29.4.2011

Hyllyt täyttyvät Hämeenlinnassa

Viime marraskuussa blogissa kerrottiin, että Kansallisarkistosta siirretään aineistoja Hämeenlinnan maakunta-arkistoon tilankäytön tehostamiseksi. Viime vuoden lopulla asiakirjoja tuotiin Hämeenlinnaan 6,5 hyllykilometriä, ja nyt huhtikuun aikana on tuotu vielä kaksi hyllykilometriä lisää. Aineistot täyttävät yhteensä kolme ja puoli maakunta-arkiston kahdestatoista arkistomakasiinista; päällekkäin pinottuna aineistoista muodostuisi noin 50 kertaa Näsinneulan kokoinen torni.

Ennen Kansallisarkisto-siirtoja Hämeenlinnan maakunta-arkistossa oli asiakirjoja noin 12 hyllykilometriä. Siirtojen jälkeen hyllytilasta, jota on yhteensä 28 hyllykilometriä, noin 75 % on jo käytössä. Arkistomakasiinit ovat Hämeenlinnassa täyttyneet vauhtia, josta uutta taloa suunniteltaessa ei osattu uneksiakaan. Vapaa hyllytila loppuu tällä menolla vuonna 2017.

Siinä on muuttomiehillä riittänyt töitä, kun he ovat hellävaroin latoneet asiakirjat Helsingissä hyllyistä muuttorullakoihin, rullakot muuttoautoon, ajaneet autolastin Hämeenlinnaan ja asettaneet täällä päässä asiakirjat hyllyyn uusille paikoilleen. Talven lumimyrskyjen ja sähkökatkosten aikana on täytynyt muuton edistämiseksi tarttua milloin lumilapioon, milloin taskulamppuun. Tarkkana on täytynyt olla, jotta jokainen tarvittava asiakirja on tullut mukaan matkaan ja päätynyt sinne minne pitääkin. Tehtävä on vaatinut huolellista etukäteissuunnittelua erityisesti loppusijoituksen osalta.

Uuden kodin Hämeenlinnan maakunta-arkistosta on saanut monta mielenkiintoista arkistokokonaisuutta. Vanhimmat asiakirjat löytyvät Uudenmaan lääninhallituksen ja Porvoon tuomiokapitulin arkistoista; uudempia edustaa muun muassa maataloushallituksen maatalouslaskenta-aineisto. Suuri osa Kansallisarkistosta siirretyistä asiakirjoista on entisen Uudenmaan läänin alueella toimineiden viranomaisten arkistoja, mutta mukaan mahtuu myös tuomiokirjojen ns. renovoidut eli puhtaaksi kirjoitetut kappaleet vuodesta 1871 alkaen koko Suomen alueelta, maa- ja metsätalousministeriön asutusasiainosaston (ASO) arkisto sekä Tilastokeskuksen arkistoa.

Uusissa aineistoissa on riittänyt henkilökunnalla opettelemista ja Hämeenlinnan arkistopiirin ulkopuolisen maantiedon tuntemus on asettanut omat haasteensa. Iloksemme olemme huomanneet, että tutkijat ovat jo löytäneet uudet aineistot. Erityisesti sukututkijoiden keskuudessa suureksi hitiksi on noussut koko maan laajuinen maatalouslaskenta-aineisto, josta tutkija saa tietoa maatiloista separaattorien ja karviaismarjapensaiden tarkkuudella. Jännityksellä seuraamme, millaiseksi käytetyimpien aineistojen Top-5 muodostuu ja millainen kuhina tutkijasaleissa jatkossa käykään.

Heli Niromaa, tutkija, Hämeenlinnan maakunta-arkisto
Mervi Lampi, ylitarkastaja, Hämeenlinnan maakunta-arkisto

21.4.2011

Arkistokelpoista siviilipalvelustyötä


Siviilipalvelusmieheen voi törmätä tänä päivänä yhä todennäköisemmin esimerkiksi valtion ja kunnan virastoissa. Palvelustaan suorittavia on virrannut silloin tällöin myös arkistojen pariin. Millaiselta siviilipalvelus on tuntunut Kansallisarkistosta käsin?

Kansallisarkisto sai ensimmäisen siviilipalvelusmiehensä 2000-luvun alussa. Viimeisen vuosikymmenen aikana siviilipalvelusvelvollisia on saapunut Kansallisarkistoon vuosittain ja tällä hetkellä heitä työskentelee virastossa yhteensä yhdeksän henkilön verran.

Palvelustaan suorittavia löytyy niin arkistoteknisestä yksiköstä kuin sisäisten palveluidenkin puolelta. Siviilipalvelusmiehen voi tavata esimerkiksi makasiinien syövereissä, päivystäjän tiskin takana tai kirjoittamassa postausta arkistolaitoksen omaan blogiin.

Onnistuneen palvelusajan tärkein edellytys on, että työpaikan tarjoaja ja siviilipalvelusvelvollinen tietävät omat oikeutensa ja velvollisuutensa. Kansallisarkisto on työnantajana hoitanut sille kuuluvat viralliset tehtävät asiantuntevalla otteella. Päivärahat ovat saapuneet tilille ajallaan ja palvelusaikaa koskevissa kysymyksissä ei ole tarvinnut hapuilla oman talon ulkopuolelle.

Kansallisarkistossa tapaamani siviilipalvelusvelvolliset ovat saaneet hoidettavakseen vastuullisia ja mahdollisuuksien mukaan omaa koulutustaustaansa tai mielenkiintoaan vastaavia tehtäviä. Kaikkea ei ole tarvinnut osata valmiiksi, vaan palveluspaikka on tarjonnut tukea ja koulutusta palvelusajan saatossa.

Olen kokenut siviilipalvelustaustasta huolimatta olevani samalla viivalla muiden työntekijöiden kanssa. Jokaista siviilipalvelusmiestä kohdellaan asiallisesti enkä ole kuullut kenenkään joutuneen keittämään kahvia tai päivittelemään Facebookiin turhautuneita tilapäivityksiä päivästä toiseen. Yleinen käsitys siviilipalvelusvelvollisten työtehtävistä taitaakin olla osaltaan vanhentunut.

Siviilipalveluksen rangaistuksenomaisesta luonteesta ei ole ollut havaittavissa merkkejäkään viimeisen puolen vuoden aikana. Näköala valtionhallinnon toimintaan sekä työskentely kulttuurihistoriallisesti merkittävän aineiston parissa luovat pohjan, jolta on hyvä ponnistaa työelämän ja opiskelun erilaisiin haasteisiin siviilipalvelusvuosi takanapäin.

Tomi Mustikka
Siviilipalvelusmies/tiedotusharjoittelija, Kansallisarkisto

15.4.2011

Luovuuden elementeistä

Taannoin arkistolaitoksen asiakaslehdessä (Akti 3/2010) kerrottiin Seilin saarelta viime vuonna tehdystä asiakirjalöydöstä. Erikoista löydössä oli sekä sen koostumus että tietosisältö, kysehän oli pieniin pulloihin pakatusta kirjelappusten joukosta. Pullopostia muistuttava kokonaisuus oli pakattu peltipurkkiin ja kätketty aikoinaan metsään. 

Löydölle ei alkuinventoinnin jälkeen ole kuluvan talven kuluessa tapahtunut juuri mitään akateemisia pohdiskeluja lukuun ottamatta. Toisaalta juuri nämä keskustelut ja pohdinnat eri asiantuntijoiden kesken ovat löydön tulkinnan keskeistä antia. Mielisairaalasaaren menneet ajat heräävät henkiin joka kerta kun löytöä katsomme tai mietimme.   

Innovaatiot ja luovuus on tänä päivänä toivotettu tervetulleeksi lähes kaikkiin organisaatioihin ja yrityksiin. Yhteinen nimittäjä sille, mitä näillä käsitteillä useimmissa yhteyksissä ja julkilausumissa tarkoitetaan, on jotakin positiivista, rentoa ja hauskaa ja ennen kaikkea viihtyvyyden parantamista miellyttävällä tavalla harmaassa arkipäivässä. Syntyykö luovuus todella äärimmäisessä vapauden tilassa tai kauniisti pyytämällä? Vai olisiko sillä sittenkin jotakin tekemistä yksilön (tai lauman) selviytymisen kanssa.

Seilin asiakirjalöydön yhteydessä mieleen nousee usein jonkinlainen ahdistus ja karu tunne siitä, että nyt liikutaan hyvin yksityisellä alueella. Vaikuttaa siltä kuin hyvin rajatussa elämänpiirissä kirjelappuset ajatellut henkilö olisi viimeisillä voimillaan pinnistäytynyt systemaattiseen toimintaan ja saanut tärkeät, henkilökohtaiset viestinsä puserrettua paperille ja lopuksi toimitettua ne, meille tuntemattomalla tavalla, toimintaa rajoittavan sairaalaympäristön (luovuustesteistä tutun ”laatikon”) ulkopuolelle. (Tämä on tietysti vain kuvittelua.) Kaikessa mahdottomuudessaan vision toteuttaminen eli teko onnistui ja viesti saapui aikanaan laatikon ulkopuolelle, joskin toiseen aikaan.

Huomasittehan, että pienten kirjelappusten lisäksi uusin suomalainen luovuusopus (Alf Rehn, 2010) on luettu kannesta kanteen!

Anne Wilenius
Ylitarkastaja, Turun maakunta-arkisto

8.4.2011

Kuulumisia Oulun maakunta-arkistosta

Viime viikolla oli alkuvuoden viimeinen lauantaiaukiolopäivä Oulun maakunta-arkistossa.  Lauantaiaukioloa tarjottiin yhteensä 16 päivänä neljän kuukauden aikana (loka-marraskuussa ja helmi-maaliskuussa). Vuoden tauon jälkeen viime lokakuussa ensimmäistä lauantaita odotellessa oli jännittynyt olo – vieläkö asiakkaamme tauon jälkeen palaisivat. Totuushan on, että mikä tahansa palvelu loppuu, jos sille ei ole käyttäjiä. Enin huoli haihtui, kun ensimmäisenä lauantaina kävijöitä oli 7 ja seuraavana 9. Määrät voivat tuntua lukuina pieniltä, mutta lauantain kävijöiden osuus koko viikon kävijämäärästä oli kymmenesosan verran. Se oli enemmän kuin pitkän ajan keskiarvo aiemmilta vuosilta.

Tilastonikkarit voisivat laskea monenlaisiakin tuloksia, mutta pelkästään vieraskirjasta laskemalla voi tehdä huomioita. Kävijämäärät vaihtelivat 2 kävijän ja 29 kävijän välillä. Muutama sukututkijaryhmä hyödynsi mahdollisuutta ja teki ohjaajansa johdolla vierailun maakunta-arkistoon. Kertaakaan tutkijasalin päivystäjän ei tarvinnut viettää lauantaipäivää yksin.

Tuli tässä itsekin lämmiteltyä vanhaa sukututkimusharrastusta ja vietettyä muutama lauantaipäivä arkistossa. (Ainakaan samoina lauantaina ei näkynyt muita henkilökuntamme jäseniä, joten ihan oikeitakin tutkijoita lauantaisin kävi.) Itsellä olevien tietojen ja digitaaliarkistossa käytettävissä olevien tietojen väliin jäävien sukupolvien tiedot löytyivät mikrokorteilta. Lainhuutoasiakirjoista ja niiden liitteenä olevista kauppakirjoista sain täydennystä tietoihini.

Oli mielenkiintoista huomata miten vanhat asiakirjat veivät mennessään. Mielikuvitusta käyttämällä saattoi kuvitella vaikkapa niitä tuntoja, joita tuoreella isännällä oli omaa tilanpitoa aloitellessa. Asiakirjojen äärellä kadotti ajantajun ja kiire hellitti. Voinkin lämpimästi suositella käyntiä arkistossa lääkkeeksi stressille ja jatkuvalle kiireelle. Eräs asiakkaamme totesi samansuuntaisesti - missä muualla on vielä tarjolla hiljaisuutta ja keskittymisrauhaa. Oulun maakunta-arkiston tutkijasaliin tosin pääsee käymään lauantaina seuraavan kerran vasta ensi syksynä, mutta jos oikein pitää kiirettä, niin muutamissa yksiköissä stressilääkettä on vielä tälle keväälle tarjolla.

Satu Kantola
Tutkija, Oulun maakunta-arkisto

1.4.2011

Yhteistyötä opiskelijoiden kanssa


Kritiikin saamisessa on puolensa. Rakentava sellainen on yksilön parhaaksi, jota antavat puoliso, lapset, sukulaiset, hyvät ystävät. Myös organisaatioille toiminnan arviointi tekee hyvää. Julkishallintoa arvioidaan nykyisin erilaisten mittareiden ja jo vakiintuneiden toimenpiteiden kautta. Tuoreiden näkökulmien saamiseksi vanha, totuttu byrokraattisesti toteutettu tarkastelu ei aina riitä. Maailma muuttuu kovaa vauhtia. Sen takia on hyvää saada myös uudenlaista palautetta, raikkaita arviointeja ja kehitysideoita ja kohteen on pyrittävä reagoimaan niihin nopeasti.

Arkistolaitos haluaa nyt kehittää uusia palvelua ja lähestyä asiakkaittaan tavalla, joka on tätä päivää. Siihen kuuluu oleellisena asiana webin - keskeisenä elementtinä kotisivumme ja siihen kytketyt palvelut. Halusimme arvioita nykyisten palveluiden näkyvyydestä, toimivuudesta ja toimimattomuudesta sekä kehittäviä ehdotuksia siitä miten edetään. Käännyimme asiassa Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksen puoleen, jossa asiaan tartuttiin innolla. Nopeasti saatiin aikaan molempia osapuolia tyydyttäviä projekteja. Opiskelijat sovelsivat oppimiaan teoreettisia malleja meidän ympäristöömme. Me saimme tieteellisestä tietoa palveluistamme sekä tulevien asiakkaittemme mielipiteitä siitä, mihin suuntaan ja miten meidän tulee edetä.

Kotisivujemme toimivuutta ja informaation löydettävyyttä arvioitiin valittujen koehenkilöiden testauksen avulla. Mielenkiintoinen oli myös neljän kuukauden mittainen Asiakirjahallinnan ammatillinen projekti - Arkisto 2.0, jossa opiskelijat neljässä eri ryhmässä arvioivat ja testasivat palveluitamme ja antoivat yksityiskohtaisia kehittämisehdotuksia.

Uskallan sanoa, että kokemukset ovat olleet molemmille osapuolille positiivisia. Opiskelijat ovat kokeneet projektien avulla saavansa jotain konkreettista aikaan. Me olemme ilmaiseksi saaneet palautetta ja ideoita purtavaksi. Projektit ovat asettaneet meille myös haasteita viedä ideat ja ehdotukset konkretiaan.

Kehittämisehdotuksista ja kritiikistä muutama sana. Ehkä haasteellisin asia, joka toistui useissa opiskelijoiden selvityksissä, liittyi aineistojemme ja palveluihimme ohjeisiin ja kuvauksiin. Miten saada ne selkokielisiksi ja ymmärrettäviksi? Verkkoviestintä asettaa omat vaatimuksensa kielen ilmaisuille. Osa ehdotuksista oli konkreettisia ja helpommin toteutettavissa, niistä voisi mainita vaikkapa tässä arkistolaitoksen blogissa toteutettu asiasanoitus.

Yhteistyötä jatketaan. Palveluiden arviointiin on syytä palata jatkossakin. Myös uusia ideoita on kehitteillä. Niihin palataan ja niistä kerrotaan vaikkapa blogimuodossa tuonnempana. Yhteistyöstä saadut kokemukset olivat positiiviset. Aktiiviset opiskelijat osallistuivat todella aktiivisesti työhön. Ehdotukset olivat hyvin konkreettisia ja niitä on jo otettu huomioon. Tarkoitus on jatkaa yhteistyötä ja viedä sitä eteenpäin.

Markku Mäenpää
Tietopalveluyksikön johtaja, Kansallisarkisto