisellä, esim. päätösvaltaa liittyen asiakirjojen kuvailuun tai/ja käyttöön antamiseen. Tämä kehä representoi osallistavaa asiakirjahallintaa, jossa maallikot osallistuvat joihinkin asiakirjahallinnan ammatillisiin tehtäviin.

Samaistuminen-kehä on etääntymistä representoiva sisempi ulkokehä, jolle asettuvat toimijat, joille asiakirjojen dokumentoima toiminta ei ole osa elettyä kokemusta, mutta jonka he kuitenkin henkilökohtaisella tasolla kokevat liittyvän itseensä. Esimerkkinä sukututkijat ja heidän käyttämänsä asiakirjat. Tällä kehällä, jolla näkökulma on jo asiakirjojen ulkopuolelta niiden sisään, osallistava asiakirjahallinta ei ole enää ammatillisten tehtävien delegointia tai jakamista, vaan asiakirjoista kiinnostuneiden toimijoiden kutsumista osallistumaan esimerkiksi asiakirjojen käytettävyyden edistämiseen: annotointiin, rikastamiseen jne. Tällä kehällä ammattilainen rajaa osallistamisen aluetta, mutta se tapahtuu edelleen toimijan omasta näkökulmasta ja toimija nimetään sen suorittajaksi.

Tutkimus on osallistavan asiakirjahallinnan jatkumon uloin kehä, jolle asettuvat toimijat, joille asiakirjoilla ja niiden dokumentoimalla toiminnalla ei ole kokemuksellista, vaan yksinomaan ”tutkimuksellista” merkitystä. Tutkimuksellisella Rolan viittaa kaikenlaiseen käyttöön, jossa toimijan näkökulma on kokonaan asiakirjojen ulkopuolelta niiden sisään. Tämä kehä representoi osallistavaa asiakirjahallintaa, jolla valtuuttaminen on vähäisintä eli ammattilainen määrittelee ja rajaa osallistumisen muodot sekä moderoi sitä kaikkein tarkimmin. Esimerkiksi Rolan antaa asiakirjojen transkriboinnin tai kääntämisen. Osallistamisen laajuus voi olla kuitenkin suurin tällä kehällä, kun siihen ei liity mitään kokemuksellista suhdetta asiakirjoihin.

Tavoitetila vuodessa 2025

Opetus- ja kulttuuriministeriön tavoitetilassa digitaaliset palvelut, alustat ja muut työkalut mahdollistavat vuonna 2025 kirjastojen, arkistojen ja museoiden osallistavan, innovatiivisen ja avoimen vuorovaikutteisen toimintatavan. Gregory Rolanin mukaan osallistava asiakirjahallinta edellyttää paitsi uudenlaista asennoitumista, myös uudenlaisia menetelmiä ja työkaluja; toisenlaisia kuin perinteiset ammattilaisten käyttöön suunnitellut tai heidän valvontaansa perustuvat. Osallisuuden luonteen edellä kuvattu moniulotteisuuden ymmärtäminen on keskeistä näiden uusien menetelmien ja työkalujen onnistuneessa suunnittelussa; osallistamisen eri asteet asettavat erilaisia vaatimuksia työkaluille.

Rolan itse työstää väitöskirjana osallistavan arkistokuvailujärjestelmän tietomallia ja vaatimusmäärittelyä. Tavoitteena on arkistokuvailujärjestelmä, joka mahdollistaa ammatillisten kuvailustandardien pohjalta tuotetun metatiedon rinnalla tasa-arvoisena aineiston kuvailuna aineistojen tuottajien ja käyttäjien omista näkökulmistaan tuottaman metatiedon – ilman ammattilaisen suorittamaa hyväksyntää tai moderointia.

Jaana Kilkki
Arkistoneuvos
Kansallisarkisto