Mikä on varmuusfilmiarkisto?

Mikkelin maakunta-arkiston yhteyteen Naisvuoren uumeniin valmistui vuonna 1989 erityistila mikrofilmien säilytykseen. Valtakunnalliseen mikrofilmiarkistoon suunniteltiin erityisolosuhteet pysyvästi säilytettäville mikrofilmeille, jotka eroavat materiaalinsa ja valmistustapansa puolesta ns. käyttöfilmeistä. Kun käyttöfilmi säilyy säilytystavasta riippuen vain muutaman kymmenen vuotta, on pysyvästi säilytettäväksi suunnitellun mikrofilmin elinikä sama kuin paperin, jos sitä säilytetään asianmukaisissa tiloissa.

Varmuusfilmiarkiston ensisijainen tarkoitus on taata arkistolaitoksen varmuusfilmeille, käyttökopioiden emoille, asianmukaiset säilytystilat. Ennen varmuusfilmiarkiston valmistumista mikrofilmejä oli säilytetty sekä Mikkelin maakunta-arkistossa että Valtionarkistossa paperiasiakirjoille suunnitelluissa tiloissa. Arkiston tilamitoituksessa huomioitiin myös muu valtakunnallinen mikrofilmien säilytystarve ja tuleva kasvu. Arkiston 120m²:n tilaan saatiin kaksikerroksisella hyllyjärjestelmällä hyllytilaa yli 2000 hm.

Tilan valmistuttua arkistolaitos siirsi kaikki varmuusfilminsä Mikkeliin. Samanaikaisesti sovittiin Kirkkohallituksen kanssa luterilaisten seurakuntien mikrofilmien säilyttämisestä varmuusfilmiarkistossa. Siihen saakka seurakunnat olivat voineet lähettää mikrofilmiensä varmuuskappaleet Kirkkohallitukseen säilytettäviksi, jossa ei kuitenkaan ollut tähän asianmukaisia tiloja. Kirkkohallitus antoi 1990-luvun alussa seurakunnille suosituksen varmuusfilmien tallettamisesta Mikkeliin ja suurin osa seurakunnista noudatti suositusta ja siirsi vähitellen mikrofilminsä asianmukaisiin tiloihin.  Siirtoa edesauttoi se, että arkistolaitos ei perinyt eikä edelleenkään peri seurakunnilta vuokraa säilytystilasta.

Vuosien saatossa turvallisen tilan mikrofilmeilleen ovat saaneet mm. mikrofilmausta tehneet valtion virastot, joista suurimpana Maanmittauslaitos, kunnat, valtionapua saavat arkistot ja yritykset. Muilta kuin seurakunnilta maakunta-arkisto perii vuokraa säilytystilasta käytetyn hyllymetrimäärän mukaan.

Tällä hetkellä säilytyksessä on yli 30 000 mikrofilmirullaa ja yli 1,2 miljoonaa mikrofilmikorttia. Hyllykapasiteetista on arkistolaitoksen omassa käytössä 596 hm ja vuokralla 301 hm. Vapaata tilaa on vielä 1392 hm.

Kaikki varmuusfilmiarkiston mikrofilmit ovat ns. tallekappaleita, joita ei anneta tutkijoille. Kun varmuusfilmiarkistoa suunniteltiin, mikrofilmiä pidettiin helpoimmin kopioitavana säilytysformaattina. Niinpä Mikkelin maakunta-arkistossa aloitettiin kirkonkirjamikrokorttien kopiointi 1990-luvun alussa. Parhaimmillaan maakunta-arkistossa kopioitiin lähes 70 000 mikrokorttia vuodessa. Tekniikan kehittyessä ja säilytys- sekä ennen kaikkea käyttöformaattien muuttuessa digitaalisiksi myös mikrofilmien kysyntä väheni, jolloin mikrofilmien kopioinnista Mikkelissä luovuttiin vuonna 2009.

Vaikka mikrofilmin asema käyttöformaattina on vähentynyt, säilytysformaattina se edelleen on voimissaan, kun tarvitaan pitkää säilyvyyttä ja helppoa kopioitavuutta sekä analogiseen että digitaaliseen suuntaan. Kuten paperi myös mikrofilmi tulee säilyttää asianmukaisessa tilassa ja toistaiseksi ainut sellainen paikka Suomessa on Mikkelin maakunta-arkiston varmuusfilmiarkisto.

Eino Parviainen
Ylitarkastaja
Mikkelin maakunta-arkisto