3.2.2012

Asiakirjojen suojaamisesta

Arkistolaitoksella on jo pidempään ollut määräys, jolla määritetään pysyvästi säilytettävien asiakirjojen valmistusmateriaalit, kuten paperit ja merkintäaineet. Määräyksen nimi on ”Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen materiaalit ja menetelmät”. Siihen liittyy myös tarvittaessa päivitettävä arkistokelpoisuusluettelo.

Tämä ”arkistokelpoisuusmääräys” ja sen liiteluettelo sisältävätkin erittäin tärkeää tietoa asiakirjojen säilyvyyttä ajatellen. Voidaan olettaa, että asiakirjojen tuottamiseen on pääsääntöisesti valittu aina oman aikansa parhaiten säilyvää paperia sekä musteita ja muita merkintäaineita. Arkistojen asiakirja-aineistot sisältävät siten lähtökohtaisesti paremmin säilyvää paperia kuin kirjastojen kokoelmat.

Arkistolaitoksen aineistojen kunto kartoitettiin laajassa kuntokartoituksessa vuosina 2008-2009. Entisen Sota-arkiston, nykyisen Kansallisarkiston Sörnäisten toimipisteen aineistot kartoitettiin viime vuonna. Molempien kartoitusten tulokset osoittivat aineistojen olevan happamampia, kuin mitä paperin materiaalikoostumuksen perusteella olisi voinut olettaa.

Aineistojen happamuuden yhteydessä mitattiin suojamateriaalien happamuuksia, erityisesti ruskeiden koteloiden. Ruskeiden koteloiden happamoitumista tutkittiin erillisellä kartoituksella, jossa valittiin 90 koteloa tietyiltä vuosilta aina 1970-luvulta vuoteen 2009. Mittauksissa havaittiin, että suuri osa ruskeista koteloista oli erittäin happamia, jopa 100 – 1000 kertaa happamampia kuin uusi ruskea kotelo. Ruskeiden koteloiden materiaalikoostumuksen tietäen tämä ei ollut yllättävää. On selkeää, että normaaleissa säilytysolosuhteissa niinkin lyhyen ajan kuluessa kuin 40 vuotta ruskeat kotelot happamoituvat merkittävästi. Koteloiden happamuus vaikuttaa niissä säilytettäviin aineistoihin haitallisesti.

Arkistolaitoksella ei ole ollut tätä ennen suojamateriaalien laatua koskevaa ohjeistusta, paitsi siirto-ohjeen viittaus normiin SFS 4117. Valitettavasti kyseinen normi määrittelee lähinnä koteloiden, kansioiden ja laatikoiden fyysisiä mittasuhteita, ei materiaalien arkistokelpoisuutta.

Arkistolaitos onkin 1.12.2011 julkaissut suojamateriaaliohjeen ja sen liitteenä tarvittaessa päivitettävän luettelon niistä suojamateriaaleista, jotka soveltuvat pysyvästi säilytettävien asiakirjojen ja valokuvamateriaalien suojaamiseen.


Ohje koskee arkistolain piiriin kuuluvia tahoja, mutta ohje on hyvä ottaa huomioon kaikkia kulttuurihistoriallisia paperi- ja valokuva-aineistoja suojattaessa. Ohjeen liitettä, suojamateriaaliluetteloa, päivitetään tarvittaessa lähinnä kotimaasta saatavilla arkistokelpoisilla suojamateriaaleilla. Ohjeen käyttöönoton myötä vähitellen suojamateriaalien taso nousee ja ne suojaavat asiakirjallista kulttuuriperintöä myös kemiallisia vaurioita vastaan, ei vain fyysisesti. Kun koteloidut asiakirja-aineistot lisäksi sijoitetaan vaakasäilytykseen, vältytään paperinippujen ”valumiselta” ja siten fyysiseltä vaurioitumiselta.

István Kecskeméti
Yksikönjohtaja, Kansallisarkisto

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.