Vaikea päätös vähentää lauantai-aukioloja


Arkistolaitos teki elokuun alussa päätöksen lauantai-aukiolojen vähentämisestä. Ensimmäiset reaktiot sukututkijoilta tulivat välittömästi. Verkkokeskustelu lähti liikkeelle.

Vaikeuksia leikkauksista syntyy ennen muuta työssä käyville sukututkijoille, jotka käyttävät arkistoja iltaisin ja viikonloppuisin. Perusaineistoja on viime vuosina digitoitu paljon, mikä helpottaa aloittelevan sukututkijan työtä. Pitemmälle harrastuksessaan edenneet käyttävät paljon muitakin kuin seurakuntien historiakirjoja syventäessään tietojaan tutkimuksensa kohteista. Kestää vielä vuosia ennen kuin edes keskeisimmät näistä aineistoista on saatu digitoiduiksi. Todella ikävä asia, ymmärrän sen hyvin. Miksi siis näin on jouduttu päättämään?

Tänä vuonna arkistolaitoksen budjetti on ollut erittäin tiukka ja niukka. Menoista noin 40 % muodostuu kiinteistökuluista. Käytännössä se tarkoittaa säilytystilojen vuokria. Työhuoneiden ja yleisten tilojen osuus kokonaisuudesta on varsin pieni. Eikä tilakuluja ole käytännöstä juurikaan mahdollista vähentää. Arkistojen tiloja ei voida kilpailuttaa samalla tavoin kuin monet muut virastot kilpailuttavat toimistotilojaan tai pienentävät työhuoneiden kokoa. Arkistotilojen säilytysolosuhteet on tarkasti määritelty kansainvälisillä standardeilla. Niiden avulla varmistetaan olosuhteet, jotka takaavat asiakirjallisen kulttuuriperintömme säilymisen vuosisatojen ajan. Tilasuunnittelun aikaperspektiivi arkistolaitoksessa on sen vuoksi aivan erilainen kuin muissa virastoissa. Helpotusta budjettiin ei siis ole noista menoista saatavissa.

Valtion tuottavuusohjelman korvaantuminen vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmalla ei sekään tuonut apua säästölinjaan. Ainakin 17 virkaa on vielä vähennettävä, mikä merkitsee sitä, ettei avautuvia virkoja voida täyttää. Tilanne on jatkunut jo muutaman vuoden ajan. Henkilökunnan määrä vähenee sen vuoksi nopeasti sekä Kansallisarkistossa että maakunta-arkistoissa. Käytännössä säästöt ovat jopa suuremmat kuin tuo 17 virkaa.

Tutkijapalvelut ovat arkistolaitoksen kaikkein eniten henkilökuntaa vaativa vastuualue. Erityisen kalliita ovat ilta- ja viikonloppuaukiolot. Siksi leikkauksia on ollut pakko kohdistaa niihin. Päätökset on tehty vakaasti harkiten. Asiakaskäyntejä seurattiin kaikissa arkistolaitoksen yksiköissä tarkasti tammikuun alusta kesäkuun loppuun. Tämän perusteella tehtiin päätökset tutkijasalien aukipidosta lauantaisin. Oulun, Turun ja Vaasan maakunta-arkistot jatkavat rajoitetusti aukioloa, kun siihen oli mahdollisuus. Tarkemmat tiedot eri yksiköiden aukioloajoista löytyvät arkistolaitoksen kotisivuilta.

Pari vuotta sitten arkistolaitos oli samassa tilanteessa. Silloin sukututkijoiden aktiivisuuden ansiosta palattiin taloudellisen tilanteen vähän helpotuttua pitempiin aukioloihin. Nyt siihen ei ole enää mahdollisuutta. Digitointi varmasti tuo helpotusta vähitellen, mutta sekin edellyttää lisäpanostuksia. Muuten tahti on kansainvälisesti – ja etenkin pohjoismaisesti – verrattuna aivan liian hidas.

Lopuksi kaivattaisiin lohdutuksen sana, toivon pilkahdus. Sen tarjoaa lähinnä sukututkijoiden ja arkistolaitoksen viime vuosina huomattavasti tiivistynyt yhteistyö. On mietittävä yhdessä uusia keinoja siihen, miten voidaan turvata aineistojen parempi saatavuus. Tätä työtä tehtiin muun muassa valmisteltaessa uudet toimintakäytännöt, jotka varmistivat seurakuntien uudempien kirkonkirja-aineistojen saamisen arkistolaitoksen yksiköistä Kirkkohallituksen tiukentuneesta kannasta huolimatta. Nyt on jälleen tarvetta yhteisten suunnitelmien tekoon.

Jussi Nuorteva
Arkistolaitoksen pääjohtaja

5 kommenttia:

  1. Arkistolaitos haluaa siis poistaa käyttäjistään työssäkäyvät ja sukututkijaryhmien käytännön harjoittelijat. Iltakävijöitä on saattanut juuri tuona mittausaikana - tammikuun alusta kesäkuun loppuun - olla vähemmän, mutta käyttäjät ovat olleet erityisen arvokkaita; silloin on tehty huomattavan laadukasta tutkimustyötä. Sitähän ei tässä haluta nähdä. Ennen kuin digitointi alkaa tämän hetken kiinnostavimmasta aineistosta 1900-luvun vaihteesta, arkistolaitoksen tulee tarjota vaihtoehtoja. Mitenkäs toimisi vapaaehtoiset päivystäjät iltavuoroihin?

    VastaaPoista
  2. Kuinka moni meistä haluaa tehdä työtä ilman palkkaa...

    VastaaPoista
  3. Vaikuttaa siltä, että arkistolaitos on osittain myös omilla toimillaan ajanut itsensä tähän tilanteeseen. Ei olla uskallettu miettiä uusi rohkeita ratkaisuja on keskitytty lähinnä ruikuttamiseen.

    Helsingin kantakaupunki (Rauhankatu, Siltavuori, Sörnäinen) ei todellakaan ole halpaa varsinkaan paperin säilyttämiseen. Pieni tutkijasali keskustassa, aineistot kehä III takana ja kiinteistökuluihin tulee säästöä.

    Kiinteistöratkaisujen lisäksi ennakkoluulottomuutta voisi osoittaa myös työaikajärjestelyiden suhteen. Talo voisi olla auki asiakkaille ti-la. Museomaailmasta voisi ottaa mallia. Vuorotyötä vielä vähän peliin, niin saadaa pari iltaakin avoimeksi.

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. Jussi Nuorteva24.9.2012 9.09

      Arkistolaitos on jatkuvasti etsinyt uusia ratkaisuja ja toteuttanut niitä. Keskeinen hanke on ollut arkistolaitoksen keskusarkiston perustaminen Mikkeliin. Sen on tarkoitus valmistua vuoden 2017 loppuun mennessä, jotta voimme luopua Sörnäisten toimitilastamme sen vuokrasopimuksen umpeutuessa toukokuussa 2018. Ministeri Henna Virkkunen teki rakentamista koskevan periaatepäätöksen vuoden 2010 lopulla. Mikkeliin on tarkoitus siirtää digitoidut ja vähän käytetyt aineistot kaikista arkistolaitoksen yksiköistä. Keskeinen syy on ollut juuri tilakustannusten korkea hinta Helsingissä. Kalasataman alueen hintataso on noussut voimakkaasti, joten vuoden 2018 jälkeen on syytä löytää halvempia ratkaisuja.

      Arkistolaitos on keskittänyt myös palveluitaan Helsingissä Kansallisarkistoon. Tutkijasalipalvelu Sörnäisissä on lopetettu - kaikki aineistot on nyt mahdollista saada yhteen paikkaan.

      Työaikajärjestelyjä on jo nyt toteutettu, mutta ehdotus aukiolon keskittämisestä ti - la aikoihin on varteenotettava ja tulemme vakavasti arvioimaan sen kustannuksia ja vaikutusta asiakaspalveluun.

      Jussi Nuorteva

      Poista
    2. Jussi Nuorteva24.9.2012 9.17

      Arkistolaitos on pyrkinyt kaikin tavoin ylläpitämään mahdollisimman hyvää tietopalvelua yksiköissään. Valitettavasti henkilöstön ja voimavarojen jatkuva väheneminen on tehnyt tämän yhä vaikeammaksi.

      Henkilösuojakysymykset estävät monilta osin uudemman sukututkimusta kiinnostavan aineiston digitoinnin. Olemme kuitenkin julkaisseet verkossa yli 12 miljoonaa kuvausyksikköä, joihin kohdistuvien latausten määrä on noussut tänä vuonna jo niin suureksi, että tulemme olemaan noin 30 miljoonan latauksen tasolla. Myös sähköisiä haku- ja tilauspalveluita on kehitetty - nekin helpottavat tutkijoiden ja sukututkijoiden toimintaa.

      Vapaaehtoisten käyttöä iltavuoroissa emme voi toteuttaa. Vastaamme viranomaisina aineistoista ja vapaaehtoisten käyttö edellyttäisi heidän pääsyään arkistolaitoksen tietojärjestelmiin. Asiaa on harkittu, mutta tästä syystä emme voi käyttää ulkopuolisia varsinaisissa palvelutehtävissä. Pelkkä ulkopuolisen vapaaehtoisen paikallaolo ilman mahdollisuutta tarjota palveluita ei riitä iltapäivystyksen toteuttamiseen. Muita keinoja pyrimme jatkuvasti etsimään.

      Poista

Kiitos kommentistasi. Viesti ilmestyy näkyviin heti kun ylläpito on ehtinyt tarkastaa sen.