Kansallisarkisto tarjoaa ratkaisuja sähköiseen säilyttämiseen


Digitaalisen säilyttämisen päivää vietetään 29.11.2018. Päivän tarkoitus on kertoa tehdyistä saavutuksista sekä tulevasta. Kansallisarkisto tarjoaa  ratkaisuja ja palveluita sekä julkiselle hallinnolle että yksityisarkistoja luovuttaville.

Erilaiset tallennusmuodot ja järjestelmät vanhentuvat nopeammin kuin sen tiedon arvo, jonka olemme tallentaneet. Jokaisen organisaation ja kansalaisen tulee toimia vastuullisesti, jotta myös tulevaisuudessa tutkijoilla ja muilla tiedontarvitsijoilla on luotettavaa tietoa käytettävissään selvittäessään tämän ajan ilmiöitä.

Säilyttämisen palveluita valtiolle


Kansallisarkisto on tarjonnut osana lakisääteisiä tehtäviään sähköisen säilyttämisen palvelua valtionhallinnon käyttöön jo vuodesta 2011. Uudistettu palvelu avattiin  tänä syksynä. Palvelun avulla viranomaiset  voivat siirtää Kansallisarkiston palveluun  digitoituja ja alkujaan digitaalisessa muodossa olevia asiakirjoja ja rekistereitä. Säilyttäminen on maksutonta ja Kansallisarkisto vastaa säilymisestä.

”Preservation-by-Design” toimintomallina tarkoittaa, että säilyttäminen huomioidaan jo tietojärjestelmän suunnittelussa. Kansallisarkisto on kehittänyt kansallisia asiakirjahallinnan käytäntöjä Sähke-määritysten avulla. Nämä määritykset turvaavat tiedon luotettavuuden ja sen siirtämisen Kansallisarkiston palveluun.

Kansallisarkisto ohjaa ja kouluttaa julkishallinnon sähköistä asiakirjahallintaa ja  säilyttämistä.  Lähtökohtana luotettavalle ja kustannustehokkaalle säilyttämiselle on asiakirjahallinnan, säilytyksen ja käytön tarpeiden huomiointi  aineiston käsittelyssä ja organisaation toiminnassa.

Lisää tietoa Kansallisarkiston palveluista valtionhallinnon toimijoille saat kotisivultamme: https://www.arkisto.fi/digitaalisetsiirrot.

Kansallisarkisto säilyttää yksityisarkistoja


Kansallisarkisto  on keskeinen toimija myös yksityisarkistojen säilyttämisessä. Voimme kuitenkin ottaa säilytettäväksi vain oman hankintapolitiikkamme mukaista merkittävää aineistoa niin paperimuotoisena kuin digitaalisena. Jokaiselle meistä kuitenkin muodostuu omaan elämään ja toimintaan liittyviä ainakin itselle merkittäviä tietoaineistoja. Näiden säilymisen tueksi olemme koonneet oheisen lyhyen tietopaketin ohjeeksi ja opastukseksi.

1. Löydä säilyttämisen arvoinen
Käytämme useita verkkopalveluita valokuvillemme, kirjoitamme sosiaaliseen mediaan ja pidämme yllä blogia, viestimme sähköpostilla tai hoidamme tietokoneella yhdistyksen asiakirjahallintoa. Olemme digitaalisesti läsnä monessa muodossa ja paikassa. Asiakirjallista tietoa on myös erilaisilla tallennusvälineillä sekä oman koneen kovalevyllä. Nämä tulee paikallistaa ja miettiä mikä on toiminnan dokumentoitumisen kannalta keskeistä. Voit käyttää hyväksesi Kansallisarkiston yksityisarkistojen seulontaohjetta.

2. Kokoa, luokittele ja kuvaile aineistosi
Kokoa säilyttämisen arvoinen ja muodosta sellaisia loogisia rakenteita hakemistojen avulla, jotka auttavat sekä omaa järjestämistyötä että tulevia tutkijoita ja muita hyödyntäjiä. Aineisto tulee kuvailla, jotta sitä voidaan ymmärtää ja käyttää. Aineiston tallennuksen järjestäminen on osa kuvailua, jota voi toteuttaa luomalla selkeän hakemistorakenteen ja antamalla selkeitä tiedostonimiä. Varsinaista kuvailua on kuitenkin se että kerrotaan aineistosta ja sen taustoista. Kansallisarkistolla on ohjeet yksityisarkistojen kuvailemiseen liittyen.

3. Tallenna säilytyskelpoisessa muodossa
Kaikki tiedostomuodot eivät säily samalla tavalla.  Tiedostot voivat olla tallessa, mutta niiden avaamiseen ei löydy sovellusta. Sen vuoksi tulisi käyttää Kansallisarkiston suosittelemia säilytysmuotoja.  Jos skannaat asiakirjoja, niin muista käyttää riittävää tarkkuutta (300dpi) jotta teksti pysyy tarkkana.

4. Hajauta ja hallitse aineiston tallennus
Säilyttäessä itse ei koskaan saa laittaa kaikkea yhden ratkaisun varaan. Kaikki tallennusmediat ovat alttiita rikkoutumisille. Tallenna siis useille erilaisille tallennusmedioille. Hyviä vaihtoehtoja ovat laadukkaat muistitikut, USB-levyt ja optiset mediat. Älä käytä salausta median suojaamiseen, sillä salaaminen voi estää sen tulevan käytön. Muista hajauttaa tallennusmedioiden säilytys siten, että esimerkiksi tulipalo ei tuhoa niitä. Säilytä vaikka varmuuskopiota työpöydän laatikossa tai pankkiholvissa.

5. Ota yhteyttä ja keskustele aineiston luovuttamisesta Kansallisarkistoon
Voit yksityishenkilönä, perheen tai suvun jäsenenä tai järjestön tai yhdistyksen edustajana mahdollisesti luovuttaa yksityisarkistoaineistoasi Kansallisarkistoon säilytettäväksi. Otamme vastaan hankintapolitiikkaamme mukaista valtakunnallisesti ja alueellisesti merkittäviä aineistoja mm. keskeisiltä poliitikoilta ja yhteiskunnallisilta vaikuttajilta, johtavilta virkamiehiltä, merkittäviltä tutkijoilta ja kulttuurihenkilöiltä, eri sektoreilla vaikuttaneilta suvuilta ja perheiltä, historiallisilta kartanoilta sekä järjestöiltä. Otamme vastaan myös merkittäviä yhteiskuntailmiöitä dokumentoivia arkistoja.

Uusia palveluita tulossa!

 

Vuoden 2019 aikana Kansallisarkisto tulee laajentamaan sähköisen säilyttämisen palvelujaan kattamaan myös yksityisarkistot. Palvelun avulla aineiston siirtäminen, järjestäminen sekä kuvailu tapahtuu helposti verkon kautta.



Teksti: kehittämispäällikkö Markus Merenmies, Kansallisarkisto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.