26.10.2012

Arkistolaitos ja yliopisto


Ensiksi  ne hyvät uutiset: arkistotutkimus ei ole kadonnut suomalaisilta historian laitoksilta minnekään.

Tämä alkukaneetti on pakko sanoa, sen verran paljon tulee palautetta arkistolaitokselta siitä, että tutkijoita ei enää arkistoissa näy. Väittäisin, että arkistoaineistoa käytetään tutkimuksessa enemmän kuin koskaan – siitä yksinkertaisesta syystä, että historiantutkijoita on tässä maassa enemmän kuin koskaan. Vaikka resurssien puutteesta valitetaan alinomaa, käytännössä tilanne on ollut viime vuodet suorastaan erinomainen. Tohtoreita on valmistunut ennätysmäärin ja suuri osa heistä on voitu rekrytoida erilaisiin tutkimushankkeisiin. Toki kaikille työtä ei ole riittänyt eikä toimeentulo lyhyissä työsuhteissa tai apurahoilla välttämättä aina kaksista ole.

Arkistolaitojen ja yliopistolaitosten yhteistyö on syventynyt monin tavoin viimeisten vuosien aikana, vaikka tutkijasalikäynnit ovat vähentyneetkin. Yhtenä näkyvimpänä esimerkkinä on arkistokoulutuksen vahvistuminen ja vakiintuminen osana usean yliopiston opetusohjelmaa – ja samanaikaisesti arkistolaitoksen oman koulutuksen väheneminen. Arkistokoulutuksen siirtyminen yliopistoihin on herättänyt huolta siitä, että tuottaako yliopistokoulutus juuri sellaisia ammattilaisia arkistolaitokselle kuin mitä se tarvitsee. Kyllä tuottaa. Mutta, yliopistokoulutus ei ole suoranaista ammattikoulutusta. Yliopistokoulutus antaa valmiudet monenlaisiin tehtäviin ja käytännön yksityiskohdat opitaan useimmiten työn ohessa. Sitä paitsi, olisi edesvastuutonta hioa opiskelijoiden osaaminen äärimmilleen jostain tämän päivän näkökulmasta, vaikkapa tyydyttämään jonkun tietyn sähköisen arkistointijärjestelmän vaatimuksia, kun järjestelmät kuitenkin ehtivät vaihtua lukuisia kertoja valmistuneen työuran aikana. Tätä pähkinää mietimme kaikessa koulutuksessamme kaiken aikaa: miten antaa oppijoille sellaiset valmiudet, että he omaksuvat tulevien työtehtäviensä alati muuttuvat vaatimukset. Omalla laitoksellamme koulutetaan historian ja etnologian ammattilaisia, joilla on valmiudet etsiä, analysoida ja tuottaa tietoa – siis tietoyhteiskunnan asiantuntijoita, joita myös arkistoissa tarvitaan.

Yliopistokoulutus perustuu tutkimukseen. Tässä on arkistokoulutuksen toinen keskeinen haaste: arkistoihin sinänsä kohdistuvat tutkimus on Suomessa vielä lapsenkengissään. Yksi akatemiahanke tai edes tutkijakoulu eivät vielä ratkaise kaikkia tutkimuksellisia ongelmia. Yhteistyö on oikeastaan ainoa mielekäs vaihtoehto vahvistaa arkistotutkimusta Suomessa. Yksittäiset laitokset tai oppiaineet ovat liian pieniä kasvattamaan kriittistä massaa kokonaan uudelle tutkimusalueelle – tai ainakin kasvatustyössä menee kohtuuttoman pitkä aika. Mielekkäiden tutkimusohjelmien rakentamiseksi tarvitaan kansallista ja kansainvälistä yhteistyötä, jossa ovat mukana niin yliopistot kuin arkistolaitoskin.

Historiaoppiaineissa on vahvaa osaamista arkistojen käytössä oman tutkimuksen lähteenä. Mutta pikkuhiljaa ollaan siirtymässä myös tutkimaan arkistoja sinänsä. Esimerkiksi Jyväskylän ja Tampereen yhteisessä Arkistonhallinnan maisteriohjelmassa tehdään opinnäytetöitä, joissa sekä kohde että näkökulma ovat arkistohallinnallisia. Yliopistoissa on toki autonomia opinnäytteiden aiheiden ja näkökulmien valinnassa, mutta aihepiireistä olisi hyvä keskustella myös arkistolaitoksen kanssa.
Yliopistojen ja arkistolaitoksen yhteistyö on siis tiivistynyt monin tavoin viime vuosina, vaikka perinteinen yhteistyön muoto – tutkija tutkijasalissa – ei tänä päivänä ole ehkä enää niin yleistä kuin joitakin vuosia sitten. Koulutuksen ja tutkimuksen monipuolisen yhteistyön kautta voidaan saavuttaa yhteiskunnallisesti merkittäviä tuloksia, joilla on myös konkreettisia tuloksia. Tiedon hallinta kun on yksi yhteiskuntamme suurimmista kysymyksistä, varsinkin tulevaisuudessa.

Jari Ojala
Professori Jari Ojala on Jyväskylän yliopiston historian ja etnologian laitoksen johtaja ja arkistolaitoksen neuvottelukunnan sekä Yksityisarkistoasiain neuvottelukunnan jäsen.

19.10.2012

Salaiset kansiot

Arkistolaitoksen tehtävä on säilyttää asiakirjallista kulttuuriperintöä ja tarjota sitä käytettäväksi. Joskus kuitenkin aineisto on sisällöltään sellaista, että sitä ei voida antaa käyttöön noin vain, vaan vaaditaan käyttölupamenettely. Markku Mäenpää on blogikirjoituksessaan kesällä 2010 käsitellyt arkistolaitoksen käyttölupa- ja käyttörajoituskäytäntöjä. Täydennyksenä siihen voi todeta, että kirjoituksessa mainittu Astia-verkkopalvelu on otettu käyttöön, ja sen kautta voi myös hakea käyttölupaa arkistolaitoksen aineistoihin. Tämä edellyttää rekisteröitymistä palvelun käyttäjäksi verkkopankkitunnusten tai muun ns. vahvan tunnistautumisen avulla.

Viranomaisten asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia. Tämä lähtökohta on ilmaistu perustuslain 12.2 §:ssä, jonka mukaan ”Viranomaisen hallussa olevat asiakirjat ja muut tallenteet ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole välttämättömien syiden vuoksi lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta ja tallenteesta”. Perustuslain säädös merkitsee sitä, että julkisuus on näiden aineistojen kohdalla lähtökohta ja salassapito siitä erityisestä syystä ja lain nojalla tehtävä poikkeus. Tästä syystä esimerkiksi arkistolaitoksen aineistoista on suurin osa julkisia, eli niitä voi tutkia ilman käyttölupamenettelyä. Heti perään on kuitenkin todettava, että laissa on erilaisia julkisuuden rajoitusperusteita varsin runsaasti. Tässä ei riitä tila läheskään kaikkien niiden tarkasteluun, mutta yleisen pohdinnan lisäksi on hyvä ottaa pari esimerkkiä. 

Perustuslain maininta "välttämättömien syiden vuoksi" viittaa siihen, että julkisuuden rajoittamiselle on oltava painavat perusteet. Nämä voivat liittyä joko tärkeään yleiseen tai yksityiseen etuun. Ensin mainitusta tunnettu, joskin käytännössä harvoin esiin tuleva esimerkki ovat tiedot, joiden antamisesta saattaisi aiheutua vahinkoa maan sisäiselle turvallisuudelle tai kansainvälisille suhteille. Yksityinen etu, josta asiakirjojen salassapidossa useimmiten on kysymys, puolestaan voi liittyä paitsi konkreettisen vahingon vaaraan, myös yksityisyyden suojan vaarantumiseen. Viimeksi mainittu tarkoittaa sitä, että henkilöä koskevia enemmän tai vähemmän arkaluonteisia tietoja leviää asiaan kuulumattomien tietoon. Tämän henkilö saattaa kokea kiusallisena tai loukkaavana. Asiakirjojen julkisuus ei kuitenkaan sinänsä ole kiinni tästä subjektiivisesta kokemuksesta.

Asiakirjojen julkisuutta ja salassapitoa harkittaessa on siis useimmiten huomioitava nämä kaksi tärkeää periaatetta: yksityisyyden suoja ja julkisuusperiaate. Niiden kahden välillä on jännite, jonka kanssa viranomaiset – myös arkistolaitos – joutuvat taiteilemaan. Arkistolaitoksen osalta tilannetta tosin helpottaa hieman se, että meillä eletään ”ajasta jäljessä”. Toisin sanoen arkistolaitokseen siirrettävät asiakirjat ovat useimmiten niin vanhoja, että lyhimmät salassapitoajat (laissa säädetyt salassapitoajat vaihtelevat suojattavan edun mukaan) ovat ehtineet jo kulua umpeen. Vaikeinta ongelmaa tämä ei kuitenkaan ratkaise, sillä yksityisyyden suojan vuoksi salassa pidettävät asiakirjat ovat salassa pidettäviä 50 vuotta sen henkilön kuolemasta jota asiakirja koskee tai, ellei kuolinajasta ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä. Käytännössä 50 vuoden salassapitoaikaa voidaan käyttää lähinnä ruumiinavausasiakirjojen ja seurakuntien kuolleiden luetteloiden kohdalla. Muissa tapauksissa arkistolaitoksella ei lähtökohtaisesti ole tietoa asiakirjoihin merkittyjen henkilöiden kuolinajoista.

Kaikki päättyy siis kuitenkin aikanaan, myös asiakirjojen salassapito. Lain mukaan ikuisesti salassa pidettäviä asiakirjaryhmiä on vain kaksi: rippisalaisuuden piiriin kuuluvat asiakirjat sekä oikeudenkäyntiavustajan ja tämän päämiehen välinen kirjeenvaihto. Näitäkin on arkistolaitokseen kertynyt, vaikka ne tarkkaan ottaen eivät sinne kuuluisikaan. Arkistossa olevat asiakirjat kun ovat viimeistään salassapitoaikojen päätyttyä tai vaihtoehtoisesti määrättyjen edellytysten täyttyessä aina tarkoitettu asiakkaiden tutkittaviksi. 

Jukka Hokkanen
Tutkija
Joensuun maakunta-arkisto

'Arkistolaitos: tiedon antaja vai panttaaja?' Markku Mäenpään blogi (24.6.2010)

Astia -verkkopalvelu

12.10.2012

Isoveljen tiedot Sinun elämästäsi jälkipolvien tutkittavaksi

Huomio! Isoveli valvoo Sinua! Isoveljen tehtävänä on pitää yllä lakia ja järjestystä, huolehtia terveydestäsi ja sosiaaliturvastasi sekä edistää muutenkin kansakunnan menestystä. Sen vuoksi Isoveljelle on kertynyt valtavasti tietoja arkielämästämme, taivalluksestamme kätilön pöydältä patologin pöydälle. 

Isoveli on yhtä kuin viranomaiset. Viranomaisten rekisterit ja muut tiedostot ovat aarreaitta tutkijoille. Niiden avulla tutkijat voivat työstää pikkutarkan kuvan meidän arkielämästämme.

Kaikkia tietoja ei voida kuitenkaan kustannussyistä johtuen säilyttää vuosikymmeniä. Jo lähes sadan vuoden ajan on arkistolaitos (vuoteen 1994 asti Valtionarkisto) joutunut seulontapäätöksillään supistamaan pysyvästi säilytettävien asiakirjojen määrää vain osaan niiden kokonaiskertymästä. Paljon ainutkertaisiakin asiakirjoja ja tietoja on jouduttu hävittämään sen jälkeen, kun niitä ei ole enää tarvittu alkuperäiseen tarkoitukseen.

Kun viranomaisrekisterien tietoja voidaan nyt eräin edellytyksin säilyttää pysyvästi myös sähköisessä muodossa, jälkipolville voidaan tarjota tietoja aiempaa enemmän ja huomattavasti kattavammin. Tämä on ilouutinen kaikille niille tutkijoille, jotka etsivät tietoja esivanhemmistaan tai yhteiskunnallisista ilmiöistä. Aikalaisiamme voidaan tutkia jatkossa aina yksilötasolla.

Arkistolaitos on aiemmin soveltanut otantamenetelmiä valitessaan pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Se on nyt voinut tehdä päätöksiä, joiden mukaan viranomaisten rekisteritiedot kaikista kansalaisista säilytetään pysyvästi. Aiemmin vastaavat tiedot on voitu säilyttää vain paperimuodossa tai mikrofilmillä ja vain syntymäpäiväotokseen (kunkin kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneet tai vain 18. ja 28. päivänä syntyneet) kuuluvista henkilöistä. Jatkossa voidaan kaikki syntymäpäivään perustuvat otantapäätökset purkaa siltä ajanjaksolta, jolta tiedot voidaan säilyttää pysyvästi sähköisessä muodossa.

Osa kansalaisten arkielämästä kertovista rekisteritiedoista hävitetään, koska eduskunta on niin päättänyt.  Tutkimuksen kannalta kiistatta aivan keskeisiä rekisteritietoja kansalaisista hävitetään, kun lainsäätäjä on pitänyt tietosuojanäkökohtia tärkeämpinä kuin tutkimuksen tietotarpeita. Tietojen salassapitokysymyksiä ei pitäisi ratkaista tietoja hävittämällä. Arkistolaitos pyrkii vaikuttamaan lainvalmistelijoihin ja -säätäjiin, että tutkimuksen tietotarpeet voitaisiin ottaa paremmin huomioon.

Eräissä tapauksissa turvakieltovelvoitteet (tietojenluovutuskielto) vaikuttavat rekisteritietojen käyttöön siten, että viranomaisrekisteristä on poistettava ennen arkistolaitokseen siirtoa eräät kansalaisten keskeiset identifiointitiedot (henkilötunnus ja kotikuntatieto). Tutkijalle tarjottavasta rekisteristä löytyy vain tieto henkilön syntymävuodesta ja maakunnasta, jossa hän on asunut (laki 851/1.10.2010). Tutkijoiden mahdollisuudet yhdistää eri viranomaisrekisterien tietoja heikentyvät näin olennaisesti. Kaikki tutkijat, joiden mielipidettä asiasta on kysytty, ovat olleet harmissaan. Arkistolaitoksen yritykset tilanteen korjaamiseksi eivät ole onnistuneet.

Kenelläkään ei ole subjektiivista oikeutta tulla unohdetuksi, saada itseään koskevat tiedot hävitetyiksi. Jokainen meistä ansaitsee paikan ”historian näyttämöllä”, eturivistä tai vähän taaempaa. Isoveli on vastannut meitä koskevien tietojen keräämisestä, ei tutkijoita varten vaan omaa toimintaansa varten. Arkistolaitos siirtää tiedot tutkijoille. Tämän jälkeen tutkijoista riippuu, millaisia kuvia tai johtopäätöksiä meidän arkielämästämme laaditaan.

Markku Leppänen
Kehittämispäällikkö, Kansallisarkisto

5.10.2012

Tilat, tavat ja toiminta

”On teillä täällä hienot tilat.”  Asiakas ihailee maakunta-arkiston hulppeata aulaa.  Yli 30 vuoden arkistoalan työkokemuksella olen samaa mieltä.  Hienot ovat. Tilat ovat aina vaikuttaneet toimintakulttuuriin. Tänä vuonna 85. syntymäpäiviään viettävä Hämeenlinnan maakunta-arkisto on ehtinyt toimia kolmessa paikassa.  Viimeistään muuttovaiheessa ymmärsin,  että siirtyminen Aittatielle  muuttaa tapojamme yllättävän paljon.

Arkiston ensimmäisessä toimipisteessä, kaupunginkirjaston vintillä, aurinko paistoi iloisesti makasiinitiloihin. Työhuoneeni oli pahviseinäinen koppero, sekin ylellisyyttä, jonkinlaista yksityisyyttä. Menneen maailman tuoksu kiehtoi.  Toimeen ryhdyttiin ”työ tekijäänsä neuvoo” – periaatteella.  Muistan kirjoittaneeni paljon jäljennöksiä myllykatselmuksista.  Viikonloppupäänsärky oli vakituinen vaiva, kunnes vanhat käsialat avautuivat.  Maakunta-arkiston hoitaja Myllyniemi kertoi, että arkistossa miehet ovat saattaneet ratketa ryyppäämään, naiset ovat yleensä vain tulleet hulluiksi. Jäisinkö tänne pidemmäksi aikaa?

Tuli vuosi 1978 ja maakunta-arkiston uudet tilat  Arvi Kariston kadun varressa valmistuivat. Muutto sujui iloisessa talkoohengessä.  Viranomaisten arkistosiirrot työllistivät. Arkistonmuodostussuunnitelmien laadintaan tarvittiin neuvontaa.  Kenttätyö toi haastetta ja  vaihtelua, laajensi omaa näkökulmaa.  Vähitellen kaikki virkailijat saivat oman virkapuhelimenkin! 

Rakensimme asiakirjanäyttelyitä,  lanseerasimme lainhuudatustodistuksen puuduttavien kirjoitelmien sijaan, talossa oli toimiva (yleensä) kopiokone.  Ihka oikea konservaattori palkattiin. Uudet tilat piristivät henkilökuntaa selvästi. Ammattiylpeys kehittyi, kun ihmiset pääsivät käyttämään vahvuuksiaan. Arkistossa alkoi tapahtua.  Äksöniä kehiin!

Aikanaan alkavassa ahtaudessa oli puolensa. Oli kodikasta ja ahdasta.   Tutkijasalin vilkkaimpina päivinä voi aina huikata jonkun paikalle eksyneen työtoverin apuun.Entinen teollisuusrakennus alkoi kiukutella.  Talvella oli kylmä, mutta vielä pahempaa oli lähes 30 asteen helle sisätiloissa kesäisin.  Asiakkaat hoipertelivat puolitajuttomina pois ihmetellen, miten henkilökunta voi työskennellä sellaisissa tiloissa.

Muutto Aittatielle tiesi sitä, että kaikkia työtovereita ei välttämättä päivän mittaan tapaa lainkaan. Samaan rytäkkään perustettiin johtoryhmä vetämään eri vastuualueita.  Olemme sektorijohtamisen pilottiyksikkö.

HMA:sta tuli Suomen uusin, kaunein ja arkistoainekseltaan suurin maakunta-arkisto. Kymmenvuotissiirtojen, KIR-aineistojen ja maksulliseen säilytykseen otetun aineksen lisäksi tästä piti huolen kansallisarkistosta Hämeenlinnaan siirretty materiaali. Työ lisääntyy (tai väki vähenee)  ja edellyttää jatkuvaa uuden oppimista.. TUVA, TOVA ja TIVA.
Astia, Portti, digitaaliarkisto. AHAA!.

Onneksi emme enää ole matkailunähtävyys, vaan voimme keskittyä substanssitöihin. Kirjailija Sirpa Kähköstä lainaten,  tutkijasalien korkeat katuikkunat tekevät tutkimustyöstä näkyvää!

Sähköinen asiointi lisääntyy ja resurssi pyörii prosessissa.  Mutta. Tietopalvelun asiakas arvostaa edelleen ihan oikeaa elävää virkailijaa.   Ja toistaiseksi häntä tarvitaan.

Leena Lepistö
Tietopalvelusihteeri,  Hämeenlinnan maakunta-arkisto