Salaiset kansiot

Arkistolaitoksen tehtävä on säilyttää asiakirjallista kulttuuriperintöä ja tarjota sitä käytettäväksi. Joskus kuitenkin aineisto on sisällöltään sellaista, että sitä ei voida antaa käyttöön noin vain, vaan vaaditaan käyttölupamenettely. Markku Mäenpää on blogikirjoituksessaan kesällä 2010 käsitellyt arkistolaitoksen käyttölupa- ja käyttörajoituskäytäntöjä. Täydennyksenä siihen voi todeta, että kirjoituksessa mainittu Astia-verkkopalvelu on otettu käyttöön, ja sen kautta voi myös hakea käyttölupaa arkistolaitoksen aineistoihin. Tämä edellyttää rekisteröitymistä palvelun käyttäjäksi verkkopankkitunnusten tai muun ns. vahvan tunnistautumisen avulla.

Viranomaisten asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Tämä lähtökohta on ilmaistu perustuslain 12.2 §:ssä, jonka mukaan ”Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta”. Perustuslain säädös merkitsee sitä, että julkisuus on näiden aineistojen kohdalla lähtökohta ja salassapito siitä erityisestä syystä ja lain nojalla tehtävä poikkeus. Tästä syystä esimerkiksi arkistolaitoksen aineistoista on suurin osa julkisia, eli niitä voi tutkia ilman käyttölupamenettelyä. Heti perään on kuitenkin todettava, että laissa on erilaisia julkisuuden rajoitusperusteita varsin runsaasti. Tässä ei riitä tila läheskään kaikkien niiden tarkasteluun, mutta yleisen pohdinnan lisäksi on hyvä ottaa pari esimerkkiä. 

Perustuslain maininta "välttämättömien syiden vuoksi" viittaa siihen, että julkisuuden rajoittamiselle on oltava painavat perusteet. Nämä voivat liittyä joko tärkeään yleiseen tai yksityiseen etuun. Ensin mainitusta tunnettu, joskin käytännössä harvoin esiin tuleva esimerkki ovat tiedot, joiden antamisesta saattaisi aiheutua vahinkoa maan sisäiselle turvallisuudelle tai kansainvälisille suhteille. Yksityinen etu, josta asiakirjojen salassapidossa useimmiten on kysymys, puolestaan voi liittyä paitsi konkreettisen vahingon vaaraan, myös yksityisyyden suojan vaarantumiseen. Viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että henkilöä koskevia enemmän tai vähemmän arkaluonteisia tietoja leviää asiaan kuulumattomien tietoon. Tämän henkilö saattaa kokea kiusallisena tai loukkaavana. Asiakirjojen julkisuus ei kuitenkaan sinänsä ole kiinni tästä subjektiivisesta kokemuksesta.

Asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa harkittaessa on siis useimmiten huomioitava nämä kaksi tärkeää periaatetta: yksityisyyden suoja ja julkisuusperiaate. Niiden kahden välillä on jännite, jonka kanssa viranomaiset – myös arkistolaitos – joutuvat taiteilemaan. Arkistolaitoksen osalta tilannetta tosin helpottaa hieman se, että meillä eletään ”ajasta jäljessä”. Toisin sanoen arkistolaitokseen siirrettävät asiakirjat ovat useimmiten niin vanhoja, että lyhimmät salassapitoajat (laissa säädetyt salassapitoajat vaihtelevat suojattavan edun mukaan) ovat ehtineet jo kulua umpeen. Vaikeinta ongelmaa tämä ei kuitenkaan ratkaise, sillä yksityisyyden suojan vuoksi salassa pidettävät asiakirjat ovat salassa pidettäviä 50 vuotta sen henkilön kuolemasta jota asiakirja koskee tai, ellei kuolinajasta ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä. Käytännössä 50 vuoden salassapitoaikaa voidaan käyttää lähinnä ruumiinavausasiakirjojen ja seurakuntien kuolleiden luetteloiden kohdalla. Muissa tapauksissa arkistolaitoksella ei lähtökohtaisesti ole tietoa asiakirjoihin merkittyjen henkilöiden kuolinajoista.

Kaikki päättyy siis kuitenkin aikanaan, myös asiakirjojen salassapito. Lain mukaan ikuisesti salassa pidettäviä asiakirjaryhmiä on vain kaksi: rippisalaisuuden piiriin kuuluvat asiakirjat sekä oikeudenkäyntiavustajan ja tämän päämiehen välinen kirjeenvaihto. Näitäkin on arkistolaitokseen kertynyt, vaikka ne tarkkaan ottaen eivät sinne kuuluisikaan. Arkistossa olevat asiakirjat kun ovat viimeistään salassapitoaikojen päätyttyä tai vaihtoehtoisesti määrättyjen edellytysten täyttyessä aina tarkoitettu asiakkaiden tutkittaviksi. 

Jukka Hokkanen
Tutkija
Joensuun maakunta-arkisto

'Arkistolaitos: tiedon antaja vai panttaaja?' Markku Mäenpään blogi (24.6.2010)

Astia -verkkopalvelu