25.2.2011

Inhimillisiä vastauksia

Tutkimustyötä verrataan usein palapelin kokoamiseen. Vertaus on hyvä, mutta jossain määrin myös ontuva. Palapelin kokoaja harvoin turvautuu ulkopuolisen apuun ja ulkopuolisten neuvot pikemminkin ärsyttävät. Sen sijaan tutkimustyötä tekevistä vain harvat selviävät ilman muilta saatua tukea. Niinpä myös arkistot ovat monessa tapauksessa myötävaikuttamassa palapelin jalostumisessa kauniiksi tutkimukseksi. Arkistot antavat asiakkaidensa käyttöön paitsi asiakirjoja myös asiantuntemusta. Ei ole harvinaista, että arkistojen henkilökunnan puoleen käännytään tutkimustyössä tai asiakirjatarpeissa esille nousseiden ongelmien ratkaisemiseksi.

Arkistoväen antamien vastausten tulisi luonnollisesti olla kattavia, neutraaleja ja vain tosiasioihin perustuvia. Tästä on kuitenkin joskus vaikea pitää kiinni. Jokaisella meistä on näkemyksiä siitä, millaista elämä on ollut menneinä vuosisatoina. Näkemykset ovat muokkaantuneet aineksista, joita ovat tarjoilleet suloisena sotkuna niin koululaitos, tiedemaailma, tiedotusvälineet, viihdeteollisuus tai vaikkapa oma lähipiirimme omine kokemusperäisine muisteluineen. Olemme arvoiltamme,  tiedoiltamme ja taidoiltamme erilaisia.

Vastausten neutraaliuden kanssa voi ilmetä ongelmia, sillä historiaan suhtaudutaan usein tunteella ja tapahtumia arvostellaan erilaisista lähtökohdista käsin. Suurmieheksi julistettu henkilö on toisille sankari, toisille roisto. Arkistolainen voi joutua aralle alueelle keskustellessaan asiakkaan kanssa vaikkapa kevään 1918 tapahtumista Suomessa. Asiakkaalle kyseessä voi olla ehdottomasti vapaussota, kansalaissota, kapina tai sisällissota, mutta mitä nimitystä käyttää henkilökuntaan kuuluva?

Entäpä tosiasiat - vastaammeko ilman parempaa tietoa? Ainakin täällä Itä-Suomessa antaudutaan helposti keskustelemaan toisten ihmisten kanssa - myös arkistossa. Asiakkaat esittelevät mielellään tutkimuksiaan ja haastavat omalla tietämyksellään arkiston henkilökuntaa. Vaikka parhaamme yritämme, erehdymme varmasti silloin tällöin vuosiluvuissa, kuninkaissa, rauhansopimuksissa, nimissä ja paikkakunnissa. Erehdykset lienevät verraten pieniä rikoksia, vaikka joku tekisikin niiden perusteella johtopäätöksiä ammattitaitomme suhteen. Erehtymisen pelko ei saisi tehdä kenestäkään tuppisuuta.

Jos asiakas kysyy lähdeaineistoa lapsen asemaa 1900-luvun paikallisyhteisössä käsittelevään tutkimukseensa, tuskin kukaan kykenee antamaan tyhjentävää vastausta. Jos sukututkimusta aloittava henkilö kauhistuu sukulaistensa kohdalla esiintyviä termejä ”loinen” tai ”löysä”, ei ole varmaa, saako hän mielenrauhaa arkistoväen yrityksistä määritellä nämä ilmaisut nykypäivään paremmin sopivilla sanoilla. Ihmisten historiaa tutkivat toiset ihmiset, ja kuten hyvin tiedetään, ei ole olemassa yhtä historiaa - on vain erilaisia tulkintoja. Palapelillä on aina selkeät ääriviivansa, menneisyyden tutkimuksessa nämä puuttuvat.

Pekka Kauppinen
Tutkija, Joensuun maakunta-arkisto

18.2.2011

Kulttuuriperintöä hyppysissä ja arkistoissa

Yhdysvaltain Kansallisarkistossa asioinut tutkija väärensi mustekynällä vuosiluvun (1865) presidentti Lincolnin allekirjoittamaan armahdusasiakirjaan. Tutkijan motiivina oli halu saada huomiota ja mainetta. Kului 13 vuotta ennen kuin väärennös ja väärentäjä paljastuivat. Väärentäjältä meni maine, ja hän sai ikuisen porttikiellon Kansallisarkiston toimipisteisiin.   

Monissa maissa asiakkaat eivät voi viedä keskeisiin arkisto- ja kirjastolaitoksiin mustekyniä, joihinkin niistä ei mitään omia kyniä. Mustekynät ovat olleet pannassa myös Yhdysvaltain Kansallisarkistossa. Näin on pyritty estämään asiakirjojen väärentäminen ja töhriminen. Suomessa arkistolaitos on luottanut asiakkaisiinsa, jotka saavat käyttää tutkijasaleissa omia muistiinpanovälineitään. Asiakkaille laadituista ohjeista selviää, miten asiakkaiden tulee missäkin laitoksessa toimia.     

Osaavatko viranomaiset käsitellä ja säilyttää asiakirjojaan asianmukaisesti? Asiakirjojen säilytystiloissa on joskus ollut toivomisen varaa. Eräällä terveysasemalla osa potilasasiakirjoista oli pahvilaatikoihin pakattuina henkilökunnan wc:ssä. Kun asiakas poikkesi sinne asioilleen, hänellä oli yllin kyllin luettavaa. Hän kertoi pian iltapäivälehdelle lukukokemuksistaan.

Viranomaisten arkistotiloista on erityiset ohjeet, joita noudatetaan aika hyvin Suomessa. Ongelmia on vanhoissa rakennuksissa ja tiloissa, joita ei ole alun perin suunniteltu arkistotiloiksi. Sähköisessä muodossa säilytettävät asiakirjat ovat luku sinänsä.

Salassa pidettävien tietojenkin käsittelyssä sattuu vahinkoja. Ulkomailla on sattunut monenlaista: työntekijä on toimillaan tahattomasti tai tahallisesti hävittänyt massoittain tietojärjestelmän tietoja, toinen on hukannut työnantajansa tietoja kadottaessaan muistitikkunsa pubikierroksella, kolmas on myynyt henkilörekisterin tietoja identiteettejä kauppaaville rikollisille jne.

Eräs keskussairaala Itä-Suomessa poisti vuosia sitten vanhoja mikrotietokoneita myymällä niitä ulkopuolisille. Eräs näistä löysi kovalevyltä salassa pidettäviä potilastietoja, joita sairaala ei ollut asianmukaisesti hävittänyt. Ikävä juttu vastuuhenkilölle, joka joutui selittämään huolimattomuuttaan maakuntalehdelle.

Useimmat viranomaisasiakirjat ovat ainutkertaisia, joita tulee käsitellä varovasti ja säilyttää huolellisesti. Asiakirjat kertovat tuleville sukupolville meidän ajastamme ja elämästämme. Sekä asiakirjoja säilyttävät että niitä käyttävät asiakkaamme ovat yhtä lailla velvollisia kunnioittamaan asiakirjallista kulttuuriperintöämme. Scripta manent! – Kirjoitettu pysyy, totesi jo keisari Caius Titus. Ja pysyyhän se, jos me niin tahdomme…

Markku Leppänen
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto

11.2.2011

Viranomaisarkistojen luovutus arkistolaitokseen on yhteispeliä

Yksikön johtaja Marja Pohjola esitteli blogissa jokin aika sitten yksityisarkistojen vastaanottoon liittyviä arkistolaitoksen käytäntöjä. Toisin kuin yksityisarkistojen osalta, valtion viranomaisilla on lakisääteinen velvollisuus siirtää pysyvästi säilytettävät asiakirjansa arkistolaitokseen. Esimerkiksi Hämeenlinnan maakunta-arkistoon otettiin vastaan viime vuonna noin 2000 hm ja Kansallisarkistoon runsaat 2000 hm viranomaisten pääsääntöisesti 40 vuotta vanhempia pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Viimeaikaiset valtionhallinnossa tapahtuneet organisaatiomuutokset ovat johtaneet siihen, että aineistoja saatetaan siirtää aiempaa varhaisemmin arkistolaitokseen. Tämä koskee erityisesti aluehallinnon uudistusta. Myös parinvuoden takaisten Valtioneuvoston arkiston ja Sota-arkiston liitosten myötä Kansallisarkiston kokoelmiin tuli aivan viime vuosienkin arkistoaineistoja. Sitä mukaa, kun viranomaisten valmiudet digitaaliseen säilyttämiseen lisääntyvät, halukkuus siirtää paperiaineistot arkistolaitokseen kasvaa. Tämä on ymmärrettävää, sillä viranomaisten tehtävänä ei ole arkistojen säilyttäminen ja niihin liittyvän tietopalvelun tarjoaminen, vaan se on arkistolaitoksen toiminnan ydintä.

Arkistolaitoksen tavoitteena on, että aineistojen vastaanotto on suunnitelmallista ja pitkäjänteistä. Siirtävän viranomaisen ja vastaanottavan arkistolaitoksen yksikön tiivis yhteistyö on keskeinen osa arkistoluovutusten suunnittelua ja toteutusta. Tämä helpottaa ajan ja resurssien hallintaa molempien osalta. Mikäli arkistonmuodostus on ollut suunnitelmallista - asiakirjat on jo alun perin sijoitettu ja/tai tarvittaessa järjestetty, koteloitu ja luetteloitu arkistolaitoksen ohjeiden mukaan - siirtokunnon varmistaminen edellyttää lähinnä teknisluontoisia aineiston tarkistuksia. Päinvastaisessa tapauksessa asiakirjojen siirtokuntoon saattaminen viranomaisessa voi vaatia suuria ponnisteluja. Siirtävän viranomaisen vastuulla on huolehtia siitä, että siirrettävät asiakirjat ovat arkistolaitoksen edellyttämässä siirtokunnossa. Arkistolaitos puolestaan tarjoaa ohjausta ja neuvontaa. Myös aineiston järjestämistyö saatetaan toteuttaa maksullisena palveluna.

Arkistolaitoksen julkaiseman verkko-oppaan välityksellä kiinnostuneet voivat tutustua viranomaisten asiakirjasiirtojen valmisteluun. Sivusto pyrkii tarjoamaan vastauksen useimmin esitettyihin luovutuksiin liittyviin kysymyksiin. Luovutusprosessin etenemistä seurataan vaihe vaiheelta ja niihin liittyvät tehtävät, työnjako, käytännön toteuttamismallit sekä tarvittavat liiteaineistot on määritelty.

Viranomaisia varten on luotu myös selainpohjainen Vakka Ekstranet -ohjelma, jolla luovutettavat asiakirjat voidaan luetteloida ja ohjelmasta tulostettu raportti toimii luovutusluettelona. Ohjelmalla syötetyt luettelo- ja kuvailutiedot siirretään hyväksynnän jälkeen arkistolaitoksen Vakka-arkistotietokantaan, jonka jälkeen tiedot ovat selattavissa internetissä. Vakka Ekstranetin yksinkertaiset syöttökentät ja automaattisesti tulostettavat luettelot ja nimiöt helpottavat ja nopeuttavat työtä viranomaisessa. Ohjelman avulla luovutuksen ohjaaja voi myös seurata ja ohjata luettelointia reaaliaikaisesti. Lähtökohtaisesti aineistot ovat siirron päätyttyä välittömästi käytettävissä arkistolaitoksessa.

Joissakin tapauksissa yksityishenkilön haltuun on saattanut päätyä viranomaisasiakirjoja. Tällaiset asiakirjaluovutukset edellyttävät aina yhteydenottoa vastaanottavaan arkistolaitoksen yksikköön. Yhdessä luovuttajan kanssa käydään läpi aineiston luonne ja samalla varmistetaan oikea vastaanottajataho.

Juhani Tikkanen
Yksikön johtaja, Hämeenlinnan maakunta-arkiston johtaja

4.2.2011

It´s burning ! - kulttuuria ja arkistoitua kulttuuria

Nyt se vihdoin tapahtuu. Turku palaa kulttuuripääkaupungiksi vuodeksi 2011 ja elämän arkipäivä täällä Aurajoen suistossa tuntuu uskomattoman mukaansatempaavalta. Spektaakkelimaiset avajaiset kulttirakennusten taustoittamassa Turun jokirannassa ovat onnellisesti ohi ja kaupungin väki on ottanut roolinsa aktiivisina kulttuurikaupunkilaisina. Historiallisille faktoille ja arkistoihin kerätyn tiedon uusiokäytölle on potentiaalista kysyntää enemmän kuin aikoihin. Menneisyys tuntuu olevan juuri nyt yhtä lähellä kuin tulevaisuuskin.

Tunnettua on, että Turku ja turkulaisuus eivät jätä ketään kylmäksi. Eivät edes turkulaista, tamperelaisista puhumattakaan. Erityisesti turkulaisten tapa hoitaa asioita, jopa suoranainen tyhmyys, on useimmiten ollut pilkan kohteena. Turkulaiselle nämä syytökset eivät aina ole avautuneet: asioilla on puolensa ja maltti valttia tapahtuipa mitä tahansa. Osaaville ulkopaikkakuntalaisille on perinteisesti täällä aina annettu tilaa. Ja joskus kokeeksi vähän muillekin eikä aina niin hyvin seurauksin.

Sukellettaessa arkistojen valtavaan tietomassaan on todettavissa, että joko tahattomasti tai tahallaan tehdyt tyhmyydetkin ovat kulttuuria ja aikojen saatossa joskus jopa osa korkeakulttuuria. Uskaltaisikohan sitä jopa väittää, että suuri osa historiankirjoituksesta käsittelee omassa ajassaan tehtyjä surullisia virhearviointeja, epäonnistumisia ja tyhmyyksiä. Se käsittelee mitä moninaisimpia ja omalaatuisimpia tapoja pyrkiä ulos arjen ahtaasta todellisuudesta kohti utopiaa tai jotakin parempaa.

Monet ihmiskunnan suurista keksinnöistä ovat syntyneet väärinkäsitysten ansiosta tai niiden inspiroimina. Huikaisevat ideat tai niiden kokeilut dokumentoituvat ihmiskunnan asiakirjalliseksi kulttuuriperinnöksi tavalla tai toisella, mutta vain harvat suuret innovaatiot ”ottavat tulta” omassa ajassaan. Sanontahan kuuluu, että mistään ei opi niin hyvin kuin virheistä. Yliopistossa minulle opetettiin, että historiasta ei voi oppia. Loppupäätelmäksi turkulaisena saan tästä, että samoja virheitä ei kannata tehdä samassa koeympäristössä uudestaan, koska lopputulos lienee useimmiten kutakuinkin sama. Kannattaa siis tehdä uusia virheitä, niistä syntyy uutta kulttuuria!

Anne Wilenius
Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto