11.2.2011

Viranomaisarkistojen luovutus arkistolaitokseen on yhteispeliä

Yksikön johtaja Marja Pohjola esitteli blogissa jokin aika sitten yksityisarkistojen vastaanottoon liittyviä arkistolaitoksen käytäntöjä. Toisin kuin yksityisarkistojen osalta, valtion viranomaisilla on lakisääteinen velvollisuus siirtää pysyvästi säilytettävät asiakirjansa arkistolaitokseen. Esimerkiksi Hämeenlinnan maakunta-arkistoon otettiin vastaan viime vuonna noin 2000 hm ja Kansallisarkistoon runsaat 2000 hm viranomaisten pääsääntöisesti 40 vuotta vanhempia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Viimeaikaiset valtionhallinnossa tapahtuneet organisaatiomuutokset ovat johtaneet siihen, että aineistoja saatetaan siirtää aiempaa varhaisemmin arkistolaitokseen. Tämä koskee erityisesti aluehallinnon uudistusta. Myös parinvuoden takaisten Valtioneuvoston arkiston ja Sota-arkiston liitosten myötä Kansallisarkiston kokoelmiin tuli aivan viime vuosienkin arkistoaineistoja. Sitä mukaa, kun viranomaisten valmiudet digitaaliseen säilyttämiseen lisääntyvät, halukkuus siirtää paperiaineistot arkistolaitokseen kasvaa. Tämä on ymmärrettävää, sillä viranomaisten tehtävänä ei ole arkistojen säilyttäminen ja niihin liittyvän tietopalvelun tarjoaminen, vaan se on arkistolaitoksen toiminnan ydintä.

Arkistolaitoksen tavoitteena on, että aineistojen vastaanotto on suunnitelmallista ja pitkäjänteistä. Siirtävän viranomaisen ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön tiivis yhteistyö on keskeinen osa arkistoluovutusten suunnittelua ja toteutusta. Tämä helpottaa ajan ja resurssien hallintaa molempien osalta. Mikäli arkistonmuodostus on ollut suunnitelmallista - asiakirjat on jo alun perin sijoitettu ja/tai tarvittaessa järjestetty, koteloitu ja luetteloitu arkistolaitoksen ohjeiden mukaan - siirtokunnon varmistaminen edellyttää lähinnä teknisluontoisia aineiston tarkistuksia. Päinvastaisessa tapauksessa asiakirjojen siirtokuntoon saattaminen viranomaisessa voi vaatia suuria ponnisteluja. Siirtävän viranomaisen vastuulla on huolehtia siitä, että siirrettävät asiakirjat ovat arkistolaitoksen edellyttämässä siirtokunnossa. Arkistolaitos puolestaan tarjoaa ohjausta ja neuvontaa. Myös aineiston järjestämistyö saatetaan toteuttaa maksullisena palveluna.

Arkistolaitoksen julkaiseman verkko-oppaan välityksellä kiinnostuneet voivat tutustua viranomaisten asiakirjasiirtojen valmisteluun. Sivusto pyrkii tarjoamaan vastauksen useimmin esitettyihin luovutuksiin liittyviin kysymyksiin. Luovutusprosessin etenemistä seurataan vaihe vaiheelta ja niihin liittyvät tehtävät, työnjako, käytännön toteuttamismallit sekä tarvittavat liiteaineistot on määritelty.

Viranomaisia varten on luotu myös selainpohjainen Vakka Ekstranet -ohjelma, jolla luovutettavat asiakirjat voidaan luetteloida ja ohjelmasta tulostettu raportti toimii luovutusluettelona. Ohjelmalla syötetyt luettelo- ja kuvailutiedot siirretään hyväksynnän jälkeen arkistolaitoksen Vakka-arkistotietokantaan, jonka jälkeen tiedot ovat selattavissa internetissä. Vakka Ekstranetin yksinkertaiset syöttökentät ja automaattisesti tulostettavat luettelot ja nimiöt helpottavat ja nopeuttavat työtä viranomaisessa. Ohjelman avulla luovutuksen ohjaaja voi myös seurata ja ohjata luettelointia reaaliaikaisesti. Lähtökohtaisesti aineistot ovat siirron päätyttyä välittömästi käytettävissä arkistolaitoksessa.

Joissakin tapauksissa yksityishenkilön haltuun on saattanut päätyä viranomaisasiakirjoja. Tällaiset asiakirjaluovutukset edellyttävät aina yhteydenottoa vastaanottavaan arkistolaitoksen yksikköön. Yhdessä luovuttajan kanssa käydään läpi aineiston luonne ja samalla varmistetaan oikea vastaanottajataho.

Juhani Tikkanen
Yksikön johtaja, Hämeenlinnan maakunta-arkiston johtaja

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.