25.11.2010

Arkistosiirrot tehostavat tilankäyttöä

Arkistolaitokset ovat kaikkialla maailmassa saman ongelman edessä: arkistotilat täyttyvät ennen pitkää. Alkuaan sähköiset aineistot tai paperiasiakirjojen laajamittainenkaan digitointi ei tuo tähän ratkaisua vielä muutamaan vuosikymmeneen, joten perinteinen arkistorakentaminen on vielä kunniassaan. Hämeenlinnan maakunta-arkiston noin vuosi sitten käyttöönotettu uudisrakennus tuo ainoastaan hetkellisen helpotuksen arkistolaitoksen tilatarpeisiin; rakennuksen kapasiteetti on noin 28 000 hyllymetriä (hm).

Hämeenlinnan maakunta-arkistoon siirretään Kansallisarkistosta loppuvuoden aikana 6500 hm ja ensi vuoden alkupuolella vielä lähes 3000 hm arkistoja. Siirtojen myötä Hämeenlinnan maakunta-arkiston aineistomäärä ylittää 20 hyllykilometriä. Siirtojen jälkeen arkistot ovat taas tutkijoiden käytettävissä Hämeenlinnan maakunta-arkiston tutkijasalissa ja niitä voi tilata kaukolainoina maakunta-arkistoihin ja Kansallisarkiston toimipisteisiin.

Miksi aineistoja siirretään juuri nyt Kansallisarkistosta Hämeeseen? Arkistotilojen logistiseen suunnitteluun vaikuttavat monet tekijät. Nyt puheena olevien siirtojen keskeisin syy on kuitenkin varautuminen Kansallisarkiston tietopalvelun toimintaympäristön muutoksiin. Kansallisarkiston tietopalvelu keskitetään vuoden 2012 alusta Rauhankadulle. Syyt tähän ovat taloudelliset. Emme pysty täysitehoisesti palvelemaan asiakkaitamme kahdessa erillisessä pisteessä supistuvien voimavarojen takia.

Rauhankadun toimipisteen arkistotilat ovat rajalliset. Jotta tutkijasalipalvelu voidaan jatkossa myös nykyisten Sörnäisten käytetyimpien aineistojen osalta turvata parhaalla mahdollisella tavalla, siirretään ensi vuoden aikana jo edellä mainittujen Hämeenlinnaan siirrettävien aineistojen lisäksi eräitä vähemmän käytettyjä aineistoja muihin Kansallisarkiston toimipisteisiin Siltavuoreen ja Sörnäisiin. Vastaavasti niiden tilalle siirretään Sörnäisten toimipisteen käytetyintä aineistoa Rauhankadulle. Pyrkimyksenä on vähentää tarvetta kuljettaa päivittäin tutkijasaliin toimitettavaa aineistoa eri toimipisteiden välillä.

Yhtäältä siirtojen myötä tehostetaan myös arkistolaitoksen tilojen käyttöä ja toisaalta lisätään aineistojen alueellista käytettävyyttä. Kansallisarkiston Hallituskadun toimipiste tarjoaa ministeriöistä vastaanotettujen aineistojen "väliarkiston" säilytys- ja tietopalvelut nykyisessä muodossaan. Eri toimipisteiden välisistä siirroista tiedotetaan lisää myöhemmin.

Markku Mäenpää
Yksikönjohtaja, tietopalveluyksikkö

Juhani Tikkanen
Yksikönjohtaja, viranomaisarkistoyksikkö

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.