Kansainvälinen arkistojärjestö hakee uusia tuulia

Kansainvälinen arkistoneuvosto ICA (International Council on Archives) järjestää joka neljäs vuosi pidettävän kongressinsa Australian Brisbanessa 20.-24. elokuuta. Näillä näkymin kongressiin on tällä kertaa kokoontumassa lähemmäs tuhat alan ammattilaista. Suomesta osallistujia on tiettävästi vajaa kymmenkunta.

ICA on muutaman viimeisen vuoden aikana pyrkinyt aktiivisesti uudistamaan ilmettään ja tulevan kongressin aikana pidettävässä yleiskokouksessa on tarkoitus muun muassa hyväksyä järjestön uudet säännöt. Uusien sääntöjen kautta järjestö tähtää hallintorakenteiden keventämiseen sekä jäsenrakenteen ja jäsenmaksujärjestelmän uudistamiseen. Keventyneen hallinnon avulla on tarkoitus vähentää päällekkäistä työtä. Jäsenrakenteen reformilla puolestaan halutaan houkutella uusia jäsenkategorioita tarjoamalla heille laajempia mahdollisuuksia vaikuttaa järjestön toimintaan. Uusien sääntöjen on tarkoitus toimia huomattavasti yleisemmällä ja kevyemmällä tasolla, ja yksityiskohtaisempia asioita voidaan säätää ns. sisäisillä säädöksillä.

ICA otti jo viime syksynä merkittävän askeleen kohti avoimempaa osallistumista, kun yleiskokous hyväksyi vuosittaisen ns. CITRA-konferenssin lakkauttamisen entisessä muodossaan ja avasi ovet uudelle tapaamiselle nimeltä Annual Conference. Uusi konferenssikonsepti koostuu kolmesta osiosta: kaikille avoin tieteellinen konferenssi (CITRA-konferensseihin saattoivat osallistua ainoastaan tietyt ICA-jäsenet), arkistolaitosten johtajien foorumi (Forum of National Archivists) sekä ICA:n hallinnolliset kokoukset (yleiskokous, hallituksen kokous, jaostojen ja alueellisten alueiden kokoukset jne.). Ensimmäinen uuden konseptin vuosikonferenssi järjestetään Brasilian Rio de Janeirossa lokakuussa 2013.

ICA:n päätöksenteosta vastaa ensisijaisesti sen hallitus, eli Executive Board (EB), johon on kuulunut lähemmäs 40 henkilöä, kun edustettuina ovat olleet paitsi ylin johto (puheenjohtaja, pääsihteerit sekä parhaimmillaan 7-8 eri osa-alueesta vastaavaa varapuheenjohtajaa, VP) myös alueellisten järjestöjen (Regional Branches, 13 kpl) ja jaostojen (Professional Sections, 13 kpl) puheenjohtajat. Hallituksen työrukkasena on lisäksi toiminut ns. Management Commission (MCOM). Tätä raskasta koneistoa ollaan nyt uusien sääntöjen avulla keventämässä. MCOM lakkaa olemasta ja varapuheenjohtajien määrää kutistetaan asteittain kahteen, eli jäljelle jäävät VP Finance ja VP Programme.

ICA:n toimintaohjelmasta, ja sen myötä myös kaikista järjestön hallinnoimista projekteista, vastaa ns. ohjelmakomitea, Programme Commission (PCOM). Voimassa oleva toimintaohjelma kattaa toistaiseksi vuodet 2008–2018. PCOM:in merkitys tulee uusien sääntöjen mukaan entisestään vahvistumaan, kun se toimintaohjelman ja projektien lisäksi vastaa myös kongressien ja vuosikonferenssin ohjelman sisällön suunnittelusta.

Suomen arkistolaitoksella on viimeisen runsaan kymmenen vuoden aikana ollut kapea, mutta pitkäaikainen edustus ICA:n erilaisissa elimissä. Jari Lybeck toimi vuosina 2000–2008 Euroopan aluejärjestön EURBICA:n pääsihteerinä ja vuodesta 2008 hän on ollut ICA:n toimintaa arvioivan Audit Commissionin (ACOM) jäsen. Jarin kausi ACOM.issa päättyy Brisbanen kongressiin.

Itse toimin vuosina 2004–2008 ICA:n urheiluarkistojaoston (SPO) jäsenenä, ja vuodesta 2008, jolloin jaostosta tuli pysyvä, olen ollut sen puheenjohtaja. Siinä ominaisuudessa olen myös ollut Executive Boardin jäsen ja siten päässyt osallistumaan edellä mainittujen uudistusten valmisteluihin.

Kenth Sjöblom
Ylitarkastaja, Kansallisarkisto