18.2.2011

Kulttuuriperintöä hyppysissä ja arkistoissa

Yhdysvaltain Kansallisarkistossa asioinut tutkija väärensi mustekynällä vuosiluvun (1865) presidentti Lincolnin allekirjoittamaan armahdusasiakirjaan. Tutkijan motiivina oli halu saada huomiota ja mainetta. Kului 13 vuotta ennen kuin väärennös ja väärentäjä paljastuivat. Väärentäjältä meni maine, ja hän sai ikuisen porttikiellon Kansallisarkiston toimipisteisiin.   

Monissa maissa asiakkaat eivät voi viedä keskeisiin arkisto- ja kirjastolaitoksiin mustekyniä, joihinkin niistä ei mitään omia kyniä. Mustekynät ovat olleet pannassa myös Yhdysvaltain Kansallisarkistossa. Näin on pyritty estämään asiakirjojen väärentäminen ja töhriminen. Suomessa arkistolaitos on luottanut asiakkaisiinsa, jotka saavat käyttää tutkijasaleissa omia muistiinpanovälineitään. Asiakkaille laadituista ohjeista selviää, miten asiakkaiden tulee missäkin laitoksessa toimia.     

Osaavatko viranomaiset käsitellä ja säilyttää asiakirjojaan asianmukaisesti? Asiakirjojen säilytystiloissa on joskus ollut toivomisen varaa. Eräällä terveysasemalla osa potilasasiakirjoista oli pahvilaatikoihin pakattuina henkilökunnan wc:ssä. Kun asiakas poikkesi sinne asioilleen, hänellä oli yllin kyllin luettavaa. Hän kertoi pian iltapäivälehdelle lukukokemuksistaan.

Viranomaisten arkistotiloista on erityiset ohjeet, joita noudatetaan aika hyvin Suomessa. Ongelmia on vanhoissa rakennuksissa ja tiloissa, joita ei ole alun perin suunniteltu arkistotiloiksi. Sähköisessä muodossa säilytettävät asiakirjat ovat luku sinänsä.

Salassa pidettävien tietojenkin käsittelyssä sattuu vahinkoja. Ulkomailla on sattunut monenlaista: työntekijä on toimillaan tahattomasti tai tahallisesti hävittänyt massoittain tietojärjestelmän tietoja, toinen on hukannut työnantajansa tietoja kadottaessaan muistitikkunsa pubikierroksella, kolmas on myynyt henkilörekisterin tietoja identiteettejä kauppaaville rikollisille jne.

Eräs keskussairaala Itä-Suomessa poisti vuosia sitten vanhoja mikrotietokoneita myymällä niitä ulkopuolisille. Eräs näistä löysi kovalevyltä salassa pidettäviä potilastietoja, joita sairaala ei ollut asianmukaisesti hävittänyt. Ikävä juttu vastuuhenkilölle, joka joutui selittämään huolimattomuuttaan maakuntalehdelle.

Useimmat viranomaisasiakirjat ovat ainutkertaisia, joita tulee käsitellä varovasti ja säilyttää huolellisesti. Asiakirjat kertovat tuleville sukupolville meidän ajastamme ja elämästämme. Sekä asiakirjoja säilyttävät että niitä käyttävät asiakkaamme ovat yhtä lailla velvollisia kunnioittamaan asiakirjallista kulttuuriperintöämme. Scripta manent! – Kirjoitettu pysyy, totesi jo keisari Caius Titus. Ja pysyyhän se, jos me niin tahdomme…

Markku Leppänen
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.